社内の情報を一括で管理できる！検索性に優れたナレッジ共有ツール「NotePM」
→今すぐ無料で使ってみる（1分で完了・クレカ登録不要）
| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社ジェクトワン | 総合不動産開発 | 126名 |
都内で総合不動産開発を手掛ける株式会社ジェクトワン。成長・拡大期に入った同社は、中途採用者をはじめとする全社員に、業務フローや操作手順をスムーズに共有すべく、社内マニュアルの整備を検討。NotePMを導入することで、社員教育や社内問い合わせの効率化につなげました。そんな業務効率アップにつながる活用方法を詳しく伺いました。
https://jectone.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
|
|---|---|
| 導入目的 |
|
| 課題 |
|
| 効果 |
|
| 使い方 |
|
※今回はオンラインWeb会議で、DX推進室の成田様と人事総務部の末繁様にインタビューさせていただきました。
社内マニュアルの共有に、操作簡便なナレッジマネジメントツールの必要性を痛感
─はじめに、御社の事業概要をお教えください。
成田：総合不動産開発業を手掛けています。取り扱い物件は、住居はもちろん、宿泊施設、商業施設、店舗など多岐にわたります。ソリューション事業・リノベーション事業・空き家事業（アキサポ）・賃貸管理事業と大きく4つの事業に分かれ、とくに特徴的なのが空き家活用事業です。
日本から空き家をなくすことを目指し、活用をはじめとした売却、解体、維持管理など、空き家所有者のお悩みをワンストップで解決するご提案をしています。
─NotePM導入の経緯をお聞かせください。
成田：これまで社内の業務マニュアルをクラウドのグループウェアで共有していたんです。ところがきちんと整理までできず、管理フォルダに同じようなデータが複数あって「どれが最新かわからない」とか「そもそも該当マニュアルがあるのかどうかもわからない」という状態でした。
グループウェアにも検索機能がありますが、多くのデータがヒットしてしまい、探している情報の特定までに時間がかかってしまう。これは非効率だなと感じて、ナレッジマネジメントツールが必要だと判断しました。
─他社サービスと比較し、NotePMに決定された決め手を教えて下さい
成田：情報共有のしやすさですね。
それと、すでに別のアプリでマニュアルを作成していたこともあり、そちらのデータを簡単に移行できることも決め手になりました。
他社サービスは新規ページを作成する際に、画像などをコピー＆ペーストで貼り付ける、ということができなかったんですよ。画像は一旦pngなどの拡張子に変換した上でアップロードする必要があって…。
NotePMは画像や動画をコピー＆ペーストやドラッグ＆ドロップで貼り付けることができて、すごく便利でした。 便利でなければ、社員が使い続けることはできませんからね。
また、弊社ではセキュリティの関係上、編集権限を与える社員を限定する必要がある一方、ノウハウは全社に展開したいという希望がありました。そのため、「閲覧のみのユーザーは編集ユーザーの3倍まで無料」 という点にもメリットを感じていました。
社内ナレッジを一箇所に集約して問い合わせ工数を削減
─NotePMを利用されているのはどの部門ですか？
成田：全社で導入しています。ノートは各部門ごとに作成・管理していて、主に業務フローマニュアルや業務でよく使用するアプリのマニュアル、お問い合わせについての対応方法などを格納しています。弊社は事業部ごとに外部サービスも使用しているので、そういったサービスの操作マニュアルはかなり細かく用意していますね。
マニュアルの画面
ソリューション事業部は主に分譲住宅や収益物件の開発・売買事業を、リノベーション事業部は中古住宅をリノベーションしたうえで再販する事業をそれぞれ担当しています。
共通する業務が多い両事業部では共通で管理できるノートを用意しました。
地域コミュニティ事業部は空き家活用事業を担当しています。中途採用者も未経験者が多いため、細かくノウハウを伝えるマニュアルを豊富に用意しました。動画資料などもあります。
地域コミュニティ事業部
賃貸事業部ではいくつかのシステムを活用するため、そのマニュアルをまとめています。
賃貸事業部
人事総務部では、社内ナレッジを一箇所に集約することを推進しており、業務マニュアルなどを充実させています。
人事総務部
─使用感はいかがですか。
成田：やはり画像や動画を貼り付けられるのは便利ですね。また、それまでグループウェアで作成していたマニュアルについてはリンクでつなげるようにしています。それまでどこにあるのかわからなかった情報が一箇所に集約できているので、社内情報をかなり整理できました。
また、社内問い合わせに対してNotePMのページURLを送るだけでよくなったので、工数も削減できています。
問い合わせがよくあるパソコン設定・操作マニュアルも一箇所に集約
問い合わせを受けながら同時にマニュアルを作成
─どのようにNotePMを活用されていますか？
成田：コーポレートサイトの素材共有などにも使用していますが、基本はマニュアルの共有ですね。
優先的に作成しているのは、よく質問されることや、手続きの順序を間違えやすい業務などです。
たとえばパソコンの設定。現在弊社は拡大期に入っており、中途採用者が多く入社しています。入社したばかりのころは不明点も多いので、質問が出た際には「NotePMを確認してください」と伝えています。
新入社員は不明点がすぐに解決できますし、指導側も新人社員のマニュアル確認中に業務を進められるので、すごく助かるんです。
パソコン設定マニュアル
また、問い合わせを受けながら新しいマニュアルを作ることもあります。
「こんなエラーが出たんですけど」という問い合わせに対して、画面をキャプチャして共有してもらう。その対応を説明しながら、一緒に新しいページを作っていけば、また新しいマニュアルが完成するんですよ。
─社員の皆様はどんな時にNotePMを使用されているのでしょうか？
成田：普段の業務手順は当然、頭の中に入っていますので、イレギュラーな作業の確認だったり、新入社員の研修、異動などでの引き継ぎ時ですね。
─社内でNotePMを社内に展開される際、どんな工夫をされましたか？
末繁：導入当初は締切を設定して、グループウェアにあるマニュアルの移行を全部署にお願いしました。「グループウェアのリンクを貼り付けるだけでもいいから」とハードルを下げ、まずはマニュアルをとりまとめる場所があることを全社に伝えることに注力したんです。
クラウドストレージに格納している動画マニュアルをリンクで共有
また、ページの内容はある程度流れが決まっていた方が見やすいだろうと、人事総務部でNotePMの作成マニュアルを用意しました。部署を跨いで全てのマニュアルの構成を統一することは難しいですが、ある程度揃えることで閲覧者が欲しい情報にスムーズに辿り着けるようにしています。
人事総務部で用意したNotePMマニュアル
あとは問い合わせがあった際に「NotePMにありますよ」と案内していますね。それを繰り返すことで、 「不明点があればNotePMを見に行けばいいんだ」「マニュアルを作るならNotePMだ」 と考えてくれるようになってきています。
将来的には社内ポータルサイトとして社内ナレッジが全て集まる場所へ
─今後、さらに活用していきたい場面はありますか？
成田：全部署でフル活用できるようにして、いずれは社内ポータルのような存在にしていきたいですね。
末繁：まだ管理方法を全社的に統一できていないので、グループウェアで作った資料のリンクを貼っているだけのページは、検索でヒットしないんです。
これから、タグ付けやタイトルの付け方などを工夫することで、検索性を高めていきたいですね。そうすれば、新入社員に向けて「NotePMのここを読んでおいてください」と指示をすることもできますから。
─今後、NotePMに期待する機能はございますか。
成田：早くシングルサインオンでログインできるようになるといいですね。
＞＞編集部記：SSO/SAML認証（シングルサインオン）に対応しました！
末繁：グループ機能について、グループに入らなくても操作できるようにしていただけるともっと便利になるだろうなと感じています。
─本日は貴重なお話をいただき、ありがとうございました。
