業務の属人化を解消するマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社スイーツビレッジ | スイーツメディア事業 | 26名 |
全国の美味しいスイーツ情報の専門メディアを運営する株式会社スイーツビレッジ。組織が急拡大する同社では、入社後のオンボーディングの円滑化や各事業部のマニュアル整備を目的にNotePMを導入しました。導入後の変化や、具体的な使い方などを伺いました。
会社HP：https://sweetsvillage.com/
スイーツモール：https://shop.sweetsvillage.com/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、代表取締役の本山様にインタビューさせていただきました。
全国のスイーツを取り扱うオンラインモール
—事業概要を教えてください。
本山：全国のスイーツを取り扱うオンラインモールと、スイーツに関する情報メディアを運営しています。
—NotePM導入のきっかけを教えてください。
本山：組織が拡大し、新規メンバーが増えたことがきっかけです。新しい方たちに即戦力として働いてもらい、さらに組織に定着させていくためには、入社時のオンボーディングや業務マニュアルを整備していく必要がありました。
また、業務を標準化させるという意味でも、属人化している業務を無くし、共通ルール化していくことは必須事項だと考えていました。
—ツール導入で重視したポイントも教えてください。
本山：ツールの導入コストと、誰でも使えるかという点を重視しました。
私も過去にベンチャー企業にいたので分かりますが、ベンチャー企業では、マニュアルを作成せず、個々人が勝手に自分たちのやり方を作り出してしまうことが多くあります。それでは、業務の持続性がありません。そういった状況を見ていたこともあり、自分が創業する会社では、マニュアルを自分たちで作り、情報が古くなったら素早くアップデートしていくような文化を作りたいと考えていました。そのため、リテラシーがそれほど高くない方でもしっかりと更新ができ、全員が使いやすいという点は必須条件でした。
海外のツールも含めて検討しましたが、誰でも気軽にマニュアルを作成・更新できるようなツールはあまりありませんでした。ずっと探していた中で、NotePMは、他のツールと比較しても使いやすく、UIの親しみ易さや価格とのバランスも良かったです。
教育基盤が整い、個人が成長できる組織に
—NotePM導入後、抱えていた課題は解決しましたか。
本山：そうですね。NotePMの導入により、組織・育成体制が整い、それに付随して、個人の成長を促す仕組みもできてきていると思います。
マニュアル整備を通じた業務の標準化によって組織の土台ができたことで、さらなる自己成長を促すための組織文化として、どういったマニュアルを作成し、ナレッジを蓄積して活用していくのかという点についても考えられるようになりました。
個人的な意見ですが、例えば、入社してから短期間で成果が出せないのは、組織側に問題があると考えています。新入社員を受け入れる会社側のしっかりとした基盤があってこそ、はじめて人は成果を出すことができます。成果が出ない責任を個人の能力に押し付けるのではなく、まずは会社の土台を整えるべきなんです。
組織が整い、誰でも一定水準の業務ができるようになれば、さらに成果を上げるためにはどうすれば良いか、という点にも考えが及びます。また、採用・定着にも困らなくなるし、人件費も安く済みます。そうした意味でも、NotePMの導入によって業務を標準化できたことは大きな成果だと思っています。
入社時のボーディングにNotePMを活用
—NotePMのドキュメント管理方法を教えてください。
本山：入社時のオンボーディングに関する情報は丁寧に作り込んでいます。
まず、スイーツビレッジがどんな会社なのか、さらに、弊社は社外の方（フリーランス）が多いので、働く上での注意点やコミュニケーション方法、心づもり、請求書の作成方法、要素認証、組織図、ワークプレイスのプロフィール入力方法などを共有しています。
また、年度ごとの事業戦略も動画で共有しています。以前は、入社した方に個別説明をしていましたが、今はクラウド画面録画サービスのLoomで撮影した動画のURLを掲載・共有しています。
これらのドキュメントは、弊社に新たに入社する方全員に目を通してもらっています。
入社時オンボーディングのページ：働き方について
入社時オンボーディングのページ：組織図
本山：オンボーディング以外に、「マーケティングトレーニング」や「コーチング」に関する情報なども管理しています。
マーケティングトレーニング：
本山：「マーケティングトレーニング」のフォルダでは、マーケティングに関する基礎知識をはじめ、ツールの使い方やサイトの解析方法などを共有しています。一般的な知識はYouTubeの動画を貼り付けていますが、不足している情報があれば、自社で動画を撮影して情報共有しています。ここに掲載されている情報は主にマーケティング担当者が閲覧しますが、弊社では職種変更を認めているため、マーケター以外でも閲覧できるよう、全社公開情報としてオープンノートで公開しています。
「コーチング」のフォルダについては、コーチングを受ける上での重要な論点を共有していています。弊社では、スキル向上や能力開発を目的に、全従業員に月1回のコーチング研修の受講を必須としているため、こちらもオープンノートにして全社共有しています。
社内ツールの使い方を共有
本山：ツールの使い方も掲載しています。多い部署だと20種類以上のツールを使用しているので、情報管理・マニュアル作成はとても重要です。
顧客に向けたノートの活用方法では、取り扱いが決まったお菓子屋さん向けに、モールに出店するためのオンボーディング情報を共有しています。
職種ごとに業務マニュアルを整備し、分業化を促進
—NotePMの各部署での具体的な活用方法を教えてください。
本山：弊社では分業を進めているため、マニュアルは、インサイドセールス、カスタマーサクセス、マーケティングなど部門ごとに作成し、職種ごとに身につけて欲しい知識やトークスクリプト、業務フローなどを共有しています。
カスタマーサクセスオンボーディングのノート
本山：例えば、インサイドセールス向けの教育では、顧客理解促進のため、お菓子屋さんやパティシエの実情を、YouTubeの動画を使って紹介しています。
顧客（お菓子屋さん）理解促進を目的にしたページ
本山：セールスのトークスクリプトでは、ベストプラクティスを文字に起こして共有しています。良い事例はどんどん情報をアップデートして、成果に繋げています。トークスクリプトは、和菓子屋、カフェ、新規開店の店、複数店舗など、商材や業態にあわせてカテゴリ分けしてパターン展開しています。
マニュアル作成担当を立て、現場負担を減らし更新頻度を向上
—NotePM運用のコツがあれば教えてください。
本山：弊社では、マニュアル作成担当者を専任で採用しています。現場リーダーに5分程度で撮影してもらった説明動画を、マニュアル作成担当者が文字起こしやキャプチャ撮影しながら、手順書にまとめていきます。
本来、マニュアルは従業員全員で作るものですが、そうすると現場に負担がかかってしまいます。各チームにマニュアル作成担当者を置くことで現場の負担を減らせますし、更新頻度も高まります。
それから、動画マニュアルはおすすめです。もともとはYouTubeの動画を掲載していましたが、適切な動画が無く、自分で動画を撮り始めたのが動画マニュアルの始まりです。
人によって、図形、動画、テキスト、イラストなど、頭に入ってきやすい形態が異なるので、職種に対応したマニュアル作りを意識しています。動画は全社で活用していますが、エンジニアや管理部など細かい作業をする職種の人たちにはテキストでも残しています。
—動画マニュアルについて、社内の反応はいかがでしょうか。
本山：社内の反応はとても良いですね。動画でやり方を伝えるだけで、以前より業務が適切かつ、しっかりと遂行されるようになったと思います。
情報の検索方法やクリックの仕方など、リテラシーが高くない方に向けた動画も用意するようにしていて、相手のスキルに拠らない、誰が見ても分かるマニュアル作りを心がけています。
—NotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。
本山：便利という話ではないですが、組織を作るという意味でも、コストパフォーマンスが高いと思います。UI的にも、誰でも使いやすく、親しみやすい。実際に、社員から使用方法について質問を受けたことがないです。
また、変更履歴が自動で残るのも便利ですね。マニュアルをより良くするために日々情報をアップデートしているため、ページを消したり改編したりしていますが、社員が情報を間違えて消しても過去のバージョンが残っているので安心できます。
それから、入社テストの内容を共有する際に、「外部共有機能」を活用しています。弊社では採用試験を職種別に作成しており、例えば、営業の場合、一次試験でデモンストレーションを実施するため、事前にトークスクリプトを候補者の方に共有しています。
—最後に、今後NotePMに欲しい機能があれば教えてください。
本山：マニュアル作成の手順書があれば嬉しいですね。NotePMにもテンプレート集がありますが、バリエーションが増えるとより良いと思います。マニュアル作成については、「これをやれば伝わる」というものが国内外でもあまり研究されていないので、効果が出やすい手順書作成マニュアルやテンプレートなどがあれば、NotePMの導入もスムーズになるはずです。
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
