営業ノウハウの蓄積・共有にも最適なツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社赤鹿地所 | 総合不動産事業 | 50名 |
総合不動産業として兵庫県姫路市に本拠を置く、株式会社赤鹿地所。営業組織の拡大に伴う若手社員育成の必要性や、ベテラン社員のノウハウ共有化に課題を感じ、NotePMを導入。活用方法や導入後の効果などを伺いました。
https://www.akashika-jisho.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、開発事業部の福居様にインタビューさせていただきました。
兵庫県姫路市で住宅地・商業地の開発や売買仲介、賃貸管理などの事業を展開する、株式会社赤鹿地所
―事業概要を教えてください。
福居：兵庫県姫路市にある総合不動産事業会社です。宅地分譲・売買仲介・賃貸仲介・店舗開発など、不動産に関する業務を総合的に行っています。
育成改革により、急拡大する営業組織を底上げしたい
—NotePM導入前はどんな課題を抱えていたのでしょうか。
福居：ベテラン社員から若手社員へのノウハウ継承をどう推進するか、という課題を抱えていました。不動産はトラブルが多い業界です。人的ミス以外にも、物件にミスがあればトラブルに巻き込まれることもあります。不動産営業の担当者は、そういった経験を10年くらい繰り返しながら、個々人のノウハウを蓄積していきます。
また、この1年で社員数が約2倍になり、ITツールの使い方やルールが社内で統一・言語化されていなかったため、総務部への問い合わせが増え、大きな負荷がかかっていました。
—ツール導入のきっかけを教えてください。
福居：組織拡大に伴い、営業メンバーの育成に力を入れる必要が出てきたことです。
営業のフェーズごとにロールプレイング動画や動画マニュアルを作ることが決まり、それらの保管・参照先として社内wikiツールを導入することになりました。それで辿り着いたのがNotePMです。
—ツール導入において重視したポイントを教えてください。
福居：主に3つです。1つ目は、動画やPDFなどさまざまな形式のファイルをアップロードできること。2つ目は、操作性で、ITリテラシーに関係なく使うことができるかどうか。3つ目は、検索機能の使いやすさでした。
情報のストックにより、問い合わせも減少
—導入後、どのような効果が得られましたか。
福居：まず、総務部への問い合わせが減りました。全社共通の情報がストックできるようになったのは良かった点です。
総務関連の情報は「全社共通」にストック：
福居：これまでは、Slackで社内ルールを共有していました。しかしSlackだと情報が流れていってしまうので、同じような質問を何度も受け、そのたびに該当するURLを送っていました。
新入社員のオンボーディングにも役立っています。新入社員に向けたオリエンについては、以前は個別説明をしていました。NotePM導入後は、「このページを見てね」といった感じで入社関連のリンクを送ることができるので、工数削減にも繋がっています。
ツールの使い方を動画で説明：
—導入時から現在に至るまでの使用感を教えてください。
福居：YouTubeなどの動画が添付・ページ上でプレビューできる点は便利ですね。営業向けのロールプレイング動画や、社内勉強会の教材として使用する動画なども掲載しています。
過去に開催した勉強会資料のアーカイブや、社員の参考となる情報やデータを気軽にシェアできるようになりました。
勉強会用の資料：
ドキュメントやタグは業務単位で管理し、業務効率化
—NotePMのドキュメント管理方法を教えてください。
福居：「売買チーム」「開発チーム」「会社（全社共通情報）」「賃貸」など、事業部や業務ごとに分けて整理をしています。
ノート・フォルダの構成：
福居：「会社共通」というノートには、「勤怠関連」「Slackの使い方」「掃除当番」など、総務的な項目を入れています。
全社共通のノート：
福居：また「売買営業」「賃貸営業」といった部署ごとのノートも作成しています。新しい人が入ると、まずは配属部署のノートに招待し、今後取り組むことになる業務の情報をシェアしています。
—NotePMで管理しているタグについて教えてください。
福居：仕事の種類でタグを分けています。現在使用しているタグは事前に運営側で洗い出したもので、基本的にはこの中から使用するようルール化しました。あらたにタグを作成したい場合は上司の承認が必要になります。
タグ一覧：
福居：新入社員の入社時には、「ITツール」「入社時説明」などのタグから一通り確認・勉強してもらっています。
NotePMで、新人や若手層が自主学習できる環境を整備
—営業育成での活用方法を教えてください。
福居：たとえば、インサイドセールスの場合、「動画マニュアル・ツール」というフォルダを用意しています。そこからロールプレイング動画や動画マニュアルなど各自で見て勉強してもらうようにしています。
不動産販売に関するノートのフォルダ構造：
動画マニュアル・ツールの一覧：
福居：ヒアリングのマニュアルでは、ロールプレイング動画を掲載し、トークスクリプトやお客様への説明時に使用するツールなどを紹介しています。
ヒアリングのページ（動画箇所）：
ヒアリングのページ（台本箇所）：
失敗も財産に。ミス対応はノート記載までが業務範囲
—テンプレートの活用方法を教えてください。
福居：失敗事例やハウツーなど、都度重ねて投稿するものはテンプレートを作成しています。
テンプレート一覧：
ミス・トラブル共有のテンプレート：
鍵交換動画のテンプレート：
福居：クレームやミスがあった場合、営業担当者はテンプレートに沿って「ミス・トラブル報告書」を作成します。対応内容や発生原因、今後の対策・改善点などを入力し、この登録が完了するまでを業務としています。
ミス・トラブル報告書の記載例：
社内勉強会で、NotePMの利用を促進
—NotePM導入にあたり、工夫していることがあれば教えてください。
福居：利用促進のため、NotePMの勉強会を開催しました。こういった社内勉強会のアナウンスは、NotePM上の掲示板で行っています。
掲示板：
福居：勉強会当日は、私のPC画面を共有をしながら、サイドメニューバーの設定方法を周知し、基本操作などもレクチャーしました。
外部へのページ共有で、取引先や顧客の利便性を向上
—今後の展開や、方針を教えてください。
福居：NotePMにある「外部共有機能（※）」の活用です。外部共有ページを作成し、それをQRコードにして取引先や顧客に展開していきたいと考えています。
不動産業界では、お客様を紹介し合ったり、他社の不動産業者と共同で仲介したりするなど、同業者同士で取引することが頻繁にあります。また、最近の賃貸はオンライン申込みが一般的になってきました。
取引業者やお客様の利便性も踏まえ、外部共有ページを作成して、手続き方法などを公開していく予定です。
これにより、社内への問い合わせを減らすことも期待できます。これまで、お客様への手続きは紙でアナウンスしたり、PDFをメールで送ったりしていたので、コスト削減にもなります。
（※）専用URLを発行して、NotePMに招待していない外部の人に特定のページを共有できる機能。
—今後NotePMに欲しい機能があればお聞かせください。
福居：NotePMの機能には満足しています。
もし、SlackやGmailなど一般的によく使われているツールの使い方がテンプレートとしてあらかじめ用意されていたら、さらに良いですね。使い方の参考になると思います。
—ご意見、ありがとうございます。今後の開発機能として検討させていただきます！お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。