ほしい情報がすぐに見つかる！検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」
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| 学校名 | NotePMの利用人数 |
|---|---|
| 国立大学法人東海国立大学機構 名古屋大学 | 192名 |
名古屋大学は1871年に創設された仮病院・仮医学校に源流をもち、1939年には医学部と理工学部を設置する帝国大学として発足。2018年、世界最高水準の教育研究活動が相当程度見込まれる国立大学法人として、文部科学大臣から「指定国立大学法人」に指定される。
https://www.nagoya-u.ac.jp/index.html
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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学生、教職員、企業間で1つのプラットフォームを作りたかった
—今回NotePMを導入した名古屋大学の「卓越大学院プログラム」について教えて下さい。
渡辺：日本学術振興会と文部科学省が推進する大学院改革の取り組みの1つに、卓越大学院プログラムがあります。従来の大学院では専門性を高めることに特徴がある一方で、卓越大学院では学問と社会とをリンクさせた先端的な人材育成を行うことに特徴があります。
名古屋大学で採択されたプログラムの1つに「ライフスタイル革命のための超学際移動イノベーション人材育成プログラム（TMI）」があります。これは、物理的な移動だけではなく、他者との適切な距離感など「移動」自体を問い直すことのできる人材を育成するプログラムです。このプログラムには、様々な学問分野の教員や企業の方にも参画いただいています。
—NotePM導入の経緯や背景についてお聞かせください。
渡辺：これまで学内の情報共有にはチャットツール（Microsoft Teams）を使っていて、アカウントを持たない学外の方と連絡をする時は、教員が個別に対応していました。ミーティングを行う際は、チャットツールにゲスト権限で外部の方を招待していましたが、機能の制限が多いことが課題でした。
また学内利用では「情報が整理されていなく見づらい」「情報量が多く流れてしまい、必要なものを見落としてしまう」「過去の情報が蓄積されない」という課題もありました。
そういった課題感から、学外の関係者と情報共有を行うプラットフォームとなるツールを探し始めました。
—他のサービスと比較されましたか？
渡辺：esa、Scrapboxといった社内wikiツールで比較検討していました。コスト、全文検索機能の有無、階層整理できるか、という観点でNotePMに絞り込みました。
関連記事：便利な検索機能
—ツール導入において重視したポイントは？
渡辺：これまでのチャットツールを使った共有ですと、情報を上手く整理できていなかったため、「プロジェクトごとに管理できる」「フォルダで階層化できる」など、誰が見てもわかりやすい構成として構築できるかどうかは重視していました。
また、「アクセス制限を柔軟に設定できる」「使い勝手の良さが権限問わず同じ」などの外部の人を招待しやすい仕様や、「学生でも使いやすい操作性」が最終的な決め手となりました。
NotePMの使い方
—どのように活用されていますか？
渡辺：ノートは「マニュアル」「プロジェクト」「メンタリング」「役立つ情報」の4つに分けています。0番代がマニュアル、10番代がプロジェクト情報といったように、ノート名に頭番号をつけてわかりやすいように管理しています。
ノート構成
渡辺：多くの人が使用するツールであるため、運用ルールを設けています。
運用ルール
渡辺：ノートで管理する情報は各責任者に任せていますが、プロジェクトで使用している資料や、ミーティングの議事録などを管理しています。
プロジェクト毎のノート
プロジェクト例：自動運転車両
プロジェクト例：自動運転チャレンジ
渡辺：私の担当するプロジェクトでは、学生から出てきた研究のアイディアをNotePMに載せています。私からのお知らせや学生からの意見は、ミーティング議事録のページ内で、コメント機能を使ってやり取りしています。
渡辺：学生向けには、履修関係の情報やシラバス、学会概要などの役立つ情報もNotePMで公開しています。
学生向けの情報共有ノート
学生向けシラバス
学会の開催概要
横の繋がりができた
—NotePMを導入して良い効果はありましたか？
渡辺：プロジェクト数や関わっている人が多いため、今まではどうしても情報が属人化しやすい環境でした。NotePMを導入してからは、プロジェクトの資料を格納したり議事録を取ったりするようになったので、各プロジェクトの基本情報や進捗状況が分かるようになり、全体の見通しが良くなりました。学生においても、他のプロジェクトの概要が分かるようになり、別プロジェクトへの参加もしやすくなったと思います。
また以前から、企業間で繋がれる機会が欲しいという声も挙げられていたので、横の繋がりができたことは良かったです。
メンタリング情報ノート
メンター制度
学生が、プロジェクトに参加している企業の社員に、研究やキャリアの相談をできる制度
また、履修関係で必要な情報は全てNotePMに載せているため、不明点があっても学生が自己解決できるようになり、教員への問合せ件数も減りました。
ドキュメントの例
- オンデマンド授業のマニュアル
- ツール設定マニュアル
- プロジェクトごとの議事録
- 技術仕様書・システム設計書
- 学会情報
- etc.
正しい情報を必要な人に届けられる
—NotePMの便利な点、気に入っているところを教えてください。
渡辺：活用状況がわかるレポート機能をよく使っています。各ページの「pv数」がわかるので、ニーズがあるページを定量的に判断できるのが便利ですね。また、ユーザーレポート内の「アクティブ日数」「ページ表示数」を確認して、あまり活用していないユーザーは参照専用ゲストに権限を変更しています。
また、下書きを保存できるところも気に入っています。誤った情報を公開する訳にはいかないので、下書きに記事を書き留め、公開前に見直してから投稿しています。
ページを見た人とPV数のイメージ
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レポート機能（人気ページ・活用状況の集計）
NotePMの権限について
ーどのような大学・大学院などの機関にNotePMを薦めたいですか？
渡辺：地域・行政・企業など大学以外の関係者が多い場合は、プラットフォームとして使えるのでおすすめです。あまりITツールに慣れていない方でも使いやすいUIなので、連携先のITリテラシー問わず、皆が使いやすいツールだと思います。
NotePMに今後期待すること
—今後欲しい機能をお聞かせください。
渡辺：ノートのセクションを管理者側で一括設定できるようになるとより便利になると思います。
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました 😄
