こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内での情報共有を成功させたいが、どうすればよいのかわからず、お悩みの担当者は多いのではないでしょうか。従業員同士で適切に情報共有が行われれば、業務の抜け漏れ防止や業務のトラブル予防、スムーズな引き継ぎにもつながります。本記事では、社内の情報共有が注目されている背景と課題、メリットと成功するためのポイントについて丁寧に解説していきます。
• 業務引き継ぎを円滑にしたい
• 引き継ぎ漏れを無くしたい
• 組織変更に向けて準備を始めたい
目次
社内の情報共有が注目される背景
まずは、社内の情報共有が注目される背景を説明します。
近年、社内に蓄積された情報の扱い方が会社の業績を大きく左右すると言われているほど、社内の情報共有が大切です。たとえば、熟練者のノウハウや社内の経験を周りに共有すれば、業務の抜け漏れ防止やトラブル予防にもなるでしょう。情報共有が仕事の効率化にも役立ちます。また、属人化しがちな優秀な営業担当者の業務情報を共有すれば、他の営業従業員の対応品質向上・生産性向上にもつながり、顧客満足度も向上し会社の業績アップに繋がる可能性が高いです。
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社内における情報共有の課題
社内における情報共有の課題について、以下2点を解説します。
- 知識の属人化
- 情報共有の手段が確立できていない
それでは、1つずつ解説します。
知識の属人化
1つ目の課題は知識の属人化です。
従業員が抱える業務や技術などの知見など、周りに共有されていないと、その人がいないと対応できない、属人化の状態となってしまいがちです。短期間での引き継ぎが困難な場合、担当者がお休みの際は業務が滞ってしまいます。また、属人化した担当者にとっても、長期休みを取りづらいなど感じるかもしれません。担当者が退職した場合は、その方だけが有する知識や情報は使えなくなります。
優秀な従業員の対応ノウハウを上手に共有できないことも課題です。優秀な従業員には業務が集中してしまいがちのため、属人化となりやすいです。ノウハウを効率よく従業員全体が知ることができれば、効率よく業務遂行できると共に、対応品質もあがり、一人一人のスキルアップにも繋がります。
しかし、情報共有するための手段を間違えてしまうと、相手を教育するための準備に時間がかかるなどお互いに負担をかけてしまうことでしょう。属人化しがちな知識において、お互い負担なく効率的に共有することが重要です。
関連記事：属人化を徹底解析！メリットと解消して標準化する方法を解説
情報共有の手段が確立できていない
2つ目の課題は情報共有の手段が確立できていないことです。
どのような方法で共有すればよいかがわからなく、情報共有できないまま止まってしまう、ということが挙げられます。情報共有の仕方にも色々あります。たとえば、資料ベースや電話・対面・口頭などがあるでしょう。情報共有するコンテンツとして、メールや資料などフォーマットもバラバラなど、人や内容が違えば、情報共有の仕方が変わってしまいがちです。情報共有の手段が確立できていないと、引き継ぎしても相手に伝わらない可能性や、時間が経つと残らない情報となってしまいがちです。
社内で情報共有するメリット
社内で情報共有するメリットについて、以下5つを解説します。
- 業務効率化
- 業務の見える化
- スキルアップ
- スムーズな引き継ぎ
- CS向上
それでは、1つずつ解説します。
業務効率化
1つ目のメリットは、業務効率化です。
たとえば、作業の正確な進め方・ポイントなどを熟練者から共有することで、誰でもスケジュール通りに業務を遂行できるようになります。従業員の作業効率の底上げにも繋がるはずです。また、特定の業務の流れを社内Wikiなどで情報共有すれば、その業務を知らない新人や中途入社の従業員でも、すぐにその業務について知ることができます。情報共有は業務効率化に繋がります。
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業務の見える化
2つ目のメリットは、業務の見える化です。
情報共有することで、組織にどのような業務があるのか、業務全体を見える化できます。たとえば、特定の業務の内容や流れ・ステータスを可視化して、進捗状況等を把握できれば、業務量と質の適正化を図ることができます。従来個人単位で偏っていた業務量も改善することができるでしょう。また、その業務を知らない別の組織に所属する担当者でも、その業務を知ることができるため、組織間の連携を強化することも可能です。
スキルアップ
3つ目のメリットは、スキルアップです。
社内で情報共有すれば、従業員一人一人のスキルがアップします。一人の優秀な従業員が経験した業務ノウハウを、周りに情報共有することで、周りも効率的に知識を覚えられるからです。業務ノウハウを知る従業員数が増えれば、一人が課題に直面した際、一人で抱え込むことはなくなり組織全体で一丸となって解決しようという動きもみられます。社内での情報共有は従業員のスキルアップを実現し、組織全体での知識の底上げにもなります。
スムーズな引き継ぎ
4つ目のメリットは、スムーズな引き継ぎです。
業務に必要な情報が社内にまとまっていると、引き継ぎもスムーズにできることでしょう。たとえば、社内Wikiに情報共有のためのページを用意して、業務の知識・流れ・業務の対応手順などを共有しておけば、引き継ぎが必要になった際に後任者はそのページを読むだけで簡単に業務を覚えることができます。引き継ぐ側にとっても、引き継ぎの専用資料を用意して相手に説明する必要がないため、業務の引き継ぎにかかる時間を短縮することが可能です。
CS向上
5つ目のメリットは、CS向上です。
必要な情報が社内のポータルサイトやWikiにまとまっていれば、顧客からの問い合わせにも迅速に対応できるようになります。たとえば、営業担当者が全く知らない分野の問い合わせを顧客から受けた際、社内Wikiなどに業務に必要な情報が共有されていれば、業務のことを知らなくても簡単な内容を答えられるようになるでしょう。社内に情報が共有されていれば、顧客に対するレスポンスの速さを実現でき、顧客からの信頼度、評価も高まります。
社内で情報共有を成功させる方法
社内で情報共有を成功させる方法について、以下3つを解説します。
- 共通のドキュメントの利用
- 定期的な場を設ける
- ツールの活用
それでは、1つずつ解説します。
共通のドキュメントの利用
1つ目の方法は、共有ドキュメントの利用です。
たとえば、エクセルやスプレッドシートなどを使って、共通のドキュメント形式にまとめて情報共有していきます。たとえば、一定の業務などの問い合わせ内容・回答・課題・過去のトラブルと解決策などをエクセルで管理すれば、過去の対応履歴が一覧でわかり、とても見やすいでしょう。
定期的な場を設ける
2つ目の方法は、定期的な場を設けることです。
たとえば、各部署などで社内ミーティングを定期的に開催し、情報交換を行っていきます。定期的に開催を続けることでリアルタイムな情報を得ることができますし、その場で聞きたいことも聞くことができ、Web上ではわからない担当者の所感などをきくことができるでしょう。直接話すことができる場を設けることは、従業員間の関係性も強化しやすいです。ですが、わざわざ集まらなければならないため、時間が拘束されるという課題もあります。
ツールの活用
3つ目の方法は、ツールの活用です。
たとえば、社内Wikiなどに都度知識をアップロードして、必要な情報を共有する方法があります。蓄積された情報を参照すれば、必要な時に必要な情報をすぐに見つけることができ、業務効率化にもつながります。登録されたファイルの全文検索などもできれば、検索性も向上し、より便利にツールを活用できます。
社内で情報共有を成功に導くポイント
社内で情報共有を成功に導くポイントについて、以下3つを解説します。
- 現状の課題の明確化
- 共有ルールの策定
- 誰もが使いやすいツールの選定
それでは、1つずつ解説します。
現状の課題の明確化
1つ目のポイントは、現状の課題の明確化です。
現状の社内環境において、何が課題となっているのかを深堀してしっかりと考えることが大切です。課題が明確になることでそれを解決するために最適な情報共有の方法を決定することができるでしょう。課題内容が違えば、適した対策方法や導入ツールが異なります。ツールを検討する前に、課題が何かをしっかりと見つめることが大切です。
共有ルールの策定
2つ目のポイントは共有ルールの策定です。
共有する方法が決まったら情報の共有方法や整理方法についてしっかりとルールを決める必要があります。ルールが定まっていなければ、担当者の情報共有の内容もばらつきが生じてしまうことでしょう。情報共有ツールに頼りすぎるのではなく、内容も充実させるために一定のルールを決めることが大切です。
誰もが使いやすいツールの選定
3つ目のポイントは、誰もが使いやすいツールの選定です。
ツールを導入するなら、ツールを活用する従業員全員が使いやすい、と感じるツールを選定しましょう。たとえば、操作が簡単であること、マニュアルやノウハウなどを簡単に共有できることなどが挙げられます。情報共有ツールに投稿した内容を生きた情報として、活用を続けていくことが大切です。担当者が実際に操作感を確認して、使いやすいかどうか、長く使い続けられるかどうかを判断してツールを選定しましょう。
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まとめ
本記事では、社内の情報共有について解説しました。社内に蓄積された情報を共有するためには、社内Wikiによる情報共有がおすすめです。NotePMは、高機能エディタとテンプレートを用意しており、担当者ごとに作られたバラバラなフォーマットを標準化することも簡単にできます。初心者でも簡単に投稿することができます。アップロードしたファイルの中身まで検索できる、強力な検索機能も搭載しており社内情報共有には最適なツールです。無料お試し期間もありますので、ぜひ検討してみてください。
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• 引き継ぎ漏れを無くしたい
• 組織変更に向けて準備を始めたい
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