こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
昨今、テレワークの拡大もあって情報共有の重要性がますます増大しています。しかし定例会議や電話など従来の情報共有の方法には、以下の課題がありました。
- 時間や場所を問わず、社員が誰でも必要になった時に調べることが困難
- 蓄積が困難なため、後から使用することが困難
- 新しいナレッジ・スキル・ノウハウをすぐに利用することが難しい
そこでおすすめしたいのが、情報共有システムです。後述しますが、情報共有システムを導入することには、さまざまなメリットが存在します。この記事では、特におすすめの情報共有システムを紹介します。また、情報共有システムを導入するメリットや活用事例についても解説します。
目次
情報共有システムとは
企業活動において、情報共有とは個人の持つ情報を組織内で効率的に蓄積し、活用することを意味します。情報共有には多くのメリットがあり、企業経営や職場環境改善に非常に有効です。情報共有システムとは、公共工事で受発注者のやり取りに使われるシステムとして説明されることも多いですが、ここでは公共工事に使われるシステムに限らず「情報共有に役立つシステムの総称」として解説します。なお、情報共有については以下の記事もご覧ください。
情報共有のメリットがすべて分かる！得られる成果&失敗例と解決策
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情報共有システムを導入するメリット
情報共有には、会社だけでなく従業員にも多数メリットがあります。また、情報共有システムを導入することで情報共有がよりスムーズになります。ここでは、社内の情報共有のために情報共有システムを導入するメリットを、以下の3つ解説します。
- コミュニケーション促進
- 業務の効率化
- ノウハウの蓄積
コミュニケーション促進
情報共有システムのチャット機能を用いると、メールや口頭でのコミュニケーションよりも気軽にコミュニケーションを取れます。これにより、部署を超えてコミュニケーションを取りやすくなるので、社内の風通しがよくなります。また、既読未読の判別や履歴の確認を容易にできる情報共有システムも多いので、連絡事項の見落としも防止できます。
業務の効率化
ほとんどの情報共有システムでは、プロジェクトごとにグループを作成できます。そのため、CCの作成などの手間を省けて業務効率化を図れます。また、資料を共有して意見を取りまとめたい時でも、情報共有システム上であれば一度に資料を共有できます。しかも、情報共有システム上で資料の修正までできるので、非常に効率的に業務を進められます。おまけに、個人のスケジュールや業務進捗状況も情報共有システム上で確認できるので、無駄な報連相をなくすことができます。
ノウハウの蓄積
情報共有システムを使えば、会社の重要情報を蓄積することが容易です。また、検索機能やラベル機能が充実している情報共有システムも多く、必要なノウハウをすぐに見つけ出すことが可能です。このように、情報共有システムで会社のノウハウを一元管理して蓄積していくことで、仕事の属人化を防止できます。また、すでに解決したトラブル事例を共有することで、同じようなトラブルが発生してもすぐに対応できるはずです。さらに、多くのノウハウを蓄積することで、また新たなノウハウを産み出すことも期待できます。
情報共有システムの活用事例
ここでは、実際に情報共有システムを活用している事例を以下の4つ紹介します。導入した情報共有システムだけでなく、導入前の課題や導入後の効果も解説していますので、参考にしてください。
- 株式会社ぐいっと
- 北海道テレビ放送株式会社
- Target
- 渋谷区
株式会社ぐいっと
| 会社名 | 株式会社ぐいっと |
|---|---|
| 会社概要 | 2011年3月に設立。Web制作やグラフィックデザインなどを手がける。企画力を活かして豊富な実績を有する。 |
| 導入した情報共有システム | 社内wiki NotePM（https://notepm.jp/ |
| 導入前の課題 | ・社内ファイルサーバーで、エクセルやワードで情報を保存していた。しかし、検索性が低い上に更新履歴もわからない。しかも、社外からアクセスできない。 ・チャットツールで情報共有していたが、後から見返したい情報が流れていくことに不満を感じていた。 |
| 導入後の効果 | ・notePMで情報管理することで、に「ここを見ればわかる」と言える場所を作ることができた。 ・必要な情報を社員一人一人に説明する必要がなくなり、教育コストを大幅に削減できた。 ・フォルダで階層的に情報を整理できるようになった。 ・外出先でも、スマホで閲覧や編集ができる。 |
株式会社ぐいっとの導入事例は、こちらの記事もご覧ください。
【導入事例】教育にかける時間を短縮。「ここを見ればわかるという場所」ができた – 株式会社ぐいっと
北海道テレビ放送株式会社
北海道テレビ放送株式会社では、電話とメールを使った情報共有が中心でした。しかしそれには課題も多く存在していました。そこで、放送以外の業務を幅広く担当するクロスメディアコミュニケーションセンターでは、新たにチャットツールを導入することとなりました。
| 会社名 | 北海道テレビ放送株式会社 |
|---|---|
| 会社概要 | 1968年に北海道初のUHF局として誕生。「水曜どうでしょう」など、数々のバラエティ番組やニュース、ドラマなどを放送している。 |
| 導入した情報共有システム | チャットツール Chatwork |
| 導入前の課題 | ・電話では1対1でしかやり取りできない上、記録を残すことも写真を送ることもできない。 ・メールでは送信先のミスが発生する。また、全文引用で返信しているため文字数制限で読めなくなることや、メールをさかのぼらないと要件がわからないこともあった。 ・メールでは雑談しづらく、コミュニケーション不足を感じていた。 |
| 導入後の効果 | ・グループチャットを導入することで、場所に関係なくやりとりできるので、業務がスピーディーになった。 ・Chatwork上での雑談がきっかけで、他社とのイベントを実現できた。 ・震災時に、速やかな社員の安否確認や災害復旧に役立った。 |
Target
ターゲットは、アメリカで売上高第5位を誇る、アメリカを代表する小売業者。小売業界では、多くの会社が「ディスラプション」(イノベーションにより市場を大転換させる現象) に苦戦する中、Target は2018年度に過去最高の増収率を達成しました。その秘密は、チャットツールの導入にありました。
| 会社名 | Target |
|---|---|
| 会社概要 | 母体は1902年に設立されたアメリカミネアポリスの会社。ディスカウントストア「Target」を、全米1,844箇所に展開(2019年2月時点)。 |
| 導入した情報共有システム | チャットツール Slack |
| 導入前の課題 | ・エンジニアリング部門のコミュニケーションにおいて、メールでのやりとりが延々と続く事例が多々発生していた。 ・コミュニケーション不足が発生していた。 ・業務の進捗状況を確認しにくかった。 |
| 導入後の効果 | ・スレッドや他アプリケーションとの連携により、効率よく情報伝達を行えるようになった。 ・絵文字を使うことで、シンプルにリアクションできるようになった。 ・社員同士で意見交換し合うことが容易になった。 ・Botを使うことで、何度も同じ質問に回答することがなくなった。 |
渋谷区
日本のIT産業の中心地となっている渋谷区。渋谷区役所でも、広告会社出身の副市長を招へいして積極的にIT化を進めています。また、自治体では珍しい、フリーアドレス、フリーデスクを実現しています。
| 組織名 | 渋谷区 |
|---|---|
| 渋谷区の概要 | 1932年に誕生。「若者の街」と呼ばれ、多くのショップや大学が存在している。また、IT企業も多数存在し、日本のIT産業の中心地でもある。 |
| 導入した情報共有システム | チームコラボレーションサービス Microsoft Teams |
| 導入前の課題 | ・業務の量や質を考えると、従来の方法では非効率的であった。 ・会議時に、答弁調整に時間がかかっていた。 ・紙の使用量が多かった |
| 導入後の効果 | ・Teamsに会議の記録が残るため、「言った言わない」が発生しなくなった。 ・答弁調整はTeams上で実施でき、資料の編集や議事録の作成もその場でできるようになったため、会議の信仰が効率よくなった。 ・紙の使用量が約60%削減された。 |
情報共有システムおすすめ4選
一口に情報共有システムといっても、さまざまなものがあります。ここでは、その中から特におすすめのツールを4つ紹介します。使いやすさや用途を考慮して、自社に最も適したものを選びましょう。なお、こちらの記事もご覧ください。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。
NotePMの特徴
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- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
料金プラン（月額）
• 全プラン共通： 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
NotePM
URL: https://notepm.jp/
Slack
Slack（スラック） は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。
Slackの特徴
- 人気No1のチャットツール
- どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
- 1500以上の外部サービスと連携可能
- 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり（スタンダード）
• 1,800円/1名あたり（プラス）
Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/
Backlog
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Backlog は、ヌーラボ社が提供する、国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。基本はクラウド型ですが、エンタープライズ向けにオンプレ型も提供しています。
Backlogの特徴
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料金プラン（月額）
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• 2,400円：スターター
• 11,800円：スタンダード
• 19,800円：プレミアム
• 50,000円：プラチナ
• 150,000円：エンタープライズ（オンプレ型）
Backlog
URL: https://backlog.com/ja/
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まとめ
この記事では、情報共有システムについて解説してきました。情報共有には多くのメリットがあります。また、情報共有システムを活用することで、より効率よく情報共有を実現して、社内の情報を活用できるようになることでしょう。さらに、情報共有システムの活用事例やおすすめのツールについても解説しました。自社の課題を解決するための最適なツールを考える際に参考にしてみてください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
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