情報共有が不足する弊害・原因と回避するための3つのポイントを解説

2021年10月17日(日) 情報共有

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

ビジネスにおいて情報共有とは、社内の従業員がもつノウハウや情報を、組織で蓄積して活用していくことです。情報共有には、例えば、業務の「見える化」・コミュニケーションの円滑化・業務の属人化防止といったメリットがあります。しかし、以下のように職場環境に問題があると、情報共有不足に陥りがちです。情報共有不足に陥ると、個人プレーが多くなったり、部署が孤立したり、社内情報が多すぎるなど、さまざまな問題が発生する恐れがあります。この記事では、情報共有不足の弊害と原因について解説した後、情報共有不足を回避するためのポイントについて解説します。

情報共有が不足すると発生する3つの弊害

情報共有は、業務を遂行していくために非常に重要なことです。では反対に、情報共有が不足するとどのような弊害が発生するのでしょうか。ここでは、以下の3つの弊害について解説します。

  • 業務の属人化
  • 生産性の低下
  • チームワーク悪化

業務の属人化

属人化とは、「その人しか知らない」状態のことです。業務を継続していく観点では、業務の属人化はなるべく避けなければならないことです。なぜなら、その業務について知っている人が異動や退職などでいなくなった場合、業務のノウハウがリセットされてしまうからです。こうなると、残されたメンバーで一からその業務のやり方やノウハウを模索しなければならず、余計な手間がかかります。また、業務のクオリティのばらつきを発生させることも、業務の属人化の問題点です。業務のノウハウを十分共有して、どの従業員でも一定以上のクオリティで業務を遂行できれば、そのようなばらつきを回避できます。

生産性の低下

情報共有が不足することで発生する弊害の一つに、生産性の低下があります。業務の属人化で解説したとおり、一からその業務のやり方やノウハウを模索しなければならないと、余計な手間がかかります。しかし、もし別の従業員がその業務のノウハウをもっていた場合、もしくは似たような事例が過去に発生してその時の対応記録が残っていた場合、それらを参考にして効率よく業務を遂行できるはずです。また、業務を遂行する中で、トラブルにまではならなかったものの、ヒヤリハットが発生することもあります。ヒヤリハットについても情報共有がなされていれば、従業員への注意喚起となります。これにより、結果的にミスを減少させることが可能です。

チームワーク悪化

特に会社などの組織においては、一人で完結する業務はほとんどなく、ほぼ全ての業務はチームで行うこととなります。複数の部署間で連携して行う業務も多々存在します。ここで大切なことは、チームワークです。チームワークが弱いと、社内コミュニケーションが低下する上に、従業員同士の信頼関係も低下しかねません。情報共有が不足すると、チームワーク悪化が発生する恐れがあります。なぜなら、チーム同士で情報共有がなされていないため、伝達もれや情報共有が十分であれば回避できたはずのトラブルが増えると、従業員同士で不信感を抱く原因になるからです。そうなると、チームワークが悪化して、業務自体がうまくいかなくなることでしょう。

情報共有不足に陥る3つの原因

先ほど、情報共有が不足すると発生する弊害を3つ解説しました。情報共有不足を回避するには、情報共有不足に陥る原因を知ることが必要です。ここでは、情報共有不足に陥る原因を、以下の3つ解説します。

  • 情報共有に対する従業員の理解が薄い
  • 情報共有のルールが曖昧でわかりにくい
  • 情報共有の仕組みが整っていない

情報共有に対する従業員の理解が薄い

情報共有に対する従業員の理解が薄いと、情報共有不足に陥る危険性が高まります。実際には、情報共有を徹底するメリットも、情報共有不足のデメリットも多数存在します。しかし、情報共有には時間や手間がかかりますので、日々の業務が忙しいとついつい後回しにしたくなってしまいます。また、情報共有を行うことで、自分の優位性が損なわれたり、叱責されることを心配する人もいるかもしれません。そのため、情報共有の重要性を十分理解していないと、情報共有が正しく行われなくなるのです。

情報共有のルールが曖昧でわかりにくい

情報共有のルールが曖昧でわかりづらいと、以下の問題が発生する恐れがあります。

  • どの程度の情報まで共有すべきか従業員が判断できない
  • 報告する側・受ける側双方に余計な手間や時間がかかり、情報共有をためらう
    そのため、情報共有が後回しにされがちで、結果的に情報共有不足に陥るのです。ただし、ルールが細かすぎることも問題です。ルールが細かすぎると、ルールに縛られてそのルールから外れた内容に対応しにくくなるリスクがあります。情報共有がやりやすく、かつトラブルがあっても柔軟に対応できるよう、ルールを設定しましょう。

情報共有の仕組みが整っていない

情報共有の仕組みが整っていないことも、情報共有不足の原因となります。例えば、口頭での情報共有には、言い間違いや伝え忘れの可能性が少なくありません。また、メールでの情報共有にも、その情報がどこまで伝わったかわかりづらい欠点があります。そのため、従来の口頭やメールだけでなく、情報共有ツールを活用した情報共有の仕組みを整えることがおすすめです。情報共有ツールについては、後ほど詳しく説明します。また、こちらの記事もご覧ください。

関連記事:情報共有ツールおすすめ 33選(無料あり)と会社にもたらすメリット

情報共有不足を回避するための3つのポイント

ここまで、情報共有が不足すると発生する弊害と、情報共有不足に陥る原因について解説してきました。最後に、情報共有不足を回避するためのポイントとして、以下の3つについて説明します。

  • 人材育成
  • 情報共有の運用ルールを整備する
  • 情報共有ツールを活用する

それぞれ解説していきます。

人材育成

情報共有不足を回避するためにまず必要なことは、人材育成です。従業員が情報共有の重要性を理解して実践することで、情報共有不足を回避できます。人材育成にあたっては、以下を従業員に理解してもらうことが大切です。

  • 情報共有を徹底するメリット
  • 情報共有不足によるデメリット
  • 情報共有を行う目的
  • 情報共有の効率的なやり方
  • 情報共有ツールの正しい使い方

この時、一部の従業員だけが十分に人材育成を受けていても、大きな効果は望めません。また、部署ごとに人材育成の方針や教育内容が大きく異なっていては、従業員は混乱します。そのため、できる限り全社的に同じ方針で人材育成を行なっていくことが必要です。ただし、いきなり全社的に人材育成に取り組んでも、従業員には負担になります。最初は少人数で人材育成に取り組んでいき、人材育成のノウハウを獲得しながら徐々に全社的な取り組みにしていく方が無理がありません。

情報共有の運用ルールを整備する

情報共有に関して人材育成を進めるだけでは、情報共有不足を回避するには不十分です。従業員同士でより情報共有を活発に行えるよう、情報共有の運用ルールを整備していくことも必要です。社内で情報共有を円滑化するには、以下の内容を徹底させることが必要です。

  • 情報の一元管理
  • 導入したツールを十分に使いこなしてもらう
  • 正しい方法で、過不足なく情報共有を行う

それらの内容を、全社的に確実に実施するには、情報共有の運用ルールを整備することが大切です。運用ルールの例を、いくつか紹介します。

  • 会議を行った際には、決まったフォーマットで議事録を作成
  • 毎日決まった時間に情報共有を行う(始業時間10分後など)
  • 情報共有ツールで共有できる情報の範囲を決定

運用ルールを整備することで、従業員が情報共有で迷うことがなくなります。また、本当は情報共有すべきではない情報も場合によっては存在します。そのような情報まで共有するとトラブルの原因になるので、その点でも情報共有の運用ルールを整備することは重要です。

情報共有ツールを活用する

先ほど、「情報共有不足に陥る3つの原因」の中で、従来の口頭やメールだけでなく、情報共有ツールを活用することがおすすめと書きました。情報共有ツールには、以下のメリットがあります。

コミュニケーション促進 チャット機能を使うと、絵文字などを用いて気軽にコミュニケーションを取れる。Web会議システムを用いると、対面で話さなくても相手の顔を見ながら話すことができる 。
業務効率化 プロジェクトごとにグループを作成できるツールを用いれば、送付ミスを防止できる上に定型文も不要なため、無駄なくコミュニケーションが取れる。情報共有ツール上で、ファイルを同時に編集できるため、効率的に資料を修正できる。
ノウハウ蓄積 情報共有ツールには議事録テンプレートなどが用意されているものが多く、それを使って手軽にノウハウを蓄積できる。必要なノウハウを簡単に検索できる。

これらの情報共有ツールをより使いこなすために、以下の3つのポイントに注意しましょう。

  • 場面に応じて、使用する情報共有方法を決めておく
  • 自分の部署だけでなく、関係する他部署へも情報共有できるツールを使用する
  • リアルタイムで情報共有できるツールを積極的に活用する

なお、おすすめの情報共有ツールについては、こちらの記事もご覧ください。
関連記事:情報共有ツールおすすめ 33選(無料あり)と会社にもたらすメリット

まとめ

この記事では、情報共有が不足すると発生する弊害や陥る原因、回避するためのポイントについて解説してきました。情報共有不足は、社内の生産性低下やトラブルの原因になります。しかし、従業員にとっては時間や手間がかかるため、ついつい怠ってしまうのも無理はありません。情報共有を促進するためにも従業員にとって情報共有が過度な負担にならないよう、社内wikiの活用をはじめとした工夫をすることが大切です。

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