【2020年版】コラボレーションツール おすすめ12選を徹底比較(無料あり)

2020年08月01日(土) SaaS,情報共有

テレワークなど多様な働き方が浸透しつつある中、遠隔地をつなぐコミュニケーションや情報共有の効率化に関心が高まっています。情報化時代のビジネスをサポートする仕組みとして、コラボレーションツールの導入を検討している企業は少なくありません。ここでは、主な機能や導入のメリット、選定ポイントを含めてコラボレーションツールとはどのようなものかを解説します。

コラボレーションツールとは

ビジネスにおいて、1つのプロジェクトをチームで行うことはまれではありません。プロジェクトによっては、社内スタッフだけでなく、外部協力者や顧客などのさまざまな「コラボレーション」が形成されます。コラボレーション、つまり共同作業で必要となるのが、スケジュール管理やファイル共有を効率よくサポートする仕組みです。コラボレーションツールとは、その仕組みが備えられたツールのことを言い、チーム間の情報共有やコミュニケーションを円滑に進めていくためには欠かせないものなのです。

コラボレーションツールが注目される理由

テレワークのような遠隔での働き方が普及しつつある昨今、ビジネスのゆくえを左右するのは、情報共有とコミュニケーションのあり方です。生産性や顧客満足度を向上させ、業績につなげるためには、組織のコミュニケーションを活性化させることが重要です。離れた場所でも個々の考え方や情報をスムーズに共有できるツールがあれば、働く意欲が高まり、組織全体の活性化に期待できます。コラボレーションツールを利用することで、距離感のストレスを解消し、チーム全員が同じ目的意識で共同作業を進めることができるのです。多くの企業がコラボレーションツールに注目している理由はここにあります。

コラボレーションツールの主な機能

コラボレーションツールの機能には大きく2つの側面があります。1つはコミュニケーションを円滑にする機能、もう1つは情報を共有する機能です。送受信の整理が気軽にできるビジネスメールを始め、音声や動画のやりとりが可能なビジネスチャット、遠隔地でも対面でコミュニケーションがとれるWeb会議システムなどが、主なコミュニケーション機能になります。

一方、情報共有の機能としては、社内wikiやタスク管理機能・プロジェクト管理機能、スケジュール共有機能、クラウドストレージ(ファイル共有機能)が代表的です。社内wikiやタスク管理機能を用いることで、個人で使用するタスクやノウハウを整理し、業務を効率よく処理していくことができます。

また、スケジュール共有機能では、プロジェクトのメンバーが互いの予定をリアルタイムで把握することによって、会議プランなどの組織的なコラボレーションを円滑に進めることが可能です。インターネットを利用するクラウドストレージでは、大容量のデータでも場所を問わす同時に共有できる機能が強みです。これらの機能を組織内で縦横無尽に活用すれば、ビジネスの目標達成に大きく寄与することになるでしょう。

コラボレーションツール導入のメリット

コミュニケーションの迅速化

これまでの情報共有のツールは電子メールが主流でしたが、挨拶文などの形式的な取り扱い方が伝達のスピードをさまたげていました。コラボレーションツールのチャット機能を活用することで、コミュニケーションのスピード感は一転します。プロジェクトごとに設定したメンバー同士で、会話するようにテンポよく用件を伝え合うことがチャットならではの魅力です。スケジュール共有機能やファイル共有機能を利用すれば、情報共有のスピードがさらに加速し、これまでにないスムーズなコミュニケーションが実現するでしょう。

どこからでもアクセスが可能

コラボレーションツールは、基本的にクラウドサービスを利用するため、インターネット環境のある場所ならどこからでもアクセスができます。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットでもアクセス可能なツールがほとんどです。プロジェクトに携わるメンバーの中には、在宅勤務などのテレワークで参加する人も近年では珍しくありません。そのような柔軟な働き方に対応した仕組みが、導入メリットの一つと言えます。

コストパフォーマンスの向上

情報共有やコミュニケーションが円滑になり、業務の無駄を解消できれば、ビジネス全体の費用対効果が高まります。遠隔地での会議をWeb会議システムに切り替えることで、これまで移動に要したコストや時間を削減することができるからです。不要な時間を短縮した分、商談件数を増やすなど、生産性の向上にも期待できます。

コラボレーションツールの選定ポイント

選定ポイント1:自社に必要な機能か?

コラボレーションツールにビジネスを効率化させる機能が複数備わっているとは言え、やみくもに導入することは賢明ではありません。まずは自社のビジネスにどのような機能が必要なのかを明確にすることが重要です。プロジェクトが小規模ならチャット機能で事足りたり、社員にテレワークを推奨しているならWeb会議システムが必要だったりするでしょう。自社の課題や目的に対応できる機能なども選定ポイントに加えるべきです。ほとんどのツールは利用料を支払うことになっており、無駄なコストを発生させないためにも、機能の要・不要の見極めがポイントになります。

選定ポイント2:誰でも使えそうか?

コラボレーションツールは組織全体で使うことにメリットがあるため、数人しか使いこなせないツールなら導入する意味がありません。たとえ機能が充実していても、誰でも容易に使えそうかを事前に確認しておくことが大切です。IT機器が苦手な人でも操作が分かりやすく、覚えやすいツールを導入候補に選びましょう。

選定ポイント3:セキュリティは大丈夫か?

企業の生命線に関わる「セキュリティ」は、ビジネスの効率性以上に重要なポイントです。コラボレーションツールの多くは、インターネット上のクラウドサービスを利用するため、セキュリティにはしっかりと目を光らせる必要があります。コストや効率だけを追求して、安全性がおろそかになっているツールは選定から除外すべきです。

ナレッジマネジメントツール おすすめ14選

上記ポイントを踏まえて、おすすめコラボレーションツール・サービスをご紹介します。

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、社内マニュアル・業務ノウハウ・製品設計書・議事録など、さまざまなナレッジ情報を一元管理する「社内wiki」です。

NotePMの特徴

  • 高機能エディタと豊富なビジネステンプレート
  • フォルダとタグで情報を整理
  • ファイル全文検索、キーワードハイライト
  • 柔軟なアクセス権限(参照専用、ゲスト権限、グループ)

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Confluence

Confluence

Confluence(コンフルエンス) は、オーストラリアのAtlassian(アトラシアン)が運営する社内情報共有ツールです。Atlassianが提供している有名なツールとして、プロジェクト管理ツール「Jira」、タスク管理ツール「Trello」などがあります。

Confluenceの特徴

  • 柔軟なアクセス権限
  • Jira、Trello連携
  • 大規模ユーザーに強い

料金プラン(月額/クラウド版/STANDARD)
• 1,200円/10名
• 30,000円/50名
• 60,000円/100名
• 220,000円/500名
• 402,000円/1000名 ※オンプレ版、プレミアムプランもあり。
無料トライアル期間:7日間

Confluence
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

 

esa

esa

esa(エサ) は「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。

esaの特徴

  • WIP機能(書き途中で公開)
  • かわいいデザイン
  • 記事の外部公開とスライドショー
  • カテゴリ・タグ機能

料金プラン(月額/税込み)
• 500円/1名あたり
無料トライアル期間:2ヶ月

esa
URL: https://esa.io/

 

Crowi

Crowi

Crowi(クロウウィ) は、無料かつオンプレ環境で利用できる、オープンソースのwikiツールです。

Crowiの特徴

  • シンプルUI
  • オープンソースソフトウェア
  • オンプレ環境で利用可能

料金プラン
無料

Crowi
URL: https://site.crowi.wiki/

 

Backlog

Backlog

Backlog は、ヌーラボ社が提供する、国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。基本はクラウド型ですが、エンタープライズ向けにオンプレ型も提供しています。

Backlogの特徴

  • 国内シェアNo1のプロジェクト管理システム
  • 使いやすいデザインと操作性
  • ガントチャート、Git連携、カンバン機能

料金プラン(月額)
• 無料:フリー ※10名まで
• 2,400円:スターター
• 11,800円:スタンダード
• 19,800円:プレミアム
• 50,000円:プラチナ
• 150,000円:エンタープライズ(オンプレ型)

Backlog
URL: https://backlog.com/ja/

 

Redmine

Redmine

Redmine(レッドマイン) は、オープンソースの無料で使えるプロジェクト管理システムです。自社サーバーにインストールして使う「オンプレミス型」です。無料で使えるスマホアプリ(iOS/Android)もあります。

Redmineの特徴

  • オープンソースで完全無料
  • 世界シェアNo1のオープンソースのプロジェクト管理システム
  • スマホアプリ対応(iOS/Android)

料金プラン(月額)
• 無料

Redmine
URL: http://redmine.jp/overview/

 

Trello

Trello

Trello は、世界中で数100万人ものユーザーに広く支持されている、 なんでも視覚的に整理できる柔軟な無料プロジェクト管理ツールです。2017年に、後述する「Jira」を提供するAtlassian社に買収されました。

Trelloの特徴

  • 「カンバン・ボード」の定番ツール
  • シンプルで使いやすいデザインと操作性
  • スマホアプリ対応(iOS/Android)

料金プラン(月額)
• 無料:※制限あり
• $9.99/1名:Business Class
• $20.83/1名:Enterprise

Trello
URL: https://trello.com/

 

サイボウズOffice

サイボウズOffice

サイボウズOffice は、中小企業の国内シェアNo.1グループウェアです。スケジュール共有、ワークフローなど、社内の情報共有を支援するかんたんで便利な機能が豊富です。

サイボウズOfficeの特徴

  • 国内シェアNo.1のグループウェア
  • オンプレミス型、クラウド型を選択可能
  • 手頃な価格(500円〜/1名)
  • マルチデバイス対応(スマホ、タブレット)

料金プラン(月額)
• 500円〜/1名

サイボウズOffice
URL: https://office.cybozu.co.jp/

 

Slack

Slack

Slack(スラック) は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

Slackの特徴

  • 人気No1のチャットツール
  • どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
  • 1500以上の外部サービスと連携可能
  • 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり(スタンダード)
• 1,800円/1名あたり(プラス)

Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/

 

Chatwork

Chatwork

Chatwork(チャットワーク) は、国産のビジネスチャットツールです。ビデオ通話にも対応していて、離れた拠点の社員や遠方のお客様でもビデオ通話を使えば、かんたんに会話ができます。

Chatworkの特徴

  • 国産チャットツール
  • タスク管理
  • ファイル共有

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 400円/1名あたり(パーソナル)
• 500円/1名あたり(ビジネス)
• 800円/1名あたり(エンタープライズ)

Chatwork
URL: https://go.chatwork.com/ja/

 

Zoom

Zoom

Zoom(ズーム) は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。近年、テレワーク・リモートワークのニーズから、急速にシェアを伸ばしているWeb会議システムの1つです。

Zoomの特徴

  • 端末や回線状況を見ながら通信を最適化するため安定している
  • URLを共有するだけで簡単にWeb会議できる
  • Web会議の動画、音声をクラウドに記録
  • バーチャル背景(部屋を見せたくない人向け機能)
  • パソコン(Win/Mac)、スマホ(iOS/Android)で接続可能

料金プラン(月額)
• 無料(基本) ※同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで
• 2,000円/1ホスト(プロ)
• 2,700円/1ホスト(ビジネス)

Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

 

Microsoft Teams

Teams

Microsoft Teams(チームズ) は、Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。

Microsoft Teamsの特徴

  • 最大10,000人の大規模ライブイベントが可能(ウェビナー、全社イベントなど)
  • リアルタイムノイズ抑制(キーボード入力音など)
  • 高度なセキュリティ機能(データ損失防止、情報バリア、アイテム保持ポリシー、電子情報開示、法的ホールド)
  • 「Word」「Excel」などオフィス製品とシームレスな連携。共同編集もできる。

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• Office 365ユーザーに含まれる。

Microsoft Teams
URL: https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software

 

コラボレーションツールを導入する際の注意点

導入の目的をはっきりさせる

ツール導入にあたっては、その目的を社内や関係者に周知しておくことが必要です。実際にツールを使用する社員や協力スタッフによっては、働き方の基盤が変わるくらいの転換期になります。何のために、なぜ、コラボレーションツールを導入するのか?そんな疑問を抱いたままでは、業務に向き合う意欲が十分に発揮できないでしょう。目的が分からず、使い方もおぼつかないことが逆にプレッシャーとなって、業務に支障をきたすことにもなりかねません。導入することによって、日々の業務にこんなメリットが生まれ、このような効果が得られるといった、納得のいく説明が大事です。

集中力の低下を招く情報量

チャット機能は、メールよりも気軽にやりとりができるだけに、発信や受け答えなどの情報交換が頻繁になる可能性があります。いつのまにか無駄な会話が増えて、肝心な業務への集中力が低下してしまうようでは導入目的が本末転倒です。レスポンスが早いというメリットは、こまめなコミュニケーションの回数が増えるというデメリットにもつながります。ツールを導入する際は、通常業務に影響を及ぼさないように情報量をコントロールするなど、運用のルールを整えておくことが大切です。

オフライン環境では使えない

クラウドサービスを利用するコラボレーションツールは、インターネット環境によるオンラインでの運用が前提条件です。そのため、地下や障害物のある不安定な電波環境、回線がつながっていないオフライン環境では使用できません。導入前には、社内の回線状況やWi-Fi環境に不具合がないか、しっかり確認しておく必要があります。

【導入事例】コールセンターのナレッジ共有を実現

導入企業は、東京都に本社を構え、クラウド型コールセンターシステム「BlueBean」やホテル用電話機の販売を行っている株式会社ソフツー様(以下ソフツー様)です。導入目的は、カスタマー部門の体制拡充に伴い、過去のナレッジを共有するためです。社内wikiとして、「直感的な操作が可能」「ファイル全文検索など検索に強い」「フォルダで階層構造に整理できる」などの機能に着目し、「NotePM」を導入。導入後、コールセンター部門を中心に全社員のほか、福岡にある営業所でも活用。主に社内向けサポートマニュアル、コールセンターへの問い合わせに関するナレッジ、通話録音の振り返りなどに活用しサポート業務の効率化が実現できています。

利用してみて「NotePM」が便利であったのは、入力補助が充実していて編集作業が楽にできる点。ページ変更の差分が見やすいため、すぐに何が、どのように更新されたのかがわかる点。および、HTMLメールでドキュメント内容がすべて見られる点という評価です。ソフツー様は業務効率化に大きな効果があったことを実感されています。

ソフツー様が導入した「NotePM」は、以下の多彩な機能で社内情報の一元化による情報共有を実現できる社内wikiツールです。

  • 誰でも直感的に使えるユーザーインターフェース
  • フォルダで階層化でき整理しやすい
  • ファイル全文検索で検索に強い
  • 組織規模に応じた柔軟なアクセス権限設定
  • 既読状況の可視化
  • 更新履歴の自動管理 など

【導入事例】使いやすさが重要!コールセンターのナレッジ共有を実現

NotePM製品ページ: https://notepm.jp/

まとめ

円滑なコミュニケーションと情報共有は、今やビジネスの基盤となるものです。コラボレーションツールを活用すれば、業務の効率化や多様な働き方の環境整備が実現できます。導入にあたっては、運用メリットだけでなく、選定ポイントや注意点も踏まえた上で検討することが大切です。コストパフォーマンスはもちろん、機能性も確かめて自社にマッチしたツールを選びましょう。

社内wiki

NotePM
https://notepm.jp/

Confluence
https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

esa
https://esa.io/

Crowi
https://site.crowi.wiki/

タスク管理・プロジェクト管理

Backlog
https://backlog.com/ja/

Redmine
http://redmine.jp/overview/

Trello
https://trello.com/

グループウェア

サイボウズOffice
https://office.cybozu.co.jp/

ビジネスチャット

Slack
https://slack.com/intl/ja-jp/

Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/

Web会議システム

Zoom
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Microsoft Teams
https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software

 

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URL: https://notepm.jp/