Web会議ツールは、Microsoft 365を契約済みならMicrosoft Teams、Google Workspaceを契約済みならGoogle Meetを社内標準にし、社外との商談や採用面接のように途中で切れては困る会議だけ、主催者側で有料のZoomなどを用意するのがおすすめです。
4つの無料プランはどれも100人まで参加できますが、3人以上の会議には40〜60分の制限があり、無料で録画できるか、相手がアプリなしで参加できるかに差があります。
本記事では無料プランの制限を横並びで比較し、二択への答えと会議の型ごとの選び方をまとめました。あわせて、決まったことをどこに残せば欠席者や後任が自分で検索してたどり着けるかという、選定と同じくらい効く論点も扱います。
終了・統合したサービスは候補から外し、2026年8月時点で提供が続くツールだけを扱います。専用回線でつなぐテレビ会議は対象外です。
目次
Web会議ツール定番4つの無料プラン比較表
無料で選ぶなら、3人以上の会議が40分で足りるかどうかが分かれ目になります。TeamsとMeetは60分、ZoomとWebexは40分です。
| ツール | 無料の最大人数 | 3人以上の会議 | 1対1の会議 | 無料での録画 | ブラウザ参加 | アカウント登録なしで参加 | AI議事録 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zoom | 100人 | 40分 | 40分 | ローカル保存のみ | できる | できる | 有料プランのみ |
| Microsoft Teams | 100人 | 60分 | 30時間 | できない | できる | ゲストとして参加できる | Copilotのライセンスが要る |
| Google Meet | 100人 | 60分 | 24時間 | できない | できる | 主催者の承認が要る | Workspaceのエディションによる |
| Cisco Webex | 100人 | 40分 | 40分 | ローカル保存のみ | できる | できる | 無料では使えない |
（出典：Zoom「Zoom Meetings の時間制限について」、Microsoft「Teams（無料）個人使用向け」、Google「Google Meet の使用要件」、Cisco「無料の Webex プランを使い始める」いずれも2026年8月時点）
「無料での録画」と「AI議事録」の列は、記録が作れるかどうかまでしか表しません。作られた記録はそのツールのクラウドか主催者の端末に残るだけなので、部署をまたいで誰でも引ける状態にするには、決定事項をページ単位で蓄積する場所を別に決めておきます。無料枠で回すか有料に切り替えるかは、この置き場所を決めてから判断しても遅くありません。
Web会議ツール選びでよくある二択
よく並べて比べられる4つの組み合わせに、どちらを選ぶ条件かという形で答えます。判断材料は、相手の参加しやすさ、無料枠の時間、そして会議のあとに記録がどこへ残るかの3つです。
Google MeetとZoomはどっちがいいか
相手にアプリを入れさせたくない、またはGoogle Workspaceを契約済みならMeet、参加の確実さと大人数での安定性ならZoomです。Meetはブラウザだけで完結する代わりに、Googleアカウントを持たない相手は主催者の承認を待ちます。どちらも無料のうちは記録が自動で残らないので、決まったことは会議のあとに共有のページへ書き写す前提で運用します。
ZoomとTeamsはどっちがいいか
Microsoft 365を契約済みで社内会議が中心ならTeams、社外主催の会議が多いならZoomです。相手がTeamsを使っていない商談では、当日の手数が少ないZoomのほうがつまずきません。Teamsの会議記録はチャネルの流れに残るため、部署をまたいで参照する決定事項は、検索できる共有ページに切り出しておくと後任がたどれます。
WebexとZoomはどっちがいいか
暗号化やノイズ除去、多言語の字幕を求めるならWebex、参加のしやすさならZoomです。Webexは管理者側の設定項目が細かく、初期設定に時間がかかります。無料の時間制限はどちらも40分なので、社内のセキュリティ要件と、録画をどこまで保管してよいかの決まりのほうで選んで構いません。
Zoomの代わりになるもの
契約済みのTeamsかMeetがそのまま代わりになり、登録なしで短時間つなぐだけならWherebyやBizMeeも候補です。乗り換える場合も、過去に何が決まったかを社内のページ側に残しておけば、サービスの終了や統合に記録が引きずられません。2025年5月5日に提供が終了したSkypeで無料通話を続けていた場合の移行先は、Microsoft Teams無料版です（出典：Microsoft「Skype は 2025 年 5 月に廃止されます: 知っておくべきこと」）。
用途別のおすすめWeb会議ツール
会議の型ごとに主軸を決めておくと、開くたびに選び直す手間がなくなります。
| 会議の型 | 主軸にするツール | 理由 | 無料で足りるか | 議事録に残すこと |
|---|---|---|---|---|
| 社内定例・朝会 | 契約済みのTeamsかMeet | 追加費用がかからず、招待も社内の予定表で完結する | 30分以内なら足りる | 決定事項と次回までの担当 |
| 社外商談・採用面接 | 主催者側だけ有料にしたZoom | 時間切れで中断せず、相手はブラウザから入れる | 足りない | 合意した条件と次の対応 |
| ウェビナー・全社総会 | Zoom・Webex・Teamsの有料上位プラン | 100人を超える配信と視聴者の管理に対応する | 足りない | 質疑の要点と録画の保管先 |
| 機密性の高い会議 | Webex、V-CUBE ミーティング、LiveOn | 国内でのデータ保管や閉域網での構成を選べる | 要件による | 閲覧できる人を絞ったうえで結論だけ |
100人を超える配信は各社の有料上位プランで対応できるので、専用のウェビナーツールを別に契約する前に上位プランで足りるかを確かめてください。どの型でも、決まったことを書き残す先は全社で1か所にそろえておくと、担当が替わっても経緯をたどれます。
社内定例・朝会に向くツール
契約済みのTeamsかMeetに統一し、30分以内の打ち合わせは無料枠のまま回します。予定表から会議室を押さえる感覚で招待でき、アカウントの確認もいりません。少人数で数分話すだけなら、SlackやChatworkの通話機能で済ませたほうが早く済みます。定例は同じ議題が続くので、会議ごとに1ページを作って議事録を追記していけば、前回の決定事項を毎回探し直さずに済みます。
社外商談・採用面接に向くツール
途中で切れると商談が仕切り直しになるので、主催者側だけ有料プランを持ちます。採用面接では応募者が私物のスマートフォンから入るため、アカウント登録を求めない設定にします。商談や面接の記録は担当者のメモで終わりがちなので、決まった条件と次の対応は社内の共有ページに残し、引き継ぎのときに検索でたどれるようにします。
機密性の高い会議に向くツール
自社のセキュリティポリシーに合わせるなら、オンプレミス構成や国内データセンターを選べる国産ツール（V-CUBE ミーティング、LiveOn）を候補に入れます。録画やAI要約のデータがどの国のリージョンに保管されるかも、契約前に確認してください。議事録も同じ基準で置き場所を決め、閲覧できる人を絞ったページに残します。
Web会議ツールの選び方7つの基準
7つの基準を上から順に当てはめると、候補は2つ程度まで絞れます。
参加人数と会議時間が無料枠に収まるか
3人以上で30分を超える会議が定例であるなら、無料枠では回りません。人数より先に時間の上限に当たるので、月に何回、何分の会議を何人でやるかを数えてから判断します。
相手がアプリやアカウントなしで参加できるか
取引先や応募者にアプリの導入とアカウント登録を求めると、当日は接続の対応で時間を取られます。どちらも主催者側の設定に左右されるため、初めての相手と使う前に自分で社外から入って確かめてください。この基準ならブラウザ参加が確実なZoomとWebex、登録なしでURLを渡せるWherebyが候補です。
既存契約のプランに含まれているか
Microsoft 365かGoogle Workspaceを契約済みなら、TeamsとMeetは追加の契約なしで使えます。新しく契約する前に、いま払っているプランで何ができるかを管理者に確認してください。そのとき、会議機能だけでなく録画の保存先と保存期間、社内の誰まで共有できるかもあわせて聞いておくと、記録の運用まで一度に決められます。
会議の記録があとから探せる形で残るか
録画・文字起こし・AI議事録が使えるかに加えて、生成された記録が主催者のアカウントに埋もれず、あとから検索できるかまでを基準にします。ツールが作る記録はそのツールのクラウドに残るだけで、会議に出ていない人が言葉で探し当てられる場所ではありません。記録をどこへ移すかを決めないまま導入すると、機能が付いていても同じ説明を繰り返すことになります。決定事項をページ単位で蓄積し、全文検索で言葉から引ける場所に集めておけば、欠席者も後任も自分でたどり着けます。会議の記録は仕様や社内ルールと同じ場所に並べて初めて使えるようになるので、ツールを選ぶ段階で移し先まで決めておきます。
具体的なセキュリティ機能があるか
待機室、入室パスコード、IPアドレス制限といった機能名で確かめます。この基準ならWebexと、国産のV-CUBE ミーティング・LiveOnが候補です。
通信品質を保つ仕組みがあるか
回線の状況に応じて映像の帯域を自動で落とす仕組みがあるかを見ます。カタログの数値では実際が分からないので、無料プランのうちに使う端末でつないで確かめてください。
日本語のサポート体制があるか
社内にITに詳しい担当がいない場合は、日本語で問い合わせできるかで絞ります。この基準なら国産のV-CUBE ミーティングとLiveOnが候補になります。
Web会議ツールおすすめ8選
定番が4つ、定番で足りないときに補う選択肢が4つです。
Zoom（社外商談と大人数に強い定番）
相手の環境を選ばずに入ってもらえるので、社外主催の会議に向きます。招待URLを送るだけで当日の説明がほとんどいりません。無料プランでも録画はできますが、保存先はパソコンのローカルです。弱点は、設定項目が多いことと、無料枠が1対1でも40分で切れることです。録画も文字起こしも主催者のアカウントに紐づくので、社内で共有するなら会議のページにリンクを貼る運用にします。
Microsoft Teams（社内標準向け）
Microsoft 365を契約済みなら追加費用なしで社内標準にできます。WordやExcelを会議中にそのまま共同編集できるため、資料を作りながら進める社内定例と相性がよいツールです。無料版でも社外のゲストはブラウザから参加できます。弱点は、画面と機能が多く操作に慣れるまで時間がかかることと、無料版では録画を残せないことです。
Google Meet（ブラウザだけで参加）
Googleアカウントがあれば無料で使え、ブラウザから参加できます。かつてのGoogle ハングアウトはGoogle Chatへ移行しており、ビデオ会議はMeetに一本化されました（出典：Google「Google ハングアウトから Google Chat への切り替え」）。カレンダーの予定に会議リンクが自動で付くので、同じ予定に議事録ページのリンクも添えておけば、参加者も欠席者も同じ場所を見に行けます。弱点は、Googleアカウントを持たない相手が主催者の承認を待つことです（出典：Google「会議に参加する」）。
Cisco Webex（暗号化と大規模配信）
暗号化やノイズ除去、多言語の字幕に強く、参加者の多い配信にも対応します。無料プランでも録画はできますが、保存先はローカルで、AI Assistantによる要約は含まれません。弱点は画面の反応がやや重い場面があることです。ローカルに置いたままの録画は本人以外が探せないので、保管先と議事録ページの対応を決めておきます。
用途で補う4ツール（国産・登録不要）
定番4つで要件が満たせないときの分岐先です。どれを選ぶ場合も議事録の置き場所は社内で共通にしておくと、ツールごとに記録が散らばりません。
| ツール | どの分岐で選ぶか |
|---|---|
| V-CUBE ミーティング | 国内でのデータ保管や、社外との会議に細かいアクセス制御を求める場合 |
| LiveOn | 閉域網やオンプレミス構成で、インターネットに出さずに会議したい場合 |
| Whereby | 相手に登録を求めず、URL1本で短時間つなぎたい場合 |
| BizMee | 少人数の打ち合わせを無料で済ませたい場合（業務利用の可否は自社で判断する） |
Web会議ツールの無料と有料の違い
有料に切り替えると会議時間の制限が外れ、クラウドに録画を残せるようになります。
定番4ツールの有料最安プラン比較表
| ツール | 有料の最安プラン | 月額（1ユーザー） | 会議時間 | 最大人数 | クラウド録画 |
|---|---|---|---|---|---|
| Zoom | プロ | 公式の料金ページで確認 | 30時間 | 100人 | できる |
| Microsoft Teams | Teams Essentials | 599円（年間契約・税抜） | 30時間 | 300人 | できる |
| Microsoft Teams | Microsoft 365 Business Basic | 1,049円（年間契約・税抜） | 30時間 | 300人 | できる |
| Google Meet | Google Workspace Business Starter | 800円（年間プラン） | 24時間 | 100人 | できない（Standard以上） |
| Cisco Webex | 有料プラン | 公式の料金ページで確認 | 制限なし | 100人 | できる |
（出典：Zoom「Zoom Workplace のプランと料金」、Microsoft「Microsoft Teams のプランを比較する」、Google「Google Workspace の料金プラン」、Cisco「Webex のプランと価格」いずれも2026年8月時点）
表の月額は年間契約での1ユーザーあたりの金額で、月ごとの契約にすると単価が上がります。3人以上で30分を超える会議が週に1回でもあるなら、その会議を主催する人の分だけ有料にすれば足ります。
AI議事録のプラン別対応表
| ツール | AI機能の名称 | 無料プラン | 使える条件 |
|---|---|---|---|
| Zoom | AI Companion | 使えない | 有料プランに追加費用なしで含まれる（出典：Zoom「Zoom AI Companion 機能の利用を開始する」） |
| Microsoft Teams | Copilot | 使えない | Microsoft 365 Copilotのライセンスを別に契約する |
| Google Meet | Gemini | 使えない | Google Workspaceのエディションによる（出典：Google「Google Workspace の各エディションの Meet 機能を比較する」） |
| Cisco Webex | AI Assistant | 使えない | 上位の有料プランに含まれる |
4つとも無料プランでは使えず、有料に切り替えるか追加のライセンスを買うことになります。そして、生成された文字起こしと要約はそのツールの中に残るだけで、会議に出ていない人が探せる場所ではありません。記録を組織で使うには、置き場所を先に決めておきます。決定事項だけを清書して、部署をまたいで編集できるページに置いておけば、契約を乗り換えても記録は組織に残ります。
Web会議のメリットと注意点
Web会議に切り替えて実際に変わるのは、次の3点です。
- 移動と会議室の確保がいらず、拠点をまたいだ打ち合わせをその日のうちに開ける
- 資料は画面共有で配れるので、印刷と事前配布がいらない
- 出張中や在宅の担当者も入れるので、急ぎの判断を先送りしなくて済む
注意点も3つあります。映像が乱れる拠点では音声だけに切り替える運用を決めておきます。参加者が多いと表情が読めないため、司会が名前を呼んで発言を促す形にします。そしていちばん後を引くのが、会議の記録が主催者の手元にしか残らず、欠席者に同じ説明を繰り返すことです。対面ならホワイトボードや配布資料が場に残りましたが、Web会議は画面を閉じた時点で何も残らないので、書き残す担当と置き場所を先に決めます。
Web会議を社内に定着させる運用ルール
ツールを決めても運用ルールが無いと、会議のたびに「今日はどれで開くか」「招待URLはどこか」が起き、録画や文字起こしは主催者のアカウントの中に残るだけで、欠席した人や後任は同じ説明をもう一度受けることになります。決めておくのは、使い分けのルール、社外ゲストの招待手順、会議の記録をどこに残すかの3つです。いずれも口頭やチャットではなく、誰でも参照できて変わったら更新できるページに書き残すことで定着します。
社内標準と使い分けのルールを書き残す
社内標準を1本決めて、相手に合わせる例外も含めてルールをページに書き残します。Google Workspaceを契約済みならMeetに統一する、社内はTeamsで社外商談はZoomにする、といった方針はどちらでも構いませんが、決めたことが個人の記憶とチャットの流れの中にしかないと、新しく入った人は毎回誰かに聞くことになります。書くのは、標準にするツール、例外を認める条件、アカウントの申請先、主催者の決め方の4点です。ページにしておけば、プランの変更でツールを見直したときも、同じページを更新するだけで全員に行き渡ります。ルールは変わるものなので、気づいた人がその場で直せる形にしておくと、古い記述のまま放置されません。
会議前の資料と招待URLを1ページに集約する
定例ごとに1ページを作り、議題・資料へのリンク・招待URL・前回の決定事項をそこに集めます。チャットに流れた資料は数日で埋もれ、会議の直前に「あの資料はどこか」を探す時間が毎回発生します。参加者はそのページだけを開けばよく、欠席する人も何が話されるかを先に読めます。会議が終わったら同じページに決定事項を書き足していけば、次の回の冒頭で前回を振り返る手間もなくなります。ページどうしをリンクでつないでおくと、議事録から関連する社内ルールや前回の資料まで一続きでたどれます。過去の定例ページが一覧で並んでいれば、担当が替わっても去年の同じ時期に何を決めたかを自分で確認できます。
社外ゲストの招待ルールを決める
社外の相手には、参加手順を1ページにまとめて招待メールに添えます。ブラウザから参加するときの入り方、マイクとカメラの許可、つながらないときの連絡先を書いておけば、当日の対応が担当者ごとにばらつきません。待機室を有効にして、入室を主催者が確認する運用も同じページに書きます。参加手順のページは、NotePMの外部共有機能を使えば、招待していない相手にも期限付き・パスワード付きのURLで渡せます。
会議の決定事項を社内Wikiに残す
録画・文字起こし・AI要約は下書きと考え、決定事項だけを清書して社内Wikiに残します。ZoomのAI Companion、TeamsのCopilot、Google MeetのGeminiが作る記録は、そのツールのクラウドや主催者のアカウントに残るだけで、欠席したメンバーや後任が「あの件はどう決まったか」を探せる場所ではありません。議事録のページには決定事項・担当・期限に加えて、参加者と欠席者、関連する社内ルールへのリンク、録画データの保管先を書いておくと、あとから読む人が経緯までたどれます。
社内WikiツールのNotePMなら、議事録の雛形をテンプレートに登録でき、日付や作成者名は自動で入ります。作成したページに加えてWord・Excel・PDFの中身まで全文検索でき、TeamsやSlackとの連携で議事録の更新を普段のチャットに通知できます。誰がいつ読んだかは閲覧履歴で分かります。
録画の可否と保管・削除のルールを決める
録画してよい会議と、してはいけない会議を先に線引きします。人事評価、経営会議、顧客の個人情報を扱う打ち合わせは録画しない、と決めて社内ルールのページに書きます。録画ファイル自体はツール側のクラウドか指定のストレージに置き、議事録ページには保管先へのリンクだけを書けば、Wikiの容量を動画で圧迫しません。保管期間と削除の担当も同じページに書いておきます。
NotePMではノート単位でアクセス権限を設定でき、招待されたユーザーだけが見られるプライベートノートに人事や経営の議事録を分けられます。ページの更新履歴はすべて残って削除できないため、決定事項があとから書き換えられても、誰がいつ何を変えたかを追えます。社内Wikiツールの比べ方は「社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料）」でまとめています。
まとめ：Web会議ツールの選び方と運用ルール
社内標準を1本決め、会議の記録を誰でも探せる場所に残すまでを用意します。
- 社内定例が中心なら、契約済みのTeamsかMeetを使う
- 社外商談・採用面接を主催するなら、主催者側だけZoomなどの有料プランを持つ
- 機密性が高い会議は、WebexやV-CUBE ミーティング・LiveOnを検討する
- 決まったことは全社員が検索できるページに残し、欠席者と後任が自分でたどり着けるようにする
差がつくのは選定よりも、決めたあとの運用です。使い分けのルールと招待手順、会議の決定事項を誰でも探せるページに残せば、欠席者への説明のやり直しと「どこに書いてあったか」を探す時間が減ります。
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