近年、通常会議をWEB会議に切り替える企業も増えています。自社にもWEB会議システムを導入するべきか、悩んでいる担当者も多いことでしょう。本記事では、WEB会議システムの導入を検討している方に向けて、WEB会議で実現できるようになることや注目を集めている背景、期待できる効果について解説します。
WEB会議システムの基本機能
まずはWEB会議システムの導入によって、どのようなことができるようになるのかを説明します。
移動時間の削減
WEB会議の場合、ネット環境さえあれば自宅や自席などどこからでも会議に参加できます。会議のために出張・移動する手間が省けるので、会議前後の時間も有効に使えます。すぐに会議を実施できるので、意思決定や承認までのスピードもアップするでしょう。
スムーズな情報共有
WEB会議では、同じ画面を参加者全員で共有できます。相手への説明に使ったり、画面に直接書き込みを行ったりすることも可能です。またその場で参加者全員に資料や画像データを転送できるなど、柔軟で効率的な情報共有が行えます。
会議内容の録画
レコーディング機能を使えば、会議内容を録画しておけます。会議に参加できなかった人にすぐに内容を共有できるほか、議事録代わりにもなるので、思い込みや勘違いの防止にもなります。録画機能は、社内での研修やセミナー開催にも便利です。
適切な勤怠管理
テレワークの課題は、対象メンバーの勤務状況が把握しづらいことです。その点、テレワーク用のパソコンにWEB会議システムをインストールしてもらい、常時接続するようにルール化すれば、勤務時間や休憩の有無を把握しやすくなります。
コミュニケーション不足の解消
WEB会議システムにはテレビや音声の会議機能のほか、チャット機能もついています。テレワーク中など離れた場所にいても、業務上の不明点をその場で上司や同僚などに質問できます。チャット機能は、休憩時間のちょっとした雑談にも便利です。
WEB会議システム導入の前に知っておくべきメリットとデメリット
WEB会議システムが注目される理由、導入が必要な理由
ここからは、WEB会議システムが注目されている理由について説明します。主に次の4つの視点から、企業でも積極的に導入していくことが望まれます。
柔軟な働き方改革の実現
政府が推進している働き方改革の一環として、テレワークを導入する企業が増加しています。テレワークは子育てや介護などで、オフィスに出社するのが難しい社員に向けた新しい働き方です。WEB会議システムはテレワークの導入には必須であり、需要が高まっています。
リスク分散
昨今の状況から、社員全員がひとつのオフィスに集まって働くことへのリスクが懸念されています。WEB会議システムがあれば、本社以外の自宅やサテライトオフィスなどに社員を分散させることがき、緊急時にも業務を継続しやすくなります。
業務の効率化
長時間労働の是正も働き方改革の目玉ですが、その実現のためには業務の効率化が不可欠です。テレビ会議システムを導入することで会議室の手配や資料の印刷など、会議の準備にかかる手間を大幅に削減ができます。テレビ会議システムを導入する企業が増えている背景には、業務の効率化への期待もあります。
労働力不足
少子高齢化が加速する日本では、労働力不足が深刻です。優秀な人材獲得をめぐる企業間の競争は、厳しくなっていくものと予想されます。しかしWEB会議システムを導入すれば、住んでいるエリアに関わらず、企業のニーズにマッチする人材を採用できるようになります。
WEB会議システムの導入効果
WEB会議システムの導入は、企業と社員の双方にとって大きなメリットが期待できます。特に重要な3つのメリットについて説明します。
コスト削減
参加者がひとつの場所に集合する必要がなくなるので、出張費や宿泊費が発生しません。資料もペーパーレス化でき、使わなくなった会議室も手放せます。またWEB会議システムによって、社員のほとんどをテレワークにできれば交通費も圧縮でき、オフィスの維持費や光熱費なども大幅にカットできるでしょう。加えて初期費用が無料のWEB会議システムを利用すれば、さらなるコスト節約になります。
業務の生産性向上
会議の準備や移動にかかっていた時間が不要になることで、社員は本来行うべき業務に集中できます。同じ時間内にこなせる仕事量が増えて、業務の生産性が向上します。残業や休出の解消にもつながるでしょう。顧客との商談もWEB会議システムで行うようにすれば、今まで移動に使っていた時間に別の打ち合わせを設定することも可能です。
安定した人材確保
WEB会議システムの導入によって多様な働き方を支援できれば、結婚や出産といった大きなライフイベントがあっても社員は仕事を辞めずに継続できます。個人の希望に沿った働き方が実現できれば、従業員満足度も向上します。結果的に離職する社員が減り、企業としても貴重な人材を手放さなくて済むでしょう。また働きたくても出社が難しい人にも雇用の機会を与えることができるので、新たな戦力を獲得するチャンスも生まれます。
まとめ
WEB会議システムの導入によって、コスト削減や業務の効率化、リスク分散、スムーズなコミュニケーションなど、企業はさまざまなメリットを享受できます。また社員のワークライフバランスの実現も、後押しします。企業の生産性を上げたいと考えているのであれば、この機会にWEB会議への切り替えを進めてみてはいかがでしょうか。
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