WEB会議システムは、テレワークなどの柔軟な働き方に対応でき、高額な初期費用がかからないことなどから導入する企業が増加しています。しかし、WEB会議が具体的にどのようなものなのかよくわからない人もいるのではないでしょうか。そこで、本記事ではテレビ会議や電話会議との違い、具体的なメリット・デメリットなどについて説明します。
WEB会議システムとは
WEB会議とは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末を使ってオンラインで行う会議のことです。社員がパソコンなどの端末に向かい合って座ると、その姿がWEB会議に参加している全員の端末に映し出されます。音声も聞くことができるため、リアルタイムで自然に会話することが可能です。また、資料の共有もできるため、会議をスムーズに進行することができるでしょう。端末とインターネットにつながる環境さえ整っていれば、いつでもどこからでも会議に参加できます。例えば、自宅や出張先のホテル、コワーキングスペースなどからでも参加することが可能です。
WEB会議を行うためには、一般的に専用のアプリの導入が必要になります。アプリは、「無料と有料プランがある」「1対1のチャット機能がある」「ホワイトボード機能がある」など、搭載された機能に違いがあります。
WEB会議とテレビ会議と電話会議の違い
WEB会議システムが従来のテレビ会議や、電話会議とどのように異なるのか、よくわからない人もいるでしょう。そこで、ここではそれぞれのシステムの特徴を紹介します。
WEB会議
WEB会議を行うには、タブレットやパソコン、スマートフォンとインターネット環境が必要です。専用の機材を用意する必要はないため、インターネットに接続できる環境さえあれば、どこでも会議ができます。映像や音声でのやりとりだけでなく、データの共有ができる点も大きなメリットといえるでしょう。システムは、月額制が一般的で比較的安価なため導入へのハードルは低めです。無料プランでも、十分に使えるアプリもあります。
テレビ会議
テレビ会議は、専用の機材が設置された部屋に集まり、テレビモニターを見ながら会議を行うものです。専用機材が必要なため初期費用が高額になりがちで、導入のハードルはやや高いでしょう。会議できるのは機材が設置された部屋のみとなります。コストがかかる分、WEB会議と比べ音声・画質ともにクリアな点がメリットです。会議室に入室した社員全員が参加できるため、大規模な会議も行えます。
電話会議
電話会議は、固定電話やスマートフォンなどを使用します。サービス提供会社のアクセスポイントに架電することで、複数人の会議ができる仕組みです。専用機材を用意する必要はないため、電話さえあればすぐに会議ができます。費用は、電話をかけた分だけ払い初期費用もかからないため手軽に導入できるでしょう。ただし、電話会議でやりとりできるのは音声のみです。
WEB会議システム導入のメリット
WEB会議システムの導入には、さまざまなメリットがあります。ここでは、主なメリットを5つ紹介します。
1.いつでもどこでも会議でき迅速に意思決定できる
従来の会議やテレビ会議では、関係者に会議室に集まってもらう必要があります。すぐに決定すべき重要な議案がある場合でも、各関係者の日程調整から始めなければなりません。しかし、WEB会議システムがあれば誰がどこにいても顔を見ながら話し合うことが可能です。必要な情報を即座に共有できるため、意思決定までのスピードも格段に速くなるでしょう。ビジネス環境の急激な変化にも迅速に対応でき、大きなメリットといえます。
2.移動の時間や費用が不要で効率的に働ける
本社で行われる会議に支社で働く社員が出席する場合など、出張を伴うケースもあるでしょう。この場合、交通費や宿泊費がかかるだけでなく移動時間も大きくロスすることになります。しかし、WEB会議の場合はわざわざ移動する必要がないため、このような無駄が発生しません。会議の直前まで時間を有効に活用して働くことが可能です。会議の終了後も、すぐに通常業務に戻ることができます。
3.コストをかけずに会議の環境を整えられる
テレビ会議を開く場合は、専用の機材を導入してセットアップする必要があり、高額な初期費用がかかります。一方、WEB会議であればインターネットに接続したパソコンやタブレットがあれば利用できるため、専用機材を準備する必要がありません。クラウド型のシステムであれば初期費用もほぼかからず、システムの利用料だけで運用することができます。コストを抑えて運用できることは、大きなメリットといえるでしょう。
4.映像や音声だけでなく資料の共有も可能で話しやすい
従来の会議やテレビ会議を開く際は、「事前に会議室の手配をする」「資料を人数分印刷して配布する」などさまざまな手間がかかりました。しかし、WEB会議であれば資料の共有機能があるため事前準備は必要なく、手間を省くことができます。
5.柔軟な働き方に対応できる
これまでは、重要な会議があればリモートワーク中の社員でも参加するために出社する必要がありました。しかし、WEB会議システムを導入すれば、リモートワーカーがわざわざ出社する必要がありません。働いている場所がどこであってもスムーズに参加できるため、柔軟に対応することが期待できるでしょう。
WEB会議システム導入のデメリット
WEB会議には、いくつかのデメリットもあります。ここでは、具体的なデメリットを3つ紹介します。
1.通信が不安定になることがある
WEB会議はインターネット上で行うため、接続状態によってはスムーズに会議ができない場合があります。例えば、電波が悪いなど接続環境が不安定であれば、「会議中に画面が止まる」「話声が途切れる」などのトラブルが起こる可能性もあるのです。また、システム障害などのトラブルが発生してしまうと、会議を進めることができなくなってしまいます。
2.大人数での会議はしにくい
従来の会議やテレビ会議では、会議室に入れれば大人数で話し合うことも可能です。一方、WEB会議であまりに参加人数が多いと、誰が話しているかわかりにくくなるなどの弊害があります。WEB会議システムのなかには、大人数に対応しているものもたくさんあるため、導入の際は、事前にそのシステムの対応人数や使いやすさを確かめるようにしましょう。
3.直接顔を合わせる会議に比べて、参加者の表情や雰囲気が読み取りにくい
会話の際は、言葉だけでなく相手のしぐさや表情、全体の雰囲気なども非言語コミュニケーションの情報としてやりとりしています。しかし、WEB会議の画面ごしの場合、相手と目線がうまく合わなかったりタイムラグがあったりするなど、雰囲気が読み取りにくくなりがちです。そのため、意見のすれ違いが起こらないよう、対面で話すとき以上に注意が必要になります。
まとめ
WEB会議システムは、「どこでも迅速に意思決定できる」「コストを抑えて運用できる」などさまざまなメリットがあります。ただ、「参加者の雰囲気が伝わりづらい」などのデメリットもあるため、通常面談する以上に相手への配慮が必要です。アプリは、「無料」「有料」のプランから選択でき、利用できる機能もシステムによって多岐にわたります。導入する際は、比較検討したうえで自社に合ったものを選びましょう。
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