ニューノーマルで進化するテレワークのメリットとデメリット

新型コロナウィルス感染拡大により広まったニューノーマル時代のテレワークでは、従来から推し進められていたテレワークとは違ったメリット・デメリットがあります。

ニューノーマルでのテレワークのメリットと通常のテレワークでは何が違うの？
テレワークでのデメリットは何があるの？
テレワークのメリットを最大限に生かすポイントがあったら知りたい

急遽テレワークを経験したことで、メリットを感じられた一方、デメリットに対する対策に悩む企業も多いのではないでしょうか。この記事では、現在、大手自動車企業においてテレワーク勤務をしている筆者が、テレワークでのメリットのデメリットから対策までを解説していきます。

急速な変化をしたテレワークのメリットとデメリットを総括

コロナウィルス感染拡大後の現在に浸透しているテレワークは、「人との接触を最低限に抑えるためのテレワーク」と言うことができます。

テレワークは一言で言えば、オフィスに出勤することなく仕事をすることであり、コロナ禍で急速に広まったテレワークでは、業務の優先度が明確になり、「本当にその仕事は必要なのか」と不要な業務はカットしたり、「そもそも出社すること自体、今本当に必要なのか？」と問い始めた企業も増えています。

ニューノーマルの時代に入っても、元の時代には戻れないと考えている企業も多く、今後もテレワーク導入は必須と言えるでしょう。人との接触により感染が拡大するため、できる限り接触が避けられる環境で仕事をすることが推奨され、テレワークは適した働き方です。しかし、ネットワーク環境などにはまだまだ脆弱な点もあり今後も課題が残ります。

変化したテレワークのメリット

ニューノーマルでは、テレワークのメリットにも変化があります。ここでは、企業側と社員側にメリットを分けて以下の内容を解説します。

企業のメリット

非常時の事業継続が可能
コスト削減ができる
企業イメージの向上

社員側のメリット

コロナ感染のリスク低減
通勤からの開放
子育てや介護をしながら働ける

それでは、解説ていきます。

企業のメリット

変化したテレワークのメリットのうち、企業のメリットについて解説します。

企業のメリットは以下の通りです。

非常時の事業継続が可能
コスト削減ができる
企業イメージの向上

それでは一つずつ解説します。

非常時の事業継続が可能

企業のメリットの1つ目は、非常時の事業継続が可能なことです。

地震や台風などの災害、テロなどに加え、現在のようなウィルス感染拡大などの非常時に、事業継続が難しいと考えられる状況になった場合。オフィスに出社することなく、テレワークの環境下で勤務が可能な社員がいることで非常時であっても事業を継続することが可能です。その際、テレワークを導入していない場合と比べても、事業利益の損失を最小限に食い止めることができます。

コスト削減ができる

企業のメリットの2つ目は、コスト削減ができることです。

コロナウィルス感染拡大に伴うテレワークでは、都心オフィスに空室がで始めたことが話題になりました。出勤者が減ったことにより、オフィススペースやペーパーなど多くのコストの削減可能であることがわかりました。また。出産や子育てや介護などによる離職も、テレワークを実施することで避けられ、新しい人材を募集採用するためのコストも必要もなくなります。他にも通勤手当が在宅手当に置き換わるなど、支払う金額も必要最低限で済みます。

企業イメージの向上

企業のメリットの3つ目は、企業イメージの向上です。

テレワークを実施していることを謳うことで、社員への配慮が感じられる働きやすい職場しというイメージにつながります。育児や介護をしていても働き続けることができるというメッセージを発信することで、採用活動の際に、働くことを諦めていた優秀な人材とマッチングする可能性が高くなります。また、育ててきた社員が離職することも抑えられる効果があります。

社員のメリット

変化したテレワークのメリットのうち、社員のメリットについて解説します。

社員のメリットは以下の通りです。

コロナ感染のリスク低減
通勤からの開放
子育てや介護をしながら働ける

それでは一つずつ解説します。

コロナ感染のリスク低減

社員のメリットの1つ目は、コロナ感染のリスク低減です。

コロナ禍において、経済産業省の西村経済再生担当大臣は、出勤者を7割減らすことを目標にしているという発言しました。人との接触によってコロナウィルスの感染が拡大することがわかっており、通勤やオフィスでの感染拡大を危惧しての発言と言えます。社員のメリットとしては、テレワークに切り替えることで、通勤から解放され、混み合ったオフィスで仕事をする必要がなくなるため、コロナ感染のリスクが低減すると言えます。

通勤からの開放

社員のメリットの2つ目は、通勤からの解放です。

テレワークでは、オフィス以外の場所で業務を行うことから、毎朝決まった時間の通勤ラッシュから解放されます。会社に行くためにかけていた時間を、自分の時間や家族の時間に費やすことができ、通勤に伴うストレスも解消することができます。また、誰にも話しかけられない環境を作ることが可能なため、自分自身が一番仕事に集中できる環境で仕事をすることができるようになります。

子育てや介護をしながら働ける

社員のメリットの3つ目は、子育てや介護をしながら働けるです。

働く意欲があり、経験やスキルがあったとしても、出産や育児、介護により仕事を辞めなければならない人はこれからの時代増えていく可能性があります。また、病気や障がいなど、個人が抱える理由からオフィスでの勤務が難しい人もいます。テレワークを導入することでこれまで「育児・介護・病気治療」と「仕事」の二者択一だった選択が、両立しながらバランスよく生活ができるようになります。

テレワークのデメリット

テレワークのデメリットを以下の視点に分けて説明します。

企業側のデメリット

セキュリティリスクがある
社員の労務管理を改めて整える必要がある
コミュニケーションの仕組みが必要

社員側のデメリット

長時間労働になりやすい
仕事とプライベートの切り分けが難しい

それでは一つずつ見ていきます。

企業側のデメリット

テレワークでの企業側のデメリットは以下の3点です。

セキュリティリスクがある
社員の労務管理を改めて整える必要がある
コミュニケーションの仕組みが必要

それでは、解説していきます。

セキュリティリスクがある

テレワークでの企業側のデメリット1つ目は、セキュリティリスクがあることです。

テレワークでは、業務によっては顧客情報やリリース前の情報などの機密情報をオフィス外で使用するため、漏えいのリスクが高まります。いったん漏えいしてしまうと、顧客からの信頼を失い、さらには補償のために巨額の費用がかかるなど大きなダメージを受ける可能性があります。

また、テレワークを狙った攻撃もあり、これはコロナ禍で初めて発生した手口であり、ニューノーマルの時代においても増える可能性がある攻撃と言えます。セキュリティリスクに対しては、情報漏えいを防ぐためのルールやワークフローの策定、また社員のセキュリティ意識を高める教育の徹底が必要です。

社員の労務管理を改めて整える必要がある

テレワークでの企業側のデメリット2つ目は、業員の労務管理を改めて整える必要があることです。

テレワークでは社員の出勤・退勤・離席をどう把握するかということが問題になる可能性があります。従来のオフィスワークに対して管理の目が届きにくく、勤務実態の正確な把握が困難です。対策としては裁量労働制の導入や、オフィスチャットツールを導入して在席／離席状態をチェックするなどの方法があります。

しかし、いずれも確実に勤務実態を把握できるとは言い切れません。勤務実態の把握は、社員の評価や給与などに関わる非常に重要な問題です。テレワークの導入を成功させるには、勤務実態を正確に把握できるような仕組みづくりが必要です。

コミュニケーションの仕組みが必要

テレワークでの企業側のデメリット3つ目は、コミュニケーションの仕組みが必要なことです。

働き方改革の影響もあり、テレワーク環境の整備は経営者にとって避けては通れない課題のひとつといえます。サテライトオフィスや自宅など、社外で働く社員とスムーズに業務を進めるためには、Web会議システムやビジネスチャットなどのツールを導入し、円滑にコミュニケーションを取れる仕組みづくりが重要です。その仕組みは、社内wikiに代表されるような情報共有ツールを活用することで可能になります。情報共有ツールについては、以下に詳しくまとめています。ぜひご参照ください。

社員側のデメリット

テレワークでの社員側のデメリットは以下の3点です。

長時間労働になりやすい
仕事とプライベートの切り分けが難しい

それでは、解説していきます。

長時間労働になりやすい

テレワークでの社員側のデメリット1つ目は、長時間労働になりやすいことです。

テレワークには場所にとらわれず柔軟な働き方を実現できるというメリットがありますが、一方で、プライベートと業務時間の区切りが付けにくく、残業時間の増加につながるデメリットがあります。出社していれば始業、終業のタイミングがはっきりしていますが、そうでない場合は自分で時間をコントロールしないと残業時間ばかりが延びる可能性があります。また、管理側も勤務実態が把握しにくいため、どれだけの業務がこなせるかわかりにくく、結果としてオーバーワークを求めてしまう傾向があります。

仕事とプライベートの切り分けが難しい

テレワークでの社員側のデメリット2つ目は、仕事とプライベートの切り分けが難しいことです。

テレワークを導入した企業の事例から見るメリットの伸ばし方とデメリットの抑え方

テレワークを導入した企業の事例から見るメリットの伸ばし方とデメリットの抑え方を解説するため、以下の3つの事例を紹介します。

株式会社NTTドコモ
徳島県
日本IBM社

それでは、一つずつ解説します。

株式会社NTTドコモ

テレワークを導入した企業の事例の1つ目は、株式会社NTTドコモです。

ＮＴＴドコモは社員全員がテレワークを実施しています。メールやチャット、スケジュールをはじめWEB会議などオフィスで利用しているアプリがモバイル端末で利用可能で、ファイル管理や申請の承認、また災害連絡などでもアプリが活躍しています。また、「農業にICTを活用して地域活性化を目指す」ことを目標にした営業活動を行っている「アグリガール」と呼ばれる人たちがテレワークを活用しています。NTTドコモは自社でのアプリ開発がテレワークでのアプリの活用に繋がっていると言え、農業というまったく異なる分野においてもそれをデメリットとせず、農業の中でICTを活用する方法を実践することで、デメリットをうまく克服しています。

徳島県

テレワークを導入した企業の事例の2つ目は、徳島県です。

～在宅勤務・県庁版サテライトオフィス・モバイルワーク～

徳島県では、在宅勤務をはじめサテライト・オフィス、モバイル・ワークというの3つの形のテレワークを導入しています。個人所有PCからネットワークに接続して業務を行うことができる環境を整え、テレワーク専用PCの貸与も行っています。また、サテライト・オフィスやモバイルワークを実施することで、通常の業務の効率化だけでなく、災害発生時に業務が継続できる環境を整えることも、サテライト・オフィスの狙いの一つです。県民の重要な情報を預かる中枢であることからしっかりとしたセキュリティ対策が求められますが、対策は一つだけではなく、複数の技術を重ねて導入することで、不正アクセスへの対策を行っています。

日本IBM社

テレワークを導入した企業の事例の3つ目は、日本IBM社です。

日本IBMでは、実に33年前からテレワークを行っているというテレワークの老舗企業です。1999年の前から、交通費の精算や休暇申請などを電子申請にしたり、資料も電子化しペーパーレスを推進しています。このような取り組みで、どこにいてもオフィスと同じように働ける環境を整えてきたのが日本IBM社です。新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、全社員に在宅勤務を強く推奨するレベルに引き上げ基本は在宅勤務にする体制となりました。実現するためには、多くのツールを効率よく適切に使いこなしていることが事実としてあり、社員も、「今一番効率の良いツール」を選択して最適に利用しています。

テレワークのメリットを最大限に生かすためのポイント

テレワークを最大限に生かすためのポイントは以下の3つです。

自宅以外のフレキシブルオフィスの設置
社員が働きやすい環境を整える
社員の持つ情報を効率的に共有できるようにする

それでは、一つずつ解説していきます。

自宅以外のフレキシブルオフィスの設置

テレワークを最大限に生かすためのポイントの1つ目は、自宅以外のフレキシブルオフィスの設置です。

フレキシブルオフィスは、会社以外の場所に設置されたオフィスのことで、シェアオフィスやコワーキングスペースなど、柔軟に使用できるオフィスです。社員の居住する地域にフレキシブルオフィスを借りて勤務する形態で、郊外型サテライトオフィス、とも呼ばれています。固定のサテライトオフィスでは場所が固定されてしまう他、社員は例え遠方であってもそこまで行く必要がありますが、フレキシブルオフィスの場合、社員が住む地域での契約も可能なため、テレワークのメリットを最大限に活かした働き方が可能です。

社員が働きやすい環境を整える

テレワークを最大限に生かすためのポイントの2つ目は、社員が働きやすい環境を整えることです。

ニューノーマルの時代になり、今後、在宅勤務が増えていくことが考えられる今、企業は社員の自宅の環境や、サテライトオフィス等の環境も、法律に従って整えることが必要です。在宅で勤務する場合、社員のプライバシーへの配慮に始まり、セキュリティの課題など様々ですが、忘れがちなのが、設備を整えることです。執務専用の机や椅子、照明や空調など、在宅勤務者の疲労を軽減するような配慮をすることが重要です。

社員の持つ情報を効率的に共有できるようにする

テレワークを最大限に生かすためのポイントの3つ目は、社員の持つ情報を効率的に共有できるようにすることです。

コロナ禍でのテレワークでは、急遽社員が別々の場所から、それぞれの知見で業務を進めたため、非効率的に仕事をしている可能性もあります。しかし今後は、社員個人に属人化した知見を共有しナレッジマネジメントを実施することで、仕事が属人化することなく誰でも同じ品質の仕事をすることが可能となります。そのための知見の共有先として、社内Wikiは有効です。社員がさまざまな情報を書き込み蓄積し、編集・検索・閲覧することで、社内の知りたいことが簡単に確認可能です。

まとめ

本記事では、テレワークのメリットとデメリットを、企業側・従業員側の両方の視点からまとめました。新型コロナウイルス感染症をきっかけにテレワークは新しい時代の働き方として、すでに定着をしたと言えます。必要に迫られて急速に拡大したテレワークのデメリットをいかにカバーしながら、自社に最適化して運用できるのかが大切です。
オンラインでのコミュニケーションにおいてナレッジ共有は今まで以上に重要な要素になっています。テレワークの推進において社内wikiのはあらゆる企業が活用を検討すべきツールだと言えるでしょう。

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