新型コロナウィルス感染拡大により広まったニューノーマル時代のリモートワーク。統計では、このままリモートワークは定着すると考えている人が8割を占めていることがわかりました。また、急遽始まったリモートワークでは、従来から推し進められていたリモートワークでは見えなかった課題がわかってきました。
急遽リモートワークを経験したことで、課題を抱えたまま、または、まだ潜んでいるかもしれない課題に悩む企業も多いのではないでしょうか。この記事では、リモートワークにおける課題から円滑な運用方法までを解説していきます。
目次
「リモートワーク」と「テレワーク」その違いと課題
リモートワークとは、従業員がオフィスに出社せずに、会社以外の場所で業務を行うことを意味します。カフェでの作業やレンタルオフィス、シェアオフィスなどで行う業務業務もリモートワークになります。一方、テレワークは、政府の働き方改革の一環として従来から提唱されてきたもので、同時にワークライフバランスの確立、地域活性化や労働力の確保などのメリットも付随したいわば「政策」とも言えます。
リモートワーク自体には明確な定義がなく、「遠隔」という意味を持つリモートでの業務を指しています。「テレワーク」という言葉は主に政府や自治体や各省庁が使用しており、「リモートワーク」という言葉は、一般企業やフリーランスでの使用が見られます。いずれにしても、抱える課題に大きな差はありません。セキュリティ問題や、従業員の勤怠管理、従業員同士のコミュニケーション、情報共有などの課題を残したままニューノーマルの時代に突き進んでいると言えます。
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コロナ禍のリモートワークから見えてきた課題
コロナ禍のリモートワークから見えてきた課題は以下の通りです。ここでは、企業側と従業員側にメリットを分けて以下の内容を解説します。
- セキュリティリスクの管理
- 従業員間のコミュニケーション不足
- 生産性向上と管理
それでは、解説していきます。
セキュリティリスクの管理
リモートワークの課題の1つ目は、セキュリティリスクの管理です。リモートワークでは、これまで社外に持ち出すことができなかった情報を持ち運んだり、自宅で開くことになります。そのため、パソコンの盗難やウィルスへの感染により、顧客情報が漏洩するリスクが起こる可能性がでてきます。セキュリティ問題への対策としては、情報漏洩を防ぐシステムの導入や、従業員への教育、また、リモート下での情報の取扱について新たなルールを策定するなど、入念な対策が必要です。
従業員間のコミュニケーション不足
リモートワークの課題の2つ目は、従業員間のコミュニケーション不足です。リモートワークでは、チャットやメール、社内SNSなどのテキストメッセージによるやりとりが多くなり反応が見えにくいため、意図していない内容が相手に伝わってしまうなど、情報伝達に食い違いが発生する可能性があります。また、伝えたい情報を適切なタイミングで相手に伝わらない可能性もあります。必要最低限のコミュニケーションで終わってしまう場合も多く、自分で調べて解決したり、相手の状況に遠慮してコミュニケーションを取りづらくなり、生産性の低下につながります。こうした状況に対して、積極的にコミュニケーションを取る、という意識の改革や環境を整えること必要です。文字だけではなく、WEB会議システムなども積極的に活用してコミュニケーションを深めることで、仕事を効率良く進めることができます。
生産性向上と管理
リモートワークの課題の3つ目は、生産性向上と管理です。リモートワーク下では、「生産性が下がった」と感じる人が43%という統計があります。これは、勤務環境が整っていない、集中しづらい、同僚からの協力が得られにくい、などの理由からの回答です。オフィスには仕事をスムーズに進めるために必要な環境が整っていますが、リモートワークではまだ、オフィスのような環境が整っているとは言えません。また、夫婦どちらもリモートワークの場合、同じ空間でどちらかがWeb会議をしていたり、自宅の場合は気になることが出てきたりと、集中しづらいと感じることがあります。同僚からの協力が得にくい、という点では、ちょっとした雑談の時間を活用し、現在取り組んでいる仕事の情報交換や、ビジネスアイデアの創出機会がありましたが、リモートワークしたではそのような機会が減少していると言えます。
リモートワークをスムーズに進めるための課題解決方法
リモートワークをスムーズに進めるための課題解決方法は以下の3つです。
- セキュリティリスクの課題解決方法
- 従業員間のコミュニケーション不足の課題解決方法
- 生産性向上と管理の課題解決方法
それでは、一つずつ解説します。
セキュリティリスクの課題解決方法
リモートワークをスムーズに進めるための課題解決方法の1つ目は、セキュリティリスクの課題解決方法についてです。リモートワークでは、オフィスとは異なる環境で仕事を行うことになり、使用するデバイスの管理やデータの持ち出し、ソーシャルメディアの利用などについて、新たなルールを設ける必要があります。就業規則においてもリモートワーク時のルールを明記し、違反した場合の罰則規定などで抑止力を持たせる必要もあります。また、従業員教育の継続的な徹底や、万が一の場合の体制の整備など、あらかじめ規定しておくことが重要です。
従業員間のコミュニケーション不足の課題解決方法
リモートワークをスムーズに進めるための課題解決方法の2つ目は、従業員間のコミュニケーション不足の課題解決方法についてです。リモートワーク下でのコミュニケーション不足対策として、コミュニケーションツールを積極的に導入することがおすすめです。チャットやWeb会議システムなど、新しいコミュニケーションツールを導入することで、気軽に相談できる環境を作ることが可能です。
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生産性向上と管理の課題解決方法
リモートワークをスムーズに進めるための課題解決方法の2つ目は、生産性向上と管理の課題解決方法についてです。まず、リモートワークであってもとスケジュール管理するが大切です。リモートワークでは上司の監視が低くなり、仕事の効率を落としがちです。しかし、TODOリストを作成したり、スケジューリングをすることでを立て、生産性をオフィスと同じ状態に保つことができます。また会社側は、従業員の自己管理だけではなく、成果物の提出や進捗報告を義務づけることを指示するのも効果的でしょう。ITツールの導入も必須となりますが、ハード面だけでなく、従業員一人一人に情報の共有を強化させるなど、ソフト面とのセットで運用していく必要があります。
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リモートワークの課題を乗り越え円滑に運用するポイント
リモートワークの課題を乗り越え円滑に運用するポイントは以下の3つです。
- 従業員の管理と適切なフォロー
- 必要なツールやシステムの導入
- 社内の制度や環境の整備を継続して行う
それでは、一つずつ解説していきます。
従業員の管理と適切なフォロー
リモートワーク運用のポイントの1つ目は、従業員の管理と適切なフォローです。リモートワークでは、上司の管理下にいながらも労働が個人の裁量に任されるところが多くなり、環境の整備、労務管理や人事制度の整備・改訂など、リモートワークに適した管理方法を構築することが大切です。また、リモートワークについてのアンケートでは「孤独を感じる」と回答する従業員もいるため、メンタルのケアなど早めに対処する必要があります。
必要なツールやシステムの導入
リモートワーク運用のポイントの2つ目は、必要なツールやシステムの導入です。ニューノーマル時代のリモートワークに適した環境を整備することが必要です。オフィスでの業務を補完するツールを導入することが適切です。特に重要なツールは、Web会議システム、ビジネスチャット、勤怠管理システムの3つです。これらのツールを導入し、ストレスが少ない環境でのリモートワーク体制を実現しましょう。
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社内の制度や環境の整備を継続して行う
リモートワーク運用のポイントの3つ目は、社内の制度や環境の整備を継続して行うことです。コロナ禍でのリモートワーク導入では、緊急的にツールや制度、環境を整備しましたが、今後も継続してリモートワークを行う場合、これらの制度を定期的に見直すことが大切です。リモートワークの評価制度自体がない場合、人事評価制度について、新たに項目を追加して評価をする必要があります。出社している従業員と、リモートワークの従業員との間に差が出ないよう、継続して整備し続けることが大切です。
まとめ
コロナ禍が終息したニューノーマルの時代において、リモートワークも標準的な選択肢に入っていきます。従業員によるリモートワークの生産性を最大化することが、企業のの競争力向上につながります。そのためには、従業員のリモートワーク環境の整備と維持・向上が重要で、それだけでも高いパフォーマンスを発揮してくれる可能性があります。本稿では、ニューノーマルでのリモートワーク、課題解決方法、リモートワークの円滑な運用について解説しました。
円滑なコミュニケーション、生産性の向上など、目的を明確にした上で、必要に応じてツールを導入し、リモートワークを推進していくことがこれからの時代に求められます。良い人材を確保し続けるために、従業員が最大限の生産性を発揮できる環境を整え続けましょう。
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