テレワークで起きるコミュニケーション不足と対策・改善のコツを解説

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

政府が定める働き方改革や新型コロナウィルス感染拡大により、テレワークが急速に広がりました。特にコロナ禍においては、急遽テレワークを導入した企業も多く、慣れない環境の中でのコミュニケーションの取り方が問題になりました。

テレワークの中でうまくコミュニケーションが取れているのか不安？
テレワークでもコミュニケーションを効率よくとれるコツはあるのか？
テレワーク中に円滑なコミュニケーションをとるためのツールはあるのか？

テレワークを経験し、テレワーク中のコミュニケーションの重要性を強く感じている方も多いのではないでしょうか。

業務を効率よく円滑に進めるためには、コミュニケーションの取り方を工夫する必要があり、そのためのツールを導入することも考えていくことも大切です。

この記事では、実際に大手企業においてテレワークをしながら、社員のコミュニケーション向上を担当した経験のある筆者が、テレワーク中に起こるコミュニケーション不足の状況と対策、コミュニケーションのコツを解説していきます。

テレワーク中に起こりやすいコミュニケーション・エラー

テレワーク中に起こりやすいコミュニケーション・エラーは以下の3つです。

社員の仕事の状況が見えない
上司が部下を管理できていない
チームワークが悪化する

それでは、一つずつ見ていきましょう。

社員の仕事の状況が見えない

テレワーク中に起こりやすいコミュニケーション・エラーの一つ目は、社員の仕事の状況が見えないことです。テレワーク中は社員の働く姿を実際に目で見ることができないため、勤怠管理の方法を再考する必要があります。

出勤や退勤の時刻、休憩時間、残業などは、本人が自己申告することになるため、出社し勤務をしていたこれまで管理方法では対応が難しくなります。テレワークを導入するには、労働時間の管理方法やテレワーク中のルールなど、テレワーカーの労務管理の方法を整備する必要があります。

上司が部下を管理できていない

テレワーク中に起こりやすいコミュニケーション・エラーの二つ目は、上司が部下を管理できていないことです。

テレワーク中は、目の前にいない部下をどうやってマネジメントをしていくかという課題があります。社内など上司と部下が同じ空間にいれば、上司は部下の様子を把握できますし、表情などからは心身の状態をキャッチすることも可能です。

また、何か気になることがあればその場で声かけもできますが、テレワーク中の場合はそれらが難しくなります。上司は部下が今、どのような仕事に取り組んでいいてどのくらい進んでいるか、など、業務進捗を常に確認していく必要があり部下の課題や悩みを定期的に知る機会を作ることが必要です。

チームワークが悪化する

テレワーク中に起こりやすいコミュニケーション・エラーの三つ目は、チームワークが悪化することです。テレワーク中は社員同士が直接顔を合わせる機会が減り気軽なコミュニケーションも現象します。その結果、チームワークが悪くなる可能性も考えられます。

また、顔が見えないコミュニケーションツールであるチャットやメールなど、文字を中心としたやりとりが多くなると、ちょっとした言い回しや捉え方の違いで、意図した内容が伝わらず、チームの中の人間関係を悪化させてしまう可能性もあります。

テレワークでのコミュニケーション不足が引き起こす状況

テレワークでのコミュニケーション不足が引き起こす状況は以下の3つです。

顔が見えず雰囲気が伝わらない
言葉足らずで誤解が生じる
孤独を感じる

それぞれ、見ていきましょう。

顔が見えず雰囲気が伝わらない

テレワークでのコミュニケーション不足が引き起こす状況の一つ目は、顔が見えず雰囲気が伝わらないことです。

顔が見えない状況でオンラインで話すと、相手の表情がわからないため、実際どのような雰囲気の中で話が進んでいるのかがわからなくなります。対面で話をしていれば、相手の置かれている状況や表情がわかるため、雰囲気を察知した対応が可能です。

テレワークの場合は声のトーンや会話の進行や間によって雰囲気を感じていく必要があるため、相手に伝えたいことが伝わっているのかを早めに察知し解決することが難しくなります。

言葉足らずで誤解が生じる

テレワークでのコミュニケーション不足が引き起こす状況の二つ目は、言葉足らずで誤解が生じることです。

テレワーク中のコミュニケーションでは、対面でのコミュニケーションよりも多くの言葉が必要とされます。例えば自分の状況を説明しなければならない状況で、その説明を省いたために、上司から「仕事をサボっているのではないか」という疑いをかけられてしまうこともあります。

一度ついた疑惑や悪い印象をテレワーク中に取り返すのは難しく、結果として、テレワークで業務を行うことを見合わせなければならない可能性も出てきます。同じ社内にいて顔を合わせる、ということがないテレワーク環境では、相手の理解を促すためにもできるだけ多くの言葉を使ってわかりやすく、自分の状況を説明する必要があります。

孤独を感じる

テレワークでのコミュニケーション不足が引き起こす状況の三つ目は、孤独を感じることです。テレワークをしていると様々な不安に襲われ孤独を感じやすくなります。

相手の顔が見えないことから相手の気持ちが察しにくかったり、上司からサボっていると思われているというような不安があったり、また、自分だけがテレワークをしている場合には、取り残されて話題についていけないような不安も抱えるかもしれません。特に、出社者とテレワーカーが混在する職場では、テレワーカーが少数派の場合、周囲の目が気になり不安が増すことも考えられます。

テレワーク中のコミュニケーション問題への対策

テレワーク中のコミュニケーション問題への対策は以下の3つがあります。

目標の明確化と成果物の共有
コミュニケーションツールの導入
顔の見えるコミュニケーションで雑談する

それでは一つずつ見ていきます。

目標の明確化と成果物の共有

テレワーク中のコミュニケーション問題への対策の一つ目は、目標の明確化と成果物の共有です。テレワーク中の上司から部下への指示出しは、できるだけ明確におこなう必要があります。

不明確な指示を出すと、部下が意図しない方向に仕事を進めてしまい、手戻りが発生したり無駄な工数を使うことになります。部下もまた、上司に対して何を目的として業務の指示をおこなっているのか、成果物の形をを求め、進むべき方向性を明確にしていきましょう。

コミュニケーションツールの導入

テレワーク中のコミュニケーション問題への対策の二つ目は、コミュニケーションツールの導入です。テレワークを導入する際には、コミュニケーションツールを統一する必要があります。使用するコミュニケーションツールが多様な場合、例えばどのツールでファイルを共有したか、また、会話の内容を再度確認したい場合であっても確認に時間がかかり、効率が悪くなります。

また、コミュニケーションツールを使いこなせない場合、使いこなせる人との情報格差が生じる可能性もあります。そのため、誰でも使いやすいコミュニケーションツールの選定が必須となります。

顔の見えるコミュニケーションで雑談する

テレワーク中のコミュニケーション問題への対策の三つ目は、顔の見えるコミュニケーションで雑談するです。社内では普通におこなわれる雑談も、テレワーク中は意図しておこなわないと雑談をする機会が減っていきます。

相手の顔を見ながら雑談すると、表情が伝わってくるため雰囲気良く話をすることができますし、テレワーク中に感じやすい孤独を和らげることも可能です。普段の業務の中でも、大きなアイデアが雑談から生まれることもあり、テレワーク中であっても、相手の顔を見ながらコミュニケーションをとることが大切です。

テレワーク中のコミュニケーションの取り方のコツ

テレワーク中のコミュニケーション取り方のコツは以下の3点です。

スケジュールを共有する
会議はビデオをオンにする
チャットは頻繁にチェックし積極的に発言する

それでは、一つずつ解説します。

スケジュールを共有する

テレワーク中のコミュニケーション取り方のコツの一つ目は、スケジュールを共有することです。

テレワーク中は、できる限り自分の業務の進捗状況ををこまめに上司や同僚に共有することが大切です。こまめに報告をすることで、顔が見えなくてお互いに安心感を持って仕事を進めることが可能です。

また、誰かに相談したくなった場合、まずは相手の予定表をオンラインで確認しましょう。チャットやメールは基本的には相手が見ることができるタイミングで見るものですが、空いている時間に聞くようにすれば、お互いがストレスを感じることなく短時間で答えを得ることも可能です。

会議はビデオをオンにする

テレワーク中のコミュニケーション取り方のコツの二つ目は、会議はビデオをオンにすることです。

テレワークでは、映像と音声をつなげながらWeb会議システムを通してコミュニケーションを取ることが大切です。Web会議システムではもちろん映像をオフにして参加することも可能ですが、できる限りオンにして、お互いの表情を確認し雰囲気を共有しながら会話すると良いでしょう。

チャットは頻繁にチェックし積極的に発言する

テレワーク中のコミュニケーション取り方のコツの三つ目は、チャットは頻繁にチェックし積極的に発言することです。

テレワーク中は、できる限りチャットを確認してすぐに返信するようにしましょう。会社にいれば会話で解決していた内容も、テレワークの場合、チャットが代わりを果たしてくれます。また、テレワーカー側からも積極的に会話を持ちかけることで、コミュニケーションが活発となり、対面でなくても遜色のないコミュニケーションを取ることができます。

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