在宅勤務で企業が成功するための背景・ステップ・効果・おすすめツールを徹底紹介

2021年02月22日(月) テレワーク
在宅勤務

在宅勤務で企業が成功するために、導入背景を正しく知った上で、適切なステップを踏むことが大切です。社員の満足度が高まり、離職率削減に効果を発揮します。また、在宅勤務時に使用するコミュニケーションツールへの注目が日々高まっています。

本記事では、在宅勤務を始める背景、成功するための6つのステップ、効果、おすすめのツールについて詳しく解説していきます。

在宅勤務を企業が導入する背景

企業が在宅勤務を導入する背景として、以下の5点を紹介します。

  • 人材不足の解消
  • 感染症への予防と対策
  • ICT環境の整備
  • コスト削減
  • 国の成長戦略

それでは、一つずつ解説します。

人材不足の解消

まずは在宅勤務を導入する1つ目の背景として、人材不足の解消が挙げられます。以下等の理由により、日本企業の数多くで人材不足が深刻化しています。

  • 人口減少
  • 中小企業での景気悪化
  • 勤務地の限定
  • 子育て世帯の女性が育児や家事などが理由で働けない

在宅勤務を活用することで、社員は働く場所に捉われることもありません。毎朝満員電車に揺られ、事業所に着く前に疲弊してしまう、ということも予防できます。子育て世帯の女性にとっても、在宅勤務を行う会社は魅力的です。急な子供のお迎えが必要な時、子供の用事に対応しなければならない等、在宅勤務を活用すれば可能になります。また休憩中に家事をささっと済ませられます。

また、中小企業で景気が悪化した場合も、在宅勤務を活用することで業績アップにつながります。オフィススペースも必要なくなり、固定費の削減に効果を発揮するからです。人口減少による人材不足は避けられませんが、その中でも在宅勤務を取り入れている企業は魅力的があり、人材が集まりやすい傾向にあります。在宅勤務は企業にとって人材不足解消への道筋となります。

感染症への予防と対策

在宅勤務を導入する2つ目の背景は、感染症への予防と対策です。新型コロナウイルス感染症をきっかけに、感染症の拡大を防止するために在宅勤務を活用する企業の数が急速に加速しました。

在宅勤務によって自動的に以下4点を中心に防ぐことが可能です。

  • リスクの高い満員電車での通勤
  • オフィスでの3密の会議
  • 社員間のランチコミュニケーション
  • 社員共有物使用

在宅勤務の活用によって、感染症の対策はもちろん、予防にも効果を発揮します。

ICT環境の整備

在宅勤務を企業が導入する3つ目の背景は、ICT環境の整備です。Web会議・オンライン商談・ビジネスチャット・社内コミュニケーションツール・勤怠管理などのICT環境がすでに整備されている企業は、在宅勤務をすぐに始めることができます。

教育はもちろん仕事においてもICTが注目されているため、在宅勤務をきっかけにICT環境を万全に整える企業が増えています。在宅勤務の活用が、ICT環境の整備に繋がります。

コスト削減

在宅勤務を企業が導入する4つ目の背景は、コスト削減です。在宅勤務の活用によって、以下のコストを削減できます。

  • オフィススペース賃貸料
  • 事業所への交通費
  • 出張費

在宅勤務を活用すればオフィス規模を縮小して無駄なコストを省けますし、社員が毎日通勤している交通費も不要となります。また出張も廃止すれば出張費の支払いも不要です。在宅勤務は企業が抱えている固定費コストの削減できます。

国の成長戦略

在宅勤務を企業が導入する5つ目の背景は、国の成長戦略です。日本の政府も在宅勤務を推奨しており、施策も発表されています。在宅勤務の導入をスタートした企業は「助成金」「PR支援」を受けられるチャンスがあります。

政府の施策は、在宅勤務を始めたいと思っているが初期費用によりなかなか始められない企業にとって導入を促せます。国の成長戦略がきっかけで在宅勤務を導入する企業も増えています。

在宅勤務によって企業が成功するための6つのステップ

企業が在宅勤務を成功するためには、以下6つのステップを順に取り組むことが重要です。

  1. 目的の明確化
  2. 社内ルールの整備
  3. ネットワーク環境の整備
  4. コミュニケーションツールの導入
  5. 実行後の評価
  6. 改善アクション

それでは、順番に見ていきましょう。

1.目的の明確化

企業が在宅勤務を成功するための1番目のステップは在宅勤務の目的を明確にすることです。
目的がないと無駄なコストばかりが出て行ってしまいます。目的を明確に決めることで、それに合わせた必要な施策を立てることができ、最適なツールの導入ができ、最短で効果を発揮します。

在宅勤務を導入する目的は何か、以下例を参考に具体的に考えてみましょう。

例:

  • どのような効果を得たいのか(生産性向上、離職率の減少、コミュニケーション活性化など)
  • どれくらいの効果を得たいのか(数字で表すとどれくらいか)
  • いつまでに効果を得たいのか(1年後、5年後、10年後のイメージ)
  • 誰に対して効果を得たいのか(社員全体、子育て世帯の女性、介護世帯など)

目的を明確すれば、在宅勤務の道筋をスタート時点からしっかりと立てることができます。

2.社内ルールの整備

企業が在宅勤務を成功するための2番目のステップは、社内のルールを整備することです。例えば以下のような在宅勤務ルールが必要です。

  • 社内就業規則
  • 勤怠システムの入力方法
  • 休憩時間の入力方法
  • 在宅勤務可能な頻度
  • 実績、行動などの評価基準

在宅勤務に合わせたルールを整備することで、社員の正しい評価にもつながります。会議出席数、発言力、オンラインファシリテート力など、在宅勤務においても評価しやすい制度を整えましょう。

正しく評価を挙げた社員を正しく褒めることができれば、社員の満足度も向上します。在宅勤務ルールを正しく整備しましょう。

3.ネットワーク環境の整備

企業が在宅勤務を成功するための3番目のステップは社外環境から社内ネットワークにアクセスするための、ネットワーク環境の整備です。具体的には以下があります。

  • VPN接続
  • クラウドサービスの利用

VPN環境の構築が難易度高い、VPN接続数が増えると社内のネットワークが遅くなってしまう等、VPN環境構築にリスクがある場合は、一部のシステムをクラウドサービスに置き換えた方が良いと言えます。在宅勤務におけるネットワーク環境の整備をしっかりと整え、社員が快適に仕事できる・セキュリティが高いネットワーク整備を行いましょう。

4.コミュニケーションツールの導入

企業が在宅勤務を成功するための4番目のステップは、最適なコミュニケーションツールを導入することです。在宅勤務時は社員間におけるコミュニケーションが大事です。なぜなら、在宅勤務のコミュニケーションが低下すると、社員が離職に繋がるからです。

ツールに以下の機能があると、在宅における社員間のコミュニケーションも活性化し、社員が孤立奮闘することも防げます。

  • 社員の持つ専門的なナレッジ(知識)の一元管理機能
  • ドキュメント閲覧履歴の一覧表示機能
  • 資料の情報整理機能
  • 強力な検索機能

在宅勤務活用時には、社員のコミュニケーションを向上できるツールを選びましょう。

関連記事:【2021年版】社内コミュニケーションツール おすすめ11選を徹底比較(無料あり)

5.実行後の評価

企業が在宅勤務を成功するための5番目のステップは在宅勤務を実行した後に適切に評価をすることです。
評価をすることで、社員の不満を解消、適切な環境整備にも役立ちます。

「社員へのアンケート」「在宅勤務の働き方による社員のディスカッション」によって社員の反応を見ましょう。ストレスを感じている、コミュニケーション不足を感じている社員がいないか把握しましょう。在宅勤務を開始してから一定期間後、問題点・課題を洗い出して、評価することが大切です。

6.改善アクション

企業が在宅勤務を成功するための6番目のステップは在宅勤務を評価したあと、改善のアクションを行うことです。改善アクションを行うことで、最適な在宅勤務の環境作りができます。その結果、社員の満足度向上、企業の売上向上にも効果を表します。例えば以下の3点の改善アクションがあります。

  • 社員が偏って長時間労働している場合→社員へのサポート対応
  • コミュニケーション不足している場合→適切なツールの導入
  • ネットワークに不安を感じる場合→セキュリティ対策の強化

それぞれの問題に合わせた、適切なアクションを行い改善効果を図りましょう。

在宅勤務によって企業が得られる5つの効果

在宅勤務によって企業が得られる効果について、以下の5つを紹介します。

  • 社員の満足度向上
  • コミュニケーションの活性化
  • 生産性の向上
  • コスト削減
  • 離職率の低下

それぞれ、一つずつ解説します。

社員の満足度向上

在宅勤務は社員の満足度向上に効果を発揮します。社員が活用することによって、以下4点を実現できるからです。

  • 通勤時間の疲労やストレスがなくなる
  • 好きな時間帯に好きな働き方を選択できる
  • 住む場所を選べる
  • 気の合わない同僚と直接顔をあわせなくても良い

在宅勤務活用によって社員の満足度が向上し、働きやすい会社となります。

コミュニケーションの活性化

在宅勤務は社員間のコミュニケーション活性化に効果がでます。話しやすい環境をテレビ会議、メール、チャット、バーチャルオフィスなどで実現できるからです。在宅勤務に適切なツールの導入は、これまで対面で気軽に話せなかった同僚に対しても雑談を含めたコミュニケーションを可能にします。

生産性の向上

在宅勤務は社員の生産性向上に効果があります。以下例のように無駄な間接工数を省き、仕事のスピードがあがるからです。

例:

  • 顧客からの問い合わせに迅速に対応できる
  • 電話や来客、同僚などからの話しかけがなく仕事に集中できる
  • 社員のフットワークが軽くなり、他部門や他社との連携が進む
  • 顧客や他部門から情報を入手するスピードがあがる

社員一人一人の生産性向上により、会社の利益もアップします。

コスト削減

在宅勤務は以下の4つのコスト削減に効果を発揮します。

  • オフィススペース
  • オフィス機器の費用
  • 社員への交通費
  • 出張手当

今まで削減対象として見なかった固定費を削減でき、利益アップに繋がります。

離職率の低下

在宅勤務は離職率の低下に効果を発揮します。子育て、勤務地、社員とのコミュニケーション不足等により離職を考える社員にとって、在宅勤務の活用は大きなメリットです。

子育ての急なスケジュール対応もできる、住む場所を選べる、社員とのコミュニケーションも活性化できるため、辞める理由がなくなります。在宅勤務導入により、これらの離職率を防ぐことができます。

在宅勤務で企業が取り入れたいツール4選

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、ナレッジ共有に特化した「社内版ウィキペディア」です。検索に強く、情報を整理しやすいのが特徴で、大手IT製品レビューサイト(ITreview)では、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』の点で高く評価されています。

NotePMの特徴

  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • フォルダ階層とタグ機能で情報を整理しやすい
  • Web上で簡単に文書作成できて、変更履歴も自動的に記録

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Slack

Slack

Slack(スラック) は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。

Slackの特徴

  • 人気No1のチャットツール
  • どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
  • 1500以上の外部サービスと連携可能
  • 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能

料金プラン(月額)
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり(スタンダード)
• 1,800円/1名あたり(プラス)

Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/

 

Zoom

Zoom

Zoom(ズーム) は、アメリカのZoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。近年、テレワーク・リモートワークのニーズから、急速にシェアを伸ばしているWeb会議システムの1つです。

Zoomの特徴

  • 端末や回線状況を見ながら通信を最適化するため安定している
  • Web会議の動画、音声をクラウドに記録
  • バーチャル背景(部屋を見せたくない人向け機能)

料金プラン(月額)
• 無料(基本) ※同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで
• 2,000円/1ホスト(プロ)
• 2,700円/1ホスト(ビジネス)

Zoom
URL: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

 

Backlog

Backlog

Backlog は、ヌーラボ社が提供する、国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。基本はクラウド型ですが、エンタープライズ向けにオンプレ型も提供しています。

Backlogの特徴

  • 国内シェアNo1のプロジェクト管理システム
  • 使いやすいデザインと操作性
  • ガントチャート、Git連携、カンバン機能

料金プラン(月額)
• 無料:フリー ※10名まで
• 2,400円:スターター
• 11,800円:スタンダード
• 19,800円:プレミアム
• 50,000円:プラチナ
• 150,000円:エンタープライズ(オンプレ型)

Backlog
URL: https://backlog.com/ja/

 

まとめ

在宅勤務を企業が取り入れている背景・成功するための導入ステップ・効果を本記事で詳しく紹介しました。人材不足の解消を始め、感染症への予防と対策とICT環境の整備、コスト削減、また国の成長戦略を背景に在宅勤務を活用する企業が急速に加速しています。

また成功するステップは1.目的の明確化、2.社内ルールの整備、3.ネットワーク環境の整備、4.コミュニケーションツールの導入、5.実行後の評価6.改善アクションです。正しい手順を踏めば、社員の満足度向上、コミュニケーションの活性化をはじめ、生産性の向上、コスト削減、離職率の低下などの効果もしっかりと現れてきます。

 

おすすめの情報共有ツール

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