こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社員同士のコミュニケーションが不足すると、思わぬミスに発展する恐れがあります。社員のコミュニケーションが不足しているときは、コミュニケーションツールの導入を検討してみましょう。そこで、ここではコミュニケーションツールの重要性と、導入のメリットについて詳しく解説していきます。選定ポイントとおすすめのツールも紹介しています。
目次
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、社員同士のやり取りをスムーズに行えるようにしたツールのことです。Eメール・SMS・SNSなど色々な連絡手段がある現代だからこそ、社内でコミュニケーションツールを統一しておく必要があります。プライベートの連絡手段とは分けることで、伝達ミスを防ぐのに役立ちます。また、社内ツールを導入すれば、ファイルを添付したり、過去のメッセージを一目で確認できたりするので、社員同士で情報共有をしやすくなるでしょう。
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションツールは、組織の課題を解決するのに欠かせないツールだといえます。現場の把握や企業理念を浸透させるのに役立つほか、社員のモチベーションを上げる効果も見込めます。また、社内のコミュニケーションツールを統一化し、情報を共有することで、メッセージに個別対応する手間が省けるでしょう。社内メールでやり取りすると、社員によっては1日に数十件も返信しなければならず、業務連絡だけで大幅に時間が取られてしまいます。社内コミュニケーションツールを導入すると、無駄なやり取りを減らせるので、業務効率の向上が目指せます。
多くの企業が社内コミュニケーションに課題を感じている
社内のコミュニケーションツールとして、今だ多くの企業がメールを使用しています。しかし、上述したようにメールでは伝達ミスが起こる可能性があるため、コミュニケーションの取り方に課題を感じている企業は少なくありません。コミュニケーションが上手く取れないと、企業理念や価値観の共有ができず、社員間で認識のずれが生じてしまいます。すると、コミュニケーションの機会が減少することはおろか、社員が離職してしまうリスクさえあるでしょう。このように、組織の規模が大きくなればなるほど、横の繋がりが薄くなりがちです。コミュニケーション不足に陥り、業務に支障をきたすことのないように、社員間で情報共有しやすい環境を、企業側が用意する必要があります。
社内コミュニケーションツール導入のメリット
これより先は、社内コミュニケーションツールを導入するメリットについて紹介していきます。
業務効率がアップする
社内コミュニケーションツールを導入すると、部署間の連絡がスムーズに取れるようになります。メール・SMS・SNSといった具合に、連絡手段が混在しているケースでは、いつどのような方法で連絡を取ったかが把握しづらいといえます。後からメッセージ内容を読み返したいと思っても、該当するメッセージが見つからない可能性が出てくるのです。その点、コミュニケーションツールを社内で統一していれば、メッセージを探す手間が省けます。
報告・連絡・相談の一連の流れができあがる
メールは、相手に内容を確認してもらうまで時間がかかるため、報告・連絡・相談といった一連の流れを確立しにくいという側面を持っています。相手から返信が来るのに時間がかかると分かっているので、連絡がついつい後回しになってしまうのです。一方で、コミュニケーションツールならば、メッセージが受信されると直ぐに通知されるので、早いレスポンスを期待できます。そのため、社員が連絡を後回しにすることも少なくなり、結果的に業務上のミスも減らすのに役立つでしょう。
担当業務が分かりやすくなる
コミュニケーションツールを使うと、個人あるいはグループ全体にメッセージを送れるようになります。そのため、誰がどの業務を担当しているのか、グループで情報共有を図りやすくなるというメリットがあります。社員の進捗状況を把握しやすく、マネジメントがしやすくなるでしょう。また、コミュニケーションツールは、ワードやエクセルなどのファイルを送信できるというメリットも持ち合わせています。社員は外出先からでも、重要な情報を直ぐに確認できるようになります。
社内コミュニケーションツールの種類と特徴
社内コミュニケーションツールには、いくつかの種類があり、性能やメリットもさまざまです。ここでは、社内コミュニケーションツールの代表的な種類とそれぞれの特徴について解説します。
社内Wikiツール
社内Wikiツールとは、「社内版ウィキペディア」とも呼ばれ、社内のナレッジを蓄積・共有できるクラウドツールのことです。豊富なテンプレートに沿って業務マニュアルや企画書、稟議書、要件定義書などの文書を簡単に作成でき、ツール上で社内へスムーズに共有できます。作成した文書はツール上に保存されるため、いつでも必要なタイミングで検索し、ノウハウとして活用できるのが特徴です。公開された情報に対して従業員が気軽にコメントや「いいね」などの反響を送り合うこともできるため、社内コミュニケーションの活性化も図れます。
「社内のナレッジ共有を通じて全社的なスキルアップを図りたい」「必要な情報をすぐに取り出せる状態にしておきたい」「業務の属人化を解消したい」「新入社員の教育をよりスムーズにしたい」という企業に最適です。
社内SNS・ビジネスチャット
社内SNS・ビジネスチャットとは、社内向けチャットサービスのことです。個人間で使用するLINEのような要領で、従業員同士やチーム内でスピーディにテキストのやり取りができます。ツールの多くは、音声電話やビデオ電話などの通話機能も備えているのが特徴です。カジュアルでフラットなコミュニケーションができるので、「チーム内の心理的な距離を縮めたい」「必要な伝達事項だけを素早く共有したい」という企業に適しています。
グループウェア
グループウェアとは、社内の情報共有に便利な機能がオールインワンで集約されたシステムのことです。具体的には、掲示板やスケジュール管理、ToDo管理、ビデオ会議、設備予約などの機能がパッケージ化されています。ツール上から申請や稟議、承認などの作業もできるため、リモートワーク時の決裁もスムーズです。「バラバラに使っているITツールを集約したい」「テレワーク環境の業務管理を効率化したい」という企業に向いています。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、クラウド上でデータを保存できるサービスのことです。文書や画像、動画を含めて大容量のデータを一ヶ所に保存でき、共同編集もできます。データの消失や破損に対する自動バックアップ機能やバージョン管理の機能も備えており、常に最新のデータをストレージに保存できるのが特徴です。「業務で大容量のデータを扱うことが多い」「災害時に備えてデータの保存場所を確保したい」という企業に向いています。
社内コミュニケーションツールの選定ポイント
社内で扱うコミュニケーションツールを導入するときは、下記の点に注意しましょう。企業に合ったものを導入しないと、普及しない可能性があります。せっかく導入コストをかけるなら、社員全員がたくさん利用してくれるようなコミュニケーションツールを導入しましょう。
誰でも使い易いツールかどうか
実際にコミュニケーションツールを使うのは、企業で働く社員です。そのため、どの年代でも使いこなせるツールを導入しなければ、社内に普及させるのは難しいでしょう。上の立場にいる社員が積極的に使ってくれないと、部下がツールを使いづらくなります。使い易さを重視したうえで、社員に使い方の講習やアンケートを行うなど、継続的にフォローアップを実施する必要があります。
PC・スマホに対応しているか
色々な働き方が選べるようになってきているため、PCだけでなく、スマホにも対応しているコミュニケーションツールを選ぶことが大切です。在宅勤務や出先で仕事をする社員に合わせ、場所を問わずアクセスできるコミュニケーションツールを導入したいところです。
目的に合致しているかどうか
社内コミュニケーションツールは種類によって、機能が大きく異なります。そのため、目的を明確にしたうえで、それに合致するツールを選ぶことが大切です。例えば、社内のナレッジ共有や組織のスキルアップが目的であれば「社内Wikiツール」、チーム内のリアルタイムなやり取りがメインであれば「社内SNS」のようにツールを選定します。目的に合った社内コミュニケーションツールを導入すると、より高い成果につなげやすいでしょう。
情報のストックが可能か
社内コミュニケーションツールのなかには、投稿した情報がタイムライン上を流れてしまい、データとして蓄積されないものもあります。その場合、いざ情報を再確認したくなったときに検索・閲覧ができません。やり取りした内容や資料を頻繁に参照したり、業務で使用したりする場合は情報がストックされるツールを選びましょう。
強力な検索性能があるか
ツール上でやり取りした内容や資料を頻繁に活用したい場合、検索性能が高いかどうかも重要です。例えば、資料の中身をキーワードで検索できたり、タグやフォルダなどの階層で情報を管理できたりすると、必要なタイミングでいつでも取り出せます。情報の検索性能が高ければ、社内でのナレッジ共有も活発化しやすいでしょう。
セキュリティ水準が高いか
社内コミュニケーションツール上では、社外に出せないような機密情報を扱う可能性もあります。だからこそ、ツールのセキュリティ対策が万全かどうかも非常に重要な観点です。例えば、二段階認証で不正ログインを抑止できたり、信頼できるデータセンターにサーバーが保管されていたりすると、より安心して活用できるでしょう。
社内コミュニケーションツール おすすめ11選
ここからは、おすすめのコミュニケーションツールを紹介していきます。それぞれツールの概要と特徴を合わせて掲載しているので、企業に必要な機能が揃っているかどうかの判断材料にしてください。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、個人のノウハウを引き出す 社内版ウィキペディア です。検索に強く、マニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールです。大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすいさ・導入しやすさ」の点で高く評価されています。社内マニュアル、手順書、業務ノウハウ、社内FAQ、日報・議事録など、ストック型の情報管理に最適です。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
料金プラン（月額）
• 全プラン共通： 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
URL: https://notepm.jp/
Confluence
Confluence（コンフルエンス） は、メッセージで情報共有ができるほか、ミーティング議事録やマーケティング計画なども作成できるツールです。また、業務に役立つ資料がだれでも簡単に作成できるように、あらかじめテンプレートが導入されているという特徴を持っています。Atlassian Marketplaceにあるアプリを導入すれば、企業のニーズに合った機能を付け加えることも可能です。
Confluenceの特徴
- テンプレートが導入されているので、簡単に役立つ資料を作成できる。
- 大規模ユーザーに強い
- Atlassian Marketplaceのアプリと連携すれば、企業にマッチした機能が手に入る。
料金プラン（月額/クラウド版/STANDARD）
• 1,200円/10名
• 30,000円/50名
• 60,000円/100名
• 220,000円/500名
• 402,000円/1000名 ※オンプレ版、プレミアムプランもあり。
無料トライアル期間：7日間
Confluence
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
Slack
Slack（スラック） は、世界中で大人気のビジネスチャットツールです。100ヶ国以上で使われており、日本国内でも毎日50万人以上が利用しています。
Slackの特徴
- 人気No1のチャットツール
- どんな種類のファイルでも気軽に共有可能
- 1500以上の外部サービスと連携可能
- 無料ビデオ通話と音声通話。話しながら画面共有も可能
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 960円/1名あたり（スタンダード）
• 1,800円/1名あたり（プラス）
Slack
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/
Chatwork
Chatwork（チャットワーク） は、国産のビジネスチャットツールです。ビデオ通話にも対応していて、離れた拠点の社員や遠方のお客様でもビデオ通話を使えば、かんたんに会話ができます。
Chatworkの特徴
- 国産チャットツール
- タスク管理
- ファイル共有
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• 400円/1名あたり（パーソナル）
• 500円/1名あたり（ビジネス）
• 800円/1名あたり（エンタープライズ）
Chatwork
URL: https://go.chatwork.com/ja/
Microsoft Teams
Microsoft Teams（チームズ） は、Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。
Microsoft Teamsの特徴
- 最大10,000人の大規模ライブイベントが可能
- リアルタイムノイズ抑制
- 高度なセキュリティ機能
- 「Word」「Excel」などオフィス製品とシームレスな連携
料金プラン（月額）
• 無料 ※機能制限あり
• Office 365ユーザーに含まれる。
Microsoft Teams
URL: https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software
Talknote
Talknote（トークノート） は、コミュニケーションを活性化させ、従業員エンゲージメント向上を促進する社内SNSです。
Talknoteの特徴
- アクションリズム解析で、業務意欲が低下しているなど社員の動向を分析できる
- タスク管理で完了されていない業務は自動通知されるので、進捗状況が確認しやすい。
- グループ・メッセージ・オーバーワーク検知機能
料金プラン（月額/税込み）
• 非公開（お問い合わせ）
初期費用＋基本プラン＋オプション
Talknote
URL: https://talknote.com/
Yammer
Yammer（ヤマー） は、Microsoft社が運営する社内SNSです。ビデオ視聴や対話型ディスカッションには、最大１万人までリアルタイムで参加できます。また、画面共有も簡単にできるため、大勢の社員に向けてメッセージを届けたいときに重宝します。メッセージやタスク管理機能も搭載しているので、テレワークでも利用しやすいでしょう。
Yammerの特徴
- Office製品とシームレスな連携
- 多言語対応。世界中で豊富な導入実績
- iOS、Android、Windows、Mac対応
料金プラン（月額）
• 無料（ベーシック） ※機能制限あり
• エンタープライズ版はOffice 365ユーザーに含まれる。
Yammer
URL: https://products.office.com/ja-jp/yammer/
Google Drive
Google Drive(グーグルドライブ) は、Google社が提供する企業向けグループウェア「G Suite（ジースイート）」に含まれるオンラインストレージサービスです。1人当たり680円のG Suiteアカウントで、30GBのストレージ容量が使えます。また、G Suiteには「Gmail」「Googleカレンダー」「Googleドキュメント」なども利用でき、コストパフォーマンスが良いのが特徴です。
個人プラン（無料）では、ストレージ容量15GBが利用できます
Google Driveの特徴
- コストパフォーマンスが良い（Gmail、カレンダーなども利用可能）
- Google社が提供するサービスなので、検索性に優れている
- スタートアップから大企業まで、組織規模に応じた料金プランがある
料金プラン（月額）
• 680円/1名（Basic）：30GB
• 1,380円/1名（Business）：容量無制限
• 3,000円/1名（Enterprise）：容量無制限+高度なセキュリティ機能
Google Drive
URL: https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/drive/
OneDrive for Business
OneDrive（ワンドライブ） は、マイクロソフト社が提供するオンラインストレージサービスです。Word、Excel、PowerPointなど、Office製品との連携がスムーズなのが特徴です。
OneDriveの特徴
- Office製品との連携がスムーズ
- 低価格で大容量（540円で1TB）
- Windowsとの相性が抜群。かんたんに使える
料金プラン（月額）
• 540円/1名（OneDrive for Business (Plan 1)）：1TB
• 1,090円/1名（OneDrive for Business (Plan 2)）：1TB+高度なセキュリティ機能
• 1,360円/1名（Office 365 Business Premium）：1TB+高度なセキュリティ機能+Officeアプリケーション
OneDrive
URL: https://onedrive.live.com/about/ja-jp/business/
Dropbox Business
Dropbox(ドロップボックス) は、ドロップボックス社が提供する、世界45万チーム以上で導入されていて、世界的なシェアを誇るオンラインストレージサービスです。ドキュメントもパワーポイントも、エクセルデータも全て同じところで管理できるため、色々なツールを使い分けなくて済むので便利です。また、メッセージツールであるSlack やビデオツールとして有名な Zoom なども、まとめて1箇所で管理できるので、保管場所を忘れる心配がありません。
Dropboxの特徴
- マルチデバイス対応（スマホアプリ対応）
- 動画や一眼レフ写真などの重いデータ管理も得意
- 古いバージョンの文書の復元ができる
料金プラン（月額）
• 1,250円/1名あたり（スタンダード）
• 2,000円/1名あたり（アドバンス）
Dropbox
URL: https://www.dropbox.com/business
社内コミュニケーションツールを運用する際の注意点
社内コミュニケーションツールの利用を活発化させるためには、導入後の運用方法が非常に重要です。そこで、社内コミュニケーションツールを運用する際の注意点について解説します。
ツールの目的・使い方を社内へ周知する
せっかく社内コミュニケーションツールを導入しても、従業員が使い方を知らなければ意味がありません。ツールの導入後は、ツールの使い方を社内に周知し、必要に応じて研修や簡単な講義を設けることが大切です。また、社内コミュニケーションツールの導入時には、ツールの役割や目的をあわせて広報するのもポイントといえます。従業員がツールの意義を正しく理解していれば、よりモチベーションが高い状態でツールを活用できるでしょう。
ツールに関するルールを決めておく
従業員のなかには、「夜遅くまで社内SNSの通知が鳴り続けるのは抵抗がある」「どのような投稿をすべきかわからない」と迷う人も少なからずいます。そのため、社内コミュニケーションツールの使い方について一定のルールを設けておくことも有効です。具体的には、使用可能な時間帯や扱っていい資料の基準、更新頻度などを決めておきます。従業員のストレスを最小限に抑えてあげることも、ツールの運用をスムーズにするポイントです。
定期的に活用状況を分析する
社内コミュニケーションツールの導入後は、現場でどのくらい活用されているかを定期的に分析することも大切です。ツールの使用履歴や投稿数の変化をこまめに把握しておけば、従業員の不満や意見を敏感に察知しやすくなります。万が一従業員の不満が高まっていた場合は、ツールの使用ルールを変更したり、ツールのプランをグレードアップしたりすることも可能です。対策を速やかに講じることで、ツールの利用もより活性化できます。
【導入事例】コールセンターのナレッジ共有を実現
導入企業は、東京都に本社を構え、クラウド型コールセンターシステム「BlueBean」やホテル用電話機の販売を行っている株式会社ソフツー様（以下ソフツー様）です。導入目的は、カスタマー部門の体制拡充に伴い、過去のナレッジを共有するためです。社内wikiとして、「直感的な操作が可能」「ファイル全文検索など検索に強い」「フォルダで階層構造に整理できる」などの機能に着目し、「NotePM」を導入。導入後、コールセンター部門を中心に全社員のほか、福岡にある営業所でも活用。主に社内向けサポートマニュアル、コールセンターへの問い合わせに関するナレッジ、通話録音の振り返りなどに活用しサポート業務の効率化が実現できています。
利用してみて「NotePM」が便利であったのは、入力補助が充実していて編集作業が楽にできる点。ページ変更の差分が見やすいため、すぐに何が、どのように更新されたのかがわかる点。および、HTMLメールでドキュメント内容がすべて見られる点という評価です。ソフツー様は業務効率化に大きな効果があったことを実感されています。
ソフツー様が導入した「NotePM」は、以下の多彩な機能で社内情報の一元化による情報共有を実現できる社内wikiツールです。
- 誰でも直感的に使えるユーザーインターフェース
- フォルダで階層化でき整理しやすい
- ファイル全文検索で検索に強い
- 組織規模に応じた柔軟なアクセス権限設定
- 既読状況の可視化
- 更新履歴の自動管理 など
【導入事例】使いやすさが重要！コールセンターのナレッジ共有を実現
NotePM製品ページ: https://notepm.jp/
まとめ
社内コミュニケーションツールは、チャットや通話だけ使えるシンプルなものから、業務で使えるアプリが搭載されているものまでさまざまです。そのため、導入時にはどこまで機能が必要なのか、慎重に検討する必要があります。また、導入時にはガイドラインを設けるなど、運用のルールを徹底させることが大切です。企業に合ったコミュニケーションツールを導入して、業務効率の向上を目指しましょう。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/