Confluenceは社内wikiツールの一種で、マニュアルを作成して他のメンバーに共有できます。
マニュアル作成用のツールとして、Confluenceを導入しようか迷っている方もいるのではないでしょうか。導入するかどうかを決めるにあたって、Confluenceの機能やメリットなどを一通り把握することは重要です。
本記事ではConfluenceについて、機能・メリット・活用事例などの概要を紹介します。Confluenceの利用を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
Confluence（コンフルエンス）とは｜Atlassian社が開発
Confluenceは、オーストラリアに本社があるAtlassian（アトラシアン）社が開発した社内wikiツールです。「スペース」と呼ばれる作業場所を作り、その中にドキュメント形式で情報を蓄積できます。
Confluenceの大きな特徴は、Atlassian社が開発したタスク管理ツールの「Trello」や「Jira」との連携が可能なコラボレーションツールである点です。Trello・Jiraで登録されているタスクと、Confluence内のタスクに関する資料を紐づけて管理できます。
ここからは、Confluenceのサービスを利用できる製品として、以下の3つの概要をお伝えします。
- 【製品1】Confluence Cloud
- 【製品2】Confluence Data Center
- 【サービス終了】Confluence Server
＞関連記事：【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料） – NotePM
【製品1】Confluence Cloud
Confluence Cloudは、Confluenceをクラウド形式の製品でWebブラウザを通して利用します。インターネットに繋がればどこでも起動でき、スマートフォンのアプリを通じた利用も可能なので、比較的場所に縛られず使える点がメリットです。
近年ではリモートワークが普及し、会社以外の場所で働く方も増えているため、Confluence Cloudのメリットをより活かしやすくなっているといえます。
【製品2】Confluence Data Center
Confluence Data Centerは、自社のパソコンにソフトをインストールすることでサービスを利用できる製品です。Confluence Cloudと異なり、ソフトのインストール・バージョンアップなどを自社で対応する必要があります。
ただ、外部でデータを保管するConfluence Cloudと異なり、自社向けに組み込まれたセキュリティシステムの中でデータを保管できるメリットもあります。
【サービス終了】Confluence Server
Confluence Serverは、過去にConfluence Data Centerと別に存在したオンプレミス型の製品です。2024年2月15日にサービスを終了しており、現在は利用できません。
これからConfluenceのサービスを使う場合は、Confluence CloudかConfluence Data Centerのどちらかを選びましょう。
ConfluenceとJiraの違いとは
ConfluenceとJiraは、利用する目的に違いがあります。
Confluenceはマニュアル作成・ナレッジ共有に特化した社内wikiツールです。ドキュメントに業務手順やナレッジを記載し、Confluence内で保管できます。新入社員に業務手順を教えたり、社内の情報を整理したりする場合に役立ちます。
一方、Jiraはタスク管理に特化したツールです。プロジェクトの進捗や、チームメンバーが抱えているタスクの一覧をわかりやすく可視化できます。Jiraは主にプロジェクト管理者が使用するツールで、チームの舵取りをスムーズに行えるのがメリットです。
ConfluenceもJiraもAtlassian社が開発したツールであるため、人によっては両者を混同してしまうかもしれません。ConfluenceとJiraとではツールの用途が異なるという点を、ぜひ押さえておきましょう。
Confluenceの3つの機能
ここからは、Confluenceの3つの機能について紹介します。
- 情報の蓄積
- 情報の更新
- メンバーとのコミュニケーション
一つずつ紹介していきます。
1.情報の蓄積
Confluenceではドキュメント形式で情報を蓄積できます。ドキュメントを作る際はテンプレートを使用できるので、短い時間で作成可能です。
ドキュメントには「ページ」と「ブログ」の2種類があります。ページは階層構造での管理が可能なドキュメントです。業務ごとにマニュアルを作成したり、MTGごとの議事録を保管したりする場合に使いやすいです。
一方、ブログは投稿日ごとに管理されます。日報など、日々作成するドキュメントがある場合に便利です。
＞関連記事：マニュアル作成ツールおすすめ20選（無料あり）｜選び方・種類も解説 – NotePM
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2.情報の更新
Confluenceで蓄積された情報はいつでも編集できます。マニュアルを保管している場合、業務手順の変更があっても編集することで最新の状態に保てます。編集履歴も記録されるので、最新であるかの確認も容易です。
なお、ドキュメントの編集は複数人で同時に行えます。業務の手順が大きく変わった場合でも、複数人で編集すれば短時間でマニュアルを更新できます。
3.メンバーとのコミュニケーション
Confluenceでは、作成されたページに対して「いいね！」を送ったり、コメントを残したりすることでコミュニケーションを取れます。
Confluenceで共有されたマニュアルについて、記載を変えてほしい箇所をコメントすれば、編集に関するやり取りがConfluence上で完結します。また、作成されたページに「いいね！」やコメントがつくことで、マニュアル作成のモチベーションが上がる点も魅力的です。
Confluenceのメリット・デメリット
Confluenceのメリット・デメリットをそれぞれ紹介します。
Confluenceのメリット
Confluenceのメリットとして、TrelloやJiraと連携できる点が挙げられます。連携することで、両者の機能をシームレスに使い分けられます。
たとえば、タスクに関する資料をConfluenceで作成し、そこにTrelloで管理しているタスクのカードの埋め込みが可能です。タスクの進捗があった場合は、ConfluenceからTrelloのカードを更新できます。ツールを開き直す手間が省けるため、資料管理・タスク管理を同時に行う方にはうれしいメリットです。
Confluenceのデメリット
Confluenceのデメリットとして、更新頻度が高いマニュアルを管理しにくい点が挙げられます。マニュアルのどの部分が更新されたかの確認に時間がかかるため、更新頻度が高いと正確に管理するのが大変です。
また、Confluenceはあくまで社内wikiツールなので「タスク管理」「メンバーとの議論」といった、他の作業を高いクオリティで行うのは難しいです。マニュアル作成以外の作業については、他のツールを使うことをおすすめします。
社内マニュアルの作成・管理を効率化するツール「NotePM」
Confluenceの料金
Confluenceを利用する場合「Free」「Standard」「Premium」「Enterprise」の4つのプランを選択可能です。
いずれのプランも「月払い」「年払い」のどちらかの払込方法を利用でき、料金の計算方法も両者間で少し異なります。月払いの場合は1ユーザーあたりの料金が設定されており、それに使用するユーザーの人数を乗じることで金額が決定します。一方、年払いの場合は使用するユーザーの人数に応じて複数の階層が設けられており、該当する階層に設定された料金を支払う仕組みです。
一例として、ユーザー数100人の場合における、各プランの1ユーザーあたりの月額料金を紹介します。
- Free：無料
- Standard：約696円
- Premium：約1,341円
- Enterprise：要お問い合わせ
上記の金額は年払いをした場合の月額料金であり、月払いの最大17%割引となっております。
Confluenceの使い方
ここからはConfluenceの使い方について、解説します。
- アカウント作成をしてログインする
- 他のメンバーを招待する
- スペースを作成する
- ページを作成する
- 目的のページを検索する
- ページ内にリンクを埋め込む
Confluenceを実際に利用する前に、ぜひ確認しておきましょう。
1.アカウント作成をしてログインする
Confluenceを使用するにはアカウントの作成が必要です。アカウントの作成は以下の手順で行います。
- Confluenceの公式サイトを開き、画面右上の「サインイン」をクリックする
- ログイン画面に遷移するので「アカウントを作成する」をクリックする
- メールアドレスを入力してサインアップするか、Googleアカウントなどと紐づけることで、Confluenceのアカウントを作成する
以上でアカウントの作成は完了です。アカウント作成後はConfluence公式サイトのトップページから「無料で入手する」をクリックし、作成時に登録したメールアドレスを入力すればログインできます。
2.他のメンバーを招待する
Confluenceを共同で利用するには、一緒に使う人を招待する必要があります。Confluenceで他のメンバーを招待する手順は下記のとおりです。
- Confluenceにログインし、画面右上の歯車マークをクリックする
- 画面の左側に「ユーザー管理」が表示されるのでクリックする
- ユーザーを招待する画面が表示されるので、メールアドレスを入力する
- 招待メールを送信する
メンバーが招待を承認すれば、Confluenceを共同で利用できます。
3.スペースを作成する
Confluenceでマニュアルを作成する場合「スペース」という作業場所を作る必要があります。スペースは下記の手順で作成できます。
- Confluenceのトップ画面で、上部に表示されている「スペース」をクリックする
- メニューが表示されるので「スペースを作成」をクリックする
- スペースのテンプレートが表示されるので、使いたいものを選択する
- 任意の名前を付ける
以上でスペースの作成は完了です。
4.ページを作成する
Confluenceでは、スペースに「ページ」というドキュメントを追加し、そこに情報を書き込みます。ページは以下の手順で追加できます。
- ページを追加したいスペースを選択する
- 画面の左側に表示されている「ページ」の隣の＋マークをクリックする
- 新規ページが表示されるので、タイトル・本文を入力してページを作成する
ページの作成においては文字を太くしたり、文字に色を付けたりとさまざまな機能が使えます。また、一つのページに対して子ページを作成することで、複数のドキュメントを階層構造で管理できます。
5.目的のページを検索する
Confluenceでは、スペースに作成されたページを検索できます。画面上部の虫眼鏡マークの横にキーワードを入力することで検索可能です。また、入力欄をクリックするとメニューが表示され、一番下の「高度な検索」を選択すると投稿者や最終更新日での検索も行えます。
6.ページ内にリンクを埋め込む
ページの中に他のページへのリンクを埋め込むと、そのリンクから別のドキュメントへ遷移できるようになります。ページ内のリンクの埋め込みは以下の手順で行います。
- リンクを追加するページの編集画面で、リンクを挿入する位置にカーソルを置くか、リンクを挿入したいテキストを選択する
- 画面上部のツールバーから「リンク」を選択する
- ウィンドウが表示されるので、挿入したいリンクのURLを入力する
- 「挿入」をクリックする
以上の手順で、ページ内にリンクが埋め込まれます。
社内マニュアルの作成・管理を効率化するツール「NotePM」
Confluenceの活用事例3選
ここからは、Confluenceを社内で実際に活用している事例を3つ取り上げます。
- 事例1：株式会社みんなの銀行
- 事例2：株式会社メドレー
- 事例3： 株式会社インターネットイニシアティブ
一つずつ紹介していきます。
事例1：株式会社みんなの銀行
株式会社みんなの銀行は、預金・融資・為替といった機能をAPIとして一般事業者向けに提供している金融機関です。技術的なナレッジを一括で管理するため、Confluenceを導入しました。
Confluenceの導入後、ナレッジを共有する場所が明確になったことでエンジニア間で情報交換するスピードが上がり、生産性が向上しました。また、誰かに質問する前にConfluenceで情報を探すという文化が醸成されたのも大きな効果でした。
＞参考記事：株式会社みんなの銀行様 / ゼロバンク・デザインファクトリー株式会社様 ｜ お客様事例(Confluence) ｜ リックソフト株式会社
事例2：株式会社メドレー
株式会社メドレーは、医療分野に関するインターネットサービスの提供を主に行う会社です。組織が急拡大するフェーズで社内情報が多くなったため、Confluenceを使って管理することにしました。
導入に際して意識されたのが、Confluenceの高いカスタマイズ性を活かした、自社ニーズに合うUIの設計です。また、導入当初はConfluence内のパトロールを行い、意図通りに使われていない点はフィードバックする動きも取られました。これらの試みによって必要な情報にたどり着きやすい環境が生まれ、企画立案・社内教育などの業務が効率化されました。
＞参考記事：株式会社メドレー様 ｜ お客様事例 ｜ リックソフト
事例3： 株式会社インターネットイニシアティブ
株式会社インターネットイニシアティブは、インターネット接続サービスをはじめ多くの事業を手掛ける会社です。以前から情報管理のツールは使われていたものの、より使いやすいツールとしてConfluenceの導入を決めました。
Confluenceを導入した効果の一つが、誰でも社内wikiを編集できるようになった点です。以前のツールは編集の際にマークアップ言語を使う必要があったため、エンジニアしか触れませんでした。Confluenceにはわかりやすいエディタ機能が搭載されているため、誰でも簡単に情報を編集できるようになりました。
＞参考記事：株式会社インターネットイニシアティブ様 ｜ お客様事例 ｜ リックソフト
マニュアル作成にはNotePMもおすすめできる3つの理由
マニュアル作成ツールを導入するなら、ConfluenceだけでなくNotePMもおすすめです。NotePMもマニュアル作成・ナレッジ共有が可能なツールで、多くの企業で導入されています。
ここからは、マニュアル作成にNotePMもおすすめできる理由を3つ紹介します。
- 検索機能が強力だから
- 視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できるから
- マニュアルを見るだけのユーザーは無料で利用できるから
NotePMならではの特徴を詳しく見ていきましょう。
1.検索機能が強力だから
NotePMの大きな特徴として挙げられるのが、強力な検索機能です。保管されているマニュアルをキーワードで検索する際は、マニュアルのタイトルだけでなく本文もチェックし、一致するキーワードがないか探してくれます。タイトルのみを検索するツールと比べて、より欲しい情報を見つけやすいです。
検索機能は強力でありつつも動作は軽く、探しているマニュアルがすぐに表示されるためストレスなく利用できます。
2.視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できるから
NotePMでは、高機能なエディタを用いてマニュアルを作成できます。文字に色を付けたり、マーカーを引いたりして重要な箇所を強調できます。
文章を書くだけでなく、画像の挿入も可能です。要所で画像を入れることで見やすいマニュアルを作成できます。NotePMには画像の編集機能が備わっており、アップロードした画像に文字や矢印を加えられるので、より説明をわかりやすくできます。
文章や画像ではどうしても説明しにくい場合、動画の挿入も可能です。NotePMのあらゆる機能を使えば、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。
3.マニュアルを見るだけのユーザーは無料で利用できるから
NotePMでは、マニュアルを作成できるユーザーを、プランに応じて設定された上限まで登録できます。これとは別に、マニュアルを見るだけのユーザーを作成できるユーザーの3倍の人数分登録可能です。しかも、見るだけのユーザーは全員無料で利用できます。
「上層部の人がマニュアルを作成し、他の人はマニュアルの確認に使う」という体制にすれば、少ないコストで多くのユーザーがNotePMを使える環境が整います。
NotePMの導入事例3選
ここからは、社内でNotePMが導入されている事例を3つ紹介します。
- 【事例1】株式会社ラクス
- 【事例2】株式会社アシロ
- 【事例3】スタートアップ税理士法人
一つずつ確認して、NotePMを利用するメリットをイメージしてみてください。
【事例1】株式会社ラクス
株式会社ラクスは、IT技術を活用した企業支援を行っている会社です。会社が急成長し新入社員が増えた一方で、社内には手順書やナレッジが散在し、新入社員がどこを参考に業務を進めればよいかわかりにくい状態でした。
そこでNotePMを導入しマニュアルを一元化しつつ、定期的にメンテナンスして情報を最新に保つ取り組みを始めました。その結果、情報の検索時間がおよそ30%減少し、引継ぎについてもNotePMを参照してもらうことで50%ほどのコスト削減に繋がりました。
＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス – NotePM
【事例2】株式会社アシロ
株式会社アシロは法律に関するメディアの運営や、法律家の人材紹介を行っている会社です。以前はマニュアル管理の方法を部署ごとに委ねていましたが、情報の管理場所を統一するためNotePMを導入しました。
導入後「まずはNotePMのマニュアルを確認する」という文化ができたことで、経費精算・押印申請といった管理部への問い合わせが50%ほど削減されました。また、新入社員が自主的にNotePMを見て勉強できる体制が整ったことで、教育コストが削減されたのも大きな効果です。
＞関連記事：【導入事例】ナレッジ管理ツールの乗り換えで問い合わせが50％減少！新入社員育成の課題も解決 – 株式会社アシロ – NotePM
【事例3】スタートアップ税理士法人
スタートアップ税理士法人では近年、社労士部門や司法書士部門が設立されており大きな成長を遂げています。一方で、社員増加に伴って社内の情報をどう共有するべきかが課題でした。Web上で情報共有できる環境を整えてこの課題を解決させることになり、NotePMを導入しました。
NotePM内で部門ごとにフォルダを分けてマニュアルを管理し、さらに法改正に応じて更新することで「ここさえ見れば業務手順がわかる」という場所を作り出したのです。その結果、新入社員教育の工数を大幅に削減できました。
＞関連記事：【導入事例】組織拡大・多店舗展開による情報共有問題を解決。100人組織への成長を支えるナレッジ共有ツール – スタートアップ税理士法人 – NotePM
Confluenceは社内の情報共有に適したツール
本記事では、Confluenceの機能・特徴・活用事例などを紹介しました。Confluenceは「ページ」と「ブログ」の2種類のドキュメントを使い分けて社内の情報を蓄積できます。また、ドキュメントの編集してほしい箇所をコメントに残すことで、古くなった情報もスムーズに更新可能です。
情報共有のツールとしては、後半で紹介したNotePMもおすすめです。NotePMには「検索機能が強力」「ドキュメントに動画を挿入できる」などの良さがあります。それぞれの特徴を頭に入れて、自社に合ったツールを選んでみてください。
