人材不足が叫ばれる近年、優秀な人材の流出を避け会社を成長させるためには、人材の育成が欠かせません。しかし、人材の育成にかける時間がなかったり育成方法がわからなかったりと、社内の人材育成に関して悩みを抱える企業も多いのではないでしょうか。そこでおすすめするのが人材育成マニュアルの作成です。
本記事では、人材育成マニュアルが重要な理由と具体的な作成方法、作成時のコツを解説します。ツールを使って人材育成マニュアルの作成に成功した事例も紹介しているので、人材育成マニュアルを作成しようと考えている方は、ぜひ本記事をお役立てください。
目次
人材育成マニュアルが重要な理由
人材育成マニュアルは、以下3つの観点から重要とされています。
- 育成にかける時間を削減するため
- 指導内容のばらつきをなくすため
- 人材を定着させるため
具体的に見ていきましょう。
なお、人材育成でマネジメントすべきポイントに関しては、以下の記事をご覧ください。
＞関連記事：人材育成でマネジメントすべきポイントは？成功に導くコツも紹介
育成にかける時間を削減するため
『独立行政法人 労働政策研究・研修機構』の調査によると、人材育成・能力開発において30.2％の企業が「人材育成を行う時間がない」と回答しています。人材を育成したい企業が多い反面、人材不足が原因で育成にかける時間が足りていないのが現状です。
そこで教える側の負担を少なくし、効率よく人材を育成できる人材育成マニュアルの作成が重視されています。人材育成は時間がかかる作業ですが、マニュアルがあればその負担を軽減できます。
出典：人材育成と能力開発の現状と課題に関する調査（企業調査）l 独立行政法人 労働政策研究・研修機構
＞関連記事：いまどきの新入社員の育て方とは？効果的なマニュアル作成方法を解説！
指導内容のばらつきをなくすため
人材を育成する方法はマニュアルだけではありません。OJTや自己啓発などが多くの企業で取り入れられています。しかしOJTは「講師によって教えることがバラバラ」「上司の経験・ノウハウによる差が大きい」などのデメリットが見られ、自己啓発においては従業員の積極的な行動に頼る必要があります。
学習内容のばらつきをなくし、日々の業務の中で自己解決できる人材を育てるのであれば、マニュアルが最適だと言えるでしょう。マニュアルを通して社内で統一された指導を行うことで、指導内容のばらつき問題を解決できます。
人材を育成する主な方法
人材育成にはマニュアルをはじめ、さまざまな方法があります。
- マニュアル：人材を育成するために必要なことがまとめられた資料
- OJT（On-the-Job Training）：実務を通して知識やスキルを身につける方法
- Off-JT（Off The Job Training）：職場外で行う研修で、主に知識や理論を身につける
- eラーニング：インターネット上で学習する方法
- 自己啓発：従業員が自ら学習する機会を促す制度
本記事ではマニュアルについて詳しく解説していますが、上述した育成方法を組み合わせるとバランスの取れた人材育成ができるでしょう。OJTのマニュアルやeラーニングコンテンツ作成ソフトに興味のある方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
＞関連記事：OJTマニュアル完全ガイド！重要性・種類・メリット・作成ステップを詳しく紹介
＞関連記事：【2024年版】eラーニングコンテンツ作成ソフトのおすすめ8選！導入メリットや選び方も解説！
人材を定着させるため
人材を育成する目的は、中長期的に企業の戦力となる従業員を育てることです。しかし転職に対するネガティブなイメージが少なくなり、自己成長のためキャリアチェンジを選択する人が近年増加しています。
企業に必要な人材を長期的に確保するためには、社内で成長する機会を設ける必要性があります。マニュアルを通して人材を育成し、社員が自分の成長を実感できれば優秀な人材の流出を防げるでしょう。
以下の記事では新人教育で使えるチェックシートをダウンロードできます。新人向けに育成を行っている企業は、ぜひ参考にしてみてください。
＞関連記事：【テンプレート無料】新人教育で使えるチェックシート｜作り方や運用方法も解説
人材育成のマニュアル作成方法
人材育成マニュアルを作成する際には、事前の準備が不可欠です。
- 人材像を定義する
- 必要なスキル・知識を洗い出す
- 育成計画を作る
- 計画に沿ってマニュアルを作成する
- 作ったマニュアルは運用しながら改善する
以上の手順を参考にすると効果的なマニュアルを作成できます。各段階でどのようなことをするのか、具体的に見ていきましょう。
1.人材像を定義する
まずは育成したい人材像を定義し、マニュアルを作成する目的を明確化します。人材育成マニュアルを作る際は、「誰の」「何のための」「どのような人材を育成するために」を明らかにすることが大切です。
人材像とマニュアル作成の目的が明確になっていると、目指すべき方向性や具体的な内容を決定できます。現状の課題と照らしあわせながら、自社の人材育成に足りていない部分は何かを考えましょう。
2.必要なスキル・知識を洗い出す
続いて、定義した人材を育成するために必要なスキル・知識を洗い出します。コツは最終的なゴールから逆算して考えることです。
たとえば「ITツールを活用して業務を効率化できる人材」の育成であれば、社内で活用しているツールの使い方をまとめます。「営業における商談の成約率を上げる人材」の育成を行いたい場合は、商談の進め方（スクリプトの準備）や商談を成功させるためのコツをマニュアルに書き出します。
ほかにも、明確な手順がなく属人化している仕事もマニュアル化するのがおすすめです。
＞関連記事：【無料】業務マニュアルを簡単に作れるテンプレート10選！
3.育成計画を作る
必要なスキル・知識の洗い出しができたら、育成計画を作成していきます。人材育成計画とは必要な人材をいつ、どのように育成するかなどを定めた具体的な計画のことで、定めた人材像を計画通り育成するためには欠かせません。
しかし現状とあまりにもかけはなれた目標設定は、従業員のモチベーションを下げる原因になります。適切に現状を把握し、「頑張れば達成できる」基準を目安に目標を設定しましょう。
4.計画に沿ってマニュアルを作成する
育成計画が完成したらマニュアルを作成します。ExcelやWord、PowerPoint、マニュアル作成ツールの中から、用途に応じたものを活用するとよいでしょう。
＜作成する際のポイント＞
- タイトルを明確にする
- 全体像や目的を記載する
- 流れや注意点を記載する
- 使用するファイルやツール、リンクを記載する
ツールの種類に限らず、これらのポイントを意識して作成すると効果的なマニュアルが完成します。
5.作ったマニュアルは運用しながら改善する
最後のプロセスは、マニュアルの運用・改善です。作成したマニュアルを活用しながら、改善点があれば修正していきましょう。
一度で完璧なマニュアルを作成できるとは限りません。実際に運用し、よりよいマニュアルにブラッシュアップできるようにPDCAを回していくのが重要です。
効果的なマニュアルを作成するためのコツ
質の高いマニュアルを作成するには、社員が使いやすいような工夫が欠かせません。以下、具体的なコツを7つ紹介します。
- 画像や動画を用いて視覚的な工夫をする
- 検索しやすいように命名規則を設定する
- よくある質問をQ&Aでまとめる
- 自主学習用コンテンツを追加する
- 情報の管理場所を追加する
- 定期的に見直し内容を更新する
- マニュアル作成ツールを活用する
これらのコツを意識し、効果的なマニュアルを作成しましょう。
画像や動画を用いて視覚的な工夫をする
文章だけで書かれたマニュアルは読みにくく、理解するのに時間がかかります。勤務時間の限られた中で情報を効果的にキャッチするためには、画像や動画を挿入するのが望ましいです。適切に画像や動画を活用することで、情報が視覚的に伝わります。
とくにツールの使い方や手順を説明する場合は画像や動画が効果的です。実際の手順通りに進めた画面のキャプチャーや動画を掲載すると、具体的なイメージを掴んで直感的に理解できます。
また長い文章や冗長表現は避け、読みやすい文章を心掛けましょう。新人教育で利用するマニュアルは専門用語を避け、誰が見てもわかるマニュアルを作成することが重要です。
検索しやすいように命名規則を設定する
マニュアルをデジタル化する場合、ファイル名やタイトル、目次の命名規則を設定すると利便性が向上します。ファイル名がルールに則って整えられていると、必要なときにマニュアルをすぐに検索できます。
たとえば「項番・部署・タイトル」といったように、ファイル名に記載する内容と順番を整えておくとわかりやすいでしょう。誰がマニュアルを作成しても統一感のあるファイル名・タイトルになるため、急なトラブル対応が必要な場面でも迅速に見つけられます。
よくある質問をQ&Aでまとめる
社内でよくあがる質問は「Q&A（FAQ）」形式でまとめておくのがポイントです。マニュアルの中に記載している内容と重複しても構いません。マニュアル全体を読む時間がないときに、1問1答でまとめられた「Q&A」を手軽に確認できると、直感的に解決策を見つけられます。
「△△を実行する際の注意点」「〇〇が発生したときの対処法」など、具体的な状況を想定して記載すると現場でのトラブルを軽減できます。その際、詳しい内容が記載されているマニュアルページへの誘導ができると効率的でしょう。
自主学習用コンテンツを追加する
新人の教育では隙間時間で学習できる自主学習用コンテンツも効果的です。トークスクリプトやサンプル動画、勉強会資料のアーカイブをまとめておくなど、学習者が自分のペースでスキルアップできる環境を整えましょう。人手不足で人材教育にかける時間が限られている中、自己学習を促す工夫がされていると生産性が向上します。
また勉強会資料のアーカイブは、新人だけでなくすべての社員に効果的です。リアルタイムで受講できない場合もアーカイブがあれば隙間時間で学べるので、個人の能力開発を促進し、スキルアップにつながります。
情報の管理場所を統一する
有益なマニュアルを作成しても管理できなければ効果がありません。あるときは社内メールで添付、またあるときは社内掲示板、グループチャットに送信など、どこにあって誰が知っているのかわからない状態では効率が悪いです。結局「知っていそうな人に聞く」ことになり、人材育成の工数が減りません。
情報が流れず大量にストックでき、すぐに検索できる場所で管理しましょう。また似ているマニュアルはグルーピングし、部署や業務の役割ごとにフォルダを設計するのがポイントです。
＞関連記事：情報管理の重要性とは？三原則やセキュリティリスク、徹底させる方法を解説
定期的に見直し内容を更新する
業務内容や組織の方針は、時間とともに変化します。一度マニュアルを作成しても、実施する中で問題点や改善点が出ることがほとんどです。企業を取り巻く環境や社内体制が変わればマニュアルの変更が必要になるため、定期的にマニュアルを見直し、必要に応じて内容を更新しましょう。
常に最新の状態を保つのが重要です。半年に1回、1年に1回など、見直す時期をあらかじめ決めておくと、新しい状態のマニュアルを維持できます。
マニュアル作成ツールを活用する
効果的なマニュアル作成には、専用ツールの活用を検討しましょう。ExcelやWord、PowerPointを活用してマニュアルを作成するのも可能ですが、検索性や情報管理の視点から見ると、マニュアル作成ツールの導入がおすすめです。
マニュアル作成ツールは膨大な情報を管理でき、検索すればすぐに必要な情報を見つけられます。マニュアルを作成するためのテンプレートが用意されていたり、画像や動画の埋め込みが可能であったりと、短時間で質の高いマニュアルを作成するための工夫がされています。マニュアルの作成におすすめのツールを以下の記事で詳しく解説しているので、ツール選びの参考にしてみてください。
＞関連記事：マニュアル作成ツールおすすめ20選（無料あり）｜選び方・種類も解説
検索に強くカンタンに人材育成マニュアルを作成できるツール「NotePM」
ツールを使って人材教育マニュアルの作成に成功した3つの事例
次は、マニュアル作成ツール『NotePM』を活用して人材育成マニュアルの作成に成功した、3つの事例を紹介します。
- 新人教育の工数を5割削減｜ 税理士法人FLAGS様
- 新人教育の工数が50％減｜ユサコ株式会社様
- 情報検索の手間が7割削減｜アイリスオーヤマ株式会社様
とくに新人教育に力を入れたいと考えている方は、成功事例を参考にしてみてください。
新人教育の工数を5割削減｜税理士法人FLAGS様
税理士法人FLAGS様は、NotePMの導入により新人教育の工数削減に成功しました。従業員数が増えるフェーズで「情報共有を円滑にしたい」「社内ルールを標準化したい」という課題を解決するべくNotePMを導入したそうです。
導入後はマニュアルの整備に注力し、新人が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を構築したことで、教育担当者の負担が軽減されました。NotePMの導入により、教育コストの削減と業務の効率化に貢献した事例です。
＞関連記事：【導入事例】新人教育の工数を5割削減！所内の情報を集約して生産性を向上させるNotePMの活用方法 – 税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
新人教育の工数が50％減｜ユサコ株式会社様
ユサコ株式会社様は、NotePMの導入により、新人教育の工数を50％削減できました。従来は教育担当者が新人の指導に多くの時間を費やしていましたが、NotePM上でマニュアルや業務手順を一元管理することで、担当者の負担を大幅に軽減できたと言います。
新人が自らマニュアルにアクセスし、確認しながら学習を進められる環境が整い、周囲への質問が減ったことで指導時間が削減されました。NotePMを導入し、新人教育の環境整備に成功した事例です。
＞関連記事：【導入事例】新人教育の工数が50％減！専門商社が実践する新たな情報共有のカタチとは – ユサコ株式会社
情報検索の手間が7割削減｜アイリスオーヤマ株式会社様
アイリスオーヤマ株式会社様は、NotePMを活用して社内のナレッジ共有を円滑にし、社員の成長スピードを向上できる環境を構築しました。導入以前は社内サーバーで情報共有を行っていたものの、欲しい情報をすぐに見つけられない課題を抱えていたそうです。
年に数百人単位で新入社員が入社し、若手社員の比率が多いため、社内のナレッジを蓄積・管理できる環境の構築が急務でした。そこで、ナレッジマネジメントツール『NotePM』を導入し、社内情報を一元管理した結果、検索工数を約70％削減できました。新入社員が能動的に学べる環境が構築され、成長スピードがアップした実感もあるそうです。
＞関連記事：【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社
ツールを使えば人材育成マニュアルの作成が成功する3つの理由
ツールを使うと人材育成マニュアルの作成が成功するのには、以下3つの理由があります。
- マニュアル作成を効率化できる
- マニュアルの共有化が進む
- 質の高いマニュアルを作成できる
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
マニュアル作成を効率化できる
マニュアル作成ツールにはテンプレートがついており、ゼロから資料を作成する必要がありません。
質の高いマニュアルを作成するには、記載する事項の決定から構成の検討、運用後のブラッシュアップが必要です。作業を実行するには時間と手間がかかりますが、マニュアル作成ツールを利用すれば効率化できます。
デザインしやすいツールなら、作成に時間が必要な凝った内容のマニュアルも簡単に作成可能です。
マニュアルの共有化が進む
ツールに保存されたマニュアルは、誰でも簡単に共有できます。共有化が進めばマニュアルの内容が周知され、社員の質の均一化が進むでしょう。
マニュアル作成ツールがマルチデバイスに対応していれば、社外にいてもスマホやタブレットでマニュアルを確認できます。
また、作成したマニュアルを保存すれば、誰でもすぐに最新の情報を確認できます。わざわざ従業員や部門ごとに告知しなくて済み、情報発信の工数を削減可能です。
さらに、マニュアル作成ツールによってはコミュニケーション機能が搭載されており、マニュアルに「いいね」をつけて内容を確認したと簡単に伝えられます。マニュアルを共有するだけで外部での確認や情報発信工数の削減、コミュニケーションの促進が図れます。
質の高いマニュアルを作成できる
デザイン機能やレイアウトを利用すれば、情報が網羅された読みやすいマニュアルを作成できます。
自作でデザイン性が高く、わかりやすいマニュアルを作成するのは難しいものです。しかし、マニュアル作成ツールに備わっている機能を活用すれば、簡単に質の高いマニュアルが完成します。
デザインに一貫性をもたせることで、より読みやすい資料に仕上げられ、業務の効率化につながるでしょう。
検索に強くカンタンに人材育成マニュアルを作成できるツール「NotePM」
マニュアル作成ツールはNotePMが一番おすすめな3つの理由
最後は、マニュアルの作成ツールに『NotePM』がおすすめな理由を3つ紹介します。
- 検索性に優れている
- ドキュメント作成が簡単にできる
- セキュリティ対策が万全で安心して使える
知りたい情報をすぐに検索・作成でき、セキュリティにも強いNotePMの特徴を詳しく見ていきましょう。
＞関連記事：NotePMの評判まとめ｜メリット・デメリットや料金など網羅的に解説
検索性に優れている
NotePMは検索性に優れています。ツール内で作成したドキュメントに加えて、Word・Excel・PDFなどファイルの中身も全文検索が可能です。
NotePMで人材育成マニュアルを一元管理しておけば、検索時間を短縮し、業務効率アップが狙えます。実際にNotePMを導入した企業では、検索時間が4割削減できた事例もあるほどです。便利な検索機能により検索性に優れている点も、NotePMの強みと言えます。
＞関連記事：【導入事例】検索時間が4割削減！急成長SaaSが実践するナレッジ共有を浸透させるための取り組みとは – 株式会社ラクス
ドキュメント作成が簡単にできる
ドキュメント作成が簡単な点も、NotePMをおすすめするポイントです。Markdownに対応しており、誰でも簡単にドキュメントを作成できます。
直感的な操作性により、ユーザーのスキルレベルを問わず、簡単にドキュメント作成できるのもNotePMの特徴です。
ほかにも、テンプレートを活用すれば、一からドキュメント作成をしなくてもフォーマットに沿って作成できるメリットもあります。操作性・機能性の観点から、NotePMはドキュメント作成を簡単にできる点が魅力です。
セキュリティ対策が万全で安心して使える
NotePMは、セキュリティ対策が万全な点も評価されています。通信はすべてSSLにて暗号化されており、第三者から見えないよう保護されています。また、データバックアップの機能もあるため、万が一データを消失しても復元できる点は安心です。
「プライバシーマーク」の認定を受けているように、第三者から安心・安全に使用できる点を評価されています。社内の資産にあたる情報を集約するにあたり、NotePMは安心して管理できるツールです。
人材育成マニュアルを作成して社内の育成体制を整えよう
人材育成マニュアルは、育成にかける時間の削減や指導内容の統一、人材定着の観点から重視されています。人材不足が叫ばれる今、限られた人材の中で育成体制を整え会社を成長させるためには、人材育成マニュアルの作成が欠かせません。
本記事で紹介したマニュアル作成の手順をもとに、社内のマニュアルを効率的に作成していきましょう。画像や動画を用いて視覚的な工夫を行ったり、情報の管理場所を統一したりなど、活用されるための工夫も忘れてはいけません。
ツール選びに悩んでいる方は、検索性に強い『NotePM』の導入がおすすめです。フォーマットに沿って簡単にマニュアルを作成できるNotePMで、社内の人材育成を活性化させましょう。まずは無料トライアルで操作感をお試しください。
