人材育成マニュアルの作成手順と効果的な運用ポイントを解説

人材育成マニュアルとは、企業が従業員を効率的に育成するための指針をまとめた資料です。しかし、いざ作成しようとすると「何から手をつければよいのか」「どんな内容を盛り込めばよいのか」と悩む担当者は少なくありません。

実際、2024年4月時点で正社員が不足していると感じる企業は51.0%にのぼり、現場の人員不足が深刻化しています。新人・若手へのOJTにおいても「指導側に時間的余裕がない」（64.7%）、「指導にバラツキがある」（63.6%）といった課題が指摘されており、体系的なマニュアルの必要性が高まっています。

この記事では、人材育成マニュアルとは何か、なぜ必要なのかという基本から、具体的な作成手順、効果的なマニュアルにするためのポイント、作成後の運用方法、さらにはマニュアル作成を効率化するツールまで、実践的な情報を網羅的に解説します。

この記事を読めば、初めてマニュアル作成を担当する方でも、現場で活用される実用的なマニュアルを作成できるようになります。

人材育成マニュアルとは

人材育成マニュアルとは、企業が従業員を効率的・効果的に育成するための指針書です。業務スキルだけでなく、企業理念や行動規範も含む包括的な資料であり、学習者用と指導者用の2種類があります。

人材育成マニュアルの定義

人材育成マニュアルは、従業員が必要な知識・スキル・行動規範を習得するための体系的な指導資料です。単なる業務手順書とは異なり、企業理念や価値観、コンプライアンス、安全管理なども含む包括的な内容となっています。

たとえば、接客業であれば「レジの操作手順」だけでなく、「お客様への挨拶の仕方」「クレーム対応の基本姿勢」「企業が大切にしているサービス理念」といった内容も含まれます。このように、業務スキルと企業文化の両方を伝えることで、単なる作業者ではなく、企業の一員として自律的に判断できる人材を育てることができます。

マニュアルがあることで、指導者が変わっても教育内容が統一され、学習者は自分のペースで繰り返し学べる環境が整います。

マニュアルの種類

人材育成マニュアルには、学習者用と指導者用の2種類があります。それぞれ目的と記載内容が異なるため、両方を整備することで育成体制が強化されます。

学習者用マニュアル

学習者用マニュアルは、新入社員や異動者が自己学習するための資料です。業務手順や必要知識を体系的にまとめたもので、学習者が自分のペースで業務を学べるよう、ステップバイステップで手順を記載します。

図表や画像を活用し、視覚的にわかりやすく構成することが重要です。たとえば、システムの操作手順であれば、実際の画面のスクリーンショットを載せることで、初心者でも迷わず操作できるようになります。

指導者用マニュアル

指導者用マニュアルは、教育担当者が指導内容を統一するための資料です。教育計画や評価基準を含む指導指針であり、指導者が教えるべき内容、順序、ポイントを明確化し、指導品質を均一化します。

評価基準や到達目標を明示し、習熟度を客観的に判断できる仕組みを提供することで、「この新人はどこまで理解しているのか」を指導者間で共有しやすくなります。また、指導者が変わっても一貫した教育を提供できるため、学習者の混乱を防げます。

人材育成マニュアルが必要な理由

人材育成マニュアルが必要とされる背景には、人手不足、リモートワークの普及、指導のばらつき、人材流出といった現代の人事課題があります。これらの課題を解決し、効率的で質の高い育成を実現するために、マニュアル化が重要な役割を果たします。

人手不足による指導時間の不足

2024年4月時点で正社員が不足していると感じる企業は51.0%にのぼり、現場の人員不足が深刻化しています。情報サービス業では71.7%、飲食店では非正社員が74.8%不足しており、業種によって深刻な人手不足が続いています。

このような状況下では、新人・若手へのOJTにおいて「指導側に時間的余裕がない」と回答した企業が64.7%に達しています。現場の業務に追われる中で、新人教育に十分な時間を割くことが難しくなっているのです。

体系化されたマニュアルがあれば、学習者が自己学習で基礎を習得でき、指導者は重要なポイントに絞って指導できます。これにより、指導時間を削減しながらも教育品質を維持することが可能になります。

指導内容のばらつき防止

OJTにおいて「指導にバラツキがある」と回答した企業が63.6%に達しており、指導者によって教える内容や質が異なる問題が広がっています。新人側も4割以上が「人によって指示や教える内容が異なる」ことに課題を感じています。

このような状況では、学習者は混乱し、「誰の言うことが正しいのか」と迷ってしまいます。また、指導者によって教える順序や重点が異なると、習得すべき内容に漏れが生じるリスクもあります。

マニュアルで教育内容を標準化することで、誰が指導しても一定水準の教育品質を保てます。すべての学習者が同じ内容を同じ順序で学べるため、育成のばらつきを防ぎ、組織全体のスキルレベルを底上げできます。

人材の定着率向上

適切な育成体制がない職場では、新入社員が不安を感じ早期離職につながりやすくなります。「何を学べばよいかわからない」「教えてもらえない」といった状況は、新人にとって大きなストレスとなり、「この会社で成長できるのか」という不安を生み出します。

体系的なマニュアルがあることで、学習者は「何を学べばよいか」が明確になり、成長実感を得やすくなります。自分の進捗を確認しながら学べるため、達成感を感じやすく、モチベーションの維持にもつながります。

育成体制の整備は、企業が従業員を大切にしている姿勢の表れとなり、エンゲージメント向上にもつながります。「この会社はしっかり育ててくれる」と感じることで、従業員の定着率が高まり、採用コストの削減にも寄与します。

人材育成マニュアルの作成手順

人材育成マニュアル作成は、現状把握から本運用まで9つのステップで進めます。各ステップで何をすべきか、なぜ必要かを理解することで、効果的なマニュアルを作成できます。

現状の課題を把握する

まず、現場の指導者や新入社員にヒアリングを行い、育成における課題や困りごとを洗い出します。「どの業務の習得に時間がかかるか」「どこでつまずきやすいか」「指導者によって教え方が違う部分はどこか」を明確化することが重要です。

たとえば、「レジ操作は覚えやすいが、クレーム対応で戸惑う人が多い」といった具体的な課題がわかれば、マニュアルでクレーム対応を重点的に解説する必要があるとわかります。現場の声を聞くことで、実際に役立つマニュアルを作成できます。

目的とゴールを設定する

マニュアル作成の目的を明確化します。「育成期間を3ヶ月から2ヶ月に短縮」「指導のばらつきをなくす」など、具体的な目的を設定することで、マニュアルに盛り込むべき内容が明確になります。

到達目標も明確にし、「このマニュアルを学べばどのレベルまで到達できるか」を定義します。たとえば、「基本業務を一人で遂行できる」「イレギュラーな状況でも適切に判断できる」といった目標を設定することで、マニュアルの完成形がイメージしやすくなります。

マニュアル化する範囲を決める

すべての業務を一度にマニュアル化するのは困難なため、優先順位をつけて段階的に作成します。「頻度が高い業務」「つまずきやすい業務」「教える人によってばらつきが大きい業務」を優先的にマニュアル化することで、効率的に成果を出せます。

たとえば、毎日行う基本業務を最優先でマニュアル化し、次に月次業務、最後に年次業務といった順序で進めることで、現場の負担を早期に軽減できます。

育成内容と手順を洗い出す

現場の熟練者や指導担当者にヒアリングし、実際に教えている内容を詳細に聞き取ります。業務手順だけでなく、「なぜその手順が必要か」「よくあるミスとその対処法」も併せて収集することが重要です。

たとえば、「この作業は〇〇のリスクを防ぐために必要」といった背景を記載することで、学習者の理解が深まり、応用力が高まります。単なる手順の羅列ではなく、意味を伝えることが効果的なマニュアルの鍵となります。

内容を整理・構造化する

収集した情報を「基礎知識」→「基本業務」→「応用業務」のように学習順序に沿って整理します。重複する内容を削除し、章・節・項の階層構造を明確にして見やすく構成することで、学習者が迷わず学べるマニュアルになります。

たとえば、第1章で企業理念や基本ルールを説明し、第2章で基本業務の手順を解説し、第3章で応用的な内容を扱うといった構成にすることで、段階的に学べる環境が整います。

フォーマットとツールを選定する

マニュアルの形式は、紙、PDF、動画、オンラインツールなど、用途や更新頻度に応じて選択します。頻繁に更新が発生する場合や、複数拠点で共有する場合は、クラウド型のオンラインツールが効率的です。

NotePMなどのナレッジ管理ツールを活用すれば、高機能エディタとテンプレートで簡単にマニュアル作成でき、いつでもどこでも閲覧可能な環境を整えられます。更新作業も簡単で、常に最新の情報を現場に届けられます。

マニュアルを作成する

決定したフォーマットに沿って、実際にマニュアルを作成します。文章だけでなく、図表、画像、スクリーンショットを活用して視覚的にわかりやすく構成することが重要です。

専門用語を避け、短文で簡潔に記載することで、初心者でも理解しやすい内容になります。たとえば、「本システムを起動する」ではなく「デスクトップの〇〇アイコンをダブルクリックする」のように、具体的な表現を使うことで迷わず操作できます。

仮運用とフィードバック収集

いきなり全社展開せず、一部の部署や新入社員で試験的に運用してフィードバックを収集します。「わかりにくい箇所」「不足している情報」「実際の業務と異なる点」などを洗い出し、改善に反映することで、実用的なマニュアルに仕上げられます。

たとえば、「この手順の説明が足りない」「この画像では何をすればよいかわからない」といった具体的な意見を集めることで、マニュアルの完成度を高められます。

本運用を開始する

フィードバックを反映して改善したマニュアルを全社に展開します。業務内容の変化に合わせて定期的に見直し、更新する仕組みを整備することが重要です。

たとえば、半年ごとや年1回など、更新サイクルを明確にし、担当者を決めておくことで、古い情報が放置されることを防げます。マニュアルは作って終わりではなく、継続的に改善していくものです。

効果的なマニュアルにするためのポイント

効果的なマニュアルには、視覚的工夫、アクセス性、更新体制、わかりやすい表現、目的・背景の記載が重要です。これらのポイントを押さえることで、現場で実際に使われるマニュアルを作成できます。

写真や動画を活用する

文章だけのマニュアルより、写真や動画を活用したマニュアルの方が理解しやすく、記憶に残りやすくなります。実際の作業画面、機器の操作方法、完成イメージなどを視覚的に示すことで、初心者でも迷わず作業できます。

たとえば、システムの操作手順であれば、実際の画面のスクリーンショットに矢印や枠線で操作箇所を示すことで、「どこをクリックすればよいか」が一目でわかります。NotePMの画像編集機能を使えば、ブラウザ上で矢印や文字を直接挿入でき、専用ツールを使わずに視覚的なマニュアルを作成できます。

いつでも閲覧できる環境を整える

マニュアルは必要なときにすぐアクセスできる環境が重要です。紙のマニュアルでは持ち運びや検索に限界があり、必要な情報を探すのに時間がかかってしまいます。

クラウド型のツールを活用すれば、スマホやタブレットからもアクセスでき、現場でもすぐに確認可能です。NotePMのような強力な検索機能を持つツールなら、必要な情報をキーワードで瞬時に発見でき、業務効率が向上します。

定期的に見直し更新する

業務内容は常に変化するため、マニュアルも定期的に見直して最新化することが重要です。更新担当者と更新サイクル（半年ごと、年1回など）を明確にし、古い情報が放置されないようにします。

NotePMなどのツールを使えば、更新履歴が自動記録され、チャット連携で更新通知を自動配信できるため、運用負担を軽減できます。誰がいつ何を更新したかが一目でわかり、情報の鮮度管理が容易になります。

わかりやすい表現を心がける

専門用語や社内用語は初心者には理解しにくいため、できるだけ平易な言葉で記載します。長文は避け、短文で簡潔に記載し、箇条書きや図表を活用して視覚的に整理することで、読みやすさが向上します。

たとえば、「当該システムにアクセスし、所定の手続きを実施する」ではなく、「〇〇システムを開き、△△ボタンをクリックする」のように具体的に書くことで、初心者でも迷わず操作できます。

業務の目的や背景も記載する

手順だけでなく、「なぜその業務が必要か」「どんな目的があるか」を記載することで、学習者の理解が深まります。目的や背景を理解していれば、イレギュラーな状況でも応用が利き、自律的に判断できる人材に育ちます。

たとえば、「この確認作業は、顧客情報の漏洩を防ぐために必要です」と記載することで、単なる作業ではなく重要な意味があることが伝わり、丁寧に実施するようになります。

マニュアル作成後の運用ポイント

マニュアル作成後の運用では、経営層との情報共有、活用研修、学習者用と指導者用の併用、オンラインツール活用が重要です。マニュアルを作成して終わりではなく、継続的に活用するための仕組みづくりが必要です。

経営層・教育担当者と情報共有する

マニュアルの目的や活用方針を経営層や教育担当者と共有し、組織全体で活用を推進する体制を整えます。トップダウンで「マニュアルを活用する文化」を醸成することで、現場への浸透がスムーズになります。

たとえば、経営層から「このマニュアルを活用して育成を進めてほしい」というメッセージを発信することで、現場の指導者も積極的にマニュアルを活用するようになります。

マニュアル活用の研修を実施する

マニュアルの使い方や活用タイミングを教育担当者に研修し、効果的な活用方法を浸透させます。マニュアルを読むだけでなく、実践とセットで運用することで、学習効果が高まります。

たとえば、「まずマニュアルを読んで基礎を理解し、その後実際に作業を体験する」といった流れを研修で伝えることで、マニュアルの効果を最大化できます。

学習者用と指導者用を併用する

学習者用マニュアルと指導者用マニュアルの両方を整備することで、育成体制が強化されます。学習者は自己学習で基礎を習得し、指導者は重要なポイントに絞って指導できるため、効率的な育成が実現します。

たとえば、学習者用マニュアルで基本操作を学び、指導者用マニュアルに記載された評価基準で習熟度を確認することで、育成の進捗を可視化できます。

オンラインツールを活用する

クラウド型のオンラインツールを活用することで、マニュアルの管理・共有・更新が効率化されます。NotePMのようなツールなら、高機能エディタで簡単に作成・更新でき、未読管理・閲覧履歴で活用状況を可視化できます。

チャット連携で更新を自動通知できるため、最新情報が確実に現場に届きます。誰がマニュアルを読んだか、どの部分がよく閲覧されているかを把握できるため、マニュアルの改善にも役立ちます。

人材育成マニュアル作成に役立つツール

人材育成マニュアル作成に役立つツールとして、NotePM、Teachme Biz、Confluence、COCOMITE、toaster team（現：ヘルプドッグマニュアル）の5つを比較します。それぞれ特徴が異なるため、自社の規模や目的に合わせて選ぶことが重要です。

主要ツールの比較表

5つのツールを料金、機能、適した用途で比較しました。各ツールの特徴を理解し、自社のニーズに合ったツールを選びましょう。

ツール名	月額料金	主な特徴	適した用途
NotePM	4,800円〜（8ユーザー）	ファイルの中身まで全文検索、高機能エディタ、比較的安価	中小企業のナレッジ管理とマニュアル作成の一元化
Teachme Biz	65,780円〜（スタータープラン）	スマホで撮影してビジュアルマニュアル作成、閲覧状況管理	現場作業や多店舗展開企業のビジュアル重視マニュアル
Confluence	600円/ユーザー〜（Standardプラン、11ユーザー以上）	豊富なテンプレート、Jira連携、IT業界で高いシェア	IT・開発業界の大規模組織のナレッジ管理
COCOMITE	29,600円〜（エントリープラン）※別途初期費用	固定フォーマットで簡単作成、シンプルな操作性	ITツールに不慣れな企業のスモールスタート
toaster team（現：ヘルプドッグマニュアル）	35,000円〜（LITEプラン）	AIによる下書き自動生成、動画マニュアル作成	効率化を重視する企業のAI活用マニュアル作成

各ツールの特徴

各ツールを個別に詳しく解説します。それぞれの強みと適したケースを理解し、自社に最適なツールを選びましょう。

Teachme Biz

Teachme Bizは、スマートフォンやタブレットで撮影した写真や動画を使い、直感的な操作でビジュアルなマニュアルを簡単に作成できるツールです。作成したマニュアルの閲覧状況や研修の進捗を管理・分析する機能が充実しており、習熟度を可視化できます。

AIによるマニュアルの原案生成や動画の自動分割など、作成工数を削減する機能もあります。現場作業や多店舗展開企業など、ビジュアル重視のマニュアルを作成したい場合に最適です。

Dojo

DojoはPC操作を自動キャプチャしてマニュアルを自動生成できるため、システム操作マニュアル作成に最適です。HTML、PDF、Word、PowerPoint、動画など多様な出力形式に対応し、用途に応じた形式で配布可能です。

PC操作を記録するだけでマニュアルが自動生成されるため、作成工数を大幅に削減できます。システム操作マニュアルやeラーニング作成に適しています。

iTutor

iTutorはPC操作の自動記録と動画マニュアル作成の両方に対応し、PowerPointのような直感的な操作性が特徴です。eラーニング形式での活用も可能で、学習管理システム（LMS）との連携もできます。

操作性がわかりやすく、ITツールに不慣れな担当者でも扱いやすいため、初めてマニュアル作成ツールを導入する企業に適しています。

NotePM

NotePMは、高機能エディタと豊富なテンプレートで、誰でも簡単に綺麗なマニュアルや文書を作成可能なナレッジ管理ツールです。WordやExcel、PDFなど多様な形式のファイル内まで検索できる強力な全文検索機能を搭載しています。

文書の変更履歴や閲覧状況が自動で記録され、情報の鮮度管理や周知徹底が容易です。月額4,800円（8ユーザー）〜と比較的安価で、中小企業も導入しやすい価格帯となっています。ナレッジ管理とマニュアル作成を一元化したい企業に最適です。

Confluence

Confluenceは、豊富なテンプレートと柔軟な編集機能で、議事録からプロジェクト計画、製品仕様書まで多様なドキュメントを作成・管理できるツールです。JiraをはじめとするAtlassian製品や多数の外部ツールと強力に連携し、ワークフローを効率化できます。

スペースやページ単位での柔軟な権限設定が可能で、セキュアな情報共有を実現します。IT・ソフトウェア開発業界で圧倒的なシェアを持ち、大規模な組織や複雑な情報を体系的に管理したい場合に適しています。

効率的な人材育成マニュアル作成ならNotePMがおすすめ

人材育成マニュアルは、現場の育成課題を解決し、教育品質を標準化するための重要なツールです。作成手順を理解し、視覚的工夫やアクセス性を確保することで、現場で実際に使われるマニュアルを作成できます。

マニュアル作成後も、定期的な見直しや活用研修を実施し、継続的に改善していくことが重要です。学習者用と指導者用の両方を整備することで、育成体制がさらに強化されます。

マニュアル作成を効率化し、運用負担を軽減したい場合は、NotePMなどのクラウド型ツールの活用がおすすめです。高機能エディタで簡単に作成でき、強力な検索機能で必要な情報をすぐに見つけられます。更新履歴の自動記録やチャット連携による通知機能で、運用の手間を大幅に削減できます。

まずは自社の育成課題を整理し、優先順位をつけてマニュアル作成を始めましょう。無料トライアルが用意されているツールも多いため、実際に試してみて自社に合ったツールを選ぶことをおすすめします。