新人教育はチェックシートの活用がおすすめ！わかりやすいシートの作成手順を紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

人事部門や教育担当の中には、「新人教育が上手くいかない」「成長度合いが分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。とくに中途採用では、新卒と違ってスキルが人によって差があるため、同じようにOJTに取り組んでも成長スピードが変わってきます。

そこでおすすめしたいのが、新人教育用のチェックシートです。教える項目をチェックシートにして管理することで、OJTの進捗状況を視覚的に把握できるようになります。また、1人ひとりにあった教え方をしたり、新人本人が自分のスキルを把握したりするのにも役立ちます。

この記事では、新人教育が上手くいかない原因や、チェックシートを活用するメリット、わかりやすいチェックシートにするために入れるべき項目や、作成手順を紹介します。スムーズな新人教育を行うために、ぜひ参考にしてください。

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新人教育が上手くいかない原因

そもそも何がネックになって、新人教育が順調に進んでいないのでしょうか。考えられる原因は主に2つあります。

目標がはっきりしていない

新人教育の目的は、会社の一員になってもらうことです。会社の一員として活躍するためには、社会人としてのマインドとスキル、さらに社内ルールの習得が欠かせません。

しかし、「新人教育の時点でどこまで教えるのか」「いつまでに身につけるべきなのか」といったゴールが違うと、教え方も変わってきます。そうした目標がはっきりしないまま新人教育に取り組んでいることが、上手くいかない原因の1つです。この問題は、定期採用を行っていない職場や、人事評価制度が十分に整備されていない職場でとくに起こりやすくなっています。

進捗状況を把握できていない

教育担当や新人を迎えた部署の管理職が、新入社員の成長度を把握できていないことも原因の1つです。たとえば、中途採用した新人全員に同じスピードで同じ内容を教えるとします。そうすると、教える内容が入社前にすでに身についている人もいれば、難易度が高すぎてついていけない人もいるでしょう。このようにスキルに合わない教育を行ってしまうことで、「採用時に期待していたほど新人がスキルを発揮できない」「当初の見込みより大幅に独り立ちが遅れている」といった悩みに繋がります。

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新人教育にチェックシートを活用するメリット

新人教育に関する課題は、チェックシートを導入することで解決に近づきます。では、チェックシートを活用した新人教育には、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。

OJTで身につけるスキルや知識が明確になる

新人教育の内容をリスト化することで、守るべきルールや、覚えるべき知識が明確になります。教育担当が教え忘れるのも防げるため、社員の価値観を揃える効果もあるでしょう。

1人ひとりにあった教育ができる

教育担当が随時チェックシートで進捗状況を確認できるので、教育内容をパーソナライズしやすくなります。つまずいているポイントがあれば適切なフィードバックをしたり、教えるスピードを調整したりすることで、新人1人ひとりにあった教育を実現可能です。

新入社員自身がスキルを振り返りやすくなる

チェックシートを確認することで、教育担当だけでなく、新入社員本人も自分がどれくらい成長しているのか把握できます。自分では変化を感じづらくても、チェックシートにつけた印を振り返ることで「こんなにできることが増えたんだ」と実感でき、やりがいに繋がるでしょう。

教育内容を改善しやすくなる

チェックシートを活用して複数の新人を教育したときに、共通してつまずくポイントが見つかることもあります。その場合はチェックシートの難易度を調整することで、新人教育の内容を改善できます。そうした次回に向けたブラッシュアップに活かせることも、チェックシートのメリットです。

新人教育用チェックシートに入れるべき項目

新人教育のチェックシートは、具体的にどんな項目から構成されるのでしょうか。ここでは、どの職種でも共通する項目を3つに分けて紹介します。

ビジネスマナー

ビジネスマナーには、身だしなみ、挨拶、社会人としてのマインドなどが含まれます。たとえば営業職の場合、名刺交換や電話対応のマナーは欠かせません。また、事務や総務、秘書などのバックオフィス系の職種は、急な来客にも対応できるように、会議室への案内やお茶出しのマナーを身に着けておくと安心です。

社内ルール

会社員として働くには、有給休暇や経費の申請といった社内手続きの方法や、就業規則や年間スケジュールといった社内情報の確認方法も把握しておくことも大切です。また、日報や議事録のフォーマットや提出手順なども、入社時点で共有しておきましょう。こうした社内ルールをチェックシートに記載する際は、分からないことがあった場合の問い合わせ先も一緒に載せると便利です。

業務スキル

独り立ちするために必要な業務スキルも、新人教育用のチェックリストには欠かせません。たとえば営業の場合は、顧客を説得するためのトークスクリプトや、商材に関する知識が代表的です。さらに、ビジネスチャットやSFAといった業務ツールの使い方も忘れずに記載しましょう。また、新人教育では具体的な業務の取り組み方だけでなく、仕事の目的や全体像への理解を深めることも大切です。

チェックシートの作成手順

ここからは、新人教育用のチェックシートを作る方法を3つのステップに分けて紹介します。

身につけるべきナレッジを細分化する

まずは人事部門や、新人を迎える部署の管理職や教育担当などが話しあって、新入社員に求めるナレッジを明確にしていきましょう。ただし、ベテランが多く新人が少ない職場では、新人に必要なナレッジを取りこぼしてしまうリスクが大きくなります。とくに、日頃からベテラン社員が当たり前のものとして取り組んでいる「暗黙知」には注意が必要です。新入社員に必要なナレッジを棚卸しするためにも、チェックリストの作成と並行して、ナレッジマネジメントにも取り組むのをおすすめします。

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レベルごとの目標を明確にする

新人教育を行うのは、OJT期間中だけではありません。「幹部候補」として採用するケースをはじめ、将来目指してほしいポジションがある場合は、長期的な育成スケジュールを計画することが大切です。入社1年後、3年後などいくつかゴール地点を設定し、それぞれの目標を明確にしていきましょう。

チェックリストの項目を設定

各レベルで学ぶナレッジを明確にし、チェックシート化していきましょう。チェックシートは各項目の書き方が明確でないと、新人自身がどの時点でチェックするといいのか分かりづらくなってしまいます。チェックする基準について全員が共通認識を持つためにも、「名刺交換の練習をした」といったようにアクションベースで記載するのがおすすめです。

チェックシートを活用する際の注意点

チェックシートが使いづらかったり、内容が古いままになったりしていると、十分に活用されなくなってしまうでしょう。ここでは、使いやすいチェックシートにするためのポイントを紹介します。

項目数を増やしすぎない

チェックシートの項目数が多すぎると、チェックに手間がかかるため形骸化するリスクがあります。チェックシートはとても便利ですが、細分化しすぎると使いづらくなってしまうため注意が必要です。何でもかんでも記載するのではなく、とくに重要な項目に限定して作成することで、チェックシートを役立ててもらいやすくなるでしょう。

定期的な更新が必要

新人教育用チェックシートは一度作成したら終わりではありません。社内ルールや業務内容が変わるごとに、チェックシートの内容に反映する必要があります。古いままにしていると、新人が間違った情報を覚えてしまうためこまめに更新しましょう。また、実際にチェックシートを使った新人教育を実施してみて、新人がつまずきやすい項目をブラッシュアップすることで、新人教育の質を高めていけます。

チェックシートを活用した新人教育の成功事例

名古屋で税理士業を請け負う「税理士法人末松会計事務所」では、新人の入所時には就業規則や社内ルールなどをすべて紙に出力して手渡していました。紙ベースでは教育担当自身が何を渡して何を渡していないかを把握しづらく、受け取った新人も必要な情報がどこにあるか把握しづらいのが課題でした。

そうした状況を改善するために、同法人では社内wikiツール「NotePM」を導入して、必要な情報をWeb上にアップしました。そのうえで、新人の入所手続きに関する状況を把握しやすいように、チェックリスト形式にして管理するようにしました。

NotePMの導入後は、入所手続きの抜け漏れが減少しました。さらに、基本的にすべての情報がNotePMにまとまっているので、新人が分からないときも自分で情報を確認できるようになりました。教育担当の工数は体感では半分程度に削減されていて、教育担当以外のメンバーも進捗を把握しやすくなるなど、非常に高い効果を見せています。

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まとめ

新人教育で教える項目をチェックリストとしてまとめることで、教育担当や新人本人だけでなく、周囲のメンバーも新人のスキルを把握しやすくなります。チェックリストは項目が多すぎると見落とす原因にもなるため、「独り立ちまで」「入社1年後まで」「入社3年後まで」と期間を区切って作成することで、わかりやすくなります。チェックリストは実際に運用しながらブラッシュアップを繰り返すことで、よりわかりやすいチェックリストへと仕上がるでしょう。そのためにも、チェックリストは共有しやすく、更新もしやすいクラウドツールを活用して作成するのがおすすめです。

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