人事部門や教育担当のなかには「新人教育がうまくいかない」「成長度合いがわからない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、新人教育用のチェックシートの活用です。教える項目をチェックシートに落し込んで管理することで、OJTの進捗状況を視覚的に把握できるようになります。また、一人ひとりにあった教え方をしたり、新人本人が自分のスキルを把握したりするのにも役立つでしょう。
本記事では、新人教育で使えるチェックシートのテンプレートを無料で配布します。チェックシートを活用するメリットやわかりやすいチェックシートにするために入れるべき項目、作成手順もまとめました。新人教育で抱える課題を克服したい方は、ぜひ最後までお読みください。
新人教育のチェックシートを簡単に作成できるツール「NotePM」
目次
【Excel版無料テンプレート】新人教育で使えるチェックシート
新人教育で使えるチェックシートのテンプレートを無料で配布します。Excelですぐに使用できるテンプレートですので、ぜひダウンロードしてご活用ください。
＞＞新人教育向けチェックシートの無料テンプレートをダウンロードする
また、配布するチェックシートは基本型のため、自社に適したものにカスタマイズすることをおすすめします。新人教育用のチェックシートを作る方法や入れるべき項目は本記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
新人教育のチェックシートを簡単に作成できるツール「NotePM」
新人教育にチェックシートを活用するメリット
新人教育に関する課題は、チェックシートを導入することで解決に近づきます。ここでは、チェックシートを活用する4つのメリットを解説します。
- OJTで身につけるスキルや知識が明確になる
- 着実かつスピーディーに新人教育を進められる
- 成長が実感しやすくモチベーションアップにつながる
- 属人的な教育を防いで新人教育を標準化できる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
OJTで身につけるスキルや知識が明確になる
OJTでは、先輩社員とともに業務を進めながらスキルや知識を学ぶため、新人にとって学ぶべき内容が曖昧になりがちです。チェックシートを使うことで、業務ごとに習得すべきスキルや知識が明確になります。
業務フローや製品知識、社内ルールなど、学ぶ内容をリストアップし確認することで、新人も何を習得すべきかが一目でわかり、効率的に教育を進められるでしょう。
着実かつスピーディーに新人教育を進められる
チェックシートを活用すると、教育の進捗を目に見える形で管理できます。教育担当者が新人の習得状況を確認できるので、進捗に応じて柔軟に教育を進められるでしょう。
また、チェックシートにより教育の各ステップが可視化されることで、教育が必要な部分を重点的に教えられ、ムダのないスピーディーな教育が可能になります。不足部分を着実に教育すれば、ステップアップしやすく、新人も不安を感じることなく成長できるでしょう。
成長が実感しやすくモチベーションアップにつながる
新人にとって、チェックシートを使って自分の成長を実感できることは大きなモチベーションにつながります。完了した項目が増えるごとに、着実にスキルアップしていることが目に見えるため「成長している」という実感を得られやすいためです。
視覚的な達成感があると、より積極的に学ぼうとする意欲が高まり、前向きに教育に取り組む姿勢につながることもあるでしょう。チェックシートの活用は、教育に関わる双方にとってメリットがあるのです。
属人的な教育を防いで新人教育を標準化できる
チェックシートを導入することで、教育内容が標準化され、属人的な指導を防げるメリットもあります。教育担当者や配属先の先輩によって内容や指導の質がばらつくことがなく、誰が教えても一定のレベルでの教育が実施できます。
多くの新人を教育する企業では、チェックシートによる教育の標準化により、新人のスキルにばらつきが生じるのを防げるでしょう。
＞関連記事：属人性とは？意味や属人化との違いと属人性の高い業務を標準化する方法を解説
新人教育向け｜チェックシートに入れるべき項目
新人教育のチェックシートは、具体的にどんな項目から構成されるのでしょうか。ここでは、どの職種でも共通する項目を5つにわけて紹介します。
- ビジネスマナー
- 社内ルール
- 業務スキル
- コミュニケーションスキル
- 自社の商品・サービスの知識
それぞれ順番に見ていきましょう。
ビジネスマナー
ビジネスマナーには、身だしなみ、挨拶、社会人としてのマインドなどが含まれます。たとえば営業職の場合、名刺交換や電話対応のマナーは欠かせません。
また、事務や総務、秘書などのバックオフィス系の職種は、急な来客にも対応できるよう、会議室への案内やお茶出しのマナーを身につけておくと安心です。
＞関連記事：名刺交換のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）
＞関連記事：電話対応のビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）
＞関連記事：来客対応 ビジネスマナーマニュアル（新人社員教育教材ひな形）
社内ルール
会社員として働くには、社内ルールを理解しておくことが重要です。たとえば、有給休暇や経費の申請といった社内手続きの方法や、就業規則や年間スケジュールといった社内情報の確認方法は、新人教育の一環として学んでおくべき項目です。
社内ルールのような新人教育で必須の項目については、マニュアルの整備をしておくと説明の工数が削減できます。ドキュメントでの作成はもちろん、文章で伝えるのが難しい内容は動画コンテンツを利用するなど、内容に合わせてマニュアルの媒体を選択すると新人教育がスムーズに進むでしょう。
業務スキル
独り立ちするために必要な業務スキルも、新人教育用のチェックリストには欠かせません。たとえば営業の場合、顧客を説得するためのトークスクリプトや、顧客管理方法などを学ぶのが一般的です。
さらに、ビジネスチャットやSFAといった業務ツールの使い方も忘れずに記載しましょう。また、新人教育では具体的な業務の取り組み方だけでなく、仕事の目的や全体像への理解を深めることも大切です。業務スキルも社内ルールと同様に新人教育で必須の項目です。教育する内容をマニュアルに集約し、新人が自主的に学べる環境を整えておきましょう。
コミュニケーションスキル
職場での円滑なコミュニケーションは、新人がチームに溶け込み、協力して仕事を進めるために不可欠なスキルです。チェックシートに報告・連絡・相談のタイミングや方法、適切なフィードバックの受け取り方・伝え方などを盛り込むと、コミュニケーションスキルの向上につながるでしょう。
コミュニケーションスキルが身につくと、社内のメンバーとの連携がスムーズになり、信頼関係の構築も促進されます。コミュニケーションスキルは新人のうちに習得しておきたいスキルであり、スキルシートに入れておくべき項目なのです。
自社の商品・サービスの知識
自社の商品やサービスの知識は、どの職種であっても必要な基礎知識です。具体的には、商品・サービスの特徴や市場での位置づけ、競合との違いなどが挙げられます。
新人が自社から顧客へ提供する価値を理解していれば、現場で的確な説明や対応が可能になるでしょう。自社の商品やサービスに関する知識の習得をチェックシートに加え、漏れなくインプットできるように体制を整えておきます。
新人教育のチェックシートを簡単に作成できるツール「NotePM」
新人教育向け｜わかりやすいチェックシートの作り方
ここからは、新人教育用のチェックシートを作る方法を4つのステップにわけて紹介します。
- 身につけるべきナレッジを細分化する
- 段階的にスキルアップできるよう項目を整理する
- 教育計画を立ててチェックシートに落とし込む
- チェックシートを運用し定期的に更新する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
身につけるべきナレッジを細分化する
まずは、新入社員に求めるナレッジを明確にしていきましょう。ただし、ベテランが多く新人が少ない職場では、新人に必要なナレッジを取りこぼしてしまうリスクが大きくなりかねません。とくに、日頃からベテラン社員が当たり前のものとして取り組んでいる「暗黙知」には注意が必要です。
新入社員に必要なナレッジを具体的な知識やスキルごとに細分化して洗い出すことをおすすめします。はじめに、大まかな項目をリストアップし、小さな単位に分解して段階的にスキルアップできるよう学ぶべき項目を棚卸してください。
＞関連記事：ナレッジ共有の天敵「暗黙知」その正体と形式知への転換法
＞関連記事：ナレッジマネジメントがうまくいかない！よくある課題と解決策を紹介
段階的にスキルアップできるよう項目を整理する
次に新人が着実にスキルアップできるよう、段階ごとに教育項目を整理しましょう。基礎的な知識からはじめ、応用的なスキルの習得に進めるように習得順序を工夫します。
たとえば、業務フローの基本を理解したあとに、具体的なツールの使い方に移るというように、ステップを踏んで教えると効果的です。スキルアップ項目を段階的に設定することで、新人の習得状況に応じた柔軟な教育が可能になるでしょう。
教育計画を立ててチェックシートに落とし込む
全体の教育計画を立てたうえで、各ステップに沿った学習項目をチェックシートに落とし込みましょう。教育期間や目標に応じて、学ぶべきスキルや知識の項目を明確にすると、無駄なく進めやすくなります。
学習計画に沿って教育の進捗が可視化できると、担当者も新人も同じ目標に向かって教育が進められます。
チェックシートを運用し定期的に更新する
チェックシートは一度作成したら終わりではなく、定期的に更新することが重要です。業務内容や企業が社員に求めるニーズが変わると、新人教育で必要なスキルも変化するからです。
また、実際に現場でチェックシートを使用してみて、必要な項目の追加や不要な項目の削除を行うことも欠かせません。そうすると、常に最適な教育ができるようになります。
新人教育向けチェックシート運用のポイント
ここでは、新人教育でチェックシートを運用する際の3つのポイントを見ていきましょう。
- 評価基準を設ける
- 電子媒体のチェックシートを活用する
- チェックシートとマニュアルを紐付ける
それぞれ詳しく解説します。
評価基準を設ける
基準が曖昧だと、教育者によって評価にばらつきが出やすく、適切なフィードバックが難しくなります。理解度や実行レベルに基づいた段階評価を導入すると、スキルの習熟度が把握しやすいです。
評価基準を設ける際は、定量的な指標にすると指導者も評価者も把握しやすく、客観的な評価がつけやすくなります。数値基準を盛り込むことで、誰でも同じように評価できる仕組みが整います。
電子媒体のチェックシートを活用する
業務の効率化を図るためにも、チェックシートを紙ではなく電子媒体で管理するのが望ましいです。たとえば、GoogleスプレッドシートやExcel、専用の管理ツールなどを使えば、リアルタイムで進捗が確認でき、関係者間で情報共有しやすくなります。
電子媒体を活用すると、簡単にチェックシートの更新・修正ができ、長期的な運用が実現しやすいです。とくに、リモートワークが働き方のひとつになった現在、クラウド上でチェックシートを運用することで、場所に縛られない柔軟な教育体制が構築できるでしょう。
なかでも『NotePM』はチェックシートや研修資料などドキュメントを一元管理するのにおすすめのツールです。操作が簡単で使いやすく、管理者も新人もスキルレベルを問わず使えるので、チェックシートの運用もスムーズに行えるでしょう。資料請求や無料トライアルにも対応していますので、興味のある方はぜひ詳細をお確かめください。
新人教育のチェックシートを簡単に作成できるツール「NotePM」
チェックシートとマニュアルを紐付ける
電子媒体でチェックシートを管理する場合は、チェック項目とマニュアルを紐づけておくと教育がスムーズになります。たとえば、各項目にマニュアルへ遷移するリンクを添付しておけば、チェックシートそのものが新人教育の教科書のように仕上がるでしょう。
新人が自主的に学べる環境が構築できるので、効率的に教育が進められる点もメリットのひとつです。
チェックシート以外に新人教育の課題を払拭し円滑に進める方法
新人教育の運用を円滑に行うためには、課題となりやすい以下の2点を克服する教育体制の整備が重要です。
- 新人が業務に関する情報をキャッチアップできない
- 新人の立ち上がりスピードにばらつきがある
これらの課題を解決する方法のひとつとして、チェックシートの導入があります。加えて、自発的な学習を促す体制の構築が有効です。具体的には、マニュアルを整備する、使い手がアクセスしやすいようツールで管理するなどが挙げられます。
たとえば、ナレッジやノウハウを一元管理できるナレッジマネジメントツール『NotePM』を導入すると、新人教育の体制整備が可能です。
誰でも簡単にマニュアルを作成・管理できるほか、検索性が高い点も魅力といえます。実際に導入した企業では、新人教育のコスト削減に成功したケースもあるので、新人教育に課題を感じている企業の担当者の方はぜひ導入を検討してみてください。
新人教育のチェックシートを簡単に作成できるツール「NotePM」
NotePM導入により新人教育のコストを削減した事例
ここからは、実際にNotePMを導入し、新人教育のコスト削減につながった以下の事例を見ていきましょう。
- 新人教育の工数を5割削減｜税理士法人FLAGS様
- 新人教育の工数が50％減｜ユサコ株式会社様
- 社員成長が大幅加速｜アイリスオーヤマ株式会社様
順番に解説します。
新人教育の工数を5割削減｜税理士法人FLAGS様
税理士法人FLAGS様は、NotePMの導入により新人教育の工数削減に成功しました。従業員数が増えるフェーズで「情報共有を円滑にしたい」「社内ルールを標準化したい」という課題を解決するべくNotePMを導入したそうです。
導入後はマニュアルの整備に注力し、新人が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を構築したことで、教育担当者の負担が軽減されました。NotePMの導入により、教育コストの削減と業務の効率化に貢献した事例です。
＞関連記事：【導入事例】新人教育の工数を5割削減！所内の情報を集約して生産性を向上させるNotePMの活用方法 – 税理士法人FLAGS（旧：税理士法人末松会計事務所）
新人教育の工数が50％減｜ユサコ株式会社様
ユサコ株式会社様は、NotePMの導入により、新人教育の工数を50％削減できました。従来は教育担当者が新人の指導に多くの時間を費やしていましたが、NotePM上でマニュアルや業務手順を一元管理することで、担当者の負担を大幅に軽減できたといいます。
新人が自らマニュアルにアクセスし、確認しながら学習を進められる環境が整い、周囲への質問が減ったことで指導時間が削減されました。NotePMを導入し、新人教育の環境整備に成功した事例です。
＞関連記事：【導入事例】新人教育の工数が50％減！専門商社が実践する新たな情報共有のカタチとは – ユサコ株式会社
社員成長が大幅加速｜アイリスオーヤマ株式会社様
アイリスオーヤマ株式会社様は、NotePMを活用して社内のナレッジ共有を円滑にし、社員の成長スピードを向上できる環境を構築しました。導入以前は社内サーバーで情報共有を行っていたものの、欲しい情報をすぐに見つけられない課題を抱えていたそうです。
年に数百人単位で新入社員が入社し、若手社員の比率が多いため、社内のナレッジを蓄積・管理できる環境の構築が急務でした。そこで、ナレッジマネジメントツール『NotePM』を導入し、社内情報を一元管理した結果、検索工数を約70％削減できました。新入社員が能動的に学べる環境が構築され、成長スピードがアップした実感もあるそうです。
＞関連記事：【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社
新人教育のチェックシートを簡単に作成できるツール「NotePM」
新人教育はチェックシートとツールの導入で整備構築が重要
新人教育に課題を感じる場合、以下の2点が原因であることが多く、対応策のひとつにチェックシートの運用が挙げられます。
- 新人が業務に関する情報をキャッチアップできない
- 新人の立ち上がりスピードにばらつきがある
本記事で紹介した新人教育向けチェックシートのテンプレートを活用し、新人の着実なスキルアップにつなげてみてください。ただし、チェックシートの導入だけでは「新人が業務に関する情報をキャッチアップできない」という課題を克服しにくいでしょう。
新人が自発的にスキルの習得ができるよう、マニュアルの整備や教育環境の構築にも注力することをおすすめします。ナレッジマネジメントツール『NotePM』は、新人教育に欠かせない環境の構築に役立つツールです。
NotePMでは、30日間無料でお試しできる期間を設けています。チェックシートやマニュアルを含むドキュメントの作成・管理を効率化したい方は、ツールの導入を検討してみてください。
検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
