こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
一口に生産性向上を目指すと言っても、その方法は企業や環境によって千差万別です。「なにから手をつければいいかわからない」というのが正直なところではないでしょうか。
そこでこの記事では、生産性向上にむけた具体的な取り組みについて、事例も交えて解説していきます。企業や組織が抱えていた課題とともに、「NotePM」を活用した解決策、さらに思いがけずあらわれた効果まで紹介するので、ぜひご自身の環境とも照らし合わせながらご検討ください。
目次
生産性向上に取り組むべき理由
生産性向上には、さまざまなアプローチ方法があります。自社ではどんな取り組みを行なうべきかを考えるためにも、まずは「なにを目的とするのか」を知るための例をいくつか紹介します。
限られたリソースを集中させる
企業や組織が活動するためには、いわゆる「ヒト・モノ・カネ」といったリソース（資源）が必要となります。そしていうまでもなく、これらのリソースは有限です。生産性向上の取り組みとは、リソースがムダに消費されてしまう事態を極力避け、利益や付加価値を生み出すことに投入し、その成果を最大化していくことが大きな目的となります。
労働環境の改善
企業が抱えるリソースのなかでも、最も重要なものは「ヒト」だといえるでしょう。ここで言うリソースとしての「ヒト」には、「モノ」と「カネ」を利益や付加価値へ変換していくための労働時間と、それぞれが持つ経験やスキルといった人材の価値が含まれています。近年、働き方改革が浸透し、労働時間は減少傾向にあります。また一方で、少子化による労働人口の減少などにより、人材確保は難しくなっています。生産性向上の取り組みは、労働時間の消費を効率化し、パフォーマンスの高い人材を流出させない制度や、モチベーションを高めていく仕組みも生みだします。「ヒト」のリソース管理と成果の最大化を目指すと、結果として労働環境も自然に改善されていくのです。
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生産性向上につながる取り組み
次に、生産性向上を実現する取り組みのなかで、目標にするべきポイントを具体的に紹介していきます。
明確な現状把握
生産性向上には、まず仕事やチームの状況を把握することが不可欠となります。例えば営業部門なら売上が最終的に目指す成果となりますが、その成果を出すためには、「架電やDM等の顧客へのアプローチ数」「商談の成功率」「製品の生産量や納品期間」など複数の指標が関わってくるでしょう。これらの現状を明確にすることで、目指す成果との相関関係も分析できるようになり、生産性向上のためにはどこにリソースを投入するべきか、優先順位をつけられるようになります。またそこから課題が見えてくれば、改善の余地とその機会を見逃さないように取り組んでいくことになるでしょう。
チームワークの強化
組織としての生産性を向上させるには、スムーズな仕事の分担や連携が欠かせません。そのためにはまず、メンバー同士、互いに役割や責任を明確にしあうことが求められるでしょう。そのうえでフィードバックやアイデアを交換しあうことで、個人やチームの問題と課題、そしてその解決策も発見しやすくなっていきます。また、こうしたコミュニケーションが活性化されれば、承認や評価を通じてモチベーションが向上し、学習や成長の機会も増えていくことになります。
業務の仕組み化や自動化
業務の「仕組み化」とは、業務の流れや手順、ルールや基準などを明確にすること。これにより、パフォーマンスの標準化や、ノウハウの共有化、再利用化を行なえるようになります。また、仕組み化された業務は、ITツールなどにより「自動化」しやすくなります。仕組み化と自動化を行なうことで、仕事に必要なものの生産性には寄与しづらい「ノンコア業務」（例えば社内での申請や承認に伴う事務作業など）に消費されるリソースを削減できます。従業員は、本来の役割としている価値の高い「コア業務」に集中できるようになり、生産性向上につながっていくでしょう。
従業員のスキルアップ
生産性向上とは簡単に言うと、より短時間で仕事をこなし、より質の高い成果をあげていくことです。生産性には当然、従業員のスキルが直結しています。極端な例でいえば、研修中の新入社員が挙げられます。スキルがほぼゼロのため利益や価値を創出できないのは当然ですが、指導についている先輩の時間や労力といったリソースまでも消費しているとも考えられるでしょう。教育にかかる時間を短く、コストや手間も抑えられるほど、従業員1人あたりがより多くの成果を生み出すことになっていくのです。
生産性向上に成功した取り組み事例5選
ここまでは、生産性向上の取り組みに対する考え方を見てきました。次は、実際にNotePMを活用することで生産性向上につながった事例について、「導入前の課題」と「導入後の効果」を抜粋して紹介します。
社内のナレッジを蓄積する場を構築。日報を通じて社内コミュニケーションが活発に！
■課題
日本各地の名産品に着目し、そのプロモーション支援などを提供している株式会社47CLUB。従来は情報共有をメーリングリストで行なっており、気軽に情報共有できていませんでした。また、過去案件の実績なども検索できず、生産性が低くなってしまっていたといいます。
■効果
「手軽に情報やノウハウを蓄積でき、簡単に検索できるプラットフォーム」を求めて、NotePMを導入。これまで表面化していなかった「個人のノウハウ」や「仕事のコツ」が活発に共有されるようになり、従業員の間でアドバイスしあう風土も生まれてきたそうです。
関連記事：導入事例 – 株式会社47CLUB
日報をクラウド管理！誰が何をしているのか可視化され「これはあの人に聞こう」という状態になった
■課題
ベビー服や肌着、タイルなど、オーガニックコットンにこだわった製品のオンラインストアを展開するハーモネイチャー株式会社。新型コロナの影響からリモートワークを開始したものの、それまで紙で運用されていた日報や申し送り事項の共有を、早急にデジタル化する必要に迫られたそうです。
■効果
ITツールを使い慣れていないスタッフが多かったため、重視したのは情報共有ツールとしての操作の簡単さ。NotePMの採用で日報を広く共有できるようになると、各人の仕事状況や得意分野が可視化されるようになりました。これにより、仕事の分担や相談がマネージャーを仲介せずとも進むようになった効果も表れたとのことです。
関連記事：導入事例 – ハーモネイチャー株式会社
異なる事業スタッフ間の情報共有を活性化！「最初は見るだけでOK」とハードルを下げたのが良かった
■課題
「保育園事業」「ママ＆地域サポート事業」という2つの事業を通して、女性の社会活躍に取り組む株式会社エルパティオ。密接に関わる事業にもかかわらず、従来はそれぞれの事業部でコミュニケーションツールがバラバラだったため情報共有の場がなく、口頭での連絡が必須となるなど運用が煩雑だったことが課題になっていました。
■効果
NotePMは、トライアルでの試用でヘルプを見ずとも直感的に使用できた点が評価され、導入が決定。ドキュメントファイルなどを簡単に共有でき、会議前には現状報告を共有しておくことで本来の議論に集中する時間が増えるなど、業務効率化を実現できました。
関連記事：導入事例 – 株式会社エルパティオ
日本一古いオデン屋「たこ梅」。創業170年、情報の透明性を担保して、新たな事業展開へ
■課題
弘化元年（1844年）から170年以上も続いてきたオデン屋、たこ梅。コロナ禍をきっかけに、通販や百貨店での物販をスタートさせました。こうした新たな取り組みを行なうなかで、紙媒体で保管していたマニュアルや資料がどこにあるのか分からなくなったり、業務が属人化していたりといった課題が見えてきたとのこと。「情報の透明性を担保することが重要」という考えのもと、解決策となるツールとしてNotePMを導入しました。
■効果
商品ごとの衛生管理データや、料理マニュアル、商品の原材料や産地、取引先情報などのストックデータをNotePM上で蓄積・管理できるように取り組んでいるそうです。また、情報やノウハウの蓄積が業務効率化につながるとも考えから、物販の商談内容などをまとめて見える化する取り組みも始めています。
関連記事：導入事例 – 有限会社 たこ梅
自治体へのマニュアル共有で、担当者の入れ替わりによる引き継ぎ漏れや現場の混乱も解消
■課題
地方自治体向けに、ふるさと納税サイトの運営・ネット通販のサポートなどを提供しているLR株式会社。自治体の担当者は基本的に3年ほどで交替になってしまうため、そのたびに共通認識をすり合わせる手間やコストがかかっていました。また、同社にはチャットツールで活発にコミュニケーションが交わされる文化が根付いていましたが、組織が拡大したことでそこに投稿される日報や社内向け情報などが流れてしまい、見失いやすくなっていたそうです。
■効果
NotePMによって自治体との共通マニュアルを作成したことで、新しい担当者への引き継ぎがとてもスムーズになり、現場が混乱せずに運用できるようになったとのこと。また、画像編集なども簡単に行なえる手軽さから、多くの従業員が自主的に業務マニュアルを作成するようになっているといった効果も生まれています。
関連記事：導入事例 – LR株式会社
マニュアル作成・ナレッジ管理が浸透するサービス ⇒「NotePM」
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まとめ
生産性向上の重要性や難しさとともに、成果をあげてきた事例をいくつか紹介しました。すでに7000社以上の導入実績を誇る「NotePM」は、マニュアルやナレッジを共有するためのツールですが、ただ単に「現場で便利」というだけにはとどまらず、企業の生産性や競争力を高めていく使い方もできるということに、ご納得いただけたのではないでしょうか。
企業にとって生産性向上とは、避けて通ることのできない取り組みです。本格的な生産性向上を目指す足がかりとして、ぜひNotePMの活用をご検討ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
