こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
近年、「生産性向上が日本の課題」というニュース記事を目にすることが増えているのではないでしょうか。実際に、経済指標のひとつである労働生産性では、OECD加盟国38ヶ国のなかで日本は23位、主要7ヶ国（G7）で最下位だとする調査もあります。
とはいえ、部下に「生産性向上を目指そう」と発破をかけるだけではそうそう生産性向上にはつながりません。大切なのは、チームや組織のマネジメントに生産性向上を意識した「仕組み」をつくりあげることです。今回は、生産性向上を達成していくための基礎知識や具体的な手法とともに、有用な機能を多数備えた社内wikiツール「NotePM」をご紹介します。
目次
そもそも「生産性向上」とは？
ざっくりとしたイメージはわかっていても、「具体的にどうなれば生産性向上を実現できたと言えるのか？」をすぐには説明しづらいのではないでしょうか。そこでまず本章では、「生産性とは何か」「業務効率化とはどうちがうか」といった観点から具体的に解説します。
生産性の計算式
「生産性」とは簡単に言うと、投入された「資源」に対して、どれだけの「価値」が産み出されたかを示す指標です。ここでいう「資源」は、材料などのコストはもちろん関わった人員や労働時間も含む、いわゆるヒト・モノ・カネのすべてとなります。また「価値」は、利益額や生産量、付加価値を指します。このことから「生産性」は、下記のような計算式で定量的に算出可能です。
生産性 ＝ 利益や生産量 ÷ コストや労働量
ちなみに、経済指標でいう「労働生産性」とは、労働者1人が1時間働いた際に生みだされる付加価値額を示します。具体的には、下記の計算式で算出できます。
労働生産性 ＝ GDP ÷ （労働人口×労働時間）
ここで重要なのは、ただ単に「利益や生産量が多い ＝ 生産性が高い」とはならない点です。生産性向上を実現するには、「資源（リソース）が有効活用されているか」という面にも目を向けた、多面的な分析と戦略、改善が必要になってきます。生産性という指標に基づき、ヒト・モノ・カネといった資源を価値の創出へと最大限に投入していく、そのコントロールがマネジメントという仕事だと言えるでしょう。
関連記事：生産性分析に用いる指標一覧｜生産性の計算式や改善方法も紹介
生産性向上と業務効率向上を混同するリスク
“生産性向上”についての考え方を理解していないと、「ムダを省いてキビキビと仕事する」という“業務効率向上”を目的化してしまうことがあります。この2つの概念は確かに密接に関わっているのですが、実は混同してしまうと生産性に悪影響を与えてしまうケースがあるのです。
というのも、生産性向上が「同じリソースでより多くの成果を出す」という考え方であるのに対し、業務効率向上では「リソースをできる限り少なくする」と考えます。そのため業務効率向上に偏った取り組みを行なってしまうと、例えばコスト削減のために品質や顧客満足度が下がったり、人員を減らすことで専門スキルをもった人材が事務作業に時間を割かざるを得なくなったり、メンバーの育成やキャリア開発にかけるコストまで削減してしまったり……といった事態も起こりがちになります。生産性向上の一環として業務効率を考えることも大切ですが、それだけでは目的を達成できない、という点に注意しておく必要があるでしょう。
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生産性向上が重要なワケ
生産性向上を実現するには、組織内での“仕組みづくり”が必須となります。この生産性を意識した仕組みが動き出すと、実は組織をマネジメントしていくのに役立つメリットが生まれてくるのです。
パフォーマンスを定量的に測れる
前章で解説したように、生産性は単なるキーワードではなく、数字で測れる指標です。生産性を向上させるには当然、生産性を計測するための仕組みを作ることが大前提となります。そして生産性をきちんと計測すれば、チームがどれだけの成果をあげているか、それに対してメンバー1人ひとりがどのように貢献しているか、といったパフォーマンスも明確になります。これにより、目標や将来のビジョンを見通しやすくなりますし、メンバーのモチベーションも格段に上がりやすくなっていきます。
ビジネスや組織の戦略を立てやすくなる
生産性が数字として目に見えるものとなれば、その変動を継続的に計測し続けることもできるようになります。そこから、「どんな取り組みが生産性向上につながったか、あるいは逆に生産性が低下してしまったのか」を解析し、改善点や課題を把握できるようになります。「チームの強みをさらに伸ばす」「弱みを補強してパフォーマンスを底上げする」のどちらを優先してリソースを投入すべきか、といった悩ましい選択も客観的な視点から評価できるようになるでしょう。
ワーク・ライフ・バランスを改善できる
生産性向上を目指せば、おのずと従業員のワーク・ライフ・バランス改善にもつながっていきます。例えば生産性に寄与していない不必要な仕事に時間を割かずに済めば、労働時間は削減されるでしょう。また、高い成果を出している従業員には、正当な評価とロイヤリティを与えられるようになります。さらにこうした取り組みは従業員のモチベーションアップにつながり、1人ひとりが「生産性を向上させていこう」と意識する原動力にもなるため、好循環が生まれていくようになります。
NotePMを活用した生産性向上のためのマネジメント方法
実際に生産性向上を実現するには、どんな取り組みを行なえばいいのでしょうか。本章ではその手順とともに、より簡単に仕組み化できるツールとしてNotePMを活用した方法をご紹介します。
NotePM（ノートピーエム）とは
NotePMは、マニュアルやナレッジを社内で公開・共有するための社内wiki作成ツールです。マニュアルなどの情報をブラッシュアップしていくため、従業員同士で共同編集を行なっていくコラボレート機能を備えていることが特徴です。また、誰でも簡単に作成できるようにテンプレートが用意されており、マニュアルのほかにも日報やFAQ、議事録など、多彩なニーズに対応したドキュメントを作成可能となっています。これらの機能により、情報を管理・蓄積しながら、コミュニケーションを取り合うワークスペースとして活用できます。
【Step 1】生産性を見える化させる
生産性向上を目指すには、まず現在の生産性を把握できるようにすることが重要です。一般的な手法としては、日々の成果を報告させる日報などがその土台となるでしょう。ここでは、マネージャーが漫然と日報を受け取るだけではなく、着目するべき数字を明確にして生産性を“見える化”できる環境を整備していくことが不可欠となります。
NotePMには、日報のテンプレートも用意されています。これを活用すれば、分析に必要な情報や従業員個人に意識させたい内容を組み込んだ日報の運用をすぐにスタートできます。様式が統一されれば抽出も簡単になり、パフォーマンスの評価や戦略立案の土台となる“価値あるデータ”として蓄積できるようになるでしょう。
【Step 2】メンバー同士でノウハウを共有させる
組織全体で生産性を向上させていくには、実践のなかで生産性向上につながったノウハウやナレッジを手早く広く共有していくことが近道となります。逆にそのための仕組みが整っていないのであれば、ノウハウは個人の経験則にとどまってしまうことになります。
NotePMはもともと、こうしたノウハウをマニュアルとして共有するために設計されたツールです。そのため「この取り組みで生産性向上につながった」といった投稿を気軽に行ない、成果やノウハウを表面化させていくための仕組みが最初から備わっていると言えます。とくに便利なのが、従業員同士で質問やコメント、「いいね」を送り合えるコラボレート機能です。従業員1人ひとりが情報を投稿・共有することに対するモチベーションを感じられるようになりますし、アイデアや意見を出し合うことで、内容をさらに改善していく風土が生まれるようになります。
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【Step 3】人材育成を効率化する
入社したばかりで研修中の人材は、当然のことながらその時点では生産性向上に寄与することはできません。むしろ、チームの先輩や教育担当者が指導の手間をとられているわけで、組織としてのトータルの生産性は落ちてしまうことになります。新人をいかに素早く“戦力化”できるかは、生産性向上に欠かせない課題と言えるでしょう。
そこで、“マニュアル作成”というNotePMの本領が発揮されます。本来なら作成するのに多大な労力がかかる教育マニュアルですが、ノウハウ共有や日々の成果報告が根付いていれば、その蓄積を応用して手早く完成させられるのです。例えば業務手順をNotePM上でテンプレート化して行なった内容を入力していくと、進捗や次の仕事を把握しやすくなりますし、ベストプラクティスを共有しやすくなります。新入社員がその都度「この場合はどうすれば良いですか？」と先輩に質問していたことも、これらの蓄積された情報を検索すれば解決策が見つかるようになります。教育にかかる時間や手間といったコストが減れば、その分だけ従業員が生み出す価値の総量は大きくなり、生産性向上につながっていくのです。
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【Step 4】生産性の高い業務に集中させる
“生産性の低い業務”は極力削減していく必要がありますが、実践するのはなかなか難しいものです。よくある例でいえば、情報システム部門が社内のヘルプデスク対応に追われ、システム改善には手が回っていないといったケース。専門性の高いスキルをもった人材が集まるチームが生産性に寄与しない業務に消費されてしまっているわけですが、こうしたサポートを行なわなければ会社全体の動きがストップしてしまうでしょう。
こうした場合、NotePM上にマニュアルやFAQが共有されていれば、その優れた検索機能によって知りたいことや対処法を従業員1人ひとりが自分で見つけられるようになります。他にも社内での申請や報告など、生産性に寄与しづらいもののなくすわけにもいかない業務はいくつもありますが、NotePM上のテンプレートや共有ファイルを活用することで仕組み化が可能となります。従業員が自分の専門性を発揮する“本来の業務”に集中できる時間が増えれば、生産性を向上させられるのはもちろん、リソースを消費・疲弊させてしまう残業を減らすことにもつながります。
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まとめ
生産性向上を本当に実現するには、個人ががむしゃらに努力すれば良いというわけにはいきません。なによりの近道は、生産性を測るデータの蓄積や、1人ひとりのパフォーマンス向上、人材育成などの「仕組み」を整えることです。だからこそ生産性という指標は、部署やチームをマネジメントする立場の方にこそ重要な意味をもっているのです。
とはいえ、こうした「仕組み」をイチから準備していくのは膨大な手間が必要となるでしょう。そこで、すでにできあがった仕組みや事例を豊富に持つ「NotePM」のご検討をオススメします。このツールを活用すれば、効果的に生産性向上を実現できるでしょう。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
