DropboxとNotePMを徹底比較！仕事効率化を実現するストレージの活用術も紹介

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

リモートワークの機会も増えてきた昨今、社内でのデータやファイルのやり取りにクラウドストレージを利用するというケースも増えています。1つひとつメールで送信しあうよりも、場所を問わずアクセスできるクラウドストレージ上で共有する方が、はるかにスピーディで効率的です。

そこで今回は、クラウドストレージサービスのなかでも知名度の高いDropboxとともに、ナレッジ共有ツールのNotePMをストレージとして活用する手法を紹介します。クラウドストレージをうまく使いこなして、仕事をさらに効率化していくためにもぜひ参考にしてみてください。

関連記事：ファイル共有を社内で行う最適な方法とは？おすすめツール7選も比較解説

NotePMとDropboxとは？

NotePMとDropboxは、実は本来の用途が大きく異なるサービスです。本章では、まず各サービスそれぞれの特徴や料金体系について簡単に紹介します。

NotePM（ノートピーエム）とは？

NotePMは本来、マニュアルとしての情報の共有と蓄積を想定した社内 wiki作成ツールです。作成した wikiページには、文書や画像・動画など多種多様なデータファイルを添付できます。これらのデータを蓄積するストレージ容量は1ユーザーあたり10GBも提供されるため、クラウドストレージとしても応用可能です。

そして保存容量だけではなく、従業員同士でコミュニケーションをとりながら編集できるコラボレート機能や、添付したファイル内容も含めた全文検索機能なども提供されます。これによりデータを蓄積するだけではなく、これまで属人化してしまっていたデータの活用が容易になる、といった効果を期待できます。ページごとのアクセス権限や閲覧履歴をきめ細かく管理できる機能も備えているため、保存した情報の閲覧や共有を制御しやすくなり、セキュリティの面でも充分な機能性をもたらしてくれるでしょう。

＜料金＞

・ユーザー数やストレージ容量に応じた価格

・全プランで初期費用0円、閲覧のみのユーザーは無料

無料トライアル期間：30日間

※詳細は「料金プラン｜NotePM」をご確認ください。

Dropbox（ドロップボックス）とは

Dropboxは、アメリカのDropbox, Inc.が提供しているオンラインファイルストレージサービスです。世界中で6億人以上のユーザーがいると言われるほど知名度が高く、クラウドストレージのスタンダード的存在ともいえるでしょう。

その特徴は、手元のPC上などローカルの専用フォルダに共有するファイルを保存しておけば、オンライン上のファイルと自動で同期できることです。アップロード／ダウンロードの操作を意識しなくても、シームレスに最新の状態でさまざまな場所から利用できるようになります。またストレージ容量は、2GB分であれば無料プランで利用できます。

＜料金＞

・価格は1ユーザーあたり

・チーム向けの文書署名機能などを備えたプランを抜粋

※このほか、ストレージのみの利用プランや、大規模ユーザー向けプランもあります。

※詳細は「Dropboxの全プランを比較」をご確認ください。

マニュアル作成・ナレッジ管理が浸透するサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから

NotePMの独自性

ここでは、NotePMをストレージとして活用することを想定して、その特徴的な機能やメリットを深掘りしてご紹介します。

ストレージとしても使い勝手の良い検索性

NotePMでファイルを共有する際には、wikiページを作成して共有したいファイルを添付するという形になります。そのためただ文書やデータを保管しておくというだけではなく、例えば「共有するデータを編集ルールのページに添付しておく」「業務規則の解説ページを開けば関連する社内文書も同時に見つかる」といった使い方も可能になるのです。

また、テキストのみの wikiページであればストレージ容量が消費されず、ページ数も無制限に作成できます。添付したファイル内の全文検索も可能なほか、更新日時やタグをクリックするだけで絞り込める「ワンクリック絞込」や、検索ワードに関連する wikiページのタイトルを予測して表示してくれるサジェストなどにより、直感的な検索をサポートしてくれる機能も備えています。

関連記事：ストレージとは？4つの種類と容量不足時のリスクと容量を増やす方法を解説

ファイルと同時にナレッジも共有できる

NotePMで作成した wikiページやファイルに対して、コメントなどを従業員同士で簡単にやり取りできるように設計されています。こうしたコラボレート機能も含めて一般的なWebブラウザからもアクセスできるため、場所や手元のデバイスを問わず情報を共有できます。さらにMicrosoft Teams・Slack・Chatworkといった代表的なビジネスチャットアプリとの連携機能も標準で提供されているので、リモートで共同作業を行なう際のワークスペースとしても機能します。

また、こうしたコミュニケーションの履歴がデータファイルとともに残ることで、これまでは従業員個人だけにとどまっていたノウハウやアイデアが、より多くのメンバーで共有できるナレッジとして表面化しやすくなるといった効果も期待できるでしょう。マニュアル・日報・議事録・FAQなどのテンプレートも豊富に用意されているので、新しい社内文書を作成する際にもゼロから様式を整える必要がなく、簡単に作成できるようになります。これらのナレッジの共有・蓄積に関わる機能は、シンプルなクラウドストレージサービスにはなくNotePM特有の大きなメリットとなります。

アクセス管理機能で業務を効率化できる

NotePMのwikiページや添付されたファイルの閲覧と編集は、パソコンやスマホ、タブレットなどのマルチデバイスに対応しています。各ページとファイルの編集・閲覧権限は、チームごと／ユーザーごとなどできめ細かくアクセスを制御することが可能です。また閲覧のみであれば、ユーザー登録された人物以外へ無料で共有することもできます。

さらに、ページやファイルへのアクセス履歴を管理する機能も備えています。wikiページや添付ファイルの更新・作成時に指定したユーザーへ自動で通知されるように設定したり、ファイルを共有したいユーザーがいつのタイミングで閲覧したかを確認したりすることも可能です。これにより、業務でよく起こりがちな「データファイルをサーバに保存」してから「共有相手にメールで知らせる」といった手間を圧縮でき、日常業務の効率化を図れます。

Dropboxの独自性

続いて、Dropboxの独自性や特徴的な機能についても、さらに詳しく見てみましょう。

大容量のストレージ

Dropboxのチーム利用向けプラン（Business）では、9TB以上という大容量なストレージが提供されます。さらにニーズに応じて、容量の追加やカスタマイズも可能です。また、ローカルの専用フォルダに保存したファイルやデータをオンライン上のストレージとシームレスに同期できることが特徴で、共有ファイルがいずれかのユーザーによって変更されると、共有されている全員のデータが自動的に更新されるようになっています。

データの保護機能

Dropboxのストレージ上では、誤って削除してしまったページや上書きする前のページを復元できる「データ保護」が保証されています。保証期間は、個人向けプランで30日間、Businessプランは180日間、Business Plusプランでは1年間となっています。またデバイスの盗難や紛失が起きた場合には、同期されているファイルやフォルダを遠隔で消去することもできます。

コンテンツの編集やプロジェクト管理

Dropboxには、ストレージと連動して専門的な機能を提供するアプリが用意されています。代表的な例をあげれば、ドキュメントに電子署名を追加する「Dropbox Sign」や、動画・画像のレビューとプロジェクト管理を行なえる「Dropbox Replay」、スクリーンショットや画面を共有しながらコミュニケーションができる「Dropbox Capture」など。これらのアプリはDropboxアプリと統合されているため、共有ファイルをプレビューする際にも他のアプリやツールを起動せずに利用できます。また、Adobeをはじめとする代表的なクリエイター向けアプリとの連携も可能で、Dropboxからのアプリの切り替えを意識せずに編集機能を利用可能となっています。

NotePMとDropboxのどちらを選ぶべき？

NotePMとDropbox、それぞれの特徴についてご紹介しました。本章では、クラウドストレージとしてどちらを選択すればいいのかをイメージしやすいように、活用シーンを例に取りあげながら比較していきます。

NotePMとDropboxの比較表

NotePMのほうが適しているケース

◆大量のストレージは必要ない

一般的な業務で使われるドキュメントファイル等の共有であれば、充分に間に合うだけのストレージがNotePMには用意されています。またナレッジ共有とファイル共有を1つのツールで行えるため、トータルのコストも低く抑えられるでしょう。さらに、テキストのみのページはストレージ容量を消費しないため、例えば日報などをNotePM上に蓄積していくという場合には容量を気にする必要もありません。あらかじめ用意されたテンプレートも多彩で、社内で運用されているドキュメントを統合するのにも役立つという点を考えると、NotePMは単なるストレージ以上の大きなメリットを提供してくれるでしょう。

◆社内のナレッジ共有を活性化したい

NotePMは、従業員個人が持っていたノウハウを集約し、簡単に社内マニュアルを作成できるよう設計されたツールです。そのコラボレート機能を活用すれば、単純にオンライン上でファイルを共有できるだけにはとどまらず、やり取りを通じて埋もれていたノウハウがナレッジとして可視化され、蓄積されていくようになります。例えばこれまでは多大な労力がかかっていた業務マニュアルや教育・研修教材の整備も、日々の業務をこなしていくだけで手間をかけることなく土台ができあがっていく、といった効果も期待できます。

Dropboxのほうが適しているケース

◆大容量のストレージを利用したい

Dropboxはクラウドストレージの専門サービスだけあり、シンプルにストレージ容量を重視したいというケースに適しています。動画やCADなどデータを大量に扱う会社であれば、大容量のストレージが必要になるため、Dropboxを選ぶことになるでしょう。コラボレーション機能などを使用しない、ストレージのみのプランも用意されています。

◆専用アプリの機能を利用したい

クリエイティブ業界の会社であれば、動画制作のプロジェクト管理をサポートする「Dropbox Replay」などのアプリや機能に、魅力を感じるかもしれません。ただし専門性の高いアプリのため、うまく業務に組み込めるかは慎重に検討した方が良いでしょう。

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まとめ

NotePMとDropboxは、ナレッジ共有ツールとオンラインストレージという大きな違いがありながら、双方とも使い方を工夫することで“それ以上”のニーズを満たせる機能性をもったサービスと言えます。検索やセキュリティといった面では、いずれも必要十分な機能を備えています。

大容量のストレージやクリエイティブ向けの専門機能が必要ないという会社ならば、「NotePM」を共有ファイル管理のためのストレージとして活用してみることをオススメします。優れたノウハウを従業員同士で共有しあう文化が社内に根付くようになり、全体的なスキルとパフォーマンスの底上げにもつながっていくことでしょう。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

• マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
• 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
• 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
• 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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