社内ファイル共有の方法7選｜選び方とおすすめサービス比較

社内でのファイル共有は、業務効率化や情報の一元管理において欠かせない仕組みです。しかし、「メール添付では容量制限があって不便」「USBメモリの紛失が怖い」「どの方法が自社に合っているのか分からない」といった悩みを抱えている企業も少なくありません。

社内ファイル共有の方法には、メール添付、USBメモリ、ファイルサーバー、NAS、クラウドストレージなど、さまざまな選択肢があります。それぞれにメリット・デメリットがあり、企業規模やセキュリティ要件、予算によって最適な方法は異なります。

特に近年では、リモートワークの普及に伴い、場所を選ばずにアクセスできるクラウドストレージの導入が進んでいます。2024年の調査では、企業の55.4%がクラウドストレージを導入済みで、特に従業員1万人以上の企業では82.8%に達しています。

この記事では、社内ファイル共有の基本的な仕組みから、代表的な7つの共有方法、自社に最適な方法の選び方、おすすめのクラウドストレージサービス比較、セキュリティ対策、Windows環境での具体的な設定手順まで、社内ファイル共有に関する情報を網羅的に解説します。

社内ファイル共有とは？基本的な仕組み

社内ファイル共有とは、複数の従業員が同じファイルやデータにアクセスし、閲覧・編集・保存できる仕組みのことです。従来は紙の書類を回覧したり、フロッピーディスクやUSBメモリで受け渡していましたが、現在ではネットワークを通じてデジタルデータを共有する方法が主流となっています。

ファイル共有の目的は、業務効率化、情報の一元管理、コラボレーション促進の3つに大きく分けられます。複数人が同時に同じ資料を確認できれば、会議の準備時間を短縮できますし、最新版のファイルを一か所で管理することで、古いバージョンを誤って使ってしまうミスも防げます。

2024年7月時点の正規雇用社員のテレワーク実施率は22.6%で、従業員1万人以上の大企業では38.2%と高い水準になっています。このように働き方が多様化する中で、オフィスにいなくても必要なファイルにアクセスできる環境を整えることは、企業にとって重要な課題となっています。

ファイル共有の定義と目的

ファイル共有とは、デジタル化された文書、画像、動画などのファイルを、複数の人が同時にアクセスできる状態にすることを指します。単にファイルをコピーして渡すのではなく、ネットワーク上の共有領域に保存することで、誰もが最新の情報を参照できるようにする仕組みです。

ファイル共有を導入する目的は、主に3つあります。1つ目は業務効率化です。メールでファイルを送り合う手間が省け、必要なときにすぐアクセスできるため、作業時間を大幅に短縮できます。2つ目は情報の一元管理です。複数のバージョンが散在する状態を防ぎ、常に最新のファイルを参照できる環境を作ります。3つ目はコラボレーション促進です。複数人が同じファイルを同時に編集できるため、チームでの共同作業がスムーズに進みます。

社内ファイル共有が推進される背景

社内ファイル共有が注目される背景には、働き方の変化とセキュリティ意識の高まりがあります。リモートワークの普及により、オフィスにいなくても業務を進められる環境が求められるようになりました。自宅や外出先から社内のファイルにアクセスできる仕組みがなければ、業務が滞ってしまいます。

また、情報の属人化を解消し、ナレッジを組織全体で共有する必要性も高まっています。特定の担当者しか知らない情報が多いと、その人が休んだときや退職したときに業務が止まってしまうリスクがあります。ファイル共有の仕組みを整えることで、誰でも必要な情報にアクセスでき、業務の継続性を確保できます。

さらに、セキュリティ強化とコンプライアンス対応も重要な背景です。USBメモリの紛失やメールの誤送信による情報漏洩を防ぐため、アクセス権限を細かく設定できるファイル共有システムの導入が進んでいます。2023年の調査では、クラウドサービスを利用している企業のうち68.8%が「データ共有・ファイル保管」を目的として挙げており、企業にとってファイル共有が重要な課題となっていることが分かります。

社内ファイル共有の主な方法7選

社内でファイルを共有する方法には、手軽に始められるものから本格的なシステム構築が必要なものまで、さまざまな選択肢があります。ここでは、代表的な7つの方法について、それぞれの特徴、メリット・デメリット、適用シーンを詳しく解説します。自社の規模や予算、セキュリティ要件に合わせて、最適な方法を選びましょう。

メール添付

メール添付は、最も手軽に始められるファイル共有方法です。普段使っているメールソフトで、ファイルを添付して送信するだけなので、特別なツールや設定は必要ありません。小容量のファイルを特定の相手に一時的に送る場合には便利です。

しかし、メール添付にはいくつかの課題があります。まず、多くのメールサーバーには容量制限があり、数MB以上のファイルは送信できないことがあります。また、誤送信のリスクも高く、宛先を間違えると情報漏洩につながる可能性があります。さらに、複数人でファイルをやり取りすると、どれが最新版か分からなくなる「バージョン管理の問題」も発生しやすくなります。

メール添付は、緊急で小さなファイルを送る場合や、社外の取引先との一時的なやり取りには適していますが、社内での日常的なファイル共有には向いていません。

USBメモリ

USBメモリは、パソコンに挿すだけでファイルを持ち運べる記憶媒体です。ネットワーク環境がない場所でもファイルを受け渡せるため、オフライン環境での作業に適しています。価格も手頃で、数百円から購入できる点も魅力です。

一方で、USBメモリには大きなセキュリティリスクがあります。小型で持ち運びやすい反面、紛失しやすく、拾った人に中身を見られてしまう危険性があります。また、ウイルス感染の媒体になることも多く、USBメモリを介してマルウェアが社内ネットワークに侵入するケースも報告されています。

近年では、セキュリティポリシーでUSBメモリの使用を禁止する企業も増えています。どうしても使用する場合は、暗号化機能付きのUSBメモリを選び、紛失時の対策を事前に決めておくことが重要です。

パソコンのファイル共有機能

WindowsやMacには、標準でファイル共有機能が搭載されています。社内のネットワークに接続されたパソコン同士で、特定のフォルダを共有設定することで、他のパソコンからアクセスできるようになります。追加のソフトウェアを購入する必要がないため、初期コストをかけずに始められます。

ただし、この方法にはいくつかの制約があります。共有元のパソコンが起動していないとアクセスできないため、担当者が不在のときにファイルを確認できません。また、アクセス権限の設定が複雑で、IT知識がないと適切に管理するのが難しい場合があります。さらに、パソコンの台数が増えると管理が煩雑になり、どのパソコンにどのファイルがあるのか分からなくなることもあります。

パソコンのファイル共有機能は、小規模なチーム（5人以下程度）で、一時的にファイルを共有する場合には有効ですが、本格的な運用には向いていません。

ファイルサーバーの構築

ファイルサーバーとは、ファイル共有専用のコンピュータを社内ネットワークに設置する方法です。サーバー用のハードウェアとOS（Windows ServerやLinuxなど）を用意し、アクセス権限やバックアップの設定を行います。大容量のファイルを安全に保管でき、細かいアクセス制御も可能です。

しかし、ファイルサーバーの構築には、初期投資と専門知識が必要です。サーバー機器の購入費用は数十万円から数百万円かかることもあり、設置場所の確保や電気代も考慮しなければなりません。また、サーバーの保守・管理には専門的なIT知識が求められるため、社内にIT担当者がいない企業では運用が難しい場合があります。

ファイルサーバーは、大量のファイルを長期間保管する必要がある中堅企業以上で、IT担当者が常駐している環境に適しています。一方、小規模企業や、IT担当者が不在の企業には、運用負荷が大きすぎるため推奨されません。

NAS製品の導入

NAS（Network Attached Storage）は、ネットワークに接続して使う専用の記憶装置です。ファイルサーバーよりも導入が簡単で、専門知識がなくても設定できる製品が多く販売されています。価格も数万円から購入でき、中小企業にとって現実的な選択肢となっています。

NASの利点は、導入のしやすさと拡張性です。多くのNAS製品は、Webブラウザから設定画面にアクセスして、直感的に操作できるようになっています。また、ハードディスクを追加することで容量を増やせるため、事業の成長に合わせて拡張できます。自動バックアップ機能やRAID（複数のディスクでデータを保護する仕組み）にも対応しており、データの安全性も確保できます。

ただし、NASにも課題があります。社外からアクセスするには、VPN（仮想プライベートネットワーク）などの追加設定が必要で、リモートワークには向いていません。また、機器が故障した場合、復旧に時間がかかることもあります。NASは、オフィス内でのファイル共有を中心に考えている企業に適しています。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスは、大容量のファイルを一時的に共有するためのWebサービスです。GigaFile便やfirestorageなどが代表的で、ファイルをアップロードすると、ダウンロード用のURLが発行されます。そのURLを相手に送ることで、メールでは送れない大容量ファイルを受け渡せます。

ファイル転送サービスの最大の利点は、手軽さです。会員登録不要で利用できるサービスも多く、すぐに使い始められます。また、ファイルは一定期間後に自動削除されるため、サーバー容量を圧迫する心配もありません。社外の取引先に大きなファイルを送る場合に便利です。

一方で、ファイル転送サービスは継続的なファイル共有には向いていません。ファイルは一時的に保存されるだけで、長期間の保管には使えません。また、無料サービスではセキュリティ機能が限定的で、重要な情報を扱うにはリスクがあります。社内での日常的なファイル共有ではなく、あくまで単発の大容量ファイル送信に限定して使うべきです。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、インターネット上のサーバーにファイルを保存し、どこからでもアクセスできるサービスです。Google Drive、OneDrive、Dropbox、Boxなどが代表的で、現在最も主流となっているファイル共有方法です。2023年の調査では、53.1%の企業がファイルサーバーとクラウドストレージを併用しており、クラウドストレージへの移行が進んでいることが分かります。

クラウドストレージの最大のメリットは、初期投資が不要で、すぐに利用を開始できる点です。サーバー機器を購入する必要がなく、月額料金を支払うだけで使えます。また、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、リモートワークにも最適です。容量の追加も簡単で、事業の成長に合わせて柔軟に拡張できます。

さらに、自動バックアップ機能やバージョン履歴管理、複数人での同時編集など、業務効率化に役立つ機能が豊富に用意されています。セキュリティ面でも、アクセス権限の細かい設定や、二段階認証、暗号化などの機能が標準で提供されており、安心して利用できます。

クラウドストレージは、企業規模を問わず幅広い企業に適しています。特に、リモートワークを導入している企業や、IT担当者が少ない中小企業にとっては、運用負荷が少なく、コストパフォーマンスに優れた選択肢となります。

自社に最適なファイル共有方法の選び方

ファイル共有方法を選ぶ際には、自社の状況に合わせて複数の観点から検討する必要があります。企業規模、予算、セキュリティ要件、運用負荷、拡張性など、さまざまな要素を総合的に判断することで、導入後に「思っていたのと違った」という失敗を防げます。ここでは、選定時の比較ポイントと、多くの企業にとって有力な選択肢となるクラウドストレージの利点について詳しく解説します。

選定時の比較ポイント

ファイル共有方法を選ぶ際には、自社の状況を正確に把握し、複数の比較軸で検討することが重要です。ここでは、企業規模・ユーザー数、予算・コスト、セキュリティ要件、運用負荷の4つの観点から、選定のポイントを整理します。

企業規模・ユーザー数

企業規模とユーザー数は、ファイル共有方法を選ぶ上で最も基本的な判断基準です。小規模企業（10名以下）であれば、パソコンのファイル共有機能やNASでも十分に対応できます。設定が比較的簡単で、初期投資も抑えられるため、まずはこれらの方法から始めるのも現実的です。

中規模企業（10名〜100名）になると、アクセス権限の管理やバージョン管理が複雑になるため、クラウドストレージの導入を検討すべきです。リモートワークを導入している場合は、場所を選ばずアクセスできるクラウドストレージが特に適しています。

大規模企業（100名以上）では、部門ごとに異なるアクセス権限を設定したり、大量のファイルを安全に管理したりする必要があるため、本格的なクラウドストレージサービスやファイルサーバーの構築が必要になります。セキュリティポリシーや監査要件も厳しくなるため、ログ管理機能が充実したサービスを選びましょう。

予算・コスト

ファイル共有システムの導入には、初期費用と月額費用の両方を考慮する必要があります。初期費用には、サーバー機器の購入費用、設置工事費、設定作業費などが含まれます。月額費用には、クラウドサービスの利用料金、保守費用、電気代などが含まれます。

ファイルサーバーやNASは初期投資が大きくなりますが、長期的に見ると月額費用が抑えられる場合があります。一方、クラウドストレージは初期費用がほとんどかからず、月額料金だけで利用できるため、初期投資を抑えたい企業に適しています。

ただし、コストを比較する際には、TCO（総所有コスト）の観点で考えることが重要です。TCOとは、導入から廃棄までにかかる総費用のことで、初期費用だけでなく、運用コスト、保守費用、人件費なども含めて計算します。クラウドストレージは月額料金が発生し続けますが、サーバーの保守や管理にかかる人件費を考慮すると、結果的にコストを抑えられることも多いのです。

セキュリティ要件

業界や業種によって、求められるセキュリティ要件は大きく異なります。医療機関や金融機関など、個人情報や機密情報を扱う業種では、高度なセキュリティ対策が必須です。具体的には、アクセスログの記録、暗号化通信、二段階認証、アクセス権限の細かい設定などが求められます。

一方、一般的な事業会社であれば、基本的なセキュリティ機能が備わっていれば十分な場合もあります。ただし、最低限として、アクセス権限の設定（誰がどのファイルを見られるか）、パスワード保護、定期的なバックアップは必須です。

セキュリティ要件を満たすためには、導入するサービスがどのような機能を提供しているかを事前に確認しましょう。特に、クラウドストレージを選ぶ際には、データの保管場所（日本国内か海外か）、暗号化の方式、監査ログの取得機能などをチェックすることが重要です。

運用負荷

ファイル共有システムを導入した後、誰がどのように管理・運用するのかを事前に決めておくことが重要です。IT担当者が常駐している企業であれば、ファイルサーバーやNASの運用も可能ですが、IT担当者がいない、または兼任している企業では、運用負荷の少ないクラウドストレージが現実的です。

クラウドストレージの利点は、サーバーの保守・メンテナンスをサービス提供者が行ってくれる点です。ハードウェアの故障対応やソフトウェアのアップデートを自社で行う必要がなく、IT知識がなくても安心して利用できます。また、多くのクラウドストレージサービスは、Webブラウザから直感的に操作できるため、従業員への教育コストも抑えられます。

一方、ファイルサーバーやNASを導入する場合は、定期的なバックアップ、セキュリティパッチの適用、ハードウェアの故障対応など、継続的な運用作業が発生します。これらの作業を誰が担当するのか、業務時間内に対応できるのかを事前に検討しておきましょう。

クラウドストレージがおすすめの理由

さまざまなファイル共有方法を比較してきましたが、多くの企業にとって最も現実的で効果的な選択肢は、クラウドストレージです。ここでは、クラウドストレージが中小企業を中心に支持される理由を、具体的なメリットとともに解説します。

まず、初期投資が不要である点が大きな利点です。ファイルサーバーやNASを導入する場合、ハードウェアの購入費用だけで数十万円かかることもありますが、クラウドストレージは月額料金だけで利用を開始できます。予算が限られている中小企業やスタートアップにとって、この初期費用の差は非常に大きな意味を持ちます。

次に、スケーラビリティ（拡張性）の高さも重要なポイントです。事業が成長してユーザー数やファイル容量が増えた場合でも、クラウドストレージなら管理画面から簡単にプランを変更できます。ファイルサーバーのように、新しいハードウェアを購入して設置する手間がかかりません。

さらに、リモートアクセスが標準で可能な点も、現代の働き方に適しています。インターネット環境があれば、自宅や外出先からでも社内のファイルにアクセスできるため、リモートワークやテレワークをスムーズに導入できます。2024年7月時点でテレワーク実施率が22.6%に達していることを考えると、場所を選ばずに働ける環境を整えることは、企業にとって重要な課題です。

加えて、自動バックアップ機能により、データ消失のリスクを大幅に減らせます。多くのクラウドストレージサービスは、複数のデータセンターにファイルを分散保存しており、万が一一つのサーバーが故障しても、データが失われることはありません。自社でバックアップを管理する手間も省けます。

最後に、セキュリティ機能の充実も見逃せません。アクセス権限の細かい設定、二段階認証、暗号化通信、操作ログの記録など、企業が求めるセキュリティ機能が標準で提供されています。これらの機能を自社のファイルサーバーで実現しようとすると、専門知識と追加投資が必要ですが、クラウドストレージなら最初から利用できます。

サービス名	料金（月額）	容量	主要機能	適用シーン
Box	1,800円/ユーザー〜	無制限（法人向けプラン）	7段階のアクセス権限、1,500以上のアプリ連携	セキュリティ重視の大企業
Dropbox Business	1,250円/ユーザー〜	3TB〜	シンプルな操作性、大容量ファイル転送機能	ITに不慣れなユーザーが多い企業
Google Workspace	680円/ユーザー〜	30GB〜	Googleドキュメントとの連携、リアルタイム共同編集	共同編集を多用する企業
Microsoft 365	540円/ユーザー〜	1TB〜	Office製品との統合、SharePoint連携	Officeを日常的に使う企業
NotePM	4,800円/8ユーザー〜	80GB〜	ファイル全文検索、既読機能、マニュアル作成	ナレッジ管理を重視する企業

社内ファイル共有のセキュリティ対策

ファイル共有の仕組みを整えることは重要ですが、同時にセキュリティ対策も欠かせません。2023年に上場企業とその子会社が公表した個人情報の漏えい・紛失事故は175件にのぼり、漏えいした個人情報は約4,090万人分と過去最多を記録しました。事故原因の半数以上（53.1%）は「ウイルス感染・不正アクセス」ですが、「誤表示・誤送信」（24.5%）や「不正持ち出し・盗難」（13.7%）といった内部の要因も大きな割合を占めています。

特に「不正持ち出し・盗難」は前年から約5倍に増加しており、社内のセキュリティ対策の重要性が高まっています。また、漏えいの原因となった媒体の7割以上が「社内システム・サーバー」であることから、ファイル共有システムのセキュリティ強化が急務と言えます。

ここでは、社内ファイル共有におけるセキュリティ対策として、アクセス権限の設定、ログ管理とバックアップ、その他の対策について詳しく解説します。

アクセス権限の設定

アクセス権限の設定は、ファイル共有におけるセキュリティ対策の基本です。誰がどのファイルにアクセスできるかを適切に管理することで、情報漏洩のリスクを大幅に減らせます。

まず、部署やプロジェクト単位で権限を管理しましょう。営業部は営業資料にアクセスでき、開発部は技術資料にアクセスできるといった形で、必要な人だけが必要な情報にアクセスできる仕組みを作ります。また、閲覧のみ、編集可能、管理者など、権限レベルを設定することも重要です。全員に編集権限を与えると、誤って重要なファイルを削除してしまうリスクが高まります。

さらに、社外メンバー向けのゲスト権限も活用しましょう。取引先や外部パートナーと一時的にファイルを共有する場合、ゲスト権限を設定することで、特定のファイルやフォルダだけにアクセスを制限できます。共有期間を設定し、プロジェクト終了後は自動的にアクセスを無効化する機能を使えば、さらに安全です。

ログ管理とバックアップ

アクセスログの取得と監視は、情報漏洩が発生した際の原因究明や、不正アクセスの早期発見に役立ちます。誰がいつどのファイルにアクセスしたかを記録することで、万が一情報が漏れた場合でも、どの経路で漏れたのかを追跡できます。

定期的なバックアップも欠かせません。ファイルが誤って削除されたり、ランサムウェアによって暗号化されたりした場合でも、バックアップがあれば復元できます。クラウドストレージの多くは自動バックアップ機能を備えていますが、オンプレミスのファイルサーバーを使っている場合は、手動でバックアップのスケジュールを設定しましょう。

また、バージョン管理と復元機能も重要です。ファイルを編集する際、古いバージョンを自動的に保存しておくことで、誤って上書きしてしまった場合でも、以前の状態に戻せます。多くのクラウドストレージサービスでは、過去30日分のバージョン履歴を保存する機能が標準で提供されています。

その他のセキュリティ対策

アクセス権限やログ管理以外にも、ファイル共有のセキュリティを高める方法はいくつかあります。ここでは、ファイアウォール、セキュリティソフト、ID・パスワード管理について解説します。

ファイアウォールやUTM（統合脅威管理）を導入することで、外部からの不正アクセスを防げます。特に、オンプレミスのファイルサーバーを運用している場合は、ネットワークレベルでのセキュリティ対策が必須です。クラウドストレージを利用している場合でも、社内ネットワーク全体のセキュリティを高めることで、より安全な環境を構築できます。

また、セキュリティソフトの活用も重要です。ウイルスやマルウェアがファイル共有システムに侵入するのを防ぐため、すべてのパソコンに最新のセキュリティソフトをインストールし、定期的にスキャンを実行しましょう。

最後に、ID・パスワード管理の徹底も欠かせません。簡単なパスワードを使い回していると、不正アクセスのリスクが高まります。パスワードは英数字と記号を組み合わせた複雑なものにし、定期的に変更しましょう。また、二段階認証を有効にすることで、パスワードが漏れた場合でも不正ログインを防げます。

【コラム】閲覧履歴機能でセキュリティを強化

NotePMのような閲覧履歴機能を持つツールを使うと、誰がいつどのページを見たかを確認できるため、情報漏洩の早期発見に役立ちます。また、重要な情報を閲覧した従業員を把握することで、退職時のリスク管理にも活用できます。

Windowsでファイル共有を設定する手順

クラウドストレージを導入する前に、まずは小規模なチームでWindowsの標準機能を使ってファイル共有を試してみたいという企業もあるでしょう。ここでは、Windows 10とWindows 11での具体的な設定手順を解説します。また、よくあるトラブルと対処法も紹介しますので、設定がうまくいかない場合の参考にしてください。

Windows 10での設定方法

Windows 10でファイル共有を設定するには、まず共有設定をオンにする必要があります。「設定」→「ネットワークとインターネット」→「共有オプション」を開き、「ネットワーク探索を有効にする」と「ファイルとプリンターの共有を有効にする」にチェックを入れます。

次に、共有したいフォルダーを右クリックし、「プロパティ」→「共有」タブを選択します。「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のユーザー名を追加します。アクセス権限は「読み取り」または「読み取り/書き込み」から選択できます。設定が完了したら「共有」ボタンをクリックします。

他のPCからアクセスするには、エクスプローラーのアドレスバーに「\共有元PCのコンピューター名」または「\共有元PCのIPアドレス」を入力します。共有フォルダーが表示されれば、設定は成功です。

Windows 11での設定方法

Windows 11でも基本的な手順はWindows 10と同じですが、設定画面のデザインが変わっています。「設定」→「ネットワークとインターネット」→「詳細ネットワーク設定」→「共有の詳細設定」を開き、「ネットワーク探索を有効にする」と「ファイルとプリンターの共有を有効にする」にチェックを入れます。

共有フォルダーの設定方法は、Windows 10と同じです。共有したいフォルダーを右クリックし、「プロパティ」→「共有」タブから設定を行います。Windows 11では、共有設定の画面がより視覚的に分かりやすくなっており、初心者でも操作しやすくなっています。

よくあるトラブルと対処法

Windowsのファイル共有設定で最もよくあるトラブルは、「共有フォルダにアクセスできない」というものです。この場合、まずネットワーク接続を確認しましょう。共有元のPCと共有先のPCが同じネットワーク（同じWi-Fiルーターに接続されているなど）に接続されているかを確認します。

次に、ファイアウォールの設定を確認します。Windowsファイアウォールが「ファイルとプリンターの共有」をブロックしている場合があります。「コントロールパネル」→「システムとセキュリティ」→「Windowsファイアウォール」→「Windowsファイアウォールを介したアプリまたは機能を許可」を開き、「ファイルとプリンターの共有」にチェックが入っているか確認しましょう。

また、IPアドレスの設定を見直すことも有効です。コンピューター名でアクセスできない場合は、IPアドレスを直接指定してみましょう。共有元PCのIPアドレスは、コマンドプロンプトで「ipconfig」と入力することで確認できます。

【コラム】設定が複雑だと感じたら

Windowsのファイル共有設定は、ネットワークやセキュリティの知識がないと難しく感じることがあります。設定に時間がかかる、トラブルが頻繁に発生するといった場合は、クラウドストレージの導入を検討することをおすすめします。NotePMのようなブラウザベースのツールなら、複雑なネットワーク設定なしで、すぐにファイル共有を始められます。

社内のファイル共有を効率的に活用したいならNotePMがおすすめ

社内ファイル共有は、業務効率化と情報の一元管理において欠かせない仕組みです。メール添付やUSBメモリといった従来の方法から、クラウドストレージへと移行する企業が増えており、特にリモートワークの普及に伴い、場所を選ばずアクセスできる環境の重要性が高まっています。

ファイル共有方法を選ぶ際には、企業規模、予算、セキュリティ要件、運用負荷を総合的に判断することが重要です。Box、Dropbox Business、Google Workspace、Microsoft 365など、それぞれのサービスが異なる強みを持っているため、自社の業務環境や既存ツールとの連携を考慮して選びましょう。

単なるファイル置き場としてだけでなく、社内のナレッジを蓄積・活用したい場合は、NotePMの導入がおすすめです。NotePMは、ファイルの中まで全文検索できる強力な検索機能、マニュアルや議事録を簡単に作成できる高機能エディタ、誰が読んだか分かる既読機能など、ナレッジ管理に特化した機能を備えています。

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