「あのファイル、どこに保存したっけ」
「誰かが更新したバージョンが見つからない」
ファイル共有サービスを導入しても、こうした声が社内からなくならないケースは少なくありません。
情報が個人のPCやチャットのスレッドに散らばり、必要なときにすぐ探せない。更新が止まって内容が古くなる。こうした課題は、ファイルを「置く場所」を変えるだけでは解決しません。
本記事では、おすすめのファイル共有サービス7選の比較に加え、「ファイルを保管・転送する仕組み」と「情報をページ単位で体系化して全社員が検索・更新できる社内Wikiの仕組み」の違いを整理します。自社の情報共有をどのレイヤーで解決するか、ツール選定の判断軸としてご活用ください。
目次
ファイル共有サービスとは何か（社内Wikiとの役割の違い）
ファイル共有サービスとは、インターネットを通して、文書・画像・動画・音声などのデジタルデータを複数のユーザー間で共有できるサービスです。オンラインストレージやクラウドストレージとも呼ばれ、パソコン・スマートフォン・タブレットなど端末を問わずにファイルへアクセスできることが特徴です。
オフィスにいるときだけでなく、外出先や在宅勤務中でも必要なデータをすぐに確認できます。社内でのファイル共有はもちろん、取引先やクライアントとのデータのやり取りにも広く活用されています。
ただし、ファイル共有サービスが担うのは「データを保管・転送する」という役割であり、「情報をページ単位で体系化して、全社員が検索・更新できる状態にする」という役割とは異なります。後者は社内Wikiが担う領域です。
「とりあえずクラウドにファイルを置いたが、どこに何があるかわからなくなった」「更新のたびにファイルが増えてどれが最新か判断できない」というケースは、ファイル共有サービスの問題ではなく、情報の体系化の仕組み、つまり「社内Wiki」が必要になるサインです。本記事ではこの違いを意識しながら、自社の課題に合ったツール選定の判断軸を整理します。
ファイル共有・クラウドストレージ・社内Wikiの違い
社内の情報をどこで管理するかを考えるとき、大きく4つの仕組みに整理できます。それぞれ「何のために使うか」が異なるため、自社の課題に合った選択が重要です。
共有サーバー（NAS・社内ファイルサーバー）
社内に専用サーバーを設置し、大容量データを格納・共有する方法です。アクセス権限やバックアップ設定を自社で管理できる一方、初期コストや保守負担が生じます。データは「フォルダ＋ファイル名」で管理するため、本文検索はできません。
関連記事：クラウドファイル共有サービス22選【2025年最新】無料・有料版それぞれ解説
ファイル転送サービス
メールの容量制限を超える大容量データを一時的に送受信するためのサービスです。社外へのデータ受け渡しに特化しており、長期保存や情報の体系化には向かないため、注意しましょう。
クラウドストレージ・オンラインストレージ
クラウド環境にデータを格納し、社内外から場所を問わずアクセスできるサービスです。共同編集やバージョン管理機能を持つものもあるが、基本的な管理単位は「フォルダ＋ファイル」であり、情報のページ構造化や全文検索（ファイル内部の本文検索）には制約が生じることが多いです。
関連記事：オンラインストレージを活用してペーパーレス化を進めるには？実施の流れ・メリット・ポイントを詳しく解説
社内Wiki型
情報をファイルではなくページ単位で蓄積し、全社員が編集・追記・検索できる状態にする仕組みです。
主な特徴は以下のとおりです。
- ページ単位での情報蓄積（議事録・仕様・社内ルールなどをページとして登録）
- 本文・添付ファイル内部まで含めた全文検索
- 誰でも編集・追記できる共同編集
- リンクでページ同士をつなぐページ構造による情報の体系化
「ファイルをどこに置くか」と「情報をどう体系化して探せるようにするか」は、解決しようとする課題のレイヤーが異なります。
本記事では、クラウドストレージ系のサービスを中心に比較しながら、社内Wiki型との使い分けの判断軸を整理します。
ファイル共有サービスだけでは解決しない課題（社内Wikiが必要になるタイミング）
ファイル共有サービスを導入しても、「必要な情報がすぐに見つからない」「どのファイルが最新かわからない」という課題が残るケースがあります。これは、ファイル共有サービスの問題ではなく、「情報の体系化」が追いついていないことが原因です。
具体的には、次のような場面でその限界が現れます。
議事録・仕様・社内ルールがファイルとして蓄積され、検索できなくなる
会議後に議事録をPDFやWordファイルとして共有フォルダに保存し続けると、数ヶ月後には「あの決定事項、どの議事録に書いてあったか」がわからなくなります。ファイル共有サービスの検索はファイル名が主であり、ファイルの中身まで検索できない場合は、情報が事実上「埋もれた」状態になります。
更新のたびにファイルが増殖し、どれが最新かわからなくなる
「社内規程_v3_最終版_修正済み.docx」のようなファイルが複数存在する状況は、多くの職場で起きています。ファイルを上書き保存しても、メールで添付送信された旧バージョンは受信者のフォルダに残り続けます。情報が一箇所にまとまっていないため、古い内容が社内に広まるリスクが生まれます。
情報が属人化し、担当者が変わると引き継げなくなる
ファイルの保存場所や命名ルールが担当者ごとに異なると、退職・異動のたびに「どこに何があるか」を一から探す作業が発生します。情報がその人の「頭の中」や「個人フォルダ」に依存している状態が、属人化の正体です。
ファイル共有サービスを比較検討する際に見落とされがちな観点として、「そのサービスはファイルの保管・転送を解決するものか、それとも情報の体系化・検索を解決するものか」という問いがあります。後者の課題が大きい場合は、クラウドストレージの選定に加えて、あるいはその代わりとして、社内Wikiの導入を検討することが根本的な解決につながります。
ファイル共有サービス7選を比較
ファイル共有サービスのなかでもおすすめなのが、以下の7つです。
- Google Drive
- Dropbox
- Box
- OneDrive for Business
- セキュアSAMBA
- GigaFile(ギガファイル)便
- データ便
各サービスの基本的な特徴に加え、「社内Wikiとしての利用可否」について、ページ構造での情報体系化・全文検索・共同編集の3軸を示します。「ファイルを置くだけ」で終わらず、情報を体系化して使えるかどうかの判断軸としてご活用ください。
Google Drive
出典：Google ドライブ: セキュアなクラウド ストレージを使ってオンラインでファイルを共有 | Google Workspace
Google Driveは、Google社が提供するクラウドストレージです。書類や画像、音楽、動画などさまざまな形式のデータを保存できます。
Google Drive上で直接ファイルを更新でき、さらに複数メンバーで共有することも可能です。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、Google Workspaceの各種ツールと連携しているため、リアルタイムでの共同編集もスムーズです。
無料プランは15GBのストレージ容量が提供されています。15GBを超えた場合は、Google Workspaceなど有料プランへの切り替えが必要になります。
Google Driveの特徴
- 1アカウント1日750GBまで格納可能
- PCやスマートフォン、タブレット端末など対応端末も豊富
- 1アカウントあたり無料で15GBまで利用可能
Wiki的利用の可否
・ページ構造での情報体系化：×
Google Drive自体はフォルダとファイルによる管理が基本です。Google ドキュメントで文書を作成できますが、社内Wikiのように複数のページを階層化して体系的に管理する機能が中心ではありません。
・全文検索：○
Google Driveでは、アクセス権限を持つファイルについて、ファイル名だけでなくファイル内のテキストも検索対象になります。
・共同編集：○
Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどでは複数人によるリアルタイム共同編集が可能です。
URL: https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
Dropbox
出典：Dropbox Professional とチーム向け Dropbox – 詳細 – Dropbox
Dropboxは、企業内に分散するファイルを一元管理しスムーズな共有を可能にするクラウドストレージサービスです。
各部署やチームに散らばっているデータを1ヵ所にまとめて整理できるため、必要なファイルを素早く見つけられます。また、アクセス権限の設定も柔軟に行えるため、社内外を問わず安全にファイルを共有できます。
また、SlackやZoomなどの外部ツールとも連携できるため、既存のワークフローを変えることなく導入できることが特徴です。
Dropboxの特徴
- 必要に応じた最大容量を指定できるプランあり
- 57万もの企業がワークスペースとして活用
- Dropbox Basicでは2GBを無料で利用可能
Wiki的利用の可否
・ページ構造での情報体系化：△
新しいリリースのDropbox Paperでは、Paper文書をDropboxのフォルダ内に作成・整理できます。一方、旧リリースのPaper文書はPaper上のフォルダで管理されます。
・全文検索：○
※プランなどに条件あり
Dropboxでは対象プランでファイル内容の全文検索に対応しています。Dropbox Paperについても文書本文を検索できます。対応するファイル形式やプランなどには条件があります。
・共同編集：○
Dropbox Paperでは複数人が同じ文書を編集できます。また、対象の法人向けプランではMicrosoft 365と連携し、Word・Excel・PowerPointファイルをリアルタイムで共同編集できます。
URL: https://www.dropbox.com/ja/
Box
出典：AIが支援するセキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
Boxは、外部の企業との共同作業に特化したファイル共有サービスです。
提供するプラットフォームには、高度なセキュリティ制御・インテリジェントな脅威検知・情報ガバナンスを備えています。セキュリティ対策に優れながらも重要なデータを1ヵ所に集約し、誰もが簡単にアクセスでき利便性も高いです。
電子サインやワークフローなどにも対応しており、ファイルのアップロード容量上限はプランによって5GB〜150GBまで対応しています。
Boxの特徴
- ストレージ容量無制限のプランを用意
- ワークフローのシンプル化を実現
- 1ユーザー1,980円から利用可能
Wiki的利用の可否
・ページ構造での情報体系化：○
※Box Hubs対応プラン
Hubsではページやネストされたページを作成し、コンテンツを階層的に整理できます。Box HubsはEnterprise以上のプランで利用できます。
・全文検索：○ ※プラン・ファイル形式などに条件あり
Boxでは対応するファイル形式の内容を検索用インデックスに登録し、本文を検索できます。Businessプラン以上では、ドキュメントごとに一定量の本文がインデックス化されます。
・共同編集：○
Box Notesはリアルタイム共同編集に対応しており、複数メンバーで文書を作成・更新できます。
URL: https://www.box.com/ja-jp
OneDrive for Business
出典：Microsoft OneDrive: AI 搭載のファイル ストレージおよびコラボレーション ソリューション | Microsoft 365
OneDriveは、ビジネス向けのファイル共有サービスです。とくにMicrosoft365を利用している企業との親和性が高く、スムーズに導入できます。
Word・Excel・PowerPointなどMicrosoft Officeアプリケーションとの連携のしやすさが、特徴の一つです。使い慣れたソフトウェアにより、複数メンバーでリアルタイムに共同編集できるため、新たな操作を覚える必要がありません。
また、オフラインでの編集も可能で、ネットワークに次回接続したときに、最新の内容が自動的に同期できます。
OneDrive for Businessの特徴
- 6TBまでのストレージ容量を提供するプランあり
- Microsoft 365の関連製品との連携が容易
- 1ヵ月間の無料お試しが可能
Wiki的利用の可否
・ページ構造での情報体系化：×
OneDrive単体はファイル・フォルダによる管理が基本です。Microsoft 365にはWebページを作成・管理できるSharePointがありますが、OneDriveそのものに社内Wiki型のページ階層管理機能が備わっているわけではありません。
・全文検索：○
※ファイル形式・権限・インデックス状況などに条件あり
Microsoft 365ではOneDriveやSharePointなどのコンテンツを検索するMicrosoft Searchが提供され、文書コンテンツも検索インデックスの対象になります。ただし、対応するファイル形式やアクセス権限、インデックスの反映状況などによって検索結果が異なるため、社内Wikiと同等の検索性を求める場合は事前確認が必要です。
・共同編集：○
OneDriveに保存したWord・Excel・PowerPointなどのOfficeファイルは、Microsoft 365の共同編集機能を利用できます。
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、初心者でも簡単にファイル共有ができるオンラインストレージサービスです。
場所を問わずに簡単、かつ安全なファイル共有ができます。アクセス経路とファイルが暗号化されているため、セキュリティ面でも安心して利用できます。また、シンプルな操作画面で、ドラッグ&ドロップによるファイルアップロードも簡単にできる点が特徴です。
さらに、充実したサポート体制も強みの一つです。導入前の相談から運用開始後のトラブル対応まで、専任スタッフがサポートします。そのため、操作方法がわからない場合でも、電話やメールですぐに問い合わせられ、安心して利用できます。
セキュアSAMBAの特徴
- 容量やオプションなどカスタマイズが可能
- 端末認証やパスワードポリシーなど豊富なセキュリティ機能を搭載
- 無料で利用可能なフリープランあり(3名以下限定)
Wiki的利用の可否
・ページ構造での情報体系化：×
情報管理はファイルとフォルダが基本であり、Wikiのようにページを作成して階層化するサービスではありません。
・全文検索：△
通常のファイル名検索やタグ検索に加え、オプションとして全文検索が提供されています。標準機能ではない点に注意が必要です。
・共同編集：△
デスクトップアプリなどから共有ファイルを直接編集・保存できます。セキュアSAMBAのデスクトップアプリにはファイルの排他制御はありません。複数ユーザーが同じファイルを編集した場合、後から保存する際に別名保存などを促す仕組みとなっており、リアルタイム共同編集とは異なります。
URL: https://info.securesamba.com/
GigaFile(ギガファイル)便
出典：無料大容量 ファイル転送サービス GigaFile(ギガファイル)便
ユーザー登録なしでも利用でき、1ファイルあたり300GBまでアップロードできます。ファイル数に制限はなく、アップロードしたファイルの保持期間は最大100日です。
Wiki的利用の可否：対象外
GigaFile便は、ファイルを相手に一時的に受け渡すことを目的としたサービスです。社内情報をページとして体系化したり、蓄積した情報を全文検索したり、継続的に共同編集したりする用途を想定したサービスではありません。
社内マニュアルやノウハウなどを長期的に蓄積・活用したい場合は、オンラインストレージや社内Wikiなど別のサービスを選びましょう。
URL: https://gigafile.nu/
データ便
データ便は、大容量ファイルをオンラインで送信するためのファイル転送サービスです。
現在は、登録不要のライトプランで1回2GB、無料会員向けのフリープランで5GBまで転送できます。有料のビジネスプランでは1回の転送容量が無制限です。データの保管期間はライトプラン・フリープランが最大7日、ビジネスプランが最大30日となっています。
Wiki的利用の可否：対象外
データ便も、継続的に社内情報を蓄積・整理するためのサービスではなく、ファイルの受け渡しに特化しています。
ページ単位での情報管理や、蓄積した社内情報の全文検索、継続的な共同編集を目的としている場合は、オンラインストレージや社内Wikiなど別のサービスを検討しましょう。
URL: https://www.datadeliver.net/
社内Wikiに近づけるためのファイル共有サービスの選び方
ファイル共有サービスを社内情報の蓄積・共有に活用する場合は、容量や料金だけでなく、「必要な情報をすぐに探せるか」「複数人で情報を更新し続けられるか」という観点で選ぶことが重要です。
社内Wikiに近い運用を目指すなら、とくに以下の3点を確認しましょう。
- 情報を安全に蓄積・共有できるセキュリティ対策があるか
- 情報を探し・更新するための機能が予算に見合うか
- 継続的な運用を支えるサポート体制が整っているか
また、日常的な運用を定着させるには、次の点も確認しておく必要があります。
- 使いやすさ：従業員が迷わず情報を登録・検索・更新できるか
- 外部連携：既存の業務ツールや社外の関係者と、必要な情報をスムーズに共有できるか
以下では、社内情報を「保存するだけ」で終わらせず、必要なときに探して活用できる状態をつくるための選び方を解説します。
セキュリティ対策は十分か
社内のマニュアルや業務ノウハウなどを継続的に蓄積するには、情報を安全に保管・共有できる環境が欠かせません。ファイル共有サービスを選ぶ際は、暗号化やアクセス制御など、十分なセキュリティ対策があるか確認しましょう。
企業の重要なデータを扱う以上、情報漏えいのリスクを最小限に抑える仕組みが備わっている必要があります。
なかでも重要なのは、データの暗号化機能です。暗号化されたデータは、万が一第三者に不正アクセスされても、内容を読み取られる心配がありません。通信経路とファイル保存時の両方を暗号化できるサービスを選ぶと、より安全性を高められます。
また、アクセス制御機能があるかも確認しましょう。誰が、どのデバイスから、どのファイルにアクセスできるかを設定できるサービスなら、不正利用のリスクを抑えられます。さらに、ログ管理機能があれば、閲覧・編集の履歴が残るため、万が一のトラブル時にも原因を特定しやすくなります。
使いたい機能が予算に見合うか
ファイルを保存できるだけでなく、蓄積した情報を探しやすく、複数人で更新し続けられる機能があるかも重要です。全文検索や共同編集など、自社に必要な機能を整理したうえで、予算とのバランスを確認しましょう。
ファイル共有サービスを選ぶ際は、必要な機能と予算のバランスを考えることが大切です。多くのサービスは月額・年額制で、ユーザー数やストレージ容量によって料金が変わります。
現在の容量だけでなく、事業拡大などによる将来のデータ増加も考慮して選びましょう。とくに動画や高解像度画像など大容量ファイルを扱う場合は、余裕のあるプランを選んでおくと、追加料金や急なプラン変更を避けられます。
また、容量を柔軟に追加できるサービスなら、ビジネスの成長に合わせて段階的に拡張できるため運用しやすくなるでしょう。無料トライアル期間がある場合は、実際の使用感や必要な容量を確認してから契約すると、導入後のミスマッチを防げます。
サポート体制が整っているか
社内情報を継続的に蓄積・活用するには、導入後も安定して運用できることが重要です。設定やデータ移行、トラブル発生時などに適切な支援を受けられるか、サポート体制を確認しましょう。
サポート体制が不十分な場合、問題解決に時間がかかり、業務に支障が出る可能性があります。
確認すべきポイントは、導入時の設定支援やデータ移行のサポート、運用開始後のトラブル対応など、どのような支援が受けられるかです。さらに、電話・メール・チャットなど複数の問い合わせ手段が用意されていれば、状況に応じて使い分けられ、問題解決がスムーズになります。
とくに国内企業の場合、24時間365日対応か、日本語でサポートを受けられるかは重要なポイントです。
ファイル共有サービスを導入するメリット
ファイル共有サービスを導入すると、以下のようなメリットが得られます。
- 場所を問わずアクセスできる
- 複数人で共同作業できる
- 情報をまとめて管理できる
- コストを削減できる
- デバイス容量を気にせず保存できる
- 自動バックアップでファイルが消えるリスクを軽減できる
以下では、ファイル共有サービスを導入する主な6つのメリットについて詳しく解説します。
場所を問わずアクセスできる
ファイル共有サービスを導入すると、インターネット環境さえあれば時間や場所を選ばずにファイルへアクセスできるようになります。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、さまざまな端末から必要なファイルを確認・編集できる点もメリットの一つです。外出先で急にファイルが必要になった場合でも、オフィスに戻る必要がありません。
テレワークや出張、複数拠点での勤務などの多様な働き方にも柔軟に対応できます。従業員がどこで仕事をしていても、同じファイルにアクセスして作業を進められるため、業務効率の向上につながります。
複数人で共同作業できる
ファイル共有サービスは、社内外の複数メンバーと効率的に共同作業を進めることが可能です。
多くのサービスには、複数のユーザーが同時に同じファイルを編集できるリアルタイム編集や同時編集機能が備わっています。会議中に議事録を複数人で分担して作成したり、企画書を共同でブラッシュアップしたりする作業がスムーズに行えます。
従来のようにファイルをメールで送り合ったり、誰かの編集が終わるまで待ったりする必要がありません。編集内容もすぐに反映されるため、常に最新の状態を全員が確認できます。
この「共同編集」をさらに発展させると、社内Wiki的な使い方が生まれます。議事録・仕様・社内ルールを一度きりの共同作業で終わらせるのではなく、ページとして蓄積し、後から誰でも追記・更新できる状態にしておくことで、全社員が書き手にも読み手にもなる知識の共有基盤が育ちます。ファイル共有サービスの共同編集機能は、そうした情報蓄積の第一歩として活用できます。
情報をまとめて管理できる
ファイル共有サービスでは、クラウド上にファイルを一元管理でき、常に最新の情報を全員で共有できます。
メール添付でファイルをやり取りする場合、受信者ごとにファイルが複製されてしまいます。その結果、「どのファイルが最新版かわからない」「古いバージョンを編集してしまった」のような混乱が起こりがちです。
一方、ファイル共有サービスなら、クラウド上の1つのファイルを全員が参照・編集するため、トラブルを防げます。更新履歴も自動で記録されるため、バージョン管理の手間も削減でき、必要に応じて過去のバージョンに戻すことも可能です。
ただし、ファイルをフォルダに入れて「置く」だけでは、議事録・仕様書・社内ルールなどの知識が後から検索しにくくなる場合があります。情報の一元化を本格的に機能させるには、ファイルの保管にとどまらず、内容をページ単位で体系化し全文検索できる状態（いわゆる社内Wikiの仕組み）と組み合わせることで、「置いた情報が確実に使われる」一元管理が実現します。
コストを削減できる
クラウド型のファイル共有サービスは、自社でファイルサーバーを構築・運用するオンプレミス型に比べて、コスト削減が期待できます。
オンプレミス型では、サーバー機器の購入や構築に数十万円から数百万円の初期投資が必要です。さらに、保守管理や電気代などのランニングコストも継続的に発生します。
一方、クラウド型のファイル共有サービスは月額料金制で利用できるため、初期費用をほとんどかけずに導入できます。サーバーの保守管理もサービス提供会社が行うため、専任の担当者を置く必要がありません。
とくに中小企業にとっては、限られた予算でも手軽に利用を開始できるのがメリットといえます。
デバイス容量を気にせず保存できる
ファイル共有サービスは、データをクラウド上のストレージに保存するため、個々のPCやスマートフォンの容量を圧迫しません。
動画や高解像度の画像などの大容量ファイルも、デバイスの空き容量を気にせずに扱えます。従来のようにファイルを削除してストレージを確保する手間が不要になるため、業務に集中できるでしょう。
また、サービスによっては、容量無制限のプランも提供されています。データ量が増え続ける企業でも、容量不足の心配なく、必要なファイルをクラウド上に保管できます。
自動バックアップでファイルが消えるリスクを軽減できる
多くのファイル共有サービスには、自動でデータをバックアップする機能が備わっています。
PCの故障や紛失、ランサムウェアによる被害、災害などの不測の事態が発生しても、クラウド上にデータが保存されているため安心です。重要なファイルが完全に失われるリスクを軽減できます。
さらに、ファイルの更新履歴を自動で保存するバージョン管理機能も一般的です。誤ってファイルを上書きしてしまった場合や、間違って削除してしまった場合でも、以前の状態に復元できます。サービスによっては、数十世代前のバージョンまで遡って復元できるものもあります。
社内情報が「古くなる・探せない」問題への注意点
ファイル共有サービスは、データの保管や受け渡しに便利ですが、導入するだけで社内の情報共有に関する課題がすべて解消されるわけではありません。
セキュリティ面の注意点に加えて、「ファイルを置くだけ」の運用で生じやすい、情報が古くなる・必要な情報を探せなくなるといったリスクも把握しておくことが大切です。
ファイル共有サービスを利用する際は、主に以下の点に注意しましょう。
- セキュリティリスクへの対策が必要になる
- 著作権を侵害するファイルの共有に注意する必要がある
- ウイルス感染ファイルを共有する可能性がある
- 無料プランでは容量や機能に制限がある
- 情報が古くなり、必要な情報を探せなくなる可能性がある
セキュリティリスクへの対策が必要になる
ファイル共有サービスでは、アクセス権限の設定ミスや不正アクセスなどによって、情報漏えいが発生する可能性があります。
社内の重要な情報を扱う場合は、適切なアクセス権限を設定するとともに、定期的な権限の見直しや従業員へのセキュリティ教育を行うことが重要です。
著作権侵害のリンクに注意する必要がある
P2P方式のファイル共有サービスなどを利用する場合は、著作権を侵害するファイルを意図せず共有しないよう注意が必要です。
P2Pの仕組みによっては、ダウンロードしたデータがほかの利用者にも送信される場合があります。映画や音楽、ソフトウェアなどの著作物を扱う際は、権利関係を確認し、正規に提供されているサービスやファイルを利用しましょう。
ウイルス感染ファイルを共有する可能性がある
共有するファイルにウイルスやマルウェアが含まれていると、ファイルを介して社内に被害が広がるおそれがあります。
とくに出所が不明なファイルは安易に開かず、ウイルスチェック機能を備えたサービスの利用や、端末側でのセキュリティ対策を行うことが大切です。
無料プランの容量には機能制限がある
無料プランは手軽に利用できる一方、保存容量やファイルサイズ、利用できるユーザー数、セキュリティ機能などに制限が設けられている場合があります。
業務で継続的に利用する場合は、現在のデータ量だけでなく、今後の情報量や利用人数の増加も想定してプランを選びましょう。
情報が古くなり、必要な情報を探せなくなる可能性がある
もう一つ見落としやすいのが、情報の鮮度と探しやすさの問題です。
ファイル共有サービスに資料を保存し続けても、更新する担当者やルールが決まっていなければ、古いファイルが残り続け、「どれが最新版なのかわからない」という状態になる可能性があります。
また、フォルダの分類やファイル名の付け方が特定の担当者に依存すると、その担当者の異動や退職後に、後任者が必要な情報へたどり着きにくくなることもあります。フォルダ構造を知っている人しか情報を見つけられない状態は、情報管理そのものの属人化につながります。
ファイルをフォルダに保存することと、社内情報をページ単位で整理し、誰もが検索・更新できる状態をつくることでは、解決できる課題が異なります。
「必要な情報が見つからない」「同じ資料が複数あり最新版がわからない」「担当者が変わると情報を探せない」といった問題が繰り返し発生する場合は、ファイル共有サービスの運用方法を見直すだけでなく、社内Wikiなど、情報の蓄積・検索・更新に適した仕組みを組み合わせることも検討しましょう。
NotePMで「ファイルを置くだけ」から「使える社内Wiki」へ
ファイル共有サービスはデータの保管・受け渡しに優れていますが、「議事録・仕様・社内ルールなどの知識をページ単位で体系化し、全社員が検索して使える状態にする」という社内Wiki本来の役割をカバーしきれないことがあります。フォルダにファイルを積み重ねるだけでは、情報は埋もれ、更新は止まり、担当者が変わると誰も全体を把握できなくなります。
こうした課題に対して補完的に、あるいは移行先として機能するのが、社内WikiツールのNotePMです。
NotePMでは、社内情報をファイルではなくページ単位で蓄積・整理します。誰でもページを作成・編集でき、リンクでページ同士をつなぎながら情報を体系化できるため、「ファイルをどのフォルダに入れるか」ではなく「どの情報とこの情報がつながるか」という構造で知識を育てられます。
Word・Excel・PDFなどの添付ファイル内部まで含めた全文検索により、「あのルールどこに書いてあったか」「先月の議事録の結論は何だったか」をキーワード一発で見つけられます。ページが更新されるたびに変更履歴が自動記録されるため、「古いバージョンが知らないうちに広まる」問題も起きません。
ファイル共有サービスで解決できていない「情報が埋もれる・更新が止まる・属人化する」という課題をお持ちの場合、NotePMの社内Wiki機能が補完的に、あるいは移行先として機能します。まずは無料トライアルで、「ファイルを置く」から「知識を育てる」への移行を体験してみてください。
NotePMを導入した成功事例
「NotePM」は、さまざまな業種・規模の企業で導入され、情報共有の課題を解決しています。以下では、実際にNotePMを導入して業務効率化に成功した2社の事例を紹介します。
アイリスオーヤマ株式会社
アイリスオーヤマ株式会社では、BtoB部門での情報共有とナレッジ蓄積を目的にNotePMを導入しています。
導入前は社内サーバーを利用していましたが、ファイル名でしか情報を検索できず、欲しい情報にたどりつけないため、チーム内で情報格差が生じていました。また、毎年数百名配属される新入社員への教育も課題となっていました。
NotePM導入後、検索工数が約70%削減され、メンバーからの質問を受ける頻度も半減しています。質問の質も向上し、わからないことはまずNotePMで検索し、解決しない場合に上司へエスカレーションする文化が定着しました。
その結果、新入社員がNotePMを見て自己学習できるようになり、組織の成長に貢献しています。
関連記事：【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社
クェスタ株式会社
クェスタ株式会社では、ナレッジ集約と販売代理店への情報共有を目的にNotePMを導入しています。
導入前は、ナレッジを蓄積する文化がなく、情報が属人化していたといいます。また、社内情報の検索機能も使いづらく、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうのが実情でした。販売代理店の育成にも多くの時間を要しており、効率的な情報提供も課題となっていました。
NotePM導入後、検索機能によって欲しい情報に瞬時にアクセスできる環境が整います。その結果、問い合わせコストが削減され、担当者の負担が軽減されています。
さらに、自社の新入社員のオンボーディングや販売代理店育成の工数も減少し、より効率的な人材育成が可能になりました。
関連記事：【導入事例】 販売代理店へのナレッジ共有もNotePMで完結。情報共有の手間や育成コストを削減 – クェスタ株式会社
自社に適したファイル共有サービスで業務を効率化しよう
ファイル共有サービスは、場所を問わないアクセスや複数人での共同作業、情報の一元管理など、多くのメリットがあります。テレワークや多拠点勤務が増えている現代では、業務効率化に必要なツールといえるでしょう。
ただし、セキュリティ対策や機能制限など、注意すべき点もあります。自社の利用目的や予算、セキュリティ要件を明確にしたうえで、最適なサービスを選ぶことが大切です。
