大容量データを共有するための方法や、自社に適したツール選びに悩む企業担当者も多いのではないでしょうか。メールやチャットツールでは容量制限に引っかかることが多いため、スムーズに共有するためにもファイル共有サービスの導入をおすすめします。
本記事ではおすすめのファイル共有サービスをはじめ、共有が必要になるシーンや共有方法、注意点について解説します。
目次
ファイル共有サービスとは
ファイル共有サービスとは、インターネットを通して、文書や画像、動画、音声などのデジタルデータを複数のユーザー間で共有できるサービスです。オンラインストレージやクラウドストレージとも呼ばれています。
パソコンやスマートフォン、タブレットなど、端末を問わずにファイルへアクセスできることが特徴です。オフィスにいるときだけでなく、外出先や在宅勤務中でも必要なデータをすぐに確認できます。社内でのファイル共有はもちろん、取引先やクライアントとのデータのやり取りにも活用されています。
ファイル共有サービスの種類
ファイル共有サービスの種類は、主に3つあります。
- 共有サーバー
- ファイル転送サービス
- オンラインストレージサービス
社内外でのデータのやり取りに適した方法を選ぶことで、業務効率の向上につながります。以下では、それぞれの種類を解説します。
共有サーバー
共有サーバーは、社内にNASのような専用サーバーを導入し、大容量データを格納・共有する方法です。
共有サーバーは、セキュリティ設定を自社で管理できます。データへのアクセス権限やバックアップ設定なども自由にカスタマイズできるため、社内のセキュリティポリシーに合わせた運用が可能です。
また、共有サーバーには、オンプレミス型やクラウド型があります。オンプレミス型は自社内にサーバーを設置するため初期コストがかかりますが、データを完全に社内管理できます。一方、クラウド型は初期費用を抑えられ、保守管理の負担も軽減可能です。
自社の予算や運用体制に応じて、適切なサービスを選びましょう。
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ファイル転送サービス
ファイル転送サービスは、メールの転送上限を超える大容量のデータを簡単な操作で送受信できるものです。
基本的な使い方は、サービスのWebサイトにアクセスし、必要なファイルをアップロードして相手のメールアドレスを指定するだけです。受信者にはダウンロード用のURLが送信できるため、メールに直接ファイルを送付するよりも確実に届けられます。
また、サービスによっては送信先のメールアドレスや本文をテンプレートとして登録できるものもあります。定例会議の資料や月次レポートなど、同じ相手に定期的に送るファイルがある場合は、毎回の入力作業を省略できるため便利です。
ファイル転送サービスは、社外の取引先やクライアントとのデータをやり取りする機会が多い企業におすすめです。
オンラインストレージサービス
オンラインストレージサービスとは、クラウド環境にデータを格納し、社内外で共有するためのサービスです。
サービスにログインすれば、格納されたファイルをいつでもどこからでも閲覧できます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、外出先や在宅勤務中でもスムーズにファイルを確認できます。
また、サービスによっては、ストレージ上で更新や共同編集も可能です。複数人で同時に作業を進められるため、バージョン管理の手間が省けます。
オンラインストレージサービスは、大容量データを長期間共有したい、リアルタイムにファイルを共同編集・更新したい、といったシーンに適しています。
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ファイル共有サービスのおすすめ7選
ファイル共有サービスのなかでもおすすめなのが、以下の7つです。
- Google Drive
- Dropbox
- Box
- OneDrive for Business
- セキュアSAMBA
- GigaFile(ギガファイル)便
- データ便
サービスごとに特徴や使い方が異なるため、自社に最適なツールを選ぶには、まず各サービスの特徴をしっかり把握しておくことが重要です。以下では、各サービスの特徴を紹介します。
Google Drive
出典：Google ドライブ: セキュアなクラウド ストレージを使ってオンラインでファイルを共有 | Google Workspace
Google Driveは、Google社が提供するクラウドストレージです。書類や画像、音楽、動画などさまざまな形式のデータを保存できます。
Google Drive上で直接ファイルを更新でき、さらに複数メンバーで共有することも可能です。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、Google Workspaceの各種ツールと連携しているため、リアルタイムでの共同編集もスムーズです。
無料プランは15GBのストレージ容量が提供されています。15GBを超えた場合は、Google Workspaceなど有料プランへの切り替えが必要になります。
Google Driveの特徴
- 1アカウント1日750GBまで格納可能
- PCやスマートフォン、タブレット端末など対応端末も豊富
- 1アカウントあたり無料で15GBまで利用可能
URL: https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
Dropbox
出典：Dropbox Professional とチーム向け Dropbox – 詳細 – Dropbox
Dropboxは、企業内に分散するファイルを一元管理しスムーズな共有を可能にするクラウドストレージサービスです。
各部署やチームに散らばっているデータを1ヵ所にまとめて整理できるため、必要なファイルを素早く見つけられます。また、アクセス権限の設定も柔軟に行えるため、社内外を問わず安全にファイルを共有できます。
また、SlackやZoomなどの外部ツールとも連携できるため、既存のワークフローを変えることなく導入できることが特徴です。
Dropboxの特徴
- 必要に応じた最大容量を指定できるプランあり
- 57万もの企業がワークスペースとして活用
- Dropbox Basicでは2GBを無料で利用可能
URL: https://www.dropbox.com/ja/
Box
出典：AIが支援するセキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
Boxは、外部の企業との共同作業に特化したファイル共有サービスです。
提供するプラットフォームには、高度なセキュリティ制御・インテリジェントな脅威検知・情報ガバナンスを備えています。セキュリティ対策に優れながらも重要なデータを1ヵ所に集約し、誰もが簡単にアクセスでき利便性も高いです。
電子サインやワークフローなどにも対応しており、ファイルのアップロード容量上限はプランによって5GB〜150GBまで対応しています。
Boxの特徴
- ストレージ容量無制限のプランを用意
- ワークフローのシンプル化を実現
- 1ユーザー1,980円から利用可能
URL: https://www.box.com/ja-jp
OneDrive for Business
出典：Microsoft OneDrive: AI 搭載のファイル ストレージおよびコラボレーション ソリューション | Microsoft 365
OneDriveは、ビジネス向けのファイル共有サービスです。とくにMicrosoft365を利用している企業との親和性が高く、スムーズに導入できます。
Word・Excel・PowerPointなどMicrosoft Officeアプリケーションとの連携のしやすさが、特徴の一つです。使い慣れたソフトウェアにより、複数メンバーでリアルタイムに共同編集できるため、新たな操作を覚える必要がありません。
また、オフラインでの編集も可能で、ネットワークに次回接続したときに、最新の内容が自動的に同期できます。
OneDrive for Businessの特徴
- 6TBまでのストレージ容量を提供するプランあり
- Microsoft 365の関連製品との連携が容易
- 1ヵ月間の無料お試しが可能
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、初心者でも簡単にファイル共有ができるオンラインストレージサービスです。
場所を問わずに簡単、かつ安全なファイル共有ができます。アクセス経路とファイルが暗号化されているため、セキュリティ面でも安心して利用できます。また、シンプルな操作画面で、ドラッグ&ドロップによるファイルアップロードも簡単にできる点が特徴です。
さらに、充実したサポート体制も強みの一つです。導入前の相談から運用開始後のトラブル対応まで、専任スタッフがサポートします。そのため、操作方法がわからない場合でも、電話やメールですぐに問い合わせられ、安心して利用できます。
セキュアSAMBAの特徴
- 容量やオプションなどカスタマイズが可能
- 端末認証やパスワードポリシーなど豊富なセキュリティ機能を搭載
- 無料で利用可能なフリープランあり(3名以下限定)
URL: https://info.securesamba.com/
GigaFile(ギガファイル)便
出典：無料大容量 ファイル転送サービス GigaFile(ギガファイル)便
GigaFile(ギガファイル)便は、ユーザー登録不要で利用できる、大容量のファイル転送サービスです。1ファイルあたり300GBまでのファイルを転送できるため、動画や設計図など大きなデータのやり取りに適しています。
使い方はシンプルで、Webブラウザにファイルをドラッグ＆ドロップしてアップロードし、アップロード後のURLリンクを共有したい相手にメールするだけです。ただし、アップロードしたファイルの保持期間は最大60日間です。そのため、長期間保存には向いていませんが、一時的に相手に大容量データを送りたい場合に便利なサービスといえます。
GigaFile(ギガファイル)便の特徴
- 300GBまでのファイルを送信することが可能
- Webブラウザ版とスマホアプリの2種類あり
- すべての機能を無料で利用可能
URL: https://gigafile.nu/
データ便
データ便は、無料で無制限のファイルを送れるファイル転送サービスです。
使い方は、Webサイトにアクセスして対象のファイルをアップロードし、送信先を指定するだけです。送信相手がファイルをダウンロードすると通知する機能も搭載されているため、確実に相手に届いたかが確認できます。
プランは複数で、すぐに使える無料のプランからビジネスプランまであります。無料プランの場合は、ファイル保存期間が3日間と短めです。一方、ビジネスプランでは、ファイル容量無制限で100GBを超えるデータ共有にも対応しています。
データ便の特徴
- ビジネスプランではファイル容量無制限を実現
- 月間500万人が利用するサービス
- 無料プランでは最大2GBまでのファイル送信に対応（アンケート回答必要）
URL: https://www.datadeliver.net/
失敗しないファイル共有サービスの選び方
ファイル共有サービスを選ぶ際は、自社の利用目的や運用体制に合ったものを選ぶことが大切です。とくに確認すべきポイントは、以下のとおりです。
- セキュリティ対策は十分か
- 使いたい機能が予算に見合うか
- 使いやすいか
- 外部連携しやすいか
- サポート体制が整っているか
以下では、ファイル共有サービスを選ぶ際に確認すべき5つのポイントをそれぞれ解説します。
セキュリティ対策は十分か
ファイル共有サービスを選ぶ際は、セキュリティ対策が十分かを確認しましょう。企業の重要なデータを扱う以上、情報漏えいのリスクを最小限に抑える仕組みが備わっている必要があります。
なかでも重要なのは、データの暗号化機能です。暗号化されたデータは、万が一第三者に不正アクセスされても、内容を読み取られる心配がありません。通信経路とファイル保存時の両方を暗号化できるサービスを選ぶと、より安全性を高められます。
また、アクセス制御機能があるかも確認しましょう。誰が、どのデバイスから、どのファイルにアクセスできるかを設定できるサービスなら、不正利用のリスクを抑えられます。さらに、ログ管理機能があれば、閲覧・編集の履歴が残るため、万が一のトラブル時にも原因を特定しやすくなります。
使いたい機能が予算に見合うか
ファイル共有サービスを選ぶ際は、必要な機能と予算のバランスを考えることが大切です。多くのサービスは月額・年額制で、ユーザー数やストレージ容量によって料金が変わります。
現在の容量だけでなく、事業拡大などによる将来のデータ増加も考慮して選びましょう。とくに動画や高解像度画像など大容量ファイルを扱う場合は、余裕のあるプランを選んでおくと、追加料金や急なプラン変更を避けられます。
また、容量を柔軟に追加できるサービスなら、ビジネスの成長に合わせて段階的に拡張できるため運用しやすくなるでしょう。無料トライアル期間がある場合は、実際の使用感や必要な容量を確認してから契約すると、導入後のミスマッチを防げます。
使いやすいか
ファイル共有サービスは、従業員全員が日常的に使うツールのため、操作性の高さが重要です。
使いにくいサービスを導入すると、業務効率が下がるだけでなく、従業員が勝手に別のツールを使い始める「シャドーIT」の原因にもなります。
使いやすさを判断するポイントは、見てすぐに操作できるかどうかです。ドラッグ&ドロップでファイルをアップロードできるか、普段使っているPCのフォルダと同じような感覚で操作できるかを確認しましょう。
外部連携しやすいか
ファイル共有サービスは、社内だけでなく社外の取引先やパートナーとの共同作業にも使うため、外部連携のしやすさは業務効率につながります。
まず、サービスのアカウントを持っていない相手にもファイルを共有できるか確認しましょう。パスワード付きリンクの発行やダウンロード期限の設定ができるサービスなら、セキュリティを保ちながら柔軟に共有できます。
また、既存の業務システムとの連携性も重要です。Microsoft 365やGoogle Workspace、Salesforceなどと連携できれば、ツールを行き来する手間が省けます。
サポート体制が整っているか
ファイル共有サービスの導入後、トラブルや疑問が生じた際に迅速に対応してもらえるか確認しましょう。サポート体制が不十分な場合、問題解決に時間がかかり、業務に支障が出る可能性があります。
確認すべきポイントは、導入時の設定支援やデータ移行のサポート、運用開始後のトラブル対応など、どのような支援が受けられるかです。さらに、電話・メール・チャットなど複数の問い合わせ手段が用意されていれば、状況に応じて使い分けられ、問題解決がスムーズになります。
とくに国内企業の場合、24時間365日対応か、日本語でサポートを受けられるかは重要なポイントです。
ファイル共有サービスを導入するメリット
ファイル共有サービスを導入すると、以下のようなメリットが得られます。
- 場所を問わずアクセスできる
- 複数人で共同作業できる
- 情報をまとめて管理できる
- コストを削減できる
- デバイス容量を気にせず保存できる
- 自動バックアップでファイルが消えるリスクを軽減できる
以下では、ファイル共有サービスを導入する主な6つのメリットについて詳しく解説します。
場所を問わずアクセスできる
ファイル共有サービスを導入すると、インターネット環境さえあれば時間や場所を選ばずにファイルへアクセスできるようになります。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、さまざまな端末から必要なファイルを確認・編集できる点もメリットの一つです。外出先で急にファイルが必要になった場合でも、オフィスに戻る必要がありません。
テレワークや出張、複数拠点での勤務などの多様な働き方にも柔軟に対応できます。従業員がどこで仕事をしていても、同じファイルにアクセスして作業を進められるため、業務効率の向上につながります。
複数人で共同作業できる
ファイル共有サービスは、社内外の複数メンバーと効率的に共同作業を進めることが可能です。
多くのサービスには、複数のユーザーが同時に同じファイルを編集できるリアルタイム編集や同時編集機能が備わっています。会議中に議事録を複数人で分担して作成したり、企画書を共同でブラッシュアップしたりする作業がスムーズに行えます。
従来のようにファイルをメールで送り合ったり、誰かの編集が終わるまで待ったりする必要がありません。編集内容もすぐに反映されるため、常に最新の状態を全員が確認できます。
情報をまとめて管理できる
ファイル共有サービスでは、クラウド上にファイルを一元管理でき、常に最新の情報を全員で共有できます。
メール添付でファイルをやり取りする場合、受信者ごとにファイルが複製されてしまいます。その結果、「どのファイルが最新版かわからない」「古いバージョンを編集してしまった」のような混乱が起こりがちです。
一方、ファイル共有サービスなら、クラウド上の1つのファイルを全員が参照・編集するため、トラブルを防げます。更新履歴も自動で記録されるため、バージョン管理の手間も削減でき、必要に応じて過去のバージョンに戻すことも可能です。
コストを削減できる
クラウド型のファイル共有サービスは、自社でファイルサーバーを構築・運用するオンプレミス型に比べて、コスト削減が期待できます。
オンプレミス型では、サーバー機器の購入や構築に数十万円から数百万円の初期投資が必要です。さらに、保守管理や電気代などのランニングコストも継続的に発生します。
一方、クラウド型のファイル共有サービスは月額料金制で利用できるため、初期費用をほとんどかけずに導入できます。サーバーの保守管理もサービス提供会社が行うため、専任の担当者を置く必要がありません。
とくに中小企業にとっては、限られた予算でも手軽に利用を開始できるのがメリットといえます。
デバイス容量を気にせず保存できる
ファイル共有サービスは、データをクラウド上のストレージに保存するため、個々のPCやスマートフォンの容量を圧迫しません。
動画や高解像度の画像などの大容量ファイルも、デバイスの空き容量を気にせずに扱えます。従来のようにファイルを削除してストレージを確保する手間が不要になるため、業務に集中できるでしょう。
また、サービスによっては、容量無制限のプランも提供されています。データ量が増え続ける企業でも、容量不足の心配なく、必要なファイルをクラウド上に保管できます。
自動バックアップでファイルが消えるリスクを軽減できる
多くのファイル共有サービスには、自動でデータをバックアップする機能が備わっています。
PCの故障や紛失、ランサムウェアによる被害、災害などの不測の事態が発生しても、クラウド上にデータが保存されているため安心です。重要なファイルが完全に失われるリスクを軽減できます。
さらに、ファイルの更新履歴を自動で保存するバージョン管理機能も一般的です。誤ってファイルを上書きしてしまった場合や、間違って削除してしまった場合でも、以前の状態に復元できます。サービスによっては、数十世代前のバージョンまで遡って復元できるものもあります。
ファイル共有サービスを導入する際のデメリット・注意点
ファイル共有サービスには多くのメリットがある一方で、導入時に注意すべき点もあります。
- セキュリティリスクへの対策が必要になる
- 著作権侵害のリンクに注意する必要がある
- ウイルス感染ファイルを共有する可能性がある
- 無料プランの容量には機能制限がある
注意点を理解したうえで適切な対策をすれば、リスクを最小限に抑えながらサービスを活用できます。以下では、各注意点を解説します。
セキュリティリスクへの対策が必要になる
ファイル共有サービスは、利用者の運用体制によって情報漏えいのリスクが変わります。
とくに注意が必要なのは、アクセス権限の設定ミスです。社外秘の資料を「社内のみ」と設定したつもりが「全体公開」になっていたというケースも発生しがちです。その場合、意図せず機密情報が広範囲に公開されてしまう危険性があります。
また、セキュリティ対策が不十分なサービスを選ぶと、サイバー攻撃やマルウェア感染によって機密情報が流出するリスクも高まります。導入後は、定期的に権限設定の見直しを行い、従業員へのセキュリティ教育も徹底することが大切です。
著作権侵害のリンクに注意する必要がある
ファイル共有サービスでも、「P2P(ピア・ツー・ピア)」方式のファイル共有サービスを利用する際は、著作権侵害のリスクに注意が必要です。
P2P方式では、ファイルをダウンロードすると同時に、ファイルの一部を他のユーザーに対して自動的にアップロードする仕組みになっています。そのため、利用者が「ダウンロードしただけ」と思っていても、実際には著作権者に無断で著作物をアップロードしたことになり、著作権侵害に該当する場合があります。
とくに映画や音楽、ソフトウェアなどの著作物を扱う場合は、必ず正規のサービスを利用しましょう。
ウイルス感染ファイルを共有する可能性がある
ファイル共有サービスを通じてやり取りされるファイルには、ウイルスやマルウェアが仕込まれている可能性があります。
とくに、P2P方式のファイル共有サービスで出所不明のファイルをダウンロードする場合、リスクが高まります。悪意のある第三者が意図的にウイルス入りファイルを流通させているケースもあるため、注意が必要です。感染したファイルを社内で共有してしまうと、企業全体にマルウェアが拡散するおそれもあります。
リスクを避けるには、法人向けの有料サービスを利用しましょう。アップロードされたファイルを自動でウイルスチェックする機能を備えているサービスなら、安全性を高められます。さらに、社内でもウイルス対策ソフトを導入し、定期的なスキャンを実施することが大切です。
無料プランの容量には機能制限がある
無料のファイル共有サービスは手軽に導入できますが、ビジネスで活用するには多くの制限があります。
無料プランの容量は数GBから数十GB程度が一般的で、すぐに上限に達してしまう可能性があります。動画や高解像度の画像など大容量ファイルを扱う場合や、長期的なデータ保管にも向いていません。
さらに、同時接続できるユーザー数の制限や、アップロード可能なファイルサイズの上限が設けられているケースもあり、業務に支障が出る可能性があります。セキュリティ機能やサポート体制も、有料プランと比較すると限定的です。
企業での継続的な利用を考えている場合は、初めから有料プランを検討するほうが長期的にはコストを抑えられます。
社内のマニュアルファイルを効率的に共有する方法
社内マニュアルや業務手順書を効率的に共有するなら、「NotePM」がおすすめです。
NotePMは、社内wikiとして情報を一元管理できるツールで、マニュアル作成や共有に特化した機能が充実しています。
高機能エディタを搭載しており、テキストだけでなく画像や動画、表なども簡単に挿入できます。マニュアルの見やすさにこだわった設計で、誰でも操作しやすい点が特徴です。
さらに、検索機能も備えており、本文だけでなく添付されたWord、Excel、PDFの内容まで全文検索できます。必要な情報にすぐアクセスできるため、調べる時間を削減できます。変更履歴も自動で記録されるため、過去のバージョンへ簡単に戻せる点も安心なポイントです。
NotePMを導入した成功事例
「NotePM」は、さまざまな業種・規模の企業で導入され、情報共有の課題を解決しています。以下では、実際にNotePMを導入して業務効率化に成功した2社の事例を紹介します。
アイリスオーヤマ株式会社
アイリスオーヤマ株式会社では、BtoB部門での情報共有とナレッジ蓄積を目的にNotePMを導入しています。
導入前は社内サーバーを利用していましたが、ファイル名でしか情報を検索できず、欲しい情報にたどりつけないため、チーム内で情報格差が生じていました。また、毎年数百名配属される新入社員への教育も課題となっていました。
NotePM導入後、検索工数が約70%削減され、メンバーからの質問を受ける頻度も半減しています。質問の質も向上し、わからないことはまずNotePMで検索し、解決しない場合に上司へエスカレーションする文化が定着しました。
その結果、新入社員がNotePMを見て自己学習できるようになり、組織の成長に貢献しています。
関連記事：【導入事例】情報検索の手間が7割削減。NotePM導入で、業務効率化と社員成長を加速 – アイリスオーヤマ株式会社
クェスタ株式会社
クェスタ株式会社では、ナレッジ集約と販売代理店への情報共有を目的にNotePMを導入しています。
導入前は、ナレッジを蓄積する文化がなく、情報が属人化していたといいます。また、社内情報の検索機能も使いづらく、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうのが実情でした。販売代理店の育成にも多くの時間を要しており、効率的な情報提供も課題となっていました。
NotePM導入後、検索機能によって欲しい情報に瞬時にアクセスできる環境が整います。その結果、問い合わせコストが削減され、担当者の負担が軽減されています。
さらに、自社の新入社員のオンボーディングや販売代理店育成の工数も減少し、より効率的な人材育成が可能になりました。
関連記事：【導入事例】 販売代理店へのナレッジ共有もNotePMで完結。情報共有の手間や育成コストを削減 – クェスタ株式会社
自社に適したファイル共有サービスで業務を効率化しよう
ファイル共有サービスは、場所を問わないアクセスや複数人での共同作業、情報の一元管理など、多くのメリットがあります。テレワークや多拠点勤務が増えている現代では、業務効率化に必要なツールといえるでしょう。
ただし、セキュリティ対策や機能制限など、注意すべき点もあります。自社の利用目的や予算、セキュリティ要件を明確にしたうえで、最適なサービスを選ぶことが大切です。
