【2022年版】大容量データ共有のおすすめサービス7選を徹底比較!利用する際の注意点も紹介

2022年09月04日(日) オンラインストレージ

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

大容量データを共有するための方法や、適したサービスを探している企業担当者も多いのではないでしょうか。大容量データを共有するためには、大容量に特化したサービスを利用することをおすすめします。データを格納する機能だけでなく、セキュリティ面としても優れているからです。

本記事ではおすすめのサービスをはじめ、共有が必要になるシーンや共有方法、注意点についても見ていきます。

大容量データの共有が必要になるシーン

まずは、大容量データの共有が必要になるシーンについて、以下2つを解説します。

  • メールの転送サイズを超える時
  • 圧縮できない時

それでは、1つずつ解説します。

メールの転送サイズを超える時

必要なシーンの1つ目は、メールの転送サイズを超える時です。社内外でファイルを共有する際、メールの添付ファイルを使ってデータをやり取りしている方も多いと思います。しかしメールの添付ファイルのサイズの上限は2〜3MBのため、それを超えるファイルを送ることはできません。送信を試みても配信エラーとなってしまい、相手に届かないことでしょう。マニュアル・議事録などの共有資料、画像・映像・ソフトウェアなどは、一つ一つの容量が大きく、それらを誰かに共有したいときには、メールの添付ファイルではなく大容量データに特化したサービスの利用が必要だと言えます。

圧縮できない時

必要なシーンの2つ目は、圧縮できない時です。容量が大きいファイルは、転送・アップロードに時間を要するため、圧縮してから相手に共有するシーンもあるかと思います。しかし、ファイルを圧縮すると画像品質が落ちてしまいます。また、圧縮するためにパスワードを設定したりと手間がかかることから、本来は圧縮せずにそのまま生データの状態で、相手に共有したいと考える担当者もいらっしゃることでしょう。そのような際には、大容量のデータに特化したサービスなどを使って、データを共有することをおすすめします。

大容量データを共有する方法

大容量データを共有する方法について、以下3つを解説します。

  • 共有サーバー
  • ファイル転送サービス
  • オンラインストレージサービス

それでは、1つずつ解説します。

共有サーバー

方法の1つ目は、共有サーバーです。社内に、データを共有するためのNASなどの専用サーバーを導入すれば、大容量データを簡単に格納・社内で共有することが可能です。データへのアクセス権など、セキュリティ設定も自社で行うことができるため、自由にカスタマイズしながら使うことができるでしょう。共有サーバーは、オンプレミス型やクラウド型などから自由に選択できるため、自社の運用シーンなどを考えたうえで、適したサービスを選ぶことをおすすめします。

ファイル転送サービス

方法の2つ目は、ファイル転送サービスです。ファイル転送サービスとは、メールの転送上限を超える大容量のデータを相手に送りたい際に、簡単なステップで送受信できるサービスのことです。サービスのWebサイトにアクセスして、必要なファイルをアップロードし、メールアドレスを指定すれば、相手に送ることができます。サービスには、相手のメールアドレスや本文などをテンプレートとして登録できるものもあるため、定例会資料などといった、何度も相手に共有したいファイルがある場合にも適しているでしょう。

オンラインストレージサービス

方法の3つ目は、オンラインストレージサービスです。オンラインストレージサービスとは、クラウド環境にデータを格納して社内外で共有するためのサービスです。サービスにログインすれば、格納されたファイルをいつでもどこからでも見ることができます。また、ストレージ上で更新や共同編集も容易にできるサービスもあります。オンラインストレージサービスは、大容量データを長期間共有したい、リアルタイムにファイルを共同編集・更新したい、というシーンに適しています。

関連記事:オンラインストレージを活用してペーパーレス化を進めるには?実施の流れ・メリット・ポイントを詳しく解説

大容量データを共有する際の注意点

大容量データを共有する際の注意点について、以下4点を解説します。

  • 機能
  • 操作性
  • セキュリティ対策
  • サポート体制

それでは、1つずつ解説します。

機能

注意点の1つ目は、機能です。大容量データを共有する際は、選定するサービスのなかに自社にとって必要な機能がちゃんと備わっているか隅々まで確認しましょう。大容量データ共有サービスには、共有機能以外にもさまざまな機能があります。たとえば、ファイルを転送する際に使うメッセージテンプレート作成機能などがあるでしょう。会議資料の共有などのように、定期的に類似した内容のファイルを共有したい場合は、テンプレート機能が備わっていると大変便利です。ファイル送信時にテンプレートを選択し、メールアドレスや本文はそのままに、ファイルを差し替えるだけで簡単に最新の会議資料を相手に共有することができます。

大容量ストレージを考えている場合は、格納先のディレクトリのURLをコピーでき、簡単に他者に共有できるかなど、必要となる機能を細かく確認しましょう。

操作性

注意点の2つ目は、操作性です。たとえば、格納・取り出し・URLの共有など、それぞれの操作が簡単かどうかが重要です。操作性は実際に操作する担当者が実際に触ってみて、自社のメンバーが長期間使い続けられるかどうかを確認しましょう。もとから大容量データを共有するためのサーバーやサービスを利用している場合は、新しいサービスに切り替える際に違和感がないかなどもをしっかりと確認することが大切です。

大容量データ共有サービスは複数の社員で利用するため、操作性を確認するときは一人ではなく複数の担当者が触ってみて問題がないかを判断しましょう。

セキュリティ対策

注意点の3つ目は、セキュリティ対策です。大容量データ共有でクラウドサービスを選定する場合は、セキュリティ対策が重要になります。たとえば、アップロードしたファイルにアクセス制限をかけられるのか、共有したURLはいつまで有効なのかなど細かく確認していきましょう。

大容量データサービスは、社外ネットワークを利用することがほとんどのため、これまで社内ネットワークのアクセスに限定していた企業にとっては、新しいセキュリティ対策を考える必要があります。

サポート体制

注意点の3つ目は、サポート体制です。サービスで操作に不明点が生じたときや何か問題が発生したときに、サービス提供会社に問い合わせが必要なことがあります。自社に適した問い合わせ方法かどうか、問い合わせ時間帯は問題ないかなどをあらかじめ確認しておくことが大切です。たとえば、電話・メール・チャットなどの連絡手段のバリエーションが多いと安心感が増します。また、問い合わせ時間帯についても、実際に問い合わせる可能性が高い時間帯にサービスの提供会社は稼働しているのか、24時間対応が可能なのかなどはトラブルが起こった際にとても大切なポイントです。

共有するデータの内容や業務によってサービスを利用する時間帯、問い合わせをする時間帯が変わることから、丁寧に確認することが重要です。導入時・初期対応などのサポートは手厚いかなどもしっかりと確認していきましょう。

関連記事:オンラインストレージの6つの役割を徹底解説!抑えるべき機能やリスクも詳しく紹介

 

大容量データ共有サービスのおすすめ7選

大容量データ共有サービスのおすすめ7選について紹介します。

Google Drive

Google Driveは、Google社が提供するクラウドストレージです。書類から、画像・音楽・動画などさまざまな形式のデータを保存することができます。Google Drive上で直接ファイルを更新することも、複数メンバーで共有することも容易にできます。ファイルあたりの容量制限はありませんが、無料で15GB提供されており、それを超えた場合はGoogle Workplaceなど有料版に変える必要があります。

Google Driveの特徴

  • 1アカウント1日750GBまで格納可能
  • PCやスマートフォン、タブレット端末など対応端末も豊富
  • 1アカウントあたり無料で15GBまで利用可能

URL: https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

 

Dropbox

Dropboxは、ファイルなど1ヵ所にまとめて整理し、共有にも優れているサービスです。
企業に混在するデータを全て1ヵ所にまとめて整理し、アクセス・共有も簡単に行えるため、スムーズな作業を実現できます。共同作業も容易にでき、既存のワークフローを、シームレスに連携できるという特徴もあります。

Dropboxの特徴

  • 必要に応じた最大容量を指定できるプラン有
  • 50 万もの企業がワークスペースとして活用
  • Dropbox Basicでは2GBを無料で利用可能

URL: https://www.dropbox.com/ja/

 

Box

Boxは、外部の企業と共同作業をすることを前提としたファイル共有サービスです。
提供するプラットフォームには、高度なセキュリティ制御・インテリジェントな脅威検知・情報ガバナンスを備えています。セキュリティ対策に優れながらも重要なデータを1ヵ所に集約し、誰もが簡単にアクセスでき利便性も高いです。電子サインやワークフローなどにも対応しており、ファイルのアップロード容量上限はプランによって5GB〜150GBまで対応しています。

Boxの特徴

  • ストレージ容量無制限のプランを用意
  • ワークフローのシンプル化を実現
  • 1ユーザー1,800円から利用可能

URL: https://www.box.com/ja-jp

 

OneDrive for Business

OneDriveは、ビジネス向けのファイル共有サービスです。必要なファイルへのアクセスから、共有や共同作業も簡単に行えます。社内外での共同作業にも対応しており、Word・Excel・PowerPointなど使い慣れたソフトウェアを使って、リアルタイムな共同作業ができます。オフラインでの編集も可能で、ネットワークに次回接続したときに、最新の内容が自動的に同期できます。

OneDrive for Businessの特徴

  • 6TBまでのストレージ容量を提供するプラン有
  • Microsoft 365の関連製品との連携が容易
  • 1ヵ月間の無料お試しが可能

URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business

 

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、初心者でも簡単にファイル共有ができるオンラインストレージサービスです。
場所を問わずに簡単、かつ安全なファイル共有ができます。アクセス経路とファイルが全て暗号化されているという特徴をもち、簡単でセキュリティにも優れているのが強みです。運用開始前後に徹底したサポート体制の提供もできます。

セキュアSAMBAの特徴

  • 容量やオプションなどカスタマイズが可能
  • 端末認証やパスワードポリシーなど豊富なセキュリティ機能を搭載
  • 無料で利用可能なフリープラン有り(3名以下限定)

URL: https://info.securesamba.com/

 

GigaFile(ギガファイル)便

GigaFile(ギガファイル)便は、ユーザー登録不要で利用できる、大容量のファイル転送サービスです。
1ファイルあたり300GBまでのファイルを転送できます。Webブラウザにファイルをドラッグ&ドロップしてアップロードし、アップロード後のURLリンクを共有したい相手にメールするだけで、データを共有できます。長期間保存には適さないものの、一時的に相手に大容量データを送りたい時に適しています。

GigaFile(ギガファイル)便の特徴

  • 300GBまでのファイルを送信することが可能
  • Webブラウザ版とスマホアプリの2種類有
  • 全ての機能を無料で利用可能

URL: https://gigafile.nu/

 

データ便

データ便は、無料で無制限のファイルを送ることができるファイル転送サービスです。
Webサイトにアクセスして、対象のファイルをアップロードすれば、相手に送ることができます。送信相手がダウンロードしたことを通知する機能も搭載されています。プランは複数で、すぐに使える無料のプランからビジネスプランまであります。ビジネスプランでは、ファイル容量無制限で100GBを超えるデータ共有にも対応しています。

データ便の特徴

  • ビジネスプランではファイル容量無制限を実現
  • 月間300万人が利用するサービス
  • 無料プランでは最大2GBまでのファイル送信に対応(アンケート回答必要)

URL: https://www.datadeliver.net/

 

まとめ

本記事では、大容量データ共有についておすすめのサービス・共有が必要になるシーン・共有方法・注意点を解説しました。大容量データを共有するための方法には、オンラインストレージやファイル転送など複数の種類があります。一定の場所に長期間保管して共有したいのか、大容量データを特定の相手に送信したいのかによって、必要なサービスが変わるため、自社に合ったサービスを選びましょう。

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