予実管理とは?基本知識から実施方法・成功のポイントやツールを解説

2022年09月03日(土) プロジェクト管理

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

企業活動では経営目標の設定が重要になります。また、経営目標の設定において、お金の問題は避けて通れません。自社のお金の現状を分析し、課題の特定やその対策を立案するために有効な手段が予実管理です。しかし、予実管理の実施方法や成功のポイントについて十分に理解できていない方も多いのではないでしょうか。本記事では、予実管理の実施方法や成功のポイント、さらには予実管理を行うためのツールを解説します。

予実管理の基礎知識

ここでは、予実管理の基礎知識として、以下の2つを解説します。

  • 予実管理とは
  • 予実管理表

それでは、1つずつ解説します。

予実管理とは

予実管理の基礎知識の1つ目は、予実管理の意味について解説します。予実管理とは、企業の予算(売上や仕入などの数値目標)とその実績を管理することです。予算どおりに実績が推移しているか確認していき、何か課題があると判断された場合は対策を講じる必要があるかもしれません。また、予算と実績のかい離が激しい場合は、そもそも予算設定を間違えていないか確認しましょう。

予実管理表

予実管理の基礎知識の2つ目は、予実管理表について解説します。予実管理表とは、週や月ごとに予算と実績を記載していくリストのことで、一目で予算目標やその進ちょく率を理解できます。予実管理表を用いることで、予実管理やその情報共有が容易にできます。

予実管理を実施するための5つの手順

ここでは、予実管理を実施するための手順を、表にまとめて解説します。

目標設定     会社の事業目標に沿って、部門ごとに予算目標を設定する。過去の実績や競合他社などを考慮し、予算目標の妥当性を判断する。
数値的目標
の作成
利益だけでなく経費や粗利益率も考慮して、部門ごとに利益目標と予算を設定する。
全社予算
の確認
部門ごとに出された予算を合算し、全社予算を算出する。また、全社予算と事業目標の間に齟齬がないか確認する。
予算と実績
の比較
予算と実績との差を、KPIを用いて比較する。これにより、自社の強みと弱みを明らかにする。
課題解決案
の検討
弱みに対しては課題への対応策を、強みに対しては強みを伸ばす施策をそれぞれ検討する。

予実管理の成功のポイント

ここでは、予実管理の成功のポイントとして、以下の5つを解説します。

  • 的確な予算設定
  • 細かな数字に囚われすぎない
  • 本質的な原因究明
  • 事前準備の徹底
  • リアルタイムな数値を活用

それでは、1つずつ解説します。

的確な予算設定

ポイントの1つ目は、的確な予算設定です。予算設定では、予算と実績を定量的に比較できないと正確な設定ができません。予算と実績を定量的に比較することで、自社の現状や課題を明らかにできるのです。そのため、以下の2つは避けるようにしましょう。

  • 意図的に達成しやすい予算目標を設定する
  • 見栄を張って実現不可能な予算目標を設定する

関連記事:【2022年版】目標管理ツールおすすめ20選を徹底比較!メリットと導入の際の注意点も解説

細かな数字に囚われすぎない

ポイントの2つ目は、細かな数字に囚われすぎないことです。予実管理においては、予算の構成要素や優先順位を見極めて、細かい数字に囚われすぎないようにしましょう。例えば、以下の2つにおいて、どちらの方が経営に与える影響が大きいでしょうか。

1 全社売り上げに占める割合が1%の商品において、売り上げが5%減少した
2 全社売り上げに占める割合が30%の商品において、売り上げが0.5%減少した

この場合、明らかに2の方が経営に大きな影響を与えます。しかし、1の売り上げ減少も細かく捕捉しようとすると、2の原因究明に使うべきリソースを削られてしまうでしょう。そのため、予算の構成要素や優先順位をつけることが大切なのです。その際には、どの部分ではどの程度数字が変動したら、優先順位を上げるか事前に設定しておくとよいでしょう。

本質的な原因究明

ポイントの3つ目は、本質的な原因究明です。予実管理で判明した課題は、本質的な課題とは限りません。大切なことは、予実管理で判明した課題をきっかけにして、経営上の課題やその原因を深く考察し、仮説検証を繰り返すことです。例えば、予実管理で売り上げの低下が見られたとします。その場合、単純に商品の売上数が減少したことよりも、高単価商品の売上が伸び悩んだことが大きな原因かもしれません。このように、表面上の課題だけではなく、本質的な原因究明を行うことも予実管理では重要なのです。

事前準備の徹底

ポイントの4つ目は、事前準備の徹底です。予実管理を効率的に行うには、事前準備が欠かせません。例えば、大量のデータを集計する必要がある場合は、日頃からデータ集計をこまめに行うことで、データ集計の労力を減らせます。また、ノイズとなるデータを削除することで、データ分析の正確性も向上するでしょう。

リアルタイムな数値を活用

ポイントの5つ目は、リアルタイムな数値を活用することです。ビジネスの世界においては、法律や技術などの情勢が刻一刻と変化していきます。それらの変化は、ビジネスにも大きな影響を与えます。そのため、予実管理ではなるべくリアルタイムな数値を活用して、社会情勢の変化がもたらす影響を分析するとよいでしょう。

予実管理を行うためのツール

ここでは、予実管理を行うためのツールとして、以下の5つを解説します。

  • エクセル
  • スプレッドシート
  • CRM
  • SFA

それでは、1つずつ解説します。

エクセル

ツールの1つ目は、エクセルです。エクセルは、Microsoft社が提供する表計算ツールです。ほとんどの方が使ったことがある表計算ツールではないでしょうか。エクセルでグラフや表を作成することで、予実管理を効率的に行えるでしょう。

スプレッドシート

ツールの2つ目は、スプレッドシートです。スプレッドシートは、Google社が提供する表計算ツールです。エクセルと使用感はさほどかわりませんが、オンライン上でOS関係なく使えます。また、共有や共同編集も容易です。

関連記事:Googleスプレッドシートの使い方を解説!共同編集も可能な便利な表計算ツール

CRM

ツールの3つ目は、CRMです。CRM(Customer Relationship Management)は、顧客管理ツールのことです。元々は、顧客との関係性を構築するためのマネジメント手法を意味する言葉でしたが、近年では顧客管理ツールとして用いられることが増えてきました。CRMを用いるメリットは、以下のとおりです。

  • 顧客情報管理の一元化
  • 顧客情報の属人化防止
  • 顧客情報分析による戦略立案
  • 部署間の情報共有促進
  • 顧客満足度向上
  • 顧客管理業務効率化

関連記事:CRM導入前に知っておきたいメリット・デメリットをわかりやすく解説!

SFA

ツールの4つ目は、SFAです。SFA(Sales Force Automation)は、営業活動自動化ツールのことです。SFAを用いると、以下の業務を自動化できます。

  • 営業プロセス管理
  • 顧客名や住所などの情報管理
  • 営業担当と顧客とのやり取り管理
  • 営業担当の行動・実績管理
  • 営業担当のタスク管理
  • 日報・週報の共有

関連記事:SFA(営業支援ツール)のメリットとデメリットは?

まとめ

本記事では、予実管理の実施方法や成功のポイント、さらには予実管理を行うためのツールを解説しました。予実管理を行うことで、お金の面から企業の強みや弱みを特定できます。また、そこから新たな戦略を立案できる場合もあるでしょう。しかし、過不足なく適切に予算を設定し、徹底した事前準備を施さないと適切な分析はできません。細かな数字に囚われすぎず本質的な原因を究明することで、予実管理の結果を一層効果的に企業活動に活用できるでしょう。予実管理に使えるツールは多数存在しますが、利用シーンや使い勝手などを考慮して、最適なツールを選択しましょう。

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