プロジェクトを確実に遂行するには、プロジェクトの全体像を理解した上で、各タスクの進捗状況を把握する必要があります。それに有効な方法が、ガントチャートです。ガントチャートを用いると、プロジェクトの全体像や各タスクの進捗状況を簡単に可視化でき、プロジェクトを把握しやすくなります。また、ガントチャートの作り方や使いこなすコツを理解していれば、プロジェクト管理においてより一層の効果を発揮するでしょう。
本記事では、ガントチャートの概要や作り方などを解説した上で、ガントチャートを使いこなすコツをご紹介します。
目次
ガントチャートとは？
ここでは、ガントチャートの基礎知識として、以下の3つを解説します。
- ガントチャートの意味
- ガントチャートが生まれた背景
- ガントチャートの基本的要素
それでは、1つずつ解説します。
ガントチャートの意味
基礎知識の1つ目は、ガントチャートの意味です。
ガントチャートとは、プロジェクト管理に用いられる表のことです。一般的には、横軸に時間が、縦軸にタスク内容や担当者などが記載されています。ガントチャートを使うと、プロジェクトとそれを構成する各タスク内容及び所用日数を明確にできます。これにより、一目でプロジェクト全体の進捗状況を確認できるのです。
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ガントチャートが生まれた背景
基礎知識の2つ目は、ガントチャートが生まれた背景です。
ガントチャートが生まれた背景には、20世紀初頭の工業において、大量生産が求められるようになったことがあります。滞りなく大量生産するには、プロジェクトにおけるタスクの可視化や情報共有により、確実に進捗管理を行うことが必要です。そのため、エンジニアおよび経営コンサルタントであったヘンリー・ガントが、「ガントチャート」を考案したのです。
ガントチャートの基本的要素
基礎知識の3つ目は、ガントチャートの基本的要素です。基本的要素としては以下の3つがあります。
| スケジュール管理 | ・一目でプロジェクト全体のスケジュールがわかる ・進捗を示す別色のチャートを用いることで、計画と実績の違いも一目でわかる |
| タスク確認 | ・プロジェクトを構成するタスクを、一覧にして表示する ・チャートの長さで、各タスクの予定日数を示す |
| 担当者確認 | ・各タスクに、ガントチャート内で担当者を記載する ・チーム内での役割分担を明確にすることで、業務効率化を図る |
ガントチャートのメリットと注意点
ここでは、ガントチャートのメリットと注意点を、それぞれ表にまとめて解説します。
| メリット | ・プロジェクトの全体像やプロジェクトを構成するタスクを、一目で理解できる ・各タスクの期限や進捗状況を、クライアントやメンバーに対して簡単に共有できる ・タスク内容や設定期限の妥当性を、見える化して確認できる ・メンバー同士で、担当者と役割分担を一目で理解できる ・タスク同士の関連性を見える化でき、工程管理を効率化できる |
| 注意点 | ・タスクが多いと、細かくはん雑なものになりやすい ・個別のタスクごとに進捗状況を示す必要があるため、更新に手間がかかる ・一目でわかるようにするには、レイアウトや掲載する情報を選ぶ必要がある |
ガントチャートの作り方
ここでは、ガントチャートの作り方を表にまとめて解説します。大きく分けて5つのステップになります。
| 1 | 縦軸にタスクを記載 | ・プロジェクト全体を俯瞰し、必要なタスクを縦軸に記載する ・WBSを用いてタスクを洗い出し、それらを時系列順に整理する |
| 2 | 横軸にカレンダー を記載 |
・プロジェクトの期間に応じた単位の日付を記載する 例）数週間・数ヶ月のプロジェクトの場合：1日・1週間単位 数年のプロジェクトの場合：1ヶ月、1年単位 |
| 3 | 役割分担の決定 ・各担当者への通知 |
・役割分担を決定し、各担当者に通知する ・担当者欄を用意してタスクごとに担当者を記載したり、タスクと担当者ごとに色分けしたりして、担当が一目でわかるようにする |
| 4 | タスクごとに 予定日数を記載 |
縦軸に記載のタスクごとに、完了までに必要と算出した日数を記載する |
| 5 | 開始日と終了日を 横軸に記載 |
・4で算出した日数を元に、作業スケジュールを記載する ・棒グラフになるよう、横軸にスケジュールラインを引く |
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ガントチャートをより使いこなすコツ
ここでは、ガントチャートをより使いこなすコツとして、以下の4つを解説します。
- タスクを増やしすぎない
- タスク間の関係性を明確にする
- リーダー自身がガントチャートの更新状況を把握する
- ガントチャートのテンプレートやアプリを有効活用する
それでは、1つずつ解説します。
タスクを増やしすぎない
コツの1つ目は、タスクを増やしすぎないことです。
作業漏れの防止やスケジュール管理を考慮すると、タスクの細分化は有効です。ただ、ガントチャート作成においては、タスクを過剰に細分化して数を増やしすぎることに注意しなければなりません。なぜなら、タスクを増やしすぎると、作業状況の更新やチェックに手間がかかるからです。また、タスクを増やして情報を詰め込みすぎると、ガントチャート自体も、見づらく使いにくくなります。そのため、類似の作業や担当者が同じ作業であれば、1つのタスクにまとめてしまいましょう。
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タスク間の関係性を明確にする
コツの2つ目は、タスク間の関係性を明確にすることです。
ガントチャートは、ただタスクを縦に並べるだけだと、タスク間の関係性がわかりづらいものです。タスク間の関係性がわかりづらいと、効率よくプロジェクトを行うための段取りを考えたり、実行したりするのに支障になります。そのため、以下などの工夫を取り入れることで、少しでもタスク間の関係性を明確にしましょう。
- 関係性の深いタスク同士を近づける
- 関係性の深いタスク同士を矢印でつなげる
- 関係性の深いタスク同士を同じ色にする
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リーダー自身がガントチャートの更新状況を把握する
コツの3つ目は、リーダー自身がガントチャートの更新状況を把握することです。
ガントチャートは、スケジュール変更などが生じた際には、速やかに更新する必要があります。しかし、日々忙しい業務の中では、メンバーがガントチャートの更新を忘れてしまうこともあります。また、ガントチャートの更新が必要な事象が発生したことが、チーム内に共有されていないこともあるでしょう。そのため、定期ミーティングなどの機会に、メンバーなどに確認を行い、リーダー自身がガントチャートの更新状況を把握することが必要です。
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ガントチャートのテンプレートやアプリを有効活用する
コツの4つ目は、ガントチャートのテンプレートやアプリを有効活用することです。
エクセルやスプレッドシートで使えるガントチャートテンプレートは、多数存在します。これらのテンプレートを使うことで、見やすく使いやすいガントチャートを簡単に作成できるでしょう。また、使いやすいガントチャートアプリも多数存在します。ガントチャートアプリを使うと、ガントチャートに描かれているスケジュールの変更や、チーム内でのガントチャート共有が、より簡単にできます。
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まとめ
本記事では、ガントチャートの概要や作り方などを解説した上で、ガントチャートを使いこなすコツを解説しました。ガントチャートを用いてプロジェクトの全体像や各タスクを可視化することで、プロジェクトの進捗管理が容易になるでしょう。また、担当者やタスク同士の関係性を示せば、業務効率化に活用できます。ただ、ガントチャートに情報を詰め込みすぎると、見づらくなってしまいます。また、必要に応じてこまめに更新しないと実態に合わなくなるため、プロジェクトリーダーはこまめにガントチャートを確認しましょう。
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