クラウドストレージを詳しく知りたい、メリットやデメリットについても把握したいと考える方も多いと思います。クラウドストレージは「容量を気にせずファイルを格納できる」というメリットから、利用する企業数が増えています。同時にデメリットもあるため、メリット・デメリットを正しく理解した上で、自社に合ったクラウドストレージを選ぶことが大切です。本記事では、クラウドストレージの概要とメリット・デメリット・サービスの選び方について、丁寧に解説していきます。
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目次
クラウドストレージとは
まずは、クラウドストレージについて説明します。クラウドストレージとは、クラウドにデータを格納するための領域のことです。別名、オンラインストレージやファイルホスティングサービスと呼ばれることもあります。NASなどのファイルサーバーを一から構築しなくとも、契約するだけでセキュリティの高い環境で、データを保存することが可能です。
社内のストレージやファイルサーバーにデータを保存を続けると、データ保管に必要な容量が大きくなりがちです。ストレージの拡張性には制限があるため、システム担当者は新しいサーバーの導入も考えなくてはなりません。そのような課題の解決のために、大容量データ格納に対応した、契約容量を柔軟に変更できるクラウドストレージの利用に注目が高まっています。
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クラウドストレージのメリット
クラウドストレージのメリットについて、以下8点を解説します。
- すぐに利用可能
- ローカルにデータを保存する必要がない
- 大容量データ格納に優れている
- バックアップ取得が不要
- いつでもどこでも利用可能
- 導入コスト削減
- システム運用担当者の負荷削減
- 最新のセキュリティ対策
それでは、1つずつ解説します。
すぐに利用可能
1つ目のメリットは、すぐに利用可能なことです。クラウドストレージは、契約が完了すればすぐに環境を利用開始できます。オンプレミスのストレージのように専用のHWを購入・構築する必要もありません。ユーザー登録やアクセス権設定など簡単な設定を行えば、他の社員もすぐにストレージの環境を利用することができます。
ローカルにデータを保存する必要がない
2つ目のメリットは、ローカルにデータを保存する必要がないことです。クラウドストレージは、企業の重要な情報をセキュリティの高い環境で保管できます。社員一人一人が端末のローカルにデータを保管しておく必要がありません。
リモートワークが浸透している近年において、PCの持ち出しが当たり前となりつつあります。PCを紛失した場合においても、クラウドストレージを利用していれば、ローカルにデータが残っていないため、安心安全に利用できます。ローカル環境にデータを保存する必要がないため、セキュリティ対策としても効果が高いです。
大容量データ格納に優れている
3つ目のメリットは、大容量データ格納に優れていることです。クラウドストレージでは、契約容量に応じたストレージが提供されます。サービス利用中に容量が不足した場合においても、契約プランを変えるだけで、サービス提供会社からすぐに追加の容量を用意してもらえます。オンプレミスのように、新しくサーバーを増設する必要も、HDDを取り付ける必要もありません。そのため、大容量データ格納にも適しています。
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バックアップ取得が不要
4つ目のメリットは、バックアップ取得が不要なことです。クラウドストレージは自動でバックアップを取るシステムが既に構築されているため、自社がバックアップのソフトウェアを導入したり、スケジュールを立てたりなど、バックアップに必要な設定をする必要がありません。クラウドストレージに格納したデータを誤って削除・破損してしまったなど復旧が必要な場合は、クラウド提供サービス会社に相談の上、対応を進めてくれます。復旧作業もクラウド提供会社が行ってくれます。
いつでもどこでも利用可能
5つ目のメリットは、いつでもどこでも利用可能なことです。クラウドストレージは、PCやタブレットやスマートフォンなどに対応しており、基本的に端末の種類を限定することはありません。インターネット環境に接続できて、Webブラウザがあればアクセスできるため、移動中・外出先でも利用可能です。そのため、思い立ったときにすぐにクラウドストレージにアクセスして、必要な情報の共有・取り出しが可能です。
導入コスト削減
6つ目のメリットは、導入コスト削減です。クラウドストレージは物理サーバーなどを用意する必要もなく、設置も不要なため、初期費用を抑えることができます。契約すればすぐに利用できるため、導入の手間もほとんどかかりません。また月額料金制を採用しているサービスが多く、やめたくなったらすぐに辞められるため、導入のためのハードルも低いです。
システム運用担当者の負荷削減
7つ目のメリットは、システム運用担当者の負荷削減です。保守運用に必要な作業、たとえばOSのアップデートやセキュリティパッチ適用などの作業は、サービス提供会社が実施してくれます。自社でメンテナンスやセキュリティ対策を行う必要もありません。自社のシステム担当者は、クラウドストレージの利用状況を把握し、新しいシステムを検討するなど、組織の発展のための業務に集中できます。
最新のセキュリティ対策
8つ目のメリットは、最新のセキュリティ対策です。クラウドストレージは常にセキュリティ対策万全で、常に最新のセキュリティ状態に保たれているサービスが多いため、安心して企業の機密情報を格納できるでしょう。また、クラウドストレージのサービスが導入されている本体サーバーは、セキュリティの高いデータセンターに設置されています。災害対策としても効果があるでしょう。オフィスが被災した場合においても、データセンターのシステムに繋いで業務を継続できます。
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クラウドストレージのデメリット
クラウドストレージのデメリットについて、以下3点を解説します。
- インターネット環境が前提
- カスタマイズ性の低さ
- ランニングコストの発生
それでは、1つずつ解説します。
インターネット環境が前提
1つ目のデメリットは、インターネットに接続されていることが前提なことです。オフライン環境では基本的には使用できません。そのため、電波が良くない場所やタイミングによってはクラウドストレージに繋がらないこともあるかもしれません。クラウドストレージは、オンラインが前提であることに注意しましょう。
カスタマイズ性の低さ
2つ目のデメリットは、カスタマイズ性の低さです。クラウドストレージは、機能や操作方法があらかじめ決まっています。自社にあわせてカスタマイズすることは基本的に難しいです。そのため、自社が利用したい機能が搭載されているサービスであるかを導入前にしっかりと確認することが大切です。
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ランニングコストの発生
3つ目のデメリットは、ランニングコストの発生です。クラウドストレージは、ユーザー数や契約容量で月額料金が決まります。そのため、毎月定額の費用を払い続ける必要があります。ユーザー数が増えたり、容量の拡張が必要になった月は支払う金額が多くなってしまうこともあるでしょう。容量によっては、利用額が一定ではないことに注意しましょう。
クラウドストレージの選び方
クラウドストレージの選び方について、以下3点を解説します。
- 機能
- コスト
- サポート体制
それでは、1つずつ解説します。
機能
1つ目の選び方は機能です。クラウドストレージに、自社が利用したい機能が搭載されているかどうかを細かく確認しましょう。クラウドストレージはSaaSのため、機能と操作性が決まっています。自社の要望に合わせてカスタマイズすることは基本的にできません。導入後失敗しないためにも、サービス選定時に、自社の導入目的を明確にし、必要な機能を洗い出すことが必要です。実際に利用する予定の担当者が直接触って確認して、サービスを選ぶようにしましょう。
コスト
2つ目の選び方はコストです。導入・ランニングコストがそれぞれ予算内かを確認しましょう。クラウドストレージは、物理HWの導入がなく、月額制のため初期コストを抑えられるというメリットがあります。しかし、利用範囲や容量によっては、ランニングコストが当初想定よりも高くなる恐れもあります。クラウドストレージを導入した後の効果はどれくらいになるかを想定して計算し、オンプレミスよりも費用対効果が高いかをしっかりと確認することが大切です。
サポート体制
3つ目の選び方は、サポート体制です。クラウドストレージの初期設定や利用に関して不明点が出てきた時には、提供会社のサポート部門に問い合わせが必要です。メールや電話、チャットなど問い合わせ方法として何があるか、問い合わせを受け付けてくれる時間帯などを調べましょう。自社が問い合わせをしたいタイミングに、相手側に繋がるか、しっかりと確認することが大切です。
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まとめ
本記事では、クラウドストレージについて解説しました。クラウドストレージはインターネット環境があれば、どの場所からでもアクセスできるため、リモートワークに適しています。利便性も高く、大容量データ格納にも対応しているため、安心です。しかし、なんでも格納すると容量が増え、月額利用料も高くなるというデメリットもあります。あらかじめ必要な容量と使い方についてしっかりと考えた上で、自社に適しているサービスを選びましょう。
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