オンラインストレージを利用する際に、どのようなセキュリティ対策が必要か調べている担当者もいることでしょう。オンラインストレージはインターネット環境を利用するクラウドサービスのため、外部脅威に対して対策を強化する必要があります。
本記事では、おすすめのオンラインストレージサービスを始め、必要なセキュリティ対策とその理由、発生しがちな事故とサービスの選定ポイントについて解説していきます。
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社内のファイル共有を安全に行えるオンラインストレージサービス「NotePM」
目次
オンラインストレージに必要なセキュリティ対策とは
まずは、オンラインストレージに必要なセキュリティ対策について、以下4点を説明します。
- 外部脅威への対策
- 社内従業員への対策
- バックアップ対策
- 災害対策
それぞれ、一つずつ見ていきましょう。
外部脅威への対策
1つ目の対策は、外部脅威への対策です。
インターネット上に公開されているオンラインストレージには企業の重要な情報が多く格納されているため、悪意を持った外部攻撃者から狙われるリスクが高いです。近年ではサイバー攻撃や不正アクセスなどが悪質化しています。オンラインストレージを利用する際はセキュリティ対策を強化して、外部脅威に備える必要があります。
社内従業員への対策
2つ目の対策は、社内従業員への対策です。
これまで社内ネットワーク環境を中心に利用していた従業員に、クラウド環境を利用する上での必要なセキュリティ対策、意識改革を実施する必要があります。また、管理者側も従業員に必要なデータのみを公開するために、ファイルのダウンロード制限、アクセス権の制限などを実施することが大切です。
従業員へのルール策定
3つ目の対策は、従業員へのルール策定です。
従業員が利用するユーザーID・パスワードに関して、複雑なパスワードを設定すること、他システムと使いまわさないことなどのルールを決めていきます。また、オンラインストレージに格納しているデータの持ち出しルールなどを決めていきます。インターネットに公開されたオンラインストレージを安心安全に使うためには、設定で制限することはもちろん、従業員がしっかりとルールを遵守することが大切です。
バックアップ対策
3つ目の対策は、バックアップ対策です。
不慮の事態に備えて、オンラインストレージに格納されたデータを復旧できるように、定期的にバックアップデータを取得することが大切です。何らかの理由で突然オンラインストレージのデータが破損してしまった場合や外部から攻撃を受けてデータが暗号化されてしまった場合に、バックアップデータを使って復旧することができます。また、従業員がデータを誤って更新してしまったときも、バージョン管理機能などで過去のデータをバックアップしておけば、すぐに過去のバージョンに戻すことも可能です。オンラインストレージには、セキュリティ対策の面からみてもバックアップ対策が必要です。
災害対策
4つ目の対策は災害対策です。
災害などが発生しても、オンラインストレージ環境を利用し続けるためには、サーバーの冗長化などの対策が有効です。一つのサーバーが停止しても、他のサーバーに安全に切り替えてサービスを利用し続けることができるでしょう。オンラインストレージを利用する際は、冗長化対応がされているか、複数のデータセンターに分散してデータを保存できるかなども確認しましょう。
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オンラインストレージにセキュリティ対策が必要な理由
オンラインストレージにセキュリティ対策が必要な理由として、以下4点を説明します。
- 情報漏洩を防ぐため
- データの整合性を保つため
- データ消失に備えるため
- 予期せぬサービス停止に備えるため
それぞれ、一つずつ見ていきましょう。
情報漏洩を防ぐため
1つ目の理由は、情報漏洩を防ぐためです。
オンラインストレージにセキュリティ対策がなければ、従業員がログインに使用するアカウント情報や、オンラインストレージに格納している重要な情報など、企業の機密情報が漏洩してしまう危険性があります。重要な情報を守るためにも、セキュリティ対策がしっかりされたサービスを選ぶこと、設定や従業員へのルール策定など自社としてもセキュリティ対策を強化することが大切です。
データの整合性を保つため
2つ目の理由は、データの整合性を保つためです。
オンラインストレージに登録されているデータが正しい内容か、改ざんされていないか、誤って更新されていないかなど判断できることが大切です。そのためには、ログ履歴管理・バージョン管理・バックアップなどのセキュリティ対策が必要です。オンラインストレージを利用する際は、データの整合性を保つための機能があるかを確認しましょう。
データ消失に備えるため
3つ目の理由は、データ消失に備えるためです。
オンラインストレージを利用する従業員の誤操作で、データが消失してしまった際、すぐに復旧できるための対策が必要です。たとえばバックアップやログ取得などのセキュリティ対策が必要になります。格納されている重要なデータを守るために、オンラインストレージにはセキュリティ対策が必要になります。
予期せぬサービス停止に備えるため
4つ目の対策は、予期せぬサービス停止に備えるためです。
サービス提供会社の都合や予期せぬトラブルなどで、オンラインストレージサービスが急に停止することも考えられます。そのような場合、格納しているデータにアクセスできなくなる、データを取り出せないなど業務への影響が出てしまう恐れが高いです。そのような状況に備えて、データを定期的に別の環境にバックアップして、いざというときにサービスを他の環境に切り替えられるようにするための対策も必要と言えるでしょう。
オンラインストレージで発生しがちなセキュリティ事故
オンラインストレージで発生しがちなセキュリティ事故について、以下3点を説明します。
- サイバー攻撃による被害
- 設定ミスによる被害
- ずさんなアカウント管理
それぞれ、一つずつ見ていきましょう。
サイバー攻撃による被害
1つ目は、サイバー攻撃による被害です。
オンラインストレージはインターネット上に公開されており、誰でもアクセスできるため、外部攻撃者から狙われやすいといえます。たとえば、特定のサイトを狙った標的型攻撃や、ユーザーIDとパスワードを狙って攻撃するなどがあります。サイバー攻撃に遭うと、アカウント情報の漏洩・登録しているデータの漏洩・ファイルが暗号化されて利用できないなど、多くの被害が出てしまうでしょう。
設定ミスによる被害
2つ目は、設定ミスによる被害です。
たとえば、オンラインストレージに登録されているデータを、他の従業員に共有する際、アクセス権の設定などを間違えて、予期せぬ人に公開してしまうかもしれません。本来は公開するメンバーを限定しなければならないのに、設定を間違えて誰でも参照できるようにしてしまうと、全く関係のない人が参照して、データが外部に公開されてしまうリスクもあります。
ずさんなアカウント管理
3つ目は、ずさんなアカウント管理です。
オンラインストレージは、従業員のパスワードの使い回し・簡易的なパスワード設定が原因で、アカウント情報を外部攻撃者に盗まれて、被害に遭うことがあります。そのような攻撃に対応するためには、パスワードポリシーを厳しくすることはもちろん、従業員一人一人が高いセキュリティ意識の元、危機感を持ってIDとパスワード管理を徹底して取り組むことが大切です。
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セキュリティ対策に強いオンラインストレージを選ぶポイント
セキュリティ対策に強いオンラインストレージを選ぶポイントについて、以下3点を説明します。
- セキュリティ機能の確認
- セキュリティと利便性のバランス
- 信頼できるベンダー選定
それぞれ、一つずつ見ていきましょう。
セキュリティ機能の確認
1つ目は、セキュリティ機能の確認です。
オンラインストレージサービスを選ぶ際は、外部脅威への対策、ログインにおける対策、災害対策など、それぞれの機能を確認することが大切です。従業員のパスワード管理が心配な場合は、二段階認証・多要素認証などが機能として用意されていれば、より安心に利用できるでしょう。オンラインストレージを選定する際はセキュリティ機能を細かく確認しましょう。
セキュリティと利便性のバランス
2つ目は、セキュリティと利便性のバランスです。
オンラインストレージを選ぶ際は、セキュリティ面ももちろん大切ですが、使いにくくては意味がありません。自社が使いたい必要な機能があるか、操作性は簡単で従業員誰もがすぐに扱えるか、長期間使い続けられそうかなど見極めることも大切です。長く使い続けるためにも、セキュリティだけではなく、利便性もしっかりと確認してバランスを意識しましょう。
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信頼できるベンダー選定
3つ目は、信頼できるベンダー選定です。
サービスを提供している会社や初期導入や運用をサポートするベンダーが信頼できるかどうかが重要です。セキュリティ面で心配な際、すぐに相談に乗ってくれるベンダーであれば、安心して利用することができるでしょう。
オンラインストレージを利用する際は、親身になって企業の情報やデータを守るための対策を一緒に考えてくれるベンダーを選定しましょう。
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セキュリティ機能を備えたオンラインストレージ9選
セキュリティ機能を備えたおすすめのオンラインストレージサービスを紹介します。
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、個人のノウハウを引き出す 社内版ウィキペディア です。検索に強く、マニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールです。大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすいさ・導入しやすさ」の点で高く評価されています。社内マニュアル、手順書、業務ノウハウ、社内FAQ、日報・議事録など、ストック型の情報管理に最適です。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
社内のファイル共有を安全に行えるオンラインストレージサービス「NotePM」
box
boxは、セキュアな環境でクラウドのデータを守ることができるオンラインストレージです。最高クラスのセキュリティ対策とプライバシー、コンプライアンスを用意しています。また、登録した全てのデータを保管時・転送時にAES 256ビット暗号化されるという特徴もあります。機密性の高いデータ管理に強く、法的事象や信頼へのセキュリティリスクをも低減することができ、多くの顧客から信頼されています。
boxの特徴
- 10万社以上の機密データを保護
- ゼロトラストのセキュリティ制御を搭載
- 無料で14日間トライアルを用意
URL: https://www.box.com/ja-jp/home
Dropbox Business
Dropbox Businessは、セキュリティの高いオンラインストレージです。たとえば、ログイン時の2段階認証をはじめ、ダウンロードの無効化、共有リンクのパスワード保護・デバイスデータの遠隔削除・電子透かし・権限の詳細設定などの機能を利用できます。他にも高度なセキュリティ機能が搭載されており、業界をリードする電子署名のセキュリティとプライバシー基準を満たしていることも大きな特徴です。
Dropbox Businessの特徴
- 何重もの機能でコンテンツの機密性保護を実現
- 256ビットのAES・ SSL/TLS 暗号化に対応
- 1ヶ月間の無料トライアルを用意
URL: https://www.dropbox.com/business
OneDrive for Business
OneDrive for Businessは、ビジネス向けに設計されたセキュリティに強いオンラインストレージです。必要なメンバーのみにデータアクセスを許可・ファイル共有すること、限られたメンバー間で共同編集するなど、さまざまな機能をセキュアな環境で利用できます。さらにMicrosoft365の製品と連携できるため、セキュリティ対策がなされた環境においても、利便性に優れています。
OneDrive for Businessの特徴
- アクセス・共有・編集機能への細かなセキュリティ機能を搭載
- セキュアな環境でMicrosoft 365製品一式を利用可能
- 1ヶ月間無料で試すことが可能
URL: https://onedrive.live.com/about/ja-jp/business/
DirectCloud-BOX
DirectCloud-BOXは、法人向けのセキュリティに強いオンラインストレージです。高度なセキュリティ・高い利便性・無制限のユーザー数が特徴で、従来のファイルサーバーから脱却してDXの加速を支援します。共有リンク機能を使って、企業のセキュリティポリシーに沿ったデータ共有が可能です。DirectCloud-BOXはAWS(Amazon 東京リージョン)上に搭載されています。
DirectCloud-BOXの特徴
- セキュアなAWS環境で安全なサービスを提供
- 情報漏洩の脅威からデータを守るセキュリティ対策を多く搭載
- 初期費用0円と導入コストを抑えて利用可能
Bizストレージ ファイルシェア
Bizストレージファイルシェアはセキュリティの高い環境でファイル転送もファイル共有にも対応しているオンラインストレージです。送信先制限・上長承認・アクセス履歴機能など豊富なセキュリティ機能と100%の可用性が特徴で「セキュリティ」と「安定性」に対して多くの顧客から高い評価を得ています。
Bizストレージ ファイルシェアの特徴
- 取引先との機密性の高いデータやり取りにも対応
- 定額制のため予算計画も簡単
- 14日間の無料トライアルが可能
URL: https://www.ntt.com/business/services/application/online-storage/bst-sh.html
KDDI ファイルストレージ
KDDI ファイルストレージは、簡単・安全・低価格を実現するオンラインストレージです。取引先などの社外とデータをワンタイムで共有することもできるため、PPAP対策（パスワードを別の手段で伝える問題への対策）としても有効です。IPアドレス・利用端末の制限・パスワードポリシー設定・フォルダ/ファイルの時限など多くのセキュリティ機能が搭載されています。
KDDI ファイルストレージの特徴
- PCやスマートフォンなどへのマルチデバイス対応
- ランダムな公開URL発行によるセキュアなワンタイム共有が可能
- 30日間無償トライアル利用が可能
URL: https://biz.kddi.com/service/cloud-data-center/file-storage/
PrimeDrive
PrimeDriveは、SoftBank社が提供する安心・安全に利用可能な法人向けのオンラインストレージサービスです。データ受け渡し時の情報漏洩防止のための必要不可欠なセキュリティ機能を搭載しています。たとえば、ユーザ単位のIPアドレス制限・特定端末に限定したアクセス許可・デバイス単位の利用制限・ディザスタリカバリ機能などがあります。国際規格認証に準拠しているため、機密性の高いデータを安心して扱えます。
PrimeDriveの特徴
- 法人利用を前提とした必要不可欠な機能を搭載
- データ損失に備えたディザスタリカバリ機能を搭載
- 30日間の無料お試しが可能
URL: https://www.softbank.jp/biz/cloud/saas/primedrive/
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、中小企業に最も選ばれている法人向けのオンラインストレージです。アップロードされるすべてのファイルをスキャンするウイルスチェックなどの機能を用意しています。遠隔時バックアップ等により、データの破損やパソコン機器の故障、災害など不測の事態の対策にも対応しています。セキュアSAMBAは、PC端末にソフトウェアをインストールして、クラウド環境のデータにアクセスします。
セキュアSAMBAの特徴
- 導入社数4,000社を突破
- 専用ソフトウェアのインストールが必要
- 3ユーザー5GBまでのフリープランを用意
URL: https://info.securesamba.com/
社内のファイル共有を安全に行えるオンラインストレージサービス「NotePM」
まとめ
本記事では、オンラインストレージのセキュリティについて解説しました。オンラインストレージは外部ネットワーク環境を利用するため、セキュリティ対策に強いサービスを選ぶことが大切です。ただし、安心安全な環境で伝えるという安心感から、アカウントIDやパスワード管理を疎かにしないようにすることも大切です。従業員の意識改革をしっかりと図りましょう。
検索性に優れたマニュアル作成・ナレッジ管理ツール「NotePM」
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
