ファイル共有サービスとは、デジタルデータをインターネットを通して、社内・社外の多くの人と共有できるツールです。このツールを使用することで、欲しい情報をすぐに入手できるため、業務の効率化につながります。
ファイル共有サービスは種類が多いため、自社の運用目的にあった特徴をもつツールを選定しなければ効果を発揮できません。
今回は厳選した「ファイル共有サービス20選」を有料・無料版に分けて紹介します。
目次
【一目見て分かる】ファイル共有サービス比較表20選
まずは、一目見て分かるファイル共有サービス一覧表をご紹介します。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・マニュアル作成・バージョン管理・ファイル共有機能を搭載している ・強力な検索機能がありPDFやExcelなど中身をも全文検索できる ・社内FAQや質問箱、社内ポータルとしても有効に活用できる |
| OneDrive for Business | ・ファイル関連のエクスペリエンスを統一できる ・マルチデバイスに対応している ・設定すれば複数のフォルダ内のデータを自動バックアップできる |
| Box | ・内部や外部の作業を監視してさまざまなリスクからデータを保護してくれる ・電子サイン機能が搭載されている ・Office 365やZoom、Slackなどと連携している |
| Fleekdrive | ・ビューワー機能でAdobeやMicrosoftのファイルが確認できる ・メールの通知機能でアカウントがない人でもファイル共有できる ・ユーザーのすべての操作記録を5年間蓄積できる |
| セキュアSAMBA | ・ユーザーIDが発行でき社外の人とも安全にデータ共有できる ・バックアップ機能があり消失したデータを復元できる ・英語と日本語に対応した専任スタッフがサポートしてくれる |
| DirectCloud | ・直感的なわかりやすい操作で誰でも使いやすい ・ユーザーやグループ単位でのアクセス制限ができる ・バックアップは複数の拠点を使用しており災害が発生しても安心 |
| Fileforce | ・アクセス許可や権限、共有設定など管理と制御を一元化できる ・チームや部門、クライアントなど柔軟な組み合わせのワークスペースを共有できる ・組織や業務にあわせたフォルダ構成でスムーズに情報を共有できる |
| Dropbox Business | ・遠隔でファイルの削減ができ、端末の紛失や盗難があっても安心 ・グループ機能の利用でアクセス許可やメンバー管理がスムーズ ・iOS、Android、Blackberry、Windowsと利用可能なOSが豊富 |
| クラウドファイルサーバーtype3 | ・オンプレミスのファイルサーバーを同じ操作で利用できる ・24時間365日の監視運用体制で安心 ・2週間の無料トライアルがある |
| Secure Storage | ・ユーザー数無制限で利用できる ・独自ドメインやIPアドレス制限などオプションがある ・ストレージが暗号化されてセキュリティ性能が高い |
| GigaCC ASP | ・有料オプションを利用してカスタマイズできる ・料金プランはオプションの組み合わせによって変わる ・無料トライアルが用意されている |
| 使えるファイル箱 | ・Windowsはエクスプローラー、MacはFinderでデータのアップロードやダウンロード、共有ができる ・ユーザー数が無制限 ・30日間の無料トライアルあり |
| Bizストレージ ファイルシェア | ・Webブラウザーだけで2GBの大容量ファイルをやり取りできる ・サービスの稼働率は99.96%と高い数字を誇りいつでも利用できる ・データ容量で料金が決まる |
| クリプト便 | ・自社データセンターを利用しておりしっかりとした監視体制を敷いている ・金融や自治体など高いセキュリティが必要な分野でも導入実績が豊富 ・データの保管期間は無制限 |
| Smooth File | ・ISMS・QMSの国際基準取得のもと開発されている ・第三者機関による脆弱性の定期診断を実施されている ・国内2ヶ所にバックアップ施設がある |
| Google Drive | ・マルチデバイスに対応 ・共同編集や共有が簡単にできる ・Googleの各種ツールとの相性がいい |
| OneDrive | ・紙の文書をスキャンしてデジタル化しているため検索性が高い ・Officeアプリを使った共同編集ができる ・誤って削除や編集をした場合でも最大30日間は元に戻せる |
| firestorage | ・無期限で写真を管理してくれる ・容量2GBのストレージ保存ができる ・メールでサポートしてくれる |
| MEGA | ・容量20GBのストレージ保存ができる ・ビデオ通話やプライベートメッセージ、ミーティングなどの機能を利用できる ・無料プランの場合一部転送が制限される |
検索してヒットしやすくなる社内ファイル共有サービス「NotePM」
有料で使えるおすすめのファイル共有サービス15選
有料ファイル共有サービスのおすすめ15選は以下のとおりです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM |
|
| OneDrive for Business |
|
| Box |
|
| Fleekdrive |
|
| セキュアSAMBA |
|
| DirectCloud |
|
| Fileforce |
|
| Dropbox Business |
|
| クラウドファイルサーバーtype3 |
|
| Secure Storage |
|
| GigaCC ASP |
|
| 使えるファイル箱 |
|
| Bizストレージ ファイルシェア |
|
| クリプト便 |
|
| Smooth File |
|
各ツールの特徴を順番に見ていきましょう。
NotePM
NotePMは、ファイル共有サービスに適した機能を備えた「社内版ウィキペディア」です。検索性が高くほしいデータがすぐに見つかり、情報を整理しやすいのが特徴です。PowerPointやWordなどファイル形式を問わずアップロードでき、簡単にファイルを共有できます。
一度共有したファイルについては、いつでも自由に編集可能です。編集したファイルに関しては更新履歴が記録されるほか、編集した部分についてハイライト表示がされるため、どこが編集されたかを一目で確認できます。最新版の業務マニュアルを共有したい場合に使いやすいファイル共有サービスです。
NotePMの特徴
- マニュアル作成・バージョン管理・ファイル共有機能を搭載している
- 強力な検索機能がありPDFやExcelなど中身をも全文検索できる
- 社内FAQや質問箱、社内ポータルとしても有効に活用できる
NotePMがおすすめな人
- チーム内にマニュアルを共有しつつ、随時更新も行いたい人
- 検索性の高いファイル共有サービスを探している人
NotePMの料金
URL: https://notepm.jp/
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OneDrive for Business
OneDrive for Businessは、Microsoftが提供しているビジネス向けのファイル共有サービスです。
無料を含む4つのプランから選択でき、利用者の多さにあわせた料金設定になっています。Microsoft 365 BasicプランにはOneDriveやOutlookが、Microsoft 365 PersonalプランにはWordやExcelなどが含まれていてお得に利用できます。
OneDrive for Businessではファイルを保管できるだけでなく、保管したファイルの編集も可能です。Word・Excel・PowerPointなどのMicrosoft 365アプリを使用して、複数人で同時に編集ができます。遠く離れた人とも共同作業ができるので、リモートワークにおいても使いやすいファイル共有サービスです。
OneDrive for Businessの特徴
- ファイル関連のエクスペリエンスを統一できる
- マルチデバイスに対応している
- 設定すれば複数のフォルダ内のデータを自動バックアップできる
OneDrive for Businessがおすすめな人
- 外出先でもファイル共有サービスを使いたい人
- ファイルの編集作業を複数人で進めたい人
OneDrive for Businessの料金
- Microsoft 365：無料
- Microsoft 365 Basic：2,440円/年
- Microsoft 365 Personal：14,900円/年
- Microsoft 365 Family：21,000円/年
※価格はいずれも税抜表示
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business
Box
Boxは社内だけでなく、社外のさまざまなパートナーとの共同作業をスムーズに進められるファイル共有サービスです。重要なコンテンツが一ヶ所に集められ、ほしい情報がすぐに確認でき、業務の効率化が実現します。作業の内容を監視する機能もあり、さまざまなリスクを低減できるのも魅力です。
Boxで保管されているファイルにはコメントを付けられます。成果物に対するフィードバックをはじめ、ファイルの内容に関するスムーズなやり取りができます。
また、一枚のホワイトボードを複数人で編集できる「Box Canvas」という機能も魅力的です。Box Canvasを使えば、遠くの人とブレインストーミングなどを効率良く行えます。
Boxの特徴
- 内部や外部の作業を監視してさまざまなリスクからデータを保護してくれる
- 電子サイン機能が搭載されている
- Office 365やZoom、Slackなどと連携している
Boxがおすすめな人
- 作成済みのファイルについて、フィードバックをスムーズに進めたい人
- ホワイトボードの機能がついているファイル共有サービスを利用したい人
Boxの料金
- Business：1,881円/年
- Business Plus：3,135円/年
- Enterprise：4,620円/年
- Enterprise Plus：6,600円/年
※価格はいずれも税込表示
URL: https://www.box.com/ja-jp/home
Fleekdrive
Fleekdriveは、安全性の高いセキュリティ性能を重視する人向けのファイル共有サービスです。AWSを基盤とした高度なセキュリティ対策を実施しており、情報漏えいのリスクを最低限に抑えられます。
「ファイルの受け渡しにパスワードで保護されたダウンロードリンクを利用できる」「PDFをダウンロードしたときに取得時間や取得した人の名前を透かしで挿入できる」といった機能もあります。また、ファイルをアップロードするだけでPDF変換やメール送信を自動で行えるような設定も可能なので、業務時間の短縮も見込めるファイル共有サービスです。
Fleekdriveは英語・中国語・スペイン語・ポルトガル語にも対応しています。海外拠点のメンバーや、外国のクライアントともファイル共有をスムーズに行えます。
Fleekdriveの特徴
- ビューワー機能でAdobeやMicrosoftのファイルが確認できる
- メールの通知機能でアカウントがない人でもファイル共有できる
- ユーザーのすべての操作記録を5年間蓄積できる
Fleekdriveがおすすめな人
- ルーチン業務を自動化して、業務効率化を図りたい人
- 海外の人とファイルを共有したい人
Fleekdriveの料金
- Team：600円/月（1ユーザーあたり）
- Business：1,800円/月（1ユーザーあたり）
※全プランに30日間無料のお試し期間あり
※価格はいずれも税抜表示
URL: https://www.fleekdrive.com/
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、誰でも簡単に利用できるファイル共有サービスです。エクスプローラーで操作でき、パソコンの専門知識がなくても、新しく操作方法を覚える必要はありません。ドラッグ・ドロップでのファイル保存やファイルを直接編集でき、簡単な操作でデータを蓄積できます。
導入前後や使用中にわからない点がある場合は、専用フォームから問い合わせると電話かメールで答えてくれるので安心です。サポート体制が整っているだけでなく、よくある質問をまとめたヘルプサイトもあるため、使い方で迷わないように工夫されているファイル共有サービスです。
セキュアSAMBAの特徴
- ユーザーIDが発行でき社外の人とも安全にデータ共有できる
- バックアップ機能があり消失したデータを復元できる
- 英語と日本語に対応した専任スタッフがサポートしてくれる
セキュアSAMBAがおすすめな人
- パソコン操作が苦手な人でも使いやすいファイル共有サービスを探している人
- データのバックアップ体制が整っているファイル共有サービスを使いたい人
セキュアSAMBAの料金
- 9つのプランがあり、無料〜298,000円（税抜）/月の料金設定
URL: https://info.securesamba.com/
DirectCloud
DirectCloudは、ユーザーの数が無制限のファイル共有サービスです。大企業や自治体のように、ユーザー数の多い組織で多く利用されています。また、共有リンクでのファイル送受信やファイルサーバーへのクラウド移行など、さまざまな機能を搭載しているのも魅力です。
DirectCloudでとくに注目したいのが管理者機能です。ユーザーログインやファイル操作などさまざまな種類のログを取得でき、ユーザーの利用状況を確認できます。取得できるログの種類は271種類にものぼり、この数は業界でもトップクラスです。ログ監視以外にもユーザーID管理やストレージ管理といった機能を備えており、多くのユーザーを利用している状況においてもスムーズに管理できるファイル共有サービスです。
DirectCloudの特徴
- 直感的なわかりやすい操作で誰でも使いやすい
- ユーザーやグループ単位でのアクセス制限ができる
- バックアップは複数の拠点を使用しており災害が発生しても安心
DirectCloudがおすすめな人
- ファイル共有サービスの管理業務を効率良く行いたい人
- 誰でも扱いやすいファイル共有サービスを探している人
DirectCloudの料金
- スタンダード：36,000円/月
- アドバンスド：60,000円/月
- ビジネス：108,000円/月
- プレミアム：216,000円/月
- エンタープライズ：360,000円/月
Fileforce
Fileforceは、ランサムウェア被害ゼロの高セキュリティ性能を有したファイル共有サービスです。データ保存先や開発・運用を日本国内に限定しているうえに、通信やデータはすべて暗号化しているので、高いセキュリティ性能を保持しています。多要素認証とSSO連携で効率性の高さも実現しているツールです。
Fileforceは「Small Business」プラン以外はユーザー数無制限で利用できるうえに、ユーザーIDの管理が不要です。多くのメンバーを抱えている企業においても、時間をかけずに全社導入しやすいファイル共有サービスであるといえます。
Fileforceの特徴
- アクセス許可や権限、共有設定など管理と制御を一元化できる
- チームや部門、クライアントなど柔軟な組み合わせのワークスペースを共有できる
- 組織や業務にあわせたフォルダ構成でスムーズに情報を共有できる
Fileforceがおすすめな人
- 大規模な組織においてもスムーズに導入できるファイル共有サービスを探している人
- セキュリティ性能の高いファイル共有サービスを使いたい人
Fileforceの料金
- Small Business：1IDごとに990円/月
- Unlimited-1：60,000円/月
- Unlimited-3：108,000円/月
- Unlimited-10：216,000円/月
- Unlimited-30：360,000円/月
※価格はいずれも税抜表示
URL: https://www.fileforce.jp/
Dropbox Business
Dropbox Businessは、必要なものがすべて一ヶ所に集約されたシンプルなファイル共有サービスです。大容量ファイルを転送できるだけでなく、追跡可能なリンクを共有しリアルタイムでドキュメントを分析できるため、データにもとづく意思決定が容易になります。
Dropbox Businessで保管しているPDFについては、他のツールを開かずにDropbox Business内で編集可能です。シームレスな仕様によって効率良く業務を進められます。
また、Dropbox Business内で保管している動画をスムーズにフィードバックできるDropbox Replayなど、関連サービスも豊富です。必要に応じて関連サービスを追加することで、さまざまな使い方ができるファイル共有サービスです。
Dropbox Businessの特徴
- 遠隔でファイルの削除ができ、端末の紛失や盗難があっても安心
- グループ機能の利用でアクセス許可やメンバー管理がスムーズ
- iOS、Android、Blackberry、Windowsと利用可能なOSが豊富
Dropbox Businessがおすすめな人
- PDFファイルを扱うことが多い人
- 動画編集の業務を効率良く進めたい人
Dropbox Businessの料金
- Basic：無料
- Plus：1,200円/月
- Essentials：2,000円/月
- Business：1,500円/月（1ユーザーあたり）
- Business Plus：2,400円/月（1ユーザーあたり）
- Enterprise：要問い合わせ
URL: https://www.dropbox.com/business
クラウドファイルサーバーtype3
クラウドファイルサーバーtype3は、完全定額制のファイル共有サービスです。Windowsサーバーを採用しており、オンプレミスのファイルサーバーと同じ操作で利用できます。アクセス制限や重複除去機能など豊富な機能があり、有料オプションも活用すれば自社にあわせてカスタマイズできます。
クラウドファイルサーバーtype3は、24時間365日の監視運用体制を整えている点が大きな特徴です。基本サービス内で、障害検知復旧対応・Windows Updateなどを含めたサポートを利用できるため、安心して使えるファイル共有サービスです。
クラウドファイルサーバーtype3の特徴
- オンプレミスのファイルサーバーを同じ操作で利用できる
- 24時間365日の監視運用体制で安心
- 10日間の無料トライアルがある
クラウドファイルサーバーtype3がおすすめな人
- 困ったときに、いつでもサポートを利用したい人
- 無料トライアルで使用感を試してから、ファイル共有サービスを導入したい人
クラウドファイルサーバーtype3の料金
- 容量によって29,800円/年〜234,700円/年までのプラン（いずれも税抜き価格）
※別途、初期費用3万円（税抜）が必要
URL: https://www.gate02.ne.jp/service/cloud/file/
Secure Storage
Secure Storageは、「独自ドメイン」や「IPアドレス制限」など、豊富なオプションを用意しているファイル共有サービスです。自社の用途にあわせてカスタマイズ可能で、利用する機能に応じた支払いでツールを利用できます。
Secure Storageには3種類のプランが用意されていますが、いずれも利用できるユーザー数は無制限です。Secure Storageならではの高いセキュリティ性能を保持したまま、多くのユーザーとファイルをやり取りできます。
Secure Storageの特徴
- ユーザー数無制限で利用できる
- 独自ドメインやIPアドレス制限などオプションがある
- ストレージが暗号化されてセキュリティ性能が高い
Secure Storageがおすすめな人
- ユーザー数無制限で利用できる、コストパフォーマンスに優れたファイル共有サービスを使いたい人
- オプションを追加することで、ファイル共有サービスのセキュリティ性能をさらに高めたい人
Secure Storageの料金
- エントリー：39,800円/月
- スタンダード：58,800円/月
- エンタープライズ：90,800円/月
※価格はいずれも税抜表示
※別途、初期費用5万円（税抜）がかかります
URL: https://securestorage.jp/
GigaCC ASP
GigaCC ASPは、20年以上の運用実績がある純国産ファイル共有サービスです。サービスの開発や提供・サポート、データの保管まですべて国内で行っています。ファイル共有機能だけでなく共有ノート機能がついており、会議のメモやアイデアなど社内外で気軽にデータ共有できます。
利用者画面やメール画面は日本語・中国語・英語の3ヶ国語に対応しており、海外とのファイルのやり取りも容易なファイル共有サービスです。海外拠点とファイルを送受信する際の経路は最適化されるので、ファイルの転送に時間がかかる心配もありません。
GigaCC ASPの特徴
- 有料オプションを利用してカスタマイズできる
- 料金プランはオプションの組み合わせによって変わる
- 無料トライアルが用意されている
GigaCC ASPがおすすめな人
- 運用実績の長いファイル共有サービスを使いたい人
- 海外にいる人とのファイルのやり取りをスムーズに行いたい人
GigaCC ASPの料金
- 要問い合わせ
※オプションの組み合わせによって変動
URL: https://www.gigaccsecure.jp/
使えるファイル箱
使えるファイル箱は、使いやすいうえに低価格のファイル共有サービスです。月額21,230円〜利用できるツールであり、多くの中小企業の利用実績があります。普段のPCと同じ要領で利用でき、誰でも簡単にデータを投稿したり更新したりできます。
使えるファイル箱はユーザー数無制限で利用できるため、その点もコストパフォーマンスの良さを支えているポイントです。誰でも簡単にファイルを共有できるシンプルな操作感も相まって、多くの社員が在籍する大企業で導入しやすいファイル共有サービスです。
使えるファイル箱の特徴
- Windowsはエクスプローラー、MacはFinderでデータのアップロードやダウンロード、共有ができる
- ユーザー数が無制限
- 30日間の無料トライアルあり
使えるファイル箱がおすすめな人
- コストパフォーマンスの良さを重視してファイル共有サービスを選びたい人
- 誰でも簡単に扱えるファイル共有サービスを探している人
使えるファイル箱の料金
- スタンダード：21,230円/月
- アドバンス：60,500円/月
※価格はいずれも税込表示
URL: https://www.tsukaeru.net/file-bako
Bizストレージ ファイルシェア
Bizストレージ ファイルシェアは、30万ID以上が利用する国産のファイル共有サービスです。プライバシーマークを取得しているドコモが運営しており、ツール自体もASP・SaaSの安全・信頼性にかかわる情報開示認定制度の基準を満たしています。高いセキュリティ性能を誇るため、データの管理に重点をおく企業に適しています。
Bizストレージ ファイルシェアはデータ容量に応じてプランがわかれており、10GByte以上のプランでは1万人ものユーザーが利用可能です。利用するユーザーが多いほどコストパフォーマンスが良くなる料金体系なので、大企業でファイル共有サービスを導入したい場合に注目のサービスです。
Bizストレージ ファイルシェアの特徴
- Webブラウザーだけで2GBの大容量ファイルをやり取りできる
- サービスの稼働率は99.96%と高い数字を誇りいつでも利用できる
- データ容量で料金が決まる
Bizストレージ ファイルシェアがおすすめな人
- 5,000～10,000人ほどの組織でファイル共有サービスを導入したい人
- 安全性について、第三者機関から評価されているファイル共有サービスを使いたい人
Bizストレージ ファイルシェアの料金
- 8つのプランがあり、容量によって16,500円/月〜220,000円/月かかります（いずれも税込価格）
※別途、初期費用22,000円（税込）がかかります
URL: https://www.ntt.com/business/services/application/online-storage/bst-sh.html
クリプト便
クリプト便は、高水準のセキュリティが求められる金融系企業にも導入されているファイル共有サービスです。セキュリティ事故の上位を占める誤操作といった人的要因を排除するため、ファイル交換に特化した設計になっているほか、承認機能・権限設定でミスや持ち出しを防止する機能を備えています。また、ファイルの送受信については、未登録ユーザーとのやり取りが可能な「オープン送信」と登録ユーザーにのみ送信できる「クローズド送信」のどちらかを設定できます。機密性の高いファイルはクローズド送信で共有することで、情報漏洩のリスクの最小化が可能です。
クリプト便は日本語・英語・中国語に対応しているため、海外拠点の人と安全にファイルのやり取りができる点も嬉しいポイントです。
クリプト便の特徴
- 自社データセンターを利用しておりしっかりとした監視体制を敷いている
- 金融や自治体など高いセキュリティが必要な分野でも導入実績が豊富
- データの保管期間は無制限
クリプト便がおすすめな人
- 金融業界など、機密性が重視される業界で働いている人
- 海外拠点のメンバーと安全にファイルを共有したい人
クリプト便の料金
- 要問い合わせ
※別途、初期費用がかかります
URL: https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/crypto
Smooth File
Smooth Fileは、日本語・英語・中国語・韓国語・ベトナム語の5ヶ国語にも対応しているファイル共有サービスです。多国籍な従業員を抱える企業や、海外企業と情報共有する際に適しています。ユーザー数無制限で利用できるため、大企業にも対応しているツールです。
Smooth Fileで保管されているファイルはオンライン上で確認できるため、わざわざダウンロードする手間はありません。また、Officeソフトで作られたファイルに関してはオンラインでの編集もできるので、作業を効率良く進めやすいファイル共有サービスです。
Smooth Fileの特徴
- ISMS・QMSの国際基準取得のもと開発されている
- 第三者機関による脆弱性の定期診断を実施されている
- 国内2ヶ所にバックアップ施設がある
Smooth Fileがおすすめな人
- アジア圏の幅広い言語に対応しているファイル共有サービスを使いたい人
- 保管しているファイルをオンラインで編集したい人
Smooth Fileの料金
- 要問い合わせ
URL: https://www.smoothfile.jp/
検索してヒットしやすくなる社内ファイル共有サービス「NotePM」
無料で使えるおすすめのファイル共有サービス5選
基本的には、機能性が高く業務の効率化につながる有料のファイル共有サービスを利用するのがおすすめですが、無料の製品も存在します。
無料ファイル共有サービスのおすすめ5選は以下のとおりです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| Google Drive |
|
| OneDrive |
|
| firestorage |
|
| MEGA |
|
| クロジカ |
|
それぞれの特徴を解説します。
Google Drive
Google Driveは、Googleが提供しているファイル共有サービスです。無料で提供されているにもかかわらず、マルウェアやスパム、ランサムウェアに対する保護機能が搭載されていて、高いセキュリティ性能を誇ります。Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドとも連携しており、誰とでも簡単に共同編集が可能です。
また、Gmailとの相性も良く、メールの受信画面を開いたままGoogle Driveへデータを保存できます。メールで受け取ったファイルをファイル共有サービス内にスムーズに保存できるのは、他のサービスにない強みだといえます。
Google Driveの特徴
- マルチデバイスに対応
- 共同編集や共有が簡単にできる
- Googleの各種ツールとの相性がいい
Google Driveがおすすめな人
- 無料で利用でき、かつセキュリティ性能が高いファイル共有サービスを使いたい人
- 普段の業務において、Googleの各種ツールをよく使う人
Google Driveの料金
- 無料
URL: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/drive/
OneDrive
OneDriveは、OneDrive for Businessの個人向けファイル共有サービスです。どこにいてもファイルにアクセスし編集でき、変更した部分はすべてのデバイスで更新されます。また、オフラインでのファイルアクセスもできるため、インターネット環境が整っていなくても作業を中断する必要はありません。
OneDriveに保管されているファイルは、Officeアプリを使うことで複数人での同時編集も可能です。同時編集する際は他の人が編集した部分がリアルタイムで反映されるため、ストレスなく共同作業を進められる仕様です。
OneDriveの特徴
- 紙の文書をスキャンしてデジタル化しているため検索性が高い
- Officeアプリを使った共同編集ができる
- 誤って削除や編集をした場合でも最大30日間は元に戻せる
OneDriveがおすすめな人
- 無料で利用でき、かつファイルの共同編集ができるファイル共有サービスを探している人
- 外出先からファイル共有サービスにアクセスしたい人
OneDriveの料金
- 無料
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/office/homeuse/onedrive-about
firestorage
firestorageは、無料で利用できるプランとセキュリティが強化された法人プランの2つから選べるファイル共有サービスです。無料で利用できるプランには会員登録しないプランと、会員登録したプランに分かれます。会員登録したプランの場合、容量2GBのストレージ保存や無期限の写真管理を利用できます。
firestorageの使い方は、ファイルをアップロードすることで発行されるURLを、共有したい相手に送るだけです。高画質な画像ファイルや動画ファイルも難なく送れるうえに、誰でもすぐに使い方を覚えられる点が魅力的です。また、発行されたURLには保存期間を設定できます。保存期間が過ぎると該当のファイルは自動で削除されるため、セキュリティ面についても安心して利用できるファイル共有サービスです。
firestorageの特徴
- 無期限で写真を管理してくれる
- 容量2GBのストレージ保存ができる
- メールでサポートしてくれる
firestorageがおすすめな人
- 業務で画像ファイルや動画ファイルを使うことが多い人
- お問い合わせフォームを利用できる無料のファイル共有サービスを使いたい人
firestorageの料金
- 無料
※ライト会員・正会員になると月額料金が発生
MEGA
MEGAは、使いやすさを重視したシンプルなファイル共有サービスです。無料プランでは10GBまでのデータを保管でき、専用のデスクトップアプリを使うことでファイルアップロード・ダウンロードを高速で行えます。また、ファイルを保管するだけでなく、チャットやビデオ通話によるメンバーとのコミュニケーションも可能です。
MEGAは欧州連合の一般データ保護規則（GDPR）にしたがっており、高いセキュリティ性能を誇ります。エンドツーエンドの暗号化で管理するため、データだけでなく通話やチャットも保護されています。
MEGAの特徴
- 容量20GBのストレージ保存ができる
- ビデオ通話やプライベートメッセージ、ミーティングなどの機能を利用できる
- 無料プランの場合一部転送が制限される
MEGAがおすすめな人
- チャットやビデオ通話など、コミュニケーションに使える機能を備えたファイル共有サービスを使いたい人
- チャットの履歴を暗号化してほしい人
MEGAの料金
- 無料
※Pro I・Pro II・Pro IIIなどの有料プランあり
ファイル共有サービスの種類
ファイル共有サービスには、以下のように2種類あります。
- ファイル転送型：ファイルを送る機能のみに特化しているもの
- クラウドストレージ型：ファイルの保管と転送の両方に対応しているもの
細かい機能はサービスごとに異なりますが、オンライン会議やチャットができるものなど多彩なサービスも増えています。
ほかのファイル共有方法
ファイル転送型・クラウドストレージ型以外にも、以下のような方法でファイルを共有できます。
- メールやチャット
- フラッシュメモリ（USBメモリ）
メールやチャットは、ファイルを別のツールにアップロードする手間がかかりません。ただし、添付できるサイズに制限があるため、大容量のファイルには向いていません。
フラッシュメモリは、指紋認証やPIN認証などのセキュリティ対策をおこなえる点がメリットです。しかし、共有するためには手渡しや郵送の手間がかかり、フラッシュメモリ自体を紛失したり盗難されたりするリスクもあるため、取り扱いには注意が必要です。
ファイル転送サービスとの違い
ファイル共有サービスとファイル転送サービスとの違いは、データを長期間保管するのか一時的に保管するのかです。
- ファイル共有サービス：データをクラウド上に保管
- ファイル転送サービス：データをクラウド上に「一時的」に保管
ファイル共有サービスは、データをクラウド上に蓄積させナレッジの共有を目的とします。しかし、データ転送サービスはデータ転送を目的としており、ダウンロードするとデータが消去されてしまいます。
それぞれの特徴を踏まえたうえで、どちらを利用するか検討する必要があるでしょう。
＞関連記事：【2025年版】ファイル転送サービスおすすめ7選＜法人・個人＞を徹底比較！（無料あり）
検索してヒットしやすくなる社内ファイル共有サービス「NotePM」
ファイル共有サービスを選ぶ10個のポイント
ファイル共有サービスを選ぶ際は、以下の10個のポイントを確認しましょう。
- 十分なデータ容量があるか
- 利用できる端末やOSは充実しているか
- セキュリティがしっかりしているか
- 目的を達成できる機能を有しているか
- 検索性が高くすぐに情報を発見できるか
- 誰でも使いやすい性能か
- ディザスタリカバリが整っているか
- コストパフォーマンスが優れているか
- データの保存期間が十分か
- サポート体制が整っているか
ファイル共有サービスには多くの種類があり、それぞれに特徴があります。自社にあったツールを導入するためにも、選び方を理解しておきましょう。
十分なデータ容量があるか
データ容量がどれくらい使用できるかは、ファイル共有サービスを選ぶうえで重要です。
ツールによってデータサイズに違いがあり、扱う情報量が多いとデータが足りなくなることもあるでしょう。実際にはすぐ利用することはなくても、余裕あるデータ容量のプランを選ぶことがポイントです。
利用できる端末やOSは充実しているか
利用できる端末の種類の豊富さは、業務の効率化に影響します。
たとえユーザーの多くがデスクワークだとしても、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるほうが作業効率は上がります。同時に、利用できるOSも自社に合っているか確認することも重要です。
セキュリティがしっかりしているか
オンラインストレージを利用する場合、セキュリティ面も気にかけておく必要があります。どのようなセキュリティ性能なのかを確認するだけでなく、自社のセキュリティポリシーに合致しているかも選定のポイントです。
目的を達成できる機能を有しているか
ツールを選択する際には、自社の目的を達成できる機能があるか調査しましょう。
ツールを導入する理由は、企業によって異なります。たとえば、データの蓄積や情報の共有化などです。
各ファイル共有サービスには特徴があり、目的を達成するのに必要な機能をもっているツールを選択する必要があります。必要な機能が搭載されていれば、データが生み出す効果をよりいっそう高められます。
検索性が高くすぐに情報を発見できるか
データを共有したいのであれば、検索性が高くすぐに情報を発見できるファイル共有サービスを選択しましょう。
ツールの容量が大きく多くのデータを蓄積できたとしても、ほしい情報がすぐに見つからなければ紛失した状態と変わりません。検索性が低いツールを導入すると、蓄積させた情報が埋もれてしまいます。
検索性が高ければほしい情報を瞬時に発見でき、データの共有がスムーズに進みます。データの共有は業務の効率化や、従業員の質の平準化に役立つため、ツールを選ぶときの重要なポイントです。
検索性の高いファイル共有サービスなら「NotePM」がおすすめです。
NotePMは検索時にPDFやExcelなどのファイル形式を問わず、全文検索してすぐに目的のデータを発見できます。検索結果では検索キーワードがマークアップされ、どの資料がほしい情報なのかわかりやすく表示されます。
誰でも使いやすい性能か
ファイル共有サービスが誰にでも使いやすい性能を有していれば、導入後の運用に成功しやすくなります。使いにくいツールを導入すると、投稿や更新、検索などをする際にストレスになります。
あまりに使いにくいツールの場合は、従業員が勝手に独自のツールを運用するかもしれません。独自のツールのセキュリティ性能が低い場合、情報漏えいにつながるおそれもあります。
操作性の高さや投稿・管理のしやすさ、簡単に設定できるかどうか、従業員の目線に立ってツールの性能を調査するのがコツです。
ディザスタリカバリが整っているか
ディザスタリカバリとは、災害によってシステムが利用できなくなった場合に復旧できるシステムのことです。
ファイル共有サービスの中には、長期間にわたってファイルを保存し、必要に応じて復旧してくれるものがあります。こういったディザスタリカバリのシステムが整っているファイル共有サービスなら、安心してファイルを保管できます。
コストパフォーマンスが優れているか
ファイル共有サービスの中には「無料で利用できる」「定額で多くのユーザーが利用できる」など、コストパフォーマンスの良さを売りにしているものもあります。
会社によっては、外部ツールの導入に多大なコストをかけられない場合もあります。その場合は、料金の安さと性能の良さのバランスをよく確認して、コストパフォーマンスに優れているかどうかを考えることも重要です。
データの保存期間が十分か
ファイル共有サービスによっては、データを保存できる期間が決まっている場合があります。ファイル共有サービスを選ぶ際は、データを長期間保存する必要があるのか、それとも一時的に保存できれば問題ないのかについても考えておきましょう。
とくに、無料で使えるファイル共有サービスを選ぶ際は、データの保存期間が決まっていないかどうかをよく確認してください。
サポート体制が整っているか
ファイル共有サービスを使っていると、使い方に不明点があったり、システム障害など不測の事態が発生したりする可能性があります。その際にファイル共有サービスの提供会社がサポートセンターを運営していれば、問い合わせることで不明点やトラブルを解決できます。
サポートの内容が充実していたり、問い合わせ対応時間が長かったりするファイル共有サービスは安心感が強いです。ファイル共有サービスをうまく使いこなせるか不安な方は、サポート体制の良さでファイル共有サービスを選ぶのもおすすめです。
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ファイル共有サービスの3つのタイプ
ここからは、ファイル共有サービスの3つのタイプについて紹介します。
- パブリッククラウドストレージ
- プライベートクラウドストレージ
- ハイブリッドクラウドストレージ
ファイル共有サービスについて深く知るために、それぞれのタイプの特徴を把握しておきましょう。
パブリッククラウドストレージ
パブリッククラウドストレージは、ファイル共有サービスを提供している企業がインターネット上にクラウド環境を構築し、その中でサービスを利用できるタイプです。クラウド環境は他のユーザーと共同で利用します。
自社でファイル共有サービス用の環境を用意する手間がいらないため、サービス導入時のコストを抑えられる点がメリットです。
プライベートクラウドストレージ
プライベートクラウドストレージは、ファイル共有サービスを使うためのサーバー環境を自社で構築し、その中でサービスを利用するタイプです。
パブリッククラウドストレージと異なり、サーバー環境の構築・運用についてコストがかかってしまいます。しかし、自社のメンバーのみがアクセスできる環境下でファイル共有サービスを利用するため、セキュリティ面に関してはより安心できるというメリットがあります。
ハイブリッドクラウドストレージ
ハイブリッドクラウドストレージは、パブリッククラウドストレージとプライベートクラウドストレージの特徴を組み合わせたタイプです。自社でサーバーの管理・運用は行いませんが、管理データへのセキュリティをパブリッククラウドストレージより強くできます。
パブリッククラウドストレージやプライベートクラウドストレージでは実現できない、より柔軟な利用の仕方を求める人向けのタイプです。
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ファイル共有サービスの基本機能
ファイル共有サービスの基本機能には以下のようなものがあります。
- ファイルの共有
- データのバックアップ
- ファイルの全文検索
- 暗号化によるセキュリティ
- アカウントの一元管理
- オンライン会議やチャット
ファイル共有サービスはデータ保存機能だけでなく、さまざまな機能があります。どのような機能があるのか理解し、自社の課題を解決できるものなのか確認しましょう。
ファイルの共有
ストレージにアップロードすることで、さまざまな相手とファイルの共有ができます。基本的に誰でもデータを閲覧できますが、権限を許可したユーザーだけがファイルの閲覧やダウンロードできるように設定することも可能です。
データのバックアップ
アップロードしたデータを保管する以外に、自動バックアップ機能も利用できます。サービスによっては複数の場所に保存するといった配慮もされており、万が一データ紛失があっても安心です。
ファイルの全文検索
ファイル名やフォルダ名だけでなく、WordやExcel、PDFなどの本文も含めて検索できる機能です。本文の検索ができないと見出し名だけで検索されるため、なかなかほしい情報が見つかりません。
全文検索しても検索結果はスピーディーに表示されるため、必要なファイルが簡単に見つかります。
暗号化によるセキュリティ
データは企業にとって重要な財産であり、ファイルを管理するうえでセキュリティは欠かせません。ファイル共有サービスの多くはファイルの管理を暗号化で行い、情報漏えいに配慮しています。
アカウントの一元管理
チームやプロジェクトなど、さまざまなカテゴリーでのアカウント管理の一元化が可能です。また、必要に応じて閲覧制限をかけるといった操作ができるサービスもあります。
オンライン会議やチャット
ファイルの共有と管理の他に、オンライン会議やチャット機能が使えるサービスも増えています。テレワークをする場合に、の導入のように、離れたメンバーとのミーティングや打ち合わせを行うときににも便利です。
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ファイル共有サービス導入のメリット6選
ファイル共有サービス導入のメリットは以下の6つです。
- 社内の情報を集約できる
- 場所を問わずにファイルの共有が可能
- 複数人でも効率的に作業を進められる
- 費用を抑えた管理と運用ができる
- デバイスの容量を気にせずにファイルを保存できる
- ファイルが消失するリスクを軽減できる
順番に見ていきましょう。
メリット①社内の情報を集約できる
ファイル共有サービスの導入により、社内の情報を一ヶ所に集約できます。
一ヶ所にデータを集約すれば、ファイルの最新バージョンや作成者が一目でわかります。ファイル共有サービスを利用することで、スムーズなファイルの整理や情報共有が可能です。
情報を集約する場合は、閲覧制限機能がついたサービスを選ぶのがおすすめです。ファイルの共有範囲を柔軟に変更できるため、情報漏えいのリスクも減らせます。
メリット②場所を問わずにファイルの共有が可能
ファイル共有サービスの多くは、PCやスマートフォン、タブレットなど複数の端末から利用可能です。そのため、自分のPCが近くにないときでも、スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスできます。
出張先や移動中など、場所に左右されることなくいつでもファイルを共有できます。
メリット③複数人でも効率的に作業を進められる
ファイルが保存されているのは、オンライン上に用意されたストレージです。そのため、同時に複数のユーザーが作業を進められ、業務の効率化を図れます。
テレワークで遠隔地にいるメンバーや頻繁にやり取りが必要なクライアントとも、時間を無駄にすることなくスピーディーな作業ができます。
メリット④費用を抑えた管理と運用ができる
企業にとってコストをできるだけ抑えるのは重要であり、ファイル共有サービスのような低コストで利用できるツールを用いれば削減につながります。
多くのツールが月額での利用であり、定額またはユーザー数に応じて加算するといった形態のため無駄がありません。
セキュリティ対策も万全なサービスが多く、費用を抑えながら安心して運用できます。
メリット⑤デバイスの容量を気にせずにファイルを保存できる
パソコンにはデータの保存容量が設定されているので、大量のファイルを保存しようとしても限界があります。また、ファイルを容量のギリギリまで保存しているとパソコンが重くなるおそれもあります。
ファイル共有サービスを使えば、大量のファイルをパソコンに保存せずに済むため、デバイスの容量を気にする必要がありません。
メリット⑥ファイルが消失するリスクを軽減できる
仕事を進めるにあたって、災害やシステム障害などにより社内のデータが破損してしまうリスクは常につきまといます。
ファイル共有サービスにファイルを保存しておけば、万が一社内のデータが破損しても、ファイル共有サービス内のデータをバックアップとして利用可能です。ファイル共有サービスを利用すれば、事故でファイルが消失するリスクを軽減できるといえます。
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ファイル共有サービス導入のデメリット2選
ファイル共有サービス導入のデメリットは以下の2つです。
- セキュリティ面の不安がある
- カスタマイズ性の低いツールがある
デメリットも考慮したうえで、ファイル共有サービスの導入を検討しましょう。
デメリット①セキュリティ面の不安がある
社内LANを経由してサーバーにデータを送信するなら、外部から情報が盗まれる確率は低いです。しかし、ファイル共有サービスはインターネットを経由しデータを送信するため、情報を盗まれるケースがあります。
また、セキュリティ性能はファイル共有サービスによって異なり、対策ができていないツールもあります。
保存するデータには大事な情報も含まれるため、ツールの導入を検討する際は、セキュリティ性能の高さを確認することが大切です。
デメリット②カスタマイズ性の低いツールがある
ファイル共有サービスは事業者が構築したシステムを用いており、利用者は大幅なカスタマイズができません。
自社サーバーを利用していれば、運用方法にあったシステムに変更できます。しかし、ファイル共有サービスのシステムは事業者が構築しており、すでに用意されたツールをそのまま利用する必要があります。
ツールを導入する際には自社の運用方法にあった機能を備えてるか調査し、データを有効に活用できるか検討しましょう。
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ファイル共有サービスの導入事例
ここでは、ファイル共有サービスの導入事例を紹介します。
- クライアントとスムーズなコラボレーションを実現｜オリンパス
- 更新されない資料を一元化し情報の活用に成功｜ブラザー工業株式会社
導入の背景や成果を見ていきましょう。
クライアントとスムーズなコラボレーションを実現｜オンパリス
オリンパスは、カメラ以外にオーディオ製品や医療・ライフサイエンス技術など多岐にわたる分野で業務を展開しています。
オリンパスが抱えていた課題は、迅速に新製品を市場に投入し、競争に勝つということでした。そのために必要だったのは、規制に対してのスピーディーな対応やM&Aを迅速に進めるための手段です。
ファイル共有サービスを導入してからはクライアントとのコラボレーションもスムーズになり、迅速な取引や素早いキャンペーンの実施が実現しました。
更新されない資料を一元化し情報の活用に成功｜ブラザー工業株式会社
ブラザー工業株式会社では、営業がそれぞれに資料を管理してクライアントに提供するという方法が主流でした。しかし、配布作業だけで30分以上かかることも多いうえに、内容が更新されないままの資料があるなど一本化されていないというのが課題でした。
問題を解決すべく、まず顧客管理システムとしてSalesforceを導入しました。Salesforceと連携可能なファイル共有サービスを採用し、導入後はファイルをひとつ更新するだけですべて最新の情報で統一でき、作業効率の大幅な改善を実現したのです。
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ファイル共有サービスで情報を活かし業務効率化を図ろう
ファイル共有サービスとは、社内や社外など多くの人とデータを共有できるツールです。
データの共有が進めば、誰でもどこでも簡単に資料に目を通せて業務に必要な情報が手に入ります。ただし、ファイル共有サービスには多くの製品があり、自社にあったツールや検索性の高いものを選ぶ必要があります。
NotePMなら豊富なエディタ機能が搭載されており、パソコンが苦手な人でも簡単に情報の登録が可能です。データを検索する際には、どのようなファイル形式でも全文検索して表示されるためほしい情報がすぐ見つかります。
詳しい機能が気になる方は、ぜひ以下から無料トライアルを確認してみてください。
