「社内外のメンバーと安全にファイルをやり取りしたいけれど、情報漏えいが心配」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
ビジネスの現場で、ファイル共有に関する悩みを抱えている方は少なくありません。
もし、適切なファイル共有の仕組みがないまま業務を続けると、重要なデータが紛失したり、古いファイルと新しいファイルが混在したりするといったトラブルが発生する恐れがあります。
このようなリスクを避けるためには、自社の業務スタイルに合った「ファイル共有サービス」を導入し、ルールを整備することが大切です。
本記事では、ファイル共有の基礎知識から具体的な選び方、そして業務効率を向上させるおすすめのサービス15選を解説します。
目次
ファイル共有サービス・ソフトとは
ファイル共有サービス・ソフトとは、インターネットや社内ネットワークを通じて、デジタルデータを複数のユーザー間で保存・共有するためのツールや仕組みです。
場所やデバイスを問わずにファイルにアクセスできるため、業務の効率化と円滑な情報連携に活用できます。
ファイル共有サービスには、主に以下の3つのタイプがあります。
| タイプ | 特徴 |
|---|---|
| クラウドストレージ型 | インターネット上のサーバーにデータを保存し、URLなどで共有する方法 |
| ファイル転送サービス型 | 一時的にファイルをアップロードして相手にダウンロードしてもらう方法 |
| オンプレミス型（ファイルサーバー） | 自社内にサーバーを設置して管理する方法 |
それぞれの特徴を理解し、自社の課題にあわせて最適なツールを選ぶことが重要です。
ファイルを共有する3つのケースと方法
ここでは、ファイルを共有する3つのケースと方法について解説します。
- 社内でファイルを共有する方法
- 社外とファイルを共有する方法
- 社内外が混在するチームにファイルを共有する方法
社内でファイルを共有する方法
社内のメンバー同士でファイルを共有する場合、利便性とセキュリティが重要になります。アクセス権限や効率などをもとに方法を検討しましょう。
社内でファイルを共有する主な方法は、以下の通りです。
- USBメモリにデータを入れて共有する
- Windowsのファイル共有設定を活用する
- ファイルサーバーを構築する
- NAS製品を導入して共有する
- クラウドストレージを活用する
自社のセキュリティ要件や利便性などを考慮して選択しましょう。
社外とファイルを共有する方法
取引先や顧客など、社外の人とファイルを共有する場合は、インターネットを利用した方法を活用することが一般的です。そのため、セキュリティ面での配慮がとくに重要となります。
社外とファイルを共有する主な方法は、以下の通りです。
- ファイル転送サービスを活用する
- クラウドストレージを活用する
なお、かつては主流であったパスワード付きzipファイルをメールで送る方法は、セキュリティ効果が薄いことがわかっています。
どの方法を選ぶ場合も、機密情報の取り扱いルールを社内で明確にし、従業員への教育を徹底することが重要です。
社内外が混在するチームにファイルを共有する方法
協力会社やフリーランスなど、社外メンバーを含むプロジェクトチームで頻繁にやり取りを行うケースも考えられます。
社内外が混ざったチームにファイルを共有する主な方法は、以下の通りです。
- ファイルサーバーとファイル転送サービスをあわせて利用する
- クラウドストレージを活用する
たとえば、プロジェクトごとに専用のワークスペースを作成できるサービスを選べば、常に最新の資料をチーム全員で共有できます。また、権限設定を細かくおこなえるツールなら、必要な情報をメンバーごとで区分けできるため、おすすめです。
ファイル共有サービスの種類
ファイル共有サービスには、以下のように2種類あります。
- ファイル転送型：ファイルを送る機能のみに特化しているもの
- クラウドストレージ型：ファイルの保管と転送の両方に対応しているもの
細かい機能はサービスごとに異なりますが、オンライン会議やチャットができるものなど多彩なサービスも増えています。
ほかのファイル共有方法
ファイル転送型・クラウドストレージ型以外にも、以下のような方法でファイルを共有できます。
- メールやチャット
- フラッシュメモリ（USBメモリ）
メールやチャットは、ファイルを別のツールにアップロードする手間がかかりません。ただし、添付できるサイズに制限があるため、大容量のファイルには向いていません。
フラッシュメモリは、指紋認証やPIN認証などのセキュリティ対策をおこなえる点がメリットです。しかし、共有するためには手渡しや郵送の手間がかかり、フラッシュメモリ自体を紛失したり盗難されたりするリスクもあるため、取り扱いには注意が必要です。
ファイル転送サービスとの違い
ファイル共有サービスとファイル転送サービスとの違いは、データを長期間保管するのか一時的に保管するのかです。
- ファイル共有サービス：データをクラウド上に保管
- ファイル転送サービス：データをクラウド上に「一時的」に保管
ファイル共有サービスは、データをクラウド上に蓄積させナレッジの共有を目的とします。しかし、ファイル転送サービスはデータ転送を目的としており、ダウンロードするとデータが消去されてしまいます。
それぞれの特徴を踏まえたうえで、どちらを利用するか検討する必要があるでしょう。
＞関連記事：【無料あり】ファイル転送サービスおすすめ7選！安全性・容量を比較（法人・個人向け）
ファイル共有サービスの基本機能
ここでは、ファイル共有サービスの基本機能について解説します。
- ファイルの共有
- データのバックアップ
- ファイルの全文検索
- 暗号化によるセキュリティ
- アカウントの一元管理
- オンライン会議やチャット
ファイルの共有
ストレージにアップロードすることで、さまざまな相手とファイルの共有ができます。基本的に誰でもデータを閲覧できますが、権限を許可したユーザーだけがファイルの閲覧やダウンロードができるように設定することも可能です。
データのバックアップ
アップロードしたデータを保管する以外に、自動バックアップ機能も利用できます。サービスによっては複数の場所に保存するといった配慮もされており、万が一データ紛失があっても安心です。
ファイルの全文検索
ファイル名やフォルダ名だけでなく、WordやExcel、PDFなどの本文も含めて検索できる機能です。本文の検索ができないとファイル名だけで検索することになるため、なかなかほしい情報が見つかりません。
全文検索しても検索結果はスピーディーに表示されるため、必要なファイルが簡単に見つかります。
暗号化によるセキュリティ
データは企業にとって重要な財産であり、ファイルを管理するうえでセキュリティは欠かせません。ファイル共有サービスの多くはファイルを暗号化して管理し、情報漏えいに配慮しています。
アカウントの一元管理
チームやプロジェクトなど、さまざまなカテゴリーでのアカウント管理の一元化が可能です。また、必要に応じて閲覧制限をかけるといった操作ができるサービスもあります。
オンライン会議やチャット
ファイルの共有と管理の他に、オンライン会議やチャット機能が使えるサービスも増えています。テレワークをする場合に、離れたメンバーとのミーティングや打ち合わせをおこなうときにも便利です。
＞関連記事：【2025年版】Web会議システム おすすめ12選を徹底比較！テレワークで大活躍
ファイル共有サービスの3つのタイプ
ここでは、ファイル共有サービスの3つのタイプについて解説します。
- パブリッククラウドストレージ
- プライベートクラウドストレージ
- ハイブリッドクラウドストレージ
パブリッククラウドストレージ
パブリッククラウドストレージは、ファイル共有サービスを提供している企業がインターネット上にクラウド環境を構築し、その中でサービスを利用できるタイプです。クラウド環境は他のユーザーと共同で利用します。
自社でファイル共有サービス用の環境を用意する手間がいらないため、サービス導入時のコストを抑えられる点がメリットです。
プライベートクラウドストレージ
プライベートクラウドストレージは、ファイル共有サービスを使うためのサーバー環境を自社で構築し、その中でサービスを利用するタイプです。
パブリッククラウドストレージと異なり、サーバー環境の構築・運用についてコストがかかってしまいます。しかし、自社のメンバーのみがアクセスできる環境下でファイル共有サービスを利用するため、セキュリティ面に関してはより安心できるというメリットがあります。
ハイブリッドクラウドストレージ
ハイブリッドクラウドストレージは、パブリッククラウドストレージとプライベートクラウドストレージの特徴を組み合わせたタイプです。自社でサーバーの管理・運用はおこないませんが、管理データのセキュリティをパブリッククラウドストレージより強くできます。
パブリッククラウドストレージやプライベートクラウドストレージでは実現できない、より柔軟な利用の仕方を求める人向けのタイプです。
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ファイル共有サービスを選ぶ10個のポイント
ファイル共有サービスを選ぶ際は、以下の10個のポイントを確認しましょう。
- 十分なデータ容量があるか
- 利用できる端末やOSは充実しているか
- セキュリティレベルは高いか
- 目的を達成できる機能を有しているか
- 検索性が高くすぐに情報を発見できるか
- 誰でも使いやすい性能か
- ディザスタリカバリが整っているか
- コストパフォーマンスが優れているか
- データの保存期間が十分か
- サポート体制が整っているか
ファイル共有サービスには多くの種類があり、それぞれに特徴があります。自社にあったツールを導入するためにも、選び方を理解しておきましょう。
十分なデータ容量があるか
データ容量がどれくらい使用できるかは、ファイル共有サービスを選ぶうえで重要です。
ツールによってデータ容量の上限に違いがあり、扱う情報量が多いと容量が足りなくなることもあるでしょう。実際にはすぐ利用することはなくても、余裕あるデータ容量のプランを選ぶことがポイントです。
利用できる端末やOSは充実しているか
利用できる端末の種類の豊富さは、業務の効率化に影響します。
たとえユーザーの多くがデスクワークだとしても、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるほうが作業効率は上がります。
同時に、利用できるOSも自社に合っているか確認することも重要です。
セキュリティレベルは高いか
ファイル共有サービスを探す上で、セキュリティレベルの高さも大切な選定ポイントです。
自社のセキュリティポリシーや扱う情報に応じて、ファイル共有サービスに関するセキュリティレベルを確認しましょう。
| セキュリティ | 確認内容 |
|---|---|
| データの暗号化 | 通信経路と保存データの両方が強力な暗号化方式で保護されているか |
| アクセス権限管理 | フォルダやファイル単位で、誰が閲覧・編集・削除できるのかを細かく設定できる機能があるか |
| 認証機能 | ID・パスワード認証、二要素認証（多要素認証）などに対応しているか |
| ログ管理・監査機能 | 操作ログが記録・確認できる機能があるか |
| セキュリティ認証・コンプライアンス | ISO27001 （ISMS） やSOC2といった第三者機関によるセキュリティ認証を取得しているか |
セキュリティに関する項目を総合的に比較検討し、自社の求める基準をクリアできるサービスを選び出すことが大切です。
目的を達成できる機能を有しているか
ツールを選択する際には、自社の目的を達成できる機能があるか調査しましょう。
ツールを導入する理由は、企業によって異なります。たとえば、データの蓄積や情報の共有化などです。
各ファイル共有サービスには特徴があり、目的を達成するのに必要な機能をもっているツールを選択する必要があります。必要な機能が搭載されていれば、データが生み出す効果をよりいっそう高められます。
検索性が高くすぐに情報を発見できるか
データを共有したいのであれば、検索性が高くすぐに情報を発見できるファイル共有サービスを選択しましょう。
ツールの容量が大きく多くのデータを蓄積できたとしても、ほしい情報がすぐに見つからなければ紛失した状態と変わりません。検索性が低いツールを導入すると、蓄積させた情報が埋もれてしまいます。
検索性が高ければほしい情報を瞬時に発見でき、データの共有がスムーズに進みます。データの共有は業務の効率化や、従業員の質の平準化に役立つため、ツールを選ぶときの重要なポイントです。
検索性の高いファイル共有サービスなら「NotePM」がおすすめです。
NotePMは検索時にPDFやExcelなどのファイル形式を問わず、全文検索してすぐに目的のデータを発見できます。検索結果では検索キーワードがマークアップされ、どの資料がほしい情報なのかわかりやすく表示されます。
誰でも使いやすい性能か
ファイル共有サービスが誰にでも使いやすい性能を有していれば、導入後の運用に成功しやすくなります。
使いにくいツールを導入すると、投稿や更新、検索などをする際にストレスになります。
あまりに使いにくいツールの場合は、従業員が勝手に独自のツールを運用するかもしれません。独自のツールのセキュリティ性能が低い場合、情報漏えいにつながるおそれもあります。
操作性の高さや投稿・管理のしやすさ、簡単に設定できるかどうか、従業員の目線に立ってツールの性能を調査するのがコツです。
ディザスタリカバリが整っているか
ディザスタリカバリとは、災害によってシステムが利用できなくなった場合に復旧できるシステムのことです。
ファイル共有サービスの中には、長期間にわたってファイルを保存し、必要に応じて復旧してくれるものがあります。こういったディザスタリカバリのシステムが整っているファイル共有サービスなら、安心してファイルを保管できます。
コストパフォーマンスが優れているか
ファイル共有サービスの中には「無料で利用できる」「定額で多くのユーザーが利用できる」など、コストパフォーマンスの良さを売りにしているものもあります。
会社によっては、外部ツールの導入に多大なコストをかけられない場合もあります。その場合は、料金の安さと性能の良さのバランスをよく確認して、コストパフォーマンスに優れているかどうかを考えることも重要です。
データの保存期間が十分か
ファイル共有サービスによっては、データを保存できる期間が決まっている場合があります。
ファイル共有サービスを選ぶ際は、データを長期間保存する必要があるのか、それとも一時的に保存できれば問題ないのかについても考えておきましょう。
とくに、無料で使えるファイル共有サービスを選ぶ際は、データの保存期間が決まっているかどうかをよく確認してください。
サポート体制が整っているか
ファイル共有サービスを使っていると、使い方に不明点があったり、システム障害など不測の事態が発生したりする可能性があります。
その際にファイル共有サービスの提供会社がサポートセンターを運営していれば、問い合わせることで不明点やトラブルを解決できます。
サポートの内容が充実していたり、問い合わせ対応時間が長かったりするファイル共有サービスは安心感が強いです。
ファイル共有サービスをうまく使いこなせるか不安な方は、サポート体制の良さでファイル共有サービスを選ぶのもおすすめです。
有料で使えるおすすめのファイル共有サービス15選
有料ファイル共有サービスのおすすめ15選は以下のとおりです。実際の使用例も掲載しておりますので、ぜひ参考にしてください。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM | ・マニュアル作成・バージョン管理・ファイル共有機能を搭載している ・強力な検索機能がありPDFやExcelなど中身をも全文検索できる ・社内FAQや質問箱、社内ポータルとしても有効に活用できる |
| OneDrive for Business | ・ファイル関連のエクスペリエンスを統一できる ・マルチデバイスに対応している ・設定すれば複数のフォルダ内のデータを自動バックアップできる |
| Dropbox Business | ・遠隔でファイルの削減ができ、端末の紛失や盗難があっても安心 ・グループ機能の利用でアクセス許可やメンバー管理がスムーズ ・iOS、Android、Blackberry、Windowsと利用可能なOSが豊富 |
| Fleekdrive | ・ビューワー機能でAdobeやMicrosoftのファイルが確認できる ・メールの通知機能でアカウントがない人でもファイル共有できる ・ユーザーのすべての操作記録を5年間蓄積できる |
| DirectCloud | ・直感的なわかりやすい操作で誰でも使いやすい ・ユーザーやグループ単位でのアクセス制限ができる ・バックアップは複数の拠点を使用しており災害が発生しても安心 |
| Box | ・内部や外部の作業を監視してさまざまなリスクからデータを保護してくれる ・電子サイン機能が搭載されている ・Office 365やZoom、Slackなどと連携している |
| セキュアSAMBA | ・ユーザーIDが発行でき社外の人とも安全にデータ共有できる ・バックアップ機能があり消失したデータを復元できる ・英語と日本語に対応した専任スタッフがサポートしてくれる |
| Fileforce | ・アクセス許可や権限、共有設定など管理と制御を一元化できる ・チームや部門、クライアントなど柔軟な組み合わせのワークスペースを共有できる ・組織や業務にあわせたフォルダ構成でスムーズに情報を共有できる |
| クラウドファイルサーバーtype3 | ・オンプレミスのファイルサーバーを同じ操作で利用できる ・24時間365日の監視運用体制で安心 ・2週間の無料トライアルがある |
| GigaCC ASP | ・有料オプションを利用してカスタマイズできる ・料金プランはオプションの組み合わせによって変わる ・無料トライアルが用意されている |
| クリプト便 | ・自社データセンターを利用しておりしっかりとした監視体制を敷いている ・金融や自治体など高いセキュリティが必要な分野でも導入実績が豊富 ・データの保管期間は無制限 |
| Smooth File | ・ISMS・QMSの国際基準取得のもと開発されている ・第三者機関による脆弱性の定期診断を実施されている ・国内2箇所にバックアップ施設がある |
| Secure Storage | ・ユーザー数無制限で利用できる ・独自ドメインやIPアドレス制限などオプションがある ・ストレージが暗号化されてセキュリティ性能が高い |
| 使えるファイル箱 | ・Windowsはエクスプローラー、MacはFinderでデータのアップロードやダウンロード、共有ができる ・ユーザー数が無制限Web ・30日間の無料トライアルあり |
| Bizストレージ ファイルシェア | ・Webブラウザだけで2GBの大容量ファイルをやり取りできる ・サービスの稼働率は99.96%と高い数字を誇りいつでも利用できる ・データ容量で料金が決まる |
NotePM
NotePMは、「社内版Wikipedia」とも称される情報共有プラットフォームであり、ファイル共有機能に加えて、強力なナレッジマネジメント機能とドキュメント作成・管理機能を融合させています。
単にファイルを保管・共有するだけでなく、業務マニュアル、議事録、日報、プロジェクト資料といった社内ナレッジを蓄積・整理し、組織全体の知識レベル向上を目指す企業に最適です。他のファイル共有サービスと比較して、ドキュメントの見つけやすさ、テンプレート機能、柔軟なアクセス権限設定、そして「誰が読んだか」の既読管理機能が際立っており、情報が埋もれず活用される仕組み作りに貢献します。
| おすすめの人 | ・社内のノウハウや業務手順が属人化しており、組織的なナレッジ共有基盤を構築したい人 ・マニュアルや議事録などのドキュメント作成・更新・管理を効率化したいと考えている人 ・必要な情報がすぐに見つかる、検索性に優れた情報共有ツールを求めている人 ・誰がどの情報を閲覧したかを把握し、情報伝達の確実性を高めたい人 |
| サポート体制 | ・メール、チャットによる日本語サポートを提供 ・ヘルプページや活用ブログも充実しており、導入から運用までをサポート |
| セキュリティ | ・通信の暗号化 (SSL/TLS) ・IPアドレス制限、二要素認証 ・データセンターは国内大手事業者のものを利用 ・ISO27001(ISMS)認証取得に向けた取り組み |
| 連携可能なツール | ・Slack、Microsoft Teams、Chatworkなどのチャットツールへの通知連携 ・SAML認証によるSSO対応 (Okta、Azure ADなど) ・API連携も可能 |
| 導入企業の一部 | ・住信SBIネット銀行株式会社 ・株式会社ラクス ・PayPay銀行株式会社 ・アイリスオーヤマ株式会社 ・株式会社八天堂 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・自動保存ができること ・アカウント管理が適切にできること ・サクサク動作する 改善してほしい点 ・マニュアルのための動画編集までできない 引用：NotePMの評判・口コミ 全325件 |
価格
- 初期費用：0円
- 月額費用：
- プラン8 (8ユーザー)：4,800円/月
- プラン15 (15ユーザー)：9,000円/月
- 以降、ユーザー数に応じたプランが用意されています (例：プラン50で30,000円/月)
- ストレージ容量はユーザー数に応じて増加 (例：プラン8で80GB)
- 無料トライアル：30日間無料トライアルあり (全機能利用可能)
- その他費用に関する特記事項：年払いによる割引制度あり
主な機能一覧
- ファイル共有・管理 (フォルダ階層、タグ付け)
- 高機能なドキュメントエディタ (Markdown対応、テンプレート機能)
- 強力な検索機能 (全文検索、絞り込み)
- 柔軟なアクセス権限設定 (ノート、フォルダ、ページ単位)
- 既読・未読管理機能
- コメント、いいね！機能によるフィードバック
- 変更履歴の自動保存 (バージョン管理)
- 外部共有機能 (限定的)
特徴・強み
- ナレッジ蓄積と活用に特化した設計：ファイルだけでなく、それに関連する説明や背景、ノウハウをドキュメントとしてリッチに記述し、体系的に整理できます。これにより、情報が「使える知識」として蓄積されます。
- 直感的で高機能なエディタとテンプレート：Markdown記法に対応したエディタは書きやすく、議事録や日報などの定型文書はテンプレート機能で効率的に作成可能です。これにより、ドキュメント作成の負担を軽減します。
- 優れた検索性と情報発見の仕組み：全文検索はもちろん、タグやフォルダ、更新日など多様な軸で情報を絞り込めます。また、よく見られるページや新着情報がわかりやすく表示され、情報も発見しやすいでしょう。
- 「既読」機能による情報伝達の見える化：重要な情報がメンバーに確実に伝わったかを確認できる既読機能は、とくに徹底した情報共有が求められる場面で有効です。これにより、周知徹底の確認作業を効率化できます。
URL: https://notepm.jp/
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ファイル共有サービス機能の特徴
【ページの外部共有が可能】
作成したページは、外部共有機能を使うことで、アカウントをもっていない相手にも公開できます。専用の共有URLが発行され、そのリンクを知っている人なら誰でも閲覧が可能です。なお、このURLはGoogleなどの検索エンジンに表示されないため、第三者に見られる心配はありません。
また、元のページに変更を加えると外部共有されているページにも自動的に反映されます。都度リンクを送りなおす必要がなく、常に最新の情報を共有可能です。
【外部共有の操作権限も変更可能】
外部共有時には、閲覧だけでなく操作権限も付与できます。
やり方も簡単で、セキュリティ内の「外部共有」項目で、操作権限を付与したい人をチェックして「更新する」を押すだけ。必要に応じてオーナー以外にも権限を与えられるため、複数人での共同作業も可能です。
OneDrive for Business
出典：Microsoft OneDrive: AI 搭載のファイル ストレージおよびコラボレーション ソリューション | Microsoft 365
OneDrive for Businessは、Microsoft 365 (旧 Office 365) のエコシステムに深く統合されたクラウドストレージサービスです。
とくにWord、Excel、PowerPointといったMicrosoft Officeアプリケーションを日常的に利用し、SharePointやTeamsといった他のMicrosoftサービスとの連携を重視する企業や組織にとって最適な選択肢となります。
他のサービスと比較して、Officeファイルとの親和性の高さ、Windows OSとのネイティブな統合、そしてMicrosoft Teamsを通じたシームレスなファイル共有と共同編集が大きな強みです。
| 主な機能 | ・クラウドストレージとファイル同期 ・Microsoft Officeアプリケーションとのシームレスな統合 ・バージョン管理と復元機能 ・SharePoint Onlineとの連携による高度なドキュメント管理 など |
| 価格（初期費用） | 0円 |
| 価格（月額費用） | ・OneDrive for Business （Plan 1）：749円/ユーザー ・Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー ・Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー（無料トライアルあり） |
| 強み | ・Microsoft Officeとの最高の親和性 ・Windows OSとの深い統合 ・Microsoft TeamsおよびSharePointとの強力な連携 ・エンタープライズレベルのセキュリティと管理機能 |
| おすすめの人 | ・日常業務でWord、Excel、PowerPointを頻繁に利用している ・すでにMicrosoft 365を導入している |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・共有設定やパスワード設定が簡単にできる ・URLの有効期限が設定できる 改善してほしい点 ・短縮URLを発行できるようにしてほしい 引用：OneDrive for Businessの評判・口コミ 全340件 |
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business
ファイル共有サービス機能の特徴
【ファイル共有はリンクもメールも可能】
OneDrive for Businessでは、ファイルを簡単に共有できます。共有リンクを発行して相手に渡す方法だけでなく、メールにも対応しており、シーンに応じた使い分けが可能です。また、フォルダ単位で共有できるため、複数のファイルをまとめて扱いたい場合にも便利です。
【大容量のデータも保存可能】
OneDrive for Businessでは、ユーザーごとに1TBのクラウドストレージが提供されており、大容量のファイルもスムーズに保存・管理できます。操作方法もシンプルで、インターネットエクスプローラー上のOneDriveフォルダにドラッグ＆ドロップするだけでアップロード可能です。フォルダ単位での保存に対応しているため、大量のデータも整理しやすく、業務の効率化にもつながります。
【AI・Copilotをアドオンとして使用可能】
OneDrive for Businessでは、AIアシスタント「Copilot」も活用できます。複数のファイルから必要な情報を抽出したり、ファイルを開くことなく内容を要約したり、ドキュメント同士の相違点で比較できたりとさまざまな作業が可能。いままで大幅にかかっていた作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
Dropbox Business
出典：Dropbox Professional とチーム向け Dropbox – 詳細 – Dropbox
Dropbox Businessは、その直感的な操作性と高い同期精度で知られ、とくにクリエイティブ業界やデザインチーム、そして迅速なファイル共有と共同作業を重視するチームに適したファイル共有サービスです。
個人向けDropboxの使いやすさを継承しつつ、ビジネス利用に必要な管理機能やセキュリティ機能を強化しています。
他のツールと比較して、大容量ファイルの扱いや、Adobe Creative Cloudなどのクリエイティブ系ツールとの連携に強みがあり、煩雑な設定なしにスムーズな共同作業環境を構築できる点が魅力と言えるでしょう。
| 主な機能 | ・信頼性の高いファイル同期とバックアップ ・詳細なファイル・フォルダ共有設定 ・バージョン履歴とファイル復元機能 |
| 価格（初期費用） | 0円 |
| 価格（月額費用） | ・Professional：2,000円/月 （1ユーザー） ・Standard：1,500円/ユーザー/月 （3ユーザー以上） ・Advanced：2,400円/ユーザー/月 （3ユーザー以上） ・Enterprise：個別見積もり（30日間無料トライアルあり） |
| 強み | ・卓越した同期技術と使いやすさ ・クリエイティブワークフローとの親和性 ・スマートシンクによる容量節約 ・豊富なバージョン管理と復元機能 |
| おすすめの人 | ・大容量のクリエイティブファイルを頻繁に扱う人 ・チーム内外のメンバーと直感的かつ迅速にファイルを共有し、共同編集をおこないたい人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・データの同期が簡単にできて、共有も簡単なため、複数のデバイス間でシームレスにアクセスできる ・バージョン履歴機能により、ファイルを復元できるのが非常に助かる ・他のユーザーと共同編集が可能で、Webで話し合いながら資料作成ができて重宝している 改善してほしい点 ・スマホアプリの機能拡充 引用：Dropboxの評判・口コミ 全611件 |
URL: https://www.dropbox.com/business
ファイル共有サービス機能の特徴
【簡単にファイルをアップロード】
Dropbox Businessへのファイルのアップロード方法は3通りあります。
ひとつ目は、ウェブサイトにアクセスし、「アップロード」ボタンをクリックするだけの簡単な方法。ふたつ目は、パソコン上のDropboxフォルダにファイルをドラッグ＆ドロップするだけです。そして、スマートフォンアプリから直接ファイルを追加することも可能です。利用する端末や状況に応じて、スムーズにアップロード作業を行いましょう。
【ファイルの共有方法は2つ】
Dropbox Businessでは、ファイル共有の方法として「共有リンクの作成」と「特定ユーザーの招待」の2つがあります。
共有リンクは、対象ファイルを選んで「共有」をクリックするだけで生成でき、相手がDropbox Businessのアカウントをもっていなくてもファイルのやり取りができます。一方、特定の相手に共有したい場合は、メールアドレスを指定しての正体が可能です。「閲覧のみ」「編集可能」などの権限設定、パスワードの設定や有効期限の指定も行えるため、セキュリティ面でも安心です。
【削除したファイルの復元】
Dropbox Businessでは、誤って削除してしまったファイルも簡単に復元できます。通常プランでは削除後30日間、ファイルが保持されており、必要に応じて元に戻すことが可能です。有料プランではこの保存期間が最大180日まで延長されるため、長期的なファイル管理にも対応できます。
Fleekdrive
出典：企業向けオンラインストレージサービス Fleekdrive
Fleekdrive（フリークドライブ）は、企業の情報資産を安全かつ効率的に管理・活用するために開発された純国産の企業向けオンラインストレージサービスです。
単にファイルを保存するだけでなく、共同編集、ワークフロー、プロジェクト管理といったコラボレーション機能も充実しており、とくに日本企業の業務プロセスやセキュリティ要件に配慮した設計が特徴です。
他のグローバルなサービスと比較して、日本企業特有の細やかなニーズへの対応や、手厚い日本語サポート、そして「情シス部門が管理しやすい」点に強みがあり、ファイルサーバーからの移行やDX推進を目指す企業に適しています。
| 主な機能 | ・ファイル共有・管理 ・リアルタイム共同編集 ・ワークフロー機能 |
| 価格（初期費用） | 0円（プランにより変動あり） |
| 価格（月額費用） | Teamプラン：660円/ユーザー （10ユーザーから） Businessプラン：1,980円/ユーザー （10ユーザーから） Business plusプラン：2,200円/ユーザー （10ユーザーから）（30日間無料トライアルあり） |
| 強み | ・日本企業向けの細やかな機能とサポート ・コラボレーション促進機能の充実 ・「ファイルサーバーからのリプレイス」を意識した設計 ・純国産ならではの安心感とセキュリティ |
| おすすめの人 | ・管理負担を軽減しつつセキュリティを強化したい人 ・業務フローや承認プロセスにあわせたファイル共有・管理を実現したい人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・海外のオンラインストレージが多い中、国産のオンラインストレージなので安心感がある ・サポートはメールでの問い合わせがメインだが、追加費用を払うと電話でサポートしてくれるようです ・自宅からでも外出先からでもスマホやPCがあれば簡単にアクセスすることができる 改善してほしい点 ・アクセスしてから表示されるまでに時間がかかる時がある（更新中にフリーズしているのかと思う時がある） 引用：Fleekdriveの評判・口コミ 全18件 |
URL：https://www.fleekdrive.com/
ファイル共有サービス機能の特徴
【スペースでファイル管理】
まず「スペース」を作成し、その中にファイルをアップロードして管理します。スペースごとにテーマや目的を分けられるため、プロジェクト単位やチーム単位での整理がしやすいでしょう。ファイルが散らばる心配もなく、必要な情報をすぐに見つけられます。
【ドラッグ＆ドロップで簡単アップロード】
ファイルのアップロードはドラッグ＆ドロップ操作で完了します。複雑な手順は不要で、直感的に使えるため初心者でも迷わず操作できます。日常的に多くのファイルを扱う人でもストレスなく利用でき、スピーディーに作業を進められるのが魅力です。
【柔軟な通知設定】
通知機能も充実しており、アップロードやダウンロードだけでなく、削除やテキストの更新なども細かく設定できます。必要な通知だけを受け取れるため、重要な変更を見逃さず、不要な通知に煩わされることもありません。
DirectCloud
出典：ファイルサーバーのDXから生成AIまで統合管理 “DirectCloud”
DirectCloudは、セキュリティと利便性を両立させた法人向けの国産クラウドストレージサービスです。
とくに、機密性の高いファイルや大容量ファイルの安全な送受信、そして社内外とのセキュアな情報共有基盤の構築に強みをもっています。
他のサービスと比較して、ランサムウェア対策や誤送信防止機能、詳細なアクセスログ管理といったセキュリティ機能の充実度、そして顧客の要望に応じた柔軟なカスタマイズ性が特徴であり、情報漏洩対策を最重要視する企業や、特定の業務フローにあわせた運用を求める企業に適しています。
さらに、「DirectCloud AI」といったデータ活用を支援する機能も取り揃えています。
DirectCloudに格納している文書の要約や探している情報の検索など、幅広いデータ活用を支援しています。
| 主な機能 | ・ファイル共有・プレビュー機能 ・ランサムウェア対策機能 ・誤送信防止機能 ・大容量ファイル転送機能 |
| 価格（初期費用） | 0円 |
| 価格（月額費用） | ・スタンダード：39,600円/月 ・アドバンスド：66,000円/月 ・ビジネス：118,800円/月 ・プレミアム：237,600円/月 ・エンタープライズ：396,000円/月（14日間無料トライアルあり） |
| 強み | ・堅牢なセキュリティと情報漏えい対策 ・ユーザー数無制限の料金体系 ・純国産サービスならではの細やかな対応と信頼性 ・柔軟なカスタマイズ性とAPI連携 |
| おすすめの人 | ・情報漏えいリスクを徹底的に排除したい人 ・取引先との間で安全かつ確実にやり取りする必要がある人 ・証跡管理を徹底したいと考えている人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・会社以外の人へのセキュリティが高い ・圧倒的なコストパフォーマンス ・権限付与が細かく設定可能 改善してほしい点 ・トラブル時の対応が面倒なので、もう少し簡素化してほしい。 ・セキュリティに厳しい一部の自治体などではサービスが利用できない 引用：DirectCloudの評判・口コミ 全209件 |
ファイル共有サービス機能の特徴
【アップロード方法はシンプルかつ簡単】
ファイルのアップロードは「アップロードボタン」からもできますし、ドラッグ＆ドロップでも可能です。状況に応じて使い分けができるため、慣れていない人でも直感的に操作でき、日常の業務にすぐ取り入れられます。
【コメントでスムーズなやり取り】
アップロードしたファイルにはコメントを追加できます。補足説明を残したり、注意点を共有したり気軽に使いましょう。単なるファイルの保存にとどまらず、チーム内でのコミュニケーションを円滑にする場としても活用できます。
【権限付きフォルダの作成】
クリックひとつで権限付きフォルダを作成できます。アクセス可能なユーザーも一覧ですぐに把握できます。権限管理を容易に行えるため、セキュリティを担保しながら効率的に情報共有を進められるでしょう。
Box
出典：AIが支援するセキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーション
Boxは、とくにセキュリティとコンプライアンスを重視する大企業や中堅企業向けに設計されたクラウドストレージおよびコンテンツ管理プラットフォームです。
単なるファイル保管に留まらず、社内外との安全な情報共有、コンテンツを中心とした業務プロセスの自動化、そして業界特有の規制要件への対応を強力に支援します。
他の汎用的なクラウドストレージと比較して、Boxはコンテンツ管理におけるガバナンス機能や、きめ細やかなアクセス権限設定、ワークフロー構築機能に優れており、機密情報や知的財産を扱う業務においてその真価を発揮するでしょう。
| 主な機能 | ・クラウドストレージとファイル同期 ・高度なセキュリティ機能 ・コンテンツワークフロー自動化 |
| 価格（初期費用） | 0円（プランにより変動あり） |
| 価格（月額費用） | ・Business：1,980円/ユーザー（3ユーザーから） ・Business Plus：3,300円/ユーザー （3ユーザーから） ・Enterprise：4,620円/ユーザー （3ユーザーから） ・Enterprise Plus：6,600円/ユーザー （3ユーザーから） ・Enterprise Advanced：個別見積もり（14日間無料トライアルあり） |
| 強み | ・エンタープライズレベルのセキュリティとガバナンス ・強力なワークフロー自動化機能 ・豊富な外部連携とプラットフォームとしての拡張性 ・「コンテンツクラウド」としての包括的な機能 |
| おすすめの人 | ・厳格なセキュリティでファイル共有をおこないたい人 ・機密性の高い文書のライフサイクル全体を管理したい人 ・コンテンツを中心とした業務プロセスの効率化・自動化を目指す人 ・安全かつ効率的に大容量ファイルを共同作業したい人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・バージョン履歴があり誰が更新したかわかる ・あまり容量を気にしないで使える ・外部とのデータ受け渡しなどアクセス制御しながら容易に使える 改善してほしい点 ・「フォルダを更新」しても同期せず新しいファイルが参照できないことがある 引用：Boxの評判・口コミ 全730件 |
URL：https://www.box.com/ja-jp/home
ファイル共有サービス機能の特徴
【Box Driveで各種ツールと連携】
画像引用元：https://www.box.com/ja-jp/drive
Boxは、Microsoft Office 365やAdobeといったツールへのアクセスが可能です。ファイルの作成や編集をデスクトップからそのまま行えるため、わざわざブラウザを開く必要がありません。
さらに、Apple iWorkを利用すれば、複数ユーザーによる同時編集もできるのが魅力。リアルタイムでの共同作業がスムーズに進みます。
【業務アプリとの幅広い連携】
画像引用元：https://www.box.com/ja-jp/integrations
BoxはSalesforceやSlack、Oracle NetSuiteなど数多くのアプリケーションとシームレスに連携できます。社内外でのファイル共有はもちろん、電子サインや文書生成といったプロセスの自動化も可能。
複数アプリにまたがる煩雑な作業を統合し、無駄な手動作業を減らすことで業務全体の効率化が期待できます。
【利用状況をモニタリング可能】
画像引用元：https://www.box.com/ja-jp/collaboration
Box上では、ファイルのプレビュー履歴やユーザーごとの利用状況、ダウンロード回数などを確認できます。
どのコンテンツがどのように使われているかを把握できるため、チームの活動状況を可視化するのに便利です。利用傾向を分析して改善につなげれば、業務効率のさらなる向上に役立つでしょう。
セキュアSAMBA
出典：安全・簡単・低コストな法人向けクラウドストレージ「セキュアSAMBA」｜株式会社kubellストレージ
セキュアSAMBA（セキュア サンバ）は、中小企業向けに特化し、「使いやすさ」と「安全性」そして「低価格」を追求した国産の法人向けクラウドストレージです。
とくに、IT専門の担当者がいない、または少ない中小企業でも簡単に導入・運用できるシンプルな操作性と、手頃な価格設定が魅力です。
他の高機能なサービスと比較して、機能を絞り込むことで直感的なUI/UXを実現しており、ファイルサーバーのクラウド化を手軽にはじめたい企業や、コストを抑えつつ基本的なファイル共有・管理機能を利用したい企業に適しています。
| 主な機能 | ・ドライブマウントでエクスプローラー上で操作可能 ・各Webブラウザやスマホ、タブレットでの使用可能 ・社内用・社外用のユーザー発行は無制限 |
| 価格（初期費用） | なし |
| 価格（月額費用） | ・スタンダード：27,500円 ・ビジネス：38,500円 ・エンタープライズ：52,800円（14日間無料トライアルあり） |
| 強み | ・強固なセキュリティで情報漏えいを防止 ・ユーザー数に左右されない料金体系 ・社内・社外とのスムーズな情報共有 |
| おすすめの人 | ・誰でも簡単に使えるファイル共有ツールを求めている中小企業の人 ・低コストでクラウド移行を実現したいと考えている人 ・基本的なファイル共有とアクセス管理ができれば十分な人 ・日本語でのサポートを重視する人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・DLの有効期限や回数指定ができるところ ・DLリンクとは別にPWを自動送信してくれるところ 改善してほしい点 ・アドレス帳からの呼び出しが使いづらい 引用：セキュアSAMBAの評判・口コミ 全187件 |
URL：https://info.securesamba.com/
ファイル共有サービス機能の特徴
【ファイルのアップロードと共有】
画像引用元：https://info.securesamba.com/service/sharing
セキュアSAMBAでは、専用フォルダにファイルをアップロードするだけで、社内外の関係者と安全にファイルを共有できます。取引先や顧客とのやり取りも簡単に行えるため、いままでかかっていた手間を省きながらスムーズに情報交換が可能です。
【柔軟なアクセス権限管理】
画像引用元：https://info.securesamba.com/service/sharing
フォルダ単位でアクセス権限を細かく設定できるのも大きな特徴です。社内では部署ごとや社員ごと、社外では取引先や顧客ごとに管理可能。
権限は「読取/書込許可」「読取専用」「アクセス拒否」から選べ、見せたい相手にだけ共有できるので、不要な情報漏洩を防ぎます。非公開に設定したファイルは、権限をもっている人にのみ表示されるため、安心して運用可能です。
【ユーザーIDを無制限に】
画像引用元：https://info.securesamba.com/service/sharing
スタンダードプラン以上では、ユーザーIDの発行数が無制限になります。社内利用者だけでなく、サービスを導入していない社外のパートナーとも安全にファイル共有がスムーズに行えるでしょう。
ユーザーごとに権限やパスワードを細かく設定できるため、高いセキュリティを維持しながら幅広いメンバーとファイル共有できます。
Fileforce
出典：｜ Fileforce｜ユーザー数無制限の法人向け国産クラウドストレージ
Fileforce（ファイルフォース）は、従来の社内ファイルサーバーの使用感をそのままにクラウドへ移行できることを目指した、法人向けクラウドストレージサービスです。
とくに、Windowsエクスプローラーライクな操作性や、既存のアクセス権限設定をいかせる点に強みがあり、ファイルサーバーからのリプレイスを検討しているが、ユーザーの操作感変更による混乱を避けたい企業に適しています。
他のサービスと比較して、デスクトップアプリによるローカルドライブとしてのマウント機能や、CADデータなどの大容量ファイルとの親和性、そしてきめ細かいアクセス権限管理が特徴です。
| 主な機能 | ・クラウドストレージ（ドライブマウント機能） ・Windowsエクスプローラーライクな操作性 ・詳細なアクセス権限管理（Active Directory連携可能） |
| 価格（初期費用） | 0円 |
| 価格（月額費用） | ・SmallBusiness：10,890円（10ユーザーから） ・Unlimited-1：66,000円/月（ユーザー数無制限） ・Unlimited-3：118,800円/月（ユーザー数無制限） ・Unlimited-10：237,600円/月（ユーザー数無制限） ・Unlimited-30：396,000円/月（ユーザー数無制限）（30日間無料トライアルあり） |
| 強み | ・ファイルサーバーのような使い勝手 ・Active Directory連携と柔軟なアクセス権限 ・大容量ファイル・特殊ファイルへの対応力 ・ハイブリッドクラウド構成のサポート |
| おすすめの人 | ・長年利用してきた社内ファイルサーバーの使い勝手を変えずにクラウド化したい人 ・CADデータやデザインファイルなど、大容量かつ特殊なファイルを扱う業務が多い人 ・Active Directoryと連携し、既存のユーザー管理やアクセス権限設定を維持したいと考えている人 ・クラウド移行後も、ローカルファイルと同様の高速なレスポンスを求める人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・officeファイルの編集する際のレスポンスがはやい ・共有リンクによる脱PPAP ・プロジェクトフォルダ機能 改善してほしい点 ・officeのロック機能がほしいところです。 引用：Fileforceの評判・口コミ 全48件 |
ファイル共有サービス機能の特徴
【ドラッグ＆ドロップで簡単保存】
画像引用元：https://www.fileforce.jp/functions/functions-ui/
Fileforceドライブは、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで保存可能です。エクスプローラーからファイルを直接開いて編集できるのも特長のひとつ。
WordやExcelなどのOfficeファイルもダブルクリックですぐ開けます。ローカルドライブと同じ感覚で操作できるため、使い慣れた環境でスムーズに作業を進められるでしょう。
【全社共通のフォルダ構成を再現】
画像引用元：https://www.fileforce.jp/functions/functions-ui/
ファイルサーバーのように全社共通のフォルダディレクトリ構成を設定でき、従来のファイルサーバー運用をそのまま引き継げます。フォルダパスも全社共通で利用できるのも魅力。社員同士のファイル共有が効率的になり、従来の環境からの移行もスムーズです。
【フォルダアイコンで共有範囲を見える化】
画像引用元：https://www.fileforce.jp/functions/functions-ui/
Fileforceでは、ユーザーごとにアクセス可能なフォルダだけが表示されます。さらにフォルダの種類ごとにアイコンの色が異なり、共有範囲がひと目でわかります。
- 全社共有フォルダ：黄色
- 社内外メンバーと共有するフォルダ：ピンク
- 個人専用フォルダ：青
- 個人フォルダ配下で他メンバーと共有するフォルダ：緑
わかりやすい色分けによって、誤操作や共有ミスを防げるでしょう。
クラウドファイルサーバーtype3
出典：クラウドファイルサーバ type3 | USEN GATE 02
クラウドファイルサーバーtype3は、完全定額制のファイル共有サービスです。Windowsサーバーを採用しており、オンプレミスのファイルサーバーと同じ操作で利用できます。アクセス制限や重複除去機能など豊富な機能があり、有料オプションも活用すれば自社にあわせてカスタマイズできます。
クラウドファイルサーバーtype3は、24時間365日の監視運用体制を整えている点が大きな特徴です。基本サービス内で、障害検知復旧対応・Windows Updateなどを含めたサポートを利用できるため、安心して使えるファイル共有サービスです。
| 主な機能 | ・ドライブフォルダ単位でのストレージ上限設定 ・フォルダファイル単位での読取・書込アクセス権限設定 ・ボリュームシャドーコピー（VSS）でデータの状態を定期的に記録 |
| 価格（初期費用） | 33,000円 |
| 価格（月額費用） | 容量によって32,780円/年〜258,170円/年までのプラン （10日間の無料トライアルあり） |
| 強み | ・オンプレミスのファイルサーバーと同じ操作で利用できる ・24時間365日の監視運用体制で安心 |
| おすすめの人 | ・困ったときに、いつでもサポートを利用したい人 ・無料トライアルで使用感を試してから、ファイル共有サービスを導入したい人 |
| 利用したユーザーの評判 | ー |
URL：https://www.gate02.ne.jp/service/cloud/cloud-file-server-type-3/
ファイル共有サービス機能の特徴
画像引用元：https://www.gate02.ne.jp/service/cloud/cloud-file-server-type-3/
【フォルダ単位での容量制限・権限設定】
ドライブフォルダごとにストレージ利用量の上限を設定できます。権限設定は初期状態では下位階層にも適用されますが、必要に応じて細かく調整可能です。また、フォルダファイル単位で読取・書込のアクセス権限を設定でき、ユーザーごとやグループごとに柔軟に管理できます。
【スナップショットでデータ復元】
Windowsのスナップショット機能を利用し、ファイルの状態を定期的に保存します。誤って削除した場合や上書きしてしまった場合でも、スナップショットから復元できるので安心です。
【モバイルからのアクセス】
スマートフォンやタブレット端末からクラウド上のファイルサーバーにアクセス可能です。外出先や自宅など場所を問わずにデータを閲覧でき、業務の柔軟性が大幅に向上します。
【アクセスログの管理・バックアップ】
クラウド上のファイルサーバーのアクセスログを記録し、重要ファイルの閲覧や持ち出しの痕跡を追跡できます。また、ストレージ単位で定期的にスナップショットを取得し、バックアップとして保管可能。情報漏洩やデータ消失に備えたセキュリティ・保全対策としても効果的です。
GigaCC ASP
GigaCC ASPは、20年以上の運用実績がある純国産ファイル共有サービスです。サービスの開発や提供・サポート、データの保管まですべて国内で行っています。ファイル共有機能だけでなく共有ノート機能がついており、会議のメモやアイデアなど社内外で気軽にデータ共有できます。
利用者画面やメール画面は日本語・中国語・英語の3ヶ国語に対応しており、海外とのファイルのやり取りも容易なファイル共有サービスです。海外拠点とファイルを送受信する際の経路は最適化されるので、ファイルの転送に時間がかかる心配もありません。
| 主な機能 | ・ファイル共有 ・ファイル送信 ・共有ノート ・プレビュー電子透かし機能 ・WebAPI機能 |
| 価格（初期費用） | 55,000円 |
| 価格（月額費用） | ・STANDARDプラン：13,200円～/10 ID ・ADVANCEDプラン：40,700円～/10 ID ・PREMIUMプラン：59,400円～/10 ID（無料トライアルあり） |
| 強み | ・有料オプションを利用してカスタマイズできる ・料金プランはオプションの組み合わせによって変わる ・無料トライアルが用意されている |
| おすすめの人 | ・運用実績の長いファイル共有サービスを使いたい人 ・海外にいる人とのファイルのやり取りをスムーズにおこないたい人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・大容量メールを簡単な設定で即時に発信が可能です。 ・通常のメールのように、送信箱、受信箱が設置されているので管理もしやすいです。 ・自身が会社全体で決められた全容量の内、どれだけ使用しているかも一元管理できます。 改善してほしい点 ・一次保存ができますが、たまに保存されていない時があります。 引用：GigaCC ASPの評判・口コミ 全49件 |
URL：https://www.gigaccsecure.jp/
ファイル共有サービス機能の特徴
【Officeファイルをクラウドで共同編集】
画像引用元：https://www.gigaccsecure.jp/service/user/
Microsoft Officeファイル（Word、Excel、PowerPoint）を、GigaCC上で新規作成・同時編集・保存できます。Officeソフトが未インストールのユーザーでも追加費用なしで利用可能。ファイルの作成から編集・共有までを一貫してGigaCC上で完結できるため、ツールを切り替える必要がありません。複数ユーザーによる同時編集も可能で、リアルタイムの共同作業ができるのも魅力です。
【外部ユーザーとのファイル送受信も安全】
画像引用元：https://www.gigaccsecure.jp/service/user/
クラウドストレージを活用し、利用者から外部ユーザーへファイルを安全に送信できます。さらに、外部ユーザーがGigaCC上でファイルを送信できる「返信用URL」の発行も可能。取引先とのやり取りにおいて、外部ユーザーが起因となる情報漏えいを防ぎながら、安心してファイル共有が行えるでしょう。
【アカウント不要のURL共有機能】
画像引用元：https://www.gigaccsecure.jp/service/user/
アクセスURL機能を使えば、アカウントをもたない外部ユーザーにも簡単にファイルを共有できます。指定のフォルダやファイルをURLで通知するだけで、ダウンロードが可能になります。取引先や顧客とのオンラインファイル共有もスムーズで、慣れていない人でも使いやすい仕組みです。
クリプト便
出典：セキュアなファイル転送やファイル共有に特化した「クリプト便」｜NRIセキュア
クリプト便は、NRIセキュアテクノロジーズが提供する、金融機関をはじめとする高いセキュリティ要件をもつ企業向けに特化したファイル転送・共有サービスです。
20年以上の実績と国内トップクラスのセキュリティ専門企業としての知見をいかし、誤送信防止、承認機能、詳細なログ管理、堅牢な暗号化技術など、機密情報の安全な取り扱いに不可欠な機能を網羅しています。
| 主な機能 | ・ファイル転送 ・ファイル共有 ・グループ機能 |
| 価格（初期費用） | 別途発生 |
| 価格（月額費用） | ・エントリープラン：¥1,000 （20ユーザーまで） ・ライトプラン：¥1,000 （50ユーザーまで） ・スタンダードプラン：¥900 （100ユーザーまで） ・クリプト便 for m-FILTER@Cloud：エコノミープラン ¥150～/ライセンス （10ライセンスから）（1ヶ月間無料トライアルあり） |
| 強み | ・金融機関レベルの最高水準セキュリティ ・誤送信防止と厳格な承認フロー ・詳細なログ管理とトレーサビリティ ・柔軟なグループ管理と権限制御 |
| おすすめの人 | ・機密性の高いデータを日常的に取り扱う企業・組織 ・厳格な承認プロセスを運用したいコンプライアンス担当者 ・セキュリティ専門企業による堅牢な対策と、国内データセンターでの情報管理を絶対条件とする企業 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ドメインの制限などでファイルの誤送信を防ぐ機能が備わっているので、誤送信を防ぐことができます。 また、自身がアカウントをもっていればよく、相手は送信時も受信時もアカウント不要で利用できるのも便利です。 改善してほしい点 各種クラウドサービスが容量無制限で利用できる中、一定の期間で送信できる容量が少なすぎる。また、操作性が悪くメールアドレスの登録などをおこなうのが一々面倒くさい。 引用：クリプト便の評判・口コミ｜全89件のユーザー満足度を紹介！｜ITトレンド |
URL：https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/crypto
ファイル共有サービス機能の特徴
画像引用先：https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/crypto#Use
【メール感覚で使える直感的な画面】
クリプト便は、メールと同じような画面レイアウトを採用しているため、誰でも迷わず操作できます。複雑な手順がなく、シンプルなUIで誤操作も起こりにくい設計。はじめて利用する社員や取引先でもすぐに使いこなせるわかりやすさが特長です。
【承認フローで誤送信を防止】
オプション機能として、ファイル送信前に承認を必須にすることも可能です。承認方法には、送信前に承認を得る「事前承認」と、送信後に確認メールを送り、却下されれば送信取消しとなる「事後承認」の2種類を用意。さらに、複数の承認ステップを設ける「多段承認」にも対応しており、重要ファイルの送信ミスや情報漏えいを未然に防ぎます。
【自動送受信を可能にするオートパイロット機能】
画像引用先：https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/crypto#Use
大量のファイル送受信を自動化できる「オートパイロット機能」を搭載。専用ツール「CLIクライアント」を利用すれば、機密情報を一斉配信する業務も、自動かつ安全に実行できます。誤送信を防ぎながら、ファイル送信・収集業務の効率化を実現する仕組みです。
Smooth File
出典：Smooth File | 大容量ファイルをセキュアに転送・共有
Smooth Fileは、株式会社プロット（現：株式会社CYLLENGE）が提供する法人向けファイル転送・共有サービスです。ユーザー数無制限で利用でき、大容量ファイルの安全な送受信と、プロジェクト単位でのファイル共有の両方に対応します。オンラインでのファイル表示・編集機能や上長承認機能、詳細なログ管理など、ビジネスに必要な機能をバランスよく備えています。
| 主な機能 | ・ファイル転送機能 ・ファイル共有機能 ・上長承認ワークフロー |
| 価格（初期費用） | ・ユーザーライセンスプラン：0円 ・ユーザー無制限プラン：500GB：55,000円 ・ユーザー無制限プラン：1TB～30TBプラン：110,000 円 |
| 価格（月額費用） | ・ユーザーライセンスプラン：1,100円/1ユーザー/月（100GB） ・ユーザー無制限500GBプラン：33,000円/月 ・ユーザー無制限1TBプラン：55,000円/月 ・ユーザー無制限2TBプラン：82,500円/月 ・ユーザー無制限3TBプラン：99,000円/月 ・ユーザー無制限5TBプラン：137,500円/月 ・ユーザー無制限10TBプラン：198,000円/月 ・ユーザー無制限30TBプラン：280,500円/月 |
| 強み | ・ファイル転送と共有の統合 ・ユーザー数無制限と柔軟なプラン ・豊富なセキュリティ機能とログ管理 ・オンラインプレビュー・編集と多言語対応 |
| おすすめの人 | ・ファイル転送と共有の両機能をバランスよく利用したい企業 ・上長承認などのワークフローを組み込みたい組織 ・オンラインでのファイルプレビューやOfficeファイルの共同編集機能により業務効率を高めたいチーム |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・ファイルの共有でアクセス権限を管理できる。 ・ファイルの更新についてメールでアップロード通知が可能。 ・ダウンロード回数の確認がわかりやすい。 改善してほしい点 ・管理画面をはじめ、ツール全体の画面がわかりづらいです。シンプルな設計、シンプルな操作（送信ファイル選択からアップデートに移行するまでの入力など）で利用できるようになるとユーザー満足度は高まるのではないでしょうか。 引用：Smooth Fileの評判・口コミ 全15件 |
URL：https://www.smoothfile.jp/
ファイル共有サービス機能の特徴
画像引用元：https://www.smoothfile.jp/product/share.html
【安全に使えるファイル共有機能】
社内はもちろん、取引先など企業間でも安全にファイルを共有できます。共有プロジェクトを作成し、参加者ごとに「アップロード」「ダウンロード」などの権限を割り振れるため、必要な範囲だけに操作を許可可能。誰にどのファイルを共有するかを明確に制御できるので、セキュリティを確保しながら効率的な情報共有ができるでしょう。
【オンライン表示・編集機能】
ファイルはダウンロードせずにオンライン上でプレビューでき、外出先や社外メンバーとの情報確認もスムーズです。さらに、WordやExcel、PowerPointといったOfficeファイルの新規作成や編集、複数人での同時編集も可能。編集・ダウンロード・印刷といった操作権限も制御できるため、情報漏えいを防ぎつつリアルタイムでの共同作業がスムーズに進みます。
【利用制限・監視機能】
接続元のIPアドレスやCookieを利用したクライアント認証により、アクセス制限を設けることもできます。利用者の操作ログを自動取得するため、「誰が・いつ・どのように」利用したかを把握できるのも利点です。監視と制御の仕組みが整っているので、万が一のトラブルにも迅速に対応できるでしょう。
Secure Storage
出典：セキュリティを追求した、オンラインストレージサービス – Secure Storage –
Secure Storageは、「独自ドメイン」や「IPアドレス制限」など、豊富なオプションを用意しているファイル共有サービスです。自社の用途にあわせてカスタマイズ可能で、利用する機能に応じた支払いでツールを利用できます。
Secure Storageには3種類のプランが用意されていますが、いずれも利用できるユーザー数は無制限です。Secure Storageならではの高いセキュリティ性能を保持したまま、多くのユーザーとファイルをやり取りできます。
| 主な機能 | ・ストレージ上のファイル閲覧／編集 ・PKI（クライアント証明書）管理 ・フォルダのアクセス権限管理 |
| 価格（初期費用） | 55,000円 |
| 価格（月額費用） | ・エントリー：43,780円/月（500GB、ユーザー無制限） ・スタンダード：64,680円/月（1TB、ユーザー無制限） ・エンタープライズ：99,880円/月（2TB、ユーザー無制限）（無料体験なし） |
| 強み | ・ユーザー数無制限で利用できる ・独自ドメインやIPアドレス制限などオプションがある ・ストレージが暗号化されてセキュリティ性能が高い |
| おすすめの人 | ・コストパフォーマンスに優れたファイル共有サービスを使いたい人 ・ファイル共有サービスのセキュリティ性能をさらに高めたい人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・利用アカウント数によらず、定額で必要最低限の機能を利用することができる。 ・ファイルの送信だけではなく、相手から大容量ファイルを安全に受け取る機能もあり、重宝している。 改善してほしい点 ・ログイン用の企業コードを任意に設定できるとよい。 引用：SecureStorageの評判・口コミ 全2件 |
使えるファイル箱
出典：クラウドストレージ「使えるファイル箱」 – 使えるねっと
使えるファイル箱は、使いやすいうえに低価格のファイル共有サービスです。月額21,230円〜利用できるツールであり、多くの中小企業の利用実績があります。普段のPCと同じ要領で利用でき、誰でも簡単にデータを投稿したり更新したりできます。
使えるファイル箱はユーザー数無制限で利用できるため、その点もコストパフォーマンスのよさを支えているポイントです。誰でも簡単にファイルを共有できるシンプルな操作感も相まって、多くの社員が在籍する大企業で導入しやすいファイル共有サービスです。
| 主な機能 | ・世代管理 ・デバイス管理 ・高度な共有リンク設定 |
| 価格（初期費用） | 0円 |
| 価格（月額費用） | ・スタンダード：25,520円/月（1TB、ユーザー無制限） ・アドバンス：72,600円/月（3TB、ユーザー無制限）（30日間の無料トライアルあり） |
| 強み | ・Windowsはエクスプローラー、MacはFinderでデータのアップロードやダウンロード、共有ができる ・ユーザー数が無制限 ・30日間の無料トライアルあり |
| おすすめの人 | ・コストパフォーマンスのよさを重視してファイル共有サービスを選びたい人 ・誰でも簡単に扱えるファイル共有サービスを探している人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・他社と比較して、とにかく費用を抑えられることが最大のメリットです。 ・導入にあたり、費用が懸念材料になっている場合は、選択肢に入ると思います。 ・導入後に使用した感想としては、アプリの動作も軽く、NASと同じような感覚で使用可能なので、営業や事務の社員にもすぐに使用方法に馴染んでもらえました。 ・アプリ上のUIもシンプルで、安くてもオンラインストレージとして最低限の機能はそろっているような印象です。 改善してほしい点 ・不具合の発生頻度が多く、ログインできない、サーバーに接続できないなどの問題が多かったです。 ・また、アプリケーションをアップデートした際、ドメインが違うラッシュファイルというアプリに置き換わる不具合が発生しました。 引用：使えるファイル箱の評判・口コミ 全5件 |
URL：https://www.tsukaeru.net/file-bako/
Bizストレージ ファイルシェア
出典：ファイル転送・オンラインストレージ・PPAP対策 Bizストレージ ファイルシェア ｜ NTTドコモビジネス 法人のお客さま
Bizストレージ ファイルシェアは、NTTコミュニケーションズが提供する法人向けのファイル転送・オンラインストレージサービスです。
NTTグループの堅牢なインフラとセキュリティ技術を背景に、大容量ファイルの安全な送受信と、社内外との効率的な情報共有を実現します。
他のサービスと比較して、NTTブランドの信頼性、充実したセキュリティ機能、そしてユーザー数無制限で利用できるプランの存在が特徴であり、とくにセキュリティと安定性を重視する企業や、多くの関係者とファイルを共有する必要があるプロジェクトに適しています。
| 主な機能 | ・大容量ファイル転送機能 ・オンラインストレージ機能 （フォルダ共有） ・ファイル送信時の上長承認ワークフロー |
| 価格（初期費用） | 22,000円 （ドコモビジネスオンラインショップで申し込むと無料） |
| 価格（月額費用） | ・プラン1G：16,500円/月 （1GB、最大ユーザー数1,000） ・プラン2G：28,600円/月 （2GB、最大ユーザー数2,000） ・プラン10G：71,500円/月 （10GB、最大ユーザー数10,000） ・プラン100G：104,500円/月 （100GB、最大ユーザー数10,000） ・プラン500G：165,000円/月 （500GB、最大ユーザー数10,000） ・プラン1T：220,000円/月 （1TB、最大ユーザー数10,000）（2週間無料トライアルあり） |
| 強み | ・NTTブランドの信頼性と堅牢なセキュリティ ・ユーザー数無制限の料金体系 ・充実したファイル送信・共有機能 ・詳細なログ管理と内部統制支援 |
| おすすめの人 | ・NTTグループの信頼性と高いセキュリティ基準を求める企業の人 ・多数の社内外ユーザーと安全にファイル共有をおこないたいが、ユーザー課金を避けたいと考えている人 ・ファイル送信時の承認プロセスや、詳細な利用ログの取得を重視する人 |
| 利用したユーザーの評判 | よいポイント ・UIがシンプルで、全くマニュアルを見なくても設定、操作ができる ・大容量ファイルでも割とすぐに送れる ・他社（複数社）と安全、迅速、正確なファイル共有ができる点 改善してほしい点 ・ストレージに共有したデータを相手がなかなか開かない場合、開くまでリマインド連絡をしてもらえると助かります。 引用：Bizストレージ ファイルシェアの評判・口コミ 全27件 |
URL：https://www.ntt.com/business/services/application/online-storage/bst-sh.html
ファイル共有サービス導入のメリット6選
ここでは、ファイル共有サービス導入のメリットについて解説します。
- 社内の情報を集約できる
- 場所を問わずにファイルの共有が可能
- 複数人でも効率的に作業を進められる
- 費用を抑えた管理と運用ができる
- デバイスの容量を気にせずにファイルを保存できる
- ファイルが消失するリスクを軽減できる
メリット①社内の情報を集約できる
ファイル共有サービス導入の大きなメリットのひとつは、社内に散在する情報を一元的に集約し、管理できる点にあります。
従来、各部門のローカルサーバーや個人のPC内に分散しがちだった報告書、企画書、顧客データ、技術資料といった貴重な情報資産を、一つのプラットフォームに集めることで、組織全体の「情報の見通し」が格段に向上します。
これは単に「整理整頓が楽になる」というレベルに留まりません。
強力な検索機能を備えたサービスを選べば、必要な情報へ瞬時にアクセスできるようになり、これまで情報検索に費やしていた膨大な時間を削減できます 。
この「探す時間」の撲滅は、社員一人ひとりの生産性を直接的に高めるだけでなく、意思決定の迅速化や、過去の知見を活用した新たな価値創造にもつながるでしょう。
さらに、部門やプロジェクトを横断した情報共有が円滑になることで、組織内のサイロ化を防ぎ、よりオープンで協力的なコミュニケーション文化の醸成にも寄与します。
情報が一元化され、誰もがアクセスしやすくなる環境は、組織の知識創造能力そのものを高める基盤となり得るのです。
メリット②場所を問わずにファイルの共有が可能
ファイル共有サービスの多くは、PCやスマートフォン、タブレットなど複数の端末から利用可能です。そのため、自分のPCが近くにないときでも、スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスできます。
出張先や移動中など、場所に左右されることなくいつでもファイルを共有できます。
メリット③複数人でも効率的に作業を進められる
ファイルが保存されているのは、オンライン上に用意されたストレージです。そのため、同時に複数のユーザーが作業を進められ、業務の効率化を図れます。
テレワークで遠隔地にいるメンバーや頻繁にやり取りが必要なクライアントとも、時間を無駄にすることなくスピーディーな作業ができます。
メリット④費用を抑えた管理と運用ができる
企業にとってコストをできるだけ抑えるのは重要であり、ファイル共有サービスのような低コストで利用できるツールを用いれば削減につながります。
多くのツールが月額での利用であり、定額またはユーザー数に応じて加算するといった形態のため無駄がありません。
セキュリティ対策も万全なサービスが多く、費用を抑えながら安心して運用できます。
メリット⑤デバイスの容量を気にせずにファイルを保存できる
パソコンにはデータの保存容量が設定されているので、大量のファイルを保存しようとしても限界があります。また、ファイルを容量のギリギリまで保存しているとパソコンが重くなるおそれもあります。
ファイル共有サービスを使えば、大量のファイルをパソコンに保存せずに済むため、デバイスの容量を気にする必要がありません。
メリット⑥ファイルが消失するリスクを軽減できる
仕事を進めるにあたって、災害やシステム障害などにより社内のデータが破損してしまうリスクは常につきまといます。
ファイル共有サービスにファイルを保存しておけば、万が一社内のデータが破損しても、ファイル共有サービス内のデータをバックアップとして利用可能です。
ファイル共有サービスを利用すれば、事故でファイルが消失するリスクを軽減できるといえます。
＞関連記事：マニュアル作成ツールおすすめ比較12選【タイプ別】｜選び方・種類も解説
ファイル共有サービス導入のデメリット2選
ここでは、ファイル共有サービス導入のデメリットについて解説します。
- セキュリティ面の不安がある
- カスタマイズ性の低いツールがある
デメリット①セキュリティ面の不安がある
クラウド型ファイル共有サービスの導入において、セキュリティに関する懸念は避けて通れない課題です。
確かに、自社管理外のサーバーに重要データを預けることに対する不安や、不正アクセス、設定ミスによる情報漏えいといったリスクは存在します 。
しかし、これらのリスクは「クラウドだから危険」と一概に結論づけるのではなく、具体的なリスク要因を理解し、適切な対策を講じることで大幅に軽減できることを認識する必要があります。
たとえば、サービス提供事業者のセキュリティ対策レベル（暗号化技術、データセンターの安全性、第三者認証の取得状況など）を徹底的に確認することは基本です 。
それに加え、利用者側でのアクセス権限の適切な設定、強力なパスワードポリシーの施行、二要素認証の義務化、定期的なログ監査といった運用面での対策も極めて重要になります。
また、従業員に対するセキュリティ教育を徹底し、フィッシング詐欺やマルウェア感染への警戒心を高めることも欠かせません。
サービス選定時には、単に機能の有無だけでなく、「自社のセキュリティポリシーと照らしあわせて、許容できるリスクレベルか」「万が一インシデントが発生した場合のサポート体制や復旧プロセスは明確か」といった点を深掘りして確認することが求められます。
セキュリティはサービス任せにするのではなく、自社でも主体的に管理・運用する意識を持つことが、クラウドサービスを安全に活用するための鍵となるでしょう。
デメリット②カスタマイズ性の低いツールがある
ファイル共有サービスは事業者が構築したシステムを用いており、利用者は大幅なカスタマイズができません。
自社サーバーを利用していれば、運用方法にあったシステムに変更できます。しかし、ファイル共有サービスのシステムは事業者が構築しており、すでに用意されたツールをそのまま利用する必要があります。
ツールを導入する際には自社の運用方法にあった機能を備えているか調査し、データを有効に活用できるか検討しましょう。
ファイル共有サービスを活用する際の注意点
ここでは、ファイル共有サービスを活用する際の注意点について解説します。
- 共有するファイルが著作権を侵害していないか確認する
- 共有されたファイルのウイルス感染を確認する
共有するファイルが著作権を侵害していないか確認する
ファイル共有をする際は、送るデータが著作権を侵害していないか確認しましょう。もし、共有するファイルに第三者が作成した著作物が含まれている場合、権利者の許可なく配布すると著作権侵害となる恐れがあるためです。
また、著作権侵害は配布した側だけでなく、ダウンロードした側も法的責任を問われる可能性があるため、企業間のトラブルに発展するリスクがあります。
ファイルを共有する際には、使用する画像や引用文献などが適切な状態になっているか事前に確認しましょう。
共有されたファイルのウイルス感染を確認する
共有されたファイルを受け取る際には、内容がウイルスに感染していないかを確認しましょう。
ウイルスが入っている、またはすでに感染している端末から送信されたファイルを開いてしまうと、自社のパソコンやネットワーク全体に影響が出てしまい、被害が広がる危険性があるためです。
ウイルス対策としては、以下の2点の方法がおすすめです。
- ウイルス対策ソフトの導入
- 従業員へのITリテラシー教育
感染したパソコンから社内の機密情報や顧客データが漏えいしてしまうと、企業の信用を損なうだけでなく、損害賠償などの法的責任につながる恐れがあるので、注意しましょう。
ファイル共有のサービスを導入するなら「NotePM」がおすすめ
ファイル共有とナレッジ管理を同時に実現したい企業には、NotePMがおすすめです。
NotePMは、ファイル置き場だけではなく、マニュアルや議事録などの「ナレッジ共有」に特化したナレッジマネジメントツールです。
ファイルサーバーの代わりとしてだけでなく、以下のような特徴から情報の活用を促進する多くのメリットがあります。
| 特徴 | 概要 |
|---|---|
| 検索性が高い | 添付したWordや、Excel、PDFの中身まで検索できる全文検索機能 |
| テンプレート機能が豊富 | 議事録や日報、手順書などのテンプレートが標準搭載 |
| 柔軟なアクセス権限設定 | フォルダやページ単位で細かく権限を設定でき、社外メンバーとの共有も可能 |
30日間の無料体験を実施しているため、興味がある方はぜひご活用ください。
ファイル共有にNotePMを活用した事例
ここでは、ファイル共有にNotePMを活用した実際の企業の事例を解説します。
- 京王電鉄株式会社
- 幸運ホールディングス株式会社
京王電鉄株式会社
京王線・井の頭線などの電車・バスを管理している京王電鉄株式会社。同社では、お客様からの問い合わせ内容を社内ナレッジとしてうまく蓄積できていないという課題がありました。
また、ナレッジ蓄積にはExcelを使用しており、検索しても必要な情報がヒットしにくいことから非効率な状態になっていたそうです。
このような課題を解決するため、NotePMを導入。導入後はナレッジの蓄積や案件管理ツールとして情報のまとめに使用しています。
現在では、NotePMの高度な検索機能から必要な情報をすぐに見つけられる環境を整えられ、効率化を実現し業務時間の短縮につながっているそうです。
関連記事：【導入事例】ユーザーからのお問い合わせ内容をナレッジ化し、蓄積した情報をサービス改善に活かす – 京王電鉄株式会社
幸運ホールディングス株式会社
全国に800名以上のドライバーを抱える運送業グループの幸運ホールディングス株式会社。同社では、長距離ドライバーに対して即時に情報を伝える方法がないことに課題を感じていました。
とくに、インシデントに関する情報は迅速な共有が必要であるにもかかわらず、うまく伝わっていないことでトラブルも発生していたそうです。
このような課題を解決するために、同社ではNotePMを導入。導入後は交通情報やインシデントの事例、教育動画などを即時に共有できる環境を構築しました。
現在では、インシデントの情報伝達の時間が短縮され、社員の安全に対する意識レベル向上にもつながったそうです。
関連記事：【導入事例】全国のドライバー800名への情報共有を実現。動画によるノウハウ共有でインシデントに対する安全意識が向上 – 幸運ホールディングス株式会社
ファイル共有サービスで情報を活かし業務効率化を図ろう
ファイル共有サービスとは、社内や社外など多くの人とデータを共有できるツールです。
データの共有が進めば、誰でもどこでも簡単に資料に目を通せて業務に必要な情報が手に入ります。ただし、ファイル共有サービスには多くの製品があり、自社にあったツールや検索性の高いものを選ぶ必要があります。
NotePMなら豊富なエディタ機能が搭載されており、パソコンが苦手な人でも簡単に情報の登録が可能です。データを検索する際には、どのようなファイル形式でも全文検索して表示されるため、ほしい情報がすぐ見つかります。
詳しい機能が気になる方は、ぜひ以下から無料トライアルを確認してみてください。
