ファイル共有サービスとは、社内・社外の多くの人とデータを共有できるツールです。データを共有すれば、ほしい情報をすぐに入手でき業務の効率化につながります。
しかし、ファイル共有サービスの種類は多く、自社の運用目的にあった特徴をもつツールを導入しなければ効果を発揮できません。
本記事では、ファイル共有サービスの概要や導入するメリット・デメリット、おすすめ製品20選を紹介します。データの保管や効果的な運用に悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。
社内共有ファイルが「探しやすくなる」「検索にヒットしやすくなる」ツール「NotePM」
目次
ファイル共有サービスとは
ファイル共有サービスとは、社内外の任意の相手と書類や画像などを保存しやり取りできるツールです。
ダウンロード用のURLを相手に送るだけで、保存したデータを簡単に共有できます。複数の端末から利用可能で、場所を選ばずに作業できるのも特徴のひとつです。
ここでは、ファイル共有サービスの種類、他のファイル共有方法について紹介します。
ファイル共有サービスの種類
ファイル共有サービスには、以下のように2種類あります。
- ファイル転送型：ファイルを送る機能のみに特化しているもの
- クラウドストレージ型：ファイルの保管と転送の両方に対応しているもの
細かい機能はサービスごとに異なりますが、オンライン会議やチャットができるものなど多彩なサービスも増えています。
ほかのファイル共有方法
ファイル転送型・クラウドストレージ型以外にも、以下のような方法でファイルを共有できます。
- メールやチャット
- フラッシュメモリ（USBメモリ）
メールやチャットは、ファイルを別のツールにアップロードする手間がかかりません。ただし、添付できるサイズに制限があるため、大容量のファイルには向いていません。
フラッシュメモリは、指紋認証やPIN認証などのセキュリティ対策をおこなえる点がメリットです。しかし、共有するためには手渡しや郵送の手間がかかり、フラッシュメモリ自体を紛失したり盗難されたりするリスクもあるため、取り扱いには注意が必要です。
ファイル転送サービスとの違い
ファイル共有サービスとファイル転送サービスとの違いは、データを長期間保管するのか一時的に保管するのかです。
- ファイル共有サービス：データをクラウド上に保管
- ファイル転送サービス：データをクラウド上に「一時的」に保管
ファイル共有サービスは、データをクラウド上に蓄積させナレッジの共有を目的とします。しかし、データ転送サービスはデータ転送を目的としており、ダウンロードするとデータが消去されてしまいます。
それぞれの特徴を踏まえたうえで、どちらを利用するか検討する必要があるでしょう。
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ファイル共有サービスが注目される理由
ファイル共有サービスが注目される理由は、主に以下の2つです。
- テレワークの普及
- サイバー攻撃の社会問題化
各項目の詳細な内容を見ていきましょう。
テレワークの普及
コロナ禍によりテレワークが普及したことで、社内・社外問わずオンラインで情報共有をする機会が増加しました。
他の共有方法はファイルの転送に特化しているのに対し、ファイル共有サービスは保管と転送を一手に担えます。ファイル共有サービスに注目が集まり、テレワークに適したサービスとしてニーズが高まりました。
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サイバー攻撃の社会問題化
近年では国や企業を標的としたサイバー攻撃が増加しています。セキュリティ製品を手掛けるチェック・ポイントの調査によると、2022年に国内でひとつの組織が受けた週平均のサイバー攻撃数は、前年より28％も増加しているそうです。
参照：チェック・ポイント・リサーチ、28%ものサイバー攻撃の世界的増加を確認 国内の1組織あたりが1週間に受ける平均攻撃回数は1066件にものぼることが明らかに | チェック・ポイント・ソフトウェア・テクノロジーズ株式会社のプレスリリース
こうした脅威から自社の情報資産を守るために、セキュリティ対策ができるファイル共有サービスを導入する企業が増えています。
ファイル共有サービスは高い安全性が保証されていますが、退職者のアカウントを放置したり使い回したりするとセキュリティリスクが高まります。
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社内共有ファイルが「探しやすくなる」「検索にヒットしやすくなる」ツール「NotePM」
ファイル共有サービスの基本機能
ファイル共有サービスの基本性能には以下のようなものがあります。
- ファイルの共有
- データのバックアップ
- ファイルの全文検索
- 暗号化によるセキュリティ
- アカウントの一元管理
- オンライン会議やチャット
ファイル共有サービスはデータ保存機能だけでなく、さまざまな機能があります。どのような機能があるのか理解し、自社の課題を解決できるものなのか確認しましょう。
ファイルの共有
ストレージにアップロードすることで、さまざまな相手とファイルの共有ができます。基本的に誰でもデータを閲覧できますが、権限を許可したユーザーだけがファイルの閲覧やダウンロードできるように設定することも可能です。
データのバックアップ
アップロードしたデータを保管する以外に、自動バックアップ機能も利用できます。サービスによっては複数の場所に保存するといった配慮もされており、万が一データ紛失があっても安心です。
ファイルの全文検索
ファイル名やフォルダ名だけでなく、WordやExcel、PDFなどの本文も含めて検索できる機能です。本文の検索ができないと見出し名だけで検索されるため、なかなかほしい情報が見つかりません。
全文検索しても検索結果はスピーディーに表示されるため、必要なファイルが簡単に見つかります。
暗号化によるセキュリティ
データは企業にとって重要な財産であり、ファイルを管理するうえでセキュリティは欠かせません。ファイル共有サービスの多くはファイルの管理を暗号化で行い、情報漏えいに配慮しています。
アカウントの一元管理
チームやプロジェクトなど、さまざまなカテゴリーでのアカウント管理の一元化が可能です。また、必要に応じて閲覧制限をかけるといった操作ができるサービスもあります。
オンライン会議やチャット
ファイルの共有と管理の他に、オンライン会議やチャット機能が使えるサービスも増えています。テレワークの導入のように、離れたメンバーとのミーティングや打ち合わせにも便利です。
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ファイル共有サービス導入のメリット
ファイル共有サービス導入のメリットは以下の4つです。
- 社内の情報を集約できる
- 場所を問わずにファイルの共有が可能
- 複数人でも効率的に作業を進められる
- 費用を抑えた管理と運用ができる
順番に見ていきましょう。
社内の情報を集約できる
ファイル共有サービスの導入により、社内の情報を1ヶ所に集約できます。
一ヶ所にデータを集約すれば、ファイルの最新バージョンや作成者が一目でわかります。ファイル共有サービスを利用すれば、ファイルを整理しやすいうえ、スムーズな情報共有を図れるでしょう。
情報を集約する場合は、閲覧制限機能がついたサービスを選ぶのがおすすめです。ファイルの共有範囲を柔軟に変更できるため、情報漏えいのリスクも減らせます。
場所を問わずにファイルの共有が可能
ファイル共有サービスの多くは、PCやスマートフォン、タブレットなど複数の端末から利用可能です。そのため、自分のPCが近くにないときでも、スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスできます。
出張先や移動中など、場所に左右されることなくいつでもファイルを共有できます。
複数人でも効率的に作業を進められる
ファイルが保存されているのは、オンライン上に用意されたストレージです。そのため、同時に複数のユーザーが作業を進められ、業務の効率化を図れます。
テレワークで遠隔地にいるメンバーや頻繁にやり取りが必要なクライアントとも、時間を無駄にすることなくスピーディーな作業ができます。
費用を抑えた管理と運用ができる
企業にとってコストをできるだけ抑えるのは重要であり、ファイル共有サービスのような低コストで利用できるツールを用いれば削減につながります。
多くのツールが月額での利用であり、定額またはユーザー数に応じて加算するといった形態のため無駄がありません。
セキュリティ対策も万全なサービスが多く、費用を抑えながら安心して運用できます。
社内共有ファイルが「探しやすくなる」「検索にヒットしやすくなる」ツール「NotePM」
ファイル共有サービス導入のデメリット
ファイル共有サービス導入のデメリットは以下の2つです。
- セキュリティ面の不安がある
- カスタマイズ性の低いツールがある
デメリットも考慮したうえで、ファイル共有サービスの導入を検討しましょう。
セキュリティ面の不安がある
社内LANを経由してサーバーにデータを送信するなら、外部から情報が盗まれる確率は低いです。しかし、ファイル共有サービスはインターネットを経由しデータを送信するため、情報を盗まれるケースがあります。
また、セキュリティ性能はファイル共有サービスによって異なり、対策ができていないツールもあります。
保存するデータには大事な情報も含まれるため、ツールの導入を検討する際は、セキュリティ性能の高さを比較することが大切です。
カスタマイズ性の低いツールがある
ファイル共有サービスは事業者が構築したシステムを用いており、利用者は大幅なカスタマイズができません。
自社サーバーを利用していれば、運用方法にあったシステムに変更できます。しかし、ファイル共有サービスのシステムは事業者が構築しており、すでに用意されたツールをそのまま利用する必要があります。
ツールを導入する際には自社の運用方法にあった機能を備えてるか調査し、データを有効に活用できるか検討しましょう。
ファイル共有サービスの選び方
ファイル共有サービスを選ぶ際は、以下6つのポイントを確認しましょう。
- 十分なデータ容量があるか
- 利用できる端末やOSは充実しているか
- セキュリティはどうなっているか
- 目的を達成できる機能を有しているか
- 検索性が高くすぐに情報を発見できるか
- 誰でも使いやすい性能か
ファイル共有サービスには多くの種類があり、それぞれに特徴があります。自社にあったツールを導入するためにも、選び方を理解しておきましょう。
十分なデータ容量があるか
データ容量がどれくらい使用できるかは、ファイル共有サービスを選ぶうえで重要です。
ツールによってデータサイズに違いがあり、扱う情報量が多いとデータが足りなくなることもあるでしょう。実際にはすぐ利用することはなくても、余裕あるデータ容量のプランを選ぶことがポイントです。
利用できる端末やOSは充実しているか
利用できる端末の種類の豊富さは、業務の効率化に影響します。
たとえユーザーの多くがデスクワークだとしても、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるほうが作業効率は上がります。同時に、利用できるOSも自社に合っているか確認することも重要です。
セキュリティはどうなっているか
オンラインストレージを利用する場合、セキュリティ面も気にかけておく必要があります。どのようなセキュリティ性能なのかを確認するだけでなく、自社のセキュリティポリシーに合致しているかも選定のポイントです。
目的を達成できる機能を有しているか
ツールを選択する際には、自社の目的を達成できる機能があるか調査しましょう。
ツールを導入する理由は、企業によって異なります。たとえば、データの蓄積や情報の共有化などです。
各ファイル共有サービスには特徴があり、目的を達成するのに必要な機能をもっているツールを選択する必要があります。必要な機能が搭載されていれば、データが生み出す効果をよりいっそう高められます。
検索性が高くすぐに情報を発見できるか
データを共有したいのであれば、検索性が高くすぐに情報を発見できるファイル共有サービスを選択しましょう。
ツールの容量が大きく多くのデータを蓄積できたとしても、ほしい情報がすぐに見つからなければ紛失した状態と変わりません。検索性が低いツールを導入すると、蓄積させた情報が埋もれてしまいます。
検索性が高ければほしい情報を瞬時に発見でき、データの共有がスムーズに進みます。データの共有は業務の効率化や、従業員の質の平準化に役立つため、ツールを選ぶときの重要なポイントです。
検索性の高いファイル共有サービスなら「NotePM」がおすすめです。
NotePMは検索時にPDFやExcelなどのファイル形式を問わず、全文検索してすぐに目的のデータを発見できます。検索結果では検索キーワードがマークアップされ、どの資料がほしい情報なのかわかりやすく表示されます。
以下より30日間無料でお試しできるので、ぜひ詳細を確認してみてください。
社内共有ファイルが「探しやすくなる」「検索にヒットしやすくなる」ツール「NotePM」
誰でも使いやすい性能か
ファイル共有サービスが誰にでも使いやすい性能を有していれば、導入後の運用に成功しやすくなります。使いにくいツールを導入すると、投稿や更新、検索などをする際にストレスになります。
あまりに使いにくいツールの場合は、従業員が勝手に独自のツールを運用するかもしれません。独自のツールのセキュリティ性能が低い場合、情報漏えいにつながるおそれもあります。
操作性の高さや投稿・管理のしやすさ、簡単に設定できるかどうか、従業員の目線に立ってツールの性能を調査するのがコツです。
有料ファイル共有サービスおすすめ15選
有料ファイル共有サービスのおすすめ15選は以下のとおりです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| NotePM |
|
| OneDrive for Business |
|
| Box |
|
| Fleekdrive |
|
| セキュアSAMBA |
|
| DirectCloud |
|
| Fileforce |
|
| Dropbox Business |
|
| クラウドファイルサーバーtype3 |
|
| Secure Storage |
|
| GigaCC ASP |
|
| 使えるファイル箱 |
|
| Bizストレージ ファイルシェア |
|
| クリプト便 |
|
| Smooth File |
|
各ツールの特徴を順番に見ていきましょう。
NotePM
NotePMは、ファイル共有サービスに適した機能を備えた「社内版ウィキペディア」です。検索性が高くほしいデータがすぐに見つかり、情報を整理しやすいのが特徴です。PowerPointやWordなどファイル形式を問わずアップロードでき、簡単にファイルを共有できます。
NotePMの特徴
- マニュアル作成・バージョン管理・ファイル共有機能を搭載している
- 強力な検索機能がありPDFやExcelなど中身をも全文検索できる
- 社内FAQや質問箱、社内ポータルとしても有効に活用できる
NotePMの料金
URL: https://notepm.jp/
社内共有ファイルが「探しやすくなる」「検索にヒットしやすくなる」ツール「NotePM」
OneDrive for Business
OneDrive for Businessは、Microsoftが提供しているビジネス向けのファイル共有サービスです。
無料を含む4つのプランから選択でき、利用者の多さにあわせた料金設定になっています。Microsoft 365 BasicプランにはOneDriveやOutlookが、Microsoft 365 Personalプランには、さらにWordやExcelなども含まれていてお得に利用できます。
OneDrive for Businessの特徴
- ファイル関連のエクスペリエンスを統一できる
- マルチデバイスに対応している
- 設定すれば複数のフォルダ内のデータを自動バックアップできる
OneDrive for Businessの料金
- Microsoft 365：無料
- Microsoft 365 Basic：2,440円/年
- Microsoft 365 Personal：14,900円/年
- Microsoft 365 Family：21,000円/年
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business
Box
Box は社内だけでなく、社外のさまざまなパートナーとの共同作業をスムーズに進められるファイル共有サービスです。重要なコンテンツが1ヶ所に集められ、ほしい情報がすぐに確認でき、業務の効率化が実現します。作業の内容を監視する機能もあり、さまざまなリスクを低減できるのも魅力です。
Boxの特徴
- 内部や外部の作業を監視してさまざまなリスクからデータを保護してくれる
- 電子サイン機能が搭載されている
- Office 365やZoom、Slackなどと連携している
Boxの料金
- Business：1,881円/年
- Business Plus：3,135円/年
- Enterprise：4,620円/年
- Enterprise Plus：要問い合わせ
URL: https://www.box.com/ja-jp/home
Fleekdrive
Fleekdrive は、安全性の高いセキュリティ性能を重視する人向けのファイル共有サービスです。AWSを基盤とした高度なセキュリティ対策を実施しており、情報漏えいのリスクを最低限に抑えられます。
ファイルの受け渡しにパスワードで保護されたダウンロードリンクを利用できる、PDFをダウンロードしたときに取得時間や取得した人の名前を透かしで挿入できるといった機能もあります。
Fleekdriveの特徴
- ビューワー機能でAdobeやMicrosoftのファイルが確認できる
- メールの通知機能でアカウントがない人でもファイル共有できる
- ユーザーのすべての操作記録を5年間蓄積できる
Fleekdriveの料金
- Team：600円/月（1ユーザーあたり）
- Business：1,800円/月（1ユーザーあたり）
※全プランに30日間無料のお試し期間あり
URL: https://www.fleekdrive.com/
セキュアSAMBA
セキュアSAMBA は、誰でも簡単に利用できるファイル共有サービスです。エクスプローラーで操作でき、パソコンの専門知識がなくても、新しく操作方法を覚える必要はありません。ドラッグ・ドロップでのファイル保存やファイルを直接編集でき、簡単な操作でデータを蓄積できます。
セキュアSAMBAの特徴
- ユーザーIDが発行でき社外の人とも安全にデータ共有できる
- バックアップ機能があり消失したデータを復元できる
- 英語と日本語に対応した専任スタッフがサポートしてくれる
セキュアSAMBAの料金
- 9つのプランがあり、無料〜298,000円/月の料金設定
URL: https://info.securesamba.com/
DirectCloud
DirectCloudは、ユーザーの数が無制限のファイル共有サービスです。大企業や自治体のように、ユーザー数の多い組織で多く利用されています。また、共有リンクでのファイル送受信やファイルサーバーへのクラウド移行など、さまざまな機能を搭載しているのも魅力です。
DirectCloudの特徴
- 直感的なわかりやすい操作で誰でも使いやすい
- ユーザーやグループ単位でのアクセス制限ができる
- バックアップは複数の拠点を使用しており災害が発生しても安心
DirectCloudの料金
- スタンダード：36,000/月
- アドバンスド：60,000/月
- ビジネス：108,000/月
- プレミアム：216,000/月
- エンタープライズ：360,000/月
Fileforce
Fileforce は、ランサムウェア被害ゼロの高セキュリティ性能を有したファイル共有サービスです。データ保存先や開発、運用を日本国内に限定しており、通信やデータはすべて暗号化し、高いセキュリティ性能を保持しています。多要素認証とSSO連携で効率性の高さも実現しているツールです。
Fileforceの特徴
- アクセス許可や権限、共有設定など管理と制御を一元化できる
- チームや部門、クライアントなど柔軟な組み合わせのワークスペースを共有できる
- 組織や業務にあわせたフォルダ構成でスムーズに情報を共有できる
Fileforceの料金
- Unlimited-1：55,000/月
- Unlimited-3：98,000/月
- Unlimited-10：198,000/月
- Unlimited-30：330,000/月
URL: https://www.fileforce.jp/
Dropbox Business
Dropbox Businessは、必要なものがすべて1ヶ所に集約されたシンプルなファイル共有サービスです。大容量ファイルを転送できるだけでなく、追跡可能なリンクを共有しリアルタイムでドキュメントを分析できるため、データにもとづく意思決定が容易になります。
Dropbox Businessの特徴
- 遠隔でファイルの削減ができ、端末の紛失や盗難があっても安心
- グループ機能の利用でアクセス許可やメンバー管理がスムーズ
- iOS、Android、Blackberry、Windowsと利用可能なOSが豊富
Dropbox Businessの料金
- Basic：無料
- Plus：1,200円/月
- Essentials：2,000円/月
- Business：1,500円/月（1ユーザーあたり）
- Business Plus：2,400円/月（1ユーザーあたり）
- Enterprise：要問い合わせ
URL: https://www.dropbox.com/business
クラウドファイルサーバーtype3
クラウドファイルサーバーtype3は、完全定額制のファイル共有サービスです。Windowsサーバーを採用しており、オンプレミスのファイルサーバーと同じ操作で利用できます。アクセス制限や重複除去機能など豊富な機能があり、有料オプションも活用すれば自社にあわせてカスタマイズできます。
クラウドファイルサーバーtype3の特徴
- オンプレミスのファイルサーバーを同じ操作で利用できる
- 24時間365日の監視運用体制で安心
- 2週間の無料トライアルがある
クラウドファイルサーバーtype3の料金
- 容量によって29,800円/年〜234,700円/年までのプラン
※別途、初期費用3万円が必要
URL: https://www.gate02.ne.jp/service/cloud/file/
Secure Storage
Secure Storageは、「独自ドメイン」や「IPアドレス制限」など、豊富なオプションを用意しているファイル共有サービスです。自社の用途にあわせてカスタマイズ可能で、利用する機能に応じた支払いでツールを利用できます。
Secure Storageの特徴
- ユーザー数無制限で利用できる
- 独自ドメインやIPアドレス制限などオプションがある
- ストレージが暗号化されてセキュリティ性能が高い
Secure Storageの料金
- エントリー：43,780円/月
- スタンダード：64,680円/月
- エンタープライズ：99,880円/月
※別途、初期費用がかかります
URL: https://securestorage.jp/
GigaCC ASP
GigaCC ASPは、20年以上の運用実績がある純国産ファイル共有サービスです。サービスの開発や提供・サポート、データの保管まですべて国内でおこなっています。ファイル共有機能だけでなく共有ノート機能がついており、会議のメモやアイデアなど社内外で気軽にデータ共有できます。
GigaCC ASPの特徴
- 有料オプションを利用してカスタマイズできる
- 料金プランはオプションの組み合わせによって変わる
- 無料トライアルが用意されている
GigaCC ASPの料金
- 要問い合わせ
※オプションの組み合わせによって変動
URL: https://www.gigaccsecure.jp/
使えるファイル箱
使えるファイル箱は、使いやすいうえに低価格のファイル共有サービスです。月額21,230円〜利用できるツールであり、多くの中小企業の利用実績があります。普段のPCと同じ要領で利用でき、誰でも簡単にデータを投稿したり更新したりできます。
使えるファイル箱の特徴
- Windowsはエクスプローラー、MacはFinderでデータのアップロードやダウンロード、共有ができる
- ユーザー数が無制限
- 30日間の無料トライアルあり
使えるファイル箱の料金
- スタンダード：21,230円/月
- アドバンス：60,500円/月
URL: https://www.tsukaeru.net/file-bako
Bizストレージ ファイルシェア
Bizストレージ ファイルシェアは、30万ID以上が利用する国産のファイル共有サービスです。プライバシーマークを取得しているドコモが運営しており、ツール自体もASP・SaaSの安全・信頼性にかかわる情報開示認定制度の基準を満たしています。高いセキュリティ性能を誇るため、データの管理に重点をおく企業に適しています。
Bizストレージ ファイルシェアの特徴
- Webブラウザーだけで2GBの大容量ファイルをやり取りできる
- サービスの稼働率は99.96%と高い数字を誇りいつでも利用できる
- データ容量で料金が決まる
Bizストレージ ファイルシェアの料金
- 8つのプランがあり、容量によって16,500円/月〜220,000円/月かかります
※別途、初期費用がかかります
URL: https://www.ntt.com/business/services/application/online-storage/bst-sh.html
クリプト便
クリプト便は、高水準のセキュリティが求められる金融系企業にも導入されているファイル共有サービスです。セキュリティ事故の上位を占める誤操作といった人的要因を排除するため、ファイル交換に特化した設計、承認機能・権限設定でミスや持ち出しを防止する機能を備えています。
クリプト便の特徴
- 自社データセンターを利用しておりしっかりとした監視体制を敷いている
- 金融や自治体など高いセキュリティが必要な分野でも導入実績が豊富
- データの保管期間は無制限
クリプト便の料金
- 要問い合わせ
※別途、初期費用がかかります
URL: https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/crypto
Smooth File
Smooth Fileは、日本語・英語・中国語・韓国語・ベトナム語の5ヶ国語にも対応しているファイル共有サービスです。多国籍な従業員を抱える企業や、海外企業と情報共有する際に適しています。ユーザー数無制限で利用できるため、大企業にも対応しているツールです。
Smooth Fileの特徴
- ISMS・QMSの国際基準取得のもと開発されている
- 第三者機関による脆弱性の定期診断を実施されている
- 国内2ヶ所にバックアップ施設がある
Smooth Fileの料金
- 要問い合わせ
URL: https://www.smoothfile.jp/
無料ファイル共有サービスおすすめ5選
基本的には、機能性が高く業務の効率化につながる有料のファイル共有サービスを利用するのがおすすめですが、無料の製品も存在します。
無料ファイル共有サービスのおすすめ5選は以下のとおりです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| Google Drive |
|
| OneDrive |
|
| firestorage |
|
| MEGA |
|
| クロジカ |
|
それぞれの特徴を解説します。
Google Drive
Google Driveは、Googleが提供しているファイル共有サービスです。無料で提供されているにもかかわらず、マルウェアやスパム、ランサムウェアに対する保護機能が搭載されていて、高いセキュリティ性能を誇ります。Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドとも連携しており、誰とでも簡単に共同編集が可能です。
Google Driveの特徴
- マルチデバイスに対応
- 共同編集や共有が簡単にできる
- Googleの各種ツールとの相性がいい
Google Driveの料金
- 無料
URL: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/drive/
OneDrive
OneDriveは、OneDrive for Businessの個人向けファイル共有サービスです。どこにいてもファイルにアクセスし編集でき、変更した部分はすべてのデバイスで更新されます。また、オフラインでのファイルアクセスもできるため、インターネット環境が整っていなくても作業を中断する必要はありません。
OneDriveの特徴
- 紙の文書をスキャンしてデジタル化しているため検索性が高い
- Officeアプリを使った共同編集ができる
- 誤って削除や編集をした場合でも最大30日間は元に戻せる
OneDriveの料金
- 無料
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/office/homeuse/onedrive-about
firestorage
firestorageは、無料で利用できるプランとセキュリティが強化された法人プランの2つから選べるファイル共有サービスです。無料で利用できるプランには会員登録しないプランと、会員登録したプランに分かれます。会員登録したプランの場合、容量2GBのストレージ保存や無期限の写真管理を利用できます。
firestorageの特徴
- 無期限で写真を管理してくれる
- 容量2GBのストレージ保存ができる
- メールでサポートしてくれる
firestorageの料金
- 無料
※ライト会員・正会員になると月額料金が発生
MEGA
MEGA は、使いやすさを重視したシンプルなファイル共有サービスです。欧州連合の一般データ保護規則（GDPR）にしたがっており、高いセキュリティ性能を誇ります。エンドツーエンドの暗号化で管理するため、データだけでなく通話やチャットも保護されています。
MEGAの特徴
- 容量20GBのストレージ保存ができる
- ビデオ通話やプライベートメッセージ、ミーティングなどの機能を利用できる
- 無料プランの場合一部転送が制限される
MEGAの料金
- 無料
※Pro I・Pro II・Pro IIIなどの有料プランあり
クロジカ
クロジカは、ファイル共有サービスだけでなく、スケジュール管理や請求管理などのサービスを無料で提供しているサービスです。ファイル共有サービスでは、1日1回3世代バックアップをおこなうため、データを消失してもすぐに復元できます。また、NAS環境のファイルをすべてクラウドへ簡単に移行できるのも魅力のひつです。
クロジカの特徴
- 1日1回3世代バックアップをおこなう
- 撮影した写真データなどスマホからそのまま共有できる
- 共有フォルダからダウンロード用URLを作成できる
クロジカの料金
- 無料
ファイル共有サービス運用時の注意点
ファイル共有サービス運用時の注意点は、以下の4つです。
- フォルダの構成を整理する
- ファイルの権限を適切に設定する
- ファイルの保管期限を管理する
- ルールを明文化し定期的に更新する
業務の効率化を実現するためにも、導入だけでなく運用にも配慮しましょう。
フォルダの構成を整理する
社員一人ひとりが独自にフォルダを作ってしまうと、乱雑な構成になる可能性があります。そのため、社内共通のルールを設けて、フォルダを整理することが大切です。
たとえば、「第一階層はプロジェクト単位で分ける」「作業中ファイルと作業完了ファイルでフォルダを分ける」などのルールを設けると、ファイルを見つけやすくなります。
ファイルの権限を適切に設定する
ファイル共有サービスでは、共有相手の権限を「閲覧のみ」「編集可能」などに設定可能です。
設定を誤ってしまうと、社外の人に共有する際に情報漏洩するリスクがあります。社内共通ルールとして、ファイルの分類ごとに権限の種類を決めるといいでしょう。
社内に対しても部署や役職ごとにグループ分けをおこない、フォルダの内容に沿って柔軟に権限を変えていくことが大切です。
ファイルの保管期限を管理する
ファイル共有サービスは利用可能な容量が決まっているため、不要なファイルまで保管していると容量の上限に到達してしまいます。容量を使いすぎないためにも、ファイルごとやフォルダごとに保管期限を設定するのがおすすめです。
同時に、期限が過ぎたファイルの処理をどうするのかも決めておきましょう。一定期間経過後はアーカイブとして残しておくと、重要なファイルを誤って削除してしまうリスクを低減できます。
ルールを明文化し定期的に更新する
サービス導入時に設定したルールは、マニュアルとして明文化することが重要です。クラウド上で共有するとテレワーク中でも確認しやすく、ルールを浸透させられる効果があります。
ただし、はじめから完璧なルールを作る必要はありません。運用後に随時アップデートしながら、自社にあった形にするといいでしょう。
ファイル共有サービスのマニュアルを作成する際は、「マニュアル作成ツール」を活用するのがおすすめです。クラウド上で誰でも簡単にマニュアルを閲覧・編集できるため、テレワーク中の確認や、こまめな更新にも適しています。
＞関連記事：【2024年版】マニュアル作成ツール おすすめ10選を徹底比較！（無料あり）
社内共有ファイルが「探しやすくなる」「検索にヒットしやすくなる」ツール「NotePM」
ファイル共有サービスの導入事例
ここでは、ファイル共有サービスの導入事例を紹介します。
- クライアントとスムーズなコラボレーションを実現
- 更新されない資料を一元化し情報の活用に成功
導入の背景や成果を見ていきましょう。
クライアントとスムーズなコラボレーションを実現｜オンパリス
オリンパスは、カメラ以外にオーディオ製品や医療・ライフサイエンス技術など多岐にわたる分野で業務を展開しています。
オリンパスが抱えていた課題は、迅速に新製品を市場に投入し、競争に勝つということでした。そのために必要だったのは、規制に対してのスピーディーな対応やM&Aを迅速に進めるための手段です。
ファイル共有サービスを導入してからはクライアントとのコラボレーションもスムーズになり、迅速な取引や素早いキャンペーンの実施が実現しました。
更新されない資料を一元化し情報の活用に成功｜ブラザー工業株式会社
ブラザー工業株式会社では、営業がそれぞれに資料を管理してクライアントに提供するという方法が主流でした。しかし、配布作業だけで30分以上かかることも多いうえに、内容が更新されないままの資料があるなど一本化されていないというのが課題でした。
問題を解決すべく、まず顧客管理システムとしてSalesforceを導入しました。Salesforceと連携可能なファイル共有サービスを採用し、導入後はファイルをひとつ更新するだけですべて最新の情報で統一でき、作業効率の大幅な改善を実現したのです。
社内共有ファイルが「探しやすくなる」「検索にヒットしやすくなる」ツール「NotePM」
ファイル共有サービスで情報を活かし業務効率化を図ろう
ファイル共有サービスとは、社内や社外など多くの人とデータを共有できるツールです。
データの共有が進めば、誰でもどこでも簡単に資料に目をとおせ、業務に必要な情報が手に入ります。ただし、ファイル共有サービスには多くの製品があり、自社にあったツールや検索性の高いものを選ぶ必要があります。
NotePMなら豊富なエディタ機能が搭載されており、パソコンが苦手な人でも簡単に情報の登録が可能です。データを検索する際には、どのようなファイル形式でも全文検索して表示されてほしい情報がすぐ見つかります。
詳しい機能が気になる方は、ぜひ以下から無料トライアルを確認してみてください。
