個人で持っているドキュメントや、組織内で共有すべきデータのバックアップを取るには、データを分散保存できるオンラインストレージ・ファイル共有サービスの活用が欠かせません。また、より確実性を高めるのであれば、複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスの利用も検討すべきでしょう。そこで、今回は複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用する際のバックアップの重要性についてお伝えします。
なお、法人用オンラインストレージ・ファイル共有サービスを活用するポイントについては、『法人がオンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用する際に知っておくべきポイントと注意点』の記事にまとめてありますのでご一読ください。
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目次
ファイル紛失リスクを低減するには複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスでバックアップ
オンラインストレージ・ファイル共有サービスは10社以上から提供されています。これらのサービスを複数利用することで、重要なデータや普段あまり使用しないけど保存が必要なデータをより確実に、便利にバックアップできます。複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを使いデータをバックアップすることで、以下のメリットが生まれます。
より大容量のデータを保存できる
動画や画像などの大容量データの保存や、一つひとつのデータ量は少なくても多数のファイルを長期間にわたって保存する必要がある場合、ひとつのオンラインストレージ・共有サービスだけでは無料で利用できる容量をいつのまにか圧迫して保存できなくなります。このような場合、複数のサービスを利用して使い分けることで解決できます。
関連記事：【2024年版】大容量データ共有のおすすめサービス7選を徹底比較！利用する際の注意点も紹介
誤操作によるデータの消失や万が一の災害時の損害を最小限に防げる
不注意や誤操作、不適切な取り扱いによる機器の損壊や災害によって、重要なデータが消失するリスクがあります。オンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用することで、重要なデータを守れます。複数のサービスを利用すれば、重要な文書をより安全にバックアップできます。
権限やセキュリティレベルに応じて目的別の使い分けが可能
常時利用はしないものの、たまに利用するデータ、特にほかの社員が作成したデータのファイルは、どこに保存されているか分からず、見つけるのに時間がかかって業務の効率が低下します。このような場合、複数のサービスを利用することで、例えば、経理、労務、営業などの部署別や契約書、稟議書、企画書、動画・画像データなど、ファイルの用途・種類別にサービスを使い分けると業務効率を上げられます。また、全社員が利用できるデータ、特定の社員のみが利用できるデータなど権限やセキュリティレベルに応じた使い分けも可能です。
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複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用するデメリット
複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用するときはメリットだけでなく、デメリットを理解して利用することが必要です。
管理が煩雑になってしまう場合がある
複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを使うことで、バックアップデータの容量を増加させられます。しかし、そのためにバックアップの必要性があまりなくても、とりあえず保存しておこうと多くのデータがバックアップされてしまう可能性があります。これにより、どこのサービスに必要なデータがあるのかが分からなくなったり、似たような名前のファイルが増え、多くのファイルから必要なファイルを探し出すのが難しくなったりします。このような弊害を避けようとすると、そのための管理が煩雑になって管理コストが上がります。
セキュリティリスクが増大する可能性がある
複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを利用することで、セキュリティリスクが高まります。しかし、一方で複数のサービスを利用することでリスクが分散され、リスクの範囲を小さくできるメリットもあります。セキュリティリスクはゼロが理想なので、セキュリティリスクが高まる可能性が少しでもあるときは、そのデメリットをしっかり認識して利用することが必要です。リスクを分散できるというメリットは、デメリットを認識したうえで活用するようにしましょう。
複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを効果的に活用する方法
複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスのデメリットを解消し、効果的にデータをバックアップする方法を紹介します。
1.バックアップに関する運用ルールを設定する
バックアップするデータとしないデータの選別基準、ファイル名やフォルダ名の付け方、どのデータをどのサービスに保存するのか、保存期間や削除の基準などのルールを決めて運用を行います。
2.管理担当部門を設置して的確に管理する
ルール設定をしても、それを監視し管理されないとルールが守られなくなります。管理担当部門を設置し、ルールが守られているかを管理します。
3.セキュリティ対策を行う
セキュリティ対策でまず必要なのは、複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを比較して、セキュリティに優れたサービスを選択することです。有料プランを利用すると、セキュリティレベルの高いサービスが利用できます。そして、運用ルールのなかで社内に保存すべきデータと社外のサービスに保存してもよいデータの基準を明確にします。また、社員にセキュリティ教育を実施し、セキュリティに対する意識を高めます。
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4.社内wikiをハブとして使う
複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスにバックアップされたデータを、サービスを横断して一度に検索することは原則としてできません。これを回避するには、どのデータがどのサービスのどこにあるかを、社内wikiで管理するとよいでしょう。すぐに必要なデータを探し出せます。なお、社内wikiはナレッジ、ノウハウ共有のほかにもさまざまな活用方法があり、複数サービスの利用によるバックアップデータを迅速、かつ有効に利用できます。
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複数ツールの併用で、情報共有もバックアップも効率的に
企業にとって、事業を継続していくために欠かせない個人情報や機密文書のデータなど、そのすべてを社内に保存していると、自然災害やウイルス攻撃による情報の漏えいや改ざんのリスクが大きくなります。また年々増加するデータを自社内で管理するコストも大きくなっていきます。しかし、複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを上手に活用すれば、コストを削減してデータを保存でき、さらにセキュリティに配慮すれば重要文書の分散保存も可能です。
複数のサービスを利用する煩雑さも、社内wikiを活用すれば効率的な運用が可能になるため、複数のオンラインストレージ・ファイル共有サービスの利用を検討するとき、ぜひ社内wikiの導入もあわせて検討されることをおすすめします。
オンラインストレージ、社内wikiのツールや導入のポイントに関しては下記の記事でも解説しておりますのであわせてご一読ください。
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