【2026年版】法人向けクラウドストレージおすすめ17選を徹底比較！用途別の選び方

法人向けクラウドストレージを選ぶ際は、料金や保存容量だけでなく、誰とファイルを共有し、社内でどう管理するかを決めることが大切です。利用人数が増えたときの費用や、社外共有の期限、退職・異動時の権限変更まで確認しておくと、導入後の運用を見通しやすくなります。

本記事では、法人向けのクラウドストレージと関連サービス17選を紹介します。まず「継続してファイルを保管・共有する」「一時的に大きなファイルを送る」「社内文書を整理して活用する」のどれが目的かを決め、候補を絞りましょう。料金体系に加え、保存期間や共有相手の条件、社内での管理方法も比較します。

法人向けクラウドストレージの料金体系と3つのタイプ

法人向けクラウドストレージは、インターネット経由でファイルを保存・共有するサービスです。自社でサーバーを保守する負担を抑え、許可された利用者が社外からも資料にアクセスできるようになります。料金体系は大きく次の3つに分かれます。

ユーザー課金型

ユーザー課金型は、1人ごと、または一定の人数枠ごとに料金がかかるタイプです。少人数の企業や特定の部署で始める場合は、必要な利用人数に合わせて契約しやすいのが特徴です。

ただし、最低契約人数があるサービスでは、実際の利用人数分だけを契約できるとは限りません。編集する人と閲覧だけの人の課金条件を分け、将来の増員も含めた総額を確認しましょう。

データ容量課金型

データ容量課金型は、契約する保存容量に応じて料金が変わるタイプです。ユーザー数が無制限のプランなら、利用者が増えても容量内であれば基本料金は変わりません。多人数で同じファイルを共有する企業に向いています。

ただし、容量課金でも登録人数の上限や追加ID料金が設けられている場合があります。容量の追加単位・料金とともに確認し、不要なファイルを整理するルールも決めておきましょう。

無料型

無料型は、初期費用や月額料金をかけずに使えるプランです。操作感を確かめたり、少量のファイルを扱ったりする場合に利用できます。

一方、保存容量、1ファイルの上限、保存期間、管理機能などに制限があります。個人向け無料プランと法人向け有料プランでは、管理者ができることも異なります。業務データを預ける前に、社内規程に沿った利用ができるかを確認してください。

法人向けクラウドストレージを選ぶポイント

社外から資料を利用したいのか、部署間で原本を共有したいのかによって、必要な機能は異なります。容量と料金に加え、閲覧・編集権限、復元の条件、管理担当、サポートを確認しましょう。資料の用途や更新担当を案内する必要がある場合は、社内Wikiと組み合わせる方法も検討できます。

利用目的に合わせて比較する

継続的なファイル共有が目的なら、容量、共同作業の方法、アクセス管理を比較します。一時的な送付が目的なら、受取人のアカウント要否、有効期限、削除条件を確認してください。業務文書を説明と一緒に整理したい場合は、社内Wikiなどの文書管理サービスも候補になります。

比較前に、次の5点を整理しておきましょう。

編集する人数と、閲覧だけを行う人数
現在の保存容量と、今後増えるデータ量
社外共有の可否、共有先、有効期限
退職・異動時の権限変更とファイルの引き継ぎ方法
誤削除や上書きから復元できる範囲・期間

月額料金だけで決めず、有料オプションと運用にかかる手間も同じ条件で比べることが大切です。

セキュリティ対策

顧客情報や社内の機密情報を扱う場合は、必要な保護機能が契約するプランに含まれているかを確認しましょう。具体的には、次の機能や運用が比較項目になります。

ログイン時の多要素認証
通信・保存データの暗号化
操作ログの記録と確認
閲覧・編集・ダウンロード権限の設定
IPアドレスや端末によるアクセス制限
WAFなど、不正な通信を検知・遮断する仕組み

機能の有無に加え、誰が設定・監視するかも決めておきます。社外への共有リンクは、公開範囲や有効期限を確認し、不要になったら停止する運用が必要です。

データ容量

現在保存しているファイルの総容量を調べ、今後の増加量も見込んでプランを選びましょう。動画や画像、プレゼンテーション資料を多く扱う場合は、容量不足が起こりやすくなります。

総容量だけでなく、1ファイルのアップロード上限、履歴・ごみ箱が使用する容量、追加容量の料金も確認します。利用者全員で共有する容量なのか、1人ごとの容量なのかをそろえて比較してください。

データのダウンロード・アップロードの速度

ファイルの転送速度は、サービスの仕組みと自社の回線環境の両方に左右されます。大容量データのやり取りが多い場合は、日常業務と同じ条件で確かめることが大切です。

無料トライアルでは、普段扱うファイルを使い、オフィスや外出先からのアップロード・ダウンロードを試しましょう。複数人が同時に利用する時間帯の操作も確認すると、導入後の待ち時間を見積もりやすくなります。

料金や課金形態

料金表の月額が、月間契約の金額なのか、年間契約を月額に換算した金額なのかを確認しましょう。同じ月額表示でも、支払い時期や途中解約の条件が異なります。

基本料金のほか、初期費用、最低契約人数、容量追加、バックアップ、認証機能などの費用を含めて比較します。人数課金では、閲覧専用ユーザーや社外の共有相手にも料金がかかるかが確認ポイントです。

使いやすさや機能

日常的に使う従業員が、ファイルの保存先を選び、必要な資料を探し、相手に共有できるかを確かめましょう。管理者だけでなく、ITツールに慣れていない人にも試してもらうと、操作上のつまずきを把握できます。

自社で必要な機能を先に洗い出し、検索、共同編集、更新通知などの使い勝手を確認します。説明書を読む時間や問い合わせ対応も含めて、無理なく運用できるサービスを選びましょう。

運営のサポート体制

障害や操作上の問題が起きたときに、どの窓口へ問い合わせられるかを確認します。電話・メール・チャットなどの対応方法、受付時間、日本語対応の有無はサービスやプランによって異なります。

問い合わせを受け付ける時間と、回答・復旧までの時間は同じではありません。マニュアルの充実度や障害情報の案内方法も確認し、業務を止めにくい体制を整えましょう。

対応デバイス・OS

自社で使うパソコンやスマートフォンが、サービスの推奨環境に含まれているかを確認してください。Windows・Mac・iOS・Androidに対応していても、端末によって利用できる機能が異なる場合があります。

古いOSは動作保証の対象外になることもあります。外出先での閲覧・編集やオフライン利用が必要なら、実際の端末で試すとともに、端末紛失時のアクセス停止方法も確認しておきましょう。

ユーザー課金型のクラウドストレージ6選

利用人数に応じたプランを選べる6サービスを紹介します。NotePMは、ファイルの保管に加えて社内文書を作成・整理する用途のサービスです。KDDIファイルストレージなど、人数課金以外のコースもあるサービスは、料金欄で区別しています。

料金は2026年9月の公式情報をもとに記載しています。税区分、契約期間、課金単位は各表をご確認ください。期間限定キャンペーンを除く通常料金を基本としています。

NotePM

項目	内容
主な用途	社内文書・ナレッジの一元管理
主な機能	ページ本文・添付ファイルの全文検索 AI検索による回答・参照元の表示マニュアル・社内Wikiの作成・共有変更履歴の確認
料金・容量	月額／税抜／チーム全体プラン10：5,400円／100GB プラン15：8,100円／150GB プラン25：13,500円／250GB プラン50：27,000円／500GB プラン75：40,500円／750GB プラン100：54,000円／1TB 料金プラン
利用人数	プラン10：編集10名＋閲覧30名プラン15：編集15名＋閲覧45名プラン25：編集25名＋閲覧75名プラン50：編集50名＋閲覧150名プラン75：編集75名＋閲覧225名プラン100：編集100名＋閲覧300名上位プラン：あり
契約・利用条件	初期費用：0円最低契約期間：1か月 SSO・IPアドレス制限：有料オプション

NotePMは、マニュアルや業務ノウハウを蓄積・共有できる、AI搭載のナレッジ管理ツールです。Word・Excel・PDFなどの添付ファイルの中身まで検索でき、AI検索では普段の言葉で質問すると、登録された情報をもとに回答と参照元を確認できます。資料を探す時間や、担当者への確認の手間を減らしたい企業に向いています。

ノート単位で共有範囲を設定でき、AI検索の対象も自分が閲覧できる情報に限られます。外部ストレージへのリンクを記載しただけで、リンク先のファイルまで検索・同期されるわけではありません。資料と使い方をまとめる方法は、社内Wikiでの活用方法で紹介します。

NotePMの公式サイト

Googleワークスペース

項目	内容
主な用途	メール・会議・文書作成とファイル共有の一元化
主な機能	Google Driveでのファイル保存・共有 Gmail・Googleドキュメント・スプレッドシート・Meetの利用
料金・容量	月額／税抜／1ユーザー【年間契約】 Business Starter：800円／30GB Business Standard：1,600円／2TB Business Plus：2,500円／5TB 【フレキシブルプラン・契約期間なし】 Business Starter：950円 Business Standard：1,900円 Business Plus：3,000円容量：1ユーザーあたりの割当量を組織全体で共有（プール型） Enterprise：要問い合わせ契約方式別の料金
利用人数	1ユーザー単位のライセンス契約
契約・利用条件	年間契約：原則として更新時にライセンス数を削減可能フレキシブルプラン：契約期間なし

Google Workspaceは、メール、会議、文書作成とファイル共有をまとめたい場合に候補になります。資料をメールに添付して送り直す運用から、同じファイルへのアクセス権限を設定する運用へ移行できます。

年間契約では、途中で利用者が減っても、購入済みのライセンス数を減らせるのは原則として契約更新時です。人員の変動が大きい場合は、料金差と契約条件を合わせて比較しましょう。

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Dropbox Business

項目	内容
主な用途	チームでのファイル同期・共有
主な機能	ファイルの同期・共有チームの権限・共有状況の管理電子署名・バックアップ
料金・容量	年払い時の月額相当／税抜／1ユーザー【チーム向け】 Standard：1,500円／チーム全体で5TB Advanced：2,400円／チーム全体で15TB〜 Enterprise：要問い合わせ【個人向け】 Basic：無料／2GB Plus：1,200円／2TB Professional：2,000円／3TB 料金プラン／Professionalの料金
利用人数	チーム向け：最低3ユーザー個人向け：1ユーザー
契約・利用条件	表示料金：年払い時の月額相当管理機能：個人向け・チーム向けで相違

複数の端末でファイルを扱い、社内外と共同作業を進めたい場合に向いています。管理者はチームの共有設定を管理でき、StandardとAdvancedでは削除済みファイルを復元できる期間などが異なります。

Standardは180日、Advancedは1年間の履歴に対応します。復元条件や高度な認証・監査機能を比較し、必要な管理機能に合わせてプランを選びましょう。

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Fleekdrive

項目	内容
主な用途	社内外でのファイル共有・文書管理
主な機能	ファイルの管理・共有・バージョン管理・承認ワークフロー共同編集・アクセス権限管理（機能・人数はプラン別）ウイルスチェック・モバイルアプリ国内3拠点でのデータ分散保管
料金・容量	税抜【ユーザー課金】 Team：600円／月・7,200円／年／10GB Business：1,800円／月・21,600円／年／200GB Business plus：2,000円／月・24,000円／年／200GB ※料金・容量はいずれも1ユーザーあたり【ユーザースケール】 Team：25,000円／月／100GB Business：50,000円／月／300GB 料金とプラン別機能
利用人数	ユーザー課金：最低10ユーザーユーザースケール：最大100ユーザー
契約・利用条件	ユーザー課金：月額・年額の料金設定共同編集などの機能・人数：プラン別

Fleekdriveは、日本の商習慣に合わせたファイル活用・業務効率化・自動化に特化した純国産サービスで、約1,000社に導入され、サービス継続率は96%です。文書の保存だけでなく、編集・共有の流れを整えたい場合に検討できます。権限のカスタマイズなどはプランにより標準機能かオプションかが異なるため、必要な機能を決めたうえで比較しましょう。

利用者が多く保存容量が比較的小さい場合は、人数課金とユーザースケールプランの両方を見積もると、契約方式を選びやすくなります。

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KDDIファイルストレージ

項目	内容
主な用途	国内拠点・取引先とのファイル共有
主な機能	国内データセンターでのファイル保管アクセス制限アカウントを持たない相手へのファイル共有
料金・容量	月額／税込【ID単位コース】 1ID：330円／10GB 容量追加：110円／1GB 【容量単位コース】 10GB：76,780円 100GB：198,000円 1TB：660,000円 2コースの料金・追加容量
利用人数	ID単位コース：1ID単位容量単位コース：10GBで最大300ID／100GBで最大1,000ID／1TBで最大5,000ID
契約・利用条件	初期費用：0円契約方式：ID単位・容量単位の2コース

人数ごとに容量を確保したい場合と、多人数で共有する保存先が必要な場合で、コースを選べます。同じサービスでも課金方法と登録可能なID数が異なるため、利用者数をそろえて総額を比較しましょう。

海外での提供条件や料金は、国・地域ごとの確認が必要です。また、Webからの新規申込受付は終了しているため、導入を検討する場合は公式サイトの相談窓口を利用してください。

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GigaCC ASP

項目	内容
主な用途	取引先とのファイル送受信・共有管理
主な機能	企業間のファイル送信・共有共有権限の設定・操作ログ管理社内の管理方針に応じた機能選択
料金・容量	月額／税抜 STANDARD：12,000円〜／10ID STANDARD：280,000円〜／1,000ID ADVANCED：基本料金＋25,000円 PREMIUM：基本料金＋42,000円料金プラン
利用人数	10ID〜料金例：10ID／1,000ID
契約・利用条件	初期費用：50,000円（税抜）総額の変動要素：ID数・容量・オプション

ファイルを送るだけでなく、誰が利用できるか、どう操作したかを管理したい場合の候補です。自社の運用ルールに必要な機能を選び、ID数・容量とあわせて見積もりを確認しましょう。操作上の疑問は電話・メール・チャットのサポート窓口で相談できます。

上位プランの金額は、基本料金に加えるオプション料金です。表にある追加料金だけを契約総額と捉えないよう注意してください。

GigaCC ASPの公式サイト

データ容量課金型のクラウドストレージ8選

保存容量を軸に選べる8サービスです。ユーザー数の上限、転送量、ネットワーク接続料金などの条件も確認し、基本料金だけで比較しないようにしましょう。

使えるファイル箱

項目	内容
主な用途	社内ファイルサーバーのクラウド化
主な機能	ファイル共有 Windowsのエクスプローラー・MacのFinderからの操作
料金・容量	通常料金／税抜【スタンダード・1TB】 1か月契約：27,400円／月 1年契約：23,200円／月相当【アドバンス・3TB】 1か月契約：82,600円／月 1年契約：66,000円／月相当
利用人数	無制限
契約・利用条件	契約期間：1か月・1年 1年契約：1年分の一括払い表示料金：通常料金

多人数で共通の保存先を使う場合に、IDごとの費用を気にせず利用者を増やせます。容量が増えたときの料金も含め、通常料金と支払方法で比較しましょう。

WebDAV連携、IPアドレス制限、デバイス制御などは、アドバンスでの提供です。Office文書をオンライン編集する場合は、別途Microsoft Office Businessのライセンスが必要です。

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セキュアSAMBA

項目	内容
主な用途	ファイルサーバーからの移行・社内共有
主な機能	ファイルサーバーに近い操作感容量・管理機能に応じたプラン選択
料金・容量	月額／税抜フリー：0円／2GB Chatworkユーザー特別プラン：25,000円／300GB ビジネス：35,000円／500GB エンタープライズ：48,000円／1TB・88,000円／3TB 料金・無料枠・契約条件
利用人数	フリー：10名まで有料プラン：無制限
契約・利用条件	最低利用期間：原則12か月特別プラン：Chatworkアカウントの保有または新規作成

無料プランでは小規模に操作感を確認できますが、ログの閲覧など、有料プランと利用できる機能が異なります。容量だけでなく管理条件も確認してください。有料プランではメール・電話によるサポートを利用できます。

現行の300GB・月額25,000円のプランには、Chatworkアカウントに関する条件があります。対象条件やバックアップなどのオプションを含めて見積もりを取ると、導入後の費用を把握できます。

セキュアSAMBAの公式サイト

MEGA

項目	内容
主な用途	ファイルの保存・共有
主な機能	ファイルの保存・共有チャット機能エンドツーエンド暗号化 ※現行仕様は確認待ち
料金・容量	Pro I・Pro II・Pro III・無料プラン：現行料金・容量の確認待ち
利用人数	確認待ち
契約・利用条件	現行料金・容量・転送量・税区分・契約期間：確認待ち

大容量ファイルを扱う場合は、保存容量だけでなく、転送量の上限や追加費用も確認する必要があります。法人で使う際は、チームのユーザー管理や退職者のデータ引き継ぎが、自社の運用に合うかを確認しましょう。

MEGAの公式サイト

Bizストレージファイルシェア

項目	内容
主な用途	多数の利用者による社外ファイル送受信
主な機能	社外へのファイル送受信・共有フォルダー送信時の上長承認・アクセス期限の設定操作履歴の管理提供：NTTドコモビジネス
料金・容量	月額／税抜 1GB：15,000円 2GB：26,000円 3GB：39,000円 4GB：52,000円 10GB：65,000円 100GB：95,000円 500GB：150,000円 1TB：200,000円
利用人数	1GB：最大1,000ユーザー 2GB：最大2,000ユーザー 3GB：最大3,000ユーザー 4GB：最大4,000ユーザー 10GB〜1TB：最大10,000ユーザー
契約・利用条件	初期費用：20,000円（税抜）／オンライン注文時は0円 3GB・4GB：2GBへの容量追加で提供

アカウントを持たない取引先への送信や、取引先からのファイル受け取りに利用できます。1ファイルは最大2GBで、1GB契約の場合は最大1GBです。

共有フォルダーでの保管と、期限を設けた送受信は利用方法が異なります。送信データを長期間残す必要がある場合は、有料のアーカイブオプションなどの条件も確認しましょう。

Bizストレージファイルシェアの公式サイト

Everidays

項目	内容
主な用途	部署・プロジェクト単位のファイル共有
主な機能	エクスプローラーに近い操作感ワークスペース単位の共有・外部サービス連携
料金・容量	税込スターター・200GB：13,200円／月・142,560円／年プロフェッショナル・1TB：27,500円／月・297,000円／年プロフェッショナル・2TB：43,560円／月・470,448円／年料金プラン
利用人数	無制限
契約・利用条件	月額：月間契約／年額：年間契約初期費用：0円

ワークスペースごとに共有相手を整理し、社内外のファイルを扱いたい場合に向いています。ChatworkやSlackとの連携を使う場合は、通知先と共有範囲を合わせて設計しましょう。

1ファイルのサイズ上限は設けられていませんが、転送時間はネットワーク環境に左右されます。30日間の試用では、実際の大容量ファイルや移行対象データを使って操作を確かめられます。

Everidaysの公式サイト

SmartConnect Smart Storage

項目	内容
主な用途	ファイルサーバー・バックアップ・BCP対策
主な機能	ファイルサーバー・バックアップ・BCP対策への利用用途に応じたプラン・接続方法の選択提供：NTTスマートコネクト
料金・容量	スタンダードプラン／月額／税抜 500GB：46,000円 1TB：72,000円 5TB：150,000円その他のプラン：ライト・ハイスピード・プライベートなどストレージ・オプション料金
利用人数	接続方式・構成に応じて確認
契約・利用条件	初期費用：37,000円（税抜）最低利用期間：1年別途費用：ネットワーク接続料金

一般的なブラウザー中心のファイル共有サービスと同じ前提で比べず、接続方式や既存システムとの関係を確認することが大切です。必要な性能に応じてプランを選べます。

利用総額にはネットワーク接続や設定変更などの費用も関わります。バックアップ先として使う場合は、保存する対象と復旧の手順まで含めて設計しましょう。

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Direct Cloud

項目	内容
主な用途	取引先との共同作業・社内外のファイル共有
主な機能	共有リンク・ゲスト招待による社内外とのファイル共有アクセス制限などの管理機能正式名称：DirectCloud
料金・容量	容量課金プラン／月額／税抜スタンダード：44,000円／500GB アドバンスド：72,000円／1TB ビジネス：130,000円／4TB（ホット3TB＋ウォーム1TB）上位プラン：あり料金・プラン別機能
利用人数	容量課金プラン：無制限人数課金のTeam Business：10ユーザー〜
契約・利用条件	初期費用：0円契約期間：1年共同編集・上長承認など：プラン別

共有相手に合わせてリンクやゲスト招待を使い分けられるため、社外との共同作業が多い企業の候補になります。共同編集や上長承認などは、利用するプランの機能を確認してください。

1ファイルの上限や保存領域の種類はプランによって異なります。大容量の画像・動画を扱う場合は、総容量だけでなく、1回に送るファイルのサイズが上限内に収まるかも確認しましょう。

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PrimeDrive

項目	内容
主な用途	多数の利用者によるファイル共有・社外送付
主な機能	URLによるファイルの受け渡しセキュリティポリシー・操作ログの管理提供：ソフトバンク
料金・容量	月額／税抜 1GB：12,000円 10GB：69,800円 100GB：180,000円 200GB以上：個別見積もり料金と契約条件
利用人数	最大10,000ユーザー（契約容量にかかわらず）
契約・利用条件	初期費用：30,000円（税抜）最低利用期間：1か月オンライン申込：別途割引条件あり

登録人数が多い組織で、利用容量を軸に契約したい場合に向いています。Android・iPhone・iPadなどからの利用を予定している場合は、必要な操作が対応しているかを試しましょう。

30日間の試用で、利用者側の操作と管理者側の設定を確認できます。料金を比較するときは、通常申込とオンライン申込の条件を分けて確認してください。

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無料で利用できるクラウドストレージ3選

無料枠がある3サービスを紹介します。無料プランで使える保存容量や管理機能には制限があり、有料の法人向けプランと同じ条件ではありません。まずは業務利用のルールと照らし合わせ、必要な機能を確認しましょう。

box

項目	内容
主な用途	ファイルの保存・共有／無料枠での試用
主な機能	ファイルの保存・共有個人向け無料プラン（Individual）の提供
料金・容量	【個人向け】 Individual：無料／10GB 【法人向け】年払い時の月額相当／税込／1ユーザー Business：1,980円 Business Plus：3,300円 Enterprise：4,620円 Enterprise Plus：6,600円法人向け保存容量：無制限個人向け料金／法人向け料金
利用人数	Individual：1ユーザー法人向け：最低3ユーザー
契約・利用条件	表示料金：法人向けは年払い時の月額相当 Individual：1ファイル上限250MB 法人向けの1ファイル上限など：プラン別

無料のIndividualは、法人向けの管理機能まで無料で使えるプランではありません。会社でアカウントやデータを一元管理する場合は、Business以上の機能と費用を確認しましょう。

Business以上の保存容量は無制限ですが、1ファイルのアップロード上限や転送に関する条件はあります。扱うファイルの大きさと、社外の共同作業者にかかる料金も確認してください。

boxの公式サイト

firestorage

項目	内容
主な用途	一時的な大容量ファイルの送付
主な機能	無料でのファイル送付法人プランの管理機能（アクセスログなど）国内データセンターでの運用
料金・容量	【無料】未登録・無料会員：0円無料会員のストレージ保存：2GiB 【法人プラン・税込】プラン1：120,780円／月／18TB プラン2：98,780円／月／9TB プラン3：78,780円／月／3TB プラン5：54,780円／月／1TB 無料・会員プラン／法人プラン料金
利用人数	法人プラン1・2・3：無制限法人プラン5：100アカウント
契約・利用条件	初期費用（税込）：プラン1・2は110,000円／プラン3・5は55,000円容量の一部：システム領域に使用無料送付：保存期限・削除条件あり

無料の送信機能と、継続して保存する機能は区別して利用しましょう。「アップロード数が無制限」という説明だけで、すべてのファイルを無期限・無制限に保存できるとは判断できません。

送付時には保存期限や削除条件を確認し、長期保管する原本は別途管理します。法人プランでバックアップや既存の認証基盤との連携を使う場合は、オプション費用も確認してください。

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OneDrive

項目	内容
主な用途	Microsoft 365を使う業務でのファイル共有
主な機能	ファイルの保存・共有 Windows・Microsoft 365の文書作成アプリとの併用
料金・容量	【個人向け・月払い・税込】無料プラン：0円／5GB Microsoft 365 Basic：260円／100GB Personal：2,130円／1TB Family：2,740円／1人あたり1TB 【法人向け・Teamsを含む】年払い時の月額相当／税抜／1ユーザー Business Basic：1,049円／1TB Business Standard：2,098円／1TB 個人向け料金／法人向け料金／Business Standardの契約条件
利用人数	個人向け：1ユーザー（Familyは最大6人）法人向け：1ユーザー単位のライセンス契約
契約・利用条件	個人向け：月払いの料金法人向け：年払い時の月額相当／Teamsを含むプラン

Microsoft 365の既存契約がある場合は、OneDriveの利用権や容量が含まれているかを先に確認すると、重複契約を避けられます。Teamsとの利用を考える場合は、Teamsを含むプランかも確認しましょう。

個人向けの無料アカウントと、会社が管理する法人向けアカウントでは管理方法が異なります。担当者の異動・退職後も会社の資料を引き継げるよう、アカウントと保存先の運用を決めてください。

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クラウドストレージを導入し、運用ルールを整える流れ

サービスを選んだ後は、保存場所や共有ルールを整え、実際の業務で使える状態にします。次の4つの手順で進めましょう。

1.導入する目的や範囲を策定する

まずは、なぜクラウドストレージを導入するのか、目的を明確にしましょう。目的が曖昧なままでは、導入後に効果を測定しにくくなります。たとえば「業務工数を10%削減する」など、現状と比べられる具体的な目標を設定します。

あわせて、全社で使うのか、特定の部署から始めるのかを決めます。導入範囲が決まると、利用人数と必要な容量を見積もりやすくなります。

2.クラウドストレージを選定する

目的と範囲が決まったら、料金、容量、共有方法、管理機能を比較し、候補を絞ります。導入目的を満たせるかを軸に選びましょう。

無料トライアルがある場合は、現場の従業員にも参加してもらい、操作感を確認します。ファイルを保存するだけでなく、検索・共有・権限変更・復元といった日常の操作を試すと、運用上の課題を把握できます。

3.ルールを策定して本格導入する

本格導入の前に、ファイルが探しにくくなったり、不適切な相手へ共有されたりしないよう、運用ルールを決めておきましょう。

フォルダの階層構造と作成ルール
ファイル名の命名規則
閲覧・編集権限の設定基準と管理担当
社外共有の範囲・期限・承認方法
原本の保存先と、改訂・削除・引き継ぎの方法

策定したルールはマニュアルにまとめて周知します。保管ルールに加え、よく使う資料の案内ページを作っておくと、担当外の人も目的のファイルへたどり着きやすくなります。

案内ページの記入例

項目	内容
資料名	営業提案書の標準ひな型
用途	新規顧客へ初回提案をするときに使用
原本	会社で決めたストレージ内の保存先リンク
管理担当	営業企画担当
最終確認日	担当者が内容を確認した日を記入
関連情報	提案前の確認事項、過去の採用例

原本を改訂したときは、案内ページの説明も確認します。リンク先の閲覧権限はストレージ側で管理し、社内Wikiの参加者が見られる範囲と食い違わないようにしてください。

4.効果測定を行う

導入から一定期間が経過したら、最初に設定した目標に対する効果を確認します。資料を探す時間や共有作業の手間を比べ、数値化が難しい点は従業員へのアンケートで把握しましょう。

目標に届いていない場合は、運用ルール、利用範囲、契約プランを見直します。定期的に確認することで、実際の使い方に合わせて改善を続けられます。

保存した資料の説明と更新情報を社内Wikiで共有する

資料の保存先を決めたら、その資料を何に使うのか、誰が更新するのかも共有しておきましょう。比較章で紹介したNotePMのような社内Wikiに、資料の説明と関連情報をまとめる方法があります。機能と料金は比較章のNotePM紹介をご覧ください。

たとえば営業提案書なら、原本へのリンクや添付ファイルとともに、使用する場面、更新担当、最終確認日、提案前に読む手順を一つのページに記載します。資料名だけでは判断しにくい使い方や確認先を、担当外の人にも伝えられます。

更新時は原本と説明ページの両方を確認し、使い方や関連手順も現状に合っているかを見直します。外部ストレージへのリンクを載せても、その閲覧権限が社内Wiki側から自動で付与されるわけではありません。初めて使う人がリンク先を開けるかまで確認してください。

資料を共有しても、「どれを見ればいい？」「この場合はどうする？」という質問が担当者に集中していませんか。

NotePMなら、資料と使い方をまとめて蓄積し、知りたいことを普段の言葉でAIに質問できます。たとえば「見積書を作成するときの注意点は？」と入力すると、NotePMに登録されたマニュアルや添付ファイルをもとに、AIが回答をまとめます。参照元も表示されるため、詳しい手順の確認もスムーズです。

資料を一つずつ開いて探す手間を減らし、担当者に聞く前に自分で確認できる環境を整えられます。

社内文書の共有・活用を進めたNotePMの導入事例

NotePMを使い、社内文書やナレッジを共有している3社の事例を紹介します。ファイルの置き場所だけでなく、情報の探し方や更新・周知の方法を考える際の参考になります。

株式会社ラクス

株式会社ラクスのカスタマーサクセス部門では、組織の拡大に伴い、ナレッジや手順が散在していることが課題になっていました。NotePMに業務マニュアルや引き継ぎ情報を集約し、必要な情報を自分で検索できる環境を整えています。

導入事例では、担当者の体感として、情報を探す時間が以前の6〜7割になったと説明されています。また、引き継ぎコストを50%削減したと報告されています。マニュアルの冒頭に対象者や意図を記載し、四半期ごとに内容を点検する運用も行っています。

関連記事：株式会社ラクスのNotePM導入事例

株式会社小田急フィナンシャルセンター

株式会社小田急フィナンシャルセンターは、小田急グループの経理や給与計算などを担う企業です。ファイルサーバーに大量のマニュアルを保管しており、深い階層から必要な情報を探すことや、最新情報の管理に課題がありました。

NotePM導入後は、全文検索によって必要な情報へアクセスしやすくなり、担当者は情報を探す工数が8割程度減った感覚があると述べています。法改正の情報も、メールで都度送り直す方法から、ページを更新して共有する方法へ変わりました。

関連記事：株式会社小田急フィナンシャルセンターのNotePM導入事例

株式会社八天堂

株式会社八天堂では、雇用形態の違いによって、正社員と非正規社員が得られる情報に差が生じていました。NotePMにナレッジやマニュアルを集約し、必要な情報をそれぞれが検索・確認できる環境を整えています。

導入後は、月間MVPの推薦募集もNotePM上で行うようになり、派遣・パートのスタッフからも推薦が寄せられるようになりました。資料の共有に加え、社内の取り組みへ参加するための案内にも活用しています。

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保存先と情報共有の方法を、用途に合わせて選ぼう

法人向けの保存先は、利用人数・容量・社外共有の条件をそろえて比較しましょう。一時的な転送、継続保管、社内文書の管理では、必要な機能が異なります。利用目的を先に決めることで、自社に合う候補を絞りやすくなります。

「ファイルは保存されているのに、必要な情報がなかなか見つからない」。そんな課題を解決したい企業には、AI搭載のナレッジ管理ツール「NotePM」がおすすめです。

Word・Excel・PDFなどの添付ファイルの中身まで検索でき、AI検索では質問に対する回答と参照元をまとめて確認できます。ファイル名や保存場所を覚えていなくても、知りたい内容から情報を探せるため、日々の確認作業にかかる時間を減らせます。

NotePMは30日間無料でお試しいただけます。自社のマニュアルや資料を登録して、普段、同僚や担当者に聞いていることをAIに質問してみてください。