ほしい情報がすぐに見つかる！検索性に優れたマニュアル作成ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 株式会社小田急フィナンシャルセンター様 | 小田急グループ各社の経理業務および給与計算業務等を通じた経営サポート | 100名 |
小田急グループ各社の経理業務（アカウンティング）および給与計算業務（ペイロール）の代行を行う株式会社小田急フィナンシャルセンター。担当企業各社のシステムマニュアル作成や法改正情報の共有などで文書作成・管理が多い同社では、ファイルサーバーによる情報管理に限界を感じ、ナレッジ共有ツールを導入。導入に至った背景や、導入後の効果などを聞きました。
https://odakyu-financial.co.jp/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、アカウンティング課 古川様、ペイロール課 落合様・真壁様にインタビューさせていただきました。
小田急グループの経理・給与計算分野の専門家集団
―事業概要を教えてください。
落合：小田急グループのシェアードサービスセンターとして、グループ各社の経理業務および給与計算業務の代行を行っています。
ファイルサーバーでの文書管理に限界を感じた
—NotePM導入の背景について教えてください。
落合：当時、私たちは 情報共有による業務事故防止を目指す「リスク・コンプラ」プロジェクトのメンバーとして、課内でのナレッジ共有や知識の底上げを行っていました。 このプロジェクトの更なる推進に向け、2022年にNotePMを導入しました。
当時の課題は、大きく4つありました。
1つ目は、知識共有の場がないこと。課内全員が集まる月次定例会はありましたが、時間の関係で意見交換もできないまま、ただ資料を見せるだけの場になっていました。
2つ目は、欲しい情報をすぐに探せないこと。給与計算や年末調整、住民税の更新業務など、当社の業務特性上、非常に多くのマニュアルを扱っています。全てのファイルはExcelかWord形式で作成し、ファイルサーバーで管理していました。マニュアルが増えることでサーバーの階層も深くなり、新入社員や異動者が、情報を探すのに時間がかかってしまっていたり、ドキュメントを見つけ出すことができなかったり、といった事象が起きていました。
3つ目がバージョン管理の問題。基本的に各自がマニュアルを更新することになっていますが、ExcelやWordだと変更履歴が残らないため、誰がどこを更新したのかわからず、情報の管理に苦労していました。
最後が、ドキュメントの形式が統一されていないこと。マニュアル作成のルールが統一されていなかったので、内容も様式もバラバラでした。
これらの課題を解決するため、「リスク・コンプラ」チームで自主的にナレッジ共有ツールの導入を提案し、上層部に承認を得るに至りました。
導入時の提案資料：
—どのようにツールを比較検討し選定していきましたか。
古川：検討当初「BOXIL」という比較・検索サイトで情報収集を行いました。
初めのころは自分たちでカスタムしていくようなツールも見ていましたが、UIの観点からみても製品として完成されているほうが社内でも使われやすいだろうと考え、NotePMのような、既にいろいろな機能が実装されているツールから探すことにしました。
落合：比較検討した結果、最終的にQastとNotePMに絞り、期間限定で、課内にトライアル展開しました。その後、メンバーにどちらが使いやすかったかアンケートをとり、支持率の高かったNotePMに決定しました。
古川：トライアル期間では、テストページを作って閲覧してもらったり、人によっては実際に投稿してもらったりしました。
落合：ナレッジ共有ツールの導入そのものに関するアンケートでは、95%の人が「導入してほしい」と回答しており、私たちも大変驚きました。ペイロール課の業務内容は担当企業に紐づくため、担当者しか知らないようなナレッジや属人化してる業務もたくさんあります。そのため、他のグループ会社の事例を知れたり、ナレッジを共有できること自体に魅力を感じた人が多かったのではないかと思います。
—最終的にNotePMに決めた理由を教えてください。
落合：使い方を勉強する必要があるようなツールは避けたかったので、誰でも簡単に利用できるのは評価したポイントでした。マニュアルがなくても感覚的に操作できる点が、現場でも支持された理由の1つだと思います。
真壁：NotePMは記事が作りやすかったです。みんなSNSのような感覚で投稿してくれているので使い方で質問が来たこともありませんでしたし、アンケート結果でも「画面が見やすい」「機能がシンプルで使いやすい」といった意見も多く見られました。
古川：テンプレート機能も決め手の1つでしたね。統一化という意味では非常に有効だと思いました。料金体系がシンプルなのもよかった点です。
ナレッジ共有ツールとしての基本機能は他社サービスと大きく変わらないのですが、細部を見ていくと、当社にとってはNotePMが一番使いやすかった、といった感じです。
情報を探す工数が8割削減
—NotePM導入後、どのような効果がありましたか。
落合：弊社は給与計算や年末調整、住民税の更新業務など、大量のマニュアルをファイルサーバーで管理していたため、奥深くにある情報を探すのに苦労していましたが、導入後は探す時間が大幅に削減されています。また、顧客の連絡先もNotePMで共有することで、顧客から電話がかかってきた際にも、検索で担当者をすぐに探し出せるようになりました。以前は、5〜10分経っても情報が見つからない時がありました。
工数で言うと8割程度削減された感覚です。
古川：以前はフォルダ内を探すのに30秒〜1分はかかっていたと思いますが、NotePMだと全文検索できるので、欲しい情報にすぐに辿り着くことができます。
情報共有の手間も無くなりました。給与・経理関連の業務を行っているので、法改正がある度に、改正内容をメールで送付・共有していました。その点、NotePMだと、改正情報をページ上で更新するだけですし、更新履歴も蓄積されていくので便利です。
また、情報が一箇所に集約・蓄積されるようになり、新入社員や異動者は、NotePMを見れば必要な情報が入手できるようになりました。NotePM導入前はファイルサーバーやメールサーバーなどから過去情報を探さなければなりませんでしたが、メールだと入職前のものは見れないですし、そういった観点からも誰でも手軽に情報を得られる環境が作れています。
落合：また、システム操作関連のマニュアルも多いので更新作業を頻繁に行うのですが、サーバー管理だと、どれが最新情報かわからなくなるという問題もしばしば発生していました。NotePMだと更新履歴が残るうえ、自動でメール通知がされるため、更新したことをワンクリックで周知できるのもありがたいです。
閲覧者側も、通知があることで情報が更新されているかすぐに分かるし、最近では出社したらNotePMを見にいくというルーティーンが課内で出来上がりつつあります。
真壁：異動による引き継ぎもスムーズになりました。異動・退職者には、NotePM上に引き継ぎ書を用意するようにしてもらっています。これまでは各々がマニュアルを作成し、マイドライブに保存していたので、情報が共有がされないまま担当が代わってしまうこともありました。他にも、Excelで作った資料をメールで共有したり、印刷して渡したりする人もいましたし、組織によっては代々引き継がれた紙のマニュアルを手渡しするケースもありましたね。
担当者しか知らないような情報もNotePM上に記録するようになり、そこを見にいけば欲しい情報が揃っているという状態ができつつあります。
NotePMの使い方
—どのように情報を整理していますか。（ノート、フォルダの単位など）
古川：ノートは、「運輸・不動産」「ホテル」といったグループ会社の業務ごとに分けたノートと、「年末調整（P）」「法改正・周知事項（P）」といった、課内で横断的に使うノートがあります。
ノートの構成：
古川：ノート名にある（P）や（A）などの文字列は、名前で利用部署が判別できるよう次のルールで命名しています。
命名規則：ノート名+文字列
（S）＝総務課
（A）＝アカウンティング課
（P）＝ペイロール課
顧客ごとのノート：
年末調整に関する企業横断のノート：
—権限の管理方法について教えてください。
落合：前提としてNotePMの運用・管理は「リスク・コンプラ」チームで請け負っており、管理者権限はメンバー全員に付与しています。役職者以外のメンバーにも権限付与し、一人ひとりの自主性を大事にしています。
またプロジェクトメンバーは一年ごとに入れ替わるため、そのタイミングで新メンバーに管理者権限を引き継いでいます。
権限に関する説明：
—NotePMの活用方法を教えてください。
落合：「リスク・コンプラ推進業務」というノートでは「リスク・コンプラ」チームが主体となり、NotePMの使用ルールや、事故発生報告書などを投稿しています。
落合：「法改正・周知事項」というノートもよく使っていて、このノートも「リスク・コンプラ」チームが情報収集を行い、最新情報を掲載します。情報をキャッチした人が、自主的に投稿・更新をしています。
「法改正・周知事項（P）ノート：
落合：他にも、業務で使用するシステムのトラブルシューティングをまとめたページを作成しています。システムエラーなどの問い合わせがあるたびに情報を追加して、拡充しています。担当者の不在時にも、検索をすれば問題を解決できるようになり、情報の属人化が解消されました。
落合：グループ会社でも使用しているシステムが違うので、個社固有のシステムマニュアルや手順書なども格納しています。給与計算システムだけでも複数あるので、属人化しないように記事を作成しています。
企業のツールマニュアル：
知識ノート：
落合：質問というフォルダもあります。質問に対してはコメントで回答し、場合によってはマニュアルとして整備することもあります。
質問例：
—NotePM浸透で工夫したことはありますか。
古川：導入から半年で全員に閲覧される状態を作りたいと考えていたので、利用を促進するために「掲示板」というノートを導入当初に作成しました。掲示板では、社員のつぶやきを発信する場所や、メンバーへの感謝を共有する「ファインプレー・感謝」といったフォルダを用意しています。
「掲示板（P）」ノート：
「掲示板（P）」のつぶやき：
「掲示板（P）」のファインプレー・感謝：
落合：最初のころは「間違っていたらどうしよう」「恥ずかしい」といった理由から、なかなか投稿数が伸びなかったのですが、「掲示板」を通じて、社内に「気軽でいいんだ」という空気感を作ることができ、その後は徐々にみんなが自主的に投稿してくれるようになりました。
古川：他には、導入時に、課内のミーティング議事録、事故報告書などのテンプレートをいくつか用意しました。よく使われるのは、議事録テンプレートですね。議事録は特定の担当者がまとめて作成しているので、その人たちがよく利用しています。
落合：基本的にはNotePMを課のみんなに使ってもらいたいという思いがあったので、厳格なルールは設けずに、テンプレート以外は好きに投稿してもらうようにして、まずは「使ってもらう」ことに注力しました。
議事録のテンプレート：
—便利だと思う機能を教えてください。
落合：やはり一番は、検索がすぐできるところです。ファイルの文面まで検索できるのは、NotePMの強みです。
真壁：記事の作りやすさです。マークダウン形式で簡単に作成することができるので、管理者への報告も含めて、メールで情報配信するよりもハードルが低いと思います。
古川：統一的なフォーマットを簡単に作成できるのも便利だと思います。
それから、リアクション機能もいいですよね。文章でコメントを残さなくても反応が伝わるしスタンプを選ぶのも楽しいですね。メールだと相手が見ているかわからないので……
落合：そうですね。私も「見たよ」という記録だったり、感謝の気持ちで押しています。
最近ではコメント欄も積極的に活用されています。若い社員の投稿に対して、先輩からアドバイスやフィードバックをしている様子も見かけますね。
コメント欄の様子：
—お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。
