ほしい情報がすぐに見つかる！検索性に優れたマニュアル作成ツール「NotePM」
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| 会社名 | 事業 | NotePMの利用人数 |
|---|---|---|
| 税理士法人河村会計 | 税務・会計全般、法人設立・運営支援、コンサルティング（経営指導、社員研修、医業コンサルティングなど） | 42名 |
DXを推進する上で、スタッフのITリテラシーをいかにして高めるかは、多くの組織・企業にとっての課題です。税理士法人河村会計では事業が拡大する一方、スタッフが実力を発揮できる環境をいかにして整えるかが課題となり、業務の見直しやデジタル化を進めてきました。その中で、NotePMの導入はスタッフのITリテラシーの向上に役立ったそうです。詳しくお話を伺いました。
https://www.kawamura-k.com/
目次
ダイジェスト
| 導入部門 |
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| 導入目的 |
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| 課題 |
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| 効果 |
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| 使い方 |
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※今回はオンラインWeb会議で、所属：製販分離プロジェクトの柴山様、川上様、加藤様、若竹様にインタビューさせていただきました。
業務オペレーションを見直すプロジェクトの一環として、ナレッジマネジメントツールを導入
─まずは業務内容をお教えください。
柴山：税理士法人河村会計は、主に大分県内を中心に税務書類作成や税務相談、資金調達など、地域で頑張る企業さまの税務・会計業務、創業サポートなどを手掛けています。
─どのような経緯でNotePMを導入されたのでしょうか？
柴山：導入前は、各人によってやり方がバラバラになっており業務が属人化していました。しかし事業規模が拡大し、メンバーが増えていくと、業務が属人化したままでは組織の力を十分に発揮できない場面が出てきました。
そこで弊所ではお客様によりよいサービスを行うため、一度業務の流れを見直して、もっと皆が実力を発揮できる環境を整えようと「製販分離プロジェクト」を立ち上げることになりました。
もともと分業制を取り入れていましたが、あらゆる視点から業務を見直し、オペレーションを改善することで、よりお客様に向き合う時間の量と質を確保していくことを目的としています。このプロジェクトは全所を上げて取り組んでいますが、オペレーション改善についてはプロジェクトメンバーをテスト部隊としています。
このプロジェクトの一環として、業務のマニュアル化と共有をナレッジマネジメントツールで行うことにしました。
─NotePM導入前は、どのようにマニュアルを共有されていたのですか？
川上：正直なところ、誰がどこにどんなマニュアルを保管しているのか、ほとんどわからない状態だったんです。それまでもWordやExcelで作成したマニュアルをストレージに保管する、といった動きはあったのですが、個々人の対応になってしまっていました。マニュアルの形式もバラバラですし、どんな業務のマニュアルがあるのかも管理できていなくて…。
結局、引き継ぎの際は口頭で説明するシーンも少なくありませんでした。こうした非効率なフローを見直してナレッジを一箇所に集約し、必要なマニュアルを検索しやすくすることも製販分離プロジェクトにおいては重要な課題でした。
─ツールを導入する際、重視したのはどんな点ですか?
柴山：「マニュアルが作成しやすいこと」と「画面が見やすいこと」 です。このプロジェクトにおいて、マニュアルの整備は効率的な業務フローを築く上での土台となります。そのため、パートタイマーを含めた全てのスタッフが扱いやすいことが重要だと考えました。
川上：「トースターチーム」や「Box Notes」といった複数のナレッジマネジメントツールを比較していて、実は当初、別のツールが本命候補だったんです。ですがトライアルで操作する中で、NotePMが一番シンプルで使いやすく、画面が見やすいと感じたんですよ。やっぱり実際に使ってみることは大切だと思いました。
若竹：スタッフ全員がITツールの操作が得意なわけではありません。あまりパソコン操作に慣れていないスタッフでも、苦手意識を持つことなく使えるツールを選びたかったんです。
柴山：また、私どもは機密情報も扱うことから、セキュリティ面は重視しました。NotePMは2段階認証ができることも決め手になりましたね。こうした機能が揃っていて、かつ導入しやすい価格帯であることもありがたかったです。
見れば誰でも業務が進められるマニュアルづくりで担当者への質問が激減
─それでは、具体的なNotePMのご活用方法をお教えください。
柴山：マニュアルについては、電話対応の仕方や見積書の作成方法などを集めた「全体向け所内ルール一覧」、業務の標準化を目的とした「製販分離プロジェクト標準化マニュアル」、お客様ごとの会計処理を記載した「顧問先別個別マニュアル」など、マニュアル単位でノートを分けてナレッジを蓄積していっています。
ノートは目的ごとに分けられています
川上：実際にマニュアルを見ながら作業をしてもらうことで、担当者への質問が激減したんですよ。これまで一業務あたり4〜5回ほど質問があったところが、NotePM導入後はマニュアルを見ながら一人で業務が完了できるようになったんです。担当者の手間が格段に減りました。
若竹：また、社内FAQも作成しています。ここでは所内共通のルールとして、来客時や電話応対、簡単な英語の受け答え文などを掲載しています。
所内共通のルール
柴山：加えて、日報もNotePMで提出してもらうようにしました。日報は本人と上長しか閲覧できないように制限をしていて、タイムライン上には出てこないようにしてあります。これは毎日増えていく日報に、他のページが埋もれないようにするためです。それまではクラウドに日報をアップしてもらっていたのですが、フィードバックのためのコメントが読みづらくて…NotePMはコメントが見やすくていいですね。
日報のテンプレート画面。本人と上長しか閲覧できないようプライベートノートにしてあります
日報とコメント。コメントでのやりとりを通して上長とコミュニケーションを図っています
柴山：マニュアルの他、書類作成のためのチェックシートも用意しています。たとえば、こちらのチェックシートは、申告書の電子申告をするのに必要な情報を記入するようになっていて、もし不明点があればリンクから直接マニュアルに飛べるようになっています。
電子申告担当者が電子申告する際の手続きをスムーズに行えるよう、チェックシートを用意
IT初心者にも扱えるツールの導入で、スタッフの苦手意識を克服する
─NotePMを導入する際、まずどんなことから取り掛りましたか？
柴山：プロジェクトチームでマニュアルを作るところからスタートしました。もともと制作していたマニュアルがあったので、そちらの移行についてはコピーアンドペーストで大体1〜2週間ほどで完了しました。移行する際にも、一度内容を見直してブラッシュアップしていきました。
川上：現在は、随時必要なマニュアルを追加していっているところです。
─製販分離プロジェクトにおいて、NotePM導入はどのような効果をもたらしましたか？
川上：一度教えた業務は、マニュアルを見ながら進めることができるようになりました。教える内容が標準化されたので、「担当者ごとに手順が違う」といったこともありません。
柴山：さらに、スタッフのITツールに対する苦手意識が薄れていっているのを感じます。ここがかなり嬉しい影響ですね。製販分離プロジェクトは、業務オペレーションの改善を目標としていて、いずれはDX推進にも繋げていきたいと考えているんです。その中で、スタッフのITリテラシーをどのように底上げしていくかが課題でした。スタッフの中には「アプリケーションをどうやって立ち上げればいいのかわからない」といったレベルの方もいらっしゃったので…。
川上：NotePMの導入前は、ページの画面がホームページやブログのようにキレイに整っているので「こんなの自分に作れるの？」と不安の声もあったんです。ですが実際に使ってみると、とても簡単に見やすいノートが作れ、「私でもこんなページが作れるんだ」という成功体験になっています。パソコン操作そのものについても、ショートカットを作成して操作をわかりやすくするなど、戸惑いがないように工夫しました。
川上：操作に自信がない方については、一緒にマニュアルを作るようにもしました。細かな操作をお伝えしたり、すでにあるマニュアルの「編集画面」から設定を見て作り方を確認したり…。今はプロジェクトメンバーについては、問題なく使いこなしています。
─今後のNotePMの活用予定をお聞かせください。
柴山：現在は一部のメンバーで先行してNotePMを使用しているのですが、いずれは事務所内のメンバー全員で活用していきたいと考えています。NotePMは料金プランが多彩で、途中で使用人数も変えられるところがいいですね。
私どもは、これまでもこの先も、お客様に寄り添ったサービスをしっかりと提供していきたいと考えています。そのためには生産性をあげていくDXを推進していくことは必須です。NotePMはDXへの第一歩として、ITツールに苦手意識を持つスタッフの抵抗感をなくしてくれた存在だと思っています。この経験をきっかけにIT化を進めていき、業務を自動化するなど、より効率的な業務オペレーションを作っていきたいですね。
─本日はありがとうございました。
