こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
Windowsのメールソフト・Outlookには、タスク管理機能「To Do」が備わっています。社用PCに Outlookが採用されていて、メールでのタスク依頼が多い方は、OutlookのTo Doを活用することで効率良くマネジメントを行なえます。ただし、Outlookでのタスク管理は、タスクや依頼先の特性によって向き不向きがありますので、自分に向いているかチェックしてみましょう。
この記事では、Outlookでタスク管理を行うメリットと管理方法、注意点について解説します。Outlookでのタスク管理に向かない方におすすめのツールも紹介しますので、タスク管理の効率化に活かしてください。
目次
Outlookでタスク管理を行うメリット
WindowsのOffice365に含まれるメールソフト「Outlook」は、アドレス帳・予定表・タスク機能を兼ね備えています。そのため、現在Outlookでメールをチェックしていて、タスク管理にも活用しようと考えている方も多いのではないでしょうか。
タスク登録の方法を紹介する前に、まずはOutlookでタスク管理を行うメリットを紹介します。
メールからシームレスにタスクを登録できる
メールの送受信と同じプラットフォームで、タスク管理を行えることがメリットです。受信したメールからワンクリックで手軽にタスクを登録できるので、タスク管理の手間が最小限で済みますし、登録漏れも防ぎやすくなります。
予定表（カレンダー）にも自動で登録できる
タスク登録時に期限を入力すると、Outlookの予定表にも自動で反映される仕組みです。カレンダーに登録する手間が必要なくなるので、スケジュール管理も手軽になります。
割り当てたタスクの進捗状況を追跡できる
Outlookのタスク機能では、期限だけでなく進捗状況や達成率などの項目も入力できます。自分の進捗状況はもちろん、割り当てたタスクの進捗状況も反映されます。部下にタスクを割り振るマネージャー層や、社内外にタスクを依頼するディレクター職にはとくに便利です。
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Outlookのメールをもとにタスクを登録する方法
Outlookではメールをもとに簡単にタスクを登録できます。ここでは自分のタスクを登録するケースと、他に人に割り当てるケースと分けてやり方を紹介します。
自分のタスクを登録する方法
Outlookのアプリでタスクとして登録したいメールをクリックしてください。そのままメールをナビゲーションバーの［タスク］ にドラッグすると、メッセージ内容がタスクにコピーされます。
他の人にタスクを割り当てる方法
メッセージをナビゲーションバーの［タスク］ にドラッグしたあと、［割り当て］アイコンを選択します。宛先欄に割り当てる人のアドレスを入力して［送信］を押すと、割り当て完了です。
OutlookのTo Doバーでタスクを整理・確認する方法
Outlookで登録したタスクはTo Doバーから確認できます。さらに、To Doバー上でタスクを整理したり追加したりすることも可能です。
ここでは、タスクを整理するためのリストを作成する方法と、To Doバー上でタスクを登録する方法を紹介します。
リストを作成
［＋ 新しいリスト］を選択し、リスト名を入力すると登録完了です。リストを複数作成する場合、［グループ］を選択するとリストをいくつかのグループに分けして階層化することもできます。
To Doバーからもタスクを登録可能
・ **タスクの登録
** ［タスクの追加］を選択して、タスク名を入力し、［追加］を選択すると登録完了です。
・ 登録したタスクの変更・更新
登録したタスクを選択すると、期限やリマインダー、添付ファイル、詳細メモなどを登録できます。細分化した［ステップ］も登録可能です。
Outlookでタスク管理を行う際の注意点
Outlookでのタスク管理には、向き不向きがあります。とくにタスクの割り振りに関して、社内の環境や活用方法によっては不便さを感じるかもしれません。ここでは、Outlookを活用したタスク管理の注意点を紹介します。
社外とのやり取りには向かない
Outlookを活用したタスクの割り振りは、社用PCにOutlookが搭載されている企業で、社内でのやり取りが中心であれば問題なく使用できます。しかし、一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、「仕事で利用しているメールソフト」としてOutlookを挙げる割合が最も高いものの、Gmailが占める割合も高くなっています。どのメールソフトを使っているか分からない社外のメンバーにタスクを割り振る場合は、進捗状況や達成率などが把握できない可能性も十分あることは留意してください。
出典：ビジネスメール実態調査2023 | 一般社団法人日本ビジネスメール協会
1つのタスクを割り当てられるのは1人まで
1つのタスクを割り当てられるのは最大1人までです。複数人に割り当てたい場合は、人数分のタスクを別々に作成する必要があります。タスクの複製機能があるため簡単に増やせますが、割り振る人数が多い場合は少々手間に感じるかもしれません。
全体の状況を把握しづらい
Outlookでのタスク管理は個別の進捗状況を把握するのには役立ちますが、全体の達成度を一括で確認することはできません。複雑なプロジェクト管理を行う場合は、Outlookのタスクツールよりも、ガントチャートツールのように視覚的に把握できるツールが役に立ちます。
効率的なタスク管理には専門ツールがおすすめ
Outlookでのタスク管理に不自由さを感じる方には、タスク管理専門のツールがオススメです。多くのタスク管理ツールには、複数人が関わるプロジェクトのタスク割り振りや管理をサポートしてくれる機能が備わっています。必要な機能のみが備わっているので、活用方法も分かりやすく、社内で定着しやすいことも魅力です。ツール導入時にはマニュアルの作成や社内勉強会などを行うことで、さらに高い効果を期待できます。
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まとめ
Outlookでタスク管理する方法について紹介しました。OutlookのTo Doは個人や限られた人数でのタスク管理には便利です。一方で、ビジネスチャットを積極的に活用している場合や、社外へのタスク依頼が多い場合には不便に感じる可能性もあります。チームでのタスク管理にOutlookを活用しようと考えている方は、導入範囲や目的を整理して、適切かどうか見極めましょう。
また、マルチなツールよりも専門ツールを選ぶことで、使用目的を社員に理解してもらいやすく、導入後に継続的に活用される可能性も高まります。タスク管理はタスク管理ツールで、マニュアルの共有やナレッジシェアリングは社内wikiでなど、導入効果を最大化するためにも、目的に合ったツールを選びましょう。また、ツールの利用マニュアルは、ナレッジを更新しやすく探しやすい社内wikiツール「NotePM」を活用して作成するのがおすすめです。
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