こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
計算や図表の作成に便利なExcelは、タスク管理にも活用できます。業務量が増えてタスクを把握しきれなくなり、Excelを使ったタスク管理を検討している方も多いでしょう。Excelでのタスク管理は手軽に試せるうえ、テンプレートも豊富にあるため、初心者にもおすすめです。一方で、Excelを使うことでかえってタスク管理が不便になるケースもあるので、自分に合っている方法か確かめましょう。
この記事では、タスク管理の基本を簡単に説明したうえで、Excelでタスク管理をするメリットや方法について解説します。さらに、Excelのタスク管理でよくある課題も紹介しますので、自分に合ったタスク管理方法か見極めるために活かしてください。
目次
そもそもタスク管理とは
タスク管理は、仕事の優先順位や段取りを決めるために、業務の課題や作業などの「タスク」を一覧にして管理することを意味します。タスクにはチームとしてのタスクと個人としてのタスクがありますが、どちらも期限が決まっていることが特徴です。
まずがタスク管理の考え方を理解するために、タスク管理に取り組む流れと目的を紹介します。
タスク管理の流れ
タスク管理は、以下のような流れで取り組みます。
- プロジェクトや業務をタスク単位に細分化
まずはプロジェクトの目標達成や、発生した業務に必要な工程を挙げていきましょう。これをタスクの細分化と呼びます。たとえば営業の商談であれば、提案書・見積もり書の作成、提案書に盛り込むサンプルの作成指示、スケジュール調整、当日の交通費申請などがタスクとして挙げられます。
- タスクごとにゴールや担当者を設定
最終的なゴールから逆算して、細分化したタスク1つずつに期限を設定していきます。チームでのタスクの場合は、担当者の割り振りも必要です。こうしたスケジューリングもタスク管理の1つです。
- 進捗状況を随時更新
タスクの着手後は、タスク管理表で「着手中」「完了」などのステータスを随時更新していきましょう。こまめに更新することでタスクの抜け漏れ防止に役立ちますし、他のメンバーにも状況を共有できます。
タスク管理の目的
タスク管理の目的は、タスクの優先順位を明確にして、適切なスケジュールを組むことです。一度組んだスケジュールも、進捗状況を可視化することで柔軟に変更できます。タスクの対応漏れや遅れを防止できるため、チームマネジメントを円滑に行えるようになるでしょう。
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Excelでタスク管理をするメリット
本格的にタスク管理へ取り組むにあたって、身近なツールであるExcelを活用しようと考える方も多いでしょう。Excelはコスト面と汎用性で非常に優れているため、タスク管理にも活用できます。ここでは、Excelを活用したタスク管理のメリットを紹介します。
コストを抑えられる
会社のPCにOffice365が入っていれば、追加で導入・運用コストを支払う必要はありません。ツール購入のために稟議を通す必要もないため、思い立ったら手軽にはじめられることがメリットです。また、日頃からExcelを使い慣れていれば、操作を1から覚える必要がないことも魅力だと言えます。
テンプレートが豊富
Excelは全世界で活用されている汎用性の高いツールだからこそ、WebにはExcel用のテンプレートがたくさん公開されています。Microsoft社でもタスク名・開始日・期日・達成度などの基本項目が入ったタスク管理用テンプレートが公開されていて、無料でダウンロード可能です。ほかにもさまざまな場所で、多様な場面に特化したExcel用のタスク管理表テンプレートをダウンロードできます。このように、管理したいタスクの特性に合ったテンプレートを活用できるので、1からファイルを作成する必要がないこともメリットです。
Excelを使ったタスク管理方法
Excelを使ったタスク管理では、「リスト形式」と「ガントチャート形式」という2つの方法を実現できます。ここでは、2種類のタスク管理形式について概要を紹介します。
個人でのタスク管理には「リスト形式」
「やることリスト」「Todoリスト」のように、タスクをリスト形式で管理する方法です。Excelのテンプレートには、タスク名・所要日数・開始日・終了日・進捗状況などの項目を設けましょう。優先順位を簡単に判断できるよう、リストを日付順で随時並び替えられるようにしておくことがポイントです。
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チームでのタスク管理には「ガントチャート形式」
ガントチャートとは、タスクの作業期間を視覚的に示した表のことです。縦軸にタスクを、横軸に日付を記載して、作業期間にあたる日のセルを手動もしくは条件付き書式で塗りつぶしていきます。日付以外にも、タスク名・担当者・進捗状況など、リスト形式と同様の項目を設けましょう。
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Excelのタスク管理でよくある課題
Excelを活用したタスク管理は、低コストでテンプレートも豊富にあるため手軽にスタートできます。一方で、使用する環境によっては使いづらさを感じる可能性もあるでしょう。ここでは、Excelを活用したタスク管理でよくある問題を3つ紹介します。
複数人で共有しづらい
One Driveを使ってExcelを編集・共有するのであれば、リアルタイムの情報共有は可能です。しかし、他のオンラインストレージを活用して共有する場合には、Excelの管理表と実際の進捗状況に時差が生まれる可能性があります。個人のタスクを管理している場合は問題ありませんが、チームでの連携には向かないでしょう。
カレンダーに手動で入力する手間がかかる
Excelに入力したタスクは、スケジュールアプリと自動で連携することはできません。Offce365のカレンダー機能やGoogleカレンダーなどでスケジュールを管理している場合、Excelへの入力したうえで、カレンダーアプリへ別途入力することになります。二度手間が生まれるうえ、入力が漏れてしまうリスクがあるでしょう。
スマホやタブレットでは見づらい
ExcelはPCの利用を前提としたツールです。スマホ用アプリもありますが、機能が一部のみに制限されています。バックオフィス系の職種であれば、オフィスや自宅でのPCでの操作が前提のため問題なく使えるでしょう。しかし、営業のように外出する機会が多い職種は、不便だと感じるかもしれません。
効率よく継続してタスク管理を行うポイント
タスク管理を自分に合わない方法で行うと、かえって手間が増えてしまい、継続できなくなる可能性があります。そうした事態を防ぐために、タスク管理を効率よく行うコツを2つ紹介します。
リアルタイムで編集・共有できるツールを活用する
複数人が同時に作業できるようなツールを活用して、タスク管理を行いましょう。クラウド型のタスク管理ツールやグループウェア、ブラウザで編集・閲覧できる「Googleスプレッドシート」などがおすすめです。タスク管理表の格納場所もツール上へと統一できるため、複数の管理表を確認する場合の手間も減らせます。また、どれも基本的にマルチデバイスに対応しているため、外出中にも確認できて便利です。
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カレンダーアプリとタスク管理表を連携する
タスク管理ツールとカレンダーアプリを連携すると、タスクの入力と同時に自動で予定も入力されるので、記入漏れをなくせるでしょう。また、カレンダーアプリだけでなく、ビジネスチャットやメーラーと連携できると、入力作業をさらに便利に行えます。
タスク管理方法を明文化する
タスク管理は日常的に取り組むものだからこそ、全員が共通認識をもって取り組むことが大切です。そのためにもマニュアルとしてまとめ、実践するなかで「こうしたほうが管理しやすい」といった変更点があれば随時更新していきましょう。マニュアルがあれば、新入社員が入ってきたときにも教えやすくなる効果もあります。
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まとめ
手軽にタスク管理をはじめてみたい方にとって、Excelはぴったりのツールです。タスク管理用のExcelテンプレートもWebでダウンロードできますので、関数を組んで1から作成する必要もありません。一方で、複数人でのリアルタイムの共有やカレンダーアプリとの連携、スマホでの利用には不便さを感じる可能性があります。さらに便利にタスク管理を行うには、ブラウザで利用できる Googleスプレッドシートや、クラウド型のタスク管理ツールなどを導入するのもオススメです。さらに、タスク管理の方法を含むマニュアルやナレッジの共有は、社内wikiツール「NotePM」で簡単に行なえます。
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