【2020年版】グループウェアおすすめ10選(有料・無料) 各サービスの特徴を徹底比較

2020年01月30日(木) SaaS,情報共有

社内の情報共有が上手くいくと、業務の効率化が図れます。組織として生産効率がアップし、業績に良い影響を与えるでしょう。しかし、企業規模が大きくなればなるほど、情報共有は難しくなるものです。そこで、ネットワークを活用したグループウェアを導入する企業も増えてきています。この記事では、グループウェアで情報共有を行うメリットとポイント、おすすめツールについて紹介していきます。

グループウェアとは

グループウェアとは、社内での情報共有を行う複数のツールが組み込まれたソフトウェアです。社内における情報共有の手段として、メールを活用している企業も多いでしょう。しかし、メールだけではリアルタイムの情報共有を行うのは難しいです。そうした場合、チャットを活用すればリアルタイムでの情報共有が可能になりますが、いちいちメールとは違うソフトやアプリを立ち上げるのは面倒くさいと感じる人もいるでしょう。グループウェアにはメールやチャットなど、複数のコミュニケーションツールが含まれているので、ほかのソフトやアプリを立ち上げることなく利用できます。

グループウェアに似たシステムとして社内SNSもありますが、こちらはメールやチャットなどのコミュニケーションに重点を置いたソフトになっています。グループウェアは、コミュニケーションツール以外にも会議室予約やファイル共有といった、よりビジネスの生産性を上げるためのツールが組み込まれている点が特徴です。グループウェアがあれば、ひとつのソフトを立ち上げるだけで、同じファイルを見ながらチャットで意見交換をすることも可能になります。

また、必要に応じてスケジュール管理機能を付ければ、個々の業務内容の把握にも役立ちます。つまり、グループウェアは社内SNSの上位版とでも呼べる位置づけです。情報共有の活性化を目的にしている場合、コミュニケーションを重視しているのであれば社内SNS、ビジネスの効率化までを考えるならグループウェアを検討するとよいでしょう。

グループウェアとは?基本機能と導入効果を徹底解説

 

グループウェアのメリット

情報共有の活性化

グループウェアの最大のメリットは、 「情報共有の活性化」 です。社内SNSもコミュニケーションの活性化には役立ちますが、基本的にはメールやチャットといった個人同士のコミュニケーションがメインです。それに対して、グループウェアではファイルの共有や会議室の予約といったことが可能で、組織としてビジネスに役立つ機能も備わっています。社内SNSは他部署の人間とコミュニケーションを頻繁に取る必要のある特定の人間だけが利用しがちですが、グループウェアはより汎用性が高く対象になるユーザーも多いのが特徴です。組織単位で情報共有を活発にしたい場合に、特に適しているソフトだといえるでしょう。

必要な情報共有ツールを組み込める

また、グループウェアは導入する企業の状況に応じて、さまざまなツールを任意で取り込める点もメリットです。たとえば、タスク管理や日報管理などが挙げられます。グループウェアでタスク管理を行うメリットは、作業の可視化が可能な点です。個人の報告では主観が入ることもあり、作業の正確な進捗状況が把握できないときもあります。しかし、タスク管理機能を活用すれば客観的に判断できるため、仕事を部下に任せっきりにして失敗するといったリスクは減るでしょう。

グループウェアのメリット・デメリットと運用ポイントを紹介

 

グループウェアツールの選定ポイント

導入目的を明確にする

グループウェアを導入するときの選定ポイントの一つ目は、 「何のために導入するか」 という目的をはっきりさせておくことです。グループウェアには、さまざまな機能を付加することが可能ですが、それぞれの企業が抱えている課題はさまざまなので、どれが正解かは一概には言えません。また、機能を増やせば増やすほど便利にはなりますが、その分だけコストもかかります。まずは、自社の状況を把握し、必要な機能を書き出してみましょう。その次に優先順位をつけて、どのツールを導入するかを検討することが重要です。たとえば、作業ミスを減らしたい場合にはタスク管理ツールを優先し、情報伝達を優先したい場合にはスケジュール管理やチャットの導入を優先するといった具合です。

導入範囲を決める

二つ目のポイントには、 「どのような範囲で導入するか」 を検討することが挙げられます。一口にグループウェアを導入するといっても、利用範囲はさまざまです。企業全体で導入する会社もあれば、特定の部署だけに導入する企業もあります。導入の目的とコストのバランスを考えながら検討しましょう。なお、この時点で「クラウド型にするか自社のシステムにカスタマイズするか」も考慮しておくと良いです。自社システムにカスタマイズすると使いやすくはなりますが、その分だけ開発期間やコストはかかります。一方、クラウド型はあらかじめ用意されているツールを利用する形になり、比較的早期に利用できるうえコストも低いのが特徴です。グループウェアは一度導入しても、その後で導入範囲を徐々に広げられるという点も踏まえて、長期的な視野にたって考えてみましょう。

 

おすすめグループウェア

サイボウズOffice

サイボウズOffice

サイボウズOffice は、中小企業の国内シェアNo.1グループウェアです。スケジュール共有、ワークフローなど、社内の情報共有を支援するかんたんで便利な機能が豊富です。

サイボウズOfficeの特徴

  • 国内シェアNo.1のグループウェア
  • オンプレミス型、クラウド型を選択可能
  • 手頃な価格(500円〜/1名)
  • マルチデバイス対応(スマホ、タブレット)

料金プラン(月額)
• 500円〜/1名

サイボウズOffice
URL: https://office.cybozu.co.jp/

 

kintone

kintone

kintone(キントーン) は、サイボウズOfficeと同様、サイボウズ社が提供する、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、ビジネスアプリ作成クラウドサービスです。サイボウズOfficeとの違いは柔軟なカスタマイズ性です。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。

kintoneの特徴

  • 柔軟なカスタマイズ性
  • APIやプラグインなど100種類以上の連携サービス
  • バラバラな情報を一つにまとめるのが得意

料金プラン(月額)
• 780円/1名(ライト)
• 1,500円/1名(スタンダード)

kintone
URL: https://kintone.cybozu.co.jp/

 

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 は、ビジネスツールとしては定番ともいえるMicrosoftが提供するグループウェアです。そのため、WordやExcel、PowerPointなど使い慣れたOfficeのアプリケーションを効率よく使えます。パソコンはもちろん、タブレットとスマートフォンも同時にインストールすることができ、常に最新の状態に同期。また、内蔵されているインテリジェンスサービスを利用してコンテンツ制作ができるなど、生産性をアップさせる機能も充実しています。

Microsoft Office 365の特徴

  • Microsoft Officeアプリケーションが効率よく使える
  • 複数のデバイスが常に同期され、どこからでも最新の状態で作業が可能
  • 生産性をアップさせられるインテリジェンスが組み込まれている

料金プラン(月額)
• 900円/1名(Business)
• 1,360円/1名(Premium)

Microsoft Office 365
URL: https://products.office.com/ja-jp/business/office

 

G Suite

G Suite

G Suite(ジースイート) は、Googleがビジネス向けに提供しているクラウド型のグループウェアツールです。ビジネスに不可欠なメール機能のGmailや文書作成ツールのドキュメント、表計算ツールのスプレッドシート、音声会議やビデオ会議ができるGoogle Meetなど、基本機能が備わっています。個人向けの無料サービスとは異なり、独自ドメインの作成が可能です。また、ツールに組み込まれたチャット機能を使いながら、ドキュメントやスプレッドシートなどをリアルタイムで共同編集することもできます。

G Suiteの特徴

  • Googleの使い慣れた機能を連携させて使える
  • クラウドにファイルを保存し、共同で作業することも可能
  • Googleの優れたセキュリティ機能がある

料金プラン(月額)
• 680円/1名(Basic)
• 1,360円/1名(Business)

G Suite
URL: https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

 

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、社内マニュアル・業務ノウハウ・製品設計書・議事録など、さまざまなナレッジ情報を一元管理する「社内wiki」です。

NotePMの特徴

  • 高機能エディタと豊富なビジネステンプレート
  • フォルダとタグで情報を整理
  • ファイル全文検索、キーワードハイライト
  • 柔軟なアクセス権限(参照専用、ゲスト権限、グループ)

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

 

Aipo

Aipo

Aipo は、チームの共同作業がしやすくなる機能が充実しているグループウェアです。購入は一つの機能からできるため、チャットやチームの予定を一目で把握できるカレンダー、ワークフローなど、必要最小限の機能を選んでスタートすることができます。インターフェースもシンプルで使いやすく、直感的に使えるツールです。IPアドレス制限やファイルの送受信禁止、イベントログへの記録など、セキュリティ水準も高く大企業でも導入されています。

Aipoの特徴

  • 必要最小限の機能から始められる(コストを抑えられる)
  • ムダな機能を省き、必要な機能だけを選んで利用できる
  • 迅速で丁寧なチャットサポート

料金プラン(月額)
• 100円〜/1名
※利用機能に応じて 例)カレンダー+200円、チャット+100円など

Aipo
URL: https://aipo.com/

 

GRIDY

GRIDY

GRIDY(グリッディ) は、多機能で、しかも簡単に導入することができるSaaS型のグループウェアです。スケジュールやメール、Todoなど、ビジネスに必要な23の基本機能を無料で使うことができます。インターネットに接続できる環境とパソコンさえあれば、簡単な登録事項の入力だけで利用開始まで複雑な手続きは必要ありません。また、GRIDYは社内だけではなく、社外のユーザーとも連携することが可能なツールです。

GRIDYの特徴

  • 無料で使えるグループウェア
  • アクセス制限と高セキュア環境
  • 社内だけではなく企業間で情報を共有するツールとして使える

料金プラン(月額)
• 無料 ※有料プランにすると、スマホアプリ対応や優先サポートが追加。

GRIDY
URL: https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/

 

desknet’s NEO

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desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ) は、多機能ながら低価格で利用できるグループウェアです。基本のアプリケーションは27個あり、さまざまな業種や業務内容に対応できます。AppSuiteで業務アプリをカスタムメイドできる柔軟性があるのもメリットです。クラウド版とパッケージ版があるため、企業のニーズに合わせて選べるほか、タテはもちろんヨコのつながりにも対応できる日本型のビジネスにマッチしたツールだといえます。

desknet’s NEOの特徴

  • 選べるクラウド版とパッケージ版
  • オリジナルの業務アプリが手軽に作れる
  • 国産グループウェア

料金プラン(月額)
• 400円〜/1名あたり

desknet’s NEO
URL: https://www.desknets.com/

 

J-MOTTO

J-MOTTO

J-MOTTO は、低コストで利用できるコストパフォーマンスが高いクラウド型のグループウェアです。月額1人150円からの利用が可能で、無料のお試し期間が最大3カ月あります。基本料金で25の機能が利用できるほか、基本サービスに勤怠管理や日報管理システム「ハッスルモンスター」などセットして使うこともできます。画面も見やすく、クリック操作やタップなど直感的な操作で簡単に使えるのもメリットです。

J-MOTTOの特徴

  • サーバーやソフトを準備する必要がなく低価格で使える
  • 日常で使用する頻度が高い基本機能が充実し、使いやすい
  • セキュリティ対策も万全で、専門スタッフによる安心のサポート

J-MOTTO
URL: https://www.j-motto.co.jp/

 

NI Collabo 360

NI Collabo 360

NI Collabo 360 は、スケジュールから本格的なワークフロー、交通費や経費精算、社内SNSまで豊富な機能を標準装備しながら、すべてが高機能なグループウェアです。しかも、充実した機能のわりにクラウド版は1ユーザー360円からと、低価格で利用できます。SFAやSQA、nyoiboxなど外部サービスとの連携があり、グループ企業や取引先など、企業間の情報共有も可能です。また、テレワークにも対応できるよう、勤務予定や勤務状態などを「見える化」し、勤務計画事前申請なども行える機能を備えています。

NI Collabo 360の特徴

  • 多機能・高機能でありながら、低価格で利用できる
  • 外部サービスとの連携、および企業間の情報共有が可能
  • テレワークにも対応できる機能を備えている

NI Collabo 360
URL: https://www.ni-ware.com/

 

Zoho Connect

Zoho Connect

Zoho Connect は、チームの連携が大切な企業でメリットが多いグループウェアです。ファイルを一元管理できるのはもちろん、一つの画面で外部のアプリ通知も含めて一元化し、素早いアクセスを実現しています。オリジナルのグループメンバーに加え、必要に応じて契約社員やインターンなどもゲストメンバーとして招待し、協力体制を築くことも可能です。グループフィードの投稿をしながらアイデアを出し合ったり、モバイルアプリの「Zoho Cliq」を活用したり、さまざまな議論ができる機能を備えています。

Zoho Connectの特徴

  • チームワーク高められるコミュニケーション機能が充実し、生産性がアップ
  • Zoho Connectを通して連携しているサービスが充実
  • スマートフォンアプリをダウンロードすることで、外部から自由にアクセス可能

Zoho Connect
URL: https://www.zoho.com/jp/connect/

 

グループウェアを使いこなすには

グループウェアをせっかく導入しても使いこなせなければ意味がありません。導入する企業規模にもよりますが、整理しないと大量の情報であふれてしまい、「大切な情報が分からなくなる」といった状況も想定されます。使い勝手が悪いと、グループウェアを利用しなくなる従業員も増えるでしょう。グループウェアを導入する前に関係各所に確認を行って、本当に必要な機能を取捨選択しておくことが重要です。導入前に研修会を行い、導入する意義や目的を従業員に説明し、取り組みへの意欲を上げていくこともおろそかにしてはいけません。せっかく導入したグループウェアが宝の持ち腐れにならないように事前準備をしっかり行っておきましょう。

 

まとめ

グループウェアを導入することで、社内コミュニケーションの活性化だけでなく、作業効率のアップも図れます。自社の状況に応じて必要なツールを選択できる点もメリットなので、まずは「何を目的にするか」を明確化してみましょう。その結果、必要なツールに優先順位を付けて、コスパを考えてみるとよいです。必要な機能の取捨選択を行って導入について検討してみてはいかがでしょうか。

 

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