【2025年版】グループウェアおすすめ15選（有料・無料）各サービスの特徴やメリットを徹底比較

グループウェアとは、社内コミュニケーションを円滑にしたり、企業で取り扱う情報を共有したりするシステムのことです。グループウェアを活用することで業務効率の改善を図れるメリットがありますが、どの製品を選ぶべきか迷ってしまう担当者の方もいるでしょう。

そこで本記事では、グループウェアのおすすめ15選を紹介します。グループウェアの機能やメリット・デメリット、比較ポイント、導入の流れなどを徹底解説しています。

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グループウェアとは

グループウェアとは、社内での情報共有を行う複数のツールが組み込まれたソフトウェアです。業務に必要な多様な機能を統合し、効率的な作業環境を実現します。複数のソフトウェアを使い分ける手間を省けるため、ワンクリックで必要な機能にアクセスできる、業務効率改善にとって重要なツールです。

また、チャットや掲示板などのコミュニケーション機能も充実しているため、社員間の情報共有や交流の促進にも役立ちます。チームワークが強化され、スムーズな業務遂行にもつながるでしょう。

社内SNSとの違い

グループウェアに似たシステムとして社内SNSもありますが、こちらはメールやチャットなどのコミュニケーションに重点を置いたツールです。グループウェアは、コミュニケーションツール以外にも会議室予約やファイル共有といった、よりビジネスの生産性を上げるためのツールが組み込まれている点が特徴です。

グループウェアがあれば、ひとつのツールを立ち上げるだけで、同じファイルを見ながらチャットで意見交換をすることも可能になります。

また、必要に応じてスケジュール管理機能を付ければ、個々の業務内容の把握にも役立ちます。つまり、グループウェアは社内SNSの上位版とでも呼べる位置づけです。情報共有の活性化を目的にしている場合、コミュニケーションを重視しているのであれば社内SNS、ビジネスの効率化までを考えるならグループウェアを検討するといいでしょう。

＞関連記事：グループウェアとは？基本機能と導入効果を徹底解説

グループウェアの主な機能

グループウェアには、主に以下3つの機能が搭載されています。

社内コミュニケーションに役立つ機能
情報共有に役立つ機能
業務効率化に役立つ機能

社内コミュニケーションに役立つ機能

グループウェアのコミュニケーション機能は、社員間の情報共有と連携を円滑にするうえで欠かせない機能です。主な機能としては、メール・チャット・在籍確認・メモ・掲示板・オンライン会議などが挙げられます。

チャット機能は、リアルタイムでの迅速なコミュニケーションを可能にし、メールよりも手軽なやり取りを実現します。在籍確認機能は、メンバーの状況を把握し、スムーズに連携を取りやすくなるでしょう。また、オンライン会議機能によって場所を選ばずに会議に参加できるようになるため、テレワークや出張時でも効率的なコミュニケーションを可能にします。

情報共有に役立つ機能

グループウェアは、ファイル共有・プロジェクト管理・スケジュール管理・議事録・アドレス帳・組織図共有・アンケートなどの機能を通じて、チーム内の情報共有と共同作業を効率化します。

とくにファイル共有機能は、ドキュメントや写真などのデータを一元管理し、社内メンバーと共有するうえで欠かせません。アクセス権限の設定により、機密性の高い情報も安全に共有できます。

また、プロジェクト管理やスケジュール管理機能は、チーム全体の進捗状況やメンバーの予定を把握し、作業効率を向上させます。これらの機能を活用することで、チーム内コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。

業務効率化に役立つ機能

ビジネスにおいて生産性は売上につながることもある重要な要素であり、業務効率の向上は組織全体の成長に不可欠です。グループウェアは、タスク管理・ワークフロー・日報などの機能を統合し、業務効率化に役立ちます。

タスク管理機能は、個々のタスクを可視化し、進捗状況を把握することで、対応漏れや遅延を防ぐでしょう。チームリーダーがメンバーのタスクを管理することで、チーム全体の業務効率も向上します。また、ワークフロー機能は、交通費や稟議などの申請プロセスを効率化し、日報機能は営業活動の記録を容易にします。

これらの機能がプロジェクトと連携することで、進捗管理がスムーズになり、業務全体の生産性を高められるでしょう。

グループウェアのメリット

情報共有のための多種多様な機能が搭載されたグループウェアは、導入することで以下のようなメリットを得られます。

情報共有を活性化できる
必要な情報共有ツールを組み込める
ペーパーレス化を促進できる
リモートワークに対応しやすくなる

情報共有を活性化できる

グループウェアの最大のメリットは、「情報共有の活性化」です。社内SNSもコミュニケーションの活性化には役立ちますが、基本的にはメールやチャットといった個人同士のコミュニケーションがメインです。それに対して、グループウェアではファイルの共有や会議室の予約といったことが可能で、組織としてビジネスに役立つ機能も備わっています。

社内SNSは他部署の人と頻繁にコミュニケーションを取る特定の人だけが利用する傾向にありますが、グループウェアは汎用性が高く、対象になるユーザーも多いのが特徴です。組織単位で情報共有を活発にしたい場合に、とくに適しているツールだと言えるでしょう。

必要な情報共有ツールを組み込める

グループウェアは導入する企業の状況に応じて、さまざまなツールを任意で取り込める点もメリットです。たとえば、タスク管理や日報管理などが挙げられます。

グループウェアでタスク管理を行うメリットは、作業の可視化が可能な点です。個人の報告では主観が入ることもあり、作業の正確な進捗状況が把握できないときもあります。しかし、タスク管理機能を活用すれば客観的に判断できるため、仕事を部下に任せっきりにして失敗するといったリスクを減らせるでしょう。

ペーパーレス化を促進できる

グループウェアは、社内のさまざまな情報を電子化し、共有を効率化するツールです。紙媒体で共有していた情報をグループウェアに集約することで、時間や場所を選ばずに情報にアクセスできるようになります。紙の印刷や手渡し、FAX送信といった手間を省き、情報の迅速な共有を実現するでしょう。

情報共有の効率化に加え、紙の使用量削減によるコスト削減、情報検索時間の短縮、コミュニケーションの円滑化などにも期待できます。また、ペーパーレス化を推進することは、環境保護に貢献する企業としてのイメージ向上にもつながるでしょう。

リモートワークに対応しやすくなる

グループウェアは、オンラインコミュニケーションや情報共有を促進し、リモートワークを円滑にする強力なツールです。Web会議機能を搭載したグループウェアを使えば、顔を見ながらの会議が可能になり、リモート環境でも対面と変わらないコミュニケーションを実現します。

リモートワークが快適になれば、従業員の生産性向上につながり、通勤時間の削減はワークライフバランスの改善にも貢献します。グループウェアの利用によって、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を支援し、組織全体のパフォーマンス向上も期待できるでしょう。

＞関連記事：グループウェアのメリット・デメリットと運用ポイントを紹介

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グループウェアのデメリット

グループウェアには、以下3つのデメリットを抱えています。デメリットまで把握したうえで、導入を進めましょう。

導入コストがかかる
社内で定着するまでに時間がかかる
自社に合った製品選びに迷う

導入コストがかかる

グループウェア導入には、費用がかかります。しかし、社内コミュニケーションや業務効率化をひとつのツールで実現できるため、長期的に見ればコスト削減につながる可能性があります。

初期費用を抑えたい場合は、無料ツールや無料トライアルから始めるのがおすすめです。導入前に利用人数や必要な機能を明確にすることで、コストを最小限に抑えられるでしょう。クラウド型グループウェアであれば、初期費用を抑えつつ柔軟に拡張できるため、中小企業にも適しています。

社内で定着するまでに時間がかかる

グループウェアは、導入後の定着に時間がかかる場合があります。多機能なため、従業員が使いこなせず、利用が進まないケースも少なくありません。また、既存の業務プロセスや社内ルールとの兼ね合いで、抵抗感を示す従業員もいるでしょう。

導入後は社内ルールの変更や周知を徹底し、従業員向けの研修やマニュアル作成を行うといいでしょう。また、導入初期は利用状況をモニタリングし、従業員の疑問や要望に迅速に対応することが重要です。

自社に合った製品選びに迷う

グループウェアは製品ごとに機能や連携システムが異なり、選定が難しい場合があります。基本的な機能は共通でも、使い勝手が悪いと従業員のツール離れを招くおそれがあります。

導入前に、実際に使用する社員の意見を聞き、ニーズとの適合性を確認することが重要です。無料トライアルなどを活用し、操作性や機能を事前に検証しましょう。また、既存システムとの連携やカスタマイズ性も考慮し、ストレスなく利用できるグループウェアを選ぶといいでしょう。

グループウェアツールの比較ポイント

導入するグループウェアを決める際は、以下の7つの着眼点で比較検討してみてください。

優れた検索性の有無
導入目的を満たす機能の有無
既存ツールとの連携
マルチデバイスへの対応
柔軟な権限変更
誰でも使いやすい操作性
サポート・セキュリティ体制の充実度

優れた検索性の有無

グループウェア選定において、検索性は業務効率を左右する重要な要素です。優れた検索機能は、必要な情報を迅速に見つけ出し、情報検索にかかる時間を大幅に削減します。とくに、ファイルサーバーや過去のやり取りなど、さまざまな情報が蓄積されている環境では、高度な検索機能が不可欠です。

全文検索に対応しているか、ファイル名や作成者だけでなく、ファイル内のテキストも検索対象となるかを確認しましょう。また、検索結果の絞り込み機能や、検索結果の表示順序のカスタマイズ機能も重要です。

導入目的を満たす機能の有無

まずは、自社の導入目的に合った機能が付いているかを確認しましょう。搭載されている機能はツールによってさまざまですが、社内コミュニケーションや情報共有に関する機能はどのツールも充実している傾向にあります。

業務効率化・生産性向上に関する機能で差別化されているケースが多いため、タスク管理機能やワークフロー機能などに着目して比較してみるといいでしょう。

既存ツールとの連携

グループウェアは多彩な機能を備えたツールですが、他のツールと組み合わせて便利に活用することも可能です。ビジネスチャットやオンラインストレージなど、すでに活用しているツールがある場合は、併用するグループウェアツールを選ぶことで社内でも浸透しやすくなるでしょう。

マルチデバイスへの対応

スマホやタブレットにも対応しているツールを選ぶと、働く場所を問わずスムーズに情報共有を行えます。たとえば、営業が取引先企業での商談直後に、グループウェア上で見積書の発行を依頼することも可能です。社内だけでなく社外とのスピーディーな対応にもつながります。

柔軟な権限変更

情報ごとに公開範囲や権限を柔軟に変更できるツールもあります。部署内のみで共有したり、役職者のみに公開したりすることも可能なため、全社的に導入する場合にはとくに便利です。また、ツールによっては外部に共有することもでき、取引先とのやり取りもスムーズに行えます。

誰でも使いやすい操作性

グループウェアを全従業員に浸透させるためには、使いやすさが重要です。スマホでのメッセージ閲覧のしづらさや、画面表示の遅延などは利用者のストレスとなり、ツールの定着を妨げる要因となります。

比較検討する際には、情報共有の容易さやチャット機能の操作性など、実際に利用する従業員の視点に立って評価することが大事です。パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスでの操作感を確認し、従業員がストレスなく利用できる製品を選びましょう。

サポート・セキュリティ体制の充実度

グループウェア導入時のトラブルや疑問点に対応するため、サポート体制の確認は不可欠です。初期設定・システム連携・運用管理のサポート内容と対応時間を詳細に確認しておきましょう。電話やメールの対応時間、受付曜日なども重要です。

また、個人情報や機密情報を扱うため、セキュリティ対策も重要です。とくにクラウド型のグループウェアはオンライン上での情報管理が必要なため、セキュリティ対策の有無をチェックしましょう。適切なサポート体制とセキュリティ対策を備えたグループウェアを選ぶことで、安心して利用を開始できます。

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中小企業におすすめのグループウェア7選

ここからは、おすすめのグループウェアを紹介します。中小企業におすすめのグループウェアは、以下の7つです。

NotePM
kintone
Microsoft 365
Google Workspace
サイボウズOffice
desknet’s NEO
NI Collabo 360

NotePM

NotePM（ノートピーエム）は、個人のノウハウを引き出す社内版ウィキペディアです。検索に強く、マニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールです。大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすさ・導入しやすさ」の点で高く評価されています。社内マニュアル・手順書・業務ノウハウ・社内FAQ・日報・議事録など、ストック型の情報管理に最適です。

※NotePMはグループウェアではなく、情報共有ツールに該当します。

NotePMの特徴

マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能が搭載されている
強力な検索機能によりPDFやExcelの中身も全文検索できる
社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
銀行や大学も導入している高度なセキュリティ体制により安全に情報共有できる

料金プラン（月額）

NotePMの料金

NotePM
https://notepm.jp/

kintone

kintone（キントーン）は、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、ビジネスアプリ作成クラウドサービスです。サイボウズOfficeとの違いは柔軟なカスタマイズ性です。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。

kintoneの特徴

柔軟なカスタマイズに対応している
APIやプラグインなど100種類以上の連携サービスがある
バラバラな情報をひとつにまとめやすい

料金プラン（月額）

1,100円（税込）〜/1名（ライトコース）
1,980円（税込）〜/1名（スタンダードコース）
3,300円（税込）〜/1名（ワイドコース）

kintone
https://kintone.cybozu.co.jp/

Microsoft Office 365

Microsoft 365

Microsoft 365 は、ビジネスツールとしては定番とも言えるMicrosoftが提供するグループウェアです。そのため、Word・Excel・PowerPointなど、使い慣れたOfficeのアプリケーションを効率よく使えます。

パソコンはもちろん、タブレットとスマートフォンも同時にインストールでき、常に最新の状態に同期が可能です。また、内蔵されているインテリジェンスサービスを利用してコンテンツ制作が可能で、生産性をアップさせる機能が搭載されています。

Microsoft 365の特徴

Microsoft Officeアプリケーションが効率よく使える
複数のデバイスが常に同期され、どこからでも最新の状態で作業ができる
生産性を上げられるインテリジェンスが組み込まれている

料金プラン（月額）

989円（税込）〜/1名（Business Basic）
2,062円（税込）〜/1名（Business Standard）
3,628円（税込）〜/1名（Business Premium）
1,360円（税込）〜/1名（Apps for business）

Microsoft 365
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/what-is-microsoft-365

Google Workspace

Google Workspace は、Googleがビジネス向けに提供しているクラウド型のグループウェアツールです。ビジネスに不可欠なメール機能のGmailや文書作成ツールのドキュメント、表計算ツールのスプレッドシート、音声会議やビデオ会議ができるGoogle Meetなど、基本機能が備わっています。

個人向けの無料サービスとは異なり、独自ドメインの作成が可能です。また、ツールに組み込まれたチャット機能を使いながら、ドキュメントやスプレッドシートなどをリアルタイムで共同編集もできます。

Google Workspaceの特徴

Googleの使い慣れた機能を連携させて使える
クラウドにファイルを保存し、共同作業もできる
Googleの優れたセキュリティ機能がある

料金プラン（月額）

880円（税込）〜/1名（Business Starter）
1,760円（税込）〜/1名（Business Standard）
2,750円（税込）〜1名（Business Plus）

Google Workspace
https://workspace.google.com/intl/ja/

サイボウズOffice

サイボウズOffice は、累計7万社以上の導入実績を持つグループウェアです。スケジュール共有やワークフローなど、社内の情報共有を支援する簡単で便利な機能が豊富です。サイボウズは、管理機能に優れた大規模組織向けグループウェアGaroonも提供しています。

サイボウズOfficeの特徴

累計7万社以上の導入実績がある
手頃な価格（660円（税込）〜/1名）で利用しやすい
マルチデバイスに対応している

料金プラン（月額）

660円（税込）〜/1名（スタンダードコース）
1,100円（税込）〜/1名（プレミアムコース）

サイボウズOffice
https://office.cybozu.co.jp/

desknet’s NEO

desknet's NEO

desknet’s NEO（デスクネッツネオ）は、多機能ながら低価格で利用できるグループウェアです。基本のアプリケーションは27個あり、さまざまな業種や業務内容に対応できます。

AppSuiteで業務アプリをカスタムメイドできる柔軟性があるのもメリットです。クラウド版とパッケージ版があるため、企業のニーズに合わせて選べるほか、タテはもちろんヨコのつながりにも対応できる日本型のビジネスにマッチしたツールだと言えます。

desknet’s NEOの特徴

クラウド版とパッケージ版でプランを選べる
オリジナルの業務アプリが手軽に作れる
国産グループウェアで安心できる

料金プラン（月額）

660円（税込）〜/1名（ライト）
880円（税込）〜/1名（スタンダード）
1,100円（税込）〜/1名（プレミアム）

desknet’s NEO
https://www.desknets.com/

NI Collabo 360

NI Collabo 360 は、スケジュール・本格的なワークフロー・交通費精算・経費精算・社内SNSなど、豊富な機能を標準装備しながら、すべてが高機能なグループウェアです。

充実した機能でありながら、クラウド版は1ユーザー360円からと、低価格で利用できます。SFA・SQA・nyoiboxなど外部サービスとの連携ができ、グループ企業や取引先など、企業間の情報共有も可能です。また、テレワークにも対応できるよう、勤務予定や勤務状態などを「見える化」し、勤務計画事前申請なども行える機能を備えています。

NI Collabo 360の特徴

多機能・高機能でありながら、低価格で利用できる
外部サービスとの連携、および企業間の情報共有ができる
テレワークにも対応できる機能を備えている

料金プラン（月額）

360円（税込）〜/1名

NI Collabo 360
https://www.ni-ware.com/

大企業におすすめのグループウェア3選

大企業におすすめのグループウェアは、以下の3つです。

Zoho Connect
Garoon
ArielAirOne

Zoho Connect

Zoho Connect は、チームの連携が大切な企業でメリットが多いグループウェアです。ファイルを一元管理できるのはもちろん、ひとつの画面で外部のアプリ通知も含めて一元化し、素早いアクセスを実現しています。

オリジナルのグループメンバーに加え、必要に応じて契約社員やインターンなどもゲストメンバーとして招待し、協力体制を築くことも可能です。グループフィードの投稿をしながらアイデアを出し合ったり、モバイルアプリの「Zoho Cliq」を活用したり、さまざまな議論ができる機能を備えています。

Zoho Connectの特徴

チームワークを高められるコミュニケーション機能が充実している
Zoho Connectを通して連携しているサービスが充実している
スマートフォンアプリをダウンロードすることで、外部から自由にアクセスできる

料金プラン（月額）

44円（税込）〜/1名（スターター）
110円（税込）〜/1名（エンタープライズ）
330円（税込）〜/1名（アルティメット）

Zoho Connect
https://www.zoho.com/jp/connect/

Garoon

サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、スケジュール管理や掲示板などの基本的なグループウェア機能に加え、大規模組織向けのポータル機能や管理機能を搭載しています。

案件管理や売上管理ができる「kintone」との連携が可能な点も特徴のひとつです。これにより、業務スケジュールと連動したタスク管理が容易になり、業務効率化に貢献します。Garoonは、多岐にわたる機能を備え、大規模組織の複雑な業務ニーズに対応できるグループウェアです。

Garoonの特徴

基本的なグループウェア機能に加え、大規模組織のニーズに応える高度な機能が充実している
組織の規模や業務内容に合わせて柔軟なカスタマイズができる
APIを利用することで、kintoneをはじめとする他のシステムとの連携ができる

料金プラン（月額）

990円（税込）〜/1名（クラウド版）
8,250円（税込）〜/1名（パッケージ版）

Garoon
https://garoon.cybozu.co.jp/

ArielAirOne

「ArielAirOne」は、大手企業特有の複雑なワークフローや内部統制にも対応するグループウェアです。社内ポータル・ログ管理・アクセス権限管理など、セキュリティを重視する大規模組織向けの機能が充実しています。

組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑化し、業務効率の向上とセキュリティ強化を両立できるのが特徴です。とくに、大規模組織での利用を想定した設計がされており、柔軟なカスタマイズ性や外部システムとの連携機能も強みです。

ArielAirOneの特徴

大手企業特有の複雑なビジネスフローに対応している
柔軟なアクセス権限設定による高度なセキュリティ体制が整備されている
スケジュール管理や情報共有ポータルなど、多彩な機能で企業文化に応じた情報共有ができる

料金プラン（月額）

※要問い合わせ

ArielAirOne
https://www.worksap.co.jp/services/groupware/

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【無料】おすすめのグループウェア5選

無料で使えるグループウェアのおすすめは、以下の5つです。

クロジカ
GRIDY
J-MOTTO
GroupSession
iQube

クロジカ

クロジカは、チームの共同作業がしやすくなる機能が充実しているグループウェアです。購入は一つの機能からできるため、チャットやチームの予定を一目で把握できるカレンダーや、ワークフローなど、必要最小限の機能を選んでスタートすることができます。

インターフェースもシンプルで使いやすく、直感的に使えるツールです。IPアドレス制限やファイルの送受信禁止、イベントログへの記録など、セキュリティ水準も高く、大企業でも導入されています。

クロジカの特徴

必要最小限の機能から始められる（コストを抑えられる）
ムダな機能を省き、必要な機能だけを選んで利用できる
迅速で丁寧なチャットサポートが付いている

料金プラン（月額）

無料（フリー）
550円（税込）〜/1名（ベーシック）
880円（税込）〜/1名（プレミアム）

クロジカ
URL: https://kurojica.com/schedule/

GRIDY

GRIDY（グリッディ）は、多機能かつ簡単に導入できるSaaS型のグループウェアです。スケジュールやメール、Todoなど、ビジネスに必要な23の基本機能を無料で使えます。

インターネットに接続できる環境とパソコンさえあれば、簡単な登録事項の入力だけで利用開始まで複雑な手続きは必要ありません。また、GRIDYは社内だけではなく、社外のユーザーとも連携が可能なツールです。

GRIDYの特徴

無料で使える
アクセス制限と高セキュア環境が整っている
社内だけではなく企業間で情報を共有するツールとしても使える

料金プラン（月額）

無料

※有料プランにすると、スマホアプリ対応や優先サポートが追加される。

GRIDY
https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/free/

J-MOTTO

J-MOTTO は、低コストで利用できるコストパフォーマンスが高いクラウド型のグループウェアです。月額1人220円（税込）からの利用が可能で、無料のお試し期間が最大3ヶ月あります。

基本料金で25の機能が利用できるほか、基本サービスに勤怠管理や日報管理システム「ハッスルモンスター」などをセットして使うことも可能です。画面も見やすく、クリック操作やタップなど直感的な操作で簡単に使えるのもメリットです。

J-MOTTOの特徴

サーバーやソフトを準備する必要がなく低価格で使える
日常で使用する頻度が高い基本機能が充実し、使いやすい
セキュリティ対策も万全で、専門スタッフによる安心のサポートがある

料金プラン（月額）

最大3ヶ月間の無料トライアルが可能
22,000円（税込）〜/1名（ライトプラン）※10名まで
33,000円（税込）〜/1名（スタンダードプラン）※20名まで

J-MOTTO
https://www.j-motto.co.jp/

GroupSession

GroupSessionは、ユーザー数無制限の無料プランを提供するグループウェアです。ただし、利用には自社サーバーとソフトウェア、GroupSessionのインストールが必要です。

有料プランも月額330円から利用でき、利用人数に応じて選択できます。豊富なプランが用意されており、企業の規模やニーズに柔軟に対応できるのが強みのツールです。

GroupSessionの特徴

ユーザー数無制限の無料プランがある
ファイル共有やワークフロー、チャットなど20種類以上の機能が搭載されている
企業ごとのニーズに合わせたカスタマイズができる

料金プラン（月額）

30日間無料トライアル版
330円（税込）〜/1名（スマートプラン）
660円（税込）〜/1名（プレミアムプラン）

GroupSession
https://groupsession.jp/

iQube

iQubeは、無料で全機能をお試しできる1ヶ月無料プランを提供しているグループウェアです。10名までのユーザー制限はありますが、導入検討時の使用感確認には便利です。

スケジュールやファイル管理に加え、タイムカードやアンケートなど、ユニークな機能も搭載されています。これにより、勤怠管理や従業員満足度調査もグループウェア内で完結し、業務効率化に貢献するでしょう。

iQubeの特徴

10名までなら無料で利用できるプランがある
基本的な機能だけでなく、ユニークな機能も搭載されている

料金プラン（月額）

1ヶ月無料プラン
440円（税込）〜/1名（スタンダードプラン）
770円（税込）〜1名（プレミアムプラン）

iQube
https://www.iqube.net/

グループウェアツール導入の流れ

自社に合ったグループウェアを導入するには、まず社内で導入する目的や範囲を決めることが重要です。ここでは、導入するツールを決めるまでの流れを順番に解説していきます。

導入目的を明確にする

グループウェアを導入するために、まずは「何のために導入するか」という目的をはっきりさせておくことが重要です。グループウェアには、さまざまな機能を付けられますが、それぞれの企業が抱えている課題はさまざまなので、どれが正解かは一概には言えません。

また、機能を増やせば増やすほど便利にはなる一方で、その分だけコストもかかります。まずは、自社の状況を把握し、必要な機能を書き出してみましょう。その次に優先順位をつけて、どのツールを導入するかを検討することが重要です。

たとえば、作業ミスを減らしたい場合にはタスク管理ツールを優先し、情報伝達を優先したい場合にはスケジュール管理やチャットの導入を優先するといった具合です。

導入範囲を決める

次に「どのような範囲で導入するか」を検討しましょう。一口にグループウェアを導入するといっても、利用範囲はさまざまです。企業全体で導入する会社もあれば、特定の部署だけに導入する企業もあります。導入の目的とコストのバランスを考えながら検討しましょう。

なお、この時点で「クラウド型にするか自社のシステムにカスタマイズするか」も考慮しておくといいでしょう。自社システムにカスタマイズすると使いやすくはなりますが、その分だけ開発期間やコストはかかります。一方、クラウド型はあらかじめ用意されているツールを利用する形になり、比較的早期に利用できるうえコストも低いのが特徴です。

グループウェアは一度導入しても、その後で導入範囲を徐々に広げられるという点も踏まえて、長期的な視野に立って考えてみましょう。

導入するツールを決める

目的と範囲が明確になったら、導入するサービスを選びましょう。グループウェアの機能は多岐にわたるうえ、ツールの種類も多いため、製品サイトや比較サイトで情報収集しても違いを判断するのが難しい傾向にあります。

そうした場合は、ツールの無料トライアルを活用してみるのがおすすめです。実際に操作しながら要件に合致するか判断できるため、導入後のギャップを最小限に抑えられるでしょう。

また、導入範囲が広い場合は、複数の部署の人に操作してもらって、使いやすさを聞いてみるのもおすすめです。各部署の業務にどう活用できるか、PCが苦手な人でも操作できるかがわかるので、ツール選びの参考になるでしょう。

検索性に優れた情報共有ツール・社内wikiツール「NotePM」

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社内の情報共有は「NotePM」が一番おすすめな3つの理由

NotePM

社内の情報共有には「NotePM」がおすすめです。おすすめな理由を3つ紹介するので、自社が求めている機能が搭載されているかどうかをチェックしてみてください。

検索性に優れている
アクセス権限の設定を細かく行える
セキュリティ対策が万全で安心して使える

検索性に優れている

NotePMは、優れた検索機能が特徴の情報共有ツールです。ツール内で作成したドキュメントだけでなく、WordやExcel、PDFといったファイルの中身も全文検索が可能です。社内文書を一元管理することで、効率的な文書管理を実現し、情報検索にかかる時間を大幅に短縮します。

これにより、従業員は必要な情報を瞬時に見つけ出せるようになるため、業務効率の改善につながるでしょう。NotePMは、情報検索の効率化と文書管理の容易さを両立し、組織全体の生産性向上を支援するツールです。

アクセス権限の設定を細かく行える

NotePMは、柔軟なアクセス権限設定が可能です。基本は社内全体でドキュメント共有をしますが、アクセス権限を細かく設定できます。部署単位のフォルダ分けや、管理職限定アクセス設定も簡単に行えます。

社内文書の機密性や重要度に応じて、アクセス権限を柔軟に変更できるため、セキュリティを確保しながら効率的な情報共有が可能です。組織内の情報管理を最適化するには、ぴったりなツールだと言えるでしょう。

セキュリティ対策が万全で安心して使える

NotePMは、高度なセキュリティ対策が施された情報共有ツールとして高く評価されています。通信はすべて暗号化され、第三者による情報傍受のリスクを低減します。また、ログイン時には2段階認証を導入し、アカウントのセキュリティを強化できる情報共有ツールです。これらのセキュリティ対策により、機密性の高い情報も安全に管理しやすくなるでしょう。

検索性に優れた情報共有ツール・社内wikiツール「NotePM」

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グループウェア『NotePM』導入による成功事例

株式会社パソナ日本総務部

株式会社パソナ日本総務部は、2015年から自社開発の社内ポータルサイトを利用していました。しかし検索機能が搭載されていなかったため、従業員から「欲しい情報に辿り着けない」という声があがっていました。

ベテラン社員が多く、従業員のITリテラシーにもばらつきがあったため「これなら誰でも使える」と思ったことからNotePMを導入しています。全文検索機能があるため、圧倒的に社内の情報を探しやすくなったとのことです。

検索性に優れた情報共有ツール・社内wikiツール「NotePM」

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グループウェアを使いこなすには

グループウェアをせっかく導入しても、使いこなせなければ意味がありません。導入する企業規模にもよりますが、整理しないと大量の情報であふれてしまい「大切な情報がわからなくなる」といった状況も想定されます。

使い勝手が悪いと、グループウェアを利用しなくなる従業員も増えるでしょう。グループウェアを導入する前に関係各所に確認を行って、本当に必要な機能を取捨選択しておくことが重要です。

導入前には研修会を行い、導入する意義や目的を従業員に説明し、取り組みへの意欲を上げていくこともおろそかにしてはいけません。せっかく導入したグループウェアが宝の持ち腐れにならないように、事前準備をしっかり行っておきましょう。

自社に合ったグループウェア製品を選んで生産性を上げよう

グループウェアは、社内の情報共有と業務効率化を促進する多機能ツールです。コミュニケーション機能や情報共有機能、業務効率化機能を統合し、組織全体の生産性向上に貢献します。導入にはコストがかかりますが、長期的に見れば業務効率化やコスト削減につながる可能性があります。

導入目的を明確にし、適切なツールを選ぶことで、組織全体の生産性向上と競争力強化につながるでしょう。

検索性やセキュリティを重視するなら情報共有ツールの「NotePM」がおすすめです。まずは、30日間無料のお試しからご利用ください。