こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内の情報共有が上手くいくと、業務の効率化が図れます。組織として生産効率がアップし、業績に良い影響を与えるでしょう。しかし、企業規模が大きくなればなるほど、情報共有は難しくなるものです。そこで、ネットワークを活用したグループウェアを導入する企業も増えてきています。この記事では、グループウェアで情報共有を行うメリットとポイント、おすすめツールについて紹介していきます。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、社内での情報共有を行う複数のツールが組み込まれたソフトウェアです。
グループウェアの主な機能
グループウェアはツールによって個性があり、機能もそれぞれ異なりますが、代表的な機能は以下の4つです。
1.社内コミュニケーション機能
メールやチャット、掲示板などの社内コミュニケーションツールをグループウェア上に集約することができます。それぞれのツールを立ち上げる手間や、通知の見逃しを防ぐのに効果的です。
2.ワークフロー機能
契約書や経費、休暇などの申請フローをシステム化する機能です。グループウェア上で申請を行うことができ、期限も自動で設けることもできるため、メールや対面で書類を渡したり期日をリマインドしたりする手間が掛かりません。
3.スケジュール・タスク管理機能
プロジェクトのタスクを割り振ったり、メンバーのスケジュールを共有したりすることができます。リモートワーク中や外出中も他のメンバーの状況が分かるため、スムーズなコミュニケーションに繋がるでしょう。また、会議室の予約やタイムカードの打刻・管理を行えるグループウェアもあります。
4.ファイル共有
オンラインストレージのように、グループウェア上にドキュメントや画像、動画などのファイルをアップロードすることも可能です。バージョン管理に対応しているツールであれば、過去のファイルを復元することもできます。
社内SNSとの違い
グループウェアに似たシステムとして社内SNSもありますが、こちらはメールやチャットなどのコミュニケーションに重点を置いたソフトになっています。グループウェアは、コミュニケーションツール以外にも会議室予約やファイル共有といった、よりビジネスの生産性を上げるためのツールが組み込まれている点が特徴です。グループウェアがあれば、ひとつのソフトを立ち上げるだけで、同じファイルを見ながらチャットで意見交換をすることも可能になります。
また、必要に応じてスケジュール管理機能を付ければ、個々の業務内容の把握にも役立ちます。つまり、グループウェアは社内SNSの上位版とでも呼べる位置づけです。情報共有の活性化を目的にしている場合、コミュニケーションを重視しているのであれば社内SNS、ビジネスの効率化までを考えるならグループウェアを検討するとよいでしょう。
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グループウェアのメリット
情報共有のための多種多様な機能が搭載されたグループウェアは、導入することで以下のようなメリットを得られます。
情報共有の活性化
グループウェアの最大のメリットは、 「情報共有の活性化」 です。社内SNSもコミュニケーションの活性化には役立ちますが、基本的にはメールやチャットといった個人同士のコミュニケーションがメインです。それに対して、グループウェアではファイルの共有や会議室の予約といったことが可能で、組織としてビジネスに役立つ機能も備わっています。社内SNSは他部署の人間とコミュニケーションを頻繁に取る必要のある特定の人間だけが利用しがちですが、グループウェアはより汎用性が高く対象になるユーザーも多いのが特徴です。組織単位で情報共有を活発にしたい場合に、特に適しているソフトだといえるでしょう。
必要な情報共有ツールを組み込める
また、グループウェアは導入する企業の状況に応じて、さまざまなツールを任意で取り込める点もメリットです。たとえば、タスク管理や日報管理などが挙げられます。グループウェアでタスク管理を行うメリットは、作業の可視化が可能な点です。個人の報告では主観が入ることもあり、作業の正確な進捗状況が把握できないときもあります。しかし、タスク管理機能を活用すれば客観的に判断できるため、仕事を部下に任せっきりにして失敗するといったリスクは減るでしょう。
関連記事：グループウェアのメリット・デメリットと運用ポイントを紹介
グループウェアツール導入の流れ
自社に合ったグループウェアを導入するには、まず社内で導入する目的や範囲を決めることが重要です。ここでは、導入するツールを決めるまでの流れを順番に解説していきます。
導入目的を明確にする
グループウェアを導入するために、まずは**「何のために導入するか」** という目的をはっきりさせておくことが重要です。グループウェアには、さまざまな機能を付加することが可能ですが、それぞれの企業が抱えている課題はさまざまなので、どれが正解かは一概には言えません。また、機能を増やせば増やすほど便利にはなりますが、その分だけコストもかかります。まずは、自社の状況を把握し、必要な機能を書き出してみましょう。その次に優先順位をつけて、どのツールを導入するかを検討することが重要です。たとえば、作業ミスを減らしたい場合にはタスク管理ツールを優先し、情報伝達を優先したい場合にはスケジュール管理やチャットの導入を優先するといった具合です。
導入範囲を決める
次に 「どのような範囲で導入するか」 を検討してください。一口にグループウェアを導入するといっても、利用範囲はさまざまです。企業全体で導入する会社もあれば、特定の部署だけに導入する企業もあります。導入の目的とコストのバランスを考えながら検討しましょう。なお、この時点で「クラウド型にするか自社のシステムにカスタマイズするか」も考慮しておくと良いです。自社システムにカスタマイズすると使いやすくはなりますが、その分だけ開発期間やコストはかかります。一方、クラウド型はあらかじめ用意されているツールを利用する形になり、比較的早期に利用できるうえコストも低いのが特徴です。グループウェアは一度導入しても、その後で導入範囲を徐々に広げられるという点も踏まえて、長期的な視野にたって考えてみましょう。
導入するツールを決める
目的と範囲が明確になったら、導入するサービスを選びましょう。グループウェアの機能は多岐にわたる上、ツールの種類も多いため、製品サイトや比較サイトで情報収集しても違いを判断するのが難しい傾向にあります。そうした場合は、ツールの無料トライアルを活用してみるのがおすすめです。実際に操作しながら要件に合致するか判断することができるため、導入後のギャップを最小限に抑えられるでしょう。また、導入範囲が広い場合は、複数の部署の人に操作してもらって、使いやすさを聞いてみるのもおすすめです。各部署の業務にどう活用できるか、PCが苦手な人でも操作できるかが分かるので、ツール選びの参考になります。
グループウェアツール「NotePM」では30日間の無料トライアルを用意しています。オンラインデモや個別相談会などのサポートも無料で利用でき、期間終了後も自動的に課金されることはありませんので、ぜひお気軽にお試しください。
グループウェアツールの選定ポイント
導入するグループウェアを決める際は、以下の4つの着眼点で比較検討してください。
導入目的を満たす機能の有無
まずは、自社の導入目的に合った機能がついているかを確認してください。搭載されている機能はツールによってさまざまですが、社内コミュニケーションや情報共有に関する機能はどのツールも充実している傾向にあります。業務効率化・生産性向上に関する機能で差別化されているケースが多いため、タスク管理機能やワークフロー機能などに着目して比較してみるといいでしょう。
既存ツールとの連携
グループウェアは多彩な機能を併せもったツールですが、他のツールと組み合わせて便利に活用することもできます。ビジネスチャットやオンラインストレージなど、既に活用しているツールがある場合は、併用するグループウェアツールを選ぶことで社内でも浸透しやすくなるでしょう。
マルチデバイスへの対応
スマホやタブレットにも対応しているツールを選ぶと、働く場所を問わずスムーズに情報共有を行うことができます。たとえば、営業が取引先企業での商談直後に、グループウェア上で見積書の発行を依頼することも可能です。社内だけでなく社外とのスピーディーな対応にも繋がります。
柔軟な権限変更
情報ごとに公開範囲や権限を柔軟に変更できるツールもあります。部署内のみで共有したり、役職者のみに公開したりすることも可能ですので、全社的に導入する場合にはとくに便利です。また、ツールによっては外部に共有することもでき、取引先とのやり取りもスムーズに行なえます。
おすすめグループウェア
NotePM
NotePM（ノートピーエム） は、個人のノウハウを引き出す 社内版ウィキペディア です。検索に強く、マニュアル作成やナレッジ共有に便利なツールです。大手IT製品レビューサイトでは、とくに「使いやすいさ・導入しやすさ」の点で高く評価されています。社内マニュアル、手順書、業務ノウハウ、社内FAQ、日報・議事録など、ストック型の情報管理に最適です。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、ファイル共有機能
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ / 質問箱、社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
料金プラン（月額）
全プラン共通： 初期費用0円、見るだけの参照専用ユーザーは無料
• 4,800円 / 8名 / 80GB
• 9,000円 / 15名 / 150GB
• 15,000円 / 25名 / 250GB
• 30,000円 / 50名 / 50GB
• 60,000円 / 100名 / 1TG
• 120,000円〜 / 200名〜 / 2TG 〜
無料トライアル期間：30日間
URL: https://notepm.jp/
kintone
kintone（キントーン） は、サイボウズOfficeと同様、サイボウズ社が提供する、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、ビジネスアプリ作成クラウドサービスです。サイボウズOfficeとの違いは柔軟なカスタマイズ性です。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。
kintoneの特徴
- 柔軟なカスタマイズ性
- APIやプラグインなど100種類以上の連携サービス
- バラバラな情報を一つにまとめるのが得意
料金プラン（月額）
• 780円/1名（ライト）
• 1,500円/1名（スタンダード）
Aipo
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Aipo は、チームの共同作業がしやすくなる機能が充実しているグループウェアです。購入は一つの機能からできるため、チャットやチームの予定を一目で把握できるカレンダー、ワークフローなど、必要最小限の機能を選んでスタートすることができます。インターフェースもシンプルで使いやすく、直感的に使えるツールです。IPアドレス制限やファイルの送受信禁止、イベントログへの記録など、セキュリティ水準も高く大企業でも導入されています。
Aipoの特徴
- 必要最小限の機能から始められる（コストを抑えられる）
- ムダな機能を省き、必要な機能だけを選んで利用できる
- 迅速で丁寧なチャットサポート
料金プラン（月額）
• 100円〜/1名
※利用機能に応じて 例）カレンダー+200円、チャット+100円など
Aipo
URL: https://aipo.com/
Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 は、ビジネスツールとしては定番ともいえるMicrosoftが提供するグループウェアです。そのため、WordやExcel、PowerPointなど使い慣れたOfficeのアプリケーションを効率よく使えます。パソコンはもちろん、タブレットとスマートフォンも同時にインストールすることができ、常に最新の状態に同期。また、内蔵されているインテリジェンスサービスを利用してコンテンツ制作ができるなど、生産性をアップさせる機能も充実しています。
Microsoft Office 365の特徴
- Microsoft Officeアプリケーションが効率よく使える
- 複数のデバイスが常に同期され、どこからでも最新の状態で作業が可能
- 生産性をアップさせられるインテリジェンスが組み込まれている
料金プラン（月額）
• 900円/1名（Business）
• 1,360円/1名（Premium）
Google Workspace
Google Workspace は、Googleがビジネス向けに提供しているクラウド型のグループウェアツールです。ビジネスに不可欠なメール機能のGmailや文書作成ツールのドキュメント、表計算ツールのスプレッドシート、音声会議やビデオ会議ができるGoogle Meetなど、基本機能が備わっています。個人向けの無料サービスとは異なり、独自ドメインの作成が可能です。また、ツールに組み込まれたチャット機能を使いながら、ドキュメントやスプレッドシートなどをリアルタイムで共同編集することもできます。
Google Workspaceの特徴
- Googleの使い慣れた機能を連携させて使える
- クラウドにファイルを保存し、共同で作業することも可能
- Googleの優れたセキュリティ機能がある
料金プラン（月額）
• 680円/1名（Business Starter）
• 1,360円/1名（Business Standard）
サイボウズOffice
サイボウズOffice は、累計7万社以上の導入実績を持つグループウェアです。スケジュール共有、ワークフローなど、社内の情報共有を支援するかんたんで便利な機能が豊富です。サイボウズは、管理機能に優れた大規模組織向けグループウェア Garoonも提供しています。
サイボウズOfficeの特徴
- 累計7万社以上の導入実績
- 手頃な価格（500円〜/1名）
- マルチデバイス対応（スマホ、タブレット）
料金プラン（月額）
• 500円〜/1名
サイボウズOffice
URL: https://office.cybozu.co.jp/
GRIDY
GRIDY（グリッディ） は、多機能で、しかも簡単に導入することができるSaaS型のグループウェアです。スケジュールやメール、Todoなど、ビジネスに必要な23の基本機能を無料で使うことができます。インターネットに接続できる環境とパソコンさえあれば、簡単な登録事項の入力だけで利用開始まで複雑な手続きは必要ありません。また、GRIDYは社内だけではなく、社外のユーザーとも連携することが可能なツールです。
GRIDYの特徴
- 無料で使えるグループウェア
- アクセス制限と高セキュア環境
- 社内だけではなく企業間で情報を共有するツールとして使える
料金プラン（月額）
• 無料 ※有料プランにすると、スマホアプリ対応や優先サポートが追加。
desknet’s NEO
desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ） は、多機能ながら低価格で利用できるグループウェアです。基本のアプリケーションは27個あり、さまざまな業種や業務内容に対応できます。AppSuiteで業務アプリをカスタムメイドできる柔軟性があるのもメリットです。クラウド版とパッケージ版があるため、企業のニーズに合わせて選べるほか、タテはもちろんヨコのつながりにも対応できる日本型のビジネスにマッチしたツールだといえます。
desknet’s NEOの特徴
- 選べるクラウド版とパッケージ版
- オリジナルの業務アプリが手軽に作れる
- 国産グループウェア
料金プラン（月額）
• 400円〜/1名あたり
J-MOTTO
J-MOTTO は、低コストで利用できるコストパフォーマンスが高いクラウド型のグループウェアです。月額1人150円からの利用が可能で、無料のお試し期間が最大3カ月あります。基本料金で25の機能が利用できるほか、基本サービスに勤怠管理や日報管理システム「ハッスルモンスター」などセットして使うこともできます。画面も見やすく、クリック操作やタップなど直感的な操作で簡単に使えるのもメリットです。
J-MOTTOの特徴
- サーバーやソフトを準備する必要がなく低価格で使える
- 日常で使用する頻度が高い基本機能が充実し、使いやすい
- セキュリティ対策も万全で、専門スタッフによる安心のサポート
NI Collabo 360
NI Collabo 360 は、スケジュールから本格的なワークフロー、交通費や経費精算、社内SNSまで豊富な機能を標準装備しながら、すべてが高機能なグループウェアです。しかも、充実した機能のわりにクラウド版は1ユーザー360円からと、低価格で利用できます。SFAやSQA、nyoiboxなど外部サービスとの連携があり、グループ企業や取引先など、企業間の情報共有も可能です。また、テレワークにも対応できるよう、勤務予定や勤務状態などを「見える化」し、勤務計画事前申請なども行える機能を備えています。
NI Collabo 360の特徴
- 多機能・高機能でありながら、低価格で利用できる
- 外部サービスとの連携、および企業間の情報共有が可能
- テレワークにも対応できる機能を備えている
Zoho Connect
Zoho Connect は、チームの連携が大切な企業でメリットが多いグループウェアです。ファイルを一元管理できるのはもちろん、一つの画面で外部のアプリ通知も含めて一元化し、素早いアクセスを実現しています。オリジナルのグループメンバーに加え、必要に応じて契約社員やインターンなどもゲストメンバーとして招待し、協力体制を築くことも可能です。グループフィードの投稿をしながらアイデアを出し合ったり、モバイルアプリの「Zoho Cliq」を活用したり、さまざまな議論ができる機能を備えています。
Zoho Connectの特徴
- チームワーク高められるコミュニケーション機能が充実し、生産性がアップ
- Zoho Connectを通して連携しているサービスが充実
- スマートフォンアプリをダウンロードすることで、外部から自由にアクセス可能
関連記事：NotePMと Zoho Connectの違いとは？機能や独自性、最適な使い方を比較して解説！
グループウェアを使いこなすには
グループウェアをせっかく導入しても使いこなせなければ意味がありません。導入する企業規模にもよりますが、整理しないと大量の情報であふれてしまい、「大切な情報が分からなくなる」といった状況も想定されます。使い勝手が悪いと、グループウェアを利用しなくなる従業員も増えるでしょう。グループウェアを導入する前に関係各所に確認を行って、本当に必要な機能を取捨選択しておくことが重要です。導入前に研修会を行い、導入する意義や目的を従業員に説明し、取り組みへの意欲を上げていくこともおろそかにしてはいけません。せっかく導入したグループウェアが宝の持ち腐れにならないように事前準備をしっかり行っておきましょう。
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まとめ
グループウェアは社内コミュニケーションの活性化や情報共有、業務効率化などさまざまな目的で使える便利なツールです。マルチに使えるため、ツールを比較検討する際は「何を目的に導入するか」を明確にして、必要な機能を取捨選択すると良いでしょう。導入後に社内で活用してもらうためにも、既存のビジネスチャットツールやオンラインストレージツールなどと連携できるツールを選ぶのもおすすめです。また、UIがシンプルなツールを選ぶと、PCに苦手意識のある人もすぐに使いこなせるでしょう。 APIやZapierで様々なツールと連携でき、直感的に操作できるグループウェアがNotePMです。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/