【2025年版】グループウェアおすすめ15選（有料・無料）各サービスの特徴やメリットを徹底比較

 

グループウェアとは、社内コミュニケーションを円滑にしたり、企業で取り扱う情報を共有したりするシステムのことです。グループウェアを活用することで業務効率の改善を図れるメリットがありますが、どの製品を選ぶべきか迷ってしまう担当者の方もいるでしょう。

そこで本記事では、グループウェアのおすすめ15選を紹介します。グループウェアの機能やメリット・デメリット、比較ポイント、導入の流れなどを徹底解説しています。

 

検索性に優れた情報共有ツール・社内wikiツール「NotePM」

 

【比較表】グループウェア おすすめ一覧（無料あり）

【中小企業におすすめグループウェア一覧】

グループウェア	おすすめの人
NotePM	・社内の情報が散在していて、必要な情報がなかなか見つからない人 ・マニュアル作成やナレッジ共有を効率的に行いたいと考えている人
kintone	・既存のグループウェアでは自社の特殊な業務フローに対応できないと感じている人 ・プログラミング知識がなくても、現場のニーズに合わせて柔軟にシステムを構築したい人
Microsoft 365	・既にMicrosoft Office製品を日常的に利用しており、その操作感に慣れている人 ・WordやExcelなどの共同編集を頻繁に行うチーム
Google Workspace	・リアルタイムでの共同作業を重視し、業務効率を大幅に向上させたい人 ・リモートワークやハイブリッドワークを推進している企業
サイボウズOffice	・グループウェアの導入が初めてで、誰でも簡単に使えるツールを探している人 ・中小企業で、情報共有とコミュニケーションの基盤を強化したい人
desknet’s NEO	・多機能でありながらも、直感的に使えるグループウェアを求める人 ・ノーコードで自社の業務に合わせたカスタムアプリを開発し、業務改善を強力に推進したい人
NI Collabo 360	・多機能なグループウェアを低コストで導入したい人 ・経営の「見える化」を進め、業務改善に繋げたい経営者

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【大企業におすすめグループウェア一覧】

グループウェア	おすすめの人
Zoho Connect	・従業員間のコミュニケーションを活性化し、企業文化を醸成したい人 ・分散されたチームやリモートワーク環境での連携を強化したい人
Garoon	・大規模組織で、複雑な組織構造に対応できるグループウェアを探している人 ・拠点が多く、全社的な情報共有とコミュニケーションを強化したい人
ArielAirOne	・大規模な組織で、複雑な組織構造やワークフローに対応できるグループウェアを探している人 ・厳格な内部統制とセキュリティ対策が求められる企業

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【無料で使えるおすすめグループウェア一覧（一部無料トライアル）】

グループウェア	おすすめの人
クロジカ	・メールの往復なしに、社内外との日程調整を効率化したい人 ・チームのスケジュールを一つのカレンダーで分かりやすく管理したい人
GRIDY	・グループウェアに費用をかけずに導入したいと考えている人 ・ユーザー数無制限で利用できるツールを探している人
J-MOTTO	・とにかく低コストでグループウェアを導入したい人 ・初期費用をかけずにグループウェアを始めたい人
GroupSession	・費用をかけずに高機能なグループウェアを導入したい人 ・ユーザー数が多いが、コストを抑えたい企業
iQube	・社内ノウハウの属人化を防ぎ、体系的に蓄積・共有したい人 ・直感的に操作できるユーザーインターフェースを重視する人

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グループウェアとは

グループウェアとは、社内での情報共有を行う複数のツールが組み込まれたソフトウェアです。業務に必要な多様な機能を統合し、効率的な作業環境を実現します。複数のソフトウェアを使い分ける手間を省けるため、ワンクリックで必要な機能にアクセスできる、業務効率改善にとって重要なツールです。

また、チャットや掲示板などのコミュニケーション機能も充実しているため、社員間の情報共有や交流の促進にも役立ちます。チームワークが強化され、スムーズな業務遂行にもつながるでしょう。

社内SNSとの違い

グループウェアに似たシステムとして社内SNSもありますが、こちらはメールやチャットなどのコミュニケーションに重点を置いたツールです。グループウェアは、コミュニケーションツール以外にも会議室予約やファイル共有といった、よりビジネスの生産性を上げるためのツールが組み込まれている点が特徴です。

グループウェアがあれば、ひとつのツールを立ち上げるだけで、同じファイルを見ながらチャットで意見交換をすることも可能になります。

また、必要に応じてスケジュール管理機能を付ければ、個々の業務内容の把握にも役立ちます。つまり、グループウェアは社内SNSの上位版とでも呼べる位置づけです。情報共有の活性化を目的にしている場合、コミュニケーションを重視しているのであれば社内SNS、ビジネスの効率化までを考えるならグループウェアを検討するといいでしょう。

＞関連記事：グループウェアとは？基本機能と導入効果を徹底解説

グループウェアの主な機能一覧

グループウェアには、主に以下3つの機能が搭載されています。

• 社内コミュニケーションに役立つ機能
• 情報共有に役立つ機能
• 業務効率化に役立つ機能

社内コミュニケーションに役立つ機能

グループウェアのコミュニケーション機能は、社員間の情報共有と連携を円滑にするうえで欠かせない機能です。主な機能としては、メール・チャット・在籍確認・メモ・掲示板・オンライン会議などが挙げられます。

チャット機能は、リアルタイムでの迅速なコミュニケーションを可能にし、メールよりも手軽なやり取りを実現します。在籍確認機能は、メンバーの状況を把握し、スムーズに連携を取りやすくなるでしょう。また、オンライン会議機能によって場所を選ばずに会議に参加できるようになるため、テレワークや出張時でも効率的なコミュニケーションを可能にします。

情報共有に役立つ機能

グループウェアは、ファイル共有・プロジェクト管理・スケジュール管理・議事録・アドレス帳・組織図共有・アンケートなどの機能を通じて、チーム内の情報共有と共同作業を効率化します。

とくにファイル共有機能は、ドキュメントや写真などのデータを一元管理し、社内メンバーと共有するうえで欠かせません。アクセス権限の設定により、機密性の高い情報も安全に共有できます。

また、プロジェクト管理やスケジュール管理機能は、チーム全体の進捗状況やメンバーの予定を把握し、作業効率を向上させます。これらの機能を活用することで、チーム内コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。

業務効率化に役立つ機能

ビジネスにおいて生産性は売上につながることもある重要な要素であり、業務効率の向上は組織全体の成長に不可欠です。グループウェアは、タスク管理・ワークフロー・日報などの機能を統合し、業務効率化に役立ちます。

タスク管理機能は、個々のタスクを可視化し、進捗状況を把握することで、対応漏れや遅延を防ぐでしょう。チームリーダーがメンバーのタスクを管理することで、チーム全体の業務効率も向上します。また、ワークフロー機能は、交通費や稟議などの申請プロセスを効率化し、日報機能は営業活動の記録を容易にします。

これらの機能がプロジェクトと連携することで、進捗管理がスムーズになり、業務全体の生産性を高められるでしょう。

グループウェアツールの比較ポイント

導入するグループウェアを決める際は、以下の7つの着眼点で比較検討してみてください。

• 優れた検索性の有無
• 導入目的を満たす機能の有無
• 既存ツールとの連携
• マルチデバイスへの対応
• 柔軟な権限変更
• 誰でも使いやすい操作性
• サポート・セキュリティ体制の充実度

優れた検索性の有無

グループウェア選定において、検索性は業務効率を左右する重要な要素です。優れた検索機能は、必要な情報を迅速に見つけ出し、情報検索にかかる時間を大幅に削減します。とくに、ファイルサーバーや過去のやり取りなど、さまざまな情報が蓄積されている環境では、高度な検索機能が不可欠です。

全文検索に対応しているか、ファイル名や作成者だけでなく、ファイル内のテキストも検索対象となるかを確認しましょう。また、検索結果の絞り込み機能や、検索結果の表示順序のカスタマイズ機能も重要です。

導入目的を満たす機能の有無

まずは、自社の導入目的に合った機能が付いているかを確認しましょう。搭載されている機能はツールによってさまざまですが、社内コミュニケーションや情報共有に関する機能はどのツールも充実している傾向にあります。

業務効率化・生産性向上に関する機能で差別化されているケースが多いため、タスク管理機能やワークフロー機能などに着目して比較してみるといいでしょう。

既存ツールとの連携

グループウェアは多彩な機能を備えたツールですが、他のツールと組み合わせて便利に活用することも可能です。ビジネスチャットやオンラインストレージなど、すでに活用しているツールがある場合は、併用するグループウェアツールを選ぶことで社内でも浸透しやすくなるでしょう。

マルチデバイスへの対応

スマホやタブレットにも対応しているツールを選ぶと、働く場所を問わずスムーズに情報共有を行えます。たとえば、営業が取引先企業での商談直後に、グループウェア上で見積書の発行を依頼することも可能です。社内だけでなく社外とのスピーディーな対応にもつながります。

柔軟な権限変更

情報ごとに公開範囲や権限を柔軟に変更できるツールもあります。部署内のみで共有したり、役職者のみに公開したりすることも可能なため、全社的に導入する場合にはとくに便利です。また、ツールによっては外部に共有することもでき、取引先とのやり取りもスムーズに行えます。

誰でも使いやすい操作性

グループウェアを全従業員に浸透させるためには、使いやすさが重要です。スマホでのメッセージ閲覧のしづらさや、画面表示の遅延などは利用者のストレスとなり、ツールの定着を妨げる要因となります。

比較検討する際には、情報共有の容易さやチャット機能の操作性など、実際に利用する従業員の視点に立って評価することが大事です。パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスでの操作感を確認し、従業員がストレスなく利用できる製品を選びましょう。

サポート・セキュリティ体制の充実度

グループウェア導入時のトラブルや疑問点に対応するため、サポート体制の確認は不可欠です。初期設定・システム連携・運用管理のサポート内容と対応時間を詳細に確認しておきましょう。電話やメールの対応時間、受付曜日なども重要です。

また、個人情報や機密情報を扱うため、セキュリティ対策も重要です。とくにクラウド型のグループウェアはオンライン上での情報管理が必要なため、セキュリティ対策の有無をチェックしましょう。適切なサポート体制とセキュリティ対策を備えたグループウェアを選ぶことで、安心して利用を開始できます。

 

社内の知識や情報を集約し「業務可視化」マニュアル・業務ナレッジが簡単に作れる「NotePM」

 

中小企業におすすめのグループウェア7選

ここからは、おすすめのグループウェアを紹介します。中小企業におすすめのグループウェアは、以下の7つです。

• NotePM
• kintone
• Microsoft 365
• Google Workspace
• サイボウズOffice
• desknet’s NEO
• NI Collabo 360

NotePM

NotePMは、社内の情報共有とコラボレーションを革新し、チームの生産性を飛躍的に向上させる、新しい形のグループウェア（社内Wiki型情報共有基盤）です。

従来のグループウェアが抱えがちな『情報が多すぎて必要なものが見つからない』『機能が複雑で一部の社員しか使いこなせない』といった課題を、NotePMの圧倒的な検索性と、誰でも直感的に使えるシンプルな操作性で解決します。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

NotePM
https://notepm.jp/

 

社内の知識や情報を集約し「業務可視化」マニュアル・業務ナレッジが簡単に作れる「NotePM」

 

kintone

kintoneは、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたビジネスアプリケーションを簡単に作成できるノーコード・ローコード開発プラットフォームです。

グループウェアの枠を超え、顧客案件管理、受発注、交通費申請、日報など、様々な業務プロセスをシステム化し、情報の一元化とチームでの協働を促進します。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

kintone
https://kintone.cybozu.co.jp/

Microsoft Office 365

Microsoft 365は、Wordや、Excel、PowerPointといった使い慣れたOfficeアプリケーションに加え、Outlook（メール）、Teams（チャット・Web会議）、OneDrive（クラウドストレージ）など、ビジネスに必要な機能を統合したクラウドベースのグループウェアスイートです。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

Microsoft 365

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/what-is-microsoft-365

Google Workspace

Google Workspaceは、Gmail、Googleドライブ、Google Meet、Googleカレンダー、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなど、ビジネスに必要な機能を統合したGoogle提供のクラウド型グループウェアです。

リアルタイムでの共同編集機能と、AIを活用した生産性向上が大きな特徴であり、場所やデバイスを選ばない柔軟な働き方を強力にサポートします。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

Google Workspace
https://workspace.google.com/intl/ja/

サイボウズOffice

サイボウズ Officeは、中小企業向けのグループウェアとして国内で20年以上の実績を持ち、累計導入社数7万社以上を誇る定番ツールです。

スケジュール共有や、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど、社内情報共有とコミュニケーションを円滑にするための豊富な機能を「誰でもかんたんに使える」ことにこだわり、ワンパッケージで提供しています。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

サイボウズOffice
https://office.cybozu.co.jp/

desknet’s NEO

desknet’s NEOは、直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備えた国産グループウェアです。

特に、ノーコードツール「AppSuite」を搭載しており、プログラミング知識がなくても自社専用の業務アプリを無制限に作成できる点が大きな特徴です。国内最大級の導入実績を誇り、中小企業から大企業、官公庁まで幅広く利用されています。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

desknet’s NEO

https://www.desknets.com/

NI Collabo 360

NI Collabo 360は、「経営改善型グループウェア」を標榜し、36種類もの豊富な機能を月額360円（税込）という低価格で提供するクラウドサービスです。

スケジュール管理、ワークフロー、経費精算、社内SNSなど、中小企業から大企業まであらゆる規模の組織の業務効率化と情報共有を支援し、経営の「見える化」を促進します。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

NI Collabo 360
https://www.ni-ware.com/

大企業におすすめのグループウェア3選

大企業におすすめのグループウェアは、以下の3つです。

• Zoho Connect
• Garoon
• ArielAirOne

Zoho Connect

Zoho Connectは、社内コミュニケーションと従業員エンゲージメントの向上に特化した統合型ソリューションです。

フィード、タウンホール、アンケート、グループ、ナレッジベース、カスタムアプリなど、多岐にわたる機能を備え、活気ある企業文化を構築し、分散されたチーム間の連携を強化することを目指します。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

Zoho Connect
https://www.zoho.com/jp/connect/

＞関連記事：NotePMと Zoho Connectの違いとは？機能や独自性、最適な使い方を比較して解説！

Garoon

Garoonは、サイボウズが提供する大規模組織向けのグループウェアです。

10名から数万名規模の組織に対応し、スケジュール管理、掲示板、ファイル管理といった基本的な機能に加え、大規模組織向けのポータル機能や管理機能を搭載しています。特に、日本の商習慣に合わせたきめ細やかな機能と、ITが苦手な人でも使いやすいUIが特徴です。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

Garoon
https://garoon.cybozu.co.jp/

ArielAirOne

ArielAirOneは、大手企業や官公庁、教育機関向けに特化したグループウェアであり、複雑なワークフローや内部統制に対応する高度な機能を備えています。

特に、Notesからの移行支援に強みを持つ業務開発プラットフォームであり、柔軟なアクセス権限設定とノーコード・ローコード開発による業務アプリケーションの構築が可能です。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

ArielAirOne
https://www.worksap.co.jp/services/groupware/

 

検索性に優れた情報共有ツール・社内wikiツール「NotePM」

 

【無料】おすすめのグループウェア5選

無料で使えるグループウェアのおすすめは、以下の5つです。

• クロジカ
• GRIDY
• J-MOTTO
• GroupSession
• iQube

クロジカ

クロジカスケジュール管理は、チームのスケジュール共有と日程調整に特化したクラウド型グループウェアです。

シンプルで直感的なUIが特徴で、メールの往復なしに社内外の日程調整を2ステップで完了できる点が大きな強みです。無料プランも提供されており、手軽に導入できるため、特にスケジュール管理の効率化を求めるチームや企業に適しています。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

クロジカ
URL: https://kurojica.com/schedule/

GRIDY

GRIDYグループウェアは、初期費用・月額費用が無料で利用できるSaaS型のWEBグループウェアです。

パソコンとインターネット環境があればすぐに利用開始でき、23種類もの豊富な機能をユーザー数無制限で提供しています。特に、コストをかけずにグループウェアを導入したい企業や、情報共有とコミュニケーションの活性化を目指す企業に適しています。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

GRIDY
https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/free/

J-MOTTO

J-MOTTOグループウェアは、1人あたり月額220円（税込）という低価格で利用できるクラウド型のグループウェアです。

20年以上のクラウドサービス提供実績を持ち、約4,000社、14万ユーザーの導入実績があります。スケジュール管理、情報発信、ワークフローなど26の機能を基本料金内で提供し、特にコストを抑えつつ高機能なグループウェアを導入したい中小企業に適しています。

【主な機能一覧】

【料金体系】

【おすすめの人】

J-MOTTO
https://www.j-motto.co.jp/

GroupSession

GroupSessionは、ユーザー数無制限の無料版を提供するグループウェアです。

ファイル共有、ワークフロー、チャット、スケジュール管理など20種類以上の機能を搭載しており、管理運用を自社で行うことで費用をかけずに高機能なグループウェアを利用したい企業に最適です。クラウド版とオンプレミス版も提供されており、企業の運用方針に合わせて選択できる柔軟性があります。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

GroupSession
https://groupsession.jp/

iQube

iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。

スケジュール、ファイル、ワークフロー、社内Wiki、掲示板など15の機能を搭載しており、特に「情報が属人化しない働きやすい組織作り」を促進することを目指しています。直感的なユーザーインターフェースと豊富な導入実績が特徴で、ナレッジマネジメントを重視する企業に最適です。

【主な機能一覧】

【料金体系（月額）】

【おすすめの人】

iQube
https://www.iqube.net/

グループウェアのメリット

情報共有のための多種多様な機能が搭載されたグループウェアは、導入することで以下のようなメリットを得られます。

• 情報共有を活性化できる
• 必要な情報共有ツールを組み込める
• ペーパーレス化を促進できる
• リモートワークに対応しやすくなる

情報共有を活性化できる

グループウェアの最大のメリットは、「情報共有の活性化」 です。社内SNSもコミュニケーションの活性化には役立ちますが、基本的にはメールやチャットといった個人同士のコミュニケーションがメインです。それに対して、グループウェアではファイルの共有や会議室の予約といったことが可能で、組織としてビジネスに役立つ機能も備わっています。

社内SNSは他部署の人と頻繁にコミュニケーションを取る特定の人だけが利用する傾向にありますが、グループウェアは汎用性が高く、対象になるユーザーも多いのが特徴です。組織単位で情報共有を活発にしたい場合に、とくに適しているツールだと言えるでしょう。

必要な情報共有ツールを組み込める

グループウェアは導入する企業の状況に応じて、さまざまなツールを任意で取り込める点もメリットです。たとえば、タスク管理や日報管理などが挙げられます。

グループウェアでタスク管理を行うメリットは、作業の可視化が可能な点です。個人の報告では主観が入ることもあり、作業の正確な進捗状況が把握できないときもあります。しかし、タスク管理機能を活用すれば客観的に判断できるため、仕事を部下に任せっきりにして失敗するといったリスクを減らせるでしょう。

ペーパーレス化を促進できる

グループウェアは、社内のさまざまな情報を電子化し、共有を効率化するツールです。紙媒体で共有していた情報をグループウェアに集約することで、時間や場所を選ばずに情報にアクセスできるようになります。紙の印刷や手渡し、FAX送信といった手間を省き、情報の迅速な共有を実現するでしょう。

情報共有の効率化に加え、紙の使用量削減によるコスト削減、情報検索時間の短縮、コミュニケーションの円滑化などにも期待できます。また、ペーパーレス化を推進することは、環境保護に貢献する企業としてのイメージ向上にもつながるでしょう。

リモートワークに対応しやすくなる

グループウェアは、オンラインコミュニケーションや情報共有を促進し、リモートワークを円滑にする強力なツールです。Web会議機能を搭載したグループウェアを使えば、顔を見ながらの会議が可能になり、リモート環境でも対面と変わらないコミュニケーションを実現します。

リモートワークが快適になれば、従業員の生産性向上につながり、通勤時間の削減はワークライフバランスの改善にも貢献します。グループウェアの利用によって、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を支援し、組織全体のパフォーマンス向上も期待できるでしょう。

＞関連記事：グループウェアのメリット・デメリットと運用ポイントを紹介

 

社内の知識や情報を集約し「業務可視化」マニュアル・業務ナレッジが簡単に作れる「NotePM」

 

グループウェアのデメリット

グループウェアには、以下3つのデメリットを抱えています。デメリットまで把握したうえで、導入を進めましょう。

• 導入コストがかかる
• 社内で定着するまでに時間がかかる
• 自社に合った製品選びに迷う

導入コストがかかる

グループウェア導入には、費用がかかります。しかし、社内コミュニケーションや業務効率化をひとつのツールで実現できるため、長期的に見ればコスト削減につながる可能性があります。

初期費用を抑えたい場合は、無料ツールや無料トライアルから始めるのがおすすめです。導入前に利用人数や必要な機能を明確にすることで、コストを最小限に抑えられるでしょう。クラウド型グループウェアであれば、初期費用を抑えつつ柔軟に拡張できるため、中小企業にも適しています。

社内で定着するまでに時間がかかる

グループウェアは、導入後の定着に時間がかかる場合があります。多機能なため、従業員が使いこなせず、利用が進まないケースも少なくありません。また、既存の業務プロセスや社内ルールとの兼ね合いで、抵抗感を示す従業員もいるでしょう。

導入後は社内ルールの変更や周知を徹底し、従業員向けの研修やマニュアル作成を行うといいでしょう。また、導入初期は利用状況をモニタリングし、従業員の疑問や要望に迅速に対応することが重要です。

自社に合った製品選びに迷う

グループウェアは製品ごとに機能や連携システムが異なり、選定が難しい場合があります。基本的な機能は共通でも、使い勝手が悪いと従業員のツール離れを招くおそれがあります。

導入前に、実際に使用する社員の意見を聞き、ニーズとの適合性を確認することが重要です。無料トライアルなどを活用し、操作性や機能を事前に検証しましょう。また、既存システムとの連携やカスタマイズ性も考慮し、ストレスなく利用できるグループウェアを選ぶといいでしょう。

グループウェアツール導入の流れ

自社に合ったグループウェアを導入するには、まず社内で導入する目的や範囲を決めることが重要です。ここでは、導入するツールを決めるまでの流れを順番に解説していきます。

導入目的を明確にする

グループウェアを導入するために、まずは「何のために導入するか」という目的をはっきりさせておくことが重要です。グループウェアには、さまざまな機能を付けられますが、それぞれの企業が抱えている課題はさまざまなので、どれが正解かは一概には言えません。

また、機能を増やせば増やすほど便利にはなる一方で、その分だけコストもかかります。まずは、自社の状況を把握し、必要な機能を書き出してみましょう。その次に優先順位をつけて、どのツールを導入するかを検討することが重要です。

たとえば、作業ミスを減らしたい場合にはタスク管理ツールを優先し、情報伝達を優先したい場合にはスケジュール管理やチャットの導入を優先するといった具合です。

導入範囲を決める

次に 「どのような範囲で導入するか」 を検討しましょう。一口にグループウェアを導入するといっても、利用範囲はさまざまです。企業全体で導入する会社もあれば、特定の部署だけに導入する企業もあります。導入の目的とコストのバランスを考えながら検討しましょう。

なお、この時点で「クラウド型にするか自社のシステムにカスタマイズするか」も考慮しておくといいでしょう。自社システムにカスタマイズすると使いやすくはなりますが、その分だけ開発期間やコストはかかります。一方、クラウド型はあらかじめ用意されているツールを利用する形になり、比較的早期に利用できるうえコストも低いのが特徴です。

グループウェアは一度導入しても、その後で導入範囲を徐々に広げられるという点も踏まえて、長期的な視野に立って考えてみましょう。

導入するツールを決める

目的と範囲が明確になったら、導入するサービスを選びましょう。グループウェアの機能は多岐にわたるうえ、ツールの種類も多いため、製品サイトや比較サイトで情報収集しても違いを判断するのが難しい傾向にあります。

そうした場合は、ツールの無料トライアルを活用してみるのがおすすめです。実際に操作しながら要件に合致するか判断できるため、導入後のギャップを最小限に抑えられるでしょう。

また、導入範囲が広い場合は、複数の部署の人に操作してもらって、使いやすさを聞いてみるのもおすすめです。各部署の業務にどう活用できるか、PCが苦手な人でも操作できるかがわかるので、ツール選びの参考になるでしょう。

 

検索性に優れた情報共有ツール・社内wikiツール「NotePM」

 

社内の情報共有は「NotePM」が一番おすすめな3つの理由

社内の情報共有には「NotePM」がおすすめです。おすすめな理由を3つ紹介するので、自社が求めている機能が搭載されているかどうかをチェックしてみてください。

• 検索性に優れている
• アクセス権限の設定を細かく行える
• セキュリティ対策が万全で安心して使える

検索性に優れている

NotePMは、優れた検索機能が特徴の情報共有ツールです。ツール内で作成したドキュメントだけでなく、WordやExcel、PDFといったファイルの中身も全文検索が可能です。社内文書を一元管理することで、効率的な文書管理を実現し、情報検索にかかる時間を大幅に短縮します。

これにより、従業員は必要な情報を瞬時に見つけ出せるようになるため、業務効率の改善につながるでしょう。NotePMは、情報検索の効率化と文書管理の容易さを両立し、組織全体の生産性向上を支援するツールです。

アクセス権限の設定を細かく行える

NotePMは、柔軟なアクセス権限設定が可能です。基本は社内全体でドキュメント共有をしますが、アクセス権限を細かく設定できます。部署単位のフォルダ分けや、管理職限定アクセス設定も簡単に行えます。

社内文書の機密性や重要度に応じて、アクセス権限を柔軟に変更できるため、セキュリティを確保しながら効率的な情報共有が可能です。組織内の情報管理を最適化するには、ぴったりなツールだと言えるでしょう。

セキュリティ対策が万全で安心して使える

NotePMは、高度なセキュリティ対策が施された情報共有ツールとして高く評価されています。通信はすべて暗号化され、第三者による情報傍受のリスクを低減します。また、ログイン時には2段階認証を導入し、アカウントのセキュリティを強化できる情報共有ツールです。これらのセキュリティ対策により、機密性の高い情報も安全に管理しやすくなるでしょう。

 

検索性に優れた情報共有ツール・社内wikiツール「NotePM」

 

グループウェア『NotePM』導入による成功事例

株式会社パソナ日本総務部は、2015年から自社開発の社内ポータルサイトを利用していました。しかし検索機能が搭載されていなかったため、従業員から「欲しい情報に辿り着けない」という声があがっていました。

ベテラン社員が多く、従業員のITリテラシーにもばらつきがあったため「これなら誰でも使える」と思ったことからNotePMを導入しています。全文検索機能があるため、圧倒的に社内の情報を探しやすくなったとのことです。

＞関連記事：【導入事例】社員1700人。社内wikiを活用して、業務効率や従業員満足度が大幅向上！ – 株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社）

 

検索性に優れた情報共有ツール・社内wikiツール「NotePM」

 

グループウェアを使いこなすには

グループウェアをせっかく導入しても、使いこなせなければ意味がありません。導入する企業規模にもよりますが、整理しないと大量の情報であふれてしまい「大切な情報がわからなくなる」といった状況も想定されます。

使い勝手が悪いと、グループウェアを利用しなくなる従業員も増えるでしょう。グループウェアを導入する前に関係各所に確認を行って、本当に必要な機能を取捨選択しておくことが重要です。

導入前には研修会を行い、導入する意義や目的を従業員に説明し、取り組みへの意欲を上げていくこともおろそかにしてはいけません。せっかく導入したグループウェアが宝の持ち腐れにならないように、事前準備をしっかり行っておきましょう。

自社に合ったグループウェア製品を選んで生産性を上げよう

グループウェアは、社内の情報共有と業務効率化を促進する多機能ツールです。コミュニケーション機能や情報共有機能、業務効率化機能を統合し、組織全体の生産性向上に貢献します。導入にはコストがかかりますが、長期的に見れば業務効率化やコスト削減につながる可能性があります。

導入目的を明確にし、適切なツールを選ぶことで、組織全体の生産性向上と競争力強化につながるでしょう。

検索性やセキュリティを重視するなら情報共有ツールの「NotePM」がおすすめです。まずは、30日間無料のお試しからご利用ください。