【2025年版】グループウェアおすすめ15選（有料・無料）各サービスの特徴やメリットを徹底比較

 

グループウェアとは、社内コミュニケーションを円滑にしたり、企業で取り扱う情報を共有したりするシステムのことです。グループウェアを活用することで業務効率の改善を図れるメリットがありますが、どの製品を選ぶべきか迷ってしまう担当者の方もいるでしょう。

そこで本記事では、グループウェアのおすすめ15選を紹介します。グループウェアの機能やメリット・デメリット、比較ポイント、導入の流れなどを徹底解説しています。

【比較表】グループウェア おすすめ一覧（無料あり）

【中小企業におすすめグループウェア一覧】

グループウェア	おすすめの人
NotePM	・社内の情報が散在していて、必要な情報がなかなか見つからない人 ・マニュアル作成やナレッジ共有を効率的に行いたいと考えている人
kintone	・既存のグループウェアでは自社の特殊な業務フローに対応できないと感じている人 ・プログラミング知識がなくても、現場のニーズに合わせて柔軟にシステムを構築したい人
Microsoft 365	・既にMicrosoft Office製品を日常的に利用しており、その操作感に慣れている人 ・WordやExcelなどの共同編集を頻繁に行うチーム
Google Workspace	・リアルタイムでの共同作業を重視し、業務効率を大幅に向上させたい人 ・リモートワークやハイブリッドワークを推進している企業
サイボウズOffice	・グループウェアの導入が初めてで、誰でも簡単に使えるツールを探している人 ・中小企業で、情報共有とコミュニケーションの基盤を強化したい人
desknet’s NEO	・多機能でありながらも、直感的に使えるグループウェアを求める人 ・ノーコードで自社の業務に合わせたカスタムアプリを開発し、業務改善を強力に推進したい人
NI Collabo 360	・多機能なグループウェアを低コストで導入したい人 ・経営の「見える化」を進め、業務改善に繋げたい経営者

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【大企業におすすめグループウェア一覧】

グループウェア	おすすめの人
Zoho Connect	・従業員間のコミュニケーションを活性化し、企業文化を醸成したい人 ・分散されたチームやリモートワーク環境での連携を強化したい人
Garoon	・大規模組織で、複雑な組織構造に対応できるグループウェアを探している人 ・拠点が多く、全社的な情報共有とコミュニケーションを強化したい人
ArielAirOne	・大規模な組織で、複雑な組織構造やワークフローに対応できるグループウェアを探している人 ・厳格な内部統制とセキュリティ対策が求められる企業

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【無料で使えるおすすめグループウェア一覧（一部無料トライアル）】

グループウェア	おすすめの人
クロジカ	・メールの往復なしに、社内外との日程調整を効率化したい人 ・チームのスケジュールを一つのカレンダーで分かりやすく管理したい人
GRIDY	・グループウェアに費用をかけずに導入したいと考えている人 ・ユーザー数無制限で利用できるツールを探している人
J-MOTTO	・とにかく低コストでグループウェアを導入したい人 ・初期費用をかけずにグループウェアを始めたい人
GroupSession	・費用をかけずに高機能なグループウェアを導入したい人 ・ユーザー数が多いが、コストを抑えたい企業
iQube	・社内ノウハウの属人化を防ぎ、体系的に蓄積・共有したい人 ・直感的に操作できるユーザーインターフェースを重視する人

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グループウェアとは

グループウェアとは、社内での情報共有を行う複数のツールが組み込まれたソフトウェアです。業務に必要な多様な機能を統合し、効率的な作業環境を実現します。複数のソフトウェアを使い分ける手間を省けるため、ワンクリックで必要な機能にアクセスできる、業務効率改善にとって重要なツールです。

また、チャットや掲示板などのコミュニケーション機能も充実しているため、社員間の情報共有や交流の促進にも役立ちます。チームワークが強化され、スムーズな業務遂行にもつながるでしょう。

社内SNSとの違い

グループウェアに似たシステムとして社内SNSもありますが、こちらはメールやチャットなどのコミュニケーションに重点を置いたツールです。グループウェアは、コミュニケーションツール以外にも会議室予約やファイル共有といった、よりビジネスの生産性を上げるためのツールが組み込まれている点が特徴です。

グループウェアがあれば、ひとつのツールを立ち上げるだけで、同じファイルを見ながらチャットで意見交換をすることも可能になります。

また、必要に応じてスケジュール管理機能を付ければ、個々の業務内容の把握にも役立ちます。つまり、グループウェアは社内SNSの上位版とでも呼べる位置づけです。情報共有の活性化を目的にしている場合、コミュニケーションを重視しているのであれば社内SNS、ビジネスの効率化までを考えるならグループウェアを検討するといいでしょう。

＞関連記事：グループウェアとは？基本機能と導入効果を徹底解説

グループウェアの主な機能一覧

グループウェアには、主に以下3つの機能が搭載されています。

• 社内コミュニケーションに役立つ機能
• 情報共有に役立つ機能
• 業務効率化に役立つ機能

社内コミュニケーションに役立つ機能

グループウェアのコミュニケーション機能は、社員間の情報共有と連携を円滑にするうえで欠かせない機能です。主な機能としては、メール・チャット・在籍確認・メモ・掲示板・オンライン会議などが挙げられます。

チャット機能は、リアルタイムでの迅速なコミュニケーションを可能にし、メールよりも手軽なやり取りを実現します。在籍確認機能は、メンバーの状況を把握し、スムーズに連携を取りやすくなるでしょう。また、オンライン会議機能によって場所を選ばずに会議に参加できるようになるため、テレワークや出張時でも効率的なコミュニケーションを可能にします。

情報共有に役立つ機能

グループウェアは、ファイル共有・プロジェクト管理・スケジュール管理・議事録・アドレス帳・組織図共有・アンケートなどの機能を通じて、チーム内の情報共有と共同作業を効率化します。

とくにファイル共有機能は、ドキュメントや写真などのデータを一元管理し、社内メンバーと共有するうえで欠かせません。アクセス権限の設定により、機密性の高い情報も安全に共有できます。

また、プロジェクト管理やスケジュール管理機能は、チーム全体の進捗状況やメンバーの予定を把握し、作業効率を向上させます。これらの機能を活用することで、チーム内コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。

業務効率化に役立つ機能

ビジネスにおいて生産性は売上につながることもある重要な要素であり、業務効率の向上は組織全体の成長に不可欠です。グループウェアは、タスク管理・ワークフロー・日報などの機能を統合し、業務効率化に役立ちます。

タスク管理機能は、個々のタスクを可視化し、進捗状況を把握することで、対応漏れや遅延を防ぐでしょう。チームリーダーがメンバーのタスクを管理することで、チーム全体の業務効率も向上します。また、ワークフロー機能は、交通費や稟議などの申請プロセスを効率化し、日報機能は営業活動の記録を容易にします。

これらの機能がプロジェクトと連携することで、進捗管理がスムーズになり、業務全体の生産性を高められるでしょう。

グループウェアツールの比較ポイント

導入するグループウェアを決める際は、以下の7つの着眼点で比較検討してみてください。

• 優れた検索性の有無
• 導入目的を満たす機能の有無
• 既存ツールとの連携
• マルチデバイスへの対応
• 柔軟な権限変更
• 誰でも使いやすい操作性
• サポート・セキュリティ体制の充実度

優れた検索性の有無

グループウェア選定において、検索性は業務効率を左右する重要な要素です。優れた検索機能は、必要な情報を迅速に見つけ出し、情報検索にかかる時間を大幅に削減します。とくに、ファイルサーバーや過去のやり取りなど、さまざまな情報が蓄積されている環境では、高度な検索機能が不可欠です。

全文検索に対応しているか、ファイル名や作成者だけでなく、ファイル内のテキストも検索対象となるかを確認しましょう。また、検索結果の絞り込み機能や、検索結果の表示順序のカスタマイズ機能も重要です。

導入目的を満たす機能の有無

まずは、自社の導入目的に合った機能が付いているかを確認しましょう。搭載されている機能はツールによってさまざまですが、社内コミュニケーションや情報共有に関する機能はどのツールも充実している傾向にあります。

業務効率化・生産性向上に関する機能で差別化されているケースが多いため、タスク管理機能やワークフロー機能などに着目して比較してみるといいでしょう。

既存ツールとの連携

グループウェアは多彩な機能を備えたツールですが、他のツールと組み合わせて便利に活用することも可能です。ビジネスチャットやオンラインストレージなど、すでに活用しているツールがある場合は、併用するグループウェアツールを選ぶことで社内でも浸透しやすくなるでしょう。

マルチデバイスへの対応

スマホやタブレットにも対応しているツールを選ぶと、働く場所を問わずスムーズに情報共有を行えます。たとえば、営業が取引先企業での商談直後に、グループウェア上で見積書の発行を依頼することも可能です。社内だけでなく社外とのスピーディーな対応にもつながります。

柔軟な権限変更

情報ごとに公開範囲や権限を柔軟に変更できるツールもあります。部署内のみで共有したり、役職者のみに公開したりすることも可能なため、全社的に導入する場合にはとくに便利です。また、ツールによっては外部に共有することもでき、取引先とのやり取りもスムーズに行えます。

誰でも使いやすい操作性

グループウェアを全従業員に浸透させるためには、使いやすさが重要です。スマホでのメッセージ閲覧のしづらさや、画面表示の遅延などは利用者のストレスとなり、ツールの定着を妨げる要因となります。

比較検討する際には、情報共有の容易さやチャット機能の操作性など、実際に利用する従業員の視点に立って評価することが大事です。パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどさまざまなデバイスでの操作感を確認し、従業員がストレスなく利用できる製品を選びましょう。

サポート・セキュリティ体制の充実度

グループウェア導入時のトラブルや疑問点に対応するため、サポート体制の確認は不可欠です。初期設定・システム連携・運用管理のサポート内容と対応時間を詳細に確認しておきましょう。電話やメールの対応時間、受付曜日なども重要です。

また、個人情報や機密情報を扱うため、セキュリティ対策も重要です。とくにクラウド型のグループウェアはオンライン上での情報管理が必要なため、セキュリティ対策の有無をチェックしましょう。適切なサポート体制とセキュリティ対策を備えたグループウェアを選ぶことで、安心して利用を開始できます。

中小企業におすすめのグループウェア7選

中小企業におすすめのグループウェアを紹介します。

ツール名	特徴	おすすめな人
NotePM	・社内wiki型の簡単な情報蓄積 ・強力な全文検索機能 ・豊富なテンプレートと編集機能	社内ナレッジやマニュアルを効率的に作成・共有したい人
kintone	・ノーコードで業務アプリを作成 ・プロセス管理と通知で案件を可視化 ・プラグイン/外部APIで柔軟に拡張可能	現場主導で業務システムを素早く立ち上げ、継続的に磨き上げたい人
サイボウズOffice	・中小企業向けの定番グループウェア ・スケジュール/掲示板/ワークフローを網羅 ・低コストでスモールスタート可能	日常業務の標準機能を手早く整え、コストを抑えて導入したい人
NI Collabo 360	・36の機能を低コストで一元利用 ・ワークフロー/経費/文書/安否確認まで対応 ・電帳法ストレージ等の拡張あり	基本業務を広くまとめ、費用を抑えて統合運用したい人
Microsoft 365	・Officeアプリとメール/会議/ストレージを統合 ・共同編集と共有で作業効率化 ・強固なセキュリティ	既存のOffice運用を活かしつつ、テレワークでも統一環境を実現したい人
Google Workspace	・Gmail/ドライブ/Meet/Docsの一体運用 ・リアルタイム共同編集とAI支援 ・ブラウザ中心で軽快に操作可能	共同作業のスピードを重視し、場所を問わず生産性を上げたい人
desknet’s NEO	・25以上の標準機能をオールインワンで利用可能 ・AppSuiteでノーコード業務アプリを無制限作成 ・スマホ/連携で段階的に展開可能	現場に合わせて申請や台帳を内製し、全社で業務改善を進めたい人

NotePM

URL：https://notepm.jp/

NotePMは、強力な全文検索機能を備えたグループウェアです。誰でも直感的に使えるシンプルな操作性と圧倒的な検索性能により、誰でも必要な情報にスムーズにアクセスできます。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・高機能エディタ（テンプレート、画像編集機能付き） ・強力な全文検索（Word、Excel、PDFなどのファイル内も検索可能） ・フォルダとタグによる情報整理 ・ページ閲覧者確認機能 ・変更履歴の自動記録・バージョン管理 ・コメント・いいね機能によるコミュニケーション促進 ・柔軟なアクセス制限（IPアドレス制限、2段階認証など） ・活用状況レポート機能 ・外部共有機能 ・マルチデバイス対応 ・動画共有・埋め込み
価格	・初期費用: 0円 ・月額費用: ・プラン8: 4,800円（8ユーザー、80GB） ・プラン15: 9,000円（15ユーザー、150GB） ・プラン25: 15,000円（25ユーザー、250GB） ・プラン50: 30,000円（50ユーザー、500GB） ・プラン100: 60,000円（100ユーザー、1TB） ・プラン200: 120,000円（200ユーザー、2TB） （上記は税込価格。見るだけのユーザーは各プランのユーザー数の3倍まで無料） ・無料トライアル: 30日間無料トライアルあり（全機能利用可能、最大100名まで） ・その他費用に関する特記事項: サポート費用0円
おすすめな人	・社内の暗黙知やノウハウを形式知化し、組織全体の知識レベルを向上させたい人 ・頻繁に更新が必要な業務マニュアルや手順書を、誰でも簡単に作成・共有・管理できる仕組みを求めている人 ・ファイルサーバーの検索性に限界を感じ、必要な情報へ迅速にアクセスできる環境を構築したい人 ・ITツールの専門知識がないメンバーでも直感的に使え、導入後すぐに全社で活用を開始したいと考えている人 ・情報共有の文化を醸成し、社員間のコミュニケーションを活性化させたい人
サポート体制	・オンラインデモや個別相談会を無料で提供 ・ITリテラシーに不安がある組織でも安心して導入できる日本語による手厚いサポート体制 ・FAQ（ヘルプ）ページやセミナーの充実
連携可能なツール	・Slack ・Microsoft Teams ・Chatworkなど ・Zapierを通じた外部サービス連携や、APIを利用したシステム連携にも対応
導入企業の一部	・住信SBIネット銀行株式会社 ・株式会社ラクス ・PayPay銀行株式会社 ・アイリスオーヤマ株式会社 ・株式会社八天堂

グループウェアの特徴

NotePMでは、ドキュメントベースで書類や資料を管理できます。タグ付けやフォルダ分けもできるため、カテゴリーや内容ごとに整理できるので、必要な情報をスムーズに見つけることが可能です。

用途に応じたテンプレートも揃っているため、管理する書式の統一が可能です。新しくテンプレートを作成することもできるので、自社に必要なテンプレートを用意しておけば、効率良く資料作成を進められるでしょう。

保存している資料は、更新履歴を確認できます。誰が・いつ資料を修正したのかを確認できるので、チーム全体での文書管理もしやすいのが特徴です。

URL：https://notepm.jp

kintone

出典：kintone（キントーン）- あなたの「その仕事に」

kintoneは、ドラッグ&ドロップで業務アプリを作成し、データ管理とコミュニケーションを一体化できるグループウェアです。一覧やグラフ・プロセス管理・通知などを組み合わせて現場主導で業務改善を進められます。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・業務アプリ作成（ドラッグ＆ドロップでカスタマイズ可能） ・データの一元管理と可視化 ・コミュニケーション機能（コメント、スレッド） ・プロセス管理（ワークフロー） ・豊富な連携機能（API連携、プラグイン） ・モバイル対応 ・アクセス権限設定
価格	・1,100円（税込）〜/1名（ライトコース） ・1,980円（税込）〜/1名（スタンダードコース） ・3,300円（税込）〜/1名（ワイドコース）
おすすめな人	・既存のグループウェアでは自社の特殊な業務フローに対応できないと感じている人 ・プログラミング知識がなくても、現場のニーズに合わせて柔軟にシステムを構築したい人 ・部門ごとに異なる業務アプリを統合的に管理したい人 ・業務の属人化を解消し、プロセスを標準化したい人 ・スピーディーに業務改善のPDCAサイクルを回したい人
サポート体制	・資料・動画・無料セミナー・パートナー支援 ・HDI三つ星のサポートセンター
連携可能なツール	・300種類以上のサービスと連携可能 ・API/JS/CSSによる拡張も可能
導入企業の一部	・30,000社以上の導入実績あり

グループウェアの特徴

kintoneは、自社に合ったアプリを作成・組み合わせることで、情報の一元管理ができます。ノーコード・ローコードでアプリを作成できるので、IT知識に不安を感じる担当者でも簡単に利用を開始できるのが特徴です。

業務や職種に合わせたアプリも用意されているので、利用開始後すぐに運用を始められます。また、CSVやExcelのデータを読み込むこともできるので、既存のデータのインポートも簡単です。

ファイル管理のアプリは、PDFの中身も検索できるので、必要な情報をスムーズに見つけられます。また、各ファイルの更新履歴も確認できるため、情報のアップデートも確認しやすいでしょう。

顧客リストのアプリは、顧客情報を管理できるだけでなく、リストをCSVで出力できるので、必要な情報だけをまとめることも可能です。

スペース機能を使えば、社内でのコミュニケーションを活発化させられます。話題に応じてスレッドを立てられるので、プロジェクトやチームごとのやり取りもしやすいでしょう。

URL：https://kintone.cybozu.co.jp/

サイボウズOffice

出典：サイボウズ Office | 中小企業向けかんたんらくらくグループウェア

サイボウズOfficeは中小企業向けの国産グループウェアです。ワークフローや掲示板・スケジュール・ファイル管理など、業務に必要な基本アプリを備えています。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・トップページ（自分だけのポータル） ・スケジュール ・掲示板 ・ファイル管理 ・メッセージ ・メール ・ワークフロー（電子決裁） ・報告書 ・アドレス帳 ・電話メモ ・カスタムアプリ
価格	クラウド版 ・660円（税込）〜/1名（スタンダードコース） ・1,100円（税込）〜/1名（プレミアムコース）
おすすめな人	・グループウェアの導入が初めてで、誰でも簡単に使えるツールを探している人 ・中小企業で、情報共有とコミュニケーションの基盤を強化したい人 ・手頃な価格で多機能なグループウェアを導入したい人 ・日本の商習慣に合った使い勝手を重視する人 ・外出先からもスムーズに業務を行いたい人
サポート体制	・公式資料やご提案資料・機能紹介ページの用意あり ・代理店や販売パートナー経由で導入・運用サポートや見積もり相談可能 ・既存のパッケージ版からのクラウド移行の支援あり
連携可能なツール	・サイボウズOffice内の各アプリが連携可能 ・一部アドオンや外部連携は要件に応じて拡張可能
導入企業の一部	・社名非公開

グループウェアの特徴

サイボウズOfficeは、トップページでスケジュールや通知を管理できます。直感的に操作できるUIなので、IT知識に関わらず利用しやすいでしょう。

トップページでは、個別の通知も受け取れるので、コミュニケーションエラーを軽減できます。

掲示板機能を活用すれば、部署やプロジェクトごとにスムーズなやり取りが実現できます。掲示板内にも検索機能があるので、過去のやり取りも見つけやすいでしょう。

ドラッグ＆ドロップでファイルの追加ができるので、既存の情報を一元管理することも可能です。フォルダ分けも可能なので、プロジェクトや用途ごとの整理もしやすいでしょう。

サイボウズOfficeでは、ワークフローの管理もできます。申請状況を確認できるので、ワークフローの抜け漏れを防ぐことが可能です。

URL：https://office.cybozu.co.jp/

NI Collabo 360

出典：多機能・低価格の経営改善型グループウェア「NI Collabo 360」

NI Collabo 360は、スケジュールや文書管理・ワークフロー・経費精算・支払管理などを統合した国産グループウェアです。ポータルで必要情報を集約し、安否確認などBCPにも配慮した機能を標準搭載しています。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・スケジュール管理 ・文書共有管理 ・ワークフロー ・経費精算（電帳法対応） ・支払管理 ・メール ・プロジェクト管理 ・掲示板（ナレッジ・コラボレーション） ・テレワーク支援 ・自由自在なポータル ・社内ソーシャル（UP!） ・グローバル対応 ・専用アプリケーション（NI Collabo NOW!など）
価格	・360円（税込）〜/1名
おすすめな人	・多機能なグループウェアを低コストで導入したい人 ・経営の「見える化」を進め、業務改善に繋げたい経営者 ・テレワークやモバイルワークを推進し、多様な働き方に対応したい人 ・電子帳簿保存法に対応した経費精算機能を求める人 ・国産のグループウェアで手厚いサポートを受けたい人
サポート体制	・導入・運用の相談ができる問い合わせ窓口あり ・販売パートナーからの導入支援・機能説明の提供あり ・業務要件に応じた提案を受けられる。
連携可能なツール	・Sales Force AssistantシリーズやSales Quote Assistant、nyoiboxなどと連携可能 ・電帳法ストレージやVideo Viewerなどのオプションも組み合わせ可能
導入企業の一部	・石屋製菓 ・エステー ・河合楽器製作所

グループウェアの特徴

NI Collabo 360は、トップページの表示の仕方を変更できるので、使いやすいようにアレンジすることが可能です。また、スケジュールや通知も表示されるため情報の抜け漏れを防ぎやすいでしょう。

用途に応じたさまざまなアプリもあるため、情報の一元管理が可能です。また、ワークフローの作成や経費管理など、業務に関するさまざまな機能も備えています。

プロジェクト管理では、プロジェクトごとに進行を管理できます。ガントチャート形式で表示されるため、期限に対する進捗を一目で確認することが可能です。

アンケート・テスト機能を利用すれば、従業員の意識調査や製品開発アンケートなどを効率良く分析できます。

商談分析アプリを使えば、個人や顧客別・目的別での商談件数の分析が可能です。月ごとの推移も確認できるので、社員教育にも活用しやすいでしょう。

NI Collabo 360には、利用をサポートしてくれるキャラクターも搭載されているため、スケジュールの確認や通知のリマインドなど、社員への利用を促進してくれます。

URL：https://www.ni-ware.com/

Microsoft Office 365

出典：Microsoft 365 とは? Office 365 との違い

Microsoft 365はOfficeアプリ、クラウドストレージ、Teamsなどを統合したクラウド型のグループウェアです。個人・中小企業・エンタープライズ向けに複数のサブスクリプションを提供しています。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・Word, Excel, PowerPoint, OutlookなどのOfficeアプリケーション ・Microsoft Teams（チャット、Web会議、ファイル共有） ・SharePoint Online（社内ポータル、ドキュメント管理） ・OneDrive for Business（クラウドストレージ） ・Exchange Online（ビジネスメール） ・Microsoft Bookings（予約管理） ・Microsoft Forms（アンケート） ・Microsoft Planner（タスク管理）
価格	・899円〜/1名（Business Basic） ・1,874円〜/1名（Business Standard） ・3,298円〜/1名（Business Premium） ・1,236円〜/1名（Apps for business）
おすすめな人	・既にMicrosoft Office製品を日常的に利用しており、その操作感に慣れている人 ・WordやExcelなどの共同編集を頻繁に行うチーム ・強固なセキュリティとコンプライアンスを重視する企業 ・テレワーク環境下での情報共有とコミュニケーションを強化したい人 ・ライセンス管理の手間を削減し、常に最新のツールを利用したい人
サポート体制	・公式のヘルプ&ラーニング、導入ガイド、学習リソースの提供 ・中小企業向けの導入フローやプラン選定ガイドの公開 ・サポート記事やチュートリアルによる、主力機能の活用ノウハウの提供
連携可能なツール	・Microsoft TeamsやOneDrive/SharePointを中心としたMicrosoft製品群 ・プランに応じて管理・セキュリティ機能や外部サービス連携の拡張も可能
導入企業の一部	・中小企業から大企業まで幅広い組織で導入実績あり

Microsoft 365は、Word・Excel・PowerPointに加え、Outlook（メール）やTeams（チャット・会議）・OneDrive（クラウド）を統合しています。独自ドメインを設定すれば、Outlookでの社内外メールの運用も可能です。

また、SharePointで社内ポータルと文書管理を整えることで、OneDrive・SharePoint上のファイルをTeamsで共有しながら効率良く共同編集を進められるでしょう。

URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/what-is-microsoft-365

Google Workspace

出典：ビジネスアプリとコラボレーションツール | Google Workspace

Google Workspaceは、Gmailやドライブ・ドキュメント・スプレッドシートなどを統合したクラウドグループウェアです。管理コンソールからユーザ情報・端末・データ保護を一元管理できます。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・Gmail（独自ドメインメール） ・Googleドライブ（クラウドストレージ） ・Google Meet（Web会議） ・Google Chat（チャット） ・Googleカレンダー（共有カレンダー、設備予約） ・Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド（共同編集可能なOfficeアプリ） ・Googleフォーム（アンケート） ・Googleサイト（社内サイト作成） ・AppSheet（ノーコードアプリ開発） ・Geminiアプリ（AIアシスタント） ・Cloud Search（横断検索）
価格	・880円（税込）〜/1名（Business Starter） ・1,760円（税込）〜/1名（Business Standard） ・2,750円（税込）〜1名（Business Plus）
おすすめな人	・リアルタイムでの共同作業を重視し、業務効率を大幅に向上させたい人 ・リモートワークやハイブリッドワークを推進している企業 ・GoogleのAI技術を活用して生産性を高めたい人 ・強固なセキュリティとデータ保護を求める企業 ・既存のGoogleサービス（Gmail、Googleドライブなど）に慣れている人
サポート体制	・Googleのサポートチャネルやヘルプセンターを通じて学習・運用支援を提供 ・国内ではパートナー各社がセットアップや移行、運用に関する支援および価格・改定情報の案内を実施
連携可能なツール	・Google製品間の連携が可能 ・サードパーティ連携や拡張はMarketplaceやAPIで提供されている
導入企業の一部	・社内非公開

Google Workspaceを導入することで、既存のGoogle関連のサービスを利用できるだけでなく、独自ドメインの設定ができます。

GeminiやAppSheetを使えば、AI活用やノーコードアプリで業務をさらに効率化できるでしょう。2段階認証やグループ・OUでのポリシー適用を利用することで、セキュリティも安心です。

URL：https://workspace.google.com/intl/ja/

desknet’s NEO

出典：【公式】desknet’s NEO – ノーコードでさらに進む業務改善

desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）は、スケジュールや掲示板・設備予約・ワークフロー・文書管理など、25種類のアプリをワンパッケージで提供するグループウェアです。月額のサブスクリプションであるクラウド版はスモールスタートしやすい構成になっています。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・ポータル、インフォメーション（情報集約・掲示板） ・ワークフロー、回覧・レポート、アンケート（申請・報告・意見交換） ・スケジュール、設備予約（予定管理・会議準備） ・ウェブメール、伝言・所在（業務連絡） ・AppSuite（ノーコード業務アプリ作成） ・安否確認 ・文書管理、ファイル転送 ・Microsoft 365連携、スマートフォン対応
価格	クラウド版 ・660円（税込）〜/1名（ライト） ・880円（税込）〜/1名（スタンダード） ・1,100円（税込）〜/1名（プレミアム）
おすすめな人	・多機能でありながらも、直感的に使えるグループウェアを求める人 ・ノーコードで自社の業務に合わせたカスタムアプリを開発し、業務改善を強力に推進したい人 ・クラウド版とオンプレミス版の両方から、自社の運用方針に合った形態を選びたい人 ・豊富な導入実績と手厚いサポート体制を重視する人 ・ペーパーレス化や情報集約を徹底したい人
サポート体制	・パッケージ版では基本ライセンスに初年度サポートを含む（以降のサポート契約もあり）
連携可能なツール	・SAML SSO、Outlook/Teams連携 ・アクセスログ、モバイルアプリに対応
導入企業の一部	・埼玉トヨペット株式会社 ・株式会社システムアプローチ ・横浜市役所

desknet’s NEOは、ファイルや文書を一元管理できるだけでなく、スマホからの申請・承認にも対応しているため、効率良く業務を進められます。

ノーコードのAppSuiteを使えば、申請書や台帳・点検記録など、自社向けの業務アプリも簡単に作成可能です。初期設定もシンプルなので、導入後すぐに運用を始められるでしょう。

URL：https://www.desknets.com/

大企業におすすめのグループウェア3選

大企業におすすめのグループウェアを紹介します。

ツール名	特徴	おすすめな人
Zoho Connect	・社内SNS型の情報共有 ・掲示板/マニュアル/タスクを一体化 ・外部連携やワークフロー・カスタムアプリで拡張可能	分散したコミュニケーションとタスクを一つの場に集約したい人
Garoon	・大規模組織向けのポータル/掲示板/スケジュール/ワークフローを網羅 ・ロール/組織ベースの厳密な権限管理と多言語対応 ・クラウド/パッケージ選択とAPIで基幹連携	拠点横断の情報統制と全社ポータル運用を重視する人
ArielAirOne	・ポータル/掲示板/全文検索と高度なワークフローを統合 ・ノーコード/ローコードで業務アプリを柔軟に開発 ・Notes移行や複雑な権限設計	大規模・複雑な業務と内部統制を同一基盤で最適化したい人

Zoho Connect

出典：従業員のエンゲージメントを高めるイントラネット（社内SNS）ソフトウェア | Zoho Connect

Zoho Connectは、社内SNSとイントラネットを統合したコラボレーション基盤で、情報共有・共同作業・コミュニケーションを1つのワークスペースで提供するグループウェアです。社内向けと社外連携に対応し、用途に応じたエディションを選択できます。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・フィード、タウンホール、アンケート（コミュニケーション） ・ダッシュボード、ゲーミフィケーション、ソーシャルアドボカシー（関係性向上） ・グループ、ボード、ナレッジベース（コラボレーション） ・カスタムアプリケーション、ワークフロー（自動化） ・翻訳機能 ・ファイル管理 ・タスク管理 ・ビデオ通話
価格	・44円（税込）〜/1名（スターター） ・110円（税込）〜/1名（エンタープライズ） ・330円（税込）〜/1名（アルティメット）
おすすめな人	・従業員間のコミュニケーションを活性化し、企業文化を醸成したい人 ・分散されたチームやリモートワーク環境での連携を強化したい人 ・従業員エンゲージメントを高めるためのツールを探している人 ・多言語対応が必要なグローバルチーム ・Zohoの他のサービスを利用しており、シームレスな連携を求める人
サポート体制	・ヘルプセンターで導入ガイドや機能差分、購入・請求に関する情報を提供 ・Zoho Oneでの利用時の注意点に関する公式サポート記事あり ・教育機関・NPO向けのディスカウント制度の案内あり
連携可能なツール	・Zohoアプリ連携（エンタープライズ・アルティメットは無制限） ・外部サービスアプリ連携可（プラン差あり）
導入企業の一部	・南房総地域おこし協力隊 ・同じ土俵合同会社

グループウェアの特徴

Zoho Connectは、シンプルなUIなので、直感的に操作できるのが特徴です。トップページには、最新の通知も表示されるため、情報の抜け漏れを防ぎやすいでしょう。

掲示板機能では、予定の通知やアンケートなど、さまざまなやり取りが可能です。

マニュアルも管理ができるので、業務に関する内容の一元管理が可能です。編集画面もシンプルなので、IT知識に不安がある人でもスムーズに作成を進められます。

Zoho Connectでは、タスク管理も可能です。個人のタスクだけでなく、チームメンバーへの割り振りもできるので、効率良く業務を進められます。

社内での問い合わせ業務を質疑応答として管理することも可能です。内容ごとにスレッドが作成されるので、ナレッジとしても活用しやすいでしょう。

URL：https://www.zoho.com/jp/connect/

Garoon

出典：サイボウズ Garoon（ガルーン）- 10名から数万名まで使えるグループウェア

Garoonは、掲示板やワークフロー・スケジュール・ファイル管理・Webメールなどを統合したグループウェアです。ロール・組織ベースの権限設計と多言語対応を備えているため、部門横断での情報共有と意思決定を加速させられます。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・スケジュール、施設予約 ・ポータル ・ファイル管理 ・掲示板 ・ワークフロー ・メッセージ、メール ・スペース ・モバイル対応 ・グローバル対応（日・英・簡・繁の4言語）
価格	・990円（税込）〜/1名（クラウド版） ・8,250円（税込）〜/1名（パッケージ版）
おすすめな人	・大規模組織で、複雑な組織構造に対応できるグループウェアを探している人 ・拠点が多く、全社的な情報共有とコミュニケーションを強化したい人 ・日本の商習慣に合わせたきめ細やかな機能とサポートを求める人 ・既存のシステム（kintone, Microsoft 365など）との連携を重視する人 ・ITが苦手な従業員が多い組織で、スムーズな導入・定着を図りたい人
サポート体制	・オンラインでの問い合わせ、導入・運用の相談が可能 ・パッケージ版は年間の継続保守サービスあり
連携可能なツール	・Garoon内の掲示板、スペース、ワークフロー、ファイル管理などと連動可能 ・APIや外部連携を通じて他システムと統合可能
導入企業の一部	・ゼブラ株式会社 ・阪急阪神ホールディングス株式会社 ・サンコール株式会社

グループウェアの特徴

Garoonは、直感的に操作できるシンプルな操作画面なので、IT知識に不安な人でも使いやすいのが特徴です。

ファイル管理だけでなく、スケジュールやメール・ワークフローなど、業務に必要な内容を一元管理できます。

ワークフローでは、申請状況や結果を確認できるため、承認漏れを防げます。また、ワークフローの通知は通知一覧から確認することも可能です。

タイムカード機能を使えば、出退勤だけでなく、外出状況も確認できます。作成したタイムカードはCSVへの書き出しや印刷もできるので、勤怠管理もしやすいでしょう。

URL：https://garoon.cybozu.co.jp/

ArielAirOne

出典：「ArielAirOne Enterprise」｜ワークスアプリケーションズ

ArielAirOneは、カレンダー予約や掲示板・ファイル管理・稟議・申請ワークフローなどのアプリと企業ポータルを備えたオールインワンのグループウェアです。統合全文検索やモバイルアクセスも備えているため、大規模で複雑な組織構造にも対応できます。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・スケジュール・施設管理 ・ポータル（全体、部門、個人、プロジェクト） ・統合全文検索 ・電子会議室（掲示板） ・伝言（社内メール） ・在籍管理 ・スマートデバイス対応 ・Webサービス連携（RSS、ガジェット） ・アクセス権限管理機能 ・簡易業務アプリケーション・ワークフロー開発機能
価格	・要問い合わせ
おすすめな人	・大規模な組織で、複雑な組織構造やワークフローに対応できるグループウェアを探している人 ・Notesからのシステム移行を検討しており、既存資産の活用とスムーズな移行を重視する人 ・厳格な内部統制とセキュリティ対策が求められる企業 ・ノーコード・ローコードで自社独自の業務アプリケーションを開発し、業務を最適化したい人 ・グループ会社間での情報共有と統制を両立させたい人
サポート体制	・担当コンサルによる伴走型サポート ・ユーザー分科会・勉強会の実施 ・外注/内製支援あり
連携可能なツール	・Notes移行ツール ・外部システム・ChatGPTとの連携可能
導入企業の一部	・大手企業での導入実績多数

ArielAirOneは、データ移行と権限設計を並行して進められるため、既存の管理体制からスムーズに移行しやすいのが特徴です。

スケジュールや施設管理ができるだけでなく、掲示板や電子会議室も備えているので、コミュニケーションも促しやすいでしょう。業務アプリを拡張し、スマホ対応や外部サービス連携していけば、全社利用も可能です。

URL：https://www.worksap.co.jp/services/platform/

【無料】おすすめのグループウェア5選

無料で使用できるおすすめのグループウェアを紹介します。

ツール名	特徴	おすすめな人
クロジカ	・共有カレンダーで予定/設備を一元管理 ・日程調整や出欠確認で調整工数を削減 ・シンプルUIでモバイル運用も可能	Excel管理から脱却し、予定共有と会議調整を手早く標準化したい人
GRIDY	・ユーザー無制限の無料クラウド型 ・23の機能を広告なしで提供 ・基本機能で情報共有を網羅	コストをかけずにグループウェアを導入し、社内の情報共有を素早く整えたい人
J-MOTTO	・26の機能を定額で提供 ・20ユーザー定額の低コスト設計 ・スマホ対応とオプション拡張	小規模から安心価格で導入し、必要に応じて機能を段階拡張したい人
GroupSession	・無料版/クラウド/byCloud/大規模ZIONを用意 ・スケジュール/稟議/ファイル/チャットを網羅 ・運用形態を選べる柔軟性あり	無料から始めて、規模や要件に合わせてクラウドやオンプレへ拡張したい人
iQube	・低コストで主要機能を網羅 ・10名まで無料評価→月数百円/人で本格運用可能 ・権限/IP制限やSSLなど運用基盤も提供	初期費用を抑えてスモールスタートし、段階的に全社展開したい人

クロジカ

URL：クロジカ | スケジュール管理 – チームの日程調整や予定共有を簡単に。

クロジカは、設備予約や日程調整・チャット・タイムカードなど、業務に必要な機能をブラウザとモバイルで提供するグループウェアです。共有カレンダーでチームの予定を一元化するので、部署横断の情報共有に適しています。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・スケジュール管理（チームの予定を一つのカレンダーで管理） ・日程調整（社内外との2ステップ調整） ・チャット ・タイムカード（勤怠管理） ・ワークフロー ・出欠確認 ・公開先指定 ・タイムライン ・設備予約 ・ファイル管理 ・掲示板、回覧板 ・電子メール ・モバイルデバイス対応
価格	・無料（フリー） ・550円（税込）〜/1名（ベーシック） ・880円（税込）〜/1名（プレミアム）
おすすめな人	・メールの往復なしに、社内外との日程調整を効率化したい人 ・チームのスケジュールを一つのカレンダーで分かりやすく管理したい人 ・ITツールに不慣れなメンバーが多いチームで、直感的に使えるツールを探している人 ・低コストでグループウェアを導入し、徐々に機能を拡張していきたい人 ・複数拠点や多人数でのスケジュール管理に課題を抱えている人
サポート体制	・オンラインのヘルプ/FAQあり ・無料トライアル後は管理画面のチャットからも相談可能 ・プレミアムプランは管理者向けサポートを提供
連携可能なツール	・カレンダー連携 ・外部共有、アクセス権限による社外共有に対応 ・外部SaaS連携は限定的
導入企業の一部	・株式会社藤城建設 ・株式会社タツミ ・株式会社共同建築設計事務所

グループウェアの特徴

クロジカのトップページはカレンダー画面になっているので、1週間の予定やその日の予定を確認しやすいのが特徴です。ユーザー選択もできるため、上司や部下・チームメンバーのスケジュールも確認しやすいでしょう。

会議やイベントの出欠確認も投票形式で簡単に依頼できます。また、カレンダーの確認もできるため、予定の調整もしやすいのが特徴です。

社外向けの商談日程の調整もツール内で対応可能です。カレンダーの空きから自動で候補を出してくれるので、効率良く日程調整ができます。

タイムカード機能もあるので、勤怠管理もできます。また、集計機能を使えば、パートやアルバイトのような勤務形態にも対応しやすいでしょう。

そのほかにも、ワークフローアプリや報告書アプリ、ポータルアプリなど、業務に合わせたアプリを追加することが可能です。

URL：https://kurojica.com/schedule/

GRIDY

URL：無料グループウェア「GRIDY グループウェア」

GRIDYは、Knowledge Suiteのグループウェア部分を無料提供するサービスです。スケジュールや掲示板・メール・ワークフロー・プロジェクト・設備予約・アドレス帳など、さまざまなアプリを備えています。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・マイページ ・スケジュール ・設備予約 ・ファイル共有 ・メンバー一覧 ・部署/グループ管理 ・メール（ウェブブラウザメーラー） ・トピック（掲示板） ・メッセージ（チャット） ・議事録 ・レポート提出 ・メモパッド ・プロジェクト管理 ・ToDo ・ワークフロー ・アラーム ・電話メモ ・タイムカード ・アドレス帳 ・備品管理
価格	・無料
おすすめな人	・グループウェアに費用をかけずに導入したいと考えている人 ・ユーザー数無制限で利用できるツールを探している人 ・基本的な情報共有とコミュニケーション機能を網羅的に利用したい人 ・中小企業や複数拠点を持つ企業で、情報の一元化と可視化を進めたい人 ・まずはグループウェアを試してみたいと考えている人
サポート体制	・無料版は電話・メール等のサポート対象外だが、サイト上の説明・ヘルプで基本的な案内の提供はある ・有料版（Knowledge Suite）では問い合わせサポートや各種セキュリティオプションが利用可能
連携可能なツール	・有料版への移行で、SSO、IP制限、アクションログなどのセキュリティ/連携機能が有効化可能
導入企業の一部	・グローバルインデックス株式会社 ・moss design LLP ・ユニパス株式会社

グループウェアの特徴

GRIDYは、トップページで新着情報を受け取れるので、情報の抜け漏れを防げます。また、各種アプリがアイコンで表示されているため、直感的に操作することが可能です。

プロジェクト管理では、作成したプロジェクトの期限や進捗を視覚的に管理できます。詳細を開くことなく、期限や進捗を確認できるので、優先順位を考えやすいでしょう。

タイムカードアプリもあり、トップページで入力した出退勤を記録できます。稼働時間も確認できるので、ワークライフバランスも確認しやすいでしょう。

議事録アプリでは、テンプレートが用意されているので、統一されたフォーマットで議事録を作成できます。

URL：https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/free/

J-MOTTO

URL：クラウド型グループウェアならJ-MOTTO

J-MOTTOは、中小企業向けにスケジュールや掲示板・ワークフロー・ウェブメール・設備予約など、日常業務機能をワンパッケージで提供するクラウド型グループウェアです。

desknet’s NEOを低コストで使えるサービスとして、直感的なUIと日本語サポートを備えています。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・スケジュール登録・共有 ・情報発信（掲示板、インフォメーション） ・ワークフロー申請・承認 ・ウェブメール ・設備予約 ・安否確認 ・文書管理 ・メッセージ/所在 ・プロジェクト管理 ・電子会議室 ・アンケート ・タイムカード ・アドレス帳
価格	・最大3ヶ月間の無料トライアルが可能 ・年額22,000円（税込）〜/1名（ライトプラン）※10名まで ・年額44,000円（税込）〜/1名（スタンダードプラン）※20名まで
おすすめな人	・とにかく低コストでグループウェアを導入したい人 ・初期費用をかけずにグループウェアを始めたい人 ・直感的な操作性と使いやすい機能を重視する人 ・手厚い日本語サポートを求める中小企業 ・モバイル環境からもグループウェアを利用したい人
サポート体制	・フリーダイヤルのサポートセンターを含む問い合わせ体制 ・オプション機能や使い方のセミナー動画・FAQの用意
連携可能なツール	・desknet’s NEOベースのため、既存の社内運用や外部サービスとの組み合わせでグループウェア基盤を構築可能
導入企業の一部	・株式会社ビーエス・ジェイ ・株式会社カクヤス ・株式会社クリエイト西武

グループウェアの特徴

J-MOTTOは、トップページに業務に必要なアプリがアイコンでまとまっているだけでなく、新着情報も確認できるため、直感的に運用を始められます。タイムカード機能もあるので、勤怠管理もしやすいでしょう。

プロジェクト管理では、タスクごとのスケジュールをガントチャート形式で管理できます。また、大工程・中工程を設定できるので、タスクの抜け漏れを防ぐことも可能です。

プレゼンスアプリでは、部署やチームごとのテレワークの状況管理もできます。

安否確認ができるアプリもあるため、災害時や緊急時にも迅速な対応ができるでしょう。

URL：https://www.j-motto.co.jp/

GroupSession

URL：https://groupsession.jp/

GroupSessionは、スケジュールや稟議（ワークフロー）・掲示板・ファイル管理・WEBメールなどを備えた国産グループウェアです。無料版でもユーザー無制限で利用できます。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・メイン・ポータル ・スケジュール ・ショートメール ・稟議（ワークフロー） ・施設予約 ・WEBメール ・ファイル管理 ・チャット ・在席管理 ・回覧板 ・アンケート ・掲示板 ・タイムカード ・日報 ・アドレス帳 ・安否確認 ・ブックマーク ・RSSリーダー ・IP管理
価格	・30日間無料トライアル版 ・330円（税込）〜/1名（スマートプラン） ・660円（税込）〜/1名（プレミアムプラン）
おすすめな人	・費用をかけずに高機能なグループウェアを導入したい人 ・ユーザー数が多いが、コストを抑えたい企業 ・自社でサーバーを運用できるITスキルがあり、カスタマイズの自由度を求める人 ・ペーパーレス化を推進し、申請・決裁業務をデジタル化したい人 ・情報共有とコミュニケーションの基盤を強化したい人
サポート体制	・byCloudの専用サーバプランは「ユーザー無制限定額制」 ・標準でGSモバイル/CrossRide/サポートが付属する
連携可能なツール	・メール/カレンダーの標準連携 ・モバイルアクセス（GSモバイル/CrossRide）などの周辺オプションで拡張可能 ・専用サーバプランやZIONでは、既存ディレクトリや社内システムとの連携・統合の自由度が高い
導入企業の一部	・札幌医科大学 ・新潟大学 ・下田市

グループウェアの特徴

GroupSessionは、トップページでスケジュールやインフォーメーションを確認できるだけでなく、各種ポータルページが集約されています。

手続きポータルでは、出張やライフイベントに関する手続きの情報を確認できます。ポータルに必要な情報がまとまっているので、急な申請にもスムーズに対応できるでしょう。

部署ごとのポータルでは、問い合わせや必要な更新情報を確認できます。全社ポータルでは確認し切れない詳細をチェックできるため、情報の抜け漏れ防止に効果的です。

掲示板機能は、話題ごとにスレッドを細かく分けられるので、プロジェクトや内容に応じたやり取りが可能です。また、掲示板内の検索機能も使えば過去のやり取りも簡単に見つけられるでしょう。

チャット機能も備わっているので、社員同士のリアルタイムのコミュニケーションも促進できます。個別のやり取りだけでなく、グループチャットもできるため、プロジェクトやイベントごとのやり取りもしやすいのが特徴です。

URL：https://groupsession.jp/

iQube

URL：https://www.iqube.net/

iQubeは、情報の権限管理やIP制限・SSL・24時間監視・バックアップ等の運用基盤を含むグループウェアです。スケジュールとレポートやToDoの連携で、進捗を一元管理もできます。

主な特徴は以下のとおりです。

項目	概要
主な機能	・スケジュール ・ファイル ・ワークフロー ・社内Wiki ・掲示板 ・ToDoリスト ・レポート ・アンケート ・タイムカード ・電話メモ ・ホーム、メンバー、ニュース、検索、メッセージ
価格	・1ヶ月無料プラン ・440円（税込）〜/1名（スタンダードプラン） ・770円（税込）〜1名（プレミアムプラン）※5ID～
おすすめな人	・社内ノウハウの属人化を防ぎ、体系的に蓄積・共有したい人 ・直感的に操作できるユーザーインターフェースを重視する人 ・情報共有を通じて、従業員の自律的な学習と成長を促したい人 ・モバイル環境からも社内情報にスムーズにアクセスしたい人 ・営業日報や社内報としてもグループウェアを活用したい人
サポート体制	・導入支援・サポート・セキュリティオプション無償 ・エントリープランはメール/電話サポート対象外
連携可能なツール	・内部機能連携（スケジュール×ToDo/レポート連携、権限連携）により、プロジェクト進行を一元化可能
導入企業の一部	・横浜舞岡病院 ・株式会社ディ・ポップス ・日本製紙物流株式会社

グループウェアの特徴

iQubeは、トップページで新着情報やToDoを管理できます。タイムカード機能もあるため、勤怠管理も可能です。

スケジュール機能では、個人のスケジュールだけでなく、グループごとのスケジュール管理もできます。部署やプロジェクトごとのスケジュールを管理できるため、効率良くタスクを進められるでしょう。

レポート機能を利用すれば、決められたフォーマットで書類を管理することが可能です。定型フォーマットの編集もできるので、用途に応じたフォーマットを用意できます。

検索画面では、ワード検索だけでなく、作成日時や作成者でもファイルを検索できます。ファイルの中身も検索できるため、ファイル名がわからない場合でも必要な情報を見つけられるでしょう。

URL：https://www.iqube.net/

グループウェアのメリット

情報共有のための多種多様な機能が搭載されたグループウェアは、導入することで以下のようなメリットを得られます。

• 情報共有を活性化できる
• 必要な情報共有ツールを組み込める
• ペーパーレス化を促進できる
• リモートワークに対応しやすくなる

情報共有を活性化できる

グループウェアの最大のメリットは、「情報共有の活性化」 です。社内SNSもコミュニケーションの活性化には役立ちますが、基本的にはメールやチャットといった個人同士のコミュニケーションがメインです。それに対して、グループウェアではファイルの共有や会議室の予約といったことが可能で、組織としてビジネスに役立つ機能も備わっています。

社内SNSは他部署の人と頻繁にコミュニケーションを取る特定の人だけが利用する傾向にありますが、グループウェアは汎用性が高く、対象になるユーザーも多いのが特徴です。組織単位で情報共有を活発にしたい場合に、とくに適しているツールだと言えるでしょう。

必要な情報共有ツールを組み込める

グループウェアは導入する企業の状況に応じて、さまざまなツールを任意で取り込める点もメリットです。たとえば、タスク管理や日報管理などが挙げられます。

グループウェアでタスク管理を行うメリットは、作業の可視化が可能な点です。個人の報告では主観が入ることもあり、作業の正確な進捗状況が把握できないときもあります。しかし、タスク管理機能を活用すれば客観的に判断できるため、仕事を部下に任せっきりにして失敗するといったリスクを減らせるでしょう。

ペーパーレス化を促進できる

グループウェアは、社内のさまざまな情報を電子化し、共有を効率化するツールです。紙媒体で共有していた情報をグループウェアに集約することで、時間や場所を選ばずに情報にアクセスできるようになります。紙の印刷や手渡し、FAX送信といった手間を省き、情報の迅速な共有を実現するでしょう。

情報共有の効率化に加え、紙の使用量削減によるコスト削減、情報検索時間の短縮、コミュニケーションの円滑化などにも期待できます。また、ペーパーレス化を推進することは、環境保護に貢献する企業としてのイメージ向上にもつながるでしょう。

リモートワークに対応しやすくなる

グループウェアは、オンラインコミュニケーションや情報共有を促進し、リモートワークを円滑にする強力なツールです。Web会議機能を搭載したグループウェアを使えば、顔を見ながらの会議が可能になり、リモート環境でも対面と変わらないコミュニケーションを実現します。

リモートワークが快適になれば、従業員の生産性向上につながり、通勤時間の削減はワークライフバランスの改善にも貢献します。グループウェアの利用によって、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を支援し、組織全体のパフォーマンス向上も期待できるでしょう。

＞関連記事：グループウェアのメリット・デメリットと運用ポイントを紹介

グループウェアのデメリット

グループウェアには、以下3つのデメリットを抱えています。デメリットまで把握したうえで、導入を進めましょう。

• 導入コストがかかる
• 社内で定着するまでに時間がかかる
• 自社に合った製品選びに迷う

導入コストがかかる

グループウェア導入には、費用がかかります。しかし、社内コミュニケーションや業務効率化をひとつのツールで実現できるため、長期的に見ればコスト削減につながる可能性があります。

初期費用を抑えたい場合は、無料ツールや無料トライアルから始めるのがおすすめです。導入前に利用人数や必要な機能を明確にすることで、コストを最小限に抑えられるでしょう。クラウド型グループウェアであれば、初期費用を抑えつつ柔軟に拡張できるため、中小企業にも適しています。

社内で定着するまでに時間がかかる

グループウェアは、導入後の定着に時間がかかる場合があります。多機能なため、従業員が使いこなせず、利用が進まないケースも少なくありません。また、既存の業務プロセスや社内ルールとの兼ね合いで、抵抗感を示す従業員もいるでしょう。

導入後は社内ルールの変更や周知を徹底し、従業員向けの研修やマニュアル作成を行うといいでしょう。また、導入初期は利用状況をモニタリングし、従業員の疑問や要望に迅速に対応することが重要です。

自社に合った製品選びに迷う

グループウェアは製品ごとに機能や連携システムが異なり、選定が難しい場合があります。基本的な機能は共通でも、使い勝手が悪いと従業員のツール離れを招くおそれがあります。

導入前に、実際に使用する社員の意見を聞き、ニーズとの適合性を確認することが重要です。無料トライアルなどを活用し、操作性や機能を事前に検証しましょう。また、既存システムとの連携やカスタマイズ性も考慮し、ストレスなく利用できるグループウェアを選ぶといいでしょう。

グループウェアツール導入の流れ

自社に合ったグループウェアを導入するには、まず社内で導入する目的や範囲を決めることが重要です。ここでは、導入するツールを決めるまでの流れを順番に解説していきます。

導入目的を明確にする

グループウェアを導入するために、まずは「何のために導入するか」という目的をはっきりさせておくことが重要です。グループウェアには、さまざまな機能を付けられますが、それぞれの企業が抱えている課題はさまざまなので、どれが正解かは一概には言えません。

また、機能を増やせば増やすほど便利にはなる一方で、その分だけコストもかかります。まずは、自社の状況を把握し、必要な機能を書き出してみましょう。その次に優先順位をつけて、どのツールを導入するかを検討することが重要です。

たとえば、作業ミスを減らしたい場合にはタスク管理ツールを優先し、情報伝達を優先したい場合にはスケジュール管理やチャットの導入を優先するといった具合です。

導入範囲を決める

次に 「どのような範囲で導入するか」 を検討しましょう。一口にグループウェアを導入するといっても、利用範囲はさまざまです。企業全体で導入する会社もあれば、特定の部署だけに導入する企業もあります。導入の目的とコストのバランスを考えながら検討しましょう。

なお、この時点で「クラウド型にするか自社のシステムにカスタマイズするか」も考慮しておくといいでしょう。自社システムにカスタマイズすると使いやすくはなりますが、その分だけ開発期間やコストはかかります。一方、クラウド型はあらかじめ用意されているツールを利用する形になり、比較的早期に利用できるうえコストも低いのが特徴です。

グループウェアは一度導入しても、その後で導入範囲を徐々に広げられるという点も踏まえて、長期的な視野に立って考えてみましょう。

導入するツールを決める

目的と範囲が明確になったら、導入するサービスを選びましょう。グループウェアの機能は多岐にわたるうえ、ツールの種類も多いため、製品サイトや比較サイトで情報収集しても違いを判断するのが難しい傾向にあります。

そうした場合は、ツールの無料トライアルを活用してみるのがおすすめです。実際に操作しながら要件に合致するか判断できるため、導入後のギャップを最小限に抑えられるでしょう。

また、導入範囲が広い場合は、複数の部署の人に操作してもらって、使いやすさを聞いてみるのもおすすめです。各部署の業務にどう活用できるか、PCが苦手な人でも操作できるかがわかるので、ツール選びの参考になるでしょう。

社内の情報共有は「NotePM」が一番おすすめな3つの理由

URL：https://notepm.jp/

社内の情報共有には「NotePM」がおすすめです。おすすめな理由を3つ紹介するので、自社が求めている機能が搭載されているかどうかをチェックしてみてください。

• 検索性に優れている
• アクセス権限の設定を細かく行える
• セキュリティ対策が万全で安心して使える

検索性に優れている

NotePMは、優れた検索機能が特徴の情報共有ツールです。ツール内で作成したドキュメントだけでなく、WordやExcel、PDFといったファイルの中身も全文検索が可能です。社内文書を一元管理することで、効率的な文書管理を実現し、情報検索にかかる時間を大幅に短縮します。

これにより、従業員は必要な情報を瞬時に見つけ出せるようになるため、業務効率の改善につながるでしょう。NotePMは、情報検索の効率化と文書管理の容易さを両立し、組織全体の生産性向上を支援するツールです。

アクセス権限の設定を細かく行える

NotePMは、柔軟なアクセス権限設定が可能です。基本は社内全体でドキュメント共有をしますが、アクセス権限を細かく設定できます。部署単位のフォルダ分けや、管理職限定アクセス設定も簡単に行えます。

社内文書の機密性や重要度に応じて、アクセス権限を柔軟に変更できるため、セキュリティを確保しながら効率的な情報共有が可能です。組織内の情報管理を最適化するには、ぴったりなツールだと言えるでしょう。

セキュリティ対策が万全で安心して使える

NotePMは、高度なセキュリティ対策が施された情報共有ツールとして高く評価されています。通信はすべて暗号化され、第三者による情報傍受のリスクを低減します。また、ログイン時には2段階認証を導入し、アカウントのセキュリティを強化できる情報共有ツールです。これらのセキュリティ対策により、機密性の高い情報も安全に管理しやすくなるでしょう。

グループウェア『NotePM』導入による成功事例

株式会社パソナ日本総務部は、2015年から自社開発の社内ポータルサイトを利用していました。しかし検索機能が搭載されていなかったため、従業員から「欲しい情報に辿り着けない」という声があがっていました。

ベテラン社員が多く、従業員のITリテラシーにもばらつきがあったため「これなら誰でも使える」と思ったことからNotePMを導入しています。全文検索機能があるため、圧倒的に社内の情報を探しやすくなったとのことです。

＞関連記事：【導入事例】社員1700人。社内wikiを活用して、業務効率や従業員満足度が大幅向上！ – 株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社）

グループウェアを使いこなすには

グループウェアをせっかく導入しても、使いこなせなければ意味がありません。導入する企業規模にもよりますが、整理しないと大量の情報であふれてしまい「大切な情報がわからなくなる」といった状況も想定されます。

使い勝手が悪いと、グループウェアを利用しなくなる従業員も増えるでしょう。グループウェアを導入する前に関係各所に確認を行って、本当に必要な機能を取捨選択しておくことが重要です。

導入前には研修会を行い、導入する意義や目的を従業員に説明し、取り組みへの意欲を上げていくこともおろそかにしてはいけません。せっかく導入したグループウェアが宝の持ち腐れにならないように、事前準備をしっかり行っておきましょう。

自社に合ったグループウェア製品を選んで生産性を上げよう

グループウェアは、社内の情報共有と業務効率化を促進する多機能ツールです。コミュニケーション機能や情報共有機能、業務効率化機能を統合し、組織全体の生産性向上に貢献します。導入にはコストがかかりますが、長期的に見れば業務効率化やコスト削減につながる可能性があります。

導入目的を明確にし、適切なツールを選ぶことで、組織全体の生産性向上と競争力強化につながるでしょう。

検索性やセキュリティを重視するなら情報共有ツールの「NotePM」がおすすめです。まずは、30日間無料のお試しからご利用ください。