「申請はどこからするんでしたっけ？」
「今週の全社連絡って届いていましたか？」
こうした問い合わせが総務や情シスに日々届いていませんか。
原因の多くは入口の分散にあります。チャットツール・申請システム・ファイルサーバー・掲示板がそれぞれ別々に存在し、社員が「どこを開けばいいか」を把握しきれていない状態です。この問題を解決するのが、グループウェアを社内ポータルとして設計・運用することです。お知らせ・スケジュール・各種申請・リンク集を一つのトップページに集約し、全社員が毎日最初に開く業務の起点をつくることで、周知漏れとシステム間の移動コストを同時に減らせます。
本記事では、社内ポータル用途に適したグループウェア おすすめ15選を、選び方の観点とあわせて解説します。
目次
【比較表】グループウェア おすすめ一覧（無料あり）
【中小企業におすすめグループウェア一覧】
| グループウェア | おすすめの人 |
|---|---|
| NotePM | ・社内ポータルから飛んできた社員が目的のマニュアル・手順書に1〜2クリックで到達できるナレッジ基盤を整えたい人 ・お知らせや申請の入口はグループウェアで一本化しつつ、情報の奥行きをNotePMで補完したい人 |
| kintone | ・社内ポータルに載せる申請フォームや業務アプリを現場主導でノーコード作成し、申請の入口を自社仕様で統一したい人 ・既存のグループウェアでは業務フローが再現できず、ポータルと連携する独自システムを内製したい人 |
| Microsoft 365 | ・SharePoint Onlineで社内ポータルサイトを内製し、お知らせ・リンク集・ドキュメントへの入口を一画面に集約したい人 ・すでにMicrosoft 365を利用しており、追加コストなしでポータルの土台を整えたい人 |
| Google Workspace | ・Googleサイトで社内ポータルを構築し、リンク集・ドライブ・カレンダーへの入口をトップ画面に集約したい人 ・リモート・ハイブリッドワーク環境でも全社員が同じ入口にアクセスできる仕組みをつくりたい人 |
| サイボウズOffice | ・社員それぞれが自分のスケジュール・掲示板・ワークフローを一画面で確認できるパーソナルポータルを、低コストで立ち上げたい中小企業 ・グループウェア導入が初めてで、まず『毎朝開く入口』を手軽につくりたい人 |
| desknet’s NEO | ・部署・役職ごとに表示内容を出し分けられるポータルを構築し、全社向けと部門限定の連絡を同じトップ画面で共存させたい人 ・申請ボタン・社内リンク集・お知らせをポータルのトップに集約し、社員が「どこから申請するか」を覚えなくて済む環境をつくりたい人 |
| NI Collabo 360 | ・総務からのお知らせ・承認待ちワークフロー・設備予約状況をトップページに集約し、社員が毎朝ログイン直後に全情報を確認できるポータルをノーコードで設定したい人 ・多機能を低コストで統合しつつ、ポータルを業務の起点として定着させたい人 |
【大企業におすすめグループウェア一覧】
| グループウェア | おすすめの人 |
|---|---|
| Zoho Connect | ・分散したチームやリモート環境でも全社員が同じ社内ポータルにアクセスし、お知らせ・コミュニケーション・リンク集の入口を一本化したい人 ・企業文化の醸成と情報の入口統一を同時に実現したい人 |
| Garoon | ・本社・支社・海外拠点ごとに異なるお知らせを表示しながら、全社共通の申請窓口とリンク集を同じ入口に統合したい多拠点企業 ・情シスが一元管理しつつ、各拠点の総務が自部門の情報だけを更新できる権限設計で全社ポータルを運営したい人 |
| ArielAirOne | ・厳格な内部統制のもと、拠点横断の全社ポータルを安全に統合・運営したい大規模組織 ・複雑なワークフローを申請の入口として一本化しながら、高いセキュリティ水準を維持したい企業 |
【無料で使えるおすすめグループウェア一覧（一部無料トライアル）】
| グループウェア | おすすめの人 |
|---|---|
| クロジカ | ・社内ポータルのスケジュール層としてチームの予定を一画面に集約し、メールの往復なしに日程調整を完結させたい人 ・コストゼロでポータルのカレンダー機能から始めたい人 |
| GRIDY | ・費用をかけずにユーザー数無制限で社内ポータルの土台をつくり、全社員が同じ入口にアクセスできる環境を最小コストで整えたい人 |
| J-MOTTO | ・初期費用ゼロで社内ポータルの入口だけをまず用意し、お知らせ・スケジュールの一元化から始めたい人 ・コストを最小限に抑えてポータルのスモールスタートを実現したい人 |
| GroupSession | ・無料で多機能な社内ポータルの基盤を整え、ユーザー数が多い組織でもコストをかけずに情報の入口を一本化したい人 |
| iQube | ・社内ポータルにナレッジ・ノウハウの蓄積機能を組み込み、入口から情報検索までを直感的なUIで完結させたい人 ・属人化したノウハウをポータル経由で全社員が参照できる状態にしたい人 |
グループウェアとは
グループウェアとは、社内での情報共有を行う複数のツールが組み込まれたソフトウェアです。業務に必要な多様な機能を統合し、効率的な作業環境を実現します。複数のソフトウェアを使い分ける手間を省けるため、ワンクリックで必要な機能にアクセスできる、業務効率改善にとって重要なツールです。
また、チャットや掲示板などのコミュニケーション機能も充実しているため、社員間の情報共有や交流の促進にも役立ちます。チームワークが強化され、スムーズな業務遂行にもつながるでしょう。
グループウェアが社内ポータルとして機能するとき、お知らせ・申請・リンク集・スケジュールへの入口が一本化され、社員が毎朝最初に開く業務の起点が生まれます。本記事では、この「社内ポータルとして使えるか」という観点を軸に、製品選びのポイントと15製品を解説します。
社内SNS・イントラネット・グループウェアの違い
グループウェアと混同されやすいツールに、社内SNSとイントラネットがあります。それぞれの位置づけを整理しておきましょう。
社内SNSは、メールやチャットなどのコミュニケーションに特化したツールです。気軽な情報発信や社員間の交流促進には優れますが、申請・ファイル共有・スケジュール管理といった業務機能は持ちません。
イントラネットは、社内情報の閲覧に特化した静的なポータルサイトです。お知らせや規程・マニュアルを掲載するハブとして機能しますが、ワークフローやスケジュール管理など動的な業務機能は持たないケースがほとんどです。
グループウェアは、コミュニケーション・申請・スケジュール・ファイル共有を一つに統合したツールであり、製品によっては社内ポータルとして動的に機能する点が最大の違いです。お知らせ・申請ボタン・リンク集・承認待ち件数をトップページに集約し、社員が毎日最初に開く業務の入口を一本化できます。イントラネットが「見るだけのページ」であるのに対し、グループウェアのポータルは「ここを経由しないと業務が始まらない」起点として設計できるのが特徴です。
グループウェアの主な機能一覧
グループウェアには、主に以下3つの機能が搭載されています。
- お知らせ・社内報・掲示板
- リンク集・スケジュール・ファイル共有
- 各種申請・ワークフロー
お知らせ・社内報・掲示板
社内ポータルのトップページにお知らせ・掲示板が置かれることで、「通達を出したが全員に届いたか不安」という状況を解消できます。社員が毎朝ログインした瞬間に最新の全社連絡が目に入るため、メールの開封率に依存しない周知の仕組みが生まれます。
主な機能としては、メール・チャット・在籍確認・メモ・掲示板・オンライン会議などが挙げられます。チャット機能は、リアルタイムでの迅速なコミュニケーションを可能にし、メールよりも手軽なやり取りを実現します。在籍確認機能は、メンバーの状況を把握し、スムーズに連携を取りやすくなるでしょう。
また、オンライン会議機能によって場所を選ばずに会議に参加できるようになるため、テレワークや出張時でも効率的なコミュニケーションを可能にします。
リンク集・スケジュール・ファイル共有
ポータルのトップページにリンク集とスケジュールが並ぶことで、社員は「あのシステムはどこからログインするんだっけ」という探索の手間なく、1クリックで目的のツールや情報にたどり着けます。「どこを見ればいいかわからない」という問い合わせを構造的に減らせるのが、この機能群の役割です。
グループウェアは、ファイル共有・プロジェクト管理・スケジュール管理・議事録・アドレス帳・組織図共有・アンケートなどの機能を通じて、チーム内の情報共有と共同作業を効率化します。
とくにファイル共有機能は、ドキュメントや写真などのデータを一元管理し、社内メンバーと共有するうえで欠かせません。アクセス権限の設定により、機密性の高い情報も安全に共有できます。
また、プロジェクト管理やスケジュール管理機能は、チーム全体の進捗状況やメンバーの予定を把握し、作業効率を向上させます。これらの機能を活用することで、チーム内コミュニケーションの円滑化につながるでしょう。
各種申請・ワークフロー
「交通費精算はどのシステムから？」「稟議書の提出先は？」といった問い合わせは、申請の入口がバラバラなことが原因です。ポータルのトップページにワークフローの入口と承認待ち件数を集約することで、申請者も承認者も「どこを開けばいいか」を覚える必要がなくなります。
グループウェアは、タスク管理・ワークフロー・日報などの機能を統合し、業務効率化に役立ちます。
タスク管理機能は、個々のタスクを可視化し、進捗状況を把握することで、対応漏れや遅延を防ぐでしょう。
チームリーダーがメンバーのタスクを管理することで、チーム全体の業務効率も向上します。
また、ワークフロー機能は、交通費や稟議などの申請プロセスを効率化し、日報機能は営業活動の記録を容易にします。
これらの機能がプロジェクトと連携することで、進捗管理がスムーズになり、業務全体の生産性を高められるでしょう。
グループウェアツールの比較ポイント
導入するグループウェアを決める際は、以下の7つの着眼点で比較検討してみてください。
- 必要な情報をすぐ探せるか
- ポータルの必須機能が揃っているか
- 既存システムへのリンクをポータルに集約できるか
- スマホからも社内ポータルを使えるか
- 部署・役職ごとに情報を出し分けられるか
- 全社員が迷わず使える操作性か
- 運用を支えるサポート・セキュリティ体制があるか
必要な情報をすぐ探せるか
ポータルのトップから入ってきた社員が、目的の情報に1〜2クリックで到達できるかどうかは、全文検索の質にかかっています。入口を一本化しても「たどり着いた先で見つからない」では問い合わせは減りません。
グループウェア選定において、検索性は業務効率を左右する重要な要素です。優れた検索機能は、必要な情報を迅速に見つけ出し、情報検索にかかる時間を大幅に削減します。とくに、ファイルサーバーや過去のやり取りなど、さまざまな情報が蓄積されている環境では、高度な検索機能が不可欠です。
全文検索に対応しているか、ファイル名や作成者だけでなく、ファイル内のテキストも検索対象となるかを確認しましょう。また、検索結果の絞り込み機能や、検索結果の表示順序のカスタマイズ機能も重要です。
ポータルの必須機能が揃っているか
社内ポータルとして機能させるうえで最低限必要な要素は、お知らせ（掲示板）・ワークフロー（申請）・リンク集の3つです。これらがトップページに集約できるかどうかを、導入目的の確認と合わせてチェックしましょう。
搭載されている機能はツールによってさまざまですが、社内コミュニケーションや情報共有に関する機能はどのツールも充実している傾向にあります。業務効率化・生産性向上に関する機能で差別化されているケースが多いため、タスク管理機能やワークフロー機能などに着目して比較してみるといいでしょう。
既存システムへのリンクをポータルに集約できるか
社員が毎日使う申請システム・勤怠ツール・ファイルサーバーへのリンクをポータルに集約できるか、SSO（シングルサインオン）でシステム間の移動コストを削減できるかを確認しましょう。既存ツールとの連携が弱いと、結局「別のタブを開く」という分散状態が残ります。
グループウェアは多彩な機能を備えたツールですが、他のツールと組み合わせて便利に活用することも可能です。ビジネスチャットやオンラインストレージなど、すでに活用しているツールがある場合は、連携可能な製品を選ぶことで社内での浸透がしやすくなるでしょう。
スマホからも社内ポータルを使えるか
全社員が毎日最初に開く起点として機能するためには、スマホでも同じ入口にアクセスできることが前提になります。外出中の営業・テレワーク中のスタッフがスマホでポータルを開き、申請・確認・連絡をその場で完結できるかを確認しましょう。
スマホやタブレットにも対応しているツールを選ぶと、働く場所を問わずスムーズに情報共有を行えます。たとえば、営業が取引先企業での商談直後に、グループウェア上で見積書の発行を依頼することも可能です。社内だけでなく社外とのスピーディーな対応にもつながります。
部署・役職ごとに情報を出し分けられるか
全員に同じ画面を出すのではなく、人事からの連絡は全社員に、部門限定の連絡は該当部署にのみ表示できる出し分けが、実運用での定着を左右します。一つのポータルで「全社共通の入口」と「部署専用の連絡スペース」を共存させられるかを確認しましょう。
情報ごとに公開範囲や権限を柔軟に変更できるツールもあります。部署内のみで共有したり、役職者のみに公開したりすることも可能なため、全社的に導入する場合にはとくに便利です。また、ツールによっては外部に共有することもでき、取引先とのやり取りもスムーズに行えます。
全社員が迷わず使える操作性か
社内ポータルは、一部の担当者だけでなく、ITツールに慣れていない社員を含めた幅広い利用者が使うことを想定する必要があります。毎日の業務の入口として定着させるためにも、メニューのわかりやすさや画面の見やすさ、動作速度などを実際の利用者目線で確認しましょう。
グループウェアを全社に定着させるには、必要な機能へ迷わずアクセスできる操作性が重要です。スマホで情報を確認しにくかったり、画面表示に時間がかかったりすると、継続的に利用する際の負担になります。
比較検討する際は、管理者だけで判断するのではなく、実際に利用する社員にも試してもらうとよいでしょう。PCだけでなく、スマホやタブレットも含めて操作し、情報の探しやすさや画面のわかりやすさを確認することが大切です。
運用を支えるサポート・セキュリティ体制があるか
社内ポータルには社内情報や各種業務システムへの導線が集まるため、導入後も安定して運用できるサポート体制と、適切なセキュリティ対策が重要です。導入時だけでなく、設定変更やトラブルが発生した際にどのような支援を受けられるかまで確認しましょう。
サポートについては、初期設定やシステム連携、管理者向けの運用支援など、どこまで対応してもらえるかを確認します。問い合わせ方法や対応時間、ヘルプページ・マニュアルの充実度なども比較しておきましょう。
また、社内ポータルでは個人情報や機密情報を扱う可能性があるため、アクセス権限の管理や認証、通信・データの保護、操作ログなど、製品が備えるセキュリティ対策を確認することも欠かせません。
自社のセキュリティ要件を整理したうえで、運用面とセキュリティ面の両方から継続して利用できるグループウェアを選びましょう。
中小企業が社内ポータルを立ち上げるためのグループウェア7選
チャット・申請・お知らせがバラバラのツールに散らばっている状態から抜け出すために、まず社内ポータルの入口を一本化したい中小企業に向けて、導入しやすい7製品を紹介します。初期設定の手軽さと、トップページへの情報集約のしやすさを軸に選んでいます。
| ツール名 | 特徴 | おすすめな人 |
|---|---|---|
| NotePM | ・社内wiki型の簡単な情報蓄積 ・強力な全文検索機能 ・豊富なテンプレートと編集機能 |
社内ナレッジやマニュアルを効率的に作成・共有したい人 |
| kintone | ・ノーコードで業務アプリを作成 ・プロセス管理と通知で案件を可視化 ・プラグイン/外部APIで柔軟に拡張可能 |
現場主導で業務システムを素早く立ち上げ、継続的に磨き上げたい人 |
| サイボウズOffice | ・中小企業向けの定番グループウェア ・スケジュール/掲示板/ワークフローを網羅 ・低コストでスモールスタート可能 |
日常業務の標準機能を手早く整え、コストを抑えて導入したい人 |
| NI Collabo 360 | ・36の機能を低コストで一元利用 ・ワークフロー/経費/文書/安否確認まで対応 ・電帳法ストレージ等の拡張あり |
基本業務を広くまとめ、費用を抑えて統合運用したい人 |
| Microsoft 365 | ・Officeアプリとメール/会議/ストレージを統合 ・共同編集と共有で作業効率化 ・強固なセキュリティ |
既存のOffice運用を活かしつつ、テレワークでも統一環境を実現したい人 |
| Google Workspace | ・Gmail/ドライブ/Meet/Docsの一体運用 ・リアルタイム共同編集とAI支援 ・ブラウザ中心で軽快に操作可能 |
共同作業のスピードを重視し、場所を問わず生産性を上げたい人 |
| desknet’s NEO | ・25以上の標準機能をオールインワンで利用可能 ・AppSuiteでノーコード業務アプリを無制限作成 ・スマホ/連携で段階的に展開可能 |
現場に合わせて申請や台帳を内製し、全社で業務改善を進めたい人 |
NotePM
NotePMは、強力な全文検索機能を備えたグループウェアです。誰でも直感的に使えるシンプルな操作性と圧倒的な検索性能により、誰でも必要な情報にスムーズにアクセスできます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・高機能エディタ（テンプレート、画像編集機能付き） ・強力な全文検索（Word、Excel、PDFなどのファイル内も検索可能） ・フォルダとタグによる情報整理 ・ページ閲覧者確認機能 ・変更履歴の自動記録・バージョン管理 ・コメント・いいね機能によるコミュニケーション促進 ・柔軟なアクセス制限（IPアドレス制限、2段階認証など） ・活用状況レポート機能 ・外部共有機能 ・マルチデバイス対応 ・動画共有・埋め込み |
| 価格 | ・初期費用: 0円 ・月額費用: ・プラン10: 5,400円（10ユーザー、100GB） ・プラン15: 8,100円（15ユーザー、150GB） ・プラン25: 13,500円（25ユーザー、250GB） ・プラン50: 27,000円（50ユーザー、500GB） ・プラン75: 40,500円（75ユーザー、750GB） ・プラン100: 54,000円（100ユーザー、1TB） （上記は税抜価格。見るだけのユーザーは各プランのユーザー数の3倍まで無料） ・無料トライアル: 30日間無料トライアルあり（全機能利用可能、最大10名まで） ・その他費用に関する特記事項: サポート費用0円 |
| おすすめな人 | ・社内の暗黙知やノウハウを形式知化し、組織全体の知識レベルを向上させたい人 ・頻繁に更新が必要な業務マニュアルや手順書を、誰でも簡単に作成・共有・管理できる仕組みを求めている人 ・ファイルサーバーの検索性に限界を感じ、必要な情報へ迅速にアクセスできる環境を構築したい人 ・ITツールの専門知識がないメンバーでも直感的に使え、導入後すぐに全社で活用を開始したいと考えている人 ・情報共有の文化を醸成し、社員間のコミュニケーションを活性化させたい人 |
| サポート体制 | ・オンラインデモや個別相談会を無料で提供 ・ITリテラシーに不安がある組織でも安心して導入できる日本語による手厚いサポート体制 ・FAQ（ヘルプ）ページやセミナーの充実 |
| 連携可能なツール | ・Slack ・Microsoft Teams ・Chatworkなど ・Zapierを通じた外部サービス連携や、APIを利用したシステム連携にも対応 |
| 導入企業の一部 | ・住信SBIネット銀行株式会社 ・株式会社ラクス ・PayPay銀行株式会社 ・アイリスオーヤマ株式会社 ・株式会社八天堂 |
グループウェアの特徴
NotePMでは、ドキュメントベースで書類や資料を管理できます。タグ付けやフォルダ分けもできるため、カテゴリーや内容ごとに整理できるので、必要な情報をスムーズに見つけることが可能です。
用途に応じたテンプレートも揃っているため、管理する書式の統一が可能です。新しくテンプレートを作成することもできるので、自社に必要なテンプレートを用意しておけば、効率良く資料作成を進められるでしょう。
保存している資料は、更新履歴を確認できます。誰が・いつ資料を修正したのかを確認できるので、チーム全体での文書管理もしやすいのが特徴です。
kintone
出典：kintone（キントーン）- あなたの「その仕事に」
kintoneは、ドラッグ&ドロップで業務アプリを作成し、データ管理とコミュニケーションを一体化できるグループウェアです。一覧やグラフ・プロセス管理・通知などを組み合わせて現場主導で業務改善を進められます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・業務アプリ作成（ドラッグ＆ドロップでカスタマイズ可能） ・データの一元管理と可視化 ・コミュニケーション機能（コメント、スレッド） ・プロセス管理（ワークフロー） ・豊富な連携機能（API連携、プラグイン） ・モバイル対応 ・アクセス権限設定 |
| 価格 | ・1,100円（税込）〜/1名（ライトコース） ・1,980円（税込）〜/1名（スタンダードコース） ・3,300円（税込）〜/1名（ワイドコース） |
| おすすめな人 | ・既存のグループウェアでは自社の特殊な業務フローに対応できないと感じている人 ・プログラミング知識がなくても、現場のニーズに合わせて柔軟にシステムを構築したい人 ・部門ごとに異なる業務アプリを統合的に管理したい人 ・業務の属人化を解消し、プロセスを標準化したい人 ・スピーディーに業務改善のPDCAサイクルを回したい人 |
| サポート体制 | ・資料・動画・無料セミナー・パートナー支援 ・HDI三つ星のサポートセンター |
| 連携可能なツール | ・300種類以上のサービスと連携可能 ・API/JS/CSSによる拡張も可能 |
| 導入企業の一部 | ・30,000社以上の導入実績あり |
グループウェアの特徴
kintoneは、自社に合ったアプリを作成・組み合わせることで、情報の一元管理ができます。ノーコード・ローコードでアプリを作成できるので、IT知識に不安を感じる担当者でも簡単に利用を開始できるのが特徴です。
業務や職種に合わせたアプリも用意されているので、利用開始後すぐに運用を始められます。また、CSVやExcelのデータを読み込むこともできるので、既存のデータのインポートも簡単です。
ファイル管理のアプリは、PDFの中身も検索できるので、必要な情報をスムーズに見つけられます。また、各ファイルの更新履歴も確認できるため、情報のアップデートも確認しやすいでしょう。
顧客リストのアプリは、顧客情報を管理できるだけでなく、リストをCSVで出力できるので、必要な情報だけをまとめることも可能です。
スペース機能を使えば、社内でのコミュニケーションを活発化させられます。話題に応じてスレッドを立てられるので、プロジェクトやチームごとのやり取りもしやすいでしょう。
URL：https://kintone.cybozu.co.jp/
サイボウズOffice
出典：サイボウズ Office | 中小企業向けかんたんらくらくグループウェア
サイボウズOfficeは中小企業向けの国産グループウェアです。ワークフローや掲示板・スケジュール・ファイル管理など、業務に必要な基本アプリを備えています。
サイボウズ Officeのトップページでは、自分の予定や掲示板の新着情報、自分宛の連絡・申請などを一画面で確認できます。
「自分に関係する情報が最初に目に入る」設計で、ログイン後に必要な情報を確認しやすいのが特徴です。必要な情報を1画面に集約でき、ユーザーごとに表示内容をカスタマイズできます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・トップページ（自分だけのポータル） ・スケジュール ・掲示板 ・ファイル管理 ・メッセージ ・メール ・ワークフロー（電子決裁） ・報告書 ・アドレス帳 ・電話メモ ・カスタムアプリ |
| 価格 | クラウド版 ・660円（税込）〜/1名（スタンダードコース） ・1,100円（税込）〜/1名（プレミアムコース） |
| おすすめな人 | ・グループウェアの導入が初めてで、誰でも簡単に使えるツールを探している人 ・中小企業で、情報共有とコミュニケーションの基盤を強化したい人 ・手頃な価格で多機能なグループウェアを導入したい人 ・日本の商習慣に合った使い勝手を重視する人 ・外出先からもスムーズに業務を行いたい人 |
| サポート体制 | ・公式資料やご提案資料・機能紹介ページの用意あり ・代理店や販売パートナー経由で導入・運用サポートや見積もり相談可能 ・既存のパッケージ版からのクラウド移行の支援あり |
| 連携可能なツール | ・サイボウズOffice内の各アプリが連携可能 ・一部アドオンや外部連携は要件に応じて拡張可能 |
| 導入企業の一部 | ・社名非公開 |
【グループウェアの特徴】
- トップページでスケジュールや通知を管理できる
- 直感的に操作できるUIなので、IT知識に関わらず利用しやすい
- トップページでは、個別の通知も受け取れるので、コミュニケーションエラーを軽減できる
- 掲示板機能を活用すれば、部署やプロジェクトごとにスムーズなやり取りが実現できる
- 掲示板内にも検索機能があるので、過去のやり取りも見つけやすい
- ドラッグ＆ドロップでファイルの追加ができるので、既存の情報を一元管理することも可能
- フォルダ分けも可能なので、プロジェクトや用途ごとの整理もしやすい
- ワークフローの管理もできる。申請状況を確認できるので、ワークフローの抜け漏れを防ぐことが可能
URL：https://office.cybozu.co.jp/
NI Collabo 360
出典：多機能・低価格の経営改善型グループウェア「NI Collabo 360」
NI Collabo 360は、スケジュールや文書管理・ワークフロー・経費精算・支払管理などを統合した国産グループウェアです。ポータルで必要情報を集約し、安否確認などBCPにも配慮した機能を標準搭載しています。
NI Collabo 360のポータル機能では、総務からのお知らせ・承認待ちの申請・当日の設備や備品の予約状況をトップページに並べて表示できます。社員が毎朝ログイン後に確認したい情報を1画面に集約した状態を、HTMLなどの専門知識がなくても設定できます。
表示するパーツやレイアウトをカスタマイズできるため、人事・総務部門が「社員に毎朝見てほしい情報」を優先的に配置する運用が可能です。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・スケジュール管理 ・文書共有管理 ・ワークフロー ・経費精算（電帳法対応） ・支払管理 ・メール ・プロジェクト管理 ・掲示板（ナレッジ・コラボレーション） ・テレワーク支援 ・自由自在なポータル ・社内ソーシャル（UP!） ・グローバル対応 ・専用アプリケーション（NI Collabo NOW!など） |
| 価格 | ・360円（税込）〜/1名 |
| おすすめな人 | ・多機能なグループウェアを低コストで導入したい人 ・経営の「見える化」を進め、業務改善に繋げたい経営者 ・テレワークやモバイルワークを推進し、多様な働き方に対応したい人 ・電子帳簿保存法に対応した経費精算機能を求める人 ・国産のグループウェアで手厚いサポートを受けたい人 |
| サポート体制 | ・導入・運用の相談ができる問い合わせ窓口あり ・販売パートナーからの導入支援・機能説明の提供あり ・業務要件に応じた提案を受けられる。 |
| 連携可能なツール | ・Sales Force AssistantシリーズやSales Quote Assistant、nyoiboxなどと連携可能 ・電帳法ストレージやVideo Viewerなどのオプションも組み合わせ可能 |
| 導入企業の一部 | ・石屋製菓 ・エステー ・河合楽器製作所 |
グループウェアの特徴
- トップページの表示の仕方を変更できるので、使いやすいようにアレンジすることが可能
- スケジュールや通知も表示されるため情報の抜け漏れを防ぎやすい
- 用途に応じたさまざまなアプリもあるため、情報の一元管理が可能
- ワークフローの作成や経費管理など、業務に関するさまざまな機能も備えている
- プロジェクト管理では、プロジェクトごとに進行を管理できる
- アンケート・テスト機能を利用すれば、従業員の意識調査や製品開発アンケートなどを効率良く分析できる
- 商談分析アプリを使えば、個人や顧客別・目的別での商談件数の分析が可能
Microsoft Office 365
出典：Microsoft 365 とは? Office 365 との違い
Microsoft 365はOfficeアプリ、クラウドストレージ、Teamsなどを統合したクラウド型のグループウェアです。個人・中小企業・エンタープライズ向けに複数のサブスクリプションを提供しています。
Microsoft 365のSharePointを使えば、Webパーツを組み合わせて、コードを書かずに基本的な社内ポータルを構築できます。お知らせ・リンク集・ドキュメントへの入口を一画面に集約し、Power Automate（TeamsのWorkflowsアプリ）を活用すれば、SharePoint上の更新をトリガーに、Teamsのチャネルへ通知を自動投稿する仕組みも構成できます。契約中のMicrosoft 365プランにSharePointなど必要な機能が含まれている場合、既存ライセンスを活用して着手できます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・Word, Excel, PowerPoint, OutlookなどのOfficeアプリケーション ・Microsoft Teams（チャット、Web会議、ファイル共有） ・SharePoint Online（社内ポータル、ドキュメント管理） ・OneDrive for Business（クラウドストレージ） ・Exchange Online（ビジネスメール） ・Microsoft Bookings（予約管理） ・Microsoft Forms（アンケート） ・Microsoft Planner（タスク管理） |
| 価格 | ・899円〜/1名（Business Basic） ・1,874円〜/1名（Business Standard） ・3,298円〜/1名（Business Premium） ・1,236円〜/1名（Apps for business） |
| おすすめな人 | ・既にMicrosoft Office製品を日常的に利用しており、その操作感に慣れている人 ・WordやExcelなどの共同編集を頻繁に行うチーム ・強固なセキュリティとコンプライアンスを重視する企業 ・テレワーク環境下での情報共有とコミュニケーションを強化したい人 ・ライセンス管理の手間を削減し、常に最新のツールを利用したい人 |
| サポート体制 | ・公式のヘルプ&ラーニング、導入ガイド、学習リソースの提供 ・中小企業向けの導入フローやプラン選定ガイドの公開 ・サポート記事やチュートリアルによる、主力機能の活用ノウハウの提供 |
| 連携可能なツール | ・Microsoft TeamsやOneDrive/SharePointを中心としたMicrosoft製品群 ・プランに応じて管理・セキュリティ機能や外部サービス連携の拡張も可能 |
| 導入企業の一部 | ・中小企業から大企業まで幅広い組織で導入実績あり |
【グループウェアの特徴】
- Word・Excel・PowerPointに加え、Outlook（メール）やTeams（チャット・会議）・OneDrive（クラウド）を統合している
- 独自ドメインを設定すれば、Outlookでの社内外メールの運用も可能
- SharePointで社内ポータルと文書管理を整えることで、OneDrive・SharePoint上のファイルをTeamsで共有しながら効率良く共同編集を進められる
URL：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/what-is-microsoft-365
Google Workspace
出典：ビジネスアプリとコラボレーションツール | Google Workspace
Google Workspaceは、Gmailやドライブ・ドキュメント・スプレッドシートなどを統合したクラウドグループウェアです。管理コンソールからユーザ情報・端末・データ保護を一元管理できます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・Gmail（独自ドメインメール） ・Googleドライブ（クラウドストレージ） ・Google Meet（Web会議） ・Google Chat（チャット） ・Googleカレンダー（共有カレンダー、設備予約） ・Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド（共同編集可能なOfficeアプリ） ・Googleフォーム（アンケート） ・Googleサイト（社内サイト作成） ・AppSheet（ノーコードアプリ開発） ・Geminiアプリ（AIアシスタント） ・Cloud Search（横断検索） |
| 価格 | ・880円（税込）〜/1名（Business Starter） ・1,760円（税込）〜/1名（Business Standard） ・2,750円（税込）〜1名（Business Plus） |
| おすすめな人 | ・リアルタイムでの共同作業を重視し、業務効率を大幅に向上させたい人 ・リモートワークやハイブリッドワークを推進している企業 ・GoogleのAI技術を活用して生産性を高めたい人 ・強固なセキュリティとデータ保護を求める企業 ・既存のGoogleサービス（Gmail、Googleドライブなど）に慣れている人 |
| サポート体制 | ・Googleのサポートチャネルやヘルプセンターを通じて学習・運用支援を提供 ・国内ではパートナー各社がセットアップや移行、運用に関する支援および価格・改定情報の案内を実施 |
| 連携可能なツール | ・Google製品間の連携が可能 ・サードパーティ連携や拡張はMarketplaceやAPIで提供されている |
| 導入企業の一部 | ・社内非公開 |
Google Workspaceを導入することで、既存のGoogle関連のサービスを利用できるだけでなく、独自ドメインの設定ができます。
GeminiやAppSheetを使えば、AI活用やノーコードアプリで業務をさらに効率化できるでしょう。2段階認証やグループ・OUでのポリシー適用を利用することで、セキュリティも安心です。
URL：https://workspace.google.com/intl/ja/
desknet’s NEO
出典：【公式】desknet’s NEO – ノーコードでさらに進む業務改善
desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）は、スケジュールや掲示板・設備予約・ワークフロー・文書管理など、25種類のアプリをワンパッケージで提供するグループウェアです。月額のサブスクリプションであるクラウド版はスモールスタートしやすい構成になっています。
desknet’s NEOのポータル機能では、「共通ポータル」「組織ポータル」「個人ポータル」を使い分け、利用者に応じた情報を表示できます。
ワークフローなど各機能へのメニューや、社内システムへのリンクも同じ画面に配置できるため、社員が申請先を探す手間を減らせます。AppSuiteで作成した業務アプリもポータルのメニューに配置できるため、導入した機能が実際に使われる動線を設計しやすいのも特徴です。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・ポータル、インフォメーション（情報集約・掲示板） ・ワークフロー、回覧・レポート、アンケート（申請・報告・意見交換） ・スケジュール、設備予約（予定管理・会議準備） ・ウェブメール、伝言・所在（業務連絡） ・AppSuite（ノーコード業務アプリ作成） ・安否確認 ・文書管理、ファイル転送 ・Microsoft 365連携、スマートフォン対応 |
| 価格 | クラウド版 ・660円（税込）〜/1名（ライト） ・880円（税込）〜/1名（スタンダード） ・1,100円（税込）〜/1名（プレミアム） |
| おすすめな人 | ・多機能でありながらも、直感的に使えるグループウェアを求める人 ・ノーコードで自社の業務に合わせたカスタムアプリを開発し、業務改善を強力に推進したい人 ・クラウド版とオンプレミス版の両方から、自社の運用方針に合った形態を選びたい人 ・豊富な導入実績と手厚いサポート体制を重視する人 ・ペーパーレス化や情報集約を徹底したい人 |
| サポート体制 | ・パッケージ版では基本ライセンスに初年度サポートを含む（以降のサポート契約もあり） |
| 連携可能なツール | ・SAML SSO、Outlook/Teams連携 ・アクセスログ、モバイルアプリに対応 |
| 導入企業の一部 | ・埼玉トヨペット株式会社 ・株式会社システムアプローチ ・横浜市役所 |
【ノーコードのAppSuite】
- 申請書や台帳・点検記録など、自社向けの業務アプリも簡単に作成可能
- 初期設定もシンプルなので、導入後すぐに運用を始めやすい
大企業・多拠点企業が全社ポータルを統合するためのグループウェア3選
本社・支社・海外拠点それぞれに異なる情報を出しながら、全社共通の申請窓口やリンク集は同じ入口に統合したい大規模組織向けの3製品です。拠点横断の情報統制と権限設計の柔軟性を重視して選んでいます。
| ツール名 | 特徴 | おすすめな人 |
|---|---|---|
| Zoho Connect | ・社内SNS型の情報共有 ・掲示板/マニュアル/タスクを一体化 ・外部連携やワークフロー・カスタムアプリで拡張可能 |
分散したコミュニケーションとタスクを一つの場に集約したい人 |
| Garoon | ・大規模組織向けのポータル/掲示板/スケジュール/ワークフローを網羅 ・ロール/組織ベースの厳密な権限管理と多言語対応 ・クラウド/パッケージ選択とAPIで基幹連携 |
拠点横断の情報統制と全社ポータル運用を重視する人 |
| ArielAirOne | ・ポータル/掲示板/全文検索と高度なワークフローを統合 ・ノーコード/ローコードで業務アプリを柔軟に開発 ・Notes移行や複雑な権限設計 |
大規模・複雑な業務と内部統制を同一基盤で最適化したい人 |
Zoho Connect
出典：従業員のエンゲージメントを高めるイントラネット（社内SNS）ソフトウェア | Zoho Connect
Zoho Connectは、社内SNSとイントラネットを統合したコラボレーション基盤で、情報共有・共同作業・コミュニケーションを1つのワークスペースで提供するグループウェアです。社内向けと社外連携に対応し、用途に応じたエディションを選択できます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・フィード、タウンホール、アンケート（コミュニケーション） ・ダッシュボード、ゲーミフィケーション、ソーシャルアドボカシー（関係性向上） ・グループ、ボード、ナレッジベース（コラボレーション） ・カスタムアプリケーション、ワークフロー（自動化） ・翻訳機能 ・ファイル管理 ・タスク管理 ・ビデオ通話 |
| 価格 | ・44円（税込）〜/1名（スターター） ・110円（税込）〜/1名（エンタープライズ） ・330円（税込）〜/1名（アルティメット） |
| おすすめな人 | ・従業員間のコミュニケーションを活性化し、企業文化を醸成したい人 ・分散されたチームやリモートワーク環境での連携を強化したい人 ・従業員エンゲージメントを高めるためのツールを探している人 ・多言語対応が必要なグローバルチーム ・Zohoの他のサービスを利用しており、シームレスな連携を求める人 |
| サポート体制 | ・ヘルプセンターで導入ガイドや機能差分、購入・請求に関する情報を提供 ・Zoho Oneでの利用時の注意点に関する公式サポート記事あり ・教育機関・NPO向けのディスカウント制度の案内あり |
| 連携可能なツール | ・Zohoアプリ連携（エンタープライズ・アルティメットは無制限） ・外部サービスアプリ連携可（プラン差あり） |
| 導入企業の一部 | ・南房総地域おこし協力隊 ・同じ土俵合同会社 |
グループウェアの特徴
Zoho Connectは、シンプルなUIなので、直感的に操作できるのが特徴です。トップページには、最新の通知も表示されるため、情報の抜け漏れを防ぎやすいでしょう。
掲示板機能では、予定の通知やアンケートなど、さまざまなやり取りが可能です。
マニュアルも管理ができるので、業務に関する内容の一元管理が可能です。編集画面もシンプルなので、IT知識に不安がある人でもスムーズに作成を進められます。
Zoho Connectでは、タスク管理も可能です。個人のタスクだけでなく、チームメンバーへの割り振りもできるので、効率良く業務を進められます。
社内での問い合わせ業務を質疑応答として管理することも可能です。内容ごとにスレッドが作成されるので、ナレッジとしても活用しやすいでしょう。
URL：https://www.zoho.com/jp/connect/
Garoon
出典：サイボウズ Garoon（ガルーン）- 10名から数万名まで使えるグループウェア
Garoonは、掲示板やワークフロー・スケジュール・ファイル管理・Webメールなどを統合したグループウェアです。ロール・組織ベースの権限設計と多言語対応を備えているため、部門横断での情報共有と意思決定を加速させられます。
Garoonでは、組織ごとにポータルを作成し、対象に応じたお知らせを掲載でき、全社共通のリンク集や申請窓口をポータルにまとめ、各拠点から同じ入口でアクセスできるように構成できます。
情シス部門が全体を一元管理しながら、ポータルごとに運用管理権限を設定できるため、拠点や部門単位で管理範囲を分けた運用も可能です。多拠点企業が全社ポータルを統合する際の有力な選択肢の一つになります。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・スケジュール、施設予約 ・ポータル ・ファイル管理 ・掲示板 ・ワークフロー ・メッセージ、メール ・スペース ・モバイル対応 ・グローバル対応（日・英・簡・繁の4言語） |
| 価格 | ・990円（税込）〜/1名（クラウド版） ・8,250円（税込）〜/1名（パッケージ版） |
| おすすめな人 | ・大規模組織で、複雑な組織構造に対応できるグループウェアを探している人 ・拠点が多く、全社的な情報共有とコミュニケーションを強化したい人 ・日本の商習慣に合わせたきめ細やかな機能とサポートを求める人 ・既存のシステム（kintone, Microsoft 365など）との連携を重視する人 ・ITが苦手な従業員が多い組織で、スムーズな導入・定着を図りたい人 |
| サポート体制 | ・オンラインでの問い合わせ、導入・運用の相談が可能 ・パッケージ版は年間の継続保守サービスあり |
| 連携可能なツール | ・Garoon内の掲示板、スペース、ワークフロー、ファイル管理などと連動可能 ・APIや外部連携を通じて他システムと統合可能 |
| 導入企業の一部 | ・ゼブラ株式会社 ・阪急阪神ホールディングス株式会社 ・サンコール株式会社 |
グループウェアの特徴
- Garoonは、直感的に操作できるシンプルな操作画面なので、IT知識に不安な人でも使いやすい
- ファイル管理だけでなく、スケジュールやメール・ワークフローなど、業務に必要な内容を一元管理できる
- ワークフローでは、申請状況や結果を確認できるため、承認漏れを防げる
- ワークフローの通知は通知一覧から確認することも可能
- タイムカード機能を使えば、出退勤だけでなく、外出状況も確認できる
- 作成したタイムカードはCSVへの書き出しや印刷もできる
URL：https://garoon.cybozu.co.jp/
ArielAirOne
出典：「ArielAirOne Enterprise」｜ワークスアプリケーションズ
ArielAirOneは、カレンダー予約や掲示板・ファイル管理・稟議・申請ワークフローなどのアプリと企業ポータルを備えたオールインワンのグループウェアです。統合全文検索やモバイルアクセスも備えているため、大規模で複雑な組織構造にも対応できます。
ArielAirOneでは、ポータル機能と組織・アクセス権限管理を組み合わせた情報共有基盤を構築できます。全社共通のリンク集や申請窓口はすべての拠点から同じ入口でアクセスできる構成が可能です。内部統制やきめ細かなアクセス権限管理を重視しており、全社ポータルを統合・運営したい大規模組織に適しています。情シス部門による一元管理と柔軟な権限制御を組み合わせたポータル運用にも活用できます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・スケジュール・施設管理 ・ポータル（全体、部門、個人、プロジェクト） ・統合全文検索 ・電子会議室（掲示板） ・伝言（社内メール） ・在籍管理 ・スマートデバイス対応 ・Webサービス連携（RSS、ガジェット） ・アクセス権限管理機能 ・簡易業務アプリケーション・ワークフロー開発機能 |
| 価格 | ・要問い合わせ |
| おすすめな人 | ・大規模な組織で、複雑な組織構造やワークフローに対応できるグループウェアを探している人 ・Notesからのシステム移行を検討しており、既存資産の活用とスムーズな移行を重視する人 ・厳格な内部統制とセキュリティ対策が求められる企業 ・ノーコード・ローコードで自社独自の業務アプリケーションを開発し、業務を最適化したい人 ・グループ会社間での情報共有と統制を両立させたい人 |
| サポート体制 | ・担当コンサルによる伴走型サポート ・ユーザー分科会・勉強会の実施 ・外注/内製支援あり |
| 連携可能なツール | ・Notes移行ツール ・外部システム・ChatGPTとの連携可能 |
| 導入企業の一部 | ・大手企業での導入実績多数 |
【グループウェアの特徴】
- データ移行と権限設計を並行して進められるため、既存の管理体制からスムーズに移行しやすい
- スケジュールや施設管理ができるだけでなく、掲示板や電子会議室も備えているので、コミュニケーションも促しやすい
- 業務アプリを拡張し、スマホ対応や外部サービス連携していけば、全社利用も可能
URL：https://www.worksap.co.jp/services/platform/
コストゼロから始める社内ポータル：無料グループウェア5選
まずは費用をかけずに「全社員が毎朝開く入口」だけを用意したい企業向けに、無料または無料トライアルから使える5製品を紹介します。最小構成でポータルの土台をつくり、定着後に機能を拡張するアプローチの最初の一歩として活用できます。
| ツール名 | 特徴 | おすすめな人 |
|---|---|---|
| クロジカ | ・共有カレンダーで予定/設備を一元管理 ・日程調整や出欠確認で調整工数を削減 ・シンプルUIでモバイル運用も可能 |
Excel管理から脱却し、予定共有と会議調整を手早く標準化したい人 |
| GRIDY | ・ユーザー無制限の無料クラウド型 ・23の機能を広告なしで提供 ・基本機能で情報共有を網羅 |
コストをかけずにグループウェアを導入し、社内の情報共有を素早く整えたい人 |
| J-MOTTO | ・26の機能を定額で提供 ・20ユーザー定額の低コスト設計 ・スマホ対応とオプション拡張 |
小規模から安心価格で導入し、必要に応じて機能を段階拡張したい人 |
| GroupSession | ・無料版/クラウド/byCloud/大規模ZIONを用意 ・スケジュール/稟議/ファイル/チャットを網羅 ・運用形態を選べる柔軟性あり |
無料から始めて、規模や要件に合わせてクラウドやオンプレへ拡張したい人 |
| iQube | ・低コストで主要機能を網羅 ・10名まで無料評価→月数百円/人で本格運用可能 ・権限/IP制限やSSLなど運用基盤も提供 |
初期費用を抑えてスモールスタートし、段階的に全社展開したい人 |
クロジカ
URL：クロジカ | スケジュール管理 – チームの日程調整や予定共有を簡単に。
クロジカは、設備予約や日程調整・チャット・タイムカードなど、業務に必要な機能をブラウザとモバイルで提供するグループウェアです。共有カレンダーでチームの予定を一元化するので、部署横断の情報共有に適しています。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・スケジュール管理（チームの予定を一つのカレンダーで管理） ・日程調整（社内外との2ステップ調整） ・チャット ・タイムカード（勤怠管理） ・ワークフロー ・出欠確認 ・公開先指定 ・タイムライン ・設備予約 ・ファイル管理 ・掲示板、回覧板 ・電子メール ・モバイルデバイス対応 |
| 価格 | ・無料（フリー） ・550円（税込）〜/1名（ベーシック） ・880円（税込）〜/1名（プレミアム） |
| おすすめな人 | ・メールの往復なしに、社内外との日程調整を効率化したい人 ・チームのスケジュールを一つのカレンダーで分かりやすく管理したい人 ・ITツールに不慣れなメンバーが多いチームで、直感的に使えるツールを探している人 ・低コストでグループウェアを導入し、徐々に機能を拡張していきたい人 ・複数拠点や多人数でのスケジュール管理に課題を抱えている人 |
| サポート体制 | ・オンラインのヘルプ/FAQあり ・無料トライアル後は管理画面のチャットからも相談可能 ・プレミアムプランは管理者向けサポートを提供 |
| 連携可能なツール | ・カレンダー連携 ・外部共有、アクセス権限による社外共有に対応 ・外部SaaS連携は限定的 |
| 導入企業の一部 | ・株式会社藤城建設 ・株式会社タツミ ・株式会社共同建築設計事務所 |
グループウェアの特徴
クロジカのトップページはカレンダー画面になっているので、1週間の予定やその日の予定を確認しやすいのが特徴です。ユーザー選択もできるため、上司や部下・チームメンバーのスケジュールも確認しやすいでしょう。
会議やイベントの出欠確認も投票形式で簡単に依頼できます。また、カレンダーの確認もできるため、予定の調整もしやすいのが特徴です。
社外向けの商談日程の調整もツール内で対応可能です。カレンダーの空きから自動で候補を出してくれるので、効率良く日程調整ができます。
タイムカード機能もあるので、勤怠管理もできます。また、集計機能を使えば、パートやアルバイトのような勤務形態にも対応しやすいでしょう。
そのほかにも、ワークフローアプリや報告書アプリ、ポータルアプリなど、業務に合わせたアプリを追加することが可能です。
URL：https://kurojica.com/schedule/
GRIDY
GRIDYは、Knowledge Suiteのグループウェア部分を無料提供するサービスです。スケジュールや掲示板・メール・ワークフロー・プロジェクト・設備予約・アドレス帳など、さまざまなアプリを備えています。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・マイページ ・スケジュール ・設備予約 ・ファイル共有 ・メンバー一覧 ・部署/グループ管理 ・メール（ウェブブラウザメーラー） ・トピック（掲示板） ・メッセージ（チャット） ・議事録 ・レポート提出 ・メモパッド ・プロジェクト管理 ・ToDo ・ワークフロー ・アラーム ・電話メモ ・タイムカード ・アドレス帳 ・備品管理 |
| 価格 | ・無料 |
| おすすめな人 | ・グループウェアに費用をかけずに導入したいと考えている人 ・ユーザー数無制限で利用できるツールを探している人 ・基本的な情報共有とコミュニケーション機能を網羅的に利用したい人 ・中小企業や複数拠点を持つ企業で、情報の一元化と可視化を進めたい人 ・まずはグループウェアを試してみたいと考えている人 |
| サポート体制 | ・無料版は電話・メール等のサポート対象外だが、サイト上の説明・ヘルプで基本的な案内の提供はある ・有料版（Knowledge Suite）では問い合わせサポートや各種セキュリティオプションが利用可能 |
| 連携可能なツール | ・有料版への移行で、SSO、IP制限、アクションログなどのセキュリティ/連携機能が有効化可能 |
| 導入企業の一部 | ・グローバルインデックス株式会社 ・moss design LLP ・ユニパス株式会社 |
グループウェアの特徴
GRIDYは、トップページで新着情報を受け取れるので、情報の抜け漏れを防げます。また、各種アプリがアイコンで表示されているため、直感的に操作することが可能です。
プロジェクト管理では、作成したプロジェクトの期限や進捗を視覚的に管理できます。詳細を開くことなく、期限や進捗を確認できるので、優先順位を考えやすいでしょう。
タイムカードアプリもあり、トップページで入力した出退勤を記録できます。稼働時間も確認できるので、ワークライフバランスも確認しやすいでしょう。
議事録アプリでは、テンプレートが用意されているので、統一されたフォーマットで議事録を作成できます。
URL：https://www.bluetec.co.jp/knowledgesuite/free/
J-MOTTO
J-MOTTOは、中小企業向けにスケジュールや掲示板・ワークフロー・ウェブメール・設備予約など、日常業務機能をワンパッケージで提供するクラウド型グループウェアです。
desknet’s NEOを低コストで使えるサービスとして、直感的なUIと日本語サポートを備えています。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・スケジュール登録・共有 ・情報発信（掲示板、インフォメーション） ・ワークフロー申請・承認 ・ウェブメール ・設備予約 ・安否確認 ・文書管理 ・メッセージ/所在 ・プロジェクト管理 ・電子会議室 ・アンケート ・タイムカード ・アドレス帳 |
| 価格 | ・最大3ヶ月間の無料トライアルが可能 ・年額22,000円（税込）〜/1名（ライトプラン）※10名まで ・年額44,000円（税込）〜/1名（スタンダードプラン）※20名まで |
| おすすめな人 | ・とにかく低コストでグループウェアを導入したい人 ・初期費用をかけずにグループウェアを始めたい人 ・直感的な操作性と使いやすい機能を重視する人 ・手厚い日本語サポートを求める中小企業 ・モバイル環境からもグループウェアを利用したい人 |
| サポート体制 | ・フリーダイヤルのサポートセンターを含む問い合わせ体制 ・オプション機能や使い方のセミナー動画・FAQの用意 |
| 連携可能なツール | ・desknet’s NEOベースのため、既存の社内運用や外部サービスとの組み合わせでグループウェア基盤を構築可能 |
| 導入企業の一部 | ・株式会社ビーエス・ジェイ ・株式会社カクヤス ・株式会社クリエイト西武 |
グループウェアの特徴
J-MOTTOは、トップページに業務に必要なアプリがアイコンでまとまっているだけでなく、新着情報も確認できるため、直感的に運用を始められます。タイムカード機能もあるので、勤怠管理もしやすいでしょう。
プロジェクト管理では、タスクごとのスケジュールをガントチャート形式で管理できます。また、大工程・中工程を設定できるので、タスクの抜け漏れを防ぐことも可能です。
プレゼンスアプリでは、部署やチームごとのテレワークの状況管理もできます。
安否確認ができるアプリもあるため、災害時や緊急時にも迅速な対応ができるでしょう。
URL：https://www.j-motto.co.jp/
GroupSession
GroupSessionは、スケジュールや稟議（ワークフロー）・掲示板・ファイル管理・WEBメールなどを備えた国産グループウェアです。無料版でもユーザー無制限で利用できます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・メイン・ポータル ・スケジュール ・ショートメール ・稟議（ワークフロー） ・施設予約 ・WEBメール ・ファイル管理 ・チャット ・在席管理 ・回覧板 ・アンケート ・掲示板 ・タイムカード ・日報 ・アドレス帳 ・安否確認 ・ブックマーク ・RSSリーダー ・IP管理 |
| 価格 | ・30日間無料トライアル版 ・330円（税込）〜/1名（スマートプラン） ・660円（税込）〜/1名（プレミアムプラン） |
| おすすめな人 | ・費用をかけずに高機能なグループウェアを導入したい人 ・ユーザー数が多いが、コストを抑えたい企業 ・自社でサーバーを運用できるITスキルがあり、カスタマイズの自由度を求める人 ・ペーパーレス化を推進し、申請・決裁業務をデジタル化したい人 ・情報共有とコミュニケーションの基盤を強化したい人 |
| サポート体制 | ・byCloudの専用サーバプランは「ユーザー無制限定額制」 ・標準でGSモバイル/CrossRide/サポートが付属する |
| 連携可能なツール | ・メール/カレンダーの標準連携 ・モバイルアクセス（GSモバイル/CrossRide）などの周辺オプションで拡張可能 ・専用サーバプランやZIONでは、既存ディレクトリや社内システムとの連携・統合の自由度が高い |
| 導入企業の一部 | ・札幌医科大学 ・新潟大学 ・下田市 |
グループウェアの特徴
GroupSessionは、トップページでスケジュールやインフォーメーションを確認できるだけでなく、各種ポータルページが集約されています。
手続きポータルでは、出張やライフイベントに関する手続きの情報を確認できます。ポータルに必要な情報がまとまっているので、急な申請にもスムーズに対応できるでしょう。
部署ごとのポータルでは、問い合わせや必要な更新情報を確認できます。全社ポータルでは確認し切れない詳細をチェックできるため、情報の抜け漏れ防止に効果的です。
掲示板機能は、話題ごとにスレッドを細かく分けられるので、プロジェクトや内容に応じたやり取りが可能です。また、掲示板内の検索機能も使えば過去のやり取りも簡単に見つけられるでしょう。
チャット機能も備わっているので、社員同士のリアルタイムのコミュニケーションも促進できます。個別のやり取りだけでなく、グループチャットもできるため、プロジェクトやイベントごとのやり取りもしやすいのが特徴です。
iQube
iQubeは、情報の権限管理やIP制限・SSL・24時間監視・バックアップ等の運用基盤を含むグループウェアです。スケジュールとレポートやToDoの連携で、進捗を一元管理もできます。
主な特徴は以下のとおりです。
| 項目 | 概要 |
|---|---|
| 主な機能 | ・スケジュール ・ファイル ・ワークフロー ・社内Wiki ・掲示板 ・ToDoリスト ・レポート ・アンケート ・タイムカード ・電話メモ ・ホーム、メンバー、ニュース、検索、メッセージ |
| 価格 | ・1ヶ月無料プラン ・440円（税込）〜/1名（スタンダードプラン） ・770円（税込）〜1名（プレミアムプラン）※5ID～ |
| おすすめな人 | ・社内ノウハウの属人化を防ぎ、体系的に蓄積・共有したい人 ・直感的に操作できるユーザーインターフェースを重視する人 ・情報共有を通じて、従業員の自律的な学習と成長を促したい人 ・モバイル環境からも社内情報にスムーズにアクセスしたい人 ・営業日報や社内報としてもグループウェアを活用したい人 |
| サポート体制 | ・導入支援・サポート・セキュリティオプション無償 ・エントリープランはメール/電話サポート対象外 |
| 連携可能なツール | ・内部機能連携（スケジュール×ToDo/レポート連携、権限連携）により、プロジェクト進行を一元化可能 |
| 導入企業の一部 | ・横浜舞岡病院 ・株式会社ディ・ポップス ・日本製紙物流株式会社 |
グループウェアの特徴
iQubeは、トップページで新着情報やToDoを管理できます。タイムカード機能もあるため、勤怠管理も可能です。
スケジュール機能では、個人のスケジュールだけでなく、グループごとのスケジュール管理もできます。部署やプロジェクトごとのスケジュールを管理できるため、効率良くタスクを進められるでしょう。
レポート機能を利用すれば、決められたフォーマットで書類を管理することが可能です。定型フォーマットの編集もできるので、用途に応じたフォーマットを用意できます。
検索画面では、ワード検索だけでなく、作成日時や作成者でもファイルを検索できます。ファイルの中身も検索できるため、ファイル名がわからない場合でも必要な情報を見つけられるでしょう。
グループウェアのメリット
情報共有のための多種多様な機能が搭載されたグループウェアは、導入することで以下のようなメリットを得られます。
- 情報共有を活性化できる
- 必要な情報共有ツールを組み込める
- ペーパーレス化を促進できる
- リモートワークに対応しやすくなる
情報共有を活性化できる
グループウェアの最大のメリットは、「情報共有の活性化」 です。社内SNSもコミュニケーションの活性化には役立ちますが、基本的にはメールやチャットといった個人同士のコミュニケーションがメインです。それに対して、グループウェアではファイルの共有や会議室の予約といったことが可能で、組織としてビジネスに役立つ機能も備わっています。
社内SNSは他部署の人と頻繁にコミュニケーションを取る特定の人だけが利用する傾向にありますが、グループウェアは汎用性が高く、対象になるユーザーも多いのが特徴です。組織単位で情報共有を活発にしたい場合に、とくに適しているツールだと言えるでしょう。
必要な情報共有ツールを組み込める
グループウェアは導入する企業の状況に応じて、さまざまなツールを任意で取り込める点もメリットです。たとえば、タスク管理や日報管理などが挙げられます。
グループウェアでタスク管理を行うメリットは、作業の可視化が可能な点です。個人の報告では主観が入ることもあり、作業の正確な進捗状況が把握できないときもあります。しかし、タスク管理機能を活用すれば客観的に判断できるため、仕事を部下に任せっきりにして失敗するといったリスクを減らせるでしょう。
ペーパーレス化を促進できる
グループウェアは、社内のさまざまな情報を電子化し、共有を効率化するツールです。紙媒体で共有していた情報をグループウェアに集約することで、時間や場所を選ばずに情報にアクセスできるようになります。紙の印刷や手渡し、FAX送信といった手間を省き、情報の迅速な共有を実現するでしょう。
情報共有の効率化に加え、紙の使用量削減によるコスト削減、情報検索時間の短縮、コミュニケーションの円滑化などにも期待できます。また、ペーパーレス化を推進することは、環境保護に貢献する企業としてのイメージ向上にもつながるでしょう。
リモートワークに対応しやすくなる
グループウェアは、オンラインコミュニケーションや情報共有を促進し、リモートワークを円滑にする強力なツールです。Web会議機能を搭載したグループウェアを使えば、顔を見ながらの会議が可能になり、リモート環境でも対面と変わらないコミュニケーションを実現します。
リモートワークが快適になれば、従業員の生産性向上につながり、通勤時間の削減はワークライフバランスの改善にも貢献します。グループウェアの利用によって、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を支援し、組織全体のパフォーマンス向上も期待できるでしょう。
グループウェアのデメリット
グループウェアには、以下3つのデメリットを抱えています。デメリットまで把握したうえで、導入を進めましょう。
- 導入コストがかかる
- 社内で定着するまでに時間がかかる
- 自社に合った製品選びに迷う
導入コストがかかる
グループウェア導入には、費用がかかります。しかし、社内コミュニケーションや業務効率化をひとつのツールで実現できるため、長期的に見ればコスト削減につながる可能性があります。
初期費用を抑えたい場合は、無料ツールや無料トライアルから始めるのがおすすめです。導入前に利用人数や必要な機能を明確にすることで、コストを最小限に抑えられるでしょう。クラウド型グループウェアであれば、初期費用を抑えつつ柔軟に拡張できるため、中小企業にも適しています。
社内で定着するまでに時間がかかる
グループウェアは、導入後の定着に時間がかかる場合があります。多機能なため、従業員が使いこなせず、利用が進まないケースも少なくありません。また、既存の業務プロセスや社内ルールとの兼ね合いで、抵抗感を示す従業員もいるでしょう。
導入後は社内ルールの変更や周知を徹底し、従業員向けの研修やマニュアル作成を行うといいでしょう。また、導入初期は利用状況をモニタリングし、従業員の疑問や要望に迅速に対応することが重要です。
自社に合った製品選びに迷う
グループウェアは製品ごとに機能や連携システムが異なり、選定が難しい場合があります。基本的な機能は共通でも、使い勝手が悪いと従業員のツール離れを招くおそれがあります。
導入前に、実際に使用する社員の意見を聞き、ニーズとの適合性を確認することが重要です。無料トライアルなどを活用し、操作性や機能を事前に検証しましょう。また、既存システムとの連携やカスタマイズ性も考慮し、ストレスなく利用できるグループウェアを選ぶといいでしょう。
グループウェアツール導入の流れ
自社に合ったグループウェアを導入するには、まず社内で導入する目的や範囲を決めることが重要です。ここでは、導入するツールを決めるまでの流れを順番に解説していきます。
導入目的を明確にする
グループウェアを導入するために、まずは「何のために導入するか」という目的をはっきりさせておくことが重要です。グループウェアには、さまざまな機能を付けられますが、それぞれの企業が抱えている課題はさまざまなので、どれが正解かは一概には言えません。
また、機能を増やせば増やすほど便利にはなる一方で、その分だけコストもかかります。まずは、自社の状況を把握し、必要な機能を書き出してみましょう。その次に優先順位をつけて、どのツールを導入するかを検討することが重要です。
たとえば、作業ミスを減らしたい場合にはタスク管理ツールを優先し、情報伝達を優先したい場合にはスケジュール管理やチャットの導入を優先するといった具合です。
導入範囲を決める
次に 「どのような範囲で導入するか」 を検討しましょう。一口にグループウェアを導入するといっても、利用範囲はさまざまです。企業全体で導入する会社もあれば、特定の部署だけに導入する企業もあります。導入の目的とコストのバランスを考えながら検討しましょう。
なお、この時点で「クラウド型にするか自社のシステムにカスタマイズするか」も考慮しておくといいでしょう。自社システムにカスタマイズすると使いやすくはなりますが、その分だけ開発期間やコストはかかります。一方、クラウド型はあらかじめ用意されているツールを利用する形になり、比較的早期に利用できるうえコストも低いのが特徴です。
グループウェアは一度導入しても、その後で導入範囲を徐々に広げられるという点も踏まえて、長期的な視野に立って考えてみましょう。
導入するツールを決める
目的と範囲が明確になったら、導入するサービスを選びましょう。グループウェアの機能は多岐にわたるうえ、ツールの種類も多いため、製品サイトや比較サイトで情報収集しても違いを判断するのが難しい傾向にあります。
そうした場合は、ツールの無料トライアルを活用してみるのがおすすめです。実際に操作しながら要件に合致するか判断できるため、導入後のギャップを最小限に抑えられるでしょう。
また、導入範囲が広い場合は、複数の部署の人に操作してもらって、使いやすさを聞いてみるのもおすすめです。各部署の業務にどう活用できるか、PCが苦手な人でも操作できるかがわかるので、ツール選びの参考になるでしょう。
社内の情報共有は「NotePM」が一番おすすめな3つの理由
社内の情報共有には「NotePM」がおすすめです。おすすめな理由を3つ紹介するので、自社が求めている機能が搭載されているかどうかをチェックしてみてください。
- 検索性に優れている
- アクセス権限の設定を細かく行える
- セキュリティ対策が万全で安心して使える
検索性に優れている
NotePMは、優れた検索機能が特徴の情報共有ツールです。ツール内で作成したドキュメントだけでなく、WordやExcel、PDFといったファイルの中身も全文検索が可能です。社内文書を一元管理することで、効率的な文書管理を実現し、情報検索にかかる時間を大幅に短縮します。
これにより、従業員は必要な情報を瞬時に見つけ出せるようになるため、業務効率の改善につながるでしょう。NotePMは、情報検索の効率化と文書管理の容易さを両立し、組織全体の生産性向上を支援するツールです。
アクセス権限の設定を細かく行える
NotePMは、柔軟なアクセス権限設定が可能です。基本は社内全体でドキュメント共有をしますが、アクセス権限を細かく設定できます。部署単位のフォルダ分けや、管理職限定アクセス設定も簡単に行えます。
社内文書の機密性や重要度に応じて、アクセス権限を柔軟に変更できるため、セキュリティを確保しながら効率的な情報共有が可能です。組織内の情報管理を最適化するには、ぴったりなツールだと言えるでしょう。
セキュリティ対策が万全で安心して使える
NotePMは、高度なセキュリティ対策が施された情報共有ツールとして高く評価されています。通信はすべて暗号化され、第三者による情報傍受のリスクを低減します。また、ログイン時には2段階認証を導入し、アカウントのセキュリティを強化できる情報共有ツールです。これらのセキュリティ対策により、機密性の高い情報も安全に管理しやすくなるでしょう。
グループウェア『NotePM』導入による成功事例
株式会社パソナ日本総務部は、2015年から自社開発の社内ポータルサイトを利用していました。しかし検索機能が搭載されていなかったため、従業員から「欲しい情報に辿り着けない」という声があがっていました。
ベテラン社員が多く、従業員のITリテラシーにもばらつきがあったため「これなら誰でも使える」と思ったことからNotePMを導入しています。全文検索機能があるため、圧倒的に社内の情報を探しやすくなったとのことです。
＞関連記事：【導入事例】社員1700人。社内wikiを活用して、業務効率や従業員満足度が大幅向上！ – 株式会社パソナ日本総務部（旧：パソナ・パナソニック ビジネスサービス株式会社）
グループウェアを使いこなすには
グループウェアをせっかく導入しても、使いこなせなければ意味がありません。導入する企業規模にもよりますが、整理しないと大量の情報であふれてしまい「大切な情報がわからなくなる」といった状況も想定されます。
使い勝手が悪いと、グループウェアを利用しなくなる従業員も増えるでしょう。グループウェアを導入する前に関係各所に確認を行って、本当に必要な機能を取捨選択しておくことが重要です。
導入前には研修会を行い、導入する意義や目的を従業員に説明し、取り組みへの意欲を上げていくこともおろそかにしてはいけません。せっかく導入したグループウェアが宝の持ち腐れにならないように、事前準備をしっかり行っておきましょう。
自社に合ったグループウェア製品を選んで生産性を上げよう
グループウェアは、社内の情報共有と業務効率化を促進する多機能ツールです。コミュニケーション機能や情報共有機能、業務効率化機能を統合し、組織全体の生産性向上に貢献します。導入にはコストがかかりますが、長期的に見れば業務効率化やコスト削減につながる可能性があります。
導入目的を明確にし、適切なツールを選ぶことで、組織全体の生産性向上と競争力強化につながるでしょう。
検索性やセキュリティを重視するなら情報共有ツールの「NotePM」がおすすめです。まずは、30日間無料のお試しからご利用ください。
