こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内の情報共有を活性化させるために、ツールの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。法人向けの情報共有ツールにはさまざまな種類がありますが、特に機能性に優れ、高い効果を見込めるのが「NotePM」と「Zoho Connect」です。どちらのツールもそれぞれに独自の機能を持っており、適した活用シーンは異なります。そのため、両ツールの特徴を具体的に知っておくことで、より自社に合った製品を導入できるでしょう。
そこで今回は、NotePMとZoho Connectを比較して、それぞれの独自性や料金プラン、最適な活用シーンなどについて解説します。
目次
NotePMとZoho Connectとは？
NotePMとZoho Connectは、それぞれどのような特徴を持つツールなのでしょうか。
本章では、両ツールの基本的な性能や料金プランなどについて解説します。
NotePMとは
NotePMとは、手順書やマニュアルなどのさまざまな文書を簡単に作成でき、ツール上から社内へ共有できる社内Wikiツールです。“社内版ウィキペディア”とも呼ばれており、従業員同士が自身の知見やノウハウを共有し合う「ナレッジプラットフォーム」として高い効果が見込めます。
また、PDFやWord、Excel、画像、動画などのデータをページ上で共有することもできます。業務上で欠かせない資料や情報を共有し合うことで、組織のスキルアップや属人化の解消などを図れる情報共有ツールです。
＜料金＞
料金プラン（月額）
・全プラン共通：初期費用0円、見るだけのユーザーは無料
・4,800円 / 8名 / 80GB
・9,000円 / 15名 / 150GB
・15,000円 / 25名 / 250GB
・30,000円 / 50名 / 50GB
・60,000円 / 100名 / 1TB
・120,000円〜 / 200名〜 / 2TB 〜
無料トライアル期間：30日間
※詳細は「料金プラン」をご確認ください。
関連記事：社内版ウィキペディア「社内wiki」とは？ ほかの情報共有ツールとの違い、使い分け方を徹底解説
Zoho Connectとは
Zoho Connect（ゾーホー・コネクト）とは、社内のコミュニケーション構築に役立つ社内SNSです。「フィード」や「チャット」と呼ばれる機能を使えば、グループ内のメンバーに対してチャット形式でテキスト情報や画像、動画、有用なリンクなどを共有できます。また、「マニュアル」機能を使えば、簡易的な文書を作成して社内へ共有することも可能です。
他にも、音声通話やビデオ通話、タスク管理、スケジュール管理などの豊富な機能が搭載されており、用途に応じてさまざまな使い方ができるツールといえます。
＜料金＞
法人向け料金プラン（ユーザー1人当たりの月額）
・スターター／月40円（25ユーザーから）
・エンタープライズ／月100円（10ユーザーから）
・アルティメット／月300円（10ユーザーから）
※15日間の無料トライアルあり
※無料プラン（最大5ユーザー）もあるが、機能に制限あり
※詳細は製品ホームページをご確認ください。
NotePMの独自性
自社に適した情報共有ツールを導入するためには、各ツールの独自性を理解しておくことが大切です。
そこで本章では、まずNotePMの独自性や活用のメリットについて解説します。
業務上の文書を手軽に作成できる
NotePMの強みは、業務上の資料や文書を手軽に作成できることです。
NotePMには、日報や商品企画書、要件定義書、プレスリリース、電話対応マニュアルをはじめ、65種類以上のテンプレートが用意されています。エディタでテンプレートを選択すれば、すでに見出し名や項目数などが整った状態から資料を書き始めることが可能です。また、Markdownという記述方式に対応しているため、文字の大きさや色の変更、表テーブルの作成も簡単にできます。仕事の大半を占める“資料作成”をより手軽にすることで、業務の生産性を飛躍的に高められるでしょう。
関連ページ：社内wikiで使えるビジネステンプレート(無料)
検索性能が高く、必要な情報を探しやすい
NotePMは、検索性能が充実しているのも特徴です。
NotePM上で保存された文書は、キーワードや日付、作成者、フォルダ名、タグなどのさまざまな項目で瞬時に検索できます。また、Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、Wikiページに添付されたファイルの中身まで全文検索することが可能です。検索に該当した箇所はハイライトで表示されるため、視覚的にもわかりやすいのも便利なポイントといえます。必要な文書を必要なタイミングで探し出せるため、情報収集にかける時間が短縮され、仕事の効率も上がりやすいでしょう。
関連ページ：便利な検索機能
アクセス権限を柔軟に設定できる
NotePMは、アクセス権限を柔軟に設定できるのも特徴といえます。
例えば、アカウントごとにオーナー・管理者・ゲストなどを選択し、編集や閲覧の可否を決められます。また、閲覧権限をノート単位で設定できるので、特定の部署やプロジェクトに限定して情報を公開することも可能です。権限設定によっては、社外メンバーにも必要な情報を共有できます。このようにアクセス権限機能が整っていることで、組織規模に応じて情報を管理しやすくなるでしょう。
関連ページ：ノートのアクセス権限設定（オープンノートとプライベートノート）
セキュリティレベルが高く、安全に情報を保存できる
セキュリティレベルの高さも、NotePMの強みです。
具体的には、ログイン時の2段階認証やSSLによる通信の暗号化、IPアドレス制限、アクセスログの管理などの豊富なセキュリティ機能が備わっています。また、ツール上のデータは24時間365日の監視体制のもと、信頼性の高いデータセンターで保管されているのが特徴です。データは適時バックアップされており、全データを復元できます。このようにセキュリティの安全性が確保されているため、従業員がツール上で安心して情報を共有でき、コミュニケーションのさらなる活性化を図りやすいでしょう。
関連ページ：セキュリティへの取り組み
Zoho Connectの独自性
続いては、Zoho Connectの独自性や活用のメリットについて解説します。
スピーディな社内コミュニケーションができる
Zoho Connectはもともと社内SNSということもあり、従業員同士がスピーディに連絡をとり合える点が強みです。フィード機能を使えば、1対1はもちろん、プロジェクトや部署単位、企業全体におけるチャット形式でのコミュニケーションができます。また、「タウンホール」という機能を活用して、経営層と従業員が意見交換をすることも可能です。社内のコミュニケーションスピードを高め、業務の生産性を高めるのに効果的といえます。
複数の言語に対応している
開発元のZoho社は、アメリカ・カリフォルニア州に本社を置く多国籍企業です。そのため、Zoho Connectも複数の言語に対応しているのが特徴です。具体的には、アラビア語や中国語、日本語、韓国語、フランス語、ドイツ語、イタリア語、ロシア語、スペイン語、スウェーデン語などに対応しています。国際色豊かな組織にとっては、ストレスなく利用できるツールといえるでしょう。
連携可能なツールが多岐にわたる
Zoho Connectは、連携可能なアプリケーションが多いことも特徴です。例えば、ローコードアプリ開発ツール「Zoho Creator」、メールマーケティングツール「Zoho Campaigns」、文章作成ツール「Zoho Writer」をはじめ、Zoho社のアプリシリーズと連携ができます。また、Zoho Connectで作成したデータを、「Google Drive」へスムーズにアップロードすることも可能です。
機能を柔軟に拡張して使い勝手をより良くできるのも、Zoho Connectのメリットといえるでしょう。
NotePMとZoho Connectのどちらを選ぶべき？
NotePMとZoho Connectそれぞれに、独自性を最大限に発揮しやすい活用シーンがあります。本章では、NotePMとZoho Connectそれぞれに適した活用シーンを紹介しますので、ぜひツール選びの参考にしてみてください。
NotePMのほうが適しているケース
ストック情報（何度も見返す情報）を共有したい
NotePMは社内版ウィキペディアの名前通り、従業員の知見やノウハウをプラットフォームとして蓄積できます。そのため、ストック情報の共有や保存に最適です。ストック情報とは、“貯める情報”を意味し、長期的に再利用する可能性の高い情報のことをいいます。例えば、議事録や社内マニュアル、商談ノウハウ、各種資料のひな形などが代表的です。
こうしたストック情報を、NotePMのように誰もがアクセスしやすい場所で保存しておくことで、繰り返し活用できるようになります。結果として新人の早期戦力化を図れたり、退職者の業務をスムーズに引き継げたり、ベテラン社員のノウハウを継承しやすくなったりと数多くの効果が期待できるでしょう。
関連記事：社内情報は2種類。情報共有ツールの選び方や情報共有のコツを解説
資料作成を効率化したい
NotePMは、文章の作成機能に長けているのも特徴です。そのため、業務上の資料を効率良く作成したい場合には、NotePMが適しています。
NotePMであれば、高性能エディタと豊富なテンプレートが搭載されているので、業務上の文書を簡単に作成することが可能です。また、矢印や枠線などの作図機能もあるため、視覚的にわかりやすい資料を作成することもできます。さらにテキスト情報はツールの容量に関係なく無制限に作成できるので、現場の従業員も安心です。資料作成の多い部署や職種にとっては、作業時間の大幅な短縮を実現できるでしょう。
Zoho Connectのほうが適しているケース
フロー情報（一時的な情報）を共有したい
Zoho Connectは社内SNSとしての機能を多く持っているため、フロー情報のやり取りに適しています。フロー情報とは、「日々流れていく情報」を意味し、再利用性の低い情報のことです。例えば、質問や相談、ちょっとした報告、思いついたばかりのアイデア、雑談などが挙げられます。Zoho Connectのような社内SNSを活用することで、社内のフロー情報をスピーディに交換できるようになり、組織としての機動力を高めたり、一体感を強めたりすることが可能です。
情報共有ツールでナレッジ共有を図るなら、NotePMが最適
NotePMとZoho Connectには、それぞれに独自の性能やメリットがあります。また、最適な活用シーンも同じではありません。事前に両者の機能を細かく比較しておくことで、自社にとって最適なツールを選びやすくなるでしょう。
また、NotePMとZoho Connectを比較した際、ストック情報のやり取りに向いているのはNotePMです。マニュアルや手順書、業務上のノウハウなどを従業員同士が投稿し合うことで、社内のナレッジ共有が活性化し、全社的なスキルアップを図れます。ぜひ情報共有ツールの導入でより高い成果を目指したい場合には、「NotePM」をご活用ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/