NotePMとOneNoteの違いとは?機能や独自性、最適な使い方を比較して解説!

2023年10月28日(土) OneNote

社内のナレッジ共有・マニュアル作成を成功させるツール「NotePM」→無料で使ってみる【1分で登録完了】

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

業務で文書作成ツールを活用したいと考えており、ツール選びに迷っている方もいるかもしれません。文章作成ツールには数多くの種類がありますが、なかでも使い勝手が良く、高い効果の見込めるのが「NotePM」と「OneNote」です。どちらのツールもそれぞれに独自の機能を持っており、適した活用シーンは異なります。そのため、NotePMとOneNoteの性能を正しく知っておくことで、自社に適したツールを導入できるでしょう。

そこで今回は、NotePMとOneNoteを比較して、それぞれの独自性や最適な活用シーンについて解説します。

NotePMとOneNoteとは?

NotePMとOneNoteとは、それぞれどのような特徴を持つツールなのでしょうか。
本章では、両ツールの基本的な機能や料金プランなどについて解説します。

NotePMとは

NotePM(ノートピーエム)とは、マニュアルや手順書などの多様な文書を手軽に作成できる社内wikiツールです。“社内版ウィキペディア”という別名のとおり、従業員が自由にwikiページを作成・編集でき、ツール上から社内へ公開できます。各ページでは、WordやExcel、PDFなどのファイルを共有することも可能です。

また、マニュアルや手順書だけでなく、日報や報告書、商品企画書、要件定義書、プレスリリースなどの豊富なテンプレートが用意されており、それに沿って文章を直感的に作成できるのも特徴的です。業務の大部分を占める“資料作成”を、飛躍的に効率化できる文書作成ツールといえるでしょう。

<料金>
料金プラン(月額)
・全プラン共通: 初期費用0円、見るだけのユーザーは無料
・4,800円 / 8名 / 80GB
・9,000円 / 15名 / 150GB
・15,000円 / 25名 / 250GB
・30,000円 / 50名 / 50GB
・60,000円 / 100名 / 1TB
・120,000円〜 / 200名〜 / 2TB 〜
無料トライアル期間:30日間
※詳細は「料金プラン」をご確認ください。

OneNoteとは

OneNote(ワンノート)とは、Microsoft社の提供しているノートアプリです。メモの自由度が高く、キーボードだけでなく、ペンタブやマウスでも文字を入力できるのが特徴といえます。ノートに音声や動画のファイルを添付して、他のユーザーへ共有することも可能です。また、作成したページは「セクション」という一まとまりにして管理することもできます。

Windows 10には標準搭載されており、利用料は基本的に無料です。ただし、利用する際は Microsoftアカウントが必要なので、事前に取得しておきましょう。

<料金>
・無料
※詳細は製品ホームページをご確認ください。

関連記事:OneNoteとは?メリット・使い方からトラブル対応まで徹底解説!

NotePMの独自性

自社に適した文書作成ツールを選ぶためには、各ツールの独自性を理解しておくことが大切です。
本章では、まずNotePMの独自性や活用のメリットについて解説します。

直感的な操作で簡単に文書を作成できる

NotePMは、ブログのような直感的な操作で文書を作成できるのが特徴です。

例えば、65種類以上のテンプレートが用意されているため、見出しや段落などをゼロから作る手間がかかりません。ファイルやリンク、タグの挿入もボタン1つで実行できます。また、Markdown(マークダウン)と呼ばれる記述方法に対応しており、簡単な記号のみで文字色の変更や見出しの設定、表テーブルの作成も可能です。リアルタイムプレビューにも対応しているため、仕上がりをイメージしながら文書を作成することもできます。

このように充実した業務上の文書を誰でも簡単に作成できるのが、NotePMのメリットといえるでしょう。

関連ページ:社内wikiで使えるビジネステンプレート(無料)

ナレッジ共有のプラットフォームになる

NotePMは単に文書を作成できるだけでなく、文書をツール上から社内へ公開・共有できるのが特徴です。具体的には、従業員が業務にまつわる知見やノウハウをwikiページとして投稿し、お互いにナレッジを共有し合えます。さらに従業員はコメント機能でフィードバックや質問を送り合い、知見を深めることも可能です。

このようにNotePMは文書作成ツールであるとともに、ナレッジ共有の“プラットフォーム”としても機能します。そのため、組織のスキルアップや新人育成の効率化にも寄与できるツールです。

関連記事:社内のナレッジ共有はどう進める?何をどのように共有すべきか解説

検索性能が高く、必要な文書を見つけやすい

文書の検索性能が非常に高いのも、NotePMの特徴です。
NotePM上で公開されている情報は、キーワードや日付、作成者、フォルダ名、タグなどのさまざまな項目でスピーディに検索できます。また、各wikiページに添付されたWord・Excel・PowerPoint・PDFなどのファイルの中身まで、全文検索することが可能です。検索で該当した箇所はハイライトで表示されるため、見た目もわかりやすいのが便利なポイントといえます。必要な文書を必要なタイミングですぐに探し出せるため、業務の効率化にもつながりやすいでしょう。

関連ページ:便利な検索機能

セキュリティの安全性が整っている

NotePMは、文書管理ツールとしての情報セキュリティが十分に整備されているのも強みです。

例えば、SSLによる通信の暗号化やログイン時の2段階認証、IPアドレス制限、アクセスログの管理などの豊富なセキュリティ機能が備わっています。また、データは信頼性の高いデータセンターで保管され、適時バックアップされているため、全データを復元することも可能です。社内の重要な情報も安全に保存できるため、従業員にとっても安心して利用できるツールといえます。

関連ページ:セキュリティへの取り組み

OneNoteの独自性

続いては、OneNoteの独自性や活用のメリットについて解説します。

文書作成の自由度が高い

OneNoteの大きな特徴は、文書作成の自由度が高いことです。例えば、OneNoteでは1ページのサイズが決まっておらず、横・縦に自由に広げられます。また、ペンタブを使ってイラストを手描きしたり、文字に蛍光ペンを引いたりすることも可能です。「OneNote Web Clipper」という機能を使えば、Webページのキャプチャも挿入できます。まるで自由帳のように、思いついたことを表現できるのがOneNoteのメリットといえるでしょう。

Microsoft社製品との連携ができる

OneNoteはMicrosoft社製ということもあり、他のMicrosoftアプリケーションと連携しやすいのがメリットです。例えば、Excelスプレッドシートで作成した表や文書を、OneNoteのページ上に挿入して編集できます。また、ファイル共有サービスであるOneDriveに文書データを保存すれば、別のメンバーへスムーズに共有することも可能です。Microsoft社製品を業務で多用する場合には、相乗効果が見込めるでしょう。

複数人で文書の共同編集ができる

OneNoteは、複数人で文書を共同編集できるのも特徴です。具体的には、ノートに「編集可能」の権限を設定し、共有したい相手へメールで送信すれば、共同編集ができます。リモートワーク中や出張中など、どうしても対面で共同作業ができないシーンでも、無理なく仕事を進められるのがメリットです。

NotePMとOneNoteのどちらを選ぶべき?

NotePMとOneNoteそれぞれに、独自性を最大限に発揮しやすい活用シーンがあります。本章では、NotePM・OneNoteそれぞれに適した活用シーンを紹介しますので、ぜひツール選びの参考にしてみてください。

NotePMのほうが適しているケース

業務上の文書をより効率良く作成したい
OneNoteと比較して、NotePMは業務用文書のテンプレートが豊富に用意されています。例えば、日報や月報、操作手順書、MBO(目標管理)、フローチャート、研修報告書をはじめ、さまざまな種類があります。そのため、日々の資料作成をより効率良く進めることができ、仕事の効率化につなげることが可能です。業務上の文章を多く作成する部署や職種であれば、絶大な効果を発揮するでしょう。

社内のナレッジ共有を活性化したい
NotePMには、文書を作成するだけでなく、社内や組織内へ公開するためのプラットフォーム機能が備わっています。また、従業員同士がコメント「いいね」を送り合える機能があるのも特徴です。そのため、社内のナレッジ共有を活性化させたい場合にはNotePMのほうが適しています。NotePMをナレッジプラットフォームとして活用すれば、新人の早期戦力化につなげたり、退職時のスムーズな引き継ぎができたり、情シスや総務への問い合わせを減らせたりと幅広い効果が期待できるでしょう。

OneNoteのほうが適しているケース

思ったことを気軽にメモしたい
OneNoteは、あくまで文書作成に特化したツールなので、文書を社内へ公開するためのプラットフォーム機能は備わっていません。従業員がツール上でコミュニケーションを取り合い、組織の一体感を醸成することも難しいでしょう。そのため、企業や部署として公式に導入するというよりは、あくまで従業員が個人用のメモ帳アプリとして利用するのに適しています。例えば、業務での学びを気軽にメモしたり、マインドマップを作ったり、打ち合わせの議事録をとったりする際には便利です。

文書作成ツールでナレッジ共有を図るなら、NotePMが最適

NotePMとOneNoteには、それぞれに独自の性能やメリットがあります。事前に両ツールの機能を細かく比較しておくことで、自社にとって最適な製品を選びやすくなるでしょう。

また、両ツールを比べた際、文書を社内へ共有・公開できる機能があるのはNotePMだけです。NotePMを活用すれば、社内のナレッジ共有が活性化し、全社的なスキルアップにつなげることもできます。ぜひ高い成果の見込める文書作成ツールをお探しの際は、「NotePM」をご活用ください。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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