こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
文書管理システムを導入するにあたって、どのツールを選べばいいか迷っている方も多いのではないでしょうか。文書管理システムにはさまざまな種類がありますが、特に機能性に優れており、高い効果が見込めるツールに「NotePM」と「Googleドライブ」があります。両者にはそれぞれに独自性やメリットがあり、適している活用シーンも同じではありません。そのため、NotePMとGoogleドライブ両方の機能を正しく知ったうえで、自社に合うツールを導入することが大切です。
そこで今回は、NotePMとGoogleドライブを比較して、それぞれの独自性や最適な活用シーンについて解説します。
関連記事：ファイル共有サービスのNotePM・Microsoft One Drive・Google Driveを比較！機能や独自性をわかりやすく解説
目次
NotePMとGoogleドライブとは？
NotePMとGoogleドライブは、それぞれどのような特徴を持つツールなのでしょうか。
本章では、各ツールの機能や料金プランなどについて解説します。
NotePM（ノートピーエム）とは
NotePMとは、マニュアルや手順書などの文書を容易に作成・編集できる「社内wikiツール（社内版ウィキペディア）」です。日報や企画書、要件定義書などの豊富なフォーマットが用意されており、それに沿って手軽に多種多様な文書を作成できます。
NotePMは“社内版ウィキペディア”という呼び名の通り、作成した文書をwikiページとして保存でき、ツール上で社内へ公開・共有することが可能です。wikiページ上では、Word・Excel・PDFなどの文書ファイルのほか、画像や動画データを共有できるのも便利なポイントといえます。プランによっては2TBを超える容量のデータを保存できるため、規模の大きな組織でも安心して活用できる文書管理システムです。
＜料金＞
料金プラン（月額）
・全プラン共通：初期費用0円、見るだけのユーザーは無料
・4,800円 / 8名 / 80GB
・9,000円 / 15名 / 150GB
・15,000円 / 25名 / 250GB
・30,000円 / 50名 / 50GB
・60,000円 / 100名 / 1TB
・120,000円〜 / 200名〜 / 2TB 〜
無料トライアル期間：30日間
※詳細は「料金プラン」をご確認ください。
Googleドライブとは
Googleドライブとは、Google社の提供しているオンラインストレージサービスです。
文書ファイルはもちろんのこと、画像や動画、音楽などのデータをクラウド上で保存できます。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットなどから文書を保存・共有し、編集することも可能です。Googleドライブを使用するには、Googleアカウントが必要になります。また、個人向けの場合は15GBまで無料で利用できますが、それ以上の容量を使用したい場合には法人向けのGoogle Workspace（有料）に登録しなければいけません。
＜料金＞
Google Workspaceの料金プラン（ユーザー1人当たりの月額）
・Business Starter：680円 / ユーザー1人あたり30GB
・Business Standard：1,360 円 / ユーザー1人あたり2 TB
・Business Plus：2,040円 / ユーザー1人あたり5TB
・Enterprise：要問い合わせ / ユーザー1人あたり5TB
・14日間の無料試用期間あり
※詳細は製品ホームページをご確認ください。
マニュアル作成・ナレッジ管理が浸透するサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
NotePMの独自性
自社に適した文書管理システムを選ぶためには、各ツールの独自性を理解しておくことが大切です。
そこで本章では、まずNotePMの独自性や活用のメリットについて解説します。
文書を容量に関係なく作成できる
NotePMは社内wikiツールなので、文書の保存や共有だけでなく、“作成”機能に大きな強みを持っています。
例えば、日報や週報、報告書、要件定義書、マニュアルなどの文書を、wikiページとして自由に作成することが可能です。高機能エディタが搭載されており、矢印や吹き出しなどの作図機能もあるため、視覚的に見やすい文書を作成することもできます。さらにテキストで書いたページはツール全体の容量には加算されないため、業務上の文書を無制限に作成できるのもメリットといえるでしょう。
検索機能が強力で、すぐに文書が見つかる
NotePMは、検索機能が強力な点も強みです。wikiページ上で必要な文書を探す際、キーワードだけでなく、日付や作成者、フォルダ名、タグなどの幅広い項目で検索できます。また、Word・Excel・PowerPoint・PDFをはじめ、wikiページに添付されたファイルの中身まで全文検索することが可能です。さらに該当箇所がハイライトで表示されるため、視覚的にわかりやすいのも便利なポイントといえます。このように業務上で必要としている情報をスピーディに見つけられるので、業務の飛躍的な効率化を実現できるでしょう。
関連ページ：便利な検索機能
閲覧者側が気軽にリアクションできる
NotePMでは、wikiページの閲覧者側がリアクションを残しやすいのも特徴です。例えば、コメント・「いいね」機能が搭載されているので、読む側が日報へフィードバックをしたり、議事録に対して質問したりすることもできます。ツール上で従業員同士が円滑にコミュニケーションを取りやすいため、組織の一体感を醸成できるのが大きなメリットです。
また、各wikiページに閲覧者の履歴が残るのもNotePMの特徴といえます。「いつ」「誰が」「どの」文書を参照したのかがわかるため、従業員が重要な社内情報を見逃す心配もありません。
関連ページ：ページにリアクションする（イイね！機能）
セキュリティレベルが非常に高い
NotePMは、セキュリティの水準が高いのもメリットです。具体的には、ログイン時の2段階認証やSSLによる通信の暗号化、IPアドレス制限、アクセスログの管理などの豊富な機能が備わっています。
また、ツール上のデータは信頼性の高いデータセンターで保管され、24時間365日の監視体制が敷かれているのが特徴です。データは適時バックアップされており、全データを復元できる体制にもなっています。社内の重要な情報を安全に取り扱えるのも、NotePMの魅力といえるでしょう。
関連ページ：セキュリティへの取り組み
Googleドライブの独自性
続いては、Googleドライブの独自性や活用のメリットについて見てみましょう。
ツール上で複数人の同時編集ができる
Googleドライブの特徴は、複数人で文書を同時編集できることです。ツール上に保管されたGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートを、複数の従業員がリアルタイムに更新できます。そのため、リモートワーク中の組織でも、スムーズに企画書や提案書の修正についてやりとりできるのがメリットです。
Microsoft Officeファイルとの互換性がある
Googleドライブは、Microsoft Officeファイルとの互換性もあります。WordやExcelなどのOfficeファイルをGoogleドライブにアップロードすれば、Googleドキュメントやスプレッドシートを使用して編集作業することが可能です。内容を更新したあとは、元の Officeファイル形式で保存することもできます。わざわざ別のファイルを作成しなくてよい点は、大きなメリットといえるでしょう。
スキャン機能がある
Googleドライブには、スキャン機能が搭載されているのも特徴です。スキャン機能を使うと、カメラが起動し、手元の書類を読み込んでくれます。撮影した書類は向きや画質を修正したうえで、PDFファイルとして保存することが可能です。わざわざ議事録のメモや資料をコピー機でスキャンする必要がなくなるため、業務の効率化にもつながります。
NotePMとGoogleドライブのどちらを選ぶべき？
NotePMとGoogleドライブいずれも、独自性を最大限に発揮しやすい活用シーンがあります。本章では、NotePMとGoogleドライブそれぞれに適した活用シーンを紹介しますので、ツール選びの参考にしてみてください。
NotePMのほうが適しているケース
u 社内のナレッジ共有を活性化させたい
NotePMには、文書をクラウド上で保管・共有できるだけでなく、文書をゼロから作成できる機能があります。ツール上でwikiページを無制限に作成でき、自動マージ機能があるため同時編集も可能です。そのため、従業員同士が自身のノウハウや知見を共有できます。また、コメントや「いいね」機能で閲覧者側から気軽にリアクションできるからこそ、投稿者側のモチベーションも向上しやすいというメリットもあります。なおかつNotePMは情報セキュリティの水準が非常に高いため、現場の従業員が安心して文書を保管・共有できるのも魅力です。
このように社内の知見・ノウハウ共有に役立つ機能が豊富に備わっているのが、NotePMの特徴です。そのため、社内のナレッジ共有を活性化させ、組織全体のスキルアップにつなげたい場合はNotePMが最適でしょう。
情報収集にかける時間をできるだけ短縮したい
NotePMの強みは、一般的な文書管理システムと比較して、検索性が非常に高いことです。ツール上に大量の文書を保存した場合でも、必要なデータをすぐに検索して見つけ出せます。添付ファイルの中身まで全文検索できるため、ファイルを逐一開いて中身を確かめる必要もありません。情報収集にかける時間を最大限に短縮し、業務効率を高めたい場合にも、NotePMが最適といえるでしょう。
Googleドライブのほうが適しているケース
他のGoogle社製品とあわせて活用したい
個人向けのGoogleドライブを業務で活用するのは、セキュリティ上安心とはいいきれません。そのため、ビジネスでGoogleドライブを使用する場合、必然的に法人向けのオフィススイートである「Google Workspace」に加入することになります。
Google Workspaceを活用すれば、Google Meetの参加可能人数が増えたり、Google カレンダーの予約スケジュールを無制限に作成できたりというメリットがあります。そのため、複数のGoogle社製アプリケーションをあわせて導入したい場合は、Googleドライブの活用を検討しましょう。
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文書管理ツールで業務の効率化を図るなら、NotePMが最適
文書管理システムのNotePMとGoogleドライブには、それぞれに独自の性能やメリットがあります。事前に両者の機能を比較しておくことで、自社にとってふさわしいツールを選びやすくなるでしょう。
特にNotePMは検索性能が高く、文書をスムーズに探し出せるのが特徴です。また、ツール上で従業員同士がwikiページを投稿し合い、ノウハウを共有できるのも独自のメリットといえます。そのため、業務の効率化や社内におけるナレッジ共有の活性化を図りたい場合には、ぜひ社内wikiツールの「NotePM」をご活用ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/