こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
近年、様々なビジネスシーンでデータの共有が必要とされています。データ共有に使えるツールは数多く存在しますが、代表的なツールの1つがGoogleドライブです。Googleドライブを使えば、データの保存・共有に加え、共同編集も容易なので、様々なビジネスシーンで役立つでしょう。ただ、Googleドライブの主な機能や使い方について、十分理解できていない方もいらっしゃるかもしれません。
本記事では、Googleドライブの意味や使い方などを解説します。
目次
Googleドライブとは？わかりやすく解説
Googleドライブは、Googleのオンラインストレージサービスです。文書や画像など、様々な形式のデータを保存できる上、ファイル共有も簡単に行えます。また、Googleアカウントを通じて様々なデバイス・サービス間で連携できるなど、便利な機能も数多く有しているため、様々なビジネスシーンで活用できるでしょう。
関連記事：【画像でわかる】Googleドライブの使い方を基礎から分かりやすく解説
Googleドライブの主な機能とは
ここでは、Googleドライブの主な機能として、以下の4つを解説します。
- ファイル作成
- データ共有
- マルチデバイス対応
- セキュリティ機能
それでは、1つずつ解説します。
ファイル作成
機能の1つ目は、ファイル作成です。Googleドライブ上で、Googleドキュメントなどのファイルを新規作成できます。また、これらのファイルは、WordやExcelファイルなどとの互換性もあるため、ローカル環境でファイル編集を行いたい方でも使えます。さらに、複数のメンバーでファイルを共同編集することも可能なので、多くのビジネスシーンで役立つでしょう。
関連記事：GoogleドキュメントとWordの違いとは? 双方向の変換方法もご紹介
データ共有
機能の2つ目は、データ共有です。Googleドライブに存在するファイルは、リンクを発行することで簡単に共有できます。重たいファイルでも、リンクを送付するだけで共有できるため、サイズ制限でメールを送れないリスクは避けられます。また、限られたユーザーにのみ、ファイルの閲覧・編集権限を与えて共有することも可能です。
関連記事：Googleドライブのフォルダ・ファイルを共有する方法を分かりやすく解説
マルチデバイス対応
機能の3つ目は、マルチデバイス対応です。これにより、パソコンだけでなくスマホでもファイルの共有や編集が可能になります。また、スマホで撮影した画像をすぐにGoogleドライブに保存して、そのデータを別のパソコンで閲覧することも可能です。
セキュリティ機能
機能の4つ目は、セキュリティ機能です。オンラインストレージでは、外部にデータを保存して、共有も行います。そのため、セキュリティ対策が不十分で情報漏えいを引き起こすリスクを心配される方もいるかもしれません。しかし、Googleドライブは例えば以下に示すとおり、万全のセキュリティ機能を有しているため、情報漏えいのリスクは大きく軽減できると考えてよいでしょう。
- 2段階認証ログイン
- ファイル共有の制限
関連記事：Googleドライブの文書管理を徹底解説！機能・メリット・デメリットまで詳しく紹介
Googleドライブの使い方とは
ここでは、Googleドライブの使い方として、以下の2つのデバイスにおける使い方を解説します。
- パソコン
- スマホ
それでは、1つずつ解説します。
関連記事：445_googleドライブ 料金
パソコン
1つ目は、パソコンでの使い方です。なお、出典に示すURLに直接アクセスしても、Googleドライブを起動できます。
1.Googleのホーム画面右上のメニューをクリック
2.Googleドライブのアイコンをクリック
3.Googleドライブが表示
スマホ
2つ目は、スマホでの使い方です。スマホであれば、Googleドライブアプリを使うとよいでしょう。Androidであれば、最初からインストールされている場合がほとんどです。また、iOSではAppStoreで、AndroidではPlayストアで、それぞれダウンロードすることも可能です。以下に、スマホでGoogleドライブを起動させる方法を解説します。
1.ホーム画面から、Googleドライブのアプリを選択
2.Googleドライブのアプリをタップすると、アプリが起動
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まとめ
本記事では、Googleドライブの意味や使い方などを解説しました。Googleドライブは、Googleアカウント所有者なら誰でも利用でき、ファイルの管理や共有などを簡単に行えます。また、マルチデバイス対応であるため、営業など外出が多い方でもビジネスシーンで活用できるのではないでしょうか。ぜひ本記事を参考に、Googleドライブを有効活用し、業務効率化に取り組んでみてください。
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