【導入事例】情報を探す時間が半分以下に。創業100年の老舗企業のマニュアル文化を大改革 – キーコーヒー株式会社

2023年10月28日(土) 導入事例

会社名 事業 NotePMの利用人数
キーコーヒー株式会社 コーヒーの製造・販売 28名

2020年に創業100周年を迎えた、キーコーヒー株式会社。創業当初より、コーヒーの製造・販売から海外でのコーヒー農園事業まで、コーヒーの可能性を追究し続けている老舗企業です。同社のサプライチェーン機能を担うSCM本部では、現在、NotePMを活用したマニュアル改革を進めています。NotePM導入に至った背景から、実際の導入後の効果まで聞きました。
https://www.keycoffee.co.jp/

ダイジェスト

導入部門
  • ロジスティクス部、生産管理部、購買部
導入目的
  • マニュアル整備と利便性向上
  • 新入社員の教育がしやすい環境づくり
課題
  • マニュアルが乱立し、ファイル名のルールもなかったので、どれが最新情報かわからない
  • フォルダ階層が複雑かつ深くなっていて、欲しい情報にすぐに辿り着けない
  • ファイルサーバーの検索機能を使用しても、完全一致が求められるため、欲しい情報に辿り着けない
  • マニュアルのフォーマットが決まっていないので、見た目・内容がバラバラ
効果
  • 検索により、情報を探す時間が半分になった
  • 業務情報が活発に蓄積されるようになった
使い方
  • マニュアル作成・管理
  • To Doリストのページを作り、タスクを管理

※今回はオンラインWeb会議で、ロジスティクス部の田中様、白井様、橋本様、萩原様にインタビューさせていただきました。

創業100年、コーヒーへの情熱を注ぐキーコーヒー

―事業概要を教えてください。

田中:弊社は1920年創業のコーヒー会社です。海外でのコーヒー農園事業から、製造・販売までを行っています。NotePMは、私たちの所属するSCM本部内の3部署(※)で導入しています。

(※)SCM本部:ロジスティクス部、生産管理部、調達チーム

ロジスティクス部:工場で生産されたコーヒーやその関連物を、お店やスーパーの倉庫、問屋などに流通させる役割を担う部署。

生産管理部:国内に4つの工場があり、そのサポートや、製造に関する手配等を行っている部署。

調達チーム:コーヒーの原材料であるコーヒー生豆を原産国から調達する部署。

マニュアルが乱立し、欲しい情報を探せない

—NotePM導入の背景について教えてください。

田中:弊本部内では、業務マニュアルはあるものの、基本的にはExcelで作成されており、また、ファイルサーバーで管理をしていたため、非常に使いづらい状態でした。

マニュアルを探そうとしても、そもそもマニュアル自体が乱立していることに加え、フォルダ階層も深くなっているため、欲しい情報にすぐに辿り着くことができませんでした。ファイル名は各自が独自につけていたので、どれが最新情報かわかりづらいですし、紙媒体でしか作成されていないマニュアルもあり、正しい情報を探す手間はかなりのものでした

検索でファイルを探すにしても、半角・全角まで一字一句合っていないと検索できないので、実用的ではありません。見つからない場合は、他の人に尋ねていました。

またExcelの場合、ファイル内でシートが分かれていることもあるので、情報を探せたとしても、最終的にどれを見ればよいのかわからないといった状況も頻繁に発生していました。

橋本:エクスプローラーで検索をかける場合でも、階層が深く、検索対象が多いため、時間がかかるし面倒でした。そのため、ほとんどの人が検索には頼らず、フォルダ階層を辿って自力で情報を探していました。

田中:ファイルの内容についても、フォーマットが統一されていなかったので、見た目がバラバラで使いづらかったですね。

—ツール導入のきっかけを教えてください。

田中:私は、弊社に転職してきたのですが、前職では情報共有ツールを使用していたので、その経験から、弊社でも取り入れたいと思い提案したのがきっかけです。

白井:転職経験のない私からすると、この状況が当たり前だと思っていたので、新しく入った方が新しい風を吹かせてくれたと思っていました。

今まではありものでなんとかしようとみんなで頑張っていましたが、実際にこういった情報共有ツールを導入してみると、「今まではなんだったのだろうか」と思うくらい、環境が改善されました。

—NotePMの他に検討したツールはありますか。

田中:前職で利用していたツールを含め、3つのツールを比較しました。最終的にNotePMと他社ツールの2つで悩んでいましたが、比較をする際は口コミサイトも参考にしながら検討を進め、NotePMを導入することに決定しました。

—NotePMの決め手を教えてください。

田中:最終的な決め手は、強力な検索機能です。添付ファイルの中身まで検索できるツールは他にありませんでしたし、NotePMであれば、Excelで作成した既存のマニュアルもアップロードするだけですぐに利用できそうだと思いました。

また、コストや操作性も気にはしていましたね。操作性がイマイチだと浸透しないので、NotePMについては実際にトライアルもして決めました。

—導入時の流れを教えてください。

田中:社内で報告する必要があったので、NotePMトライアル時に、報告資料をNotePM上で作成しました。NotePM導入メリットや、Slackやセールスフォースなど他のツールとの比較、サービス終了時の対応、料金などをまとめています。

NotePM導入時の上申用資料をNotePM上で作成:

田中:NotePMへの移行に際しては、最初はExcelをアップロードし、時間があるときにNotePMに書き写していきました。ファイル検索機能が強力なので、既存ファイルをアップロードするだけでも使えるのが強みですね。

本部内への浸透に際しては、私がNotePM上で簡単なマニュアルを作成し、各部署に対し、Zoomで個別説明会を実施しました。マニュアルは、新入社員が入社した時にも共有していて、足りない情報があれば、新入社員自身がどんどん情報を更新していってくれています。

情報を探す時間が半分以下になった

—NotePM導入後、どのような効果がありましたか。

田中:当時抱えていた課題は、すべて解消できました。

マニュアルとして、Excelよりも見やすいですし、使いやすいです。重要なところにハイライトをつけたり、添付資料にも簡単に飛ぶことができるのも便利です。マニュアルが常に最新版になっているのが嬉しいですね。

白井:実際に数字を出したわけではないですが、体感としては、情報を探す時間が半分以下に減ってる感覚です。

田中:私的には、9割減ですね(笑)

入社当初、欲しい情報に辿り着けず、他の人に聞いたり、フォルダの階層を辿って探していたりしていたことを考えると、それほどの感覚です。フォルダ階層を辿ってファイルを見つけても、開いたら違っていて、またフォルダ階層を辿ってということを繰り返していたので……

マニュアル以外にも、各拠点の物流倉庫の住所、ツールのログイン情報などちょっとした情報も蓄積されてきているのも、よく利用されている証拠だと思います。

NotePMの使い方

—どのように情報を整理していますか。(ノート、フォルダの単位など)

田中:ノートの構成は、部署・課ごとに分かれています。調達チームは、プライベートノート(※)を使っているので、招待されていない私の画面では非表示となっています。

(※)個別に参加ユーザーを設定できるノート。

ノートの構成:

田中:ロジスティクスチームでは、月次の「To Doリスト」「マニュアル」「日報」「議事録」などのフォルダを用意しています。

ロジスティクスチームのノート:

田中:生産管理部も、ロジスティクス部と同じ動きをすることが多いので、同じようなフォルダ構成にしています。

—「To Doリスト」はどのように活用していますか。

田中:「To Doリスト」は、タスク管理を目的としたフォルダで、毎日の「ルーチンワークTo Do」と、「案件管理To Do」に分けて管理してます。

萩原:「ルーチンワークTo Do」では、毎月「To Doリスト」を用意しており、完了したらチェックを入れるルールになっています。タスクを見える化させることで、各自の進捗もわかりやすくなりましたし、抜け漏れ防止策にもなっています。

田中:タスクの横には、NotePM内のマニュアルリンクを貼っています。月次業務は月に1回しか発生せず、なかなか覚えられないので、説明とセットで置けるのは非常に便利です。

To Doリスト:

田中:「To Doリスト」にあるリストは、完了したら「完了済み」フォルダに入れています。

To Doリストのフォルダ:

—NotePM浸透で工夫したことはありますか。

田中:自分が過去に間違えたところは赤字にして、注意を促すようにしています。また、廃止したものについては、あえてその履歴を残すことで、新しい人がそれまでの経緯を理解できるようにしています。

マニュアルで、間違いやすいところは赤字で記載:

編集履歴をあえて残すことをルール化:

田中:コメント機能では、月次資料などで、第三者に確認してほしいときや、進捗を伝えたいときなどに使用しています。

資料確認におけるコメント欄でのやりとり:

おすすめの便利機能

—便利だと思う機能を教えてください。

田中:やはり、To doリストを管理できるのは便利ですね。これまでは、月次で資料や請求書を作る際に、口頭で「もうやった?」と個別に声をかけていましたが、NotePM導入後は、チェックボックスにチェック入れることで、進捗を見える化できています。実際に使ってみて、とても便利だと感じています。

白井:そうですね。メンバーみんなの案件がどこまで進捗しているかというのが、本当にわかりやすくなりました。メンバーとわざわざ進捗確認のコミュニケーションを取らなくてもNotePM上である程度の進捗確認はできるので、タスク管理のー補助的なツールとしては非常に有効だとは思ってます。

萩原:私としては、プライベートノート(※)がおすすめです。会議メモ作成用のフォーマットを自分で作っているので、メモ作成が簡単になりました。

橋本:アコーディオン(折りたたみ)表示も便利です。記載内容が長くなった時に、見たい人にだけ見てもらえるので。

(※)個別に参加ユーザーを設定できるノート。

お忙しい中、インタビューにご協力いただきありがとうございました。

おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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