こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
日々時間や予算が限られている中、よりビジネスを安定して成長させていくには、業務改善が欠かせません。また、業務改善で従業員が少ない労力でより大きな成果を出せるようになれば、従業員の生活にとってもメリットが大きいでしょう。ただ、何も切り口がない状態では、なかなか業務改善アイデアは思いつかないものです。また、業務改善アイデアを思いついても、それを実践して実際の業務で役立てられなければ意味がありません。
そこで今回は、業務改善アイデアを創出する切り口や生み出す方法、成功させるポイントを解説します。
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目次
業務改善のアイデアを考える9つの切り口
ここでは、業務改善のアイデアを考える切り口として、以下の9つを解説します。
- 業務自体の削減
- 優先順位の決定
- 作業の自動化
- マニュアル作成
- フローチャートの作成
- データベースの活用
- 業務内容を分割して整理
- 業務担当者の変更
- 作業スピードのアップ
それでは、1つずつ解説します。
業務自体の削減
切り口の1つ目は、業務自体の削減です。
まずは、業務を考えつく限り洗い出し、そもそも無駄な業務がないか確認しましょう。例えば、今まで会議前に作成していたものの、現状全く使われていない資料であれば、もう作成の必要はないかもしれません。 業務をなくすコツは、業務や資料などの目的を考えることです。目的が不明瞭、もしくは他の資料・業務などですでにその目的が達成されている場合は、不要ではないかと考えましょう。
優先順位の決定
切り口の2つ目は、優先順位の決定です。
業務の優先順位付けも、業務改善では大切な視点として覚えておきましょう。例えば、作業時間の長い業務と短い業務があれば、まず時間のかかる業務を優先させることがセオリーです。優先順位を決める際には、スケジュール表を参照し、時間ごとに取り組む作業を決定しましょう。「何時から何時までに○○の作業をする」と、細かく設定することで、スケジュール管理がスムーズになるでしょう。慣れれば、業務がスケジュール通り進んだ場合の終了期間も、逆算で目安をつけられるはずです。
作業の自動化
切り口の3つ目は、作業の自動化です。
業務内容を分析すると、毎日のように同じ作業を行っていることもあります。これらの作業は、単純であるものの量が多く、整理方法や共有の仕方が担当者しか理解していないケースもあるかもしれません。その場合、担当者がいなくなると業務が行われなくなる恐れがあります。 そのため、Excelのマクロなどを活用して、同じ作業を自動化させると、業務効率の実現が期待できるでしょう。
マニュアル作成
切り口の4つ目は、マニュアル作成です。
業務のやり方やルールをマニュアル化すれば、業務の効率化が図れます。マニュアルは読み手が業務を理解するために作られるものなので、読みやすさや理解しやすさを高めるため、文章だけでなく図表も用いて作成しましょう。また、マニュアルは新しい従業員の入社や新しいシステム・機材の導入に合わせて、なるべく早い段階から用意して、内容をブラッシュアップしましょう。
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フローチャートの作成
切り口の5つ目は、フローチャートの作成です。
前述の業務マニュアルに加え、業務フローチャートも同時に作成すると、より業務改善につなげられます。業務マニュアルでは、具体的な業務内容や進め方を解説するものですが、フローチャートでは業務の全体像を図で示すものです。理想的な流れは、業務フローチャートで全体を把握しておき、各業務に対応するマニュアルで具体的な進め方を学ぶことです。これにより、全体像と細かな内容を両方カバーできるので、両者を同時に活用して、効率的な業務を実現しましょう。
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データベースの活用
切り口の6つ目は、データベースの活用です。
データベースは、これまで企業で利用されてきた様々なデータを保存・取り出しできるシステムで、例えば、取引先顧客情報や商品在庫情報などを照会できます。顧客からの質問や意見、アンケート結果などの細かな情報も収集しており、過去の事例や対応策を知ることで、顧客に対して効率的な対応をする助けになるでしょう。 また、データベースを活用することで顧客対応のバラつきをなくすことで、業務品質の平準化を実現できます。
業務内容を分割して整理
切り口の7つ目は、業務内容を分割して整理です。
業務量は、担当者や日によって異なるため、集中的に業務が発生した際には業務内容を分割し、「さみだれ対応」により負荷を軽減することを考えましょう。例えば、資料チェックでは50の資料を一度に作成・チェックするのではなく、10の資料を5回に分けて対応します。これにより、作成・チェックする担当者双方の負担が大きく軽減されまるでしょう。その際には、渡す側が相手が適切に処理できる量を事前に把握しておくことがポイントです。
業務担当者の変更
切り口の8つ目は、業務担当者の変更です。
仕事に限らず、人には得意不得意があります。不得手な業務をやらねばならないこともありますが、業務担当者の変更で、適性のある部署に配置転換することが有効なケースもあるでしょう。まずは従業員の状況や適性・興味を十分聞き出した上で、適性がある業務を担当してもらうことも検討しましょう。それにより、本人にとっても会社にとってもプラスの結果が得られるはずです。
作業スピードのアップ
切り口の9つ目は、作業スピードのアップです。
作業スピードの向上も、業務効率の向上に直結します。仕事が早ければ業務を迅速にこなせ、予定のタスクを把握しつつ効率よく取り組めます。ただし、仕事の速さだけでなく、ミスの少なさも重要です。仕事のミスが多いと修正に時間がかかり、結果的に効率が下がります。 作業を早くこなすためには、習熟とスキルアップが必要で、例えばPC作業であればタッチタイピングの速度向上が、業務で英語を扱う場合は英語力向上が有効です。
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業務改善アイデアを生み出す方法
ここでは、業務改善アイデアを生み出す方法として、以下の5つを解説します。
- 環境整備
- 業務スピードアップ
- アイデア創出フレームワークの活用
- アイデアの評価・選定
- 実行・フォローアップ
それでは、1つずつ解説します。
環境整備
方法の1つ目は、環境整備です。
アイデア創出には、従業員同士が自由に意見・アイデアを出し合える環境を整備しましょう。例えば、オフィスのレイアウトを見直し、従業員同士でコミュニケーションを活発に取れる場を設けることが有効です。また、社内SNS・チャットや、アイデアボックスを活用すれば、気軽に意見を出しやすくなるでしょう。さらに、定期的なミーティングや勉強会を開催すれば、従業員同士が知識やスキルを共有し合い、新たなアイデアを出すきっかけにもなります。
業務スピードアップ
方法の2つ目は、業務スピードアップです。
業務改善アイデアの創出には、現状の問題点を見つけ出した上で原因を分析しましょう。ムダな作業やボトルネック、コミュニケーションの課題等を洗い出せば、改善策が出てくるはずです。問題点を発見する手段には、例えば業務観察、インタビュー、業務フロー図作成があります。また、データ分析より数値・パターンを明らかにして、問題点を見つけることも有効です。
アイデア創出フレームワークの活用
方法の3つ目は、アイデア創出フレームワークの活用です。
アイデア創出には、ブレインストーミングやKJ法、マインドマップなどのフレームワークを活用しましょう。これらを活用することで、参加者が自由にアイデアを出し合い、組み合わせて新たなアイデアを生み出していけるはずです。
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アイデアの評価・選定
方法の4つ目は、アイデアの評価・選定です。
業業務改善アイデアを評価し、実行するものを選定しましょう。評価基準としては、効果の大きさや実現可能性、費用対効果などがあります。また、実行計画を立てて、取り組むべきアイデアに優先順位をつけることも忘れずに行いましょう。 アイデアの評価・選定には、以下の方法が有効です。
- グループディスカッション
- 意思決定者によるレビュー
- 評価シートの作成
実行・フォローアップ
方法の5つ目は、実行・フォローアップです。
業務改善アイデアを選定したら、実行計画に沿って実行しましょう。実行計画には、目標・期限・担当者・リソース等を示します。その際には、進捗確認を定期的に行い、必要な調整や見直しを適宜実施することが大切です。また、業務改善活動完了後には効果を評価し、反省点や次の改善に繋げるポイントを洗い出すことで、継続的な業務改善を実現できるでしょう。
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業務改善アイデアの実現を成功させる5つのポイント
ここでは、業務改善アイデアの実現を成功させるポイントとして、以下の5つを解説します。
- ツールの適切な選択
- 業務品質の確保
- 複数の手法との組合せ
- 現場からの意見を反映
- 効果検証
それでは、1つずつ解説します。
ツールの適切な選択
ポイントの1つ目は、ツールの適切な選択です。
利用目的や現場のITリテラシーによって、業務改善アイデアを実現するために最適なツールは異なります。大切なことは、口コミの評判がよいツールを安易に導入するのではなく、現場の従業員がツールの導入目的を理解した上で活用することです。
業務品質の確保
ポイントの2つ目は、業務品質の確保です。
業務改善ばかりに目を向けて、顧客サービスの品質を低下させてはいけません。また、従業員の作業時間を削減することに囚われると、一部の従業員の負担が増大し、業務品質や従業員のモチベーションが低下する恐れがあります。最悪の場合、退職者の増加や人手不足にもつながりかねません。そのため、業務時間の削減だけでなく、業務やサービスの品質を維持・向上することにも十分留意しましょう。
複数の手法との組合せ
ポイントの3つ目は、複数の手法との組合せです。
業務効率化の手法やそれを実現するツールは多数存在しますが、それらを単に導入するだけでは意味がありません。大切なことは、業務全体を見通して、業務全体を最も効率化することです。多くの場合、それには業務効率化手法やツールを複数組み合わせることになります。業務効率化手法やツールはあくまでも手段なので、1つのものにこだわる必要はありません。
現場からの意見を反映
ポイントの4つ目は、現場からの意見を反映することです。
業務改善は、あくまでも現場の従業員がより労力を減らして成果を出すことが目的なので、現場の声や意見を無視してはいけません。例えば、高性能のITシステムを導入しても、現場の従業員にとってはオフィスの整備の方が重要であれば、オフィスの整備の方がよほど効果を発揮するでしょう。もちろんあえて現場の意向を無視した施策を講じる方が有効なケースもあるかもしれませんが、経営層は現場の意見を十分に反映させることが基本です。
効果検証
ポイントの5つ目は、効果検証です。
業務改善のアイデアは、実施するだけで終わりにせず、実施後にPDCAサイクルを回して効果検証と改善活動を継続しましょう。 改善前後で、作業時間や人件費、ミスの回数などを定量的に評価します。業務改善の効果が薄い場合は、従業員への聞き取り等で再度業務改善計画を検討しましょう。場合によっては、現行の業務改善を取りやめることも視野に入れる必要があるかもしれません。
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業務改善に役立つ社内wikiの活用
今回は、業務改善アイデアを創出する切り口や生み出す方法、成功させるポイントを解説しました。業務改善には、業務自体の削減や優先順位の決定など、さまざまな切り口があります。どの切り口から業務改善を進めていけばよいか考えると、具体的なアイデアを考えやすくなるのではないでしょうか。また、業務改善アイデアを実現するには、環境を整備することやフォローアップも欠かせません。業務改善効果を検証し、業務改善のアイデア自体を改良することも、業務改善成功には必要です。
なお、業務改善アイデア成功のポイントとして、ツールの選択を紹介しました。業務改善を実行するためのツールも必要ですが、アイデアやノウハウを保存、共有するツールも欠かせません。そのためにおすすめのツールが社内wikiです。社内wikiは社内版wikipediaとも言えるツールで、業務改善に役立つアイデアやベテラン・先輩のノウハウを容易に保存・共有できます。弊社が提供するNotePMも導入実績が豊富な社内wikiですので、一度お試しください。
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