業務の流れやネットワーク環境をしっかりと把握するために、業務フロー図やネットワーク図を作成している企業はたくさんあります。あると便利とはいっても、作成には時間も手間もかかるものです。そこで、本記事ではフローチャートの作成が楽になるツールを紹介しています。ツールの概要・メリット・選定のコツなど、導入時に参考にして欲しいチェックポイントを解説しているため、あわせて確認してみてください。
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目次
フローチャート作成ツールとは
フローチャート作成ツールは、作業の流れをハッキリとさせるために利用されています。文書と図を使って、作業の大まかな流れをぱっと見て把握しやすいように表すことが可能です。フローチャートを作成すると全体像をつかみやすくなるため、誤った方向に作業を進めてしまう心配が少なくなるでしょう。しかし、フローチャートの図や文書を自分で1から作成するとなると非常に時間がかかります。フローチャート作成ツールを導入すれば、あらかじめ図がインプットされているため、作成手順が少なく効率的です。図に文書を加えるだけで、誰でも簡単にフローチャートが作成できます。
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フローチャート作成ツールの基本機能
フローチャート作成ツールの導入する際は、以下の5つの基本機能がついているツールを選ぶと、導入後もストレスなく利用できます。
セキュリティ対策
基本機能に、フローチャートを安全に管理できるセキュリティ対策がついていると安心です。例えば、完成したフローチャートを誰に公開するか自由に設定できたり、編集権限を持たせる人の管理も行ったりすることができます。「勝手に編集されてしまう」「関係ないチームに公開される」といった心配がないため、スムーズに作業を進められるでしょう。
ネットワーク図の作成ができる
フローチャート作成ツールでは、業務フロー図だけでなくネットワーク図の作成もできます。ネットワーク図は、運用や配線工事をするうえでは欠かせません。しかし、あれもこれもと詰め込み過ぎると複雑で分かりにくくなります。ネットワーク図のテンプレートが用意されているため、誰が見てもスッキリとした分かりやすいものが作成できるでしょう。
リアルタイムで共同編集できる
フローチャート作成ツールの魅力は、リアルタイムで共同編集ができるため、チームで話しながらフローチャートを作成できる点です。チームの会議で意見を出し合いながら、作業の流れを決めていくことができるため、効率よくフローチャートを作成することができるでしょう。
変更履歴で後から戻せる
フローチャート作成ツールを使うと、フローチャートの作成時に変更履歴が残ります。「後から前の案が良かった」と思ったときに、履歴から前の状態に戻すことも可能です。
コメントがつけられる
フローチャート作成ツールには、コメント機能が搭載されています。チーム内で意見を出し合うときに利用できるだけでなく、完成したフローチャートをクライアントに評価してもらう使い方も可能です。
フローチャート作成ツール導入のメリット
フローチャート作成ツールの導入は、ツールへの理解を深めたうえで検討するのがおすすめです。自社の不足している部分を補えるようなメリットが得られるのか、社内で十分に話し合ってみてください。ここでは、フローチャート作成をすることで得られるメリットを3つ解説します。
共有しやすい
フローチャート作成ツールの導入のメリットは、何と言っても共有しやすい点がメリットです。チーム内や他部署、外注先、クライアントなど、さまざまな人たちとデータを瞬時に共有できます。インターネットさえつながっていれば、リアルタイムで情報が更新されるため、チャットやメールにフローチャートを添付する手間が省けるでしょう。
パワーポイントで作るよりもはるかに楽になる
フローチャート作成ツールを使うと、パワーポイントでフローチャートを作成するよりも、手順が少なくて楽になる点も大きなメリットです。パワーポイントの場合、図や矢印の大きさを統一したり、保存して共有したりするなど、複雑な手順を踏まなくてはいけません。しかし、フローチャート作成ツールを使うと図や矢印はインプットされていたり、自動で情報が共有できたりするため、作業が大幅に短縮できるようになります。
作業の変更があるときに修正しやすくなる
フローチャート作成ツールを導入すると、作業内容の変更があったときもすぐに修正できる点はメリットです。図として保存してしまうと、一部変更があるときに作り直しになる可能性があります。しかし、フローチャート作成ツールなら修正箇所だけをサクッと直すことができるため、便利です。
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フローチャート作成ツールの選定ポイント
フローチャート作成ツールは、自社に合ったものを選ばないと、導入後に使いにくくて普及しない可能性があります。きちんと自社に合った機能がそろっているものかどうかを見極めてから、導入するようにしましょう。ここでは、フローチャート作成ツールを選定するための3つのポイントを解説します。
ユーザーが何人になるか
フローチャート作成ツールを選定するときは、「編集者が何人くらいになるか」について確認しておく必要があります。なぜなら、ツールによって編集者の人数に上限が設けられているケースがあるからです。人数が多い部署・チームの場合は、導入したツールが使えない可能性もあります。また、閲覧者数にも上限が設けられている場合があるため、「利用人数を増やる」「上限がない」といったフローチャート作成ツールを選ぶと安心でしょう。
オンライン上で扱えるか
フローチャート作成ツールを選ぶときは、「オンライン上で扱えるツールかどうか」も重要です。移動中や自宅で作成する機会がある場合は、インターネットがあれば場所を選ばずに使えるツールが向いています。インストールしなければならないツールを使う場合は、インストールした機器を社外に持ち出しできるかどうかまで確認しておくと安心です。
データを取り込む必要があるかどうか
フローチャート作成ツールの中には、データを取り込んで自動で図を作成できるものがあります。既存のツールと連携してデータを取り入れたい場合は、「外部アプリケーションとの連携機能」「自動作成機能」の２つがついていると便利です。データをインポートする機能がついているものは、有料で販売されているケースが多いため、予算に合わせて必要な機能がついているものを選びましょう。
フローチャート作成ツール おすすめ5選
フローチャート作成ツールの導入に困ったときは、以下のようなツールを検討してみましょう。ここからは、おすすめのツールを5つピックアップして紹介します。
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Lucidchart
Lucidchart は、人気の高いプラットフォームと連携が図れるシステムです。例えば、Microsoft Office・Atlassian・G Suite・Slack・Salesforceなどを使っているなら、連携してデータを取り込むことができます。Salesforceと共有すると、アウトソーシングを委託している企業のデータもすぐに反映させることができるため、便利です。また、クラウドサービスのため、インターネットさえあれば編集・管理が行えます。クライアント先にいても情報が修正しやすい点は大きなメリットです。
Lucidchartの特徴
- 自動レイアウトで、データから自動でフローチャートを作成できる
- ドキュメント3つまで編集可能・共同編集可能な無料プランがある
- Salesforceから連絡先データをインポートすると、営業の担当を把握しやすくなる
Lucidchart
URL: https://www.lucidchart.com/pages/ja
Cacoo (カクー)
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Cacoo (カクー) は、日本シェアNo1のプロジェクト管理システム「Backlog (バックログ)」運営のヌーラボ社が提供する、ワイヤーフレームやフローチャート、マインドマップ、ネットワーク図、プレゼン資料などを作成できる「オンライン作図ツール」です。チームの共同作業が円滑に進められるような機能が豊富です。100種類以上のテンプレートが搭載されているため、かんたんに作図できます。
Cacooの特徴
- 豊富なジャンルのテンプレートがあり、かんたんに作成できる
- ビデオ通話やチャットでリアルタイム共同編集できる
- 個人で使えるフリープラン、無料トライアルあり
draw.io
draw.io は、ブラウザ上で編集・操作ができるツールです。誰でも使えるツールのため、Googleスプレッドシートのような感覚で扱うことができます。エクセル・パワーポイントよりも使える図が多くインプットされているため、フローチャートの作成がしやすい点はメリットです。ダウンロードしなくてもいつでも利用できるため、初心者でも始めやすいツールといえるでしょう。
draw.ioの特徴
- 完全無料のブラウザ上で利用できるツールで、初心者でも気軽に利用できる
- draw.ioにアクセスするだけで作図画面が立ち上がるので便利
- 英語で表示されているが、設定で日本語にも変えられるので扱いやすい
draw.io
URL: https://app.diagrams.net/
Google スライド
Google スライド は、プレゼンテーション用のツールです。Googleアカウントさえあれば誰でも利用でき、自動保存してくれるため、データが消える心配がありません。フローチャートを作成するには、図形アイコンを使用します。操作は、パワーポイントで作成時とほぼ変わらないため、ツールを使用したことがない方でも抵抗感なく扱うことができるでしょう。
Google スライドの特徴
- 操作はパワーポイントとほぼ変わらないので、誰でも気軽に始めやすい
- Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用ができる
- Googleドライブにアップロードすると、チームに簡単に業務フロー図を共有できる
Google スライド
URL: https://www.google.com/intl/ja_jp/slides/about/
Figma
Figma は、デザインがブラウザ上で作成できるツールです。基本的な図形がインプットされているため、フローチャートの作成に使うこともできます。スマホから見たときのレイアウトもチェックできるため、スマホを利用する機会が多い営業向きです。また、ブラウザ上で編集ができるため、外出先からでもフローチャートの作成がしやすいでしょう。
Figmaの特徴
- 各モバイル端末のレイアウトを確認できるため、外出先での確認が多い部署に向いている
- オンライン上で編集ができるため、移動時間で対応できる
- 編集者2人まで、プロジェクト3つまでは無料で利用可能
Figma
URL: https://www.figma.com/
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フローチャート作成ツールを選ぶときは、チームの規模に合わせて導入しよう！
フローチャート作成ツールは、無料で提供されているものもあるので、まずは試しに使ってみてください。そして、使ってみて導入しても問題なさそうだと判断ができたら、チームの規模に合わせたツールを検討してみましょう。フローチャートの作成は一見すると簡単な作業に思えますが、毎回作成するとなると時間がかかるものです。ツールを導入して少しでも業務の負担を減らし、コアな作業に集中できるようにしませんか。
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