社内のファイル共有を効率化するオンラインストレージ「NotePM」→NotePMを詳しく見る
こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
ファイル共有サービスは、クラウド上でドキュメントや画像などのデータを保存・共有できる便利なツールです。ファイル共有サービスには数多くの種類がありますが、なかでも代表的な製品としてNotePM・Microsoft One Drive・Google Driveの3つが挙げられます。事前にそれぞれの特徴を知っておくことで、自社に適したツールを選べるため、導入後の成果もより高められるでしょう。
そこで今回は、ファイル共有サービスのNotePM・Microsoft One Drive・Google Driveを比較しながら、それぞれの機能や独自性についてわかりやすく解説します。また、最適なファイル共有サービスを選ぶための必須ポイントも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
NotePM・Microsoft One Drive・Google Driveとは？
ファイル共有サービスのNotePM・Microsoft One Drive・Google Driveは、それぞれどのような性能を持つツールなのでしょうか。本章では、各ツールの特徴や料金体系について簡潔に紹介します。
NotePM（ノートピーエム）とは？
NotePMとは、手順書やマニュアルなどの文書を豊富なフォーマットに沿って作成・編集できる「社内wikiツール（社内版ウィキペディア）」です。文書だけでなく、PDFやExcel、Word、画像、動画などのデータもツール上で柔軟に共有できます。検索機能が充実しているため、すぐに必要なデータを取り出せるのも特徴です。最大2TBの容量（※料金プラン参照）もあるため、大容量のファイル共有サービスとして高い効果が見込めます。
＜料金＞
料金プラン（月額）
・全プラン共通：初期費用0円、見るだけのユーザーは無料
・4,800円 / 8名 / 80GB
・9,000円 / 15名 / 150GB
・15,000円 / 25名 / 250GB
・30,000円 / 50名 / 50GB
・60,000円 / 100名 / 1TB
・120,000円〜 / 200名〜 / 2TB〜
無料トライアル期間：30日間
※詳細は「料金プラン｜NotePM」をご確認ください。
Microsoft One Driveとは？
Microsoft One Driveとは、Microsoft社によって開発されたオンラインストレージサービスです。PDFやExcel、JPEGなどのデータを、ファイル形式で保存・共有できます。無料プラン（主に個人向け）でも5GBのデータを保存でき、ビジネス用途向けの有料プランに加入すれば最大1TBの保存が可能です。Microsoft 365の有料プランに登録すれば、TeamsやSharePointなどの Microsoft社製品も含めて利用できるのがメリットといえます。
＜料金＞
法人向け料金プラン（ユーザー1人当たりの月額）
・OneDrive for Business(Plan 1)：630円 / 1TB
・Microsoft 365 Business Basic：750円 / ユーザー１人あたり1TB
・Microsoft 365 Business Standard：1,560円 / ユーザー１人あたり1TB
・1ヶ月間の無料試用期間あり
※詳細は製品ホームページをご確認ください。
Google Driveとは？
Google Driveとは、画像や文書、動画などのデータを保存できる、Google社のファイル共有サービスです。無料で15GBまで保存できますが、ビジネスで利用する場合は有料のGoogle Workspaceに登録するほうが望ましいでしょう。Google Workspaceに登録すれば、Google Driveの容量が最大5TBまで増えるだけでなく、Google Meetの参加可能人数が増えたり、高度なセキュリティ機能「Vault」を利用できたりと多くの利点があります。
＜料金＞
Google Workspaceの料金プラン（ユーザー1人当たりの月額）
・Business Starter：680円 / ユーザー1人あたり30GB
・Business Standard：1,360 円 / ユーザー1人あたり2 TB
・Business Plus：2,040円 / ユーザー1人あたり5TB
・Enterprise：要問い合わせ / ユーザー1人あたり5TB
・14日間の無料試用期間あり
※詳細は製品ホームページをご確認ください。
マニュアル作成・ナレッジ管理が浸透するサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
NotePMの独自性・メリット
ここからは、NotePM・Microsoft One Drive・Google Driveそれぞれの独自性や活用のメリットを深掘りして紹介します。まずは、代表的なファイル共有サービスである「NotePM」の独自性・メリットを見てみましょう。
検索性の高さ
NotePMの強みは、検索性が非常に高いことです。例えば、データを検索する際、作成者や日付、タグなどの細かい条件で絞り込み、必要な情報を瞬時に探し出せます。また、ツール上に保存されたPDFやExcel、Wordなどの中身まで全文検索することが可能です。必要なタイミングで欲しいデータをスピーディに見つけ出せるため、情報収集の効率が格段に高まりやすいでしょう。
※詳細は「【解決する課題】ほしい情報がすぐに見つからない｜NotePM」をご確認ください。
セキュリティレベルの高さ
セキュリティ機能が万全に整っているのも、NotePMの特徴です。例えば、通信の暗号化やログイン時の2段階認証、特定IPアドレスからのアクセス制限、操作履歴や監査ログの出力をはじめ、不正アクセスや情報漏えいを防ぐための多様な機能が搭載されています。また、データは信頼性の高いデータセンターで保管され、全データがバックアップされている状態です。データ紛失のリスクも限りなく低く、安心して社内情報を保存できます。
※詳細は「セキュリティへの取り組み｜NotePM ヘルプセンター」をご確認ください。
ページを無制限に作成・保存可能
NotePMには、社内wikiツールとしてwikiページを自由に生成できる機能があります。そのため、手順書やマニュアル、日報、議事録、企画書、システムの要件定義書など、さまざまなwikiページをツール上から簡単に作成できるのがメリットです。なおかつテキストページはデータ容量に関係なく、無制限に作成・保存できます。従業員同士が頻繁にナレッジを共有し合えるので、組織全体のスキルアップにつながりやすいでしょう。
※詳細は「【解決する課題】ナレッジ共有が浸透しない。属人化している｜NotePM」をご確認ください。
Microsoft One Driveの独自性・メリット
続いては、2つ目のツールである「Microsoft One Drive」の独自性・メリットについて紹介します。
ファイルの共同編集が可能
Microsoft One Driveの特徴は、ツール上に保存されたOfficeドキュメントを共同編集できることです。具体的には、WordやExcel、PowerPointなどのファイルを、複数人で同時に加筆・修正し、リアルタイムに変更点を保存できます。リモートワーク中の部署でもスムーズに情報共有や共同作業ができるのは、大きなメリットです。
関連記事：【2024年版】ファイル管理とは何か？おすすめツール10選を徹底比較！ポイントも詳しく紹介
マルチデバイスに対応
Microsoft One Driveはマルチデバイスに対応しており、 PCだけでなくタブレット・スマートフォンからでもデータを保存・共有・編集できます。具体的には、Windows PCやMac、タブレット、Windows、iOS、Androidなどでの操作が可能です。外出先や出張先からデータをアップロードできたり、PCで作業できない場所でもスマートフォンでファイルを編集できたりするため、仕事の効率も高まりやすいでしょう。
Google Driveの独自性・メリット
最後に、3つ目のツールである「Google Drive」の独自性・メリットについて紹介します。
Google社製品との連携がスムーズ
Google Driveの特徴は、他のGoogle社製品とスムーズに連携できることです。具体的には、文書作成ソフトの「Googleドキュメント」、表計算ソフトの「Googleスプレッドシート」、プレゼンテーション作成ソフトの「Googleスライド」などと連携できます。これらのファイルを Google Drive上で開き、複数のメンバーと同時編集することも可能です。チーム内での共同作業を円滑にしたい場合には、Google Driveが便利といえるでしょう。
オフラインでも使用可能
Google Driveのデータはクラウド上で保存されていますが、モードを切り替えればオフライン環境で開くことも可能です。例えば、飛行機の機内で仕事をしたい場合には、オフラインモードで Googleドキュメントや Googleスプレッドシートを開くことで、編集や加筆ができるようになります。従業員の移動や出張が多い組織にとっては、非常に便利な機能といえるでしょう。
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NotePM・Microsoft One Drive・Google Driveのどれを使うべき？
NotePM・Microsoft One Drive・Google Driveそれぞれに独自性やメリットがあるため、どれを導入すべきか迷っている方も多いかもしれません。そこで本章では、ファイル共有サービスに欠かせない2つのポイントに沿って、NotePM・Microsoft One Drive・Google Driveの利便性を比較します。
ファイル共有サービスで特に重要な“2つ”のポイント
ファイル共有サービスを選ぶポイントとしてはさまざまな観点がありますが、特に重要なのが以下の2つです。
1つ目は、「検索性の高さ」です。ファイル共有サービスには数多くのファイルを保存することになるので、いざというときデータをスピーディに取り出せなければ意味がありません。そのため、検索機能の充実度を必ずチェックするようにしましょう。特にデータの作成者や日付で絞り込めたり、検索結果がハイライトで表示されたりするファイル共有サービスであれば、より便利に活用できます。
また、もう1つのポイントは「セキュリティレベルの高さ」です。ファイル共有サービスでは、社内における機密情報を保存する可能性もあります。その際、セキュリティ機能が不十分だと、不正アクセスや情報漏えいなどのリスクが高まりかねません。そのため、セキュリティ機能の充実度も重点的に確認しておくことが不可欠です。
ファイル共有サービスを選ぶ際には、上記2つの必須条件を満たしていることを確かめたうえで、各ツールの使いやすさや細かい機能性を確認するようにしましょう。
NotePM・Microsoft One Drive・Google Driveを2つのポイントで比較
【検索性の高さ】
| NotePM | Microsoft One Drive | Google Drive | |
|---|---|---|---|
| キーワード検索（ファイル名） | ○ | ○ | ○ |
| 作成者・日付検索 | ○ | △ | ○ |
| タグ（ラベル）検索 | ○ | ○ | ○ |
| フォルダの階層化 | ○ | ○ | ○ |
| ファイルの全文検索 | ○ | ○ | ○ |
| 変更履歴の管理・表示 | ○ | ○ | ○ |
| キーワードハイライト | ○ | × | × |
【セキュリティレベルの高さ】
| NotePM | Microsoft One Drive | Google Drive | |
|---|---|---|---|
| アクセスログ | ○ | ○ | ○ |
| 暗号化通信 | ○ | ○ | ○ |
| SSO認証 | ○ | ○ | ○ |
| 2段階認証 | ○ | ○ | ○ |
| アクセス権限の設定 | ○ | ○ | ○ |
| IPアドレス制限 | ○ | ○ | × |
| 自動データバックアップ | ○ | ○ | △ |
以上のように、3つのツールにはどれもファイル共有サービスとして必要な機能が網羅的に搭載されています。なかでもNotePMは、検索性・セキュリティレベルで特に高水準の機能を備えているツールだといえるでしょう。
ファイル共有サービスは、「データの保存方法」も決め手に
ファイル共有サービスは、データの保存方法によっても利便性が変わります。3つのファイル共有サービスを比較した際、データの保存方法について独自性を持っているのが「NotePM」です。
Microsoft One Drive・Google Driveに関しては、データの保存が「ファイル形式」に限られます。ファイル形式の場合、一度開いてみないと中身がわからないため、情報収集に手間と時間がかかってしまうのが難点です。
その点、NotePMは社内wikiツールなので、情報を「ページ単位」で管理できます。PDFやExcel、Word、画像・動画などの多様なデータを保存・共有できるのはもちろん、wikiページに直接テキスト情報を記載して社内へ公開することが可能です。現場の従業員がファイルを逐一開かなくても、ひと目で情報を理解できるのは非常に便利でしょう。さらにNotePMの場合、テキストで構成されたwikiページはデータ容量に含まれないため、無制限に作成できます。結果的に社内の情報共有がよりスムーズになり、ナレッジ共有も活性化しやすいのです。
こうした利便性の高さから、NotePMは銀行や大学、ITスタートアップ、大手企業をはじめ、多数の導入実績につながっています。ファイル共有サービスを導入する際には、社内wikiツールとしての便利な機能も備えた「NotePM」がおススメです。
関連ページ：導入事例｜NotePM
マニュアル作成・ナレッジ管理が浸透するサービス ⇒「NotePM」
NotePMのPDF資料をダウンロード ⇒ こちらから
まとめ
ファイル共有サービスのNotePM・Microsoft One Drive・Google Driveは、それぞれに豊富な機能を備えており、活用のメリットも異なります。各サービスの特徴を事前に詳しく理解しておくことで、自社に適した製品を導入できるでしょう。
なかでもNotePMは、検索性やセキュリティレベルの高さに強みを持ち、社内版ウィキペディアとしての便利さも兼ね備えたファイル共有サービスです。ぜひファイル共有サービスの導入を通じてより高い成果につなげたい場合には、「NotePM」をご活用ください。
NotePM（ノートピーエム） は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。
NotePMの特徴
- マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
- 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
- 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
- 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる
URL: https://notepm.jp/
