社内ポータル・社内掲示板作成ツールのNotePM・SharePoint・Googleサイトを比較!機能や独自性をわかりやすく解説

2024年03月09日(土) 社内ポータル

WEB上で簡単に検索に強い社内ポータルを作れる「NotePM」→無料で使ってみる【1分で登録完了】

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

社内ポータル・社内掲示板は、企業が自社の従業員に向けて公開している情報サイトです。社内ポータル・社内掲示板をうまく活用することで、社内の情報共有が効率的になったり、従業員同士のナレッジ共有が活性化したりとさまざまな効果が期待できます。

社内ポータル・社内掲示板を作成する際には、専用のツールを使うと非常に便利です。社内ポータル・社内掲示板の作成ツールには数多くの種類がありますが、なかでも代表的な製品としてNotePM・SharePoint・Googleサイトの3つが挙げられます。事前にそれぞれの特徴を知っておくことで、自社に適したツールを選びやすくなり、導入後の成果も一層高められるでしょう。

そこで今回は、社内ポータル・社内掲示板作成ツールであるNotePM・SharePoint・Googleサイトを比較して、それぞれの機能や独自性についてわかりやすく解説します。また、最適なツールを選ぶための必須ポイントも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 
このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


NotePM・SharePoint・Googleサイトとは?

社内ポータル・社内掲示板作成ツールのNotePM・SharePoint・Googleサイトは、それぞれどのような性能を持つツールなのでしょうか。本章では、各ツールの特徴や料金体系について簡潔に紹介します。

NotePM(ノートピーエム)とは?

NotePMとは、手順書やマニュアルなどのドキュメントを豊富なフォーマットに沿って作成でき、社内へ公開できる「社内wikiツール(社内版ウィキペディア)」です。作成した社内wikiは、社内ポータルや社内掲示板として活用し、従業員の日報や業務上のノウハウ、福利厚生に関するFAQといった幅広い情報を共有できます。

また、NotePMは部署やプロジェクトなどの単位で柔軟にアクセス権限を設定できるため、どのような組織規模であってもスムーズに運用できます。加えて、NotePMは検索性能が充実しており、必要な情報をすぐに探し出せるため、従業員にとっての利便性も非常に高いでしょう。

<料金>
料金プラン(月額)
・全プラン共通: 初期費用0円、見るだけのユーザーは無料
・4,800円 / 8名 / 80GB
・9,000円 / 15名 / 150GB
・15,000円 / 25名 / 250GB
・30,000円 / 50名 / 50GB
・60,000円 / 100名 / 1TB
・120,000円〜 / 200名〜 / 2TB 〜
無料トライアル期間:30日間
※詳細は「料金プラン|NotePM」をご確認ください。

SharePoint(シェアポイント)とは?

SharePointとは、Microsoft社が提供するWebサイト作成ツールのことです。作成したWebサイトは、主に社内情報を整理・共有するための社内ポータルとして活用できます。サブスクリプションサービスの Microsoft 365(旧Office 365)に登録すれば、SharePointだけでなく、社内SNSの「Microsoft Teams」やメールソフトの「Outlook」、タスク管理アプリの「Microsoft To Do」などもあわせて利用できるようになるのが特徴です。

<料金プラン>
料金プラン(ユーザー1人当たりの月額)
・SharePoint(プラン1):630円
(SharePoint・OneDrive・Microsoft Listsのみ利用可能)
・Office 365 E3:2,880円
(SharePointを含む26以上のMicrosoft社ツールを利用可能)
※詳しくは製品ホームページをご確認ください。

Googleサイトとは?

Googleサイトとは、Google社の提供している無料のホームページ作成ツールのことです。HTMLの知識がなくても、直感的な操作でシンプルな社内掲示板や社内ポータルを作成できます。有料プランに登録して独自ドメインを取得すれば、作成したポータルサイトを社外に向けて公開することも可能です。Googleサイトは2023年1月に旧バージョンの公開が終了しており、現在はさまざまな機能が加わった“新バージョン”へ移行しています。

<料金>
・基本料金は無料
・サイトの公開時に独自ドメインを取得したい場合は、別途Google Domains(有料)の利用が必要
※詳しくは製品ホームページをご確認ください。


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NotePMの独自性・メリット

ここからは、NotePM・SharePoint・Googleサイトそれぞれの独自性や活用のメリットを深掘りして紹介します。まずは、代表的な社内ポータル・社内掲示板作成ツールである「NotePM」の独自性・メリットについて見てみましょう。

検索性の高さ

NotePMの大きな特徴は、検索性の高さです。例えば、社内ポータル内で情報を検索する際、ページの作成者や日付、タグなどの細かい条件で絞り込み、瞬時に必要なページへたどり着けます。また、社内ポータルの各ページに添付されたPDFやExcel、Wordなどの中身まで全文検索することが可能です。必要なタイミングでスピーディに情報を探し出せるため、情報収集にかける時間が減り、従業員の生産性も飛躍的に高められるでしょう。

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コミュニケーション機能の充実度

NotePMには、従業員同士のコミュニケーションを活性化させるための機能も豊富に搭載されています。

具体的には、閲覧者がページに対して反響を残せる「いいね!機能」、ページの作成・更新状況をリアルタイムに表示できる「タイムライン機能」、ページの作成者に対して気軽に質問やフィードバックができる「コメント機能」などが一例です。このように社内ポータル上で従業員が気軽に反響の声を送り合えるようになるため、ページを更新するモチベーションにもつながります。結果として、社内ポータルの更新もより活発化しやすくなり、社内の一体感も醸成しやすくなるでしょう。

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セキュリティレベルの高さ

NotePMは、セキュリティレベルの高さも大きな特徴です。例えば、ログイン時の2段階認証や通信の暗号化、特定IPアドレスからのアクセス制限、操作履歴や監査ログの出力などが挙げられます。こうしたセキュリティ機能があることで、社内ポータルに対する万が一の不正アクセスを防止しやすくなるのがメリットです。

また、データは信頼性の高いデータセンターで保管され、全データがバックアップされています。データ紛失のリスクを軽減できるため、従業員がより安心して社内ポータルでの情報共有を進められるでしょう。

※詳細は「セキュリティへの取り組み|NotePM ヘルプセンター」をご確認ください。

SharePointの独自性・メリット

続いては、2つ目のツールである「SharePoint」の独自性・メリットについて紹介します。

Microsoft社製品との連携がスムーズ

SharePointは「Microsoft 365」のサービスとして提供されるため、他のMicrosoft社ツールと連携しやすいのが特徴です。例えば、Outlookと連携してチーム内のスケジュールを表示させたり、Teamsと連携してスムーズにファイルを共有したりできます。また、OneDriveの機能を利用して大容量のデータを保存することも可能です。業務でMicrosoft社製品を数多く利用する組織であれば、SharePointは相乗効果が見込めるでしょう。

ファイルの共同編集が可能

SharePointは、ExcelやWord、PowerPointといったMicrosoft Officeのファイルをツール上で共同編集できるのも特徴です。例えば、チームメンバー同士で打ち合わせをしながら、Wordの企画書やExcelの工程表などをリアルタイムに共同編集し、完成まで仕上げることもできます。リモートワーク環境下の組織でもスムーズに共同作業を進められるのが、大きなメリットといえるでしょう。

Googleサイトの独自性・メリット

最後に、3つ目のツールである「Googleサイト」の独自性・メリットについて紹介します。

基本操作がシンプル

Googleサイトの大きな特徴は、シンプルな操作で社内ポータルを作成できることです。基本的にはクリック・ドラッグ・ドロップで要素を配置すれば、簡単にサイトを形にできます。コーディングの知識も特に必要がないため、ITに慣れていない従業員でも問題なく作成できるでしょう。また、Googleサイトで作成したWebサイトは、「グリッドデザイン」と呼ばれる格子状のレイアウトなので、視覚的に見やすく仕上げられるのも利点です。

Googleアプリとの連携がスムーズ

Googleサイトは、他のGoogleアプリと連携して、社内ポータルを充実させられるのも特徴です。例えば、ページ内にGoogleマップを埋め込んで目的地の地図を示したり、Googleカレンダーと連携させて部署のスケジュールを共有したりすることもできます。

また、Googleサイトは、ツール上でGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを共同編集することも可能です。社内でGoogleアプリを多く使っている場合は、Googleサイトとの相乗効果が期待できるでしょう。

NotePM・SharePoint・Googleサイトのどれを使うべき?

NotePM・SharePoint・Googleサイトそれぞれに独自性やメリットがあるため、どれを導入すべきか迷っている方も多いかもしれません。そこで本章では、社内ポータル・社内掲示板作成ツールに欠かせない3つのポイントに沿って、NotePM・SharePoint・Googleサイトの利便性を比較します。

社内ポータル・社内掲示板作成ツールに欠かせない“3つ”のポイント

社内ポータル・社内掲示板の作成ツールを選ぶ際には、特に下記3つのポイントが重要になります。

1つ目は、「ページの作成しやすさ」です。ページの作成しやすいツールであれば、従業員がより積極的に社内ポータルを更新するようになるため、ナレッジ共有が活発化しやすくなります。そのため、できるだけ直感的かつ簡単にページを作成できるツールを選ぶことで、より高い費用対効果を見込めるでしょう。

2つ目は、「検索性の高さ」です。社内ポータルや社内掲示板のページ数が増えてくると、階層が複雑化して必要な情報にたどり着きにくくなります。その点、タグやキーワードなどで容易にページを検索できれば、スピーディに欲しい情報を探し出せるため、従業員にとって利便性が高いでしょう。

3つ目は、「コミュニケーションのしやすさ」です。社内ポータルや社内掲示板には、もともと社内コミュニケーションを活性化させるという重要な目的があります。そのため、従業員同士がコミュニケーションを取り合えるような機能が充実していれば、より社内の一体感を醸成しやすくなるでしょう。

NotePM・SharePoint・Googleサイトを3つの必須ポイントで比較

【ページの作成しやすさ】

NotePM SharePoint Googleサイト
Markdown対応
直感的で平易な操作
豊富なテンプレート
マルチデバイスでの編集
変更履歴の自動記録
変更履歴のハイライト表示 × ×
画像編集
ファイルの共有(PDF・Excel・Wordなど)

【検索性の高さ】

NotePM SharePoint Googleサイト
キーワード検索(タイトル・本文)
作成者・日付検索 × ×
タグ検索 × ×
フォルダの階層化
添付ファイルの全文検索 × ×
キーワードハイライト ×

【コミュニケーションのしやすさ】

NotePM SharePoint Googleサイト
お知らせ通知 ×
コメント機能
ページ閲覧者の分析
いいね!・ありがとう機能 ×
チームのタイムライン表示 ×

上記3つの観点で特に機能が充実しているのは、「NotePM」です。

NotePMは上記に加え、セキュリティ機能も充実しているのが特徴です。安全に利用できるツールとしても高い評価を得ており、実際に銀行や大学、ITスタートアップ、大手企業をはじめ、多数の導入実績につながっています。社内ポータル・社内掲示板の作成ツールを導入する際は、豊富な機能の揃った「NotePM」がおススメです。

関連ページ:導入事例|NotePM

まとめ

社内ポータル・社内掲示板作成ツールのNotePM・SharePoint・Googleサイトには、それぞれに独自性があり、活用のメリットも異なります。まずは各サービスの特徴や機能を詳しく理解しておくことで、導入後の費用対効果も高められるでしょう。

3つのツールのなかでも特に利便性が高く、直感的な操作で利用できるのがNotePMです。ぜひ社内ポータル・社内掲示板作成ツールの導入でより高い成果を出したい場合には、「NotePM」をご活用ください。

 
このような方におすすめです

• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方


おすすめの情報共有ツール「NotePM」

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、Webで簡単にマニュアル作成できて、強力な検索機能でほしい情報をすぐに見つけられるサービスです。さまざまな業界業種に導入されている人気サービスで、大手IT製品レビューサイトでは、とくに『使いやすいさ・導入しやすさ』を高く評価されています。

NotePMの特徴

  • マニュアル作成、バージョン管理、社外メンバー共有
  • 強力な検索機能。PDFやExcelの中身も全文検索
  • 社内FAQ・質問箱・社内ポータルとしても活用できる
  • 銀行、大学も導入している高度なセキュリティ。安全に情報共有できる

URL: https://notepm.jp/

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