近年、グローバル化の進展や情報技術の進化から、多くの企業でデジタルトランスフォーメーション（DX）推進が注目されています。また、対面が前提となるビジネスモデルの適用が困難になるという状況があり、遠隔でのスムーズなコミュニケーションが求められていることもあります。その中で、企業が収益の向上を目指すためには、社内体制の見直し・情報共有・業務の進め方の一貫性が重要です。社内ポータルサイトは、社内情報やシステムの一元管理、従業員間のコミュニケーション活性化を促すことが可能であり、企業のDX推進を強力に支援する最適なプラットフォームと言えます。
本記事では、社内ポータルサイトでのDX推進で可能になること・得られる効果・取り組みのポイントを解説します。
目次
社内ポータルサイトはDXを推進するときにおすすめ
社内ポータルサイトは多くの企業で構築・活用が進んでいますが、DXを推進したいときにも最適なツールです。たとえば、従業員に新しいデジタルスキルを身に付けてもらうためのトレーニングツールや、DX推進に必要なパラダイムシフトを伝えるチャネルとして機能します。社内ポータルサイトを活用し、DX推進においての課題に対応していくことで、従業員に対してのデジタルエクスペリエンスの提供が可能になります。
関連記事：ナレッジ共有が社内DXの鍵！？概要から実現のポイントやツールの種類まで解説
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社内ポータルサイトによるDX推進で可能になること
社内ポータルサイトによるDX推進で可能になることは、以下の3つです。
- 顧客情報の管理方法一元化
- 顧客を中心にした事業の展開
- デジタルワークプレイスの確立
1つずつ、見ていきましょう。
顧客情報の管理方法一元化
社内ポータルサイトによるDX推進で可能になることの1つ目は、顧客情報の管理方法一元化です。拠点が多く、社内にも多数部署が存在する企業では、部署ごとでのシステムの使用により顧客情報が一元管理されていないことがあります。その場合、社内にデータが散乱している状態に加え、部署間での情報共有が適切に行われないという課題を抱えていることが多いです。その結果、部署間での情報共有・連携不足が起こりやすくなり、自社の商品・サービスに対する顧客の声などが全社に行き渡らず、自社が想定するカスタマーエクスペリエンスを提供しづらい状態に陥ってしまう懸念があります。
そこで、社内ポータルサイトで顧客情報の管理方法を一元化すれば、自社で取引のある企業のデータを社内全体で共有可能になります。スピーディなビジネス展開ができるだけでなく、顧客の期待を超えるサービス提供につながる可能性が高まります。
顧客を中心にした事業の展開
社内ポータルサイトによるDX推進で可能になることの2つ目は、顧客を中心にした事業の展開です。社内ポータルサイトでDX推進をすることで、顧客情報を一元管理できます。顧客に関わる全部署・従業員での情報共有により、自社で描くカスタマージャーニーの実現が期待できます。顧客体験（カスタマーエクスペリエンス）の向上が自社の収益を上げることにつながると言えます。
DX推進では、顧客に関する課題を自社のデータとして積み上げていき、蓄積したデータを分析することで、サービス改善の糸口をつかむことが可能です。多くの顧客の心理において、顧客体験は製品・サービスと同じくらい重要だと考えられています。自社の社内ポータルサイトでDX推進をすることは、自社だけではなく顧客の利益にもつながると考えられます。
デジタルワークプレイスの確立
社内ポータルサイトによるDX推進で可能になることの3つ目は、デジタルワークプレイスの確立です。デジタルワークプレイスとは、業務に不可欠なツール・情報をオフィスからクラウド上に移し、インターネットに接続できれば時間・場所を問わず業務ができるというビジネス戦略のことです。これは、紙文書を廃止して業務の電子化を進めるという動きの、更にワンステップ上の段階と言えます。WEB会議ツール・Microsoft 365などは、デジタルワークプレイスの一例です。
現在、集合研修や情報発信など、アナログで行われていたことの多くがWEB化可能となりました。テレワークという新しい働き方も浸透する中で、オフィスにあったリアルなコミュニケーションをストレスなくデジタルの世界に反映していけるとよいでしょう。
社内ポータルサイトでDX推進を行うことにより得られる効果
社内ポータルサイトでDX推進を行うことにより得られる効果は、以下の3つです。
- 業務効率の向上
- コストの削減
- 時代の変化に対しての柔軟性
1つずつ、見ていきましょう。
業務効率の向上
社内ポータルサイトでDX推進を行うことにより得られる効果の1つ目は、業務効率の向上です。社内ポータルサイトに自社のデータを一元管理することで、フォルダやファイルを探す手間が省けます。また、オフィスとオフィス以外の場所で勤務する場合であっても、その都度、フォルダやファイルの場所を移動させる必要がありません。さらには、これまで属人化していた業務がある場合、社内ポータルサイトにナレッジを共有することで、誰にでも業務を任せることが可能になります。顧客からの問い合わせに対して、担当者が不在で答えられないということがなくなり、業務効率化が進むと同時に、顧客満足度向上にもつながります。
関連記事：リモートワークにおけるナレッジ共有とは？マネジメントのポイントから失敗理由・おすすめツールと選び方まで解説
コストの削減
社内ポータルサイトでDX推進を行うことにより得られる効果の2つ目は、コストの削減です。多くの社内ポータルサイトは、自社のサーバーで管理するオンプレミス型からクラウド型に移行し、運用がスムーズになっています。オンプレミス型の場合、社内ポータルサイトのデータ量に応じて記憶領域の増設のための敷地の拡張を行ったり、メンテナンスしたりする必要がありました。しかし、クラウド型ではデータ量に応じて柔軟に記憶領域の対応をしてくれます。また、メンテナンスもサービス提供会社に任せれば、さらに従業員のコストを削減できます。
ただ、社内ポータルサイトは、導入方法によっては初期投資や運用に大きなコストがかかり、従業員の工数を充てる必要があります。しかし、コスト削減のために安易に機能を削ると、従業員の利便性が下がり、せっかく作った社内ポータルサイトを見ない・運用が曖昧になるなど、不利益をもたらすことにもなりかねません。そのため、社内ポータルサイトを導入するときは導入方法や必要な機能を十分検討し、不要なコストをかけないことが重要です。
時代の変化に対しての柔軟性
社内ポータルサイトでDX推進を行うことにより得られる効果の3つ目は、時代の変化に対しての柔軟性です。以前はオフィスでの勤務が普通だと考えられていましたが、新型コロナウイルス感染症拡大によりテレワークが浸透しました。企業は、オフィス以外での勤務に対応できることが求められています。社内ポータルサイトに情報・フォルダ・ファイルなどを一元化することで、オフィス以外の場所であっても、いつでも自由にアクセスできます。また、顧客データを共有することで、以前に増して顧客中心のサービス展開ができる環境が整っているとも言えます。
DX推進としての社内ポータルサイトは、時代が変化する中で企業と顧客をつなぐための新しいツールとなり、情報共有の場として活用できます。
社内ポータルサイトでのDX推進の取り組みのポイント
社内ポータルサイトでのDX推進の取り組みのポイントは、以下の2つです。
- DX推進戦略を企業全体のビジネスビジョンと合わせる
- 自社に合ったポータルを導入する
1つずつ、見ていきましょう。
DX推進戦略を企業全体のビジネスビジョンと合わせる
社内ポータルサイトでのDX推進の取り組みのポイントの1つ目は、DX推進戦略を企業全体のビジネスビジョンと合わせることです。まずは、DX推進をトップから宣言し、企業の本気度を従業員に伝えることが必要です。その上で社内ポータルサイトを構築し、DX推進に向けた活用方法で運営するとよいでしょう。社内ポータルサイトに情報を一元化することでカスタマージャーニーが全従業員に共有でき、一丸となった戦略で自社の顧客のカスタマーエクスペリエンスを高められることが期待できます。
自社が掲げるビジョンから設計されたカスタマージャーニーをDX推進戦略と掛け合わせることで、企業価値向上につながると言えます。
自社に合った社内ポータルサイトを導入する
社内ポータルサイトでのDX推進の取り組みのポイントの2つ目は、自社に合った社内ポータルサイトを導入することです。それには、目的を明確にしてから社内ポータルサイトの導入を進めることが重要です。なぜDX推進をするのか、なぜ社内ポータルサイトが必要なのかを深堀りします。目的が明確になることで、自社が必要としている機能がわかり、その機能が備わったツールの導入が進むでしょう。
また、自社に合った社内ポータルサイトであっても、担当者の更新操作が難しかったり、従業員が見たい情報に辿り着きにくかったりすると、活用されない懸念があります。社内ポータルサイトを導入するときは、自社の目的を達成できるもので、さらに操作性が高く誰が見てもわかりやすいサイトであることが重要です。
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まとめ
本記事では、社内ポータルサイトでのDX推進で可能になること・得られる効果・取り組みのポイントを解説しました。社内ポータルサイトでDX推進をすることは、自社の顧客との接点をより深めて、顧客第一の商品開発やサービス展開につながります。また、社内ポータルサイトは操作が簡単で、スピーディに社内へ情報展開できるツールがおすすめです。社内ポータルサイトの活用によって顧客第一のサービスを展開し、収益向上につなげていきましょう。
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