社内ポータルのアクセス数を上げる方法と理由・成功サイトの共通特徴を徹底解説！

こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。

多くの従業員にもっと社内のポータルサイトを見てもらいたい、ポータル活用の幅を広げたい、と考える担当者の方も多いのではないでしょうか。アクセス数をあげるためには、成功したポータルサイトに共通している特徴を抑えて必要な対策を実施することが近道と言えます。
本記事では、社内ポータルのアクセス数増加を目指すべき理由と、成功しているサイトに共通した特徴、アクセス数をあげる方法について丁寧に解説していきます。

なぜ社内ポータルのアクセス数増加を目指すべきか？

社内ポータルのアクセス数増加を目指すべき理由について、以下3点について紹介します。

• 必要な情報を届けるため
• 従業員の生産性向上
• ロイヤリティ向上

それぞれ、解説していきます。

必要な情報を届けるため

社内ポータルのアクセス数増加を目指すべき理由の1点目は、必要な情報を届けるためです。日々の連絡事項、組織情報、人事情報、最新の自社サービスや商品のリリースのお知らせ、注意点など、企業には従業員に届ける必要のある情報が多くあります。
既存ポータルの改善や新規ページの作成などで社内のポータルサイトの活用シーンが増えると、上記のような連絡事項を目にする機会が増え、多くの従業員へと伝わります。
必要な情報を必要な人へ届けるために、社内ポータルのアクセス数を増やすべきです。

従業員の生産性向上

社内ポータルのアクセス数増加を目指すべき理由の2点目は、従業員の生産性向上です。
従業員が社内ポータルを利用して、欲しい情報をすぐに得られるかどうかは非常に大切です。業務を遂行する上での解決策や業務の流れや進め方、システムサイトへのリンクなどが、すぐにわかる位置に表示されていること、コンテンツもわかりやすくシンプルなことなどが上記に当てはまります。
社内ポータルサイトを改善し、従業員の多くにとって役にたつサイトになれば、活用の幅が増え日々の業務効率がアップし、組織全体の生産性向上につながります。

ロイヤリティ向上

社内ポータルのアクセス数増加を目指すべき理由の3点目は、ロイヤリティ向上です。
テレワーク時代において、従業員間のコミュニケーションが低下し、知識を上手く共有できない、という問題も発生しています。社内ポータルで従業員の持つ知識を共有することができれば、業務に対するロイヤリティが向上し離職防止にもつながります。
社内ポータルが従業員同士のコミュニケーションのきっかけになり、輪が広がります。

また、複数ポータルを管理している大きな企業においても、社内ポータルを統一してアクセス数を高めることで、これまで煩わしく感じていた本社と支社での情報格差をなくすことも可能となります。

関連記事：テレワークのストレスを回避するために会社が取るべき対策とおすすめツールを紹介

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アクセス数が多い社内ポータルサイトに共通した特徴

アクセス数が多い社内ポータルサイトに共通した特徴について、以下3点を紹介します。

• 社内ポータルサイトを1つに統合
• 情報発信頻度が高い
• シンプルで見やすいデザイン

それぞれ、解説していきます。

社内ポータルサイトを1つに統合

アクセス数が多い社内ポータルサイトに共通している特徴の1点目は、社内ポータルサイトを1つに統合していることです。特に組織が大きい企業の場合、複数のポータルサイトを管理すしているケースも多いですが、情報があちこちに散在しがちです。社内ポータルサイトとして1つに統合し、必要な情報やシステムリンクをまとめておくことで、多くの従業員がブラウザの規定ホームページにセットするなど、最初に必ず同じサイトから利用するようになり、アクセス数が高まります。

情報発信頻度が高い

アクセス数が多い社内ポータルサイトに共通した特徴の2点目は、情報発信頻度が高いことです。情報発信頻度が低いと、コンテンツ内容が古くなり、従業員は段々活用しなくなるため更新を続けることが大切です。
発信する内容として、例えば毎日のお知らせ事項や募集要項等のコンテンツ情報を更新していること、毎月トップからのメッセージがあること、新商品・サービスのリリース時には外部公開よりも早く、従業員向けに概要をお知らせするなどが挙げられます。
成功している社内ポータルサイトは情報発信頻度が高く、従業員が毎日新しい情報を発見できます。

シンプルで見やすいデザイン

アクセス数が多い社内ポータルサイトに共通した特徴の3点目は、シンプルで見やすいデザインであることです。具体的な例として、目に優しいデザインであること、どこに何があるのかシンプルな作りになっていること、一定した文字のサイズで読みやすいことなどが挙げられます。
ポータルサイトがシンプルで見やすく、どこに何の情報が書いてあるかアクセスした全員がすぐに判別可能になると、多くの従業員が活用するようになりアクセス数が高まります。

社内ポータルでアクセス数を上げる方法

社内ポータルでアクセス数を上げる方法について、以下5点を紹介します。

• デザインをリニューアルする
• メールで告知する
• 各組織内で告知する
• 操作性や検索性の改善
• ツールの活用

それぞれ、解説していきます。

デザインをリニューアルする

社内ポータルでアクセス数を上げる1点目の方法は、デザインをリニューアルすることです。色やバナーのデザイン、配置などを変えるだけでもポータルサイトの印象が大きく変わり、従業員もアクセスに対する意欲が高まります。また、イントラ画面からポータルサイトにアクセスできるバナーのデザインを一新することで、アクセス数がアップするという報告もあります。
内容を変えなくとも、デザインをリニューアルするだけで「使いやすくなった」と感じる従業員もいますので、アクセス数をアップしたいならば、まずはデザインを変えてみることもおすすめです。

メールで告知する

社内ポータルでアクセス数を上げる2点目の方法は、メールで告知することです。ポータルサイトで更新した記事を従業員にメールでお知らせします。どの記事を更新したのかトピックの概要を書いて一緒にURLを貼り付ければ、メールを開いた従業員は続きの記事が読みたくなり、社内ポータルへとアクセスする機会が増えます。
メールで告知する場合は、コンテンツ更新した当日におくることや、配信する情報の鮮度がよいことが大切です。

各組織内で告知する

社内ポータルでアクセス数を上げる3点目の方法は、各組織内で告知することです。
上司からポータルサイトについて新しい記事のお知らせや活用の仕方についてメンバーに情報を伝えると、一度は見てみようと、アクセスするメンバーが増えます。
一度アクセスし社内ポータルの活用の仕方が明確になれば、その後のアクセスも継続的に続いていきます。
告知の際には上司からの実体験を取り入れたニュースや、ここを見れば知識が深まり役にたつなど、具体性をもった発信でメンバーに伝えることが重要です。

操作性や検索性の改善

社内ポータルでアクセス数を上げる4点目の方法は、操作性や検索性の改善です。
社内ポータルの画面遷移が複雑だと、知りたい情報がどこにあるかわからなくなり、従業員は活用したいと思わなくなります。また、検索してもなかなか情報にヒットしない場合も同様のことが言えます。操作性や検索性が優れた社内ポータルは、従業員の課題をすぐに解決することができ、継続して使ってもらえる可能性が上がります。継続してポータルサイトのアクセス数を高めたいのであれば、従業員にとって使いやすい操作性・検索性であることを意識して改善しましょう。

ツールの活用

社内ポータルでアクセス数を上げる5点目の方法は、ツールの活用です。社内wikiなどのナレッジ共有に優れたツールを使えば、ITリテラシーが高くない従業員でも、簡単な操作で高いデザイン性のポータルサイトを作ることができます。また検索面においてもコンテンツだけでなく登録してあるファイルの中身まで全文検索するなど、優れた検索機能を発揮します。セキュリティ面でも万全であり、運用面のリスクも低く済みます。
従業員が求める情報を適切に届けて、社内ポータルのアクセス数を上げるのであれば、ノウハウの蓄積されたツールを導入することが一番の近道かもしれません。

関連記事：【2024年版】社内wikiツール おすすめ15選（有料・無料）

　

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まとめ

本記事では、社内ポータルについて、アクセス数を高めるべき理由と方法、アクセス数の高いポータルサイトに共通した特徴について解説しました。これから社内ポータルサイトのアクセス数を上げたいのであれば、成功したポータルサイトに共有している特徴をしっかりと抑えてから取り組むことが大切です。
NotePMは強力な検索機能、簡単な操作性、情報整理に優れており、さらにページ閲覧履歴機能もついており、更新の際にも役立つ社内wikiです。無料トライアルもできますので、まずはお試ししてみてはいかがでしょうか。

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