業務効率の向上のための社内での情報共有方法として、イントラネットから社内ポータルに移行する企業が増えています。すでに膨大なデータが蓄積されていることもあり、イントラネットから社内ポータルへの移行をスムーズに行うことは大きな課題です。本記事では、イントラネットと社内ポータルの違い・社内ポータルのメリット・活用法を解説します。
目次
イントラネットと社内ポータルの違いとは？
イントラネットと社内ポータルの違いを以下の3つの点から解説します。
- イントラネットとは
- 社内ポータルとは
- これからの時代は社内ポータルが優位
1つずつ、見ていきましょう。
イントラネットとは
イントラネット（Intranet）とは、「内部（intra）」と「ネットワーク（net）」2つを合わせて作られた言葉です。直訳すると「内部ネットワーク」となり、自社内の限られた空間でしか使用できないネットワーク環境のことを指します。アクセスできるのはログイン方法を知っている人だけです。
イントラネットは、ドキュメント・ファイル・データなどを保管する倉庫のような場所とも言えます。企業の機密文書・社内ルールといった社外秘の情報まで幅広く管理します。イントラネットは、企業独自のネットワークでインターネットから隔離されているため、第三者がアクセスして閲覧することはできません。
社内ポータルとは
社内ポータルとは、データの保管だけではなく、社内向けのサービスへのアクセス・情報発信・情報共有のために作られたサイトです。社内ポータルを活用することで、情報は1つの場所に集められ、URLを知っている社員であれば誰でも情報にアクセスすることができます。
社内ポータルに使用されている機能は、データの保管・スケジュール管理・社内SNSなどさまざまです。情報が点在していると「情報を探す」という無駄な時間が発生し、業務効率・生産性に影響が出る懸念があります。しかし、社内ポータルで情報を集約することで業務効率があがり、生産性の向上に期待ができます。
関連記事：社内ポータルサイトとは？メリット・主な機能・作成ポイント・おすすめサービスを解説
これからの時代は社内ポータルが優位
これからの時代は、情報を保管・管理するだけでなく、発信・共有など「情報の活用」が求められます。社内ポータルを導入することで、社内のコミュニケーションの活性化・経営理念やビジョンの浸透など、幅広く重要な役割を果たすことが可能になります。しかし、導入時に目的をはっきりさせないまま導入してしまうと「誰も見ない」「更新しない」状態になってしまうかもしれません。導入する目的・社内ポータルを管理する部署・担当者の選定など、事前に十分な検討が必要です。
関連記事：Googleサイトで簡単に社内ポータルを作成する方法を解説
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イントラネットとの違いから学ぶ社内ポータルの活用法
イントラネットとの違いから学ぶ社内ポータルの活用法は、以下の3つです。
- ワークフローの簡素化
- コミュニケーションの活性化
- 勤怠管理
1つずつ、見ていきましょう。
ワークフローの簡素化
イントラネットとの違いから学ぶ社内ポータルの活用法の1つ目は、ワークフローの簡素化です。例えば、これまでは、上長から承認を得る必要がある場合、書類に印鑑を押してもらう作業を承認者の数だけ繰り返す必要がありました。
しかし、社内ポータルにワークフロー機能を搭載することでフォーマットからの送信・自動承認が可能になります。承認ルートを登録しておくことで、承認が自動的に進み、承認を得るための担当者への連絡・承認の待ち時間を軽減することが可能です。そのため、これまで対応に要していた時間を、業務を進める時間に充てることができるため、業務効率の向上が期待できます。
コミュニケーションの活性化
イントラネットとの違いから学ぶ社内ポータルの活用法の2つ目は、コミュニケーションの活性化です。新型コロナウイルス感染症拡大により、リモート勤務を導入する企業が増えています。どこからでもアクセスできる社内ポータルがあれば、例えば一斉に周知したい内容などを掲示板に掲載するだけで周知を行うことが可能です。また、ファイルの保管場所を社内ポータルに指定すれば、社内・リモート勤務問わず情報共有が簡単にできるため、コミュニケーションの不足が起きにくいと言えます。
勤怠管理
イントラネットとの違いから学ぶ社内ポータルの活用法の3つ目は、勤怠管理です。社内ポータルに勤怠管理を搭載することで、打刻・残業時間の管理を簡単に行うことができます。残業申請・有給申請なども、社内ポータルを通じて上司に送ることが可能です。また、法律で定められた残業時間の超過が近くなると、警告が出る機能などもあり、社員の長時間残業による体調不良の予防にも役立ちます。
イントラネットから社内ポータルへの移行方法
イントラネットから社内ポータルへの移行には、1か月から半年の期間が必要と言われています。移行元のシステムによってデータ移行の難易度は変わります。データ移行の方法は主に、データベースのdumpからの移行・クローリングしてHTMLの取得・手動でHTMLの作成などです。どの方法も簡単ではなく、また、CSS・レイアウトの調整など、最終的な確認は目視で行うことになります。企業の規模・部署数や、今までのデータの種類によって完全移行までの日数は違うため、自社の場合を想定する必要があります。
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まとめ
記事では、イントラネットと社内ポータルの違い・社内ポータルのメリット・活用法を解説しました。社内の情報管理・共有など社内ポータルを活用する目的を明確にして導入することで、業務効率の向上につながり企業の成長が期待できます。
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