無料で簡単にWebサイトを構築できるGoogleサイトを使えば、簡易的な社内ポータルを作成できます。
難しい技術や知識が要らないため、すぐに社内ポータルサイトを作成したい企業さまにとっては便利です。
ただし、「検索性が低い」「双方向コミュニケーションが取れない」などの課題もあるため、あくまでも簡易的な活用に留まります。
本記事では、Googleサイトによる社内ポータルの活用事例と作り方、できないことを解説します。
活用事例を踏まえて、Googleサイトで自社が思い描く社内ポータルを構築できるかどうかを判断し、必要に応じて別の社内ポータルサービスを検討してみてください。
目次
Googleサイトとは？
Googleサイトとは、Googleが提供するWebサイトを作成するサービスです。必要なパーツをドラッグ&ドロップで設置できる仕組みで、専門的な知識がなくてもWebサイトを作成できます。
テンプレートを活用すれば、イチから自分で構成を考えなくてもよい点も魅力です。
簡単かつスピーディーにWebサイトを構築できるため、企業では社内ポータルサイトの構築にも活用されます。
＞関連記事：社内ポータルサイトとは？機能やメリット、作り方やおすすめシステムを比較
Googleサイトより簡単に！高度な検索性と情報整理で業務効率を改善する社内ポータル「NotePM」
Googleサイトによる社内ポータルの活用事例
Googleサイトによる社内ポータルの活用事例を6つ紹介します。
- 事例1.ナレッジ共有で情報の一元管理
- 事例2. プロジェクト管理による進捗の可視化
- 事例3. 社内広報によるエンゲージメントの向上
- 事例4. 申請フォームを使って人事労務管理を効率化
- 事例5.ファイルの一元管理によるスムーズな情報共有
- 事例6.ヘルプデスクにおける問い合わせ対応の効率化
どのような社内ポータルを構築できるか、イメージを膨らませるとともに、自社が思い描く運用が可能かどうかを判断する際の参考にしてみてください。
事例1.ナレッジ共有で情報の一元管理
Googleサイトを使った社内ポータルは、ナレッジを共有・蓄積するナレッジベースとして活用が可能です。
企業では、業務マニュアルや技術資料が社内の各所に分散され、探すのに手間がかかる場合があります。これだと、新入社員の研修時に必要な情報が整理されていない状態のため、教育コストが高くなるでしょう。
結果としてナレッジの属人化を招き、従業員同士で同じ質問が繰り返されるといった状況が生まれ、業務効率が低下します。
こうした課題を解決するために、Googleサイトを使って、ナレッジベースとしての社内ポータルを構築します。
こちらは、Googleサイトの「ヘルプセンター」というテンプレートを使って構築したナレッジ共有ポータルのイメージです。ホーム画面にFAQや業務マニュアルを設置し、いつでもナレッジを検索できるようにします。
画面に表示されている「電話対応マニュアル」をクリックすれば、即座にマニュアルを開くことが可能です。
ドキュメントやスプレッドシートなどを使ってナレッジを整理・蓄積する必要はありますが、情報を一元管理できます。
Googleサイトを使ってナレッジベースを構築すれば、ホーム画面から必要な情報をすぐに発見できるため、情報を探す手間や時間が削減されます。また、新入社員のオンボーディング期間が短縮され、研修コストの軽減にもつながるでしょう。
IT部門や管理部門への問い合わせが減少し、対応負担が軽減されることで、ほかの業務効率が向上する効果も期待できます。
＞関連記事：Googleサイトで社内wikiを作るメリットと実施方法を解説
事例2. プロジェクト管理による進捗の可視化
Googleサイトを使ってプロジェクト管理を行えば、進捗を可視化することが可能です。
各プロジェクトの進捗が不透明だと、関係者間の情報共有が滞ります。タスク管理が個別化すれば、期限や優先度を全体で把握することが困難です。その結果、業務が属人化し、担当者でなければ対応できない状況が発生します。
これでは、プロジェクトを適切な速度で進められなくなるほか、顧客満足度の低下につながるリスクもあるでしょう。
そこで、Googleサイトを使ってプロジェクト管理用の社内ポータルを構築し、プロジェクトの管理や進行を改善します。
こちらは、Googleサイトの「プロジェクト」というテンプレートを使って構築したプロジェクト管理ポータルです。Googleカレンダーを埋め込むことで日程を可視化するとともに、スプレッドシートを利用して月間予算を掲載しました。
各ブロックをクリックすれば詳細を確認できますが、レイアウトを工夫すればGoogleサイトのホーム画面からも一定量の情報を得られます。たとえば、月間予算のようにグラフがブロックに表示されるようにするといった方法が有効です。
Googleスプレッドシートにもプロジェクト管理に使えるさまざまなテンプレートが用意されているため、これを使えば簡単に予算や日程を管理するシートを作成できます。
ほかにも、営業資料や報告書の提出フォームを設置すれば、社内ポータルから情報の共有が可能です。
こうした運用でプロジェクトの進捗が可視化されれば、社内ポータルを介して関係者間の情報共有が円滑化されます。社内ポータルを中心としてプロジェクト進行のマニュアルを作成すると、タスク管理の標準化も実現できるでしょう。
プロジェクト管理が効率化されて浮いたリソースをほかの業務に割くことで、対応速度や作業品質の向上も期待できます。
事例3. 社内広報によるエンゲージメントの向上
Googleサイトを社内広報のポータルとして活用すれば、従業員のエンゲージメント向上につながります。
社内ニュースやイベント情報がメールで配信されるだけだと、従業員の閲覧率はなかなか向上しません。熱心に情報を発信しても、従業員にメッセージが届きにくいため、非効率的です。
社内広報には従業員のエンゲージメントを向上させる役割があるものの、従業員が情報をキャッチできなければ、効果を期待できないでしょう。
そのため、表彰制度や福利厚生などモチベーションが上がる情報を含めて、確実に目にする形で従業員に情報を提供・共有する必要があります。
そこで役立つのが、社内広報のためのポータルサイトです。
こちらは、Googleサイトの「イベント」というテンプレートを使って構築した社内広報ポータルです。社内における最新ニュースやイベント情報をトップに掲載するほか、広報誌と紹介文を埋め込んでいます。
Googleサイトでは動画も埋め込めるため、視覚的にわかりやすい情報発信が可能です。アンケートフォームを設置すれば、従業員の意見を収集する媒体としても活用できます。
ただし、Googleサイトは、双方向コミュニケーションが取りにくいデメリットがあります。社内広報誌をGoogleドキュメントで掲載し、コメント機能を使って感想をもらうといった運用は可能ですが、それ以上のことはできません。
運用ルールの整備は必要ですが、Googleサイトを社内広報ポータルとして活用することで、経営層からのメッセージを確実に従業員に届けられます。その結果、従業員のエンゲージメント向上を促すことが可能です。
＞関連記事：Googleサイトで実装する掲示板の作り方を解説
＞関連記事：Googleサイトでお知らせコンテンツを作成する方法とは？お知らせバナーの作り方も解説
事例4. 申請フォームを使って人事労務管理を効率化
Googleサイトに申請フォームを埋め込むことで、人事労務管理を効率化できます。
シフト表や福利厚生の情報が紙やメールで管理されていると、更新が遅れたり、勤怠管理が煩雑化したりするなどの課題が生じます。これらの運用ルールや手順が明確化されていないのであれば、総務部や人事部への問い合わせが増え、業務負担が増えるでしょう。
ほかにも、従業員が給与情報や休暇申請の方法を確認するのに手間がかかると、休暇取得率に悪影響を及ぼすリスクが考えられます。
従業員が正しく社内規定や制度をキャッチしたうえで、スムーズに申請できる社内ポータルがあれば、いずれの課題も解消可能です。
こちらは、Googleサイトの「ヘルプセンター」のテンプレートを使って構築した、総務部主体の社内ポータルです。トップに総務部へよくある質問を掲載し、自己解決を促します。
Googleサイトでは、以下のようにGoogleフォームを埋め込めるため、休暇申請の手続きも効率化可能です。
申請方法とともにフォームを明示することで、スムーズな申請を促せます。
こうしたポータルサイトがあれば、従業員が必要な情報をスムーズに取得でき、問い合わせを削減できます。その結果、情報更新作業を効率化したり、管理者の負担を軽減したりといった効果を期待できるでしょう。
事例5.ファイルの一元管理によるスムーズな情報共有
Googleサイトは、ファイルを一元管理するための社内ポータルとしても活用が可能です。
業務関連の資料が複数のフォルダやツールに分散すると、最新バージョンがどれかわからなくなるなど、管理が煩雑化します。古い情報をもとに作業すると、インシデントの発生や顧客満足度の低下につながるリスクがあるため、ファイルの一元管理が重要です。
これを解決するために、クラウドサービスを利用するケースもあるでしょう。もちろんそれでも十分に課題を解決できますが、Googleサイトも役立ちます。
こちらは、Googleサイトで構築した簡易的なファイル管理ポータルです。ブロック形式で重要なファイルを並べることで、迅速に情報を探せます。
視覚的にわかりやすい管理によって、ファイルを探す時間が削減されるとともに、古いバージョンの資料を使用するミスが減少し、業務の正確性が向上するでしょう。
ただし、1つのポータルにすべての社内情報を詰め込もうとすると、逆に管理が煩雑化するおそれがあります。たとえば、業務マニュアルの管理ポータルというように、カテゴリを分けてポータルを構築するなど、運用の工夫が必要です。
事例6.ヘルプデスクにおける問い合わせ対応の効率化
Googleサイトを使えば、社内のヘルプデスクにおける問い合わせ対応を効率化できます。
たとえば、社内のITサポートに問い合わせが集中すると、対応が追いつかず、ほかの業務に支障が出るおそれがあります。都度問い合わせに対応しているなかで同じような質問が繰り返されるのであれば、対応コストも高まるでしょう。
これでは、ヘルプデスクにおけるナレッジが蓄積されず、いつまで経っても問い合わせ対応が効率化されません。
そこで、Googleサイトを使って、社内ヘルプデスク用の社内ポータルを構築します。
こちらは、Googleサイトの「ヘルプセンター」というテンプレートを使って構築した社内ヘルプデスクポータルです。今回はブロック形式で表示していますが、リスト形式でも表示できます。
よくある質問を掲載するだけでも、従業員の自己解決が促進され、問い合わせ対応の負担を軽減可能です。あわせて、IT機器の利用申請フォームを設置すれば、申請・承認の流れがシステム化されます。
ヘルプデスクのナレッジが蓄積されれば、ITサポートの新メンバーも簡単に対応方法をキャッチアップできるメリットもあります。
Googleサイトより簡単に！高度な検索性と情報整理で業務効率を改善する社内ポータル「NotePM」
Googleサイトで社内ポータルを作成するメリット
Googleサイトで社内ポータルを作成するメリットは、次のとおりです。
- 専門知識がなくてもサイトを作れる
- 誰でも簡単に更新できる
- 無料ではじめられる
- デバイスに適したレイアウトで表示される
- ほかのGoogleサービスと簡単に連携できる
- 共同編集ができる
- 閲覧権限を設定できる
メリットを読んで魅力を感じる方は、Googleサイトでの社内ポータル構築に挑戦してみてください。
専門知識がなくてもサイトを作れる
Googleサイトは、HTMLやCSSなどの専門知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで簡単にWebサイトを作れます。
社内ポータルの機能が豊富でも、使いにくいデザインでは従業員は使いこなせません。それよりも、シンプルで使いやすいデザインのサイトが好まれます。
その点、Googleサイトであれば、シンプルで使いやすいデザインの社内ポータルを、HTMLなどの知識がなくとも作れます。テンプレートも使えますので、必要に応じて活用しましょう。
誰でも簡単に更新できる
Googleサイトは、誰でも簡単に更新できるメリットがあります。
社内ポータルを運営するときに大切なことの1つは、更新を怠らず常に最新の情報を掲載することです。社内ポータルの情報が古いと、従業員の混乱をもたらす結果になりかねません。
しかし、社内ポータルの操作が難しいと、更新することも従業員の負担になります。その点、Googleサイトはコードを書けなくても簡単に操作できるため、更新も簡単です。
無料ではじめられる
Googleサイトは、無料で利用をはじめられます。
Webサイトを作成するときには、サーバーとの契約や独自ドメインの取得などで料金がかかってしまうものです。Webサイトの作成を外注すると、数十万円かかることもあります。
しかし、はじめて社内ポータルを導入する場合には、なるべく導入コストを抑えたいと考えるものです。その点、Googleサイトであれば無料でスタートできます。
そのため、無料で社内ポータルを導入して、本当に社内の情報共有に有効か試すことが可能です。
デバイスに適したレイアウトで表示される
Googleサイトは、デバイスに適したレイアウトでWebサイトを表示するレスポンシブ対応が可能です。
PCから閲覧する場合にはPCで、スマートフォンから閲覧する場合は、スマートフォンで最適なレイアウトに表示可能です。
これにより、社外ポータルをスマートフォンから閲覧することが容易になります。外出先でも社内ポータルにアクセスする必要がある場面では、レスポンシブ対応は便利な機能です。
ほかのGoogleサービスと簡単に連携できる
Googleサイトは、ほかのGoogleサービスと簡単に連携できます。
Googleは、カレンダーやマップなどさまざまなサービスを提供しています。Googleサイト自体もGoogleが提供しているサービスですので、他のGoogleサービスとの連携も簡単です。これにより、社内ポータルの機能を大きく充実させることができます。
たとえば、GoogleサイトとGoogleカレンダーを連携させれば、スケジュール管理に活用できます。また、Googleマップと連携させれば、よく訪問する営業先を一目で確認できることでしょう。
共同編集ができる
Googleサイトは、共同編集が可能です。
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのように、編集者の権限を付与すれば共同編集が可能になります。複数のメンバーで社内ポータルを編集できるので、適切に役割分担を行えば効率的な編集が可能になります。
閲覧権限を設定できる
Googleサイトでは、閲覧制限を設定できます。
社内ポータルに一部の従業員しか閲覧させてはいけない情報が掲載されている場合、閲覧制限機能は有効な機能です。これにより、社内情報の管理体制を強化できます。
ただし、Googleサイトの閲覧制限には「G Suite」が別途必要です。「G Suite」は月額料金がかかることと、閲覧制限はその管理者しかかけられないことにご注意ください。
＞関連記事：Googleサイトでアクセス制限を設定する方法を解説！共同編集も簡単
Googleサイトでの社内ポータルの作り方
Googleサイトでの社内ポータルは、大まかに次の手順で構築します。
- Googleサイトファイルの新規作成
- サイトタイトルの編集
- テキストの挿入
- リンクの挿入
- 社内カレンダーの挿入
- 社内ポータルの公開
今回は、社内に向けたお知らせを発信する社内ポータルに社内カレンダーを掲載するケースを紹介します。
＞関連記事：Googleサイトの作り方・使い方を解説！無料で簡単にホームページや掲示板を作成できる便利なツール
1.Googleサイトファイルの新規作成
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、1つ目はGoogleサイトファイルの新規作成です。Googleサイトファイルを新規に作成する方法は、以下の2つです。それぞれを紹介します。
- Googleサイトから作成する方法
- Googleドライブから作成する方法
1つ目は、Googleサイトから作成する方法です。Googleサイトは、以下のURLからGoogleアカウントでログインできます。
なお、2020年8月にGoogleサイトは新しいバージョンをリリースしています。以降の説明は、新しいバージョンで説明します。
ログインしたら「新しいサイトを作成」をクリックして、新規にページを作成してください。ここでは「空白」をクリックしますが、テンプレートを選ぶことも可能です。
「空白」をクリックすると、このように新規ページが作成されます。
2つ目は、Googleドライブから作成する方法です。Googleドライブにアクセスしたら、左上の「新規ボタン」をクリックします。すると、作成する新規ファイルの種類一覧を選択できますので、「その他」にカーソルを合わせて、「Googleサイト」を選択してください。
参照：Googleドライブ
ファイルを作成すると、Googleドライブ上にデータが作成されます。
2.サイトタイトルの編集
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、2つ目はサイトタイトルの編集です。
「ページのタイトル」と書かれている部分に、サイトタイトルを入力します。ここでは、サイトタイトルを「社内ポータルサンプル」としました。このとき、タイトルのフォントや配置なども変更できます。
3.テキストの挿入
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、3つ目はテキストの挿入です。画面右側の「挿入」から、「テキストボックス」をクリックします。サイト上に作成されたテキストボックスを選択すると、そのなかにテキストを入力可能です。また、フォントも選択できます。
ここでは、画像のとおりテキストを入力しました。また、テキストボックス枠の丸印をドラッグして、テキストボックスの幅を半分にしています。
4.リンクの挿入
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、4つ目はリンクの挿入です。
Googleサイトの文章や画像などにはリンクを設定できます。ここでは、別途Googleドキュメントで作成した文書へのリンクを作成します。
まず、リンクを指定したい箇所をドラッグして範囲指定してください。範囲を指定して編集メニューが現れたら、「リンクを挿入」をクリックします。
すると、リンク先のURLを入力するよう求められるので、入力して「適用」をクリックします。
リンクが設定できたら、画像のとおりになるはずです。
5.社内カレンダーの挿入
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、5つ目は社内カレンダーの挿入です。
Googleサイトでは、Googleが提供している他のツールや作成したデータを挿入できます。ここでは一例としてGoogleカレンダーを挿入しますが、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームなども基本的に同じ要領で挿入可能です。
画面右側をドラッグすると、「カレンダー」を選択できます。
すると、Googleカレンダーで使用しているカレンダーの選択画面が表示されます。挿入するカレンダーを選択して、「挿入」をクリックすることでページ内にカレンダーが挿入されるはずです。
カレンダーの設定を編集したいときには、カレンダーを選択して歯車マークをクリックしてください。
ここでは、カレンダーの表示を週ごとに変更します。設定画面の「表示モード」において、「週」を選択します。
これで週ごとにカレンダーが表示されるようになりました。カレンダーをドラッグしてテキストの右横に配置すると、画像のとおりになります。
6.社内ポータルの公開
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、6つ目は社内ポータルの公開です。
画面右上の「公開」ボタンをクリックします。
すると、アドレス入力を求められるので、任意の文字列でアドレスを入力します。アドレス右端にチェックマークが表示されれば、まだGoogleサイトで使用されていないので使用可能です。また、カスタムドメインの作成や公開範囲設定も可能です。「公開」ボタンを押すと公開されます。
公開後は、画面右上の「公開」ボタンの横に「三角」アイコンが追加されます。設定したURLを入力するか、このアイコンをクリックして「公開してサイトを表示」を選択することでこのサイトにアクセス可能です。
Googleサイトより簡単に！高度な検索性と情報整理で業務効率を改善する社内ポータル「NotePM」
Googleサイトによる社内ポータルではできないこと
Googleサイトによる社内ポータルでは、次のことができません。
- ポータル上で双方向コミュニケーションが取れない
- 検索性が低い
- 5階層までしかページを作成できない
これらにデメリットを感じる場合は、Googleサイトによる簡易的な社内ポータルではなく、社内ポータルツールの活用を検討する必要があります。
＞関連記事：Googleサイトにおいて評価が高いポイントと低いポイントを解説
ポータル上で双方向コミュニケーションが取れない
Googleサイトで構築した社内ポータルには、コメントやチャット機能がなく、双方向コミュニケーションが取れません。ドキュメントベースの記事や情報を掲載できますが、これだと情報共有が一方的になります。
Googleドキュメントやスプレッドシートのコメント機能を使えば可能なものの、掲示板やチャットのようなスレッド形式でのやり取りはできません。
たとえば、申請・承認の双方向コミュニケーションを実現するためには、Googleフォームが必要です。また、ビジネスチャットをはじめとするコミュニケーションツールとの併用が求められます。
検索性が低い
Googleサイトには検索機能がありますが、条件を絞り込むときにコツが必要なため、求める情報を見つけにくいデメリットがあります。
また、Googleドライブに保存されたドキュメントやスプレッドシートのメタデータ検索には対応していないため、全文検索ができません。
そのため、Googleサイトに社内情報を一元化しても、簡易的なナレッジベース程度の精度に留まります。より高い検索性を求めるのであれば、Googleサイトではなく、社内ポータルツールの活用がおすすめです。
5階層までしかページを作成できない
Googleサイトでは、ページの階層構造が最大5階層までに制限されます。深い階層のページを作成できないため、大規模な情報整理が難しいのです。
また、情報量が増えるとページ構造がわからなくなり、管理が煩雑化するリスクもあります。
そのため、複雑な情報管理が必要な場合、社内ポータルツールとの併用が求められます。
Googleサイトより簡単に！高度な検索性と情報整理で業務効率を改善する社内ポータル「NotePM」
Googleサイト以外に社内ポータルとして活用できるツール「NotePM」
「NotePM」は、ナレッジ共有や情報管理に特化した社内ポータルツールです。Googleサイトにはない、次の機能を持っています。
- コメント・リアクション機能：双方向コミュニケーションが取れる
- 強力な検索機能：全文検索やタグ・フォルダを使った詳細検索ができる
- 閲覧権限の詳細設定：細かく閲覧権限を設定できる
また、ページのテンプレート機能や、更新通知・アクセスログ機能も備えており、社内ポータルとして高い実用性があります。
30日間無料でお使いいただけるので、ぜひお試しください。
Googleサイトより簡単に！高度な検索性と情報整理で業務効率を改善する社内ポータル「NotePM」
＞関連記事：GoogleサイトとNotePMの違いとは？機能や独自性、最適な使い方を比較して解説！
Googleサイトから「NotePM」に移行して成功した事例
株式会社クラダシは、Googleサイトを使ってナレッジ管理を行っていました。主に、スプレッドシートにまとめたナレッジをドライブにまとめ、Googleサイト上で管理する運用でしたが、検索精度が低く欲しい情報にアクセスできませんでした。
情報を一元化するためのルールも定まっておらず、たとえばマニュアル作成では、人によってGoogleドキュメントを使ったりスライド形式にしたりと、バラバラだったのです。
そこで、社内ポータルをGoogleサイトから「NotePM」へ移行することにしたのです。
従来、バラバラに管理されていた情報が「NotePM」に一元化されたことで、「わからないことがあればNotePMを見る」という運用ができています。同時に、「NotePM」上で社内wikiを構築したことで、業務に関する質問が減り、時間に余裕が生まれたといいます。
このように、使いやすく検索性の高い社内ポータルツールを使えば、より効率的に情報共有やナレッジ管理が可能です。
Googleサイトより簡単に！高度な検索性と情報整理で業務効率を改善する社内ポータル「NotePM」
＞関連記事：【導入事例】成長企業のナレッジを手軽に一元管理！ – 株式会社クラダシ
Googleサイトや社内ポータルツールを利用して情報共有を効率化しよう
Googleサイトは、無料かつ専門知識なしで社内ポータルを構築できます。ナレッジ共有やプロジェクト管理、社内広報など幅広い活用事例があるものの、検索性や階層構造、双方向コミュニケーションにおいてデメリットがあります。
簡易的な社内ポータルでも十分という場合は問題ありませんが、より効率的な運用を目指すのであれば「NotePM」のような専用ツールへの移行も検討が必要です。
たとえば、株式会社クラダシでは、Googleサイトから「NotePM」へ移行したことで、情報が一元化され、業務効率が大きく向上しました。
社内ポータルツールをお探しであれば、「NotePM」の無料トライアルを利用して、実際に使い心地をお試しください。
