こんにちは。マニュアル作成・ナレッジ共有ツール「NotePM」ブログ編集局です。
社内ポータルは自社が保有する情報にアクセスするための入口となるサイトのことで社内のみで使用されます。スケジュール管理や社内wiki機能など様々な機能を有しているサービスもあり、社内情報の連携や共有を円滑します。NotePMも含め社内ポータルを作成するツールは多数存在し、Googleサイトもそのように活用するケースがあります。本記事では、Googleサイトが社内ポータルとして活用される理由、Googleサイトで社内ポータルを作成するメリットとGoogleサイトでの社内ポータルの作り方を解説します。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
目次
Googleサイトが社内ポータルとして活用される理由
Googleサイトが社内ポータルとして活用される理由は、以下の2つです。
- シンプルで使いやすいデザインのサイトを簡単に作れる
- 簡単に更新できる
一つずつ詳しく見ていきましょう。
シンプルで使いやすいデザインのサイトを簡単に作れる
Googleサイトが社内ポータルとして活用される理由の1つ目は、シンプルで使いやすいデザインのサイトを簡単に作れることです。社内ポータルの機能が豊富でも、使いにくいデザインでは従業員は使いこなせません。それよりも、シンプルで使いやすいデザインのサイトが好まれます。その点、Googleサイトであれば、シンプルで使いやすいデザインの社内ポータルを、HTMLなどの知識がなくとも作れます。テンプレートも使えますので、必要に応じて活用しましょう。
簡単に更新できる
Googleサイトが社内ポータルとして活用される理由の2つ目は、簡単に更新できることです。社内ポータルを運営する時に大切なことの一つは、更新を怠らず常に最新の情報を掲載することです。社内ポータルの情報が古いと、従業員の混乱をもたらす結果になりかねません。しかし、社内ポータルの操作が難しいと、更新することも従業員の負担になります。その点、Googleサイトはコードを書けなくても簡単に操作できるため、更新も簡単です。
関連記事：Googleサイトの使い方を解説！無料で簡単にホームページを作成できる便利なツール
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Googleサイトで社内ポータルを作成するメリット
Googleサイトで社内ポータルを作成するメリットは、以下の5つです。
- 無料でスタート
- レスポンシブ対応
- 他のGoogleサービスとの連携が簡単
- 共同編集が可能
- 閲覧制限が可能
一つずつ詳しく見ていきましょう。
無料でスタート
Googleサイトで社内ポータルを作成するメリットの1つ目は、無料でスタートできることです。Webサイトを作成する時には、サーバーとの契約や独自ドメインの取得などで料金がかかってしまうものです。Webサイトの作成を外注すると、数十万円かかることもあります。しかし、特に初めて社内ポータルを導入する場合には、なるべく導入コストを抑えたいと考えるものです。その点、Googleサイトであれば無料でスタートできます。ですので、無料で社内ポータルを導入して、本当に社内の情報共有に有効か試すことが可能となるのです。
レスポンシブ対応
Googleサイトで社内ポータルを作成するメリットの2つ目は、レスポンシブ対応であることです。レスポンシブ対応とは、デバイスによってデザインが変わる機能です。PCから閲覧する場合には、PCで最適なデザインで表示されます。また、スマートフォンから閲覧する場合には、スマートフォンで最適なデザインで表示されます。これにより、社外ポータルをスマートフォンから閲覧することが容易になります。外出先でも社内ポータルにアクセスする必要がある場面では、レスポンシブ対応は便利な機能です。
他のGoogleサービスとの連携が簡単
Google サイトで社内ポータルを作成するメリットの3つ目は、他のGoogleサービスとの連携が簡単であることです。Googleは、カレンダーやマップなど様々なサービスを提供しています。Googleサイト自体もGoogleが提供しているサービスですので、他のGoogleサービスとの連携も簡単です。これにより、社内ポータルの機能を大きく充実させることができます。例えば、GoogleサイトとGoogleカレンダーを連携させれば、スケジュール管理に活用できます。また、Googleマップと連携させれば、よく訪問する営業先を一目で確認できることでしょう。
共同編集が可能
Google サイトで社内ポータルを作成するメリットの4つ目は、共同編集が可能であることです。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのように、編集者の権限を付与すれば共同編集が可能になります。複数のメンバーで社内ポータルを編集できるので、適切に役割分担を行えば効率的な編集が可能になります。
閲覧制限が可能
Google サイトで社内ポータルを作成するメリットの5つ目は、閲覧制限が可能であることです。社内ポータルに一部の従業員しか閲覧させてはいけない情報が掲載されている場合、閲覧制限機能は有効な機能です。これにより、社内情報の管理体制を強化できます。ただし、Googleサイトには閲覧制限にはG Suiteが別途必要になります。G Suiteには月額料金がかかることと、G Suiteの閲覧制限はその管理者しかかけられないことにご注意ください。
関連記事：Googleサイトで限定公開サイトを作る方法を解説！閲覧制限も無料で簡単
Googleサイトでの社内ポータルの作り方
Googleサイトでの社内ポータルの作り方は以下の6つです。ここでは、社内に向けたお知らせと社内カレンダーがある社内ポータルを作ります。
- Googleサイトファイルの新規作成
- サイトタイトルの編集
- テキストの挿入
- リンクの挿入
- 社内カレンダーの挿入
- 社内ポータルの公開
一つずつ解説します。
Googleサイトファイルの新規作成
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、1つ目はGoogleサイトファイルの新規作成です。Googleサイトファイルを新規に作成する方法は、以下の2つです。それぞれを紹介します。
- Googleサイトから作成する方法
- Googleドライブから作成する方法
1つ目は、Googleサイトから作成する方法です。Googleサイトは、以下のURLからGoogleアカウントでログインできます。なお、2020年8月にGoogleサイトは新しいバージョンをリリースしています。以降の説明は、新しいバージョンで説明します。
ログインしたら「新しいサイトを作成」をクリックして、新規にページを作成します。ここでは「空白」をクリックしますが、テンプレートを選ぶこともできます。
「空白」をクリックすると、このように新規ページが作成されます。
2つ目は、Googleドライブから作成する方法です。Googleドライブにアクセスしたら、左上の「新規ボタン」をクリックします。すると、作成する新規ファイルの種類一覧を選択できますので、「その他」にカーソルを合わせて、「Googleサイト」を選択します。
参照：Googleドライブ
ファイルを作成すると、Googleドライブ上にデータが作成されます。
サイトタイトルの編集
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、2つ目はサイトタイトルの編集です。
「ページのタイトル」と書かれている部分に、サイトタイトルを入力します。ここでは、サイトタイトルを「社内ポータルサンプル」としました。この時、タイトルのフォントや配置なども変更できます。
テキストの挿入
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、3つ目はテキストの挿入です。画面右側の「挿入」から、「テキストボックス」をクリックします。サイト上に作成されたテキストボックスを選択すると、その中にテキストを入力できます。また、フォントも選択できます。
ここでは、画像のとおりテキストを入力しました。また、テキストボックス枠の丸印をドラッグして、テキストボックスの幅を半分にしました。
リンクの挿入
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、4つ目はリンクの挿入です。
Googleサイトの文章や画像などにはリンクを設定できます。ここでは、別途Googleドキュメントで作成した文書へのリンクを作成します。
まず、リンクを指定したい箇所をドラッグして範囲指定します。範囲を指定して編集メニューが現れたら、リンクを挿入をクリックします。
すると、リンク先のURLを入力するよう求められるので、入力して「適用」をクリックします。
リンクが設定できたら、画像のとおりになります。
社内カレンダーの挿入
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、5つ目は社内カレンダーの挿入です。
Googleサイトでは、Googleが提供している他のツールや作成したデータを挿入できます。ここでは一例としてGoogleカレンダーを挿入しますが、GoogleスプレッドシートやGoogleフォームなども基本的に同じ要領で挿入できます。
画面右側をドラッグすると、「カレンダー」を選択できます。
すると、Googleカレンダーで使用しているカレンダーの選択画面が表示されます。挿入するカレンダーを選択して、「挿入」をクリックすることでページ内にカレンダーが挿入されます。
カレンダーの設定を編集したい時には、カレンダーを選択して歯車マークをクリックします。
ここでは、カレンダーの表示を週ごとに変更します。設定画面の「表示モード」において、「週」を選択します。
これで週ごとにカレンダーが表示されるようになりました。カレンダーをドラッグしてテキストの右横に配置すると、画像のとおりになります。
社内ポータルの公開
Googleサイトでの社内ポータルの作り方、6つ目は社内ポータルの公開です。
画面右上の「公開」ボタンをクリックします。
すると、アドレス入力を求められるので、任意の文字列でアドレスを入力します。アドレス右端にチェックマークが表示されれば、まだGoogleサイトで使用されていないので使用可能です。また、カスタムドメインの作成や公開範囲設定も可能です。「公開」ボタンを押すと公開されます。
公開後は、画面右上の「公開」ボタンの横に「三角」アイコンが追加されます。設定したURLを入力するか、このアイコンをクリックして「公開してサイトを表示」を選択することでこのサイトにアクセスできます。
NotePMはGoogleサイトの代わりに使えます
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| △ 見た人がわからない | ○ 「誰が」「いつ」参照したかわかる |
| △ コミュニケーションしづらい | ○ コメントやいいね！できる |
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関連記事：GoogleサイトとNotePMの違いとは？機能や独自性、最適な使い方を比較して解説！
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まとめ
本記事では、Googleサイトが社内ポータルの作成で活用される理由、Googleサイトで社内ポータルを作成するメリット、Googleサイトでの社内ポータルの作り方を解説しました。Googleサイトは便利なツールですが、もともと社内ポータル用に作られているわけではありません。そのため、従業員向けに閲覧権限をページごとに設定する、管理者向けにはカテゴリーごとに編集権限をつけるなど、細かい管理ができません。また、他にもデメリットが存在します。社内ポータルを作成する時には、Googleサイト以外のツールも検討することをおすすめします。おすすめのツールの1つがNotePMです。NotePMは無料で利用開始でき、社内ポータルに入れたい機能も充実しています。
• これから社内ポータルを導入したい方
• 社内ポータルの運用に課題感がある方
• 社内の情報共有に課題感がある方
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