Googleサイトの限定公開は、公開設定を「制限付き」に変更し、閲覧を許可するGoogleアカウントのメールアドレスを追加するだけで設定できます。特別な知識は不要で、共有画面の操作だけで数分で完了します。
ただし前提として、閲覧者は全員Googleアカウントが必要です。パスワードによる認証や、特定ページだけを制限する機能には対応していません。
この記事では、限定公開の設定手順を4ステップで解説したうえで、知っておきたい制約と、設定後につまずきやすいトラブルの対処法まで紹介します。
なお、限定公開で共有する情報が増えると、公開範囲そのものの管理に手間がかかり始めます。閲覧権限を前提に情報を蓄積できるNotePMのような社内wikiも、選択肢として押さえておくと判断の幅が広がります。
目次
Googleサイトの限定公開とは？ 公開範囲の選択肢と仕組み
Googleサイトの限定公開は、閲覧者のGoogleアカウントで本人確認をする仕組みです。公開設定を「制限付き」にすると、許可したアカウントでログインした人だけがサイトを閲覧でき、URLを知っているだけではアクセスできません。誰に見せるかを、メールアドレス単位で指定して制御します。
公開範囲は3つの選択肢から選びます。「制限付き」は指定したアカウントだけに閲覧を許可する設定で、限定公開はこの状態を指します。「対象グループ」は同じGoogle Workspace組織のメンバー全体に公開する設定で、Workspace環境でのみ選べます。
「公開」はインターネット上の誰でも閲覧できる状態です。
ここで注意したいのが、YouTubeの限定公開との違いです。YouTubeはURLを知っていれば誰でも視聴できますが、Googleサイトの限定公開は同じ挙動になりません。閲覧にはGoogleアカウントでのログインが必須で、URLを共有するだけでは相手は中身を見られません。
Googleサイトにおける閲覧制限の設定方法
Googleサイトで作成できるWebサイトの閲覧制限設定は、全体公開かユーザー指定の2択です。この時、指定できるユーザーは、Googleアカウントと紐づいたメールアドレスを持っていることが必須条件です。
閲覧制限方法
まず、Googleサイトのページを開き、(1)テンプレートを選択してサイトを作成します。
次に、(2)「他のユーザーと共有」アイコンをクリックします。
または、右上の(3)「公開」ボタンから、「ウェブへの公開」設定を表示し、「サイトを閲覧できるユーザー」設定の(4)「管理」をクリックすると、「ユーザーやグループと共有」の設定画面が出ます。
(5)「リンク」をクリックすると、下書きページの閲覧制限設定と、公開済みサイトの閲覧制限設定メニューが出ます。限定公開サイトを作成する場合は、それぞれ(6)(7)「制限つき」を選択し、「完了」ボタンで内容を確定します。
続いて、限定公開するユーザーを指定します。(8)「ユーザーやグループを追加」のフォーム欄に、閲覧権限を追加したいユーザーのメールアドレスを入力します。
追加したユーザーの権限を設定します。共同編集者として下書きページの閲覧が予定されている場合は、(9)デフォルトの「編集者」のまま、公開後のサイトのみを閲覧させる場合は「公開済みアイテムの閲覧者」を選択します。権限付与したユーザーへの通知が必要な場合は、(10)「通知」にチェックが入った状態で、必要に応じてメッセージを入力し、(11)「送信」します。
メッセージを通知しない場合は、次のような画面になりますので、(12)「共有」で内容を確定します。
これで、「ウェブへの公開」設定の画面では、「サイトを閲覧できるユーザー」設定が「特定のユーザー」という表示になりました。
閲覧制限の変更方法
サイト公開後に限定公開サイトの閲覧制限設定を変更したい場合は、「他のユーザーと共有」アイコンから「ユーザーやグループと共有」の画面を出して、設定内容を変更します。
閲覧制限したサイトの見え方
限定公開したサイトを権限が付与されていないGoogleユーザーが閲覧すると、「404 リクエストされた URL はこのサーバーで見つかりませんでした。」のページが表示されます。
限定公開の3つの制約と回避策
限定公開は手軽に設定できる一方で、できないことが3つあります。パスワード認証は設定できないこと、ページ単位の閲覧制限はかけられないこと、そして閲覧者全員にGoogleアカウントが必要なことです。自分の共有要件がこれらに当てはまる場合は、回避策や代替手段を検討してください。
1. パスワード認証は設定できない
認証手段はGoogleアカウントのメールアドレスに限られ、パスワードを入力させて閲覧を許可する仕組みはそもそも用意されていません。そのため「共通のパスワードを配って見せる」といった運用はできない仕様です。
パスワード保護が要件になっている場合は、ページ単位でパスワードをかけられるWordPressや、同様の機能を備えたWixなど、対応したツールを検討することになります。
2. ページ単位の閲覧制限はかけられない
Googleサイトの閲覧制限は、サイト全体に一律で適用されます。特定のページだけを別の権限にして、「このページは一部の人だけ」といった分け方はできません。部署ごとに見せる情報を変えたい社内ポータルなどでは、この仕様が要件と合わないことがあります。
回避策としては、制限したい情報を別のGoogleサイトとして切り出す方法があります。例えば部署別に閲覧範囲を分けたいなら、部署ごとにサイトを作成してそれぞれ閲覧者を設定し、元のサイトから各サイトへリンクを張ります。管理するサイトは増えますが、権限を分けて運用できます。
3. 閲覧者全員にGoogleアカウントが必要
閲覧時にはGoogleアカウントでのログインによる本人確認が入るため、アカウントを持っていない相手には、そのままではサイトを見せられません。社外の取引先やPTAの保護者など、普段Googleサービスを使っていない相手に共有する場面では注意が必要です。
ただし、Googleアカウントの作成にGmailアドレスは必須ではありません。Googleアカウントヘルプによると、普段使っている既存のメールアドレスを使ってアカウントを作成できます。相手には「既存のメールアドレスでGoogleアカウントを作成すれば閲覧できる」と案内し、作成ページのリンクを添えて依頼すると、スムーズに進みます。
ここまで見てきたように、パスワード認証やページ単位の制限、Googleアカウント非保有者への共有は、Googleサイトの限定公開では要件を満たしにくい部分です。こうした細かい権限の使い分けが必要な場合は、ドキュメント共有ツールのNotePMも選択肢に入ります。
NotePMはプロジェクト単位・組織単位などノート毎に共有範囲を設定でき、ゲスト権限・参照専用権限・ページロックを使い分けられるほか、SSO／SAML認証、2段階認証、IPアドレス制限、アクセスログ・監査ログ、ファイルのダウンロード制限に対応し、ISO27001（ISMS）認証を取得しています。
編集ユーザーは現場スタッフ・社員・役員に、閲覧ユーザーはアルバイトスタッフ・取引先・社外パートナーに向いているため、社内外で見せる範囲を分けたい方はNotePMのサービスサイトで自分の要件に合うか確認してみてください。
限定公開の設定でよくあるトラブルと対処法
手順どおりに設定しても、期待どおりに動かないことがあります。その原因は、Google Workspace管理者の設定や、閲覧者のアカウントの状態にあることが多いです。
「公開」オプションが表示されない
公開設定のプルダウンに〔公開〕の選択肢が出てこない場合、Google Workspaceの管理者が外部共有をオフにしている可能性があります。Googleサイトの共有・公開方法はドライブの設定で定義されるため、管理者がドライブの外部共有を制限していると、公開オプション自体が表示されなくなります（出典：Google「Google サイトのユーザーをサポートする」）。
この場合は自分の操作では解決できません。管理者にドライブの外部共有設定を確認してもらい、必要に応じてGoogleサイトの外部公開を許可してもらってください（出典：Google「組織の外部共有を管理する」）。
招待した相手がサイトを閲覧できない
閲覧者から「見られない」と報告があったときは、アカウント周りに原因があることが多いです。よくあるのは、Googleアカウントにログインしていない、招待したメールアドレスとは別のアカウントでログインしている、権限を〔編集者〕のまま共有してしまっている、の3つです。
まず自分の側で、その相手の権限が〔公開済みアイテムの閲覧者〕に設定されているかを確認します。設定に問題がなければ、相手に招待で使ったメールアドレスのアカウントでログインしているか確認してもらいます。
なお、権限が付与されていないアカウントでアクセスすると、ページが見つからない旨のエラーが表示されます。
個人アカウントとGoogle Workspaceで画面が異なる
個人のGoogleアカウントと、Google Workspaceのアカウントとでは、公開範囲の選択肢が異なります。個人アカウントでは「制限付き」と「公開」が基本ですが、Workspace環境では組織向けの「対象グループ」が加わります。設定画面の見た目が解説と違っても、環境の違いによるものです。
Workspace環境では、管理者がサイトの外部公開やドライブの共有設定を制御しているため、個人アカウントと同じ画面にならない場合があります（出典：Google「組織の外部共有を管理する」）。選べるはずのオプションが見当たらないときは、自分の設定を疑う前に、管理者に公開範囲の制御状況を確認してもらうのが近道です。
まとめ
Googleサイトの限定公開は、公開範囲を「制限付き」にして閲覧者のメールアドレスを追加するだけで、数分で設定できます。設定そのものは手軽ですが、Googleアカウントが全員に必要で、パスワード認証やページ単位の閲覧制限には対応していません。この3つの制約が、自分の共有シナリオに影響しないかを先に確かめておくことが、導入の判断を分けます。
特に、社外の取引先やGoogleアカウントを持たない相手に見せたい場合は、事前にアカウント作成を案内できるか、あるいはパスワード保護できる別のツールを選ぶべきかを考えておくと安心です。要件を整理すると、判断の目安は次のとおりです。
| 確認したい要件 | Googleサイトの限定公開での対応 |
| 特定のGoogleアカウントだけに見せたい | 「制限付き」で対応できます |
| 閲覧者がGoogleアカウントを持っていない | 既存メールでのアカウント作成が必要です |
| パスワードだけで見せたい | 非対応。別ツールの検討が必要です |
| ページごとに閲覧者を分けたい | 非対応。別サイトに分ける回避策が必要です |
自分の共有要件がこの表の対応範囲に収まるなら、限定公開はすぐに使い始められます。範囲を超える部分がある場合は、回避策や代替ツールも含めて検討したうえで、導入するかどうかを判断してください。
Googleサイトの限定公開は、決まったメンバーに情報を届けるところまでは十分に機能します。閲覧権限に応じて検索範囲が変わる仕組みや、添付ファイルの中身まで含めた検索が必要になったら、社内wikiのNotePMと比べてみてください。30日間の無料トライアルは支払い登録なしで始められます。